NOUVELLE FORMULE PROPOSITION DE PARTENARIAT CINQUIÈME ÉDITION

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1 NOUVELLE FORMULE PROPOSITION DE PARTENARIAT CINQUIÈME ÉDITION

2 Pourquoi devenir partenaire du Geekfest? Pour un marché cible à fort potentiel d achat Afin de bénéficier d une chance unique de vous présenter au sein de ce groupe cible. Toucher un marché fidélisable à l achat dans leurs centres d intérêt Démontrer votre loyauté et renforcer vos liens envers vos clients fidèles. Vous rapprocher d un marché précurseur de nouvelles modes et idées. NOTE: // Veuillez noter que ce document est confidentiel et les droits de reproduction sont réservés. Cette offre de partenariat vous accordera le droit d utiliser officiellement les marques de commerce protégées du GeekFest Montréal (Festival Geek Montréal), jusqu en décembre 2015, si une entente est signée et approuvée par le GeekFest et seulement à partir de la signature de l entente. PROPOSITION DE COMMANDITE - GEEKFEST MONTREAL 2015 hhtp:// 3

3 Un geek, c est quoi? Par définition un «geek» c est : une personne qui se passionne à l extrême, et parfois de manière excessive selon son entourage, pour un sujet donné. Le geek est souvent associé à l informatique ou aux bandes dessinées. Or, là ne s arrête pas le champ d intérêt du geek, celui-ci pouvant se passionner pour des domaines aussi divers que la musique, les jeux de rôle, un courant cinématographique particulier et bien plus Réalisé par et pour les geeks... Fondé en juillet 2009, le Festival Geek Montréal (GeekFestMtl) est un organisme sans but lucratif. Le Festival Geek Montréal est un festival créé par des geeks, pour des geeks. Il se veut à la fois rassembleur et ludique. Tous les types de passionnés sont invités à participer aux différentes activités mais rien n empêche les non-geeks de prendre part à l événement. Montréalement Geek Montréal est la ville par excellence pour tout festival digne de ce nom. Elle en compte déjà un bon nombre, tous plus intéressants les uns que les autres. Notre objectif est de créer un événement unique, à caractère inclusif et conférer une touche nouvelle à ce type de rassemblement récréatif. Le Festival Geek de Montréal est l endroit idéal pour s imprégner d une ou l autre des facettes de l univers geek. Nous présentons en quelque sorte une série de petits festivals, dans le but de piquer la curiosité du visiteur et, qui sait, lui permettre de développer une nouvelle passion. Si le visiteur a déjà la piqûre pour l une ou l autre des activités présentées lors du festival, en s y rendant, il pourra profiter pleinement des activités qui lui sont offertes. Les éditions en chiffres 1 re Édition 6-7 mars École SupINFO 500 participants 2 e Édition 5-6 mars Cœur des sciences (UQAM) 800 participants 3 e Édition 13 avril Hôtel Espresso 500 participants 4 e Édition (GeekFest Québec) 5-6 juillet Limoilou 500 participants PROPOSITION DE COMMANDITE - GEEKFEST MONTREAL 2015 hhtp:// 5

4 Impact médiatique Du point de vue des communications, le Festival Geek Montréal a été très riche en partenariats de toutes sortes. Nous avons notamment développé des partenariats médias avec Z Télé, Branchezvous!, Bombe.tv, Geeks are Sexy, Geekbecois, Les Mystérieux étonnants et Pieuvre.ca. Nous avons également vu notre nom circuler dans quelques grands médias : Musique Plus, Radio-Canada, Le Devoir, Quartier libre. Plusieurs articles sur le Web nous ont également été consacrés, en tout ou en partie. Notons, entre autres, les sites MSN Techno, Branchez-Vous Techno, Synchro Blogue et Infopresse. Tous les articles peuvent être consultés sur la page Médias de notre site Web. Une forte présence Web L organisation et le festival ayant été bâtis principalement par la force des médias sociaux, nous sommes présents sur les deux plateformes les plus populaires à l heure actuelle : Facebook et Twitter. Voici un aperçu en date du 14 Avril 2015 : Facebook avec 3,136 admirateurs et Twitter avec 1,347 abonnés. Types de participation Un festival de cette envergure demande un apport en entreprises et organismes prêts à aider la communauté geek de Montréal. Il existe plusieurs façons de commanditer l événement : don en argent, don ou prêt de matériel, don en services, etc. Lorsque les dons ne sont pas d ordre pécuniaire (argent comptant ou chèque), la valeur estimée devra être prise en considération comme un don de 50 % de sa valeur réelle. Nous offrons la possibilité au premier commanditaire diamant (don en argent) d acheter le nom du festival édition 2015 et d utiliser ce nom comme il le décidera, par exemple : Festival Geek Montréal 2015 présenté par [Votre nom d entreprise]. Le montant total recherché pour le festival est d au moins 10,000 $. En cas de commandite matérielle ou autre, les montants seront calculés différemment. Le festival est ouvert à toutes discussions ou suggestions. Une liste des besoins matériels sera disponible sur demande. PROPOSITION DE COMMANDITE - GEEKFEST MONTREAL 2015 hhtp:// 7

5 Nos invités 2015 NOOB (Web-Série) Emilie Laliberté Gab Joncas Guillaume Couture Fabien Fournier (Fantöm) Anne-Laure Jarnet (Gaea) Mathieu Zecchini (Ystös) (Chaîne Je Joue le Jeu ) Guiz de Pessemier & Laurent Lasalle LARPs: The Series (Chaînes GuizDP et Le Jeu c est Sérieux ) J-MI & MIDI-D Julien Bernatchez Lar desouza Luduc Stéphane Pellep Pelichet Scott Humphrey Charlotte Rogers Jonathan Silver Elizabeth Neale John Verrall Julian Stamboulieh Benjamin Warner (Site et chaîne youtube Petit Petit Gamin) Skieur Fluo Testeur Alpha/Bêta Quelques statistiques à leur propos Vues Youtube Abonnés Youtube Fans Facebook NOOB (Web-Série) 43,114,436 vues 212,348 abonnés 256,127 likes LARPs: The Series 1,253,279 vues 1,165,013 abonnés 3,550 likes Guiz de Pessemier 8,128,393 vues 32,729 abonnés 1,919 likes Petit Petit Gamin 4,030,151 vues 5,402 abonnés 69,766 likes Skieur Fluo 3,108,791 vues 2,030 abonnés 3,133 likes Gab Joncas 1,565,530 vues abonnés 7,155 likes Le Jeu c est Sérieux 908,967 vues 10,303 abonnés 3,372 likes Testeur Alpha 483,225 vues 8,126 abonnés 2,679 likes Julien Bernatchez 273,459 vues 1,325 abonnés N/A Luduc 230,648 vues 1,488 abonnés 1,116 likes Je Joue le Jeu 38,136 vues 970 abonnés 568 likes (sur la chaîne Geek and Sundry) Toutes ces statististiques sont en date du 14/04/2015 PROPOSITION DE COMMANDITE - GEEKFEST MONTREAL 2015 hhtp:// 9

6 Quelques Partenaires Médias Café Vrac Carta Magica Cégep de Limoilou CCJVQ CVIT CyberCAP DevLAB MTL Filofilo Gros Joueurs High Road Communications Jimmy Suzan, bédéiste Kindo Communications L Orchestre de Jeux Vidéo Les Mystérieux Étonnants Linux Québec Microsoft WebsiteSpark Montréal Comic-Con O-Taku Manga Lounge Otakuthon Polymancer Studios Artemis Bridge Simulator What the fur? Yelp! Ztélé Partenaires et exposants du passé 501 e st et L Alliance Rebelle Black Flags Pictures BlackFlag Pictures Carlitos Contraptions Charles Emmanuel Ouellet Bédéiste Cinema Passion Clumsy Plush DemoScene DEVLab Douteux.Org Front Froid Ghostbusters Montréal Institut Desgraff Kiki Décoiffe Antre À Gobeline Les Ateliers de La Moufette Mauve Les Productions Babel Librairie Première Issue Manga-Thé Nanopress Productions Katharsis Putré-fashion Squish Image Steampunk Montreal The Cute Institute Wasabi Manga PROPOSITION DE COMMANDITE - GEEKFEST MONTREAL 2015 hhtp:// 11

7 Nos niveaux de commandite Diamant Platine Or Argent Matériel Commandite $ $ 500 $ 100 $ à 500 NA Logo sur page entrée du site Affichage bannière de votre bannière dans le hall d entrée Entrées gratuites Logo sur le tee-shirt des bénévoles Matériel promotionnel distribué aux 50 premiers arrivants. Une place de kiosque inclus Mention dans les communiqués Mention dans les publicités Sac promotionnel du GeekFest offert au Commanditaire. Ajout du nom de la compagnie au nom du festival. Case horaire et salle de panel mis à votre disposition durant le festival. PROPOSITION DE COMMANDITE - GEEKFEST MONTREAL 2015 hhtp:// 13

8 On peut toujours juger du caractère de l homme par son entreprise... - Voltaire L homme peut toujours juger l entreprise par ses petits caractères... - Votre comptable Section appendices

9 Entente relative aux espaces marchands GeekFest Montréal 2015 (7-8 Novembre Collège de Maisonneuve) EMPLACEMENT, TARIFS ET CONTENU DE L ESPACE DE L EXPOSANT La salle des exposants du GeekFest Montréal est située dans la cafétéria du Collège de Maisonneuve. Le GeekFest Montréal aura lieu les 7 et 8 Novembre Chaque espace loué comprend : deux (2) laissez-passer, un (1) espace de 6 par 6, une (1) table de 65 cm de large par 150 cm de long et deux (2) chaises. L ajout de table ne donne pas de laissez-passer supplémentaire. Entente relative aux espaces marchands GeekFest Montréal 2015 (7-8 Novembre Collège de Maisonneuve) Tout matériel supplémentaire dans l espace attribué est la responsabilité de l exposant. L organisateur ne fournira ni les nappes ni les jupes de table. En raison de l espace limité, L organisateur ne peut garantir que tous les espaces exposants auront accès à une prise électrique. Il ne faut en aucun cas bloquer l accès aux appareils de protection contre les incendies (alarmes, extincteurs, etc.) et aux sorties de secours. L organisateur se réserve le droit de demander aux exposants de déplacer tout objet faisant obstruction. CONDITIONS ET RÈGLEMENTS L exposant ne peut vendre que des produits commerciaux, neufs ou usagés. La contrefaçon est interdite, donc la vente d images officielles, reproduites ou copiées en tout ou en partie est interdite, peu importe le format (Disney, Nightvale et Homestruck, etc.) L exposant ne peut vendre que des œuvres d art et des produits d artisanat qu il a confectionnés. Si le participant fait partie d un groupe, cercle ou studio (ci-après «groupe») et vend des œuvres de membres qui ne sont pas présents, il doit en informer le personnel à son arrivée au festival. Un document de consentement signé par les autres membres est obligatoire. Si l exposant ne possède pas un tel document, il ne pourra vendre que ses œuvres et non celles des membres de son groupe. Les œuvres comprenant de la nudité ou du contenu sexuel ne peuvent être exposées à moins d être recouvertes de manière à ce que les éléments explicites ne puissent être vus par les mineurs. Vendre ou exposer des items à caractère sexuel à un mineur constitue un acte criminel. L exposant doit s assurer que son client a plus de 18 ans en exigeant une preuve d identité avec photo. L acceptabilité d une œuvre ou d un produit est à la discrétion des responsables de la salle des exposants et en est reconnu comme responsable légal. Tout exposant contrevenant sera expulsé de la salle des exposants sans remboursement. L acceptabilité d une œuvre ou d un produit est à la discrétion des responsables de la salle des exposants. NOTE : L organisateur se réserve le droit d inspecter les espaces durant l installation et durant le festival. L organisateur peut à tout moment expulser un exposant du festival, sans avertissement s il contrevient aux règles de la salle des exposants, et ce, sans être responsable des frais de location, perte de revenus, ou tout autre dommage. CE CONTRAT CONSTITUE LE SEUL AVERTISSEMENT Les marchands et exposants se conformeront aux lois et règlements fédéraux, provinciaux et municipaux, particulièrement en ce qui concerne les armes et le copyright. 2. Les marchands et exposants sont responsables du paiement des taxes applicables et de l obtention de tout permis pouvant être requis pour vendre ou exposer à GeekFest. 3. Ni GeekFest ni le Collège de Maisonneuve ne peuvent être tenus responsables pour quelque inconvénient qui puisse arriver à un marchand ou exposant, incluant, mais non limité, aux dommages, vols et blessures, et ce que la cause en soit accidentelle, naturelle, une négligence de la part du Collège de Maisonneuve, du GeekFest ou d un autre marchand/exposant, ou de toute autre cause. Le marchand ou exposant est seul responsable de ses biens et des biens des autres qui peuvent être endommagés par son exposition et/ou les activités qui en découlent. L exposant comprend que l organisateur et le Collège de Maisonneuve n offrent aucune assurance englobant les exposants et leurs biens, et qu il est la responsabilité de l exposant d obtenir ces assurances s il y a lieu. L exposant doit souscrire à des assurances nécessaires contre la perte ou les dommages aux biens, les blessures et les décès, ainsi que contre toutes les responsabilités qui en découlent. 4. Pour des raisons de sécurité, les marchands et exposants sont requis de conserver leur aire désignée propre en tout temps et de s assurer que les aires de circulation et d évacuation demeurent libres. Toute marchandise, étalage, chaises, étagères et autres doivent demeurer à l intérieur de chaque espace alloué. 5. Les lieux doivent être remis dans le même état que celui dans lequel ils ont été trouvés, propres et sans dommages. Les marchands et exposants seront tenus responsables de tout dommage causé à l édifice et/ou aux autres aires d exposition. De plus, le GeekFest ne peut garantir que nous serons autorisés à utiliser du ruban à gommer sur les murs, soyez donc prêt à devoir passer à une autre alternative. 6. GeekFest tolère le partage et la «sous-location» de table, mais tient le signataire ci-dessous entièrement responsable en ce qui concerne le respect de nos règlements et du ENTENTE RELATIVE AUX ESPACES MARCHANDS 2

10 Entente relative aux espaces marchands GeekFest Montréal 2015 (7-8 Novembre Collège de Maisonneuve) Entente relative aux espaces marchands GeekFest Montréal 2015 (7-8 Novembre Collège de Maisonneuve) paiement des frais. Il s agit là aussi d un privilège et non d un droit, et il peut être révoqué par le GeekFest en tout temps. Choisissez sagement vos amis. 7. GeekFest se réserve le droit de demander le retrait de tout matériel qui, du seul point de vue du GeekFest, sera jugé offensant, dangereux, possiblement illégal, trop bruyant ou sans rapport avec notre évènement. La vente de nourriture et de boissons est interdite sans autorisation préalable. 8. GeekFest fera de son mieux pour accommoder vos requêtes, mais se réserve le droit de modifier l agencement des tables et/ou les heures d ouverture si nécessaire afin de respecter les objectifs du congrès et les exigences du Collège de Maisonneuve. 9. Dans le but de faciliter la sécurité de vos étalages, l organisateur garantit la fermeture à clé des portes de la salle des exposants de 18 h le samedi jusqu à 8 h le dimanche. L exposant peut laisser son équipement et sa marchandise dans la salle; cependant, le festival GeekFest ne sera pas tenu responsable des pertes ou vols d objets personnels ou marchandise durant les heures d installation, d ouverture, de fermeture ou de démontage. Tout bien de l exposant est au soin de ce dernier et il doit en assurer la garde et le contrôle pendant le transport vers les lieux d exposition ou hors de ceux-ci. L exposant doit démonter son espace entre 17 h et 21 h le dimanche 8 novembre 2015 (sous réserve de changements, l organisateur communiquera avec l exposant par écrit s il y a lieu). Veuillez noter que la salle des exposants ne sera pas ouverte au public le vendredi. L organisateur se réserve le droit de modifier cet horaire en fonction de ses besoins et avisera l exposant de toute modification. 10. Au cas où GeekFest serait annulé ou est dans l obligation de fermer la salle des marchands pour la totalité ou une partie du congrès, GeekFest devra rembourser le marchand ou exposant sur une base proportionnelle. GeekFest est libéré de toute réclamation pouvant découler des conséquences. 11. Si un marchand ou exposant ne respectait pas de quelque façon les termes et conditions de cet accord, GeekFest a le droit de mettre fin au dit accord. GeekFest conservera les frais payés en tant que compensation (non une pénalité). Étant acquis que GeekFest sera pénalisé par le manquement de l exposant et qu il n y a aucune autre façon précise d en déterminer le coût, si un marchand ou un exposant devait ne pas occuper son espace, GeekFest ne remboursera pas le marchand ou l exposant, pour la même raison, et peut si c est son choix réassigner ou occuper le dit espace comme il lui plaît. 12. Tout comportement de la part du marchand ou exposant, ou de la part des agents et représentant du marchand ou exposant, jugé, dans la seule opinion de GeekFest, de nature à jeter le trouble résultera en l expulsion des dits fauteurs du congrès, avec l annulation de leur adhésion et le non-remboursement de leurs frais. Entrée principale Sortie de secours ORGANISATION / AUTOGRAPHES ZONE C ZONE B ZONE A Sortie de secours Sortie de secours AIRE DE REPOS PLAN DE LOCALISATION 3 ENTENTE RELATIVE AUX ESPACES MARCHANDS 4

11 Choisir votre emplacement Entente relative aux espaces marchands GeekFest Montréal 2015 (7-8 Novembre Collège de Maisonneuve) Nom de l entreprise: Nom de la personne-ressource: Titre: Adresse: Ville: Province: Code Postal: Téléphone : Courriel : Site web : Moyen de communication privilégié : Téléphone Courriel Courrier Veuillez présenter votre demande ci-dessous. Prix 1e table Par table additionnelle Table pour marchand (Zone A) 200$ 150,00 $ Table pour marchand (Zone B) 150$ 100,00 $ Table pour marchand (Zone C) 100$ 75,00 $ # table additionnelle Total Options supplémentaires Prix Quantité Total Laissez-Passer supplémentaire 25,00$ Repas pour 2 personnes servi à votre table Envoyez une copie numérisée de ce document à dealers@geekfestmtl.com en mentionnant votre méthode de paiment privilégiée (Paypal, Chèque ou autre arrangement) par chèque, libellé à l ordre de SAJDR, veuillez l envoyer à l addresse suivante : Production Geek Québecois 972 Avenue Casot Québec, Québec G1S 2Y1 20$ /Jour Meilleur moment pour vous joindre : Jour Soir Weekend Total du contrat : Paiement reçu : Entente relative aux espaces marchands GeekFest Montréal 2015 (7-8 Novembre Collège de Maisonneuve) L entreprise ou l artiste soussignée (ci-après appelée «le marchand») s engage à louer un espace au Festival Geek de Montréal (GeekFestMTL), organisé par Production Geek Québécois (ci-après appelée «l organisateur»), qui se tiendra au collège de Maisonneuve les 7 et 8 Novembre 2015, conformément aux conditions et aux considérations énoncées suivants. L entente entrera en vigueur dès que les modalités auront été acceptées par les deux parties, par écrit ou verbalement. L organisateur se réserve le droit de modifier les modalités relatives aux stands des marchands, aux tarifs, aux règlements ou à tout autre élément, et ce, sans préavis. Tout prenant compte de la zone sélectionnée par le client. Chaque stand/espace comprend : Votre nom et logo dans la section «Marchands» du site web Un espace de 6 pieds par 6 pieds avec une table d environ 6 pieds de long (Voir plan en annexe pour le positionement des zones) Deux laissez-passer Deux chaises Une option d avoir un repas et de deux boissons livré à votre table entre Midi et 13h est disponible au coût de 20$ par jour est disponible pour les deux jours de l évènement. Tout paiement doit être réglé par chèque à l ordre de «SAJDR». L organisateur n acceptera aucun agent comptant par la poste. Dans l éventualité où l événement n aurait pas lieu, l organisateur remboursera au marchand tous les versements, sans pénalité. Le 1er versement (50 % du montant total) est exigible dix (10) jours ouvrables après la signature de la présente entente. Le solde doit être payé au plus tard le 15 août Les places sont limitées et seront attribuées par ordre de réservation avec dépôt. L organisateur fera tout en son pouvoir pour tenter d attribuer au marchand l espace que ce dernier aura choisi. Toutefois, il pourrait être nécessaire de modifier la disposition de la salle des marchands; l organisateur se réserve le droit de modifier, voire d échanger les places assignées aux marchands. Les espaces sont attribués selon leur disposition sur le plan. (Voir annexe) Représentant du marchand Signataire autorisé: (en caractères d imprimerie) Nom, titre Signature: Date: Nous certifions avoir lu et compris toutes les clauses du document présent Représentant de Production Geek Québecois Signataire autorisé: (Caractères d imprimerie) Nom, titre Signature: Date:

12 facebook.com/geekfestmtl twitter.com/geekfestmt.com geekfestmtl.com Production Geek Québecois 972 Avenue Casot Québec, QC G1S 2Y1