Enseignement secondaire technique. Organisation et gestion d'activités

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1 Enseignement secondaire technique Régime technique Division de la formation administrative et commerciale Cycle supérieur Section communication et organisation Organisation et gestion d'activités Classe de 13CC Nombre de leçons: 3.0 Nombre minimal de devoirs: 2 devoirs par trimestre Langue véhiculaire: Français I. Objectif terminal Le cours d Organisation et gestion d activités doit amener l'élève à découvrir et à mettre en œuvre, tout en utilisant à bon escient les moyens technologiques mis à sa disposition, des techniques d organisation et de gestion variées afin qu'il puisse développer sa propre capacité de travail et assister des tiers dans les tâches d organisation. L'enseignement doit permettre à l'élève: d organiser son poste de travail dans une optique économique, ergonomique et écologique satisfaisante ; d'organiser de façon rationnelle son propre travail quotidien et de planifier le temps de tiers ; d organiser le flux d informations et de stocker les documents de façon structurée ; d'organiser des événements pour des tiers et d'en suivre l évolution ; de gérer son propre projet professionnel. D un point de vue méthodologique, l enseignement théorique de base alternera avec des études de cas. Par des applications complexes et interdisciplinaires l'élève apprendra à gérer des activités comparables à des situations professionnelles. En même temps, l'autonomie et l'initiative demandées à l'élève lors de travaux individuels ou en groupe formeront un processus d'apprentissage indispensable à sa vie professionnelle future et permettront à l'élève de s'adapter aux changements technologiques futurs. II. Champs thématiques A. Classe 12CC 1. Organisation du poste de travail a. Ergonomie du poste de travail 12 heures Présentation physique du lieu de travail Contraintes Aménager le lieu de travail Aménager un local de travail afin de faciliter les communications et d assurer de bonnes conditions de travail TECES 10 e : «Wohnungsund Büroeinrichtung» 1/8

2 Communic. orale ; gestion de situations conflictuelles b. Ecologie au lieu de travail 3 heures Initiation aux phénomènes influençant le lieu de travail Travailler dans un environnement sain Prendre conscience des phénomènes qui peuvent influencer le lieu de travail et s investir pour des buts écologiques dans un cadre professionnel et extraprofessionnel Recherche documentaire c. Gestion de fournitures 6 heures Choix des fournitures Commande de fournitures Contrôle des fournitures Gérer le matériel de bureau Gérer l achat, le stockage et l entretien de fournitures à l aide de tous les outils de communication et de gestion usuels COMPT: opérations comptables liées à l achat et au stockage Ecrits profess. relationnels 2. Techniques de gestion du temps a. Organisation générale des tâches au bureau 15 heures Planning des tâches Organisation de tâches Planifier et organiser ses tâches Planifier et organiser sa charge de travail à court et à moyen terme en s'initiant aux nouveaux outils d organisation Outil de planification b. Gestion du temps au sein d un groupe 12 heures 2/8

3 Organisation d un agenda (physique et électronique) individuel et de groupe Organisation d un échéancier (physique et électronique) Gérer des activités et projets Organiser et gérer les tâches d'un supérieur ou d'un groupe de personnes Organiser et gérer des tâches d un groupe en définissant et en contrôlant les délais à l'aide d'outils de planification Agenda électronique Accueil en face à face 3. Techniques de gestion de documents a. Circulation de documents 9 heures Réception des documents Transmission Expédition Tenue et gestion de dossiers Procédure et technique de circulation des documents Gestion qualité (ISO 9000) Maîtriser les techniques de cheminement du courrier Gérer des documents et des dossiers Gérer le courrier entrant et sortant en respectant les modalités de la réception, de la transmission et de l expédition Gérer la circulation de documents internes Docflow Techniques de transmission du message écrit COMPT: Opérations comptables Conception de modules statistiques b. Classement de documents 12 heures Matériel de classement Principes du classement Classement électronique Analyse de problèmes inhérents au classement et remèdes Comprendre, constituer et utiliser un classement rationnel Organiser le classement de manière rationnelle afin d identifier et de localiser rapidement tous les éléments d un dossier et afin de permettre à toute personne d effectuer une recherche GEDP Excel SGBD publipostage c. Sauvegarde, archivage et destruction de documents 3 heures Matériel et supports d archivage Archiver Enlever périodiquement des documents d un classement actif et gérer leur destination Docflow 3/8

4 Délais légaux de conservation Procédés d archivage: physique, électronique transmission de documents d. Création de formulaires et d imprimés 9 heures Formulaires, imprimés de position, imprimés de liaison Editer des formulaires Concevoir et mettre en forme des formulaires sur support papier ou destinés à être diffusés via Internet afin de faciliter la collecte et la diffusion d informations élaboration de formulaires et intégration dans un site Web Ecrits relationnels 4. Organisation de tâches pour des tiers a. Organisation d une réunion 15 heures Planification et supervision des tâches Convocations et invitations Elaboration de documents de cadrage Etablissement de documents Supports/outils de présentation: conception, traitement, production et sélection de messages visuels Intervention des moyens de communication à distance Assurer la préparation de réunions Concevoir les documents de présentation Communiquer à distance Debriefing Effectuer les travaux de synthèse Veiller à la préparation du lieu de réunion Inviter les participants et constituer des dossiers d information Concevoir et mettre en forme des documents de présentation Utiliser les moyens de communication à distance pour éviter des déplacements Conclure à la suite d une réunion Ecrits relationnels et documentaires PréAO Accueil en face à face Moyens de communication à distance Prise de notes ; rapport et compte rendu B. Classe 13CC 4/8

5 1. Gestion de son plan de carrière a. Gestion de son propre projet professionnel 12 heures Demande d emploi Job description Attributions d un(e) assistant (e) Evolution professionnelle Créer des perspectives d avenir Connaître les modalités de l embauche Elaborer des critères personnalisés pour son plan de carrière Favoriser son propre enrichissement culturel et intellectuel ECOEN 11 e : législation sociale 2. Techniques de gestion du temps a. Organisation générale des tâches au bureau 6 heures Procédures Planifier et organiser ses tâches Etablir et suivre un schéma pour exécuter de façon rationnelle des tâches répétitives Workflow 3. Techniques de gestion de documents a. Recherche documentaire 9 heures Techniques de recherche Tri de la documentation Constitution d un dossier Rechercher des informations précises Effectuer efficacement une recherche nationale et internationale ciblée sur demande à l'aide des outils technologiques (Internet) ainsi qu'à l'aide de supports de recherche classiques. Outils de recherche informatisés Techniques de mise en forme ; écrits prof. documentaires b. Présentation des résultats d une recherche 9 heures Organisation quotidienne d une revue de presse ciblée Structurer les informations requises 5/8

6 Conception de schémas Présenter de façon professionnelle les documents issus d une recherche Transmission orale d un message 4. Organisation de tâches pour des tiers a. Organisation de déplacements 15 heures Préparation du déplacement Constitution du dossier Problèmes du voyageur Problèmes internes à l entreprise Conclusion du déplacement Organiser Organiser des déplacements de supérieurs hiérarchiques, tant à l intérieur qu à l étranger, par tous moyens de transport et constituer les dossiers afférents Moteurs de recherche COMPT: Opérations comptables liées aux frais de déplacement Saisie, correction et mise en forme de documents ; rapports b. Organisation de manifestations (séminaire, conférence, assemblée, colloque, ) 24 heures 6/8

7 Identification des types de réunions Identification du contenu de la manifestation Planification et supervision de tâches Constitution d un dossier de promotion Gestion des inscriptions des conférenciers/ participants Organisation de l assistance aux conférenciers Intervention active de l assistant Planifier des manifestations Gérer les participations Organiser l assistance Finaliser un dossier d accueil cf. Organisation de réunions Concevoir les documents de présentation cf. Organisation de réunions Effectuer les travaux de synthèse En fonction du type de manifestation et dans le respect du budget disponible, définir le déroulement d une manifestation Promouvoir une manifestation et gérer les inscriptions Préparer la venue des conférenciers et des participants Constituer des dossiers d accueil relatifs à la manifestation Concevoir et mettre en forme des documents de présentation Evaluer l événement, concevoir et transmettre les documents de conclusion COMPT: Opérations de financement et de paiement SGBD Prise de notes ; saisie, correction et mise en forme de messages écrits ; écrits profess. relationnels et documentaires Devoirs en classe Nombre de devoirs par trimestre: Classe de 12 e: 2 Classe de 13 e: 2 En classe de 12 e, 2 devoirs interdisciplinaires pourront être organisés avec la branche «Communication professionnelle et relations humaines», un au 2 e trimestre et un au 3 e trimestre. Le dernier devoir en classe de 13 e portera sur toute la matière d examen. Dans les questions théoriques, les fautes de grammaire, d orthographe, de ponctuation, ne seront pas pénalisées si elles n entravent pas la compréhension du texte. Dans les applications pratiques, toutes les fautes sont pénalisées. 7/8

8 Programme d examen L épreuve, qui sera écrite, aura une durée de 3 heures. Elle comportera des cas pratiques qui pourront intégrer les connaissances acquises en classe de 12 e et de 13 e ainsi que des éléments théoriques du programme de 13 e. Dans les questions théoriques, les fautes de grammaire, d orthographe, de ponctuation, ne seront pas pénalisées si elles n entravent pas la compréhension du texte. Dans les exercices pratiques, toutes les fautes sont pénalisées conformément au barème établi par l auteur. Le programme est valable pour les classes suivantes: 13CC 8/8

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