4 ADJOINTS ADMINISTRATIFS ET 4 ADJOINTS DE DIRECTION POSTES PERMANENTS À TEMPS PLEIN TORONTO (ONTARIO)

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1 L Ordre des métiers de l Ontario est une organisation gérée par l industrie, qui a pour mission de protéger l intérêt public en réglementant et en promouvant les métiers spécialisés. Premier organisme du genre en Amérique du Nord, l Ordre redonne aux professionnels des métiers le pouvoir de décider. Il met en avant les métiers pour en faire une option de carrière de premier choix parmi les jeunes et travaille en collaboration avec les parents, les enseignants et les leaders de l industrie pour trouver des solutions aux problèmes qui touchent le système des métiers de la province. Pour en savoir plus, rendez-vous à 4 ADJOINTS ADMINISTRATIFS ET 4 ADJOINTS DE DIRECTION POSTES PERMANENTS À TEMPS PLEIN TORONTO (ONTARIO) 4 ADJOINTES/ADJOINTS ADMINISTRATIFS L'Ordre des métiers de l'ontario (l'ordre) recherche actuellement 4 adjointes ou adjoints administratifs. Chacune de ces personnes fournira des services administratifs pour soutenir le travail du chef de service et de l équipe. Vous devrez : Fixer les dates et l horaire des rendez-vous et des réunions au nom du chef et de son équipe, et réunir la documentation nécessaire pour les réunions, les comités, les séminaires et les présentations. Prendre des notes lors des réunions et rédiger les procès-verbaux. Commander le matériel audiovisuel, préparer l ordre du jour, réserver les salles de réunion, aviser les participants, commander les rafraîchissements, et faire les arrangements pour les déplacements et l hébergement. Préparer une variété de documents, tels que des rapports, des tableaux de ventilation, des procès-verbaux de réunions, et des présentations à partir d'ébauches électroniques ou manuscrites, d'instructions verbales ou écrites. Créer des tableaux, des graphiques et des présentations à l'aide de tableurs et de logiciels de traitement de texte, de gestion de bases de données et de présentation. Enregistrer, organiser et distribuer le courrier entrant et sortant et les demandes d action ou d intervention, puis déterminer l'urgence et la nature du contenu, et joindre l'information et les dossiers pertinents. Répondre aux demandes de renseignements orales et écrites, à l'interne et à l'externe, adressées à l'équipe par divers intervenants. De votre propre initiative, rédiger et préparer de la correspondance pour répondre à des demandes de renseignements courantes (p. ex. courtes lettres, notes aux fins d'intervention, remerciements).

2 Tenir divers systèmes de classement manuels et informatisés, notamment des systèmes d'enregistrement, de suivi et d initialisation pour faire le suivi de la correspondance, des projets du bureau, des dossiers/fichiers liés aux réunions de l'équipe, des documents et des manuels, et des documents d archives. Fournir un soutien administratif, par exemple, traiter les factures et les demandes de remboursement des frais, et appuyer la gestion et le traitement des documents et de l'information sur les ressources humaines. Participer à des projets liés à l'élaboration et à la mise en œuvre de processus et de systèmes administratifs dans tout l organisme. Exigences Connaissance des pratiques de secrétariat et d administration pour offrir une variété de services administratifs au chef assigné et aux membres de l équipe. Connaissance du fonctionnement et des capacités de divers logiciels de bureau standards, notamment des tableurs et des logiciels de traitement de texte, de gestion de bases de données, de présentation et de graphisme pour créer des tableaux, des graphiques et des présentations. Connaissance des processus et des meilleures pratiques de classement pour tenir divers systèmes de classement manuels et informatisés. Compétences de base en arithmétique pour traiter les factures et les demandes de remboursement des frais. Aptitude à communiquer à l oral et à l écrit pour répondre aux demandes de renseignements orales et écrites, à l interne et à l externe, et pour composer et préparer les réponses. *Ce poste est représenté par la SEFPO. Pour postuler : Veuillez faire parvenir votre CV, de même qu'une lettre d'accompagnement séparée, avant le 21 février 2014, à Seules les candidatures reçues par courriel seront acceptées. Veillez à indiquer le numéro de concours suivant sur la ligne objet de votre courriel : OCOT AA. Nous remercions tous les candidats et candidates pour l intérêt qu ils auront manifesté. Nous contacterons uniquement les personnes dont les compétences, les connaissances et l expérience correspondent le mieux aux exigences du poste. Les agences de recrutement sont priées de s abstenir. L Ordre des métiers de l Ontario est un employeur qui souscrit au principe de l égalité des chances. Pour consulter les offres d'emploi ou vérifier l'état de cette offre, visitez notre site Web à

3 4 ADJOINTES/ADJOINTS DE DIRECTION L'Ordre des métiers de l'ontario (l'ordre) recherche actuellement 4 adjointes ou adjoints de direction qui fourniront chacun, au sein d une division, des services administratifs pour soutenir le travail du directeur ou du cadre supérieur responsable de la division et coordonner toutes les activités administratives de la division. Le poste prévoit aussi des responsabilités de supervision. Vous devrez : Vous occuper des activités de bureau en l absence du directeur, à savoir coordonner les affaires administratives au sein de la division, et avec la haute direction et le personnel de l Ordre. Établir les priorités et gérer le calendrier et le programme du directeur, notamment prendre les rendez-vous, coordonner les réunions, faire les arrangements de déplacement et d hébergement, et réservez les salles de réunion, les services de rafraîchissements et le matériel spécial. Développer et gérer les systèmes et les processus administratifs de la division dans le but de centraliser et faciliter l acheminement de la correspondance, de contrôler et suivre les documents confidentiels et de gérer divers documents, programmes et services se rapportant aux finances, aux achats et à l administration de l assiduité et des ressources humaines. Superviser, au sein de l équipe, le personnel administratif qui vous est assigné. Être le premier contact de la division pour tout ce qui concerne les affaires, questions, préoccupations et procédures administratives et coordonner les fonctions administratives de la division avec celles des différentes unités de l Ordre dans le but de clarifier les exigences, de rechercher l information et de soutenir les activités de conformité aux politiques et aux procédures pertinentes. Coordonner les besoins de la division en matière d achats et l acquisition de biens et de services et vérifier les rapprochements mensuels des cartes d achat selon les processus établis. Coordonner, avec l équipe de la direction de la division, la préparation du budget de la division, notamment les estimations annuelles, les contrôles budgétaires et les prévisions en matière de demandes d approbation des dépenses, la planification des demandes d approbation et les engagements à cet égard. Effectuer les transactions financières et préparer une variété d analyses et de rapports financiers pour la direction (p. ex. rapport sur les écarts montrant les pressions au cours de l exercice et les écarts en matière de dépenses). Aider le directeur à coordonner et à préparer les réponses pour la haute direction et les comités, notamment l aider à préparer les notes de synthèse, la correspondance et le matériel de présentation. Rechercher et réunir l information et le matériel de présentation, organiser le matériel et les documents de briefing et l information s y rapportant pour aider le directeur lors des réunions. Préparer et distribuer les ordres du jour, les procès-verbaux et les matériels relatifs aux réunions de la direction à l interne; faciliter le flot des communications et de l information entre le bureau du directeur et les unités et le personnel de la division, et fournir des réponses aux demandes de renseignements sur les programmes, les services et les projets de la division.

4 Examiner le courrier et les courriels d arrivée à l intention du directeur, les ranger par ordre de priorité, y joindre l information contextuelle et les dossiers pertinents, conserver le matériel qui doit être traité personnellement; indiquer au directeur les questions urgentes ou de haute importance, ou déléguer les mesures à prendre au chef de service ou au personnel approprié. Préparer une variété de documents, tels que la correspondance, des rapports, des tableaux de ventilation, des procès-verbaux de réunions, et des présentations à partir d'ébauches électroniques ou manuscrites, d'instructions verbales ou écrites. Créer des tableaux, des graphiques et des présentations à l'aide de tableurs et de logiciels de traitement de texte, de gestion de bases de données et de présentation. Développer et tenir divers systèmes de classement manuels et informatisés, notamment des systèmes d'accès, de suivi et d initialisation pour faire le suivi de la correspondance, des projets du bureau, des dossiers/fichiers liés aux réunions de l'équipe, des documents et des manuels, et des dossiers d archives, en faisant en sorte de préserver la confidentialité des dossiers sensibles. Mener des projets liés à l'élaboration et à la mise en œuvre de processus et de systèmes administratifs dans tout l organisme, et mener les projets spéciaux que pourraient assigner le directeur. Exigences : Connaissances : Connaissance des politiques et des procédures administratives de l Ordre, notamment en ce qui concerne l administration des ressources humaines, la préparation et le contrôle du budget, la gestion des comptes fournisseurs, les systèmes de technologie de l information, la gestion des dossiers, et les activités d achat, afin de coordonner les activités administratives et de fournir l information et les conseils pertinents au personnel de la division. Connaissance des pratiques administratives au niveau de la haute direction afin de fournir une variété de services administratifs au directeur ou un autre cadre supérieur de la division. Connaissance des processus de communication et de surveillance de l information financière, de la comptabilité d exercice, ainsi que des pratiques financières courantes et des systèmes financiers de l Ordre pour préparer et gérer les prévisions financières et les budgets et utiliser les systèmes de planification, de prévision et de suivi pour la gestion des finances de la division. Connaissance des processus et des meilleures pratiques de classement et de gestion des dossiers pour développer et tenir divers systèmes de classement manuels et informatisés. Connaissance du fonctionnement et des capacités de divers logiciels bureautique standard, notamment des tableurs et des logiciels de traitement de texte, de gestion de bases de données, de présentation et de graphisme pour créer des tableaux, des graphiques et des présentations, préparer des rapports, des notes de briefing et de la correspondance et utiliser des systèmes pour l administration de la division. Compétences : Compétences en arithmétique pour gérer et superviser les finances de la division, traiter les factures et les remboursements de frais. Aptitude à communiquer à l oral et à l écrit pour faciliter le flot des communications et de l information pour le directeur, répondre aux demandes de renseignements au nom du directeur et

5 fournir l information et les conseils pertinents aux chefs de service et au personnel relativement à l administration de la division. Tact et diplomatie pour coordonner, aux côtés du directeur, les questions de relations du travail sensibles et confidentielles. Aptitude à la supervision pour diriger des membres du personnel. Aptitude à communiquer à l écrit pour préparer les processus administratifs de la division et les documents et matériels de réunion s y rapportant. Capacités de leader et esprit d équipe pour travailler au sein d une équipe et être le premier contact de la division pour les questions touchant aux ressources humaines, aux finances, au budget, aux achats et à d autres questions, procédures et problèmes administratifs. Sens de l organisation pour coordonner une variété d activités administratives pour la division. Pour postuler : Veuillez faire parvenir votre CV, de même qu'une lettre d'accompagnement séparée, avant le 21 février 2014, à Seules les candidatures reçues par courriel seront acceptées. Veillez à indiquer le numéro de concours suivant sur la ligne objet de votre courriel : OCOT EA. Nous remercions tous les candidats et candidates pour l intérêt qu ils auront manifesté. Nous contacterons uniquement les personnes dont les compétences, les connaissances et l expérience correspondent le mieux aux exigences du poste. Les agences de recrutement sont priées de s abstenir. L Ordre des métiers de l Ontario est un employeur qui souscrit au principe de l égalité des chances. Pour consulter les offres d'emploi ou vérifier l'état de cette offre, visitez notre site Web à

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