Agence de Développement Economique Et Touristique des Vosges. "à usage uniquement interne"

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1 Agence de Développement Economique Et Touristique des Vosges "à usage uniquement interne" Semaine N 23/ Rapport de visite N 122/ Date d émission : 01/02/2012 Objet : Réunion club repreneurs Emetteur : Francine DIDELOT Date : 14 juin 2011 Destinataire : Damien PARMENTIER, Directeur Personnes présentes Olivier COULON Caroline COTTIN Jean Luc MEYER Christophe HERNANDEZ Franck MOUGEL Jean Michel STROHMANN Frédéric JACQUOT Jean Yves PEREZ Francine DIDELOT Intervenant, Chargée de Mission "Transmission des entreprises" Vosges Développement" Objet de la rencontre Monsieur COULON se présente : Accompagnement des TPE, informatisation clientèle le matériel le logiciel, la maintenance. 7 ans connaissance du tissus, reprise gérant de société // métier expert comptable Produit de gestion et vendre du logiciel TPE ou PME maxi 100 salariés Ses coordonnées Ingénierie Page 1 01/02/2012

2 Un choix, Monsieur Coulon a décidé de travailler avec une seule entreprise de logiciel, choix par rapport qualité prix (EBP), EBP fait, entre autre des logiciels qui sont des ERP une gamme ciblée par rapport à la société demandeuse, mais aussi des logiciels dédiés Métiers. Plusieurs axes suivant ce que l on veut mettre en place et pour qui dans la société Présentation du power point : Définition, pourquoi et lequel Plusieurs présentations lors de cette réunion, l une gratuite et peut être téléchargée, mais il est nécessaire de se faire accompagner par un correspondant afin de l adapter à son projet. Monsieur Coulon fera une démonstration EBP. La place de l ERP dans l entreprise, voir pp Définition : plutôt PGI définition française ; progiciel de gestion intégré «logiciel qui permet de gérer l ensemble des processus opérationnels d une entreprise, en intégrant l ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaine, la gestion comptable, financière, mais aussi la vente, la distribution, l approvisionnement, le commerce électronique» Souvent des modules se rattachent à une même base : Achat, paies, comptabilité, gestion de stocks, ventes Souvent les outils sont séparés et demande plus de contrôle. Avec une base, PGI les liens sont des facilitateurs, Pourquoi un PGI ou pas Quel systèmes informatisés en place, Si oui, qui l utilise? À quel niveau mettre les pc en réseaux, quels sont les liens entre les services quel lien avec l extérieurs avec les fournisseurs, les autres entreprise du groupe Quelle maintenance, quel programme continu de mise à niveau des logiciels des personnes utilisatrices Est-il efficace qu est qu il apporte? Un système bien géré doit faire faire des économies, gestion des stocks, des prix de vente Les liens sont très importants sur du temps réel. Le temps de gagner pour la réactivité, Si non, pourquoi, comment le vivent les salariés ; quelle est leur formation si anciens systèmes, ou travaillent-ils sous des formes différentes. Faire l analyse avec les utilisateurs : Quelle image, pourquoi pas positive, renvoyée vers l extérieur. Des savoirs faire du petit artisan.? Garder des interventions pour maintenir un savoir faire, peut-être nécessaire. Si besoin de PGI, Suivant la taille de l entreprise, le logiciel doit s adapter le système par rapport aux besoins Capacité de réorganisation le temps (formation des utilisateurs) capacité coût et temps de faire : Ingénierie Page 2 01/02/2012

3 Les éléments inattendus Un système imposé par le fournisseur, Les avantages : Optimisation des processus de gestion Cohérence et homogénéité des informations Unicité du système d information Partage du même système d information Minimisation des coûts surtout de maintenance et de correction Globalisation de la formation Globalisation de pensée unique dans l ent Diminution du coût salariale de saisie comptable ; toute les saisies sont directement liées à la comptabilité, Les utilisations de logiciel si ce n est pas le même jeu de passerelle Maitrise des couts et des délais de mise en œuvre, faire une étude par rapport à son projet, La mise en place peut-être faite par étape? Risque de pilotage de mise en place mal orchestré, attention à la mise en place qui doit être bien réfléchi, Le coût pouvant atteindre plusieurs dizaines de milliers d euros mais il y a moins cher Le sur dimensionnement du produit par rapport aux besoins réels Et le sous dimensionnement du produit La lourdeur et rigidité de mise en œuvre (pensée globale) Bien connaitre ses besoins ; Difficulté d appropriation par le personnel, Nécessite la maitrise des processus de l ent. Parfois réorganiser selon le fonctionnement du PGI Maintenance continue et soutenue (adapté aux besoins) l installeur doit prévoir l assistance au moment de la mise en œuvre. LES ANTAGONISTES Pour le personnel, difficulté d appropriation, l utilisation du même langage (très positif) mais l inverse est vrai aussi le sentiment de perte d appartenance (hors droit d accès) sentiment de pouvoir tout contrôler, je peux tout vérifier, le personnel peut se sentir épié. Remodelage global des processus blocage PGI payant ou libre Le libre gratuit est un produit abouti, beaucoup d intervention lors de la mise en place, attention au téléchargement sans mise en place de paramétrage, de maintenance... Des sociétés se sont installés sur le marché pour faire l installation attention choix de la société sa place et sa durée.. Ingénierie Page 3 01/02/2012

4 Mise en place et formation plus importante trop de fonction à faire pour adapter le produit par rapport aux besoins La location, attention aux contrats, Le contrat de location (un pack, avec un contrat) ; il s occupe de tout Exemple la fédé du BTP mise en place d un système à disposition des PME avec des accès payant ou gratuit Les non libre Le coût, moins de souplesse (mais cela peut être un plus) et vous orienter sur les actions à mettre en place pour progresser, des frais de mise en place et de formation moindres. Indispensable : Une assurance du suivi et de leur évolutivité et mise à jour globale Une prise en main 2 présentations : 2 logiciels Open ERP Démonstration : Téléchargeable un tableau de bord, fichier exemple menu ex produit liste de prix, ressources humaines.crm (partie pour les Commerciaux, leur prospection) ; SRM c est la Gestion de la relation Fournisseurs, et est le cousin de la CRM, qui elle, est la Gestion de la relation Clients. SRM: "Supplier Relationship Management" CRM: "Customer Relationship Management" Exemple fabrication de facture : Le travail de saisi, la mise en place possibilité d exporté si base correcte, souvent difficulté par rapport à la base. Souvent on passe par Excel mais parfois il faut repartir à zéro. Le 2 ème produit EBP PGI Open-Line Au départ le suivi de mes clients plutôt des TPE. Au départ, demande de leurs conditions, EBP le +, c est la saisi des informations, tarif et décidé au départ. Tandis que EBP passait première marque de logiciels recommandée par les Experts comptables, le PGI d EBP était consacré meilleur ERP par certaines revues spécialisées. Des évolutions importantes, deux ans et mise à jour trimestrielle et c est fait auprès des clients. Maintenant, évolution majeure 2 à 3 fois par ans. Démonstration Définition des postes (clients, devis, factures, règlement transfert en comptabilité. Ingénierie Page 4 01/02/2012

5 Pas de volume maximum, présentation comme Outlook Gestion commerciale et gestion commande stock facturation En fonction des besoins, les ERP, tels qu EBP Open-Line, peuvent être poussés très loin dans leur paramétrage. EBP plus conviviale, (présentation accessibilité ) Contrôle des stocks, suivi des commandes les fonctionnalités les mêmes que Word. Gestion en contre marque, gestion en directe,.. Des infos complémentaires Possibles (photos, modifications des prix par rapport aux clients Vérification des délais de livraison, par qui, ou en est la livraison Personnalisation par rapport à ces besoins ; ces logiciels peuvent y répondre. Possibilité de recherches avancées par code, par prix, par client. Le choix des logiciels est soumis aux besoins de l entreprise, nécessaire de faire une étude de la démonstration En gros, un système OPEN ERP (téléchargeable mais adapté par un correspondant), communément dit gratuit, coûte en moyenne 35 K ; si l outil ne vous permet pas de gagner en productivité, ou en personnel. Ne pas le faire, suivant le nb de personne, EBP l approche ; des clients travaillent en mono poste, quel type d ERP, pour combien de personnes, avec quel postes Un mono poste 1200 euros, installation puis formation, maintenance, minimum de 5 jours, assistance, 600 euros euros de bases Suivant la société, les besoins, analyser bien avant la mise en œuvre. Que peut-on gérer, et jusqu ou aller dans le compta Gestion RH congés, absence pas de logiciel de paie en dessous de 8 salariés attention aux modifications législatives. Les experts assurent ces services. Quels sont les processus à gérer ; ou une fonction répond aux besoins de la société. Des connections peuvent être mis en place par rapport au E commerce, Se poser les bonnes questions (les besoins) à la maitrise un PGI c est structurant pour la société, voir article de presse usine nouvelle. Suivi du projet La prochaine réunion aura lieu comme prévue le 21 juin à EGD avec une présentation des assurances pour l entreprise et pour le dirigeant Sinon on se retrouve en septembre avec d autres thèmes. C est à vous a en proposé. Ingénierie Page 5 01/02/2012

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