Présentation du logiciel CO-GÎTES sous Windows. Logiciel de gestion des réservations de vos locations saisonnières

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1 Présentation du logiciel CO-GÎTES sous Windows Logiciel de gestion des réservations de vos locations saisonnières

2 CONTRAT DE LICENCE Les clauses et conditions d utilisation de nos produits ci-après précisées constituent un engagement conclu entre vous même en qualité d utilisateur final et OBBC Développement. Vous vous engagez à respecter les termes, clauses et conditions des présentes. 1 CONCESSION DE LICENCE Le présent contrat de licence OBBC DEVELOPPEMENT (ci-après «la licence») vous permet d utiliser une copie du logiciel OBBC DEVELOPPEMENT achetée avec cette licence (ci-après «le logiciel») sur tout ordinateur, à condition que le logiciel ne soit en service que sur un seul ordinateur en toute occasion. Si vous possédez des licences multiples pour le logiciel, vous pouvez avoir en service autant de copies du logiciel que vous possédez de licences. Le logiciel est dit «en service» sur un ordinateur lorsqu il est installé soit de manière temporaire dans la mémoire (par exemple, dans la mémoire vive : RAM), soit dans la mémoire permanente (par exemple, disque dur, disque optique ou tout autre support de mémorisation) de l ordinateur, étant précisé qu une copie installée sur un réseau serveur dans le seul et unique but de la distribuer à d autres ordinateurs, ne sera pas considérée comme une copie en service. si le nombre prévu d utilisateur dépasse celui des licences applicables, vous devez mettre en oeuvre un mécanisme ou une procédure nécessaire afin de vous assurer que le nombre de personnes utilisent le logiciel au même moment n excède pas le nombre de licences. Si le logiciel est installé en permanence sur un disque dur ou un autre support de mémorisation d un ordinateur (autre qu un serveur de réseau) et si une même personne utilise cet ordinateur plus de 80 % du temps où il est en service, la personne concernée aura alors la faculté d utiliser le logiciel sur un ordinateur portable ou un ordinateur à usage domestique. 2 DROITS D AUTEUR Le logiciel appartient à OBBC DEVELOPPEMENT et est protégé par les réglementations en matière de droits d auteur applicables en France en la matière. Par conséquent, vous devez traiter le logiciel comme n importe quel autre produit ou donnée protégé par les droits d auteur (par exemple, un livre ou un enregistrement musical) et toutes les autres réglementations applicables. Toutefois, au cas ou le logiciel ne serait pas protégé contre la copie, vous pouvez soit a) faire une copie du logiciel uniquement pour des besoins de sauvegarde ou d archivage, soit b) transférer le logiciel sur un disque dur unique, à condition de conserver l original uniquement pour des besoins de sauvegarde ou d archivage. En aucun cas, vous n êtes autorisé à copier le(s) manuel(s) ou documentation(s) quelconque accompagnant le logiciel. 3 RECOURS DU CLIENT En cas de défectuosité, les obligations de OBBC DEVELOPPEMENT et les droits de l utilisateur se limiteront, au choix de OBBC DEVELOPPEMENT, soit a) au remboursement du prix payé, soit b) à la réparation ou au remplacement du logiciel. Toutefois la garantie limitée de OBBC DEVELOPPEMENT ne sera pas applicable au cas ou la défectuosité résulterait d un accident, d un abus ou d une mauvaise utilisation. Tout logiciel de remplacement sera garanti pour la période de la garanti d origine restant à courir, ou 7 jours suivant la date de remplacement au cas ou cette dernière période serait plus longue. 4 EXCLUSION DE TOUTE AUTRE GARANTIE OBBC DEVELOPPEMENT n assume aucune garantie de quelque nature et à quelque titre que ce soit, implicite ou explicite, en rapport avec le logiciel, les manuels, la documentation l accompagnant ou tout support ou matériel fourni, et notamment des garanties pour la commercialisation de tous produits en rapport avec le logiciel, ou de l utilisation du logiciel pour un usage déterminé. 5 ABSENCE DE RESPONSABILITE En aucun cas OBBC DEVELOPPEMENT ne pourra être tenu responsable de tout dommage de quelque nature que ce soit, notamment perte d exploitation, perte de données ou tout autre perte financière résultant de l utilisation ou de l impossibilité d utiliser le produit OBBC DEVELOPPEMENT, même si OBBC DEVELOPPEMENT a été prévenu de l éventualité de tels dommages. En tout état de cause, la responsabilité de OBBC DEVELOPPEMENT ne pourra en aucun cas excéder le montant effectivement payé pour l acquisition du logiciel. Afin de déterminer si la limite de responsabilité de OBBC DEVELOPPEMENT a été atteinte il sera tenu compte de l ensemble des sommes qui auraient éventuellement été réglées par OBBC DEVELOPPEMENT à ce titre. Le présent accord est régi par le droit français. tout litige qui en résulterait sera de la compétence exclusive des tribunaux du siège social de la société OBBC Développement. Toutes les marques citées dans ce manuel sont des marques déposées par leurs auteurs respectifs. 2

3 SOMMAIRE Sommaire SOMMAIRE...3 Bienvenue...4 Matériel requis...4 Installation du logiciel...4 Démarrage du logiciel...6 La configuration du logiciel...7 GESTION DU/DES PROPRIETAIRES...7 FICHE HEBERGEMENT...7 PARAMETRES DE TARIFICATION...8 CALCUL AUTOMATIQUE DE LA GRILLE DE TARIF...10 TARIFS FIXES A L AIDE D UN TARIF DE REFERENCE...11 TARIFS FIXES PAR INITIALISATION MANUELLE...14 PRESENTATION GENERALE ET OPTIONS D AFFICHAGE...17 Les bulles d aide et menus contextuels :...18 Informations affichées...18 Pour créer une réservation...20 Pour créer une sur-réservation...26 La Réservation de Groupe...27 Créer un nouvel hébergement...29 Modification d affectation...32 Liste des réservations enregistrées...33 Dans le menu déroulant «Données» et «Réservations»,...33 Configuration de vos propres courriers...34 Dans le menu déroulant «Options Avancées», «Configuration» et «Configuration courriers»,...34 Pour enregistrer un apporteur d affaires...37 Dans le menu déroulant «Données» et «Apporteurs d Affaires»,...37 Les statistiques...38 Dans le menu déroulant «Actions» et «Listes/Statistiques»,...38 Recherche de disponibilités...39 Gestion des règlements...40 Configuration de l impression...43 Dans le menu déroulant «Options avancées», «Configuration» et «Configuration impression»,...43 Configuration des couleurs...43 Dans le menu déroulant «Options avancées», «Couleurs»,...43 Dans le menu déroulant «Avancée», «...44 Réindexation et sauvegarde...45 Nos coordonnées

4 Bienvenue Bienvenue et encore merci de nous faire confiance pour la gestion de vos réservations d hébergement(s). Ce logiciel offre un large éventail de fonctions qui transforme votre ordinateur en un puissant outil de travail à usage professionnel. Ces fonctions sont décrites en détail dans les pages suivantes. Ce guide a été réalisé sur la base de la version 1.20 de Co-Gîtes sous Windows Matériel requis Les matériels et les logiciels requis pour exploiter le logiciel Co-Gîtes pour Windows sont listés ci-dessous. Côté matériel : Un micro-ordinateur PC avec 2 Go de mémoire vive, un espace disque dur de 1 Go disponible et au moins un lecteur de CD-ROM. Côté logiciels : Pour vos éditions, nos logiciels acceptent les imprimantes listées à ce jour par Windows. Le logiciel Windows XP (ou supérieur). Optionnel : le pack Microsoft Office 2003 ou supérieur. Installation du logiciel INSERER LE CD-ROM DANS VOTRE LECTEUR. Désactiver votre antivirus (le temps de l installation) 1 Lire le CD-ROM d installation grâce à «Explorateur» ; «Poste de travail» ; «Ordinateur» de Windows, 2 double cliquez sur le fichier Install.exe (ou cliquez bouton droit de votre souris sur le fichier install.exe et choisissez «Exécuter en tant qu administrateur»). 4

5 3 l installation démarre et vous propose le répertoire d installation du logiciel (nous vous conseillons de garder le même répertoire d installation proposé), confirmer en cliquant sur le bouton «Suivant», 4 choisissez ensuite le type d installation souhaitée (complète ou minimale), nous vous conseillons l installation «Complète» pour une première installation, et «Minimale» pour une mise à jour. Puis cliquez sur le bouton «Suivant». 5 une sauvegarde avant installation vous est alors proposée. Cette opération peut être utile en cas de mise à jour. 6 un résumé de l installation vous est alors proposé, cliquez sur suivant pour continuer l installation ou précédent pour modifier une option de l installation. 5

6 7 une jauge d installation s affiche, 8 jusqu à l installation complète du logiciel sur votre micro-ordinateur, cliquez sur «Terminer». Remarque : la barre de lancement rapide est une zone généralement placée dans la barre de tâches à droite du bouton «Démarrer» de Windows et permet de lancer un logiciel sans devoir afficher le bureau. Démarrage du logiciel Cliquez, à l aide de votre souris, deux fois sur l icône située sur votre bureau ou par «Démarrer», «Programmes» (ou «Tous les programmes» sous Windows Vista), «OBBC Développement» et «Centrale de réservations». Quelques secondes plus tard le logiciel est à l écran. Si vous avez laissé l option «lancer le programme» sélectionnée, Co-Gîtes démarre automatiquement suite à l action sur le bouton «Terminer» 6

7 La configuration du logiciel Au premier démarrage du logiciel Co-Gîtes, nous vous proposons de configurer votre produit. GESTION DU/DES PROPRIETAIRES Cliquez sur le bouton «ok» pour poursuivre la configuration. Une nouvelle fenêtre s affiche. Cette fenêtre vous permet d indiquer les coordonnées postales du propriétaire. Pour cela choisissez (en cliquant sur le bouton ) dans la liste la civilité (Monsieur, Madame, Mademoiselle, etc ), puis saisissez le prénom, le nom, l adresse, le téléphone, etc pour vous déplacer d un champ à un autre utilisez votre souris ou la touche tabulation de votre clavier. A tout moment vous pouvez revenir sur cette gestion par le menu déroulant «Hébergements Propriétaires» FICHE HEBERGEMENT Suite à la saisie des informations cliquez sur le bouton «Ok». Une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de saisir des renseignements concernant votre hébergement, ou le premier d entre eux. Vous pourrez par la suite ajouter ou supprimer des hébergements du type Gîtes ou Chambre d hôtes. Saisissez le nom de l hébergement, l adresse, la date de mis en service, le nombre de couchages,, puis cliquez sur le bouton «ok» pour valider votre saisie. 7

8 Rq. : Ces informations seront prises en compte si vous décidez d appliquer une majoration par personne supplémentaire vis-àvis du nombre d occupant pour lequel le tarif de base est prévu. Les autres indications vous seront rappelées dans les infosbulles ou lors de la recherche d affectations pour les groupes. A tout moment vous pouvez revenir sur cette gestion par le menu déroulant «Hébergements Liste :gestion» Exemple Une fenêtre d aide intermédiaire vous aide dans la configuration du logiciel. Cliquez sur le bouton «OK» pour poursuivre. PARAMETRES DE TARIFICATION Une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de paramétrer votre hébergement. Apportez un soin tout particulier aux saisies sur cette fenêtre. Elle vous permet de personnaliser l utilisation que vous souhaitez faire de Co-Gîtes. Les répercutions seront nombreuses tout au long du produit. Cette fenêtre sera ensuite accessible par le menu «Options avancées - Configuration de la tarification». Pour cela, choisissez les options tarifaires souhaitées, 8

9 Co-Gîtes peut être utilisé pour gérer la location de : - Gîtes : loués classiquement à la semaine, mais éventuellement au mois sur certaines périodes par exemple. - Chambres d'hôtes : louées classiquement à la nuitée. Dans ce cas, vous pouvez appliquer un tarif différent pour la nuit du samedi au dimanche (dite Week-end), ou pour les deux nuits consécutives du vendredi au dimanche (dite Grand Week-end). Si vous n êtes pas susceptible d utiliser ces périodes particulières, mois, week-end et grand week-end, cochez la ou les options correspondantes. D autre part, les tarifs de réservation saisis dans le logiciel par période saisonnière et par hébergement ont la possibilité d être majorés afin de prendre en compte la présence d animaux familiers, ou la location de matériel pour enfant en bas âge, ou encore un nombre d occupants supérieur au nombre prévu sur la fiche de l hébergement détaillée ci-dessus. Cette majoration peut être forfaitaire sur toute la durée du séjour, ou journalière. Ainsi, lorsque vous cliquez sur une date de l'agenda graphique afin d'enregistrer une nouvelle réservation, Co-Gîtes vous propose toutes les possibilités de périodes possibles liées à cette date : la nuitée avant ou après, le week-end ou grand weekend, la semaine. Vous pouvez alors indiquer facilement la période correspondante souhaitée très facilement, sans avoir à saisir de date. Pour permettre cela, vous devez initialiser les "Périodes de réservation". Rq. : L option «Je souhaite utiliser la gestion avancées des règlements» vous permet d associer tout règlement à une banque. La liste des banques est gérée par le menu déroulant «Données Banques/Types de clients» puis dans l onglet «Définition des périodes», choisissez les options de gestion : les périodes hebdomadaires de définition spécifique pour les nuitées, les grands week-ends, week-ends et semaines (choisissez dans les listes grâce à ). L onglet suivant, «Confirmations de réservation», concernant votre gestion des arrhes. 9

10 indiquez les arrhes demandés lors de la réservation (en %), le nombre de jours pour confirmer la réservation de la location (et le délai d application), Toutes ces options permettront à Co-Gîtes de vous proposer par défaut de bonnes périodes et de bons tarifs pour vos réservations. Enfin, cette fenêtre vous propose la personnalisation de vos entêtes de factures par la sélection d un fichier image présent sur votre disque dur. Recherchez ce fichier à l aide du bouton «Sélectionner» puis confirmez ce choix en cliquant sur le bouton «Valider» Cliquez sur le bouton «OK» pour valider votre configuration. Remarque : vous retrouvez la fenêtre «Paramètres personnels du produit» ci-dessus dans le menu déroulant «Options avancées - Configuration de la tarification» Co-gîtes gère une base de données des jours fériés par zone. Vous les verrez alors apparaître sur l agenda en couleur rouge. Cette option vous permet de définir des tarifs particuliers par hébergement et par période annuelle. Vous pourrez revenir à tout moment sur ces éléments par le menu déroulant «Affichage - Définir les jours fériés» Pour cela, répondez «OUI» à la question qui est ensuite posée. CALCUL AUTOMATIQUE DE LA GRILLE DE TARIF Une nouvelle fenêtre s affiche : 10

11 Vous avez plusieurs possibilités de renseigner le coût de l hébergement sur vos fiches de réservation : 1. Saisir manuellement à chaque réservation le montant facturé pour le séjour 2. Laisser Co-gîtes le calculer et le renseigner pour vous sur cette fiche. Il en fera la déduction à l aide des paramètres fixés dans la fenêtre précédente et dans cette fenêtre. Si vous choisissez cette méthode de détermination des tarifs (2), vous avez à nouveau deux possibilités : 1. Co-gîtes se base sur un tarif de référence sur lequel il va appliquer des majorations pour l adapter à chaque hébergement, à chaque type de pension, à chaque période. C est l objet des quatre onglets suivants. 2. Utilisez le bouton «Tarifs simples» pour fixer chaque année les différents tarifs que vous souhaitez appliquer. TARIFS FIXES A L AIDE D UN TARIF DE REFERENCE Plusieurs interfaces sont donc prévisibles selon les paramètres mis en place dans la fenêtre «Configuration générale de la tarification». Vous pouvez revenir sur cette fenêtre simplement en cliquant sur le bouton «Configuration générale» En effet, Co-gîtes vous guide dans les informations à saisir, et celles qui lui sont inutiles. Ou encore : 11

12 Si vous souhaitez utiliser le principe de la majoration à partir d un tarif de base afin d obtenir le tarif de chacun des hébergements, décocher l option «Chaque hébergement a son tarif de référence particulier». Si vous souhaitez utiliser le principe de la majoration à partir d un tarif de base afin d obtenir le tarif de chacun des types de pension, décocher l option «Création d'un tarif de référence spécifique par type de pension». Remarque : si vous avez décoché ces deux options, une seule ligne sera nécessaire dans le tableau. Ensuite, et le cas échéant, sélectionner le type d hébergement et le type de pension pour lesquels le tarif de base va être initialisé, puis saisissez les différents montants dans les cases actives. Enfin, cliquez sur le bouton «Enregistrer cette nouvelle référence», ou tapez sur le bouton F12 de votre clavier. Une nouvelle ligne se crée dans le tableau. Elle peut être modifiée à tout moment en accédant directement à l information dans ce tableau, ou supprimée à l aide du bouton «Supprimer». Passez ensuite, selon la méthode retenue, sur l onglet «Majoration». 12

13 1. Sélectionnez l un après l autre, tous les hébergements créés dans Co-gîtes, saisissez la majoration à appliquer sur le tarif de référence pour obtenir son tarif propre, puis cliquez sur le bouton «Enregistrer». Il vient alors s ajouter à la liste. La modification de cette information s effectue simplement en réenregistrant cette majoration. La nouvelle valeur remplace l ancienne. 2. Tapez les deux majorations nécessaires au calcul des tarifs dans le cas de demi-pensions ou de pension complète. Passez ensuite sur l onglet «Période de tarification». L objectif de cette option est de définir des périodes dans l année, indépendamment de l année pour laquelle le tarif est calculé. Ainsi ces définitions pourront se reproduire d année en année au cour de l utilisation de Co-gîtes en prenant alors des dates réelles. Une nouvelle interface apparaît : Du champ «Du» jusqu au champ concernant la majoration appliquée à cette période de l année, définissez théoriquement chaque période et cliquez sur le bouton «Créer cette zone» pour ajouter la période définie dans la «table des zones tarifaires». Passer enfin sur l onglet «Construire les nouveaux tarifs». Toutes les informations saisies dans cette fenêtre vont être utilisées pour créer les tarifs de tous les hébergements pour toutes les périodes et pour tous les types de pensions. Une nouvelle interface vous est proposée : 13

14 Pour construire le tarif de l année civile saisie en haut de fenêtre (cliquez sur les bouton + et pour modifier l année proposées), sélectionnez dans les listes le type d hébergement et l hébergement concernés par l opération, puis cliquez sur le bouton «OK». Co-gîtes crée alors dans le tableau autant de ligne de tarif que nécessaire en fonction des informations saisies dans les onglets précédents. TARIFS FIXES PAR INITIALISATION MANUELLE Cliquez pour cela sur le bouton «Tarif» simples» Une nouvelle fenêtre apparait : Avant de poursuivre dans cette méthode, il est conseillé d établir les jours fériés et les périodes de vacances scolaires, informations qui peuvent vous être utiles dans cette opération. Les jours fériés pourront être gérés dès que vous souhaitez en utilisant le menu déroulant «Affichage Définir les jours fériés», et les périodes de vacances par l option de menu «Affichage Définir les périodes de vacances» Cliquez sur le bouton «Contrôler les jours fériés enregistrés», une nouvelle fenêtre apparait : 14

15 Co-gîtes intègre un outil de calcul de jours fériés. Pour l utiliser, renseignez l année en la saisissant directement ou en utilisant les boutons + ou -, puis cliquez sur le bouton «Créer». Dix lignes sont créées dans le tableau. Elles peuvent être modifiées à tout moment. Pour supprimer une date, positionnez-vous sur la ligne afférente et cliquez sur le bouton «Supprimer la date». Pour ajouter manuellement une date fériée, saisissez cette date dans le champ «Nouvelle date fériée» puis cliquez sur le bouton «Ajouter cette date». Lorsque l année possède tous ces jours fériés, cliquez sur le bouton «Enregistrer l année». Passez alors sur une autre année ou «Quitter» De retour dans la fenêtre de création simple des tarifs, cliquez sur le bouton «Contrôler les périodes de vacances enregistrées», une nouvelle fenêtre apparait : Pour ajouter une période de vacances scolaires, cliquez sur le bouton «Nouveau». Une nouvelle ligne vierge est créée dans le tableau. Renseignez alors la zone ou ouvrant à l aide de votre souris la liste préétablie, la date de début de période et la date de fin de période. Si votre ordinateur a accès à Internet, un lien est prévu pour vous faciliter la recherche des différentes période. Cliquez pour cela sur le lien «Calendrier des vacances scolaires». Créez par exemple toutes les périodes pour la zone A puis cliquez sur le bouton «Répéter» pour dupliquer ces lignes sur une nouvelle zone. Il ne vous reste plus qu à adapter les dates de période. Pour supprimer une ligne, sélectionnez-la dans le tableau puis cliquez sur le bouton «Supprimer». Cliquez sur le bouton «Ancien, pour supprimer toutes les anciennes périodes qui ne seront plus utilisées. Lorsque que les périodes sont initialisées, cliquez sur le bouton «Quitter». Remarques : les jours fériés apparaîtront en rouge sur l agenda graphique, tandis que les jours appartenant à une période de vacances scolaires seront distingués par un point situé en-dessous à droite du chiffre. Le lien «Calendrier des vacances scolaires» vous dirige vers un site WEB qui vous renseigne de la publication des périodes de vacances scolaires par zone. De retour dans la fenêtre de création simple des tarifs, saisissez dans les deux dates définissant la période tarifaire. Pour cela : - Saisissez manuelle ment ces dates - Ou utilisez les doubles boutons (flèches hautes et basses) pour modifier le jour, le mois ou l année - Ou encore cliquez sur le bouton pour sélectionner cette date dans un calendrier Cliquez ensuite sur le bouton «Suivant >>» Cet écran vous permet de sélectionner l hébergement pour lequel le tarif va être défini. Sélectionnez-le dans la liste préétablie puis cliquez sur le bouton «Suivant >>» Cet écran vous permet de sélectionner le type de pension concerné par l opération. Sélectionnez-le dans la boite d option puis cliquez sur le bouton «Suivant >>» Une nouvelle interface apparait : 15

16 Pour chaque type de réservation utilisée réellement, cochez l option située dans la colonne «Utilisé?» afférente puis tapez le montant de la réservation. Lorsque le tableau est correctement renseigné, cliquez sur «Enregistrer» Une nouvelle proposition s offre à vous : Trois choix sont proposés. F5. Cliquez sur ce bouton ou tapez sur la touche de fonction F5 de votre clavier pour relancer l opération depuis la saisie de la période. Co-Gîtes positionne directement la date de fin de la dernière période en tant que début de la nouvelle période. F6. Cliquez sur ce bouton ou tapez sur la touche de fonction F6 de votre clavier pour relancer l opération depuis la saisie de la période. Co-Gîtes positionne automatiquement les dates de définition de la période tarifaire pour les faire coïncider avec la période de vacances scolaire suivante. F7. Cliquez sur ce bouton ou tapez sur la touche de fonction F7 de votre clavier pour relancer l opération depuis la sélection de l hébergement concerné, la période est conservée identique. Lorsque toutes les période tarifaire sont définies, cliquez sur «Terminer» Vous pourrez revenir à tout moment sur ces éléments en utilisant le menu déroulant «Options avancées - Assistant Tarif» Une fois la configuration effectuée, une fenêtre générale se charge. 16

17 PRESENTATION GENERALE ET OPTIONS D AFFICHAGE L affichage présenté par défaut est simple. Seules les réservations apparaissent : des arrhes, : réservations confirmées. En gras, apparait les premiers jours des mois affichés, en rouge les jours fériés définis précédemment. : réservations à confirmer par la réception Dans le mode «Priorité à l hébergement», la sélection de l hébergement visualisé/géré se fait en utilisant la liste «hébergement» située en haut à gauche. A l écran n apparaît alors qu un seul hébergement mais pour une période plus importante. Vous pouvez modifier l affichage du calendrier et obtenir un affichage de l agenda par hébergement. Pour cela, choisissez le menu déroulant «Affichage» puis «Priorité à la période». Le mois et l année sélectionnés sont toujours affichés en haut à gauche de l agenda graphique, les numéros de jours sont indiqués en gras. Le premier jour de ce mois est décalé afin de respecter l affichage hebdomadaire. Dans ce mode d affichage, la période visualisée est moins importante, mais vous visualisez l ensemble de vos hébergements. La modification d affectation à un hébergement est alors possible par simple «Glisser - Relâcher». 17

18 Une fonction complémentaire vous est proposée : celle d enregistrer une réservation sans l affecter immédiatement à un hébergement. Ce sont les réservations «Non Affectées». Quel que soit le mode choisi, la gestion des réservations et du planning se fera en utilisant le clic droit et/ou le clic gauche de votre souris directement sur l agenda graphique. Le clic droit ou gauche de la souris vous donnera accès à un menu qui sera différent selon l endroit où ce clic aura été réalisé (un endroit vierge, une réservation, une sur-réservation). Remarque : Ce clic droit de souris pourra être aussi utilisé sur les tableaux présents dans le logiciel afin d exporter les données sous Microsoft Excel par exemple. De plus, et d une manière générale, la plupart des fenêtres peuvent voir leur taille et leur position modifiées à l aide de voter souris, ainsi que la largeur des tableaux présents dans les fenêtres. Ces informations sont sauvegardées. Les interfaces sont donc restituées comme vous les avez fixées. Les bulles d aide et menus contextuels : Le menu contextuel vous permet d accéder rapidement aux options les plus courantes de la gestion des réservations. Les bulles d aide vous rappellent brièvement des informations concernant la réservation et l hébergement (Cf. : Fiche hébergement). Informations affichées Le menu déroulant «Affichage» vous permet de modifier la qualité et le nombre des informations présentes sur l agenda graphique, telles que : - Les sur-réservations ( ou ): permet de mettre en attente une demande de réservation sur une période déjà réservée mais pas confirmée - Les visites administratives : note vos rendez-vous avec l administration ou organisation privée pour contrôles, inspections ou visite de l hébergement, ou visite de type commerciale par des comités d entreprise ou office du tourisme, ceci afin de prévenir les occupants ou refuser toute réservation à ces occasions. - L agenda travaux : permet d enregistrer le passage d artisans par exemple dans le cadre des réparations ou travaux d améliorations de l hébergement, ceci afin de prévenir les occupants ou refuser toute réservation à ces occasions. - Les manifestations touristiques : vous pouvez enregistrer ces données afin de pouvoir en informer vos clients ou introduire une majoration de tarif de réservation : salon, festival, Pour faire apparaître ou disparaitre ces informations de l agenda graphique, sélectionnez ou décochez ces options dans le menu déroulant «Affichage». D autre part, si l option «vacances scolaires» est cochée, les jours de vacances de la zone sélectionnée en bas à gauche de la fenêtre, apparaissent pointés sur l agenda. 18

19 Les diférentes couleurs représentatives peuvent être modifiées en utilisant l option de menu déroulant «Affichage Couleurs». Une nouvelle fenêtre apparait Cliquez sur le bouton correspondant à l information dont vous souhaitez modifier la couleur représentative. Au sein de l outil Windows de sélection des couleurs, sélectionnez la couleur choisie et cliquez sur «OK». Lorsque tous les codes couleurs vous conviennent, cliquez sur «OK» pour enregistrer ces nouvelles couleurs. 19

20 Pour créer une réservation Dans ce cas, les cases d options verticales situées à droite du rappel des codes couleurs, doivent être positionnées sur la première coche relative aux réservations. Dans la fenêtre principale du logiciel : ou choisissez dans un premier temps le hébergement à réserver grâce au champ puis l année et le mois de réservation grâce aux champs. Une fois le mois de réservation choisi, le logiciel vous propose le calendrier du mois sélectionné ; cliquez à l aide de votre bouton gauche de la souris sur l un des jours de la période de réservation souhaitée. Une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de choisir la période de réservation. Période de réservation : Co-Gîtes détermine de lui-même les différentes périodes possibles vis-à-vis de la date sur laquelle vous avez cliqué dans l agenda graphique. Pour cela, la «Configuration générales de la tarification» permets de proposer des périodes pertinentes. Par exemple, Co-Gîtes ne proposera que des semaines de réservation si c est votre seul mode de réservation. Par exemple : - 1 et 2 sont des réponse réservées au réservation de semaine entière - 3 et 4 sont des réponses pour une réservation d une nuitée - 5 pour un nombre de nuitées à définir - 6 et 7 sont liés aux week-end - Et le 9 permet toujours de saisir une période personnalisée Rq. : dans tout ce qui suit, vous pouvez aussi utiliser votre souris en remplaçant par exemple le double-clic à la sélection d un numéro. 20

21 Saisissez alors le numéro correspondant à la période souhaitée dans le champ «Réponse». Si vous avez indiqué dans la configuration générale que vous n appliquiez que le tarif «Nuitées», alors c est la seconde interface, «Saisie d une période personnalisée», qui vous est proposée. Les boutons à droite des champs date font évoluer d un simple clic, le jours, le mois ou l année de la date correspondante. Le bouton calendrier pour sélectionner la date désirée. vous permet d accéder directement à un Suite à la saisie, une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de créer un client tapez 1, ou choisir un client déjà existant tapez 2. Si vous avez tapez 1, une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de créer un nouveau client, pour cela choisissez dans la liste la civilité, puis saisissez le prénom, le nom, l adresse, etc Remarque : il vous est possible grâce au champ «Contact par» de connaître l origine de ce client, ce qui lui a permis de vous connaître : votre site, le site Gîtes de France, une publicité, «Sous la référence» permet alors de donner une précision dans ce cadre : référence de la publicité, le nom du site qui a permis le contact Son adresse de messagerie électronique vous donnera accès pour ce client à l envoi des pièces par A la fin de la saisie, cliquez sur le bouton «Ok». Suite à la saisie du code postal ou de la commune directement, une liste des communes apparaît vous permettant de sélectionner la ville de ce client : Parcourez le tableau à l aide du pavé de flèches de voter clavier et tapez sur la touche «Entrée» dès que le commune désirée est sélectionnée. Si elle n est pas présente dans la liste, tapez sur la touche «ESC» ou «Echap» de votre clavier. Vérifiez alors le code postal ou tapez directement le nom de la commune. Remarque : La liste des communes peut ensuite être gérée en utilisant le menu «Données Communes» Le champ «Type de client» vous permet d indiquer une information qui peut se révéler utile pour l organisation du séjour, en notant par exemple l intérêt principal du client : Tourisme, Sport, Repos,. Ces différentes catégories peuvent être gérées en liste proposée par défaut à l aide du menu déroulant «Données Banques / Types de clients» puis en sélectionnant «Liste des types de clients à gérer» 21

22 Si vous avez tapez 2, une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de choisir dans une liste le client qui réserve. Vous pouvez également faire une recherche d un client en saisissant son nom ou sa commune, le logiciel se place alors automatiquement sur la ligne souhaitée (si la recherche est infructueuse le logiciel se place sur la première ligne de la liste). Remarque. : il peut arriver qu une même personne apparaisse plusieurs fois dans ce tableau de recherche. Cela est tout à fait normal. Sélectionnez simplement l une des lignes correspondant au client désiré. Double cliquez sur le client souhaité (ou sélectionnez le client et cliquez sur le bouton F12 Enregistrement). Le logiciel recherche alors le tarif à appliquer selon la période et l hébergement concerné, les suppléments à appliquer, et éventuellement divise la période en sous-périodes tarifaires selon les paramètres saisis en configuration générale. Afin de pouvoir mettre en œuvre les différentes possibilités tarifaires, une nouvelle fenêtre vous demande quelques renseignements supplémentaires. Tapez sur la touche «Echap» si aucune saisie n est à effectuer. Afin d analyser l impact sur vos contacts commerciaux d un apporteur d affaire (Office du tourisme, Comités d entreprises, ) ou les rétribuer, vous avez la possibilité d associer chaque réservation à un apporteur d affaire particulier. Cliquez pour cela sur le bouton «Sélection d'un apporteur d'affaires» ou tapez sur la touche de fonction F3 de votre clavier. Si cette apporteur d affaire bénéficie d une remise, elle sera automatiquement appliquée. Puis un tableau de confirmation des tarifs de la réservation s affiche. Cliquez sur le bouton F12-Accepter pour confirmer le tarif de la réservation. Remarque : vous pouvez modifier le tarif en cliquant sur le montant dans le tableau et apporter la modification souhaitée, comme ajouter des prestations supplémentaires : location de vélo, panier repas, garde d enfants, frais de guide, Cette dernière opération sera possible à n importe quel moment en utilisant le clic droit de votre souris sur le trait de couleur représentant alors cette réservation. Exemple 22

23 une nouvelle boîte de dialogue s affiche regroupant tous les renseignements précédemment créés. Vérifiez les renseignements de la fiche réservation et complétez si nécessaire. Remarque : pour obtenir la fiche du client, cliquez sur le bouton «Fiche client». Le bouton «F3 Calcul du tarif» vous permet de modifier le tarif de la réservation, le tableau présenté ci-dessus s affiche pour modification du tarif et confirmer en cliquant sur le bouton «Accepter». Les références, client ou réservation, sont calculées automatiquement. Vous pouvez indiquer : - les éléments de facturation : nombre et type d occupants, type de pension, présence d animaux familiers. - les heures d arrivé et de départ - l acompte ou les Arrhes demandés, et le moyen de paiement, avec éventuellement la référence du chèque par exemple Co-Gîtes construit de lui-même plusieurs références : - Référence du client : code pays, nom, année d enregistrement, numéro d ordre incrémenté automatiquement - Référence réservation : «G», numéro d identification de l hébergement, un nombre relatif à la date de début de période de réservation, un numéro d ordre incrémenté automatiquement - Numéro de contrat : l année en cours, un numéro d ordre incrémenté automatiquement - Numéro de facture lorsque vous cliquez sur le bouton «F2 - Nouveau n de facture» : l année en cours, un numéro d ordre incrémenté automatiquement Les paramètres relevés lors de la création de la réservation sont reportés dans cette fenêtre. Ils restent modifiables. 23

24 Vous pouvez compléter cette fiche par quelques informations : 1. Haut de fenêtre : les horaires d arrivée et de départ, l occupant qui peut être différent de la personne qui a réalisé la réservation, et le moyen de réservation 2. Onglet «Confirmation de réservation» : ces informations évolueront à réception de l acompte, où vous passerez la réservation dans l état «Confirmée» 3. Onglet «Aspect comptable» : vous avez la possibilité de facturer l apporteur d affaire s il y a lieu, en appliquant sa remise. 4. Onglet «Proposition d affectation» : Co-gîtes propose de pouvoir modifier l affectation des réservation à un hébergement particulier afin de pouvoir, le cas échéant, accepter une réservation dont le nombre de personnes est mal adapté au seul hébergement encore libre. Le déplacement de ces réservations permet de libérer l hébergement adéquat. Après vérification et modification, cliquez sur le bouton «Ok», le logiciel vous propose d éditer un ou plusieurs courriers. Pour cela, 1 choisissez l option «Modèle de courriers spécifiques» le logiciel vous propose alors un ou plusieurs documents par rapport aux opérations précédentes effectuées dans le logiciel Co-Gîtes ou «Tous les modèles de courriers» 2 double cliquez sur le(s) modèle(s) à traiter (une marque apparaît en début d intitulé ; pour désélectionner un courrier double cliquez dessus ou cliquez sur le bouton Marque +-, la marque disparaît) 3 choisissez l imprimante souhaitée (surtout si vous choisissez l option imprime directement le document) 4 vous pouvez également éditer le document directement dans Microsoft Word (version 2000 ou supérieure) ou créer ce document sous un fichier qui sera attaché à un , 5 Cliquez sur le bouton «Ok» pour confirmer l impression du ou des documents. Si vous avez choisi l option «Editer le document sous Word», Co-Gîtes charge Microsoft Word (2000 ou supérieur), charge le document modèle choisi dans la fenêtre ci-dessus et transforme des variables par les véritables informations de la réservation et vous redonne la main pour vérifier et imprimer le document (sous Word, menu déroulant Fichier puis Imprimer). Remarque : avant de quitter Word, vous pouvez enregistrer ce document sous un nom (choisissez alors Fichier et Enregistrer sous). Afin de configurer ces courriers, nous vous invitons à consulter le menu «Options avancées Modèles de courriers» 24

25 Le bouton «Configuration courriers» ouvre une nouvelle fenêtre vous permettant de créer et/modifier vos courriers (voir explications ci-après dans ce guide). De retour dans la fenêtre principale du logiciel, la période réservée est alors coloriée en bleu clair. Pour des raisons de confort visuel vis-à-vis de votre écran, ces couleurs peuvent être modifiées dans le menu «Affichage Couleurs» 25

26 Pour créer une sur-réservation Vous pouvez être amené à recevoir une demande de réservation alors que la période est déjà réservée par un autre client qui n a toujours pas confirmé (non réception du contrat et des arrhes) ; Co-Gîtes vous donne alors la possibilité de «retenir» la deuxième réservation et ainsi éviter de perdre une réservation en cas d annulation du premier client. Pour cela, Dans la marge de gauche, sélectionnez la coche relative aux sur-réservations.. Visualisez à l écran la période souhaitée puis cliquez sur le calendrier graphique de Co-Gîtes au niveau du rectangle localisant une des dates de la période désirée. Rq. : ne cliquez pas sur le bandeau de couleur matérialisant la réservation d origine ce qui vous donnerai accès, non pas à la création d une sur-réservation, mais à la fiche de cette réservation ; mais cliquez sur une zone vierge de cette case. Co-Gîtes détecte automatiquement la possibilité de créer une réservation, voir une sur-réservation. Une nouvelle fenêtre vous informe de la création d une sur-réservation. Une nouvelle boîte de dialogue s affiche. Choisissez, la période de sur-réservation en tapant 1,2,3, etc Remaruqe : Dans le cas contraire, Co-Gîtes vous permet d enregistrer la réservation sans affectation à un hébergement particulier. Vous réaliserez cette affectation dans un deuxième temps. Une fenêtre apparaît vous permettant de choisir entre la saisie d un nouveau client (tapez 1) ou le choix dans la liste des clients déjà présents dans le logiciel (tapez 2). Saisissez ou choisissez alors votre client. Co-Gîtes affiche alors la période en couleur verte. La procédure de création est analogue à celle des réservations. 26

27 Ces sur-réservations sont appelées à être soit annulée, soit converties en réservation. La Réservation de Groupe Dans la fenêtre principale, vous avez un pavé de 4 boutons, sous le menu «hébergement s». L un d eux représente un groupe de personnes stylisées. Utilisez ce bouton lors d une demande de réservation d un groupe de personnes ne pouvant être logé dans un seul hébergement. L objectif sera de répartir ces personnes sur les différents hébergements disponibles puis de créer les réservations associées. Ce groupe possèdera un responsable, client classique ou apporteur d affaires, qui lui seul sera facturé et sera considéré comme client pour toutes les réservations associées. Les occupants des différents hébergements réservés par le groupe, pourront être indiqués (voir fiche réservation et libellé occupant) et faire l objet d une facturation séparée pour des prestations spécifiques. Cliquez donc sur ce bouton et saisissez les différents paramètres du groupe dans la fenêtre qui s affiche : - la période de réservation souhaitée, vous disposez ici des mêmes outils de sélection (sur l image ci-dessous le bouton est en utilisation pour permettre la saisie directe d une date précise) - indiquez les composants du groupe en terme d adultes et d enfants, et pour les adultes le nombre de couples et de couples avec bébé. - choisissez soit le client classique, soit l apporteur d affaires lié à ce groupe. Pour cela utilisez le bouton pour le sélectionner dans votre base de données s il est déjà présent, ou le bouton pour créer cette nouvelle personne. Ces indications permettront une facturation par défaut plus juste. Cliquez sur le bouton «F3 - rechercher», ou tapez sur la touche F3 de votre clavier, afin que Co-Gîtes recherche et vous propose les différents hébergements disponibles sur cette période. Les différentes personnes sont symbolisées par des disques de couleur codée. L opération consiste à faire basculer l ensemble de ces disques dans la partie droite, afférente à l hébergement sélectionné dans le tableau du centre. Ce tableau rassemble tous les hébergements disponibles sur la période demandée. 27

28 Le tableau du bas vous indique les réservations déjà prises sur cette période afin de vous permettre la modification d affectation d une réservation qui permettra de libérer un hébergement éventuellement mieux adapté au groupe. Pour effectuer ce changement, double-cliquez simplement sur la réservation concernée dans le tableau du bas. La liste des hébergements apparaît afin de vous permettre la sélection, par double-clic dans le tableau, du nouvel hébergement affecté à cette réservation. La précédente affectation est alors annulée. Pour mettre en œuvre cette répartition, sélectionnez dans le tableau du centre un hébergement disponible. Un affichage complémentaire vous rappelle alors ses capacités de couchage. Double-cliquez sur les personnes que vous souhaitez affecter vers cet hébergement, et ainsi de suite jusqu à ce que la liste de gauche soit vide. Ensuite cliquez sur «Suivant». L interface suivant vous propose de vérifier et éventuellement corriger la facturation mise en place automatiquement par Co- Gîtes avec l aide de votre configuration générale, des paramètres spécifiques aux hébergements concernés et des tarifs présents dans le produit. Les mêmes outils sont alors disponibles pour modifier ou compléter la liste des prestations facturées au groupe. Cliquez sur «Suivant», la dernière étape est la confirmation des paramètres du groupe puis, par le bouton «Terminer» l enregistrement du groupe et la création automatique de toutes les réservations associées. 28

29 Créer un nouvel hébergement Dans le menu déroulant «Hébergement», choisissez «Nouveau», une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de sélectionner le propriétaire du nouvel hébergement à créer. Pour créer un nouvel hébergement, double cliquez sur le propriétaire souhaitée, une nouvelle fenêtre s affiche, saisissez le nom de l hébergement, l adresse, etc Cliquez sur le bouton «Ok» pour confirmer la création du nouvel hébergement. Une nouvelle fenêtre s affiche vous permet de créer les tarifs de l hébergement suivant différentes périodes. Dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton «Nouveau», le logiciel crée une ligne de saisie, indiquez la période, le montant facturé à la semaine, pendant un long weed-end, etc Pour créer une nouvelle ligne de tarif cliquez sur le bouton «Nouveau», renouvelez l opération autant de fois que souhaité. Remarque : le bouton «Supprimer» vous permet de supprimer une ligne de tarif après l avoir sélectionné dans le tableau. 29

30 La présence des colonnes du tableau de tarifs dépend des options choisies en configuration générales. Ce tarifs sont établis sur chaque année et pour chaque période définies au cours de cette année. Ces différentes période doivent bien sûr se juxtaposer afin de ne pas laisser d ambiguïté dans le calcul de la facturation. En quittant la fenêtre, Co-Gîtes vérifiera ce point et sera éventuellement amené à faire quelques modifications qu il vous notifiera. Si vous avez sélectionné l option correspondante, il vérifiera qu elle sont fixées sur la base du samedi. Chaque période dans l année en cours peut devoir faire l objet jusqu à trois lignes de tarif considérant le type de pension qui peut donc être facturé de cette façon. Vous avez aussi la possibilité de faire intervenir ce type de prestation au niveau de la facturation complémentaire. Pour cela consultez le menu «Options avancées Facturation complémentaire» Le bouton «Imprimer» vous permet de voir puis d imprimer le tableau des tarifs. Une nouvelle fenêtre s affiche. Cliquez sur pour lancer l impression de la page. 30

31 Le bouton «Reproduire» vous permet de reproduire les tarifs d une année sur l autre et éviter ainsi une ressaisie de tarifs. Une nouvelle fenêtre s affiche. Choisissez les options souhaitées et cliquez sur le bouton «Appliquer» ou sur «Appliquer à tous» pour reproduire les tarifs de l année 2003 sur l année 2004 pour tous les hébergements présents dans le logiciel (cette fenêtre est également disponible dans le menu déroulant «Actions» et «Reproduire les tarifs d années en années»). Pour gérer tous les hébergements enregistrés dans votre logiciel, nous vous proposons d utiliser le menu déroulant «Hébergements» puis «Liste/gestion». Une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de gérer, pour chacun des hébergements enregistrés, l entretien, les réservation et les tarifs. Remarque : vous pouvez également créer, grâce à cette fenêtre, un nouvel hébergement en utilisant le bouton «Nouveau». 31

32 Modification d affectation C est l affection de la réservation à un hébergement en particulier qui est concerné ici. Cette affectation peut être réalisée dès la création de la réservation, ou mise en attente en affectant un hébergement spécial d attente nommé «<NON AFFECTEE>». Soit pour que l affectation devienne effective, soit pour la modifier afin qu elle corresponde mieux à vos besoins en terme de répartition de réservations, ou à ceux du client, vous allez être confronté à la nécessité de modifier cette affectation à tout moment. Plusieurs solutions dans ce cas sont disponibles. La première est de cliquer avec le clic droit de votre souris directement sur la bande de couleur verticale représentant la réservation sur l agenda graphique en mode «Priorité à l hébergement». Un menu contextuel s affiche dans lequel vous sélectionnez «Modifier l affectation». Une nouvelle fenêtre s affiche. Dans le cas où vous auriez sélectionné l ensemble des hébergements pouvant convenir pour les clients au moment de la création de la réservation, ils sont rappelés dans la liste en haut à droite. Il suffit alors de double-cliquer sur l un d enter eux afin de le voir remplacer l hébergement initial. Si l hébergement souhaité n apparaissait pas dans cette liste, ajoutez-le en cliquant sur le bouton «+1». Si vous souhaitez basculer la réservation en «Non Affectée», cliquez sur le bouton adéquat. Cliquez alors sur «OK». Une autre solution consiste, en «Priorité à la période», à utiliser le Drag&Drop des réservations entre les différentes colonnes de l agenda graphique représentant les différents hébergements. D autre part, l enregistrement d une réservation de groupe propose aussi cette fonction. 32

33 Liste des réservations enregistrées Dans le menu déroulant «Données» et «Réservations», Cette fenêtre vous permet de visualiser la liste des réservations enregistrées dans le logiciel Co-Gîtes sous Windows. Il vous est possible de : - créer une nouvelle réservation en cliquant sur le bouton «Nouveau», - modifier une ligne de réservation, sélectionnez la dans le tableau et cliquez sur le bouton «Modifier», - supprimer une ligne après l avoir sélectionné dans le tableau, - de visualiser et d imprimer le tableau des réservations. - le bouton représentant une imprimante permet l édition de la facture D autre part, la première colonne du tableau est vide dans la plupart des cas. Par contre, si la réservation provient de la création d un groupe, elle prend la valeur «G» et le bouton «Client» devient «Groupe» afin de pouvoir accéder à la fiche du groupe afférent. Dans le cas où la réservation est associée à un apporteur d affaire, cette colonne indique un «A» et le bouton «Client» devient «App. D Aff.» afin d accéder à la fiche de cette personne. 33

34 Configuration de vos propres courriers Dans le menu déroulant «Options Avancées», «Configuration» et «Configuration courriers», Cette fenêtre vous permet de configurer vos propres modèles de documents (grâce au logiciel Microsoft Word 2000 ou supérieur) utilisables dans le logiciel Co-Gîtes sous Windows. Une liste de documents modèles est déjà présente (facture, demande d arrhes, AR + Contrat, accusé de réception Arrhes, ). Il vous est bien entendu possible de rajouter autant de modèles que souhaité. Pour modifier un document déjà présent dans liste, cliquez dans le tableau sur le modèle correspondant puis cliquez sur le bouton «Mise en page», le logiciel Word se charge à l écran et affiche le modèle choisi. Vous êtes dorénavant sous Microsoft Word, concevez alors votre propre document. Ce document est composé de texte entièrement modifiable (créer votre propre entête) par vos soins et de variables (&Loc_Nom, &Loc_Adr1, etc ) qui se remplacent automatiquement par les véritables informations du dossier lors du traitement par le logiciel Co-Gîtes ; ainsi la variable &Loc_Nom présent sur votre document se remplace automatiquement pendant le traitement par le nom du locataire. Pour obtenir cette liste de variables cliquez sur le bouton «Codes disponibles» une nouvelle fenêtre s affiche. 34

35 Pour imprimer cette liste de variable, cliquez sur le bouton «imprimante». Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur le bouton «Nouveau», Co-Gîtes ouvre une fenêtre vous permettant de sélectionner une catégorie dans la liste et ainsi vous aider dans le choix du document lors de l édition. double cliquez sur la catégorie souhaitée, une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de sélectionnez sur votre ordinateur le fichier modèle word lié au nouveau document créé puis cliquez sur le bouton «Ouvrir». Remarque : la sélection d une catégorie permet à Co-Gîtes de vous proposer par défaut les bons courriers selon le cas. de retour dans la fenêtre «Configuration des documents», une nouvelle ligne dans le tableau est créée, saisissez dans la colonne «Libellé» le nom du nouveau document. 35

36 cliquez ensuite sur le bouton «Mise en page» pour configurer le document comme vous le souhaitez. Enregistrer le document sous le même nom puis quittez le logiciel Microsoft Word. Remarque : pour supprimer un document dans le tableau, sélectionnez la ligne à supprimer et cliquez sur le bouton «Supprimer». Vous pouvez également prévoir le nombre d exemplaire à imprimer, pour cela, double cliquez sur la colonne «Ex.» et sur la ligne souhaitée, indiquez ensuite le nombre d exemplaire à imprimer. 36

37 Pour enregistrer un apporteur d affaires Dans le menu déroulant «Données» et «Apporteurs d Affaires», Cette fenêtre vous permet de saisir dans un tableau vos apporteurs d affaires. Pour cela, cliquez sur le bouton «Nouveau», une fenêtre s affiche vous permettant de saisie les coordonnées de l apporteur d affaires. Remarque : un apporteur d affaire est une personne morale ou physique qui agît pour le compte d autres personnes avec lesquelles vous n êtes pas directement en relation. L occupant n est pas votre client direct dans ce cas. Cette personne peut disposer d une remise sur vos tarifs de réservation, et c est elle qui sera facturé par vos soins. Au niveau de la fiche réservation, l occupant est différent du client. cliquez sur le bouton «Ok», de retour dans le tableau, il vous est possible de : - modifier une fiche apporteur après l avoir sélectionnée, - supprimer une fiche après l avoir sélectionnée, - d imprimer le tableau. 37

38 Les statistiques Dans le menu déroulant «Actions» et «Listes/Statistiques», Cette fenêtre vous permet d obtenir des statistiques. Pour cela, choisissez la statistique souhaitée dans la liste, puis saisissez la période et les critères souhaités (hébergement concerné, propriétaire concerné,...) ; cliquez sur le bouton «Imprimer» pour lancer l impression de la statistique directement sur votre imprimante ou sur le bouton «Vue» pour visualiser les résultats à l écran avant impression. Afin de fournir ce document à vos clients ou apporteurs d affaires, ou même l avoir devant les yeux, nous vous invitons à consulter le menu «options avancées Agenda papier A4» Pour chaque de la période sélectionnée, vous obtenez un tableau qui vous donne l occupation pour chaque hébergement, symbolisée par de petits carrés vides ou cochés. 38

39 Recherche de disponibilités Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton, une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de rechercher pour une période la disponibilité de vos hébergements ou chambres d hôtes. Pour cela, saisissez la période de recherche (ou cliquez sur le bouton «Période prédéfinie» pour choisir une période prédéfinie), cliquez sur le bouton «Cherche». Le tableau s initialise des hébergements ou chambres d hôtes libres pendant la période saisie. Pour réserver une période, cliquez sur la ligne souhaitée, puis sur le bouton «Réserver», une fenêtre s affiche. Choisissez ensuite la personne qui réserve pendant cette période. Pour saisir la période souhaitée, vous disposez des mêmes outils utilisables directement à l aide de votre souris. Le bouton «Périodes prédéfinies» vous donne accès aux périodes principales concernant les semaines, les mois Poursuivre la création de cette réservation grâce aux pages du guide ( p. 19 ). 39

40 Gestion des règlements Au-delà de la fiche réservation, Co-Gîtes vous propose une gestion plus complète pour l enregistrement, le lettrage et le suivi des règlements perçus. Pourquoi cette gestion particulière? Il faut tout d abord distinguer plusieurs type de règlement : => le règlement qui confirme la réservation est appelé * Arrhes s il n est pas encaissé et conservé jusqu au règlement complet de la réservation * Acompte s il est encaissé immédiatement => le règlement provenant d une même personne, physique ou morale, qui solde : * une seule et même réservation * plusieurs réservations dans le cadre d une réservation de groupe, ou règlement d un apporteur d affaire Co-Gîtes doit prévoir tous ces cas, et pour votre gestion propre, connaître les sommes qui ont été encaissées, effectuer un rapprochement bancaire à l aide vos relevés de compte, préparer une déclaration fiscale, La première étape est de retrouver dans vos bases de données la personne qui effectue le règlement. Pour cela sélectionnez le menu «options avancées» - «Comptabilité» - «Nouveau règlement» et tapez les premiers caractères du nom ou prénom de la personne, ou de la raison sociale de l agence, association, comité d entreprise,, recherchée. Lorsque le client apparaît dans le tableau du haut au niveau de la colonne «Personne» en tant que «CLIENT» ou «APPAFF», il est inutile de poursuivre la saisie du nom recherché, cliquez une fois sur la ligne correspondante. Les réservations attachées à ce client sont données dans le tableau du bas. Vous avez deux possibilités : => le règlement correspond à une réservation en particulier visible dans le tableau du bas : double-cliquez sur la ligne correspondante à cette réservation. => le règlement solde plusieurs réservations, double-cliquez sur la ligne afférente au client dans le tableau du haut Une nouvelle fenêtre s affiche. Cet interface est différente selon le cas choisi ci-dessus. Dans un cas la réservation est imposée (cas n 2), dans l autre cas les réservations soldées par ce montant, doivent être sélectionnées. C est pourquoi elles apparaissent dans la liste en bas de fenêtre. 40

41 Le règlement est affecté à une réservation particulière Le montant apparaît automatiquement. Eventuellement corrigez : 1. la date présente dans le champ «Perçu le», positionnée par défaut à la date du jour 2. le moyen de paiement, une liste pré-établie est donnée pour vous faciliter la saisie 3. l option «Le règlement a été encaissé» dans le cas où le montant serait déposé en banque, sinon il est considéré comme des arrhes non encaissés. Lorsque vous cliquez sur cette dernière option, la date d encaissement est positionnée par défaut à la date du jour. Corrigez alors éventuellement cette date, et saisissez votre banque concernée par ce versement. La saisie de la banque dispose d une liste pré-établie par vos soins. Consultez pour cela le menu «Options avancées» - «Configurations» - «Configuration générale» puis l onglet «Options» Lorsque la saisie est correcte, cliquez sur le bouton «OK». Le règlement concerne plusieurs réservations (groupes ou apporteur d affaires) Dans ce cas vous devez double-cliquer sur l ensemble de réservation présentes dans la liste en bas à gauche de l écran qui sont soldées par ce règlement. Au fur et à mesure elles se positionnent dans le liste en bas à droite est incrémentent d autant le montant réglé. Une autre méthode consiste à saisir directement le montant perçu puis à taper sur la touche «Tabulation» de votre clavier. Co- Gîtes essaie alors de trouver dans la liste des réservations non soldées l ensemble des réservations soldées par ce montant. Si le résultat est incorrect, repositionnez le montant à zéro afin de pouvoir utiliser manuellement la première méthode. Corrigez éventuellement les autres informations comme indiqué ci-dessus, puis cliquez sur «OK». Le suivi de ces règlements Vous avez ensuite la possibilité de gérer le suivi de ces règlements : => saisir la date d encaissement et la banque => saisir la date de crédit sur votre compte, le rapprochement bancaire Pour cela utilisez le menu «Options avancées» - «comptabilité» - «Gestion des règlements» Cette fenêtre vous permet d afficher les règlements non encore encaissés, afin d initialiser la «Date d'encaissement (dépôt en banque)», ou les règlements non encore crédités sur votre compte bancaire, afin de saisir la «Date de crédit sur mon compte (rapprochement bancaire)». 41

42 L objectif principal est de double-cliquez sur les lignes de règlement afin d initialiser l un de ces deux dates. Pensez à sélectionner la banque, dans la liste prévue à cet effet, sur laquelle sont encaissés les règlements, ou pour laquelle le rapprochement bancaire est effectué. Cette fenêtre permet aussi : - d enregistrer un nouveau règlement : bouton «Nouveau» - de modifier la fiche du règlement sélectionné dans le tableau : bouton «Modifier» - d annuler la dernière date du règlement sélectionné dans le tableau en cas d erreur de saisie : bouton «Annuler» Ce suivi peut être édité sur imprimante suivant plusieurs critères. Pour cela, sélectionnez le menu «Options avancées» - «Comptabilité» - «Editions» Suivant l édition choisie, sélectionnez les limites d édition et la période que vous souhaitez couvrir pour cette édition. Puis, suivant, les limites d édition demandées, sélectionnez les critères correspondants. Cliquez ensuite sur «Imprimer». 42

43 Configuration de l impression Dans le menu déroulant «Options avancées», «Configuration» et «Configuration impression», Cette fenêtre vous permet de configurer l imprimante utilisée par Co-Gîtes lors des éditions. Pour cela, choisissez dans la liste l imprimante souhaitée (et les propriétés). Configuration des couleurs Dans le menu déroulant «Options avancées», «Couleurs», Cette fenêtre vous permet de sélectionner les couleurs utilisées par le logiciel pour tracer les traits représentant les réservations, ou sur-réservations, confirmées ou non, et ceci pour un meilleur confort visuel compte-tenu de votre configuration d écran. Pour cela, il vous suffît de cliquer sur les boutons correspondants et de sélectionner la couleur désirée. 43

44 Liste des clients enregistrés dans Co-Gîtes Dans le menu déroulant «Avancée», «Cette fenêtre vous permet de visualiser la liste des clients enregistrés dans votre logiciel. Vous pouvez également créer dans cette fenêtre de nouveaux clients, pour cela cliquez sur le bouton «Nouveau», une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de compléter les renseignements sur votre client. Remarque : Pour modifier ou supprimer un client, sélectionnez le dans la liste et cliquez sur le bouton «Modifier» ou «Supprimer». Pour rechercher un client par son nom, utilisez le bouton présent sur la fenêtre principale du logiciel Co-Gîtes. Une fenêtre s affiche, saisissez dans le champ «Nom recherché» le nom de la personne souhaitée, au fur et à mesure de la saisie, le logiciel se place automatiquement sur la ligne recherchée. La colonne «Type» vous indique l origine de la personne affichée sur la ligne : CLIENT (Client individuel), OCCUP (occupant de l hébergement, n est pas forcément le client), APPAFF (apporteur d affaires) ou GROUPE (occupant d un hébergement réservé par l intermédiaire d une réservation de groupe). Remarque : cliquez sur le bouton «Voir» pour visualiser la fiche du client sélectionné dans le tableau. Le bouton «Détail» vous permet de voir la fiche réservation ou la fiche sur-réservation. Le bouton «Nouveau» vous permet de créer un nouveau client. 44

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