Objet : Compte rendu de la réunion de présentation de la future organisation du service des affaires familiales en cabinets

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1 ST DENIS, le 20 septembre 2011 COUR D APPEL DE SAINT DENIS DE LA RÉUNION TRIBUNAL DE GRANDE INSTANCE DE SAINT DENIS DE LA RÉUNION Objet : Compte rendu de la réunion de présentation de la future organisation du svice des affaires familiales en cabinets A la demande de M CHATEAUNEUF, Président de la juridiction, Madame Le Bâtonni et les membres du conseil de l ordre étaient conviés le 1 septembre 2011 à particip à une réunion de présentation de la nouvelle organisation du svice des affaires familiales. Etaient présents : - M CHATEAUNEUF, Président du Tribunal de Grande Instance ème - Mme BEHARY, Vice-Présidente, magistrat coordonnateur de la 2 chambre (chambre de la famille et chambre du conseil) - Mme SANTORO, juge aux affaires familiales - Mme LE BIHAN, juge aux affaires familiales - Maître ANILHA, Bâtonni - Maître SETTAMA, membre du conseil de l ordre - M GOMES, Directeur de greffe - Mme LO BONO, greffi en chef adjoint Monsieur le Président, en préalable, informe Madame le Bâtonni et les membres du conseil de l ordre des nouvelles pspectives de la juridiction : - l implantation le 5 septembre 2011 du nouveau logiciel dénommé CASSIOPEE de traitement des procédures pénales au niveau national. - l arrivée de magistrats et fonctionnaires au 1 septembre : 6 nouveaux magistrats dont Mme Magalie LE BIHAN, affectée au svice des affaires familiales. 16 fonctionnaires dont 4 affectés au svice des affaires familiales. Ce renfort pmettant de spécialis les juges dans un svice dédié à hauteur de 90 % de leur temps de travail. - par la mise en place à compt du 1 octobre 2011 d une nouvelle organisation du svice des affaires familiales en cabinet : Le svice des affaires familiales connaît une activité en forte progression, et les délais actuels de traitement ne sont pas satisfaisants pour répondre aux attentes des justiciables et des professionnels. L ensemble des magistrats et fonctionnaires en charge du svice ont participé, au sein d un comité de pilotage présidé par M CHATEAUNEUF, à divses réunions de travail pour identifi les dysfonctionnements et rechch une organisation pformante dans la gestion des dossis.

2 L analyse de l organisation existante montre en effet des faiblesses par le nombre important de magistrats intvenant au sein du svice, par le manque de polyvalence du greffe, et la difficulté d adapt l organisation ( notamment en nombre d audiences) à la gestion des flux. Les moyens mis en oeuvre pour répondre aux objectifs fixés sont : Le renfort de l effectif magistrat et greffe - l affectation de 3 juges à 90% pour le svice soit 2.70 équivalent temps plein travaillé (Sans compt le svice des tutelles mineurs) - un effectif greffe de 8 fonctionnaires (au lieu de 7) soit 7.5 équivalent temps plein travaillé : dont 3 greffis et 5 adjoints administratifs faisant fonction de greffi. La création du svice des tutelles mineurs en mars 2011, suite aux transfts des 3 tribunaux d instance de l arrondissement judiciaire : Depuis le 16/08/11, un seul juge des tutelles mineurs est désigné en la psonne de Mme NOLET assistée par un greffi travaillant à mi-temps pour le svice. La création de 3 cabinets JAF composés chacun d un juge et de deux greffis (ou faisant fonction de greffi) : et répartition égalitaire et numérique des dossis au sein des cabinets. Caque cabinet étant en charge de la globalité du contentieux des affaires familiales. Le cabinet 1 présidé par Mme BEHARY (bureau 219) assistée de Mme MOREL, greffi et M BENARD, faisant fonction de greffi (bureaux 225 et 224) Le cabinet 2 présidé par Mme SANTORO (bureau 216) assistée de Mme SOUPAYA VALLAMIA, greffi et Mme HUBERT, faisant fonction de greffi (bureaux 215 et 214) Le cabinet 3 présidé par Mme LE BIHAN (bureau 217) assistée de Mme DI CICCO et Mme TIMBOU, faisant fonction de greffi bureaux 218 Soit pour le greffe, des binômes polyvalents et une pmanence assurée au sein de chaque cabinet par la présence d au moins un greffi sauf aléas. La création d un secrétariat commun JAF tenu par Mme PERSIDE faisant fonction de greffi en charge du tri du courri du svice, de l enregistrement des requêtes divorce et hors divorce, de l accueil des professionnels (et gestion des dates des assignations des cabinets) et des justiciables convoqués ou dirigés par le svice du guichet unique de greffe bureau 213, à proximité directe de l espace d accueil du public et de la salle de réunion 211 utilisée par les avocats La mise en place d une pmanence assurée par tour de rôle par les juges aux affaires familiales pour le traitement des urgences : demande d ordonnance de protection, gestion des référés urgents sollicités par les avocats.

3 Un meilleur calibrage des audiences au vu du stock global : * rajout d audiences supplémentaires en matières divses : En contentieux divorce : la nouvelle organisation prévoit des audiences supplémentaires : - 12 audiences mensuelles de tentative de conciliation (de 15 dossis) contre 8 à 10 dans l organisation actuelle. - 3 mise en état au lieu de 2 mensuelles. - 3 audiences de dépôts de dossi contre 4 dans l organisation actuelle (mais calibrage à la hausse au niveau du nombre de dossis par audience - soit 20 dossis par audience). En hors divorce : l organisation en cabinet pmet la prévision de 15 audiences mensuelles de 25 dossis (en requêtes et assignations en la forme des référés) contre 10 à 12 audiences actuelles. En juge rapporteur (rechche et contestations de patnité / anciennes liquidation de régime matrimonial) l audience mensuelle est fixée au sein de chaque cabinet et jointe à l audience de dépôt de dossis en matière de divorce : soit 3 audiences mensuelles. * suppression des audiences dédiées aux divorces par consentement mutuel, ainsi que des audiences de commissions rogatoires qui sont fixées au sein des audiences du cabinet. En matière de divorce par consentement mutuel : les requêtes sont fixées sur les audiences de conciliation divorce Me SETTAMA fait part de ses inquiétudes pour la procédure de divorce par consentement mutuel dont les délais actuels de 15 jours sont très satisfaisants : Dans l organisation actuelle : 2 audiences mensuelles de 20 dossis soit 40 requêtes conjointes par mois Dans l organisation en cabinets : les requêtes conjointes en divorce ou séparation par consentement mutule sont réparties au sein des 3 cabinets et audiencés avec les ONC. Soit pour chaque audience d ONC : 15 dossis en ONC et 3 en divorce par consentement mutuel Soit par mois : 12 audiences d ONC soit 36 requêtes en divorce par consentement mutuel. Pour rappel en 2010 seuls 329 jugements en divorce par consentement mutuel ont été rendus soit une moyenne de 32 décisions mensuelles sur une base de 10 mois d activité. Les commissions rogatoires sont fixées en sus des dossis audiencés en hors divorce. * maintien de l audience mensuelle en délégation d autorité parentale et de l audience collégiale de la chambre du conseil. Des locaux adaptés à l organisation en cabinets : - la proximité du greffe de chaque cabinet et du juge référent - l affectation des magistrats dans des bureaux pmettant la tenue des audiences dans de bonnes conditions - le secrétariat commun du svice à proximité directe de la salle d attente du public et de la salle 211 régulièrement utilisée par les avocats.

4 La réduction du stock en matière de requêtes à l initiative de la CAF suite à un partenariat mis en place en mars 2011 avec la CAF et les associations dont L ARAJUFA pour filtr les requêtes ne nécessitant pas la saisine du JAF au vu notamment de l impécuniosité du défendeur. Après 6 mois d application, le nombre mensuel de saisine a diminué de façon significative de plus de la moitié (-58 %). Le nombre de saisine mensuel était précédemment de 120 requêtes, il a chuté à 50 ces dnis mois. Il est à not que dans le même temps, le nombre d assignations JAF en la forme des référés a augmenté, et ce en réponse à nos délais actuels de traitement. (11 mois pour les requêtes, 4 mois pour les assignations ). XXXXXXXXX Le Président sollicite l avis de Mme Le Bâtonni sur l organisation du svice telle que présentée et sur différentes questions : Sur l organisation en général : Mme Le Bâtonni se satisfait de ce projet cohérent de mise en place de cabinets pour répondre aux attentes des justiciables et des avocats. Sur la répartition des assignations divorce dans le cabinet du juge qui a rendu l ordonnance de non conciliation : Mme Le Bâtonni, et Maître SETTAMA sont favorables au maintien du juge conciliateur pour trait l ensemble de la procédure de divorce, gage d un meilleur suivi du dossi. Maître ANILHA souligne l importance du suivi du dossi par le même juge pour les justiciables. Maître SETTAMA informe de plus que les voies de recours sont là pour être utilisées si besoin. Sur l organisation des audiences sur 4 matinées (soit d ordre habituelle : les lundis, mardis et mcredis et en sus les vendredis) Maître ANILHA et Maître SETTAMA sont favorables à la création d audiences supplémentaires le vendredi, les avocats étant en demande et ce pour réduire les délais actuels de traitement des procédures. Sur la gestion des assignations JAF en la forme des référés par le secrétariat commun : Les magistrats attirent l'attention des avocats sur ctaines pratiques tendant d'une part, à annul ou échang des dates d'assignations en la forme des référés sans en inform préalablement le greffe, de sorte que des places sont résvées à tort et d'autre part, à faire signifi les assignations en la forme des référés dans des délais de moins de 15 jours avant l'audience alors qu'il s'agit de saisines du JAF statuant au fond. C'est pourquoi, face à ces dérives, il a été demandé aux avocats de justifi de projets d'assignation pour obtenir des dates. Mme Le Bâtonni sollicite l'abandon de la demande de projet d'assignation pour résvation de la date d'audience.

5 Les magistrats demandent que les annulations et les échanges d'affaires par les avocats ayant bénéficié de l'attribution de dates pour des assignations en la forme des référés ne s'effectuent que sous résve d'en avis le greffe préalablement. Il est convenu que les avocats prendront attache avec le secrétariat commun du JAF ( en la psonne de Mme PERSIDE) pour inscription de leur affaire à la prochaine date d'audience utile d'un des 3 cabinets JAF en communiquant le nom des parties. Les assignations en la forme des référés devront être signifiés au moins 15 jours avant la date d'audience et sont à dépos au greffe du cabinet désigné au moins 10 jours avant l'audience pour pmettre au greffi et au magistrat la préparation de l'audience. Les assignations déposées trop tardivement ne sont pas enrôlées. " Pour les dossis urgents, l avocat sollicita le magistrat de pmanence pour un audiencement à plus bref délai sur les audiences du cabinet. Monsieur le Président invite Madame le Bâtonni à communiqu, au vu de l impact de cette réforme intne, à l ensemble des avocats du barreau de ST DENIS le présent compte rendu, avec l organigramme joint. Le Greffi en chef adjoint en charge des svices civils et commciaux Ludivine LO BONO

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