GESTION - ECOLE. Logiciel de gestion des établissements conventionnés. La société 8sens a développé avec l aide de la FAPEE un

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1 GESTION - ECOLE Logiciel de gestion des établissements conventionnés La société 8sens a développé avec l aide de la FAPEE un Outil de Gestion pour les APE gestionnaires d établissements d enseignement

2 Les fonctionnalités de gestion et de comptabilité sont regroupées dans un logiciel intégré fonctionnement conforme aux règles de la comptabilité publique outil moderne de gestion et de reporting financier intégration des fonctionnalités de gestion et de comptabilité en une base de données unique souplesse et facilité d utilisation paramétrage poussé pour s adapter aux situations locales multilingue architecture client-serveur SQL accessible à distance

3 Procédures comptabilité publique 8sens intègre les séquences d opération conformes aux procédures de comptabilité publique : Engagement > Liquidation > Mandatement > Règlement La gestion très fine des autorisations d accès permet d attribuer des fonctionnalités à l Ordonnateur, au Comptable et aux utilisateurs concernés. Les obligations de séparation des pouvoirs et de contrôle des dépenses sont ainsi respectées. Les différentes procédures sont accessibles via des menus personnalisés pour chaque utilisateur en fonction de ses droits. Gestion-Ecole Gestion Comptabilité Ordonnateur Comptable

4 Gestion des Achats Le menu Achats regroupe l ensemble des étapes du processus de gestion des achats La base de données Produits permet de gérer les types de produits ou services achetés par fournisseur (références, prix, conditions de règlement etc...) Les pièces sont transformées automatiquement vers l étape suivante (ex : Bon de Commande en Engagement) ce qui évite les duplications de saisie Les Ordres de reversement sont gérés en avoir de Liquidation La souplesse du paramétrage de chaque type d opération permet d attribuer les comptes comptables correspondants. Les opérations vont ensuite mouvementer automatiquement les comptes. Gestion des produits et services achetés par l établissement { { comptable ordonnateur Séquence des opérations respectant les règles d engagement budgétaire de la comptabilité publique Suivi des règlements permet d avoir une situation de trésorerie à jour

5 Gestion des Recettes Le menu Recettes regroupe l ensemble des étapes du processus de Recettes Les Services regroupent l ensemble des prestations fournies par l établissement : Scolarité Activités péri-scolaires Prestations à des tiers Restauration, Internat Location livres etc... La souplesse du paramétrage de chaque type d opération permet d attribuer les comptes comptables correspondants. Les opérations vont ensuite mouvementer automatiquement les comptes. L impression des Ordres de Recette (Facture) est faite directement depuis 8sens Gestion des services vendus ordonnateur comptable { { Facturation Suivi des règlements

6 Gestion des Tiers Le menu Tiers donne accès aux fonctionnalités de gestion des fournisseurs, des familles et des clients extérieurs Il permet également la gestion d une base Elèves La gestion des Familles et des élèves permet d émettre un seul Ordre de Recette pour une même famille ayant plusieurs enfants dans l établissement. On peut également choisir d émettre un Ordre de Recette par élève.

7 Comptabilité Budgétaire Gestion-Ecole gère la comptabilité budgétaire par Chapitre (section budgétaire) et Activité Les sections budgétaires sont paramétrables pour s adapter à la spécificité de chaque établissement La création d un Engagement (gestion des Achats) mouvemente automatiquement le montant des dépenses engagées et le solde disponible au budget du chapitre correspondant Les états paramétrables de reporting budgétaire permettent le suivi des engagements et les dépenses réalisées Les montants budgétés peuvent être modifiés (saisie des DBM) si l utilisateur en a l autorisation

8 Fonctions Comptabilité Grâce à l intégration de la gestion et de la comptabilité, les écritures comptables relatives aux achats, recettes, règlements sont passées automatiquement dans les journaux comptables. Elles sont consultables et modifiables Le menu Comptabilité permet également : la saisie d écritures par journaux ou en brouillard les rapprochements bancaires la consultation des extraits de comptes le lettrage des écritures les imputations analytiques la consultation à l écran, l impression ou l exportation de la balance, du grand livre et des états (reporting et états financiers)

9 Ergonomie et Souplesse d utilisation Les fenêtres 8sens ( dénommées vues ) utilisent une même interface utilisateur qui facilite la consultation et la saisie Les vues sont paramétrables par chaque utilisateur qui pourra ainsi adapter son environnement de travail recherche >> << fiche index >> >> liste

10 Etats paramétrables Gestion-Ecole permet la création personnalisée de nombreux états et pièces comptables et de gestion afin d éditer selon vos besoins et spécificités : Etats comptables Etats financiers conformes à la législation locale Etats de reporting de l APE et du gestionnaire Ordre de recettes, pièces de remise en banque Pièces comptables internes (ex : bordereau journal des mandats émis...) Les états peuvent être imprimés, envoyés par , exportés vers excel ou en pdf

11 Etats paramétrables La création des états et des pièces est réalisée à l aide de l éditeur d états 8print, fourni avec le logiciel ORDRE DE RECETTE LYCEE FRANCAIS DE TANANARIVE BP 4019 TANANARIVE Tél : Fax : Réf : Date : Famille FERNAND rue de l'école F /09/2013 ORDRE DE RECETTE Ville Code famille FAM01 Référence Libellé ligne Qté PU Net Montant net Facturation de services concernant l'élève Zoe FERNAND ECOLAGE1TP frais d'écolage 1er trimestre primaire 1 400,00 400, FRAIS DE DEMI-PENSION Facturation de services concernant l'élève Victor FERNAND 1 123,00 123,00 ECOLAGE1TC frais d'écolage 1er trimestre collège 1 550,00 550, DROITS D'EXAMEN 1 28,00 28,00 ECHEANCES Date Libellé Montant en 12/09/ ,00 Total HT Total taxes 1 101,00 Total TTC 1 101,00 Taux TAXES Base Montant ,00 0,00

12 Polyvalence technique compatible Mac OS et Windows avec les mêmes fonctionnalités multipostes sur une architecture clients-serveur SQL fonctionnement en réseau hétérogène (serveur mac ou Windows, postes mac ou Windows) gestion des droits d accès poussée choix possible par chaque utilisateur de sa langue d utilisation du logiciel (français, anglais et espagnol en standard, autres langues sur demande) sur le même réseau

13 Accès à distance Gestion-Ecole permet des accès sécurisés au serveur via internet, facilitant ainsi le contrôle de gestion à distance par les responsables de l APE

14 Support assistance Le support technique 8sens est accessible par internet (mail, Skype) Prestations de support incluses dans le coût de la licence

15 Tarification Coût du logiciel réparti en : - un droit de licence initial (fonction du nombre de postes) - un forfait périodique d assistance et de mise à jour Tarif spécial adhérents FAPEE LOGICIEL : Serveur 2 postes accès simultanés (ordonnateur et comptable) POSTE SUPPLÉMENTAIRE : 400 SUPPORT ET MISES À JOUR : 50 /mois

16 La société 8sens est une société française établie en région parisienne spécialisée dans les logiciels de gestion de comptabilité multi plateformes Contacts Philippe Gérard - Directeur commercial 8sens Xavier Gonon - Responsable du projet à la Fapee

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