Guide de la gestion de parcs logiciels. Pour une gestion efficace du logiciel et des licences par votre organisation

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1 Guide de la gestion de parcs logiciels Pour une gestion efficace du logiciel et des licences par votre organisation

2 Ont collaboré à cette édition: Jan Corstens, directeur Enterprise Risk Services, Deloitte Patrick Dalvinck, managing Director Benelux, Symantec Steven De Coster, avocat à Anvers Erik Dejonghe, administrateur de sociétés, conseiller en évaluation technologique Paul De Vocht, expert judiciaire en matière d informatique, chercheur en expertise technico-légale informatique ( computer forensics ) Prof. ir. Luc Golvers, président du Club belge de la Sécurité informatique (CLUSIB), expert judiciaire en matière d informatique, professeur à l ULB Philippe Janssens, country Manager, Veritas Software Najeeb Khan, license compliance manager, Adobe Systems Inc. Jan Leuridan, président de la Vlaams Software Platform John Machgeels, conseiller technique, ancien président de la BSA Wim Muijsert, directeur régional Benelux, Macromedia Hendrik Van Steenkiste, professeur, conseiller, expert judiciaire en matière d informatique Patrick Viaene, license compliance manager, Microsoft Clare Wharrier, directrice européenne Licence Compliance, Autodesk Au travers de la présente édition, réalisée à l initiative de Microsoft Belgique et Luxembourg, les divers intervenants indépendants qui ont apporté leur contribution ont pour objectif d en faire un document de référence générique sur le comment et le pourquoi de la gestion de logiciels. Ce Guide de la gestion de parcs logiciels ne remplace en rien un accord de licence que vous pourriez avoir passé avec l un ou l autre éditeur de logiciels et ne pourra jamais être invoqué en vue de le clarifier ou d y déroger. Avant-propos Lorsqu on s enquiert de la composition de votre parc automobile, du statut des contrats de leasing et de l identité de l utilisation de telle ou telle voiture, il vous est probablement aisé d apporter rapidement une réponse exhaustive. Mais qu en est-il lorsqu on vous demande quels logiciels vous avez installés, qui les utilise ou dispose des licences ad hoc, combien de temps vous faut-il avant de pouvoir donner une réponse définitive? Pensez-y un instant: quel événement serait le plus perturbateur pour la continuité de votre entreprise - que vos PC et votre réseau informatique soient indisponibles pendant une journée ou que vos voitures doivent rester au bercail une journée (en supposant que vous ne soyez pas une société de courrier express)? L informatique est un élément essentiel de votre entreprise, dont dépendent énormément de choses. Vous faites sans doute appel, en la matière, à un responsable informatique interne et à un fournisseur externe. Nous vous conseillons dès lors de vérifier régulièrement si tous vos processus fonctionnent de manière optimale car, en qualité de chef d entreprise, c est à vous qu en incombe la responsabilité finale. Toute utilisation incorrecte du logiciel peut avoir d importantes conséquences, tant techniques que légales. L objectif du présent guide est de vous familiariser avec les principes fondamentaux des licences de logiciels, vous mettre en garde contre les écueils éventuels et vous fournir des arguments qui vous seront utiles lors de conversations avec des collaborateurs ou fournisseurs. La première version de ce guide est parue au printemps 2004 et a été rééditée deux fois. Au total, exemplaires en ont été distribués. La présente version, remaniée, inclut une importante section consacrée à des questions récurrentes. Quelques sociétés ont par ailleurs accepté de témoigner de leur expérience en matière d utilisation de logiciels et de la manière dont elles abordent aujourd hui la gestion de leurs licences. 2 3

3 Les avantages d un logiciel légal Sommaire 5 Les avantages d un logiciel légal 6 L accord de licence 8 La preuve de votre licence 9 Procéder à un inventaire 10 Conseils pratiques de gestion 11 Les relations avec votre fournisseur logiciel 12 Questions fréquentes 13 Conclusion 14 Témoignages 16 Liens utiles Pourquoi devriez-vous envisager une utilisation légale du logiciel au sein de votre entreprise? Il y a essentiellement deux raisons majeures, synonymes de sérieux avantages: Ethique, légalité, tranquillité d esprit: GSimplement par convenance. Le logiciel ne se différencie pas d un plan d architecture, d une partition musicale, d une marque déposée, d un livre, d une invention brevetée, ou d un logo protégé. C est une propriété intellectuelle dont l utilisation est soumise à la permission préalable du détenteur de la licence. C est l essence même de notre économie qu il vous tient certainement à cœur de respecter. Le législateur a donc prévu des sanctions pour toute infraction aux conditions de licences qu un éditeur logiciel lie à l utilisation de son produit. En faisant vérifier en temps opportun à la fois le statut de l utilisation des logiciels au sein de votre société et les licences qui y sont attachées, vous obtenez la certitude d être parfaitement en règle. L entrepreneuriat éthique est aujourd hui en vogue. Il vous est donc possible d utiliser le fait que vous agissez de manière légale en guise d avantage concurrentiel. Feriez-vous appel à une société de courrier express si vous saviez qu elle roule avec des voitures volées? Autre avantage: la création de conditions concurrentielles égalitaires. Imaginez un instant que votre concurrent puisse systématiquement travailler en-deçà de vos prix en raison d une structure de coûts informatiques moins élevée Performances et support améliorés, accès à des avantages complémentaires: Un logiciel pour lequel vous ne possédez pas de licence ne sera pas supporté par l éditeur. Bien souvent, vous n aurez ni la possibilité ni le droit de télécharger des mises à niveau. De même, les fournisseurs informatiques refusent souvent de supporter des systèmes pour lesquels vous n avez pas de licence. Pour stimuler une utilisation légale, les fabricants proposent régulièrement des avantages complémentaires tels que des prix de mise à niveau plus abordables, des droits d utilisation à domicile (moyennant un petit surplus), des applications supplémentaires gratuites. Il est évident que vous ne pourrez les utiliser sans licence. Enfin, une copie illégale d un logiciel émane souvent de sources douteuses avec lesquelles vous seriez avisés de ne pas traiter. 4 5

4 L accord de licence Petits caractères, grandes conséquences Il est impossible d essayer de présenter globalement les différents accords de licences que proposent les divers éditeurs. Il n existe pratiquement aucun accord de licence qui ne contienne des passages spécifiques. Nous nous contenterons dès lors, ci-dessous, d un aperçu succinct des concepts récurrents: Nombre d utilisateurs: tout accord de licence mentionne combien de fois vous pouvez installer un logiciel. La règle est généralement d une installation par licence. Il existe toutefois d autres formules: >> licence illimitée: vous payez alors un montant relativement élevé mais vous disposez de droits d installation et d utilisation illimités; >> le logiciel serveur s accompagne parfois d une licence par processeur: vous payez en fonction du nombre de processeurs inclus dans le serveur, en vertu de quoi un nombre illimité d utilisateurs ont accès à ce serveur; >> utilisation temporaire ou formule concurrent use : vous payez pour un certain nombre d utilisateurs qui travaillent simultanément avec le logiciel mais vous avez la possibilité d installer ce logiciel chez plusieurs utilisateurs; cette forme de licence tombe de plus en plus en désuétude; >> modèle CAL : pour les logiciels serveur, certains fabricants appliquent un prix distinct pour le logiciel serveur, assorti d un coût supplémentaire (CAL, ou client access license) par utilisateur qui se connecte au serveur. Durée: les licences sont en principe perpétuelles. Vous êtes autorisé à utiliser le logiciel aussi longtemps que votre organisation existe. Dans le cadre d un leasing, des licences sont également accordées pour une période déterminée, qu il vous faudra renouveler ou racheter à l échéance du contrat de location. D autres types de licences prévoient une durée indéterminée à partir du moment où vous avez procédé à plusieurs paiements de termes. Mises à niveau: si vous utilisez déjà une version antérieure du logiciel, nombre de fabricants vous proposent des conditions avantageuses en vue de l utilisation de la version la plus récente. Vous achetez une licence de mise à niveau (upgrade) pour cette dernière version mais vous devez également conserver la licence existante pour la version antérieure. Seule la combinaison de ces deux documents rend la licence valable. Par analogie, les licences vous donnent souvent le droit d utiliser la version précédente du logiciel. Ce qu on appelle la rétroversion (downgrade). Ce scénario peut se justifier pour des raisons techniques ou lorsque votre société désire s aligner sur une seule version. Langues: la plupart des licences vous donnent le droit d utiliser un logiciel donné dans une version linguistique déterminée. Il est parfois possible d y déroger et de décider par la suite d installer une autre langue. Certains contrats de licence ne mentionnent aucune langue ou se disent multilingues. En général, les licences que vous achetez dans le commerce n autorisent pas de changement de langue. Utilisation privée: source de chimères tenaces. Vos employés s imaginent souvent que si vous payez, en tant qu employeur, une licence sur le lieu de travail, ils sont autorisés à utiliser le logiciel, gratuitement, sur l ordinateur qu ils possèdent à domicile. Ce n est presque jamais le cas. La possibilité est toutefois parfois donnée aux entreprises d acheter le droit à une utilisation domestique dans le cadre d un accord-cadre. Copie de réserve: Cela vous surprendra peut-être mais vous avez parfois le droit de faire une copie du logiciel. C est généralement le cas dans le cadre d un contrat collectif (achat d un certain volume de licences). De la même manière, la copie que vous placez sur un serveur central relève du même principe. Par ailleurs, les copies de sauvegarde ne sont pas considérées comme des copies de réserve dans la mesure où vous copiez généralement les données, et non les applications proprement dites. Maintenance: Il existe par ailleurs certaines dispositions qui, selon la fabricant, portent le nom d upgrade protection, upgrade insurance, software assurance, subscription ou maintenance et qui ne font pas partie de la licence de base. Un supplément optionnel, ajouté à la licence, vous procure un certain nombre d avantages complémentaires. Elément que l on retrouve quasi systématiquement: le droit de mise à niveau vers toute nouvelle version qui sera émise par l éditeur pendant la durée de votre contrat. Pour rendre cette option la plus attrayante possible, de nombreux éditeurs offrent des bonus gratuits, tels qu un support ou un droit d utilisation à domicile. La quasi totalité de ces éléments apparaissent dans l accord de licence, soit qu ils soient expressément octroyés comme droits d utilisation, soit qu ils soient explicitement interdits. Cela vaut sans doute la peine de lire attentivement les petites lettres 6 7

5 La preuve de votre licence Vous signez un bon de commande pour un gros investissement informatique. Vous rachetez une société, en ce compris l infrastructure informatique existante. Vous découvrez, auprès du PC que vous avez récemment acheté, une pile de documents. Que devez-vous garder? Quels documents obtenir auprès de votre fournisseur? En d autres termes, comment prouver que vous disposez bel et bien d une licence? La preuve vous en incombe, en toute circonstance. Il existe par ailleurs certaines dispositions qui, selon la fabricant, portent le nom d upgrade protection, upgrade insurance, software assurance, subscription ou maintenance et qui ne font pas partie de la licence de base. Un supplément optionnel, ajouté à la licence, vous procure un certain nombre d avantages complémentaires. Elément que l on retrouve quasi systématiquement: le droit de mise à niveau vers toute nouvelle version qui sera émise par l éditeur pendant la durée de votre contrat. Pour rendre cette option la plus attrayante possible, de nombreux éditeurs offrent des bonus gratuits, tels qu un support ou un droit d utilisation à domicile. La quasi totalité de ces éléments apparaissent dans l accord de licence, soit qu ils soient expressément octroyés comme droits d utilisation, soit qu ils soient explicitement interdits. Cela vaut sans doute la peine de lire attentivement les petites lettres Le logiciel que vous achetez en même temps qu un nouveau PC (auquel on fait référence sous l appellation de licence OEM) vous est généralement livré dans un emballage passepartout, voire dans une simple pochette. Il arrive souvent qu un badge de licence soit apposé sur cette dernière. Les certificats de licences Windows de Microsoft sont toujours apposés sur votre PC sous la forme d un autocollant, accompagné d un manuel et/ou d un CD. Pour les logiciels fournis dans une boîte provenant d un revendeur, vous avez intérêt à garder l ensemble de la boîte dans la mesure où elle comporte souvent une licence autocollante et/ou inclut un document de licence. Les contrats collectifs (dits de volume ) se présentent généralement sous la forme de contrats sur papier. Conservez-les tout simplement, comme vous le faites pour tout autre contrat. Ces derniers temps, les certificats de licences pour les contrats collectifs ont tendance à être publiés en-ligne. Vous recevez en outre une lettre de confirmation. Les grandes entreprises à filiales multiples peuvent ainsi gérer toutes leurs licences de manière centrale sur un site Web. La lettre de confirmation comporte l adresse Internet exacte ainsi que les mots de passe dont vous aurez besoin pour accéder à vos licences. Lorsque vous revendez vos PC avec les logiciels ou les offrez par exemple à une école, vous devez également penser à transmettre les certificats de licences ad hoc. Ou, si vous êtes le destinataire de PC d occasion, veillez à vérifier ce que vous payez et ce que vous obtenez. Il arrive souvent qu une société propose des PC à bon prix - logiciels inclus - mais oublie de transmettre les licences. Le bénéficiaire hérite d un cadeau à problèmes: pour légaliser les logiciels, il lui faudrait procéder à un inventaire qui, souvent, revient plus cher que la valeur des PC reçus. Enfin, le CD original ne constitue pas une preuve de licence. Il doit s agir d un document papier distinct. Une facture est probablement une indication d achat mais ne peut servir de preuve concluante lors d un contrôle. Vous auriez en effet pu avoir revendu le logiciel. D une manière générale, tout commerçant est obligé de produire ses factures d achat. Si on soupçonne que les licences présentées ont été obtenues de manière illégale, il est alors possible de s en référer aux factures. Procéder à un inventaire Une bonne gestion logicielle commence par un bon inventaire. Quels logiciels avez-vous installés, lesquels utilisezvous effectivement et, enfin, disposez-vous réellement, pour chaque logiciel utilisé et/ou installé, d un droit d utilisation? Les petites entreprises qui ne possèdent que quelques PC peuvent se contenter de vérifier chaque système et de noter sur papier ce qui se trouve sur le disque dur. Les moyennes entreprises peuvent souvent avoir recours à des outils gratuits qui permettent de procéder, via le réseau informatique, à un inventaire complet de tous les logiciels tournant sur les PC. La Business Software Alliance (BSA), un groupement de grands éditeurs de logiciels, propose à cet effet une version gratuite de GASP ou de Webcensus. Pour les produits Microsoft, une solution possible s appelle MSIA (Microsoft Software Inventory Analyzer). Vous trouverez en page 14 des indications sur la manière de vous les procurer. Les grandes entreprises ont pour leur part intérêt à utiliser des logiciels commerciaux, tels que la version payante de GASP, OpenView, Peregrine, ou Microsoft Systems Management Server. Ces produits vous offrent bien davantage qu une simple analyse de votre réseau et permettent par exemple de réaliser un inventaire à travers plusieurs sites, portables compris. Votre fournisseur informatique peut lui aussi vous aider à procéder à cet inventaire, de préférence une fois par an au minimum. La première fois, l exercice exigera sans doute plus de temps mais il gagnera en rapidité par la suite. L expérience démontre qu un premier inventaire est souvent une révélation: prolifération de progiciels, de versions, applications inutilisées et logiciels téléchargés, pour ne pas parler des morceaux musicaux et jeux illégaux. Vous en supportez non seulement la responsabilité légale mais vous seriez fort avisés de réfléchir un instant aux risques de sécurité qu une telle situation débridée peut engendrer pour votre entreprise. Lorsque vous vous êtes fait une idée exacte et complète de votre utilisation de logiciels, il devient aisé, sur base des informations ainsi réunies, de choisir les formes idéales de licences pour votre entreprise. Cela vous permettra en outre de regrouper vos achats et de bénéficier de réductions sur quantités. 8 9

6 Conseils pratiques de gestion Vous avez procédé à l inventaire mentionné ci-dessus et, le cas échéant, vous avez acheté des licences les plus récents vous permettent de rendre Saviez-vous que les systèmes d exploitation supplémentaires afin de pouvoir travailler en toute impossible toute installation non contrôlée légalité avec vos logiciels? Félicitations! Vous êtes d applications? Au-delà d un meilleur contrôle désormais un utilisateur légitime. Qu en sera-t-il des licences, cela vous procure également une demain? Comment vous assurer qu un employé ne protection renforcée: vos employés ne pourront puise une copie sur Internet et l installe? plus installer accidentellement une application qui n est peut-être pas totalement sécurisée. Premier conseil: veillez à ce que vos licences et CD Cette possibilité est probablement incluse dans soient conservés en lieu sûr. Vos licences sont un le logiciel que vous utilisez actuellement et investissement important qu il est inopportun de ne vous coûtera donc rien. Il vous suffira sans laisser traîner. Vous éviterez ainsi que vos employés doute de l activer. puissent mettre la main sur des CD et procèdent librement à des installations pour lesquelles vous ne Dernier conseil: ceux parmi vos collaborateurs détenez aucune licence. qui disposent d une voiture de société doivent sans doute signer un document qui détermine Le conseil de protection physique du logiciel est leurs droits et obligations liés à son utilisation. également valable dans sa version virtuelle: si vous Un PC et un accès Internet sont eux aussi placer une image du logiciel d installation sur un serveur central, veillez à ce que les utilisateurs ne puis- demander à vos collaborateurs de signer un des instruments pour lesquels vous pouvez sent y accéder sans autre forme de procès ou, tout au document reprenant les règles à suivre. La moins, à que vous soyez avertis immédiatement dès BSA vous propose un document type à cet effet que quelqu un installe le logiciel à cet endroit. (cf page 14). Les relations avec votre fournisseur de logiciels A quoi faut-il faire attention? Il existe grosso modo deux types de fournisseurs de logiciels: (a) les revendeurs ou software resellers, qui, le cas échéant, vous procurent également du matériel et des services complémentaires, vous fournissent généralement du logiciel prêt-à-l emploi venant d éditeurs connus; (b) les éditeurs de logiciels ou independent software vendors (ISV), sociétés qui commercialisent les produits qu elles développent elles-mêmes. Dans vos relations avec des revendeurs, la qualité et le prix de revient des services prestés constituent souvent les critères essentiels. Lorsque vous procédez à l évaluation de vos fournisseurs, attardez-vous sur le conseil en matière de licences. Posez des questions sur ce qui vous est fourni lorsque vous commandez des PC ou du logiciel. Si un fournisseur vous propose des conditions particulièrement avantageuses, il est préférable d en chercher l explication. Un fournisseur qui traite avec désinvolture les dispositions légales en matière de licences logicielles ne fera sans doute guère de cas de votre propriété intellectuelle. La plupart des éditeurs logiciels octroient des certificats aux revendeurs de leurs produits (souvent qualifiés de Certified Partners ou Authorised Resellers). Ce n est pas là le garant parfait d une offre logicielle légale mais cela constitue par contre une indication fort valable. Vous pouvez être d autant plus tranquille si le partenaire dispose en outre d un certificat ISO ou d un autre label de qualité. Lorsque vous traitez avec des éditeurs logiciels, il est conseillé de vérifier si la livraison de logiciels de tiers correspond à une activité normale. Beaucoup d entre eux sont par ailleurs fournisseurs de matériels et de services pour lesquels ils peuvent également devenir des partenaires intéressants. Un certain nombre d éditeurs ne commercialisent que leurs propres produits mais rebutent à toujours répondre négativement à votre demande d autres logiciels. Dans ce contexte, ne perdez jamais de vue votre certificat de licence: vous ne désirez certainement pas payer pour du logiciel dont vous ne recevrez pas la licence et devenir sans vous en apercevoir un utilisateur illégal

7 Questions fréquentes Faut-il également payer pour l utilisation de polices? Certaines polices de caractères (fonts) sont fournies avec le système d exploitation. D autres polices nécessitent par contre rémunération. Si, en tant que société active dans le secteur graphique, vous recevez un fichier électronique comportant les polices concernées et si vous effectuez vos propres traitements, vous devez pour cela disposer des licences ad hoc pour ces polices. La plupart des éditeurs vendent des bibliothèques de polices qui vous permettent d être totalement couvert. J ai eu vent de rumeurs au sujet de contrôles sur l utilisation des logiciels. Existentils réellement? A-t-on le droit d investiguer au sein des entreprises? Quelles sont les conséquences? Des contrôles sont en effet effectués en matière d utilisation de logiciels. Il arrive que plusieurs éditeurs, généralement au sein de la BSA, ciblent un même client. Parfois, un éditeur contrôle individuellement un client. Dans les deux cas, les contrôles sont effectués par un huissier et un expert désigné par le juge des saisies. Lors d une telle intervention, un arrangement à l amiable est systématiquement proposé à l utilisateur illégitime au nom de la BSA de telle sorte que la continuité de l organisation ne soit pas compromise. Outre le paiement du logiciel utilisé illégalement, la partie prise en faute devra s acquitter d une amende et des frais de justice. Cela nous permet notamment de faire en sorte que votre concurrent paie ses licences et ne s arroge pas un avantage économique déloyal. Ai-je droit, en qualité d a.s.b.l. ou d établissement scolaire, à une formule adaptée? Il est vrai que la plupart des éditeurs logiciels proposent des licences spécifiques pour certains groupes d utilisateurs. Que vous y ayez droit ou non dépend des conditions posées par l éditeur. Le fait que vous organisiez des formations ne vous autorise pas forcément à acheter des licences académiques. Votre organisation doit par exemple être reconnue par le ministère de l enseignement compétent. Puis-je transférer ou revendre des licences surnuméraires? Il s agit là également d une question très générale, à laquelle il n est pas aisé d apporter une réponse simple. Petite tentative: le logiciel OEM est lié au matériel (généralement un PC) avec lequel il est vendu. Si vous transférez le matériel à quelqu un d autre, le logiciel OEM suit donc le matériel. Le logiciel classique vendu en boutique est généralement anonyme. Vous pouvez dès lors le transférer sans problème à une tierce partie. Les contrats collectifs portant sur de multiples licences sont, eux, nominatifs et ne peuvent être revendus. Toutefois, lorsqu une société qui possède un tel contrat collectif est intégrée, dans sa totalité, dans une nouvelle organisation, cette nouvelle entité devient propriétaire à part entière de tous les droits et obligations, en ce compris des licences logicielles. En tant que filiale locale d une multinationale, suis-je responsable de la gestion des licences si nous les organisons en central? Vous pouvez bien évidemment organiser vos achats internes comme vous l entendez. Mais vous ne pouvez pas pour autant faire endosser la responsabilité juridique locale par une organisation centrale. Vous êtes et vous demeurez localement responsable de votre propre utilisation de logiciels. Dans la pratique, il suffit, d une part, d être au courant des contrats conclus au niveau central (numéro de contrat, type ) et, d autre part, d envoyer régulièrement à l entité centrale des rapports concernant votre utilisation de logiciels. De cette manière, elle pourra remplir son rôle d acheteur. Je reçois régulièrement des offres pour des versions très bon marché des principaux progiciels. Leur prix très avantageux vient du fait qu il s agit de versions OEM. Est-ce possible? Est-ce légal? Nous savons par expérience que ceux qui formulent ce genre de propositions ne cherchent pas à fournir des logiciels bon marché mais plutôt à obtenir vos données de carte de crédit. D une manière générale, il est conseillé de ne rien acheter en-ligne si vous ne savez pas avec certitude qui est le vendeur et quelles sont les possibilités pour une éventuelle contestation. OEM est l acronyme d Original Equipment Manufacturer. Dans le monde du logiciel, cela concerne donc des progiciels qui sont vendus à prix avantageux par un éditeur de logiciel à un fabricant de PC, pour livraison avec un PC. Il faut souligner ici que les offres bon marché dont il est question ici sont généralement encore plus avantageuses que ce que paie un grand client OEM et que certains progiciels ne sont jamais proposés en formule OEM >> Qu en est-il de la licence portant sur les applications mises à disposition des utilisateurs via Terminal Server? La technologie Terminal Server est idéale pour vous permettre d exercer un contrôle strict sur votre infrastructure (logicielle) ou de continuer à utiliser des matériels plus anciens avec des logiciels récents. Mais Terminal Server n est en rien une méthode permettant d acheter moins de licences. Concrètement, on ne procède qu à une seule installation physique de l application (sur le serveur) mais il vous faudra bien entendu acheter autant de licences qu il y aura de postes utilisateurs! Règle pratique: on peut partir du principe qu il faudra autant de licences, pour une application utilisée via Terminal Server, que pour un programme qui devrait être installé sur chaque ordinateur. Conclusion Une bonne gestion de votre parc de logiciels se déroule en trois étapes: 1 un inventaire correct des logiciels installés, accompagné d une vérification de leur utilisation réelle; 2 la vérification que les licences correspondantes sont bel et bien en votre possession; 3 la prise de mesures pratiques adéquates permettant d éviter une diffusion non contrôlée des logiciels. Il est par ailleurs préférable de répéter régulièrement ces diverses étapes. Nous espérons que le présent guide vous aura fourni des informations utiles. Notre intention est de faire prendre conscience aux chefs d entreprise de l importance de la gestion logicielle. Il ne s agit pas là uniquement d un investissement: votre entreprise devient de plus en plus dépendante d un bon logiciel. A cela s ajoute qu une utilisation incorrecte peut avoir des conséquences juridiques pour vous, en tant que chef d entreprise. Le choix avisé d un partenaire joue en la matière un rôle crucial. Dernière remarque: les éditeurs de logiciels ne cherchent pas à punir les utilisateurs. Les éditeurs de logiciels sont des sociétés commerciales qui ont tout intérêt à préserver les relations avec leurs clients. N hésitez donc pas à les contacter pour aborder avec eux votre dossier licences. Il vous est éventuellement possible, pour ce faire, de passer par un partenaire

8 Témoignages Laborex opte pour une gestion de licences dans les règles de l art L Athénée Royal d Alleur tempère la liberté de ses élèves Travailler avec des logiciels légaux ne présente que des avantages. Laborex adhère sans réserve à ce principe et parle d expérience. Ce producteur d équipements de nettoyage industriels n était pas conscient que son fournisseur de matériels et logiciels de départ lui fournissait de nombreux progiciels dépourvus de licences jusqu à ce que son informatique commence à lui donner quelques soucis et que la société n ait droit à une surprise financière très désagréable à l occasion du renouvellement de son infrastructure. Il ne lui restait donc qu une solution: acquérir et installer de nouveaux logiciels. Un sérieux choc pour le budget mais - à n en pas douter - la bonne décision. Depuis lors, nous n avons plus eu de problèmes avec des ordinateurs ou des serveurs bloqués, déclare son patron, Luc Kuysters. Le logiciel légal autorise en effet des mises à jour automatiques de telle sorte que logiciels et applications demeurent constamment à jour et bien protégés. Management Centre Europe évite tout malentendu via une gestion locale des licences Management Centre Europe (MCE) fait partie d un groupe américain qui supporte des sociétés partout dans le monde par le biais de formations pour cadres et employés. Notre société ne tolère aucun logiciel illégal. Tous les logiciels qu utilise MCE sont achetés et installés par l équipe informatique. Il est interdit aux collaborateurs d installer eux-mêmes des logiciels ou de télécharger des applications à partir d Internet, déclare Herman Coquel, directeur du département informatique chez MCE. Voilà pourquoi, MCE gère également elle-même l achat de ses licences, pour ses 85 PC locaux. Par le passé, ces achats étaient opérés en central, via la maison-mère américaine, mais cela provoquait trop de malentendus. Quelle ne fut pas notre consternation lorsque, peu de temps après l implémentation de Microsoft Office 2003, nous nous sommes aperçus que nos licences n étaient pas en ordre. Notre maison-mère pensait que nous les avions achetées et nous pensions qu elle s en était chargée. Nous avons directement rectifié la chose et décidé d acheter désormais des licences locales en vue d assurer un suivi correct, explique Herman Coquel. Comment une école moyenne de 750 élèves, qui disposent d environ 150 PC, peut-elle veiller à une utilisation correcte du parc informatique? La gestion des licences ne nous pose pas le moindre problème. La Région wallonne y veille pour nous, en mettant à notre disposition des PC, périphériques et logiciels par le biais du programme Cyber-écoles, déclare André Rombouts, responsable IT à l Athénée Royale d Alleur. Dans un environnement ouvert tel celui d une école, des licences valides n offrent toutefois pas la garantie que les utilisateurs ne prennent pas l initiative d installer des logiciels illégaux. A moins de prendre les précautions techniques nécessaires... Voilà pourquoi les PC ne disposent d aucun lecteur de disquette ou de CD. Ils sont en outre configurés de telle sorte que les élèves ne puissent installer aucun logiciel. Le système d exploitation Microsoft Windows offre pour ce faire les fonctions nécessaires, explique André Rombauts. L Athénée d Alleur accorde en outre de plus en plus d importance à la sensibilisation. Des aspects tels que la protection de la vie privée ou des droits d auteur des logiciels ne sont pas encore assez abordés dans les écoles, estime André Rombauts. Pour y remédier, l Athénée d Alleur planche sur un règlement scolaire clair en matière d utilisation de l ordinateur et d accès réseau. Eumedica préserve ses investissements grâce à l inventorisation de ses licences software Eumedica, société pharmaceutique, sait combien il est important de protéger la propriété intellectuelle. Et pourtant, dans le cadre des licences logicielles, un inventaire approfondi s est avéré nécessaire. «Une telle démarche n avait jamais été possible, faute de temps», raconte Annick Delhaute, ICT Manager chez Eumedica. A l issue de l inventaire, Eumedica a pu établir certaines directives quant à l utilisation des outils informatiques en général et des logiciels en particulier, d autres sont en cours d élaboration. «La mise en place d une politique structurée de gestion des licences software constitue la base d une gestion flexible et évolutive du parc informatique. A présent, nous pouvons non seulement mieux contrôler notre infrastructure actuelle, mais également mieux anticiper nos investissements informatiques futurs et démontrer leur rentabilité. Cette situation a également un impact positif sur tous les utilisateurs et la direction qui peuvent complètement se focaliser sur leur travail respectif», conclut Annick Delhaute

9 Liens utiles Vous trouverez, sur les sites Web des différents éditeurs de logiciels, toutes sortes d informations sur l utilisation légale de leurs logiciels et sur leurs conditions de licences. >> La BSA (Business Software Alliance) fournit des informations générales sur une utilisation professionnelle des logiciels sur son >> Les outils d inventaire gratuits GASP et Webcensus sont disponibles à l adresse >> Adobe dispose d une excellente liste répertoriant les conditions d accès aux licences académiques: >> Le Microsoft Software Inventory Analyzer est accessible via >> Un document-type que vous pourrez utiliser dans le cadre de votre gestion du personnel pour attirer l attention de vos collaborateurs sur leurs responsabilités en matière d utilisation de logiciels est disponible à l adresse >> Le site Web d Adobe propose un guide particulièrement didactique, rédigé en langue anglaise, qui vous permettra de vous informer sur le meilleur moyen de s organiser en toute légalité et comment préserver cette légalité 16

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