Chambre Régionale de Métiers et de l Artisanat d Auvergne AVIS D APPEL PUBLIC A LA CONCURRENCE

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1 AVIS D APPEL PUBLIC A LA CONCURRENCE 1. Identification de l organisme passant le marché : Chambre Régionale de (CRMAA) 1 avenue des Cottages BP CLERMONT FERRAND Cedex Téléphone : Télécopie : contact@crm-auvergne.fr 2. Objet du marché : «Marché de location de photocopieurs pour les Chambres de Métiers et de l Artisanat d Auvergne» 3. Procédure : appel d offres ouvert (fourniture) 4. Date limite des réponses : le 12 avril 2013 avant 16h. 5. Dossier de consultation à télécharger sur le site de la Chambre Régionale de Métiers et de l Artisanat d Auvergne : ou sur la plate forme de dématérialisation des achats de l Etat : 6. Date d envoi du présent avis : le 22 février 2013 Page 1 sur 29 Cahier des charges - 1

2 APPEL D OFFRES OUVERT Article 33 du Code des Marchés Publics «Marché de location de photocopieurs pour les Chambres de» CAHIER DES CHARGES DATE ET HEURE LIMITES DE RECEPTION DES OFFRES : 12 avril 2013 à 16 h Page 2 sur 29 Cahier des charges - 2

3 A. Identification de l acheteur public A.1 Nom et adresse officiels Etablissement Public Administratif passant le marché : Chambre Régionale de (CRMAA) 1 avenue des Cottages BP CLERMONT FERRAND Cedex Téléphone : Télécopie : contact@crm-auvergne.fr Adresse auprès de laquelle les documents peuvent être obtenus : ou sur la plate forme de dématérialisation des achats de l Etat: Pouvoir adjudicateur : La Chambre Régionale de représentée par son Président, Monsieur Christian VABRET Comptable assignataire des paiements : La Chambre Régionale de représentée par son Trésorier, Monsieur Marc LEBROU A.2 Coordonnées de la personne chargée du suivi technique de ce dossier : CRMA Auvergne: Raymond NOVIETO : Page 3 sur 29 Cahier des charges - 3

4 1 - Objet du marché 1-1. Description Le présent marché est un marché de fournitures. Il a pour objet la location et la maintenance de 39 photocopieurs pour les Chambres de. Les prestations correspondantes forment un lot unique. La Chambre Régionale de se réserve la possibilité de faire varier le nombre de photocopieurs de plus ou moins 10 % Durée du marché Le marché est conclu pour une durée de trois ans soit 12 Trimestres. La date de début d'exécution est fixée au 1 er juillet Validité de l offre : 90 jours 1-4. Critères d attribution Le marché sera attribué au prestataire qui présentera l offre la plus économiquement avantageuse et en tenant compte des critères d évaluations, avec leur pondération respective, listés ci-après : Prise en compte des caractéristiques techniques demandées : 40% Conditions Tarifaires, location et Entretien : 30% Aspect environnementale, récupération des consommables, convivialité des copieurs, délai intervention sur les différents sites, démonstration obligatoire chez le prestataire répondant au présent marché de tout les produits proposés, performances en matière d'insertion professionnelle des publics en difficulté : 30% 2 Prestations demandées La location et la maintenance seront facturées par un seul interlocuteur (bail adossé). La proposition devra prévoir les éléments suivants : Page 4 sur 29 Cahier des charges - 4

5 2.1 Provenance des machines et pièces d origine Les machines devront être neuves et assemblées autour de composants neufs. Aucune pièce ne devra provenir d un reconditionnement de composants déjà utilisés. Le titulaire devra attester de la provenance et de la date de mise sur le marché de ces appareils. 2.2: Documentation et formation Le titulaire du marché devra fournir, lors de l installation du matériel, les manuels et documentations techniques des machines rédigés en langue française et fournir aux utilisateurs des photocopieurs la formation nécessaire à l utilisation du matériel portant sur les fonctionnalités générales de celui-ci. 2.3 Location Conditions Générales d exécution des prestations La prestation de location comprend, de façon systématique : - La fourniture du matériel complet et des notices d utilisation, - La livraison du matériel sur site, - La mise en service du matériel (assemblage des pièces détachées si nécessaire), - Une formation approfondie des utilisateurs sur site Conditions d exécution de la livraison La livraison doit être conforme au matériel indiqué au Titre I du présent CCTP. Chaque livraison sera accompagnée d un bordereau de livraison, précisant, outre le nom et l adresse du fournisseur, la date de la livraison et le matériel livré. Un double du bordereau de livraison sera remis au représentant de la CMA. Concernant les frais de transport des matériels, ils seront à la charge du titulaire du marché (livraison franco de port). Page 5 sur 29 Cahier des charges - 5

6 2.3.3 Garantie de bon fonctionnement Le fournisseur s engage à fournir les pièces détachées et les fournitures nécessaires au bon fonctionnement des appareils pendant la durée totale du marché Condition de retrait du matériel Au terme du Marché, le titulaire s engage à procéder selon ses propres moyens et à ses frais au retrait du matériel et d indiquer la date à la CRMA d Auvergne au minimum une semaine avant l enlèvement Rachat du solde des appareils en cours de contrat Le futur fournisseur s engage à prendre en charge les soldes contrats de location en cours ainsi que les contrats de maintenance pour un montant de euros TTC, ainsi que le retour chez les fournisseurs en place. Le détail sera à fournir par chaque titulaire des contrats en cours. Page 6 sur 29 Cahier des charges - 6

7 2.4 : Maintenance / Service après-vente Obligations du contractant/ Nature de la maintenance Le titulaire assurera la maintenance de l ensemble des photocopieurs du présent marché. Il sera dans l obligation de fournir les coordonnées d un contact privilégié. Le coût de la maintenance comprend : - la fourniture de tous les consommables et des pièces détachées: le titulaire du marché assurera la fourniture de l ensemble des consommables nécessaire au bon fonctionnement des équipements (toners, tambour, agrafes, patins, pignons, lampes, filtres ) à l exclusion du papier et des supports spéciaux. Le délai de livraison du Toner est fixé à 24 heures à réception de la commande, qu elle soit faite par télécollecte, fax ou courriel. Il faut que les copieurs connectés passent automatiquement leurs commandes de consommables ainsi que les demandes d entretien (avec mise en copie du service informatique de la CRMA d Auvergne). - la maintenance et l entretien : le titulaire s engage à procéder à la maintenance complète des appareils, c est-à-dire à effectuer des visites systématiques de chaque machine au moins une fois par trimestre afin de procéder au nettoyage, au graissage, au réglage des appareils et à la vérification des équipements. Il s engage à prévenir la CMA et CRMA de son passage au plus tard une semaine au préalable. Le titulaire s engage également à procéder à l entretien desdits appareils, c est-à-dire à effectuer des interventions de dépannage sur appel téléphonique ou courriel Remonté des Compteurs en automatique : la remonté des compteurs, devra être automatique pour une meilleure gestion des compteurs, de plus, une synthèse devra être fournie chaque trimestre à Monsieur NOVIETO Raymond, avec un tableau indiquant le volume imprimé, scanné, copié et faxé par chaque copieur, ainsi qu un graphe indiquant le pourcentage de couleur consommé sur l intégralité du parc que couvre la CRMA d Auvergne. Page 7 sur 29 Cahier des charges - 7

8 - les déplacements et les réparations : la maintenance comprend le déplacement du technicien sur site, main-d œuvre, dépannage, remplacement des pièces si nécessaire. Toutes les interventions sont effectuées dans les locaux où les appareils sont implantés, les jours ouvrés et pendant les heures normales de travail. S il n est pas possible d effectuer sur place les modifications ou réparations de l équipement, l administration ne s opposera pas à ce que le technicien effectue ces modifications ou réparations dans ses propres ateliers. Le déplacement de l appareil n entraînera aucune facturation supplémentaire. Le titulaire s engage alors à fournir gratuitement un appareil de remplacement ayant des caractéristiques analogues à celles de la machine remplacée, durant le temps de l immobilisation. - les échanges de pièces et les modifications du matériel : au cours des interventions de maintenance et d entretien, il sera procédé à l échange de toutes pièces pouvant perturber le bon fonctionnement du matériel. En cas de nécessité de changement des pièces détachées dues à un dommage imputable au client (ciseau, bague, agrafe, trombone, ), il sera facturé uniquement le prix de la pièce à remplacer Limites des prestations Le titulaire ne pourra être tenu responsable du mauvais fonctionnement du matériel dans les cas suivants : - dommage consécutifs à l installation électrique, la qualité du courant fourni ou l installation et l équipement des bureaux ; - dégâts causés par le feu, l eau, les chocs ou accidents causés sur place ; - dommage survenus au matériel par suite de fausses manœuvres du personnel de la CMA, ou par suite de détériorations accidentelles ou volontaires. Le titulaire pourra facturer en supplément du prix du marché le coût des réparations nécessitées par les cas cités ci-dessus, après acceptation par la CRMA d Auvergne d un devis détaillé précisant : - la cause exacte du dommage, - le prix de la main d œuvre, - le prix des pièces détachées nécessaires à la réparation. Page 8 sur 29 Cahier des charges - 8

9 2.4.3 Délais d intervention technique Sauf en cas de maintenance préventive, le titulaire interviendra à la suite de l envoi d un courriel, d un fax ou d un appel téléphonique par le service informatique de la CRMA d Auvergne. Les délais d intervention du titulaire sur appareil doivent être, au plus, de 4 heures ouvrées à compter de la réception du courriel pour le département 63 et 8 heures pour les départements ou de l appel téléphonique lorsque le copieur est immobilisé ou non. Les délais de rétablissement doivent être, au plus, de J+1 à compter de la réception du courriel ou de l appel téléphonique. Dans le cas où la panne sur un appareil rendrait celui-ci inutilisable pour plus de 2 journées ouvrées et sans que cela ne puisse être imputable à une mauvaise utilisation de la CMA, le titulaire s engage à fournir un appareil équivalent pour remplacer le matériel en panne, sur la durée de la panne, sans surcoût pour la CRMAA. Dans l hypothèse où la panne sur l appareil rendrait celui-ci inutilisable de façon définitive, sans que cela ne puisse être imputable à une mauvaise utilisation de la collectivité, le titulaire devra effectuer un changement de l appareil à l identique, sans surcoût pour la CRMA d Auvergne La provenance des pièces d origine : Les machines devront être réparées avec des composants neufs. Aucune pièce ne doit provenir d un reconditionnement de composants déjà utilisés. Le titulaire devra attester des provenances Le carnet d entretien des machines : Chaque machine sera dotée d un carnet d entretien. Ce carnet fera apparaître : - modèle de machine, numéro de matricule de la machine et date de mise en service - les dates d intervention des visites préventives - les dates d interventions en cas de dysfonctionnement de la machine - les changements de pièce effectués Page 9 sur 29 Cahier des charges - 9

10 3. Descriptif technique des matériels Le prestataire retenu devra fournir 39 photocopieurs répondant aux caractéristiques suivantes : Besoins communs à tous les parcs Tous les copieurs devront être NEUFS connectables à un réseau TCP/IP. L adressage IP sera défini à l installation par le service informatique. Ils devront tous être dotés d une gestion d authentification (LDAP, Active directory et standalone) via un écran tactile ou un clavier sur la machine afin de : - Connaitre les consommations détaillées par utilisateur. Toute la partie de gestion des accès utilisateur devra être gérée directement par le service informatique de la Chambre Régionale des Métiers et de l Artisanat via une interface web ou un outil dédié. Un outil de gestion centralisée serait souhaitable. Page 10 sur 29 Cahier des charges - 10

11 IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE Département du PUY DE DÔME : Localisation : CRMA D AUVERGNE CMA DU PUY DE DOME 17 Boulevard Berthelot CHAMALIERES Copieurs Couleur : 55 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6 N/B et couleur, 1 magasin A3 500 feuilles minimum, 1 Magasin A4 500 feuilles minimum, 1 magasin A4 R 500 feuilles minimum, 1 Magasin supplémentaire 500 feuilles minimum, 1 Magasin papier feuilles minimum, Recto verso automatique, Mémorisation de travaux, Réduction agrandissement, Finisseur tri et empilage - agrafage 100 pages agrafage à cheval 50 pages minimum perforation 4 trous, Scanner Couleur 70 ppm minimum clé USB Disque dur >/ = 150 Go, Grammage papier minimum : 280g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Impression à partir de l USB, By pass 100 feuille mini pour transparents de retro projecteur et supports spéciaux, Codes départementaux et codes utilisateurs, Quantité souhaitée : 3 Unités Page 11 sur 29 Cahier des charges - 11

12 Copieur Couleur : 45 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6, Recto verso, Agrandissement et réduction, 1 magasin A3 500 feuilles mini, 1 Magasin A4 500 feuilles mini, 1 magasin A4 R 500 feuilles mini, 1 Magasin supplémentaire 500 feuilles mini, 1 Carte Impression Scan Réseau, Scanner Couleur, Finisseur Tri et empilage - agrafage 100 pages agrafage à cheval perforation 4 Trous, Scanner couleur 55 ppm minimum clé USB Disque dur >/ = 150 Gi, Grammage papier minimum : 280g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Codes utilisateurs connexion informatique. Copieur Couleur : 25 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6 N/B et couleur, 1 magasin A3 250 feuilles mini, 1 Magasin A4 500 feuilles mini, 1 bypass 100 feuilles minimum, 1 Meuble support, Recto verso automatique, Réduction agrandissement, Finisseur interne agrafage Perforation 4 Trous, Quantité souhaitée : 3 Unités Scanner Couleur 45 ppm minimum Disque dur >/ = 150 Go, Grammage papier minimum : 200g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Quantité souhaitée : 6 Unités Page 12 sur 29 Cahier des charges - 12

13 Département du DU CANTAL : Localisation : CMA DU CANTAL 45 avenue de la République B.P Aurillac Cedex Copieurs Couleur : 55 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6 N/B et couleur, 1 magasin A3 500 feuilles minimum, 1 Magasin A4 500 feuilles minimum, 1 magasin A4 R 500 feuilles minimum, 1 Magasin supplémentaire 500 feuilles minimum, 1 Magasin papier feuilles minimum, Recto verso automatique, Mémorisation de travaux, Réduction agrandissement, Finisseur tri et empilage - agrafage 100 pages agrafage à cheval 50 pages minimum perforation 4 trous, Scanner Couleur 70 ppm minimum clé USB Disque dur >/ = 150 Go, Grammage papier minimum : 280g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Impression à partir de l USB, By pass 100 feuille mini pour transparents de retro projecteur et supports spéciaux, Codes départementaux et codes utilisateurs, Quantité souhaitée : 1 Unité Page 13 sur 29 Cahier des charges - 13

14 Copieur Couleur : 45 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6, Recto verso, Agrandissement et réduction, 1 magasin A3 500 feuilles mini, 1 Magasin A4 500 feuilles mini, 1 magasin A4 R 500 feuilles mini, 1 Magasin supplémentaire 500 feuilles mini, 1 Carte Impression Scan Réseau, Scanner Couleur, Finisseur Tri et empilage - agrafage 100 pages agrafage à cheval perforation 4 Trous, Scanner couleur 55 ppm minimum clé USB Disque dur >/ = 150 Gi, Grammage papier minimum : 280g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Codes utilisateurs connexion informatique. Copieur Couleur : 25 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6 N/B et couleur, 1 magasin A3 250 feuilles mini, 1 Magasin A4 500 feuilles mini, 1 bypass 100 feuilles minimum, 1 Meuble support, Recto verso automatique, Réduction agrandissement, Finisseur interne agrafage Perforation 4 Trous, Quantité souhaitée : 1 Unité Scanner Couleur 45 ppm minimum Disque dur >/ = 150 Go, Grammage papier minimum : 200g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Quantité souhaitée : 3 Unités Page 14 sur 29 Cahier des charges - 14

15 Département de la HAUTE LOIRE : A) localisation : CMA DE HAUTE LOIRE 13, Avenue André Soulier B.P LE PUY-EN-VELAY CEDEX Copieurs Couleur : 55 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6 N/B et couleur, 1 magasin A3 500 feuilles minimum, 1 Magasin A4 500 feuilles minimum, 1 magasin A4 R 500 feuilles minimum, 1 Magasin supplémentaire 500 feuilles minimum, 1 Magasin papier feuilles minimum, Recto verso automatique, Mémorisation de travaux, Réduction agrandissement, Finisseur tri et empilage - agrafage 100 pages agrafage à cheval 50 pages minimum perforation 4 trous, Scanner Couleur 70 ppm minimum clé USB Disque dur >/ = 150 Go, Grammage papier minimum : 280g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Impression à partir de l USB, By pass 100 feuille mini pour transparents de retro projecteur et supports spéciaux, Codes départementaux et codes utilisateurs, Quantité souhaitée : 2 Unités Page 15 sur 29 Cahier des charges - 15

16 Copieur Couleur : 45 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6, Recto verso, Agrandissement et réduction, 1 magasin A3 500 feuilles mini, 1 Magasin A4 500 feuilles mini, 1 magasin A4 R 500 feuilles mini, 1 Magasin supplémentaire 500 feuilles mini, 1 Carte Impression Scan Réseau, Scanner Couleur, Finisseur Tri et empilage - agrafage 100 pages agrafage à cheval perforation 4 Trous, Scanner couleur 55 ppm minimum clé USB Disque dur >/ = 150 Gi, Grammage papier minimum : 280g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Codes utilisateurs connexion informatique. Copieur Couleur : 25 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6 N/B et couleur, 1 magasin A3 250 feuilles mini, 1 Magasin A4 500 feuilles mini, 1 bypass 100 feuilles minimum, 1 Meuble support, Recto verso automatique, Réduction agrandissement, Finisseur interne agrafage Perforation 4 Trous, Quantité souhaitée : 1 Unité Scanner Couleur 45 ppm minimum Disque dur >/ = 150 Go, Grammage papier minimum : 200g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Quantité souhaitée : 6 Unités Page 16 sur 29 Cahier des charges - 16

17 B) localisation : CMA DE HAUTE LOIRE antenne de Brioude Avenue Léon Blum BRIOUDE Copieur Couleur : 45 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6, Recto verso, Agrandissement et réduction, 1 magasin A3 500 feuilles mini, 1 Magasin A4 500 feuilles mini, 1 magasin A4 R 500 feuilles mini, 1 Magasin supplémentaire 500 feuilles mini, 1 Carte Impression Scan Réseau, Scanner Couleur, Finisseur Tri et empilage - agrafage 100 pages agrafage à cheval perforation 4 Trous, Scanner couleur 55 ppm minimum clé USB Disque dur >/ = 150 Gi, Grammage papier minimum : 280g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Codes utilisateurs connexion informatique. Quantité souhaitée : 1 Unité Page 17 sur 29 Cahier des charges - 17

18 C) localisation : CMA DE HAUTE LOIRE antenne de Monistrol-sur-Loire Z.A. Les Bories MONISTROL-SUR-LOIRE Copieur Couleur : 45 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6, Recto verso, Agrandissement et réduction, 1 magasin A3 500 feuilles mini, 1 Magasin A4 500 feuilles mini, 1 magasin A4 R 500 feuilles mini, 1 Magasin supplémentaire 500 feuilles mini, 1 Carte Impression Scan Réseau, Scanner Couleur, Finisseur Tri et empilage - agrafage 100 pages agrafage à cheval perforation 4 Trous, Scanner couleur 55 ppm minimum clé USB Disque dur >/ = 150 Gi, Grammage papier minimum : 280g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Codes utilisateurs connexion informatique. Quantité souhaitée : 1 Unité Page 18 sur 29 Cahier des charges - 18

19 Département de l ALLIER : A) localisation : CMA de l Allier 22 Rue Pape Carpentier MOULINS CEDEX Copieurs Couleur : 55 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6 N/B et couleur, 1 magasin A3 500 feuilles minimum, 1 Magasin A4 500 feuilles minimum, 1 magasin A4 R 500 feuilles minimum, 1 Magasin supplémentaire 500 feuilles minimum, 1 Magasin papier feuilles minimum, Recto verso automatique, Mémorisation de travaux, Réduction agrandissement, Finisseur tri et empilage - agrafage 100 pages agrafage à cheval 50 pages minimum perforation 4 trous, Scanner Couleur 70 ppm minimum clé USB Disque dur >/ = 150 Go, Grammage papier minimum : 280g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Impression à partir de l USB, By pass 100 feuille mini pour transparents de retro projecteur et supports spéciaux, Codes départementaux et codes utilisateurs, Quantité souhaitée : 1 Unité Page 19 sur 29 Cahier des charges - 19

20 Copieur Couleur : 45 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6, Recto verso, Agrandissement et réduction, 1 magasin A3 500 feuilles mini, 1 Magasin A4 500 feuilles mini, 1 magasin A4 R 500 feuilles mini, 1 Magasin supplémentaire 500 feuilles mini, 1 Carte Impression Scan Réseau, Scanner Couleur, Finisseur Tri et empilage - agrafage 100 pages agrafage à cheval perforation 4 Trous, Scanner couleur 55 ppm minimum clé USB Disque dur >/ = 150 Gi, Grammage papier minimum : 280g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Codes utilisateurs connexion informatique. Quantité souhaitée : 2 Unités Page 20 sur 29 Cahier des charges - 20

21 Copieur Couleur : 25 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6 N/B et couleur, 1 magasin A3 250 feuilles mini, 1 Magasin A4 500 feuilles mini, 1 bypass 100 feuilles minimum, 1 Meuble support, Recto verso automatique, Réduction agrandissement, Finisseur interne agrafage Perforation 4 Trous, Scanner Couleur 45 ppm minimum Disque dur >/ = 150 Go, Grammage papier minimum : 200g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Quantité souhaitée : 4 Unités Page 21 sur 29 Cahier des charges - 21

22 B) localisation : CMA de l Allier antenne de Montluçon 11, rue Molière MONTLUÇON Copieur Couleur : 25 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6 N/B et couleur, 1 magasin A3 250 feuilles mini, 1 Magasin A4 500 feuilles mini, 1 bypass 100 feuilles minimum, 1 Meuble support, Recto verso automatique, Réduction agrandissement, Finisseur interne agrafage Perforation 4 Trous, Scanner Couleur 45 ppm minimum Disque dur >/ = 150 Go, Grammage papier minimum : 200g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Quantité souhaitée : 2 Unités Page 22 sur 29 Cahier des charges - 22

23 C) localisation : CMA de l Allier antenne de Cusset 16 bis Avenue Gilbert Roux CUSSET Copieur Couleur : 25 pages par minute minimum N/B et Couleur, Format papier : A3 A6 N/B et couleur, 1 magasin A3 250 feuilles mini, 1 Magasin A4 500 feuilles mini, 1 bypass 100 feuilles minimum, 1 Meuble support, Recto verso automatique, Réduction agrandissement, Finisseur interne agrafage Perforation 4 Trous, Scanner Couleur 45 ppm minimum Disque dur >/ = 150 Go, Grammage papier minimum : 200g/m2 mode bannière 1200 X 305 mm, Quantité souhaitée : 2 Unités Démonstration en showroom pour chaque matériel proposé Page 23 sur 29 Cahier des charges - 23

24 Gestion dématérialisée des fax La solution proposée devra permettre de répondre aux 3 objectifs suivants : Fournir des services de communication sécurisés Améliorer l efficacité et permettre la mobilité Réduire les coûts Définition de la solution : La solution proposée est une solution 100% SAAS permettant d émettre et recevoir des FAX sans aucune installation logicielle ou matérielle. Descriptif FAX en émission La solution devra permettre aux utilisateurs habilités de pouvoir envoyer des fax depuis leur poste informatique selon trois possibilités : -depuis son client messagerie en tapant son fax comme un et en l envoyant vers un fax via une passerelle intelligente -depuis le document en question qui fera office de fax (exemple : un word) en utilisant une imprimante virtuelle pour envoyer en tant que FAX. -depuis le document en question qui fera office de fax (exemple : un word) en utilisant une imprimante virtuelle pour envoyer un FAX MAILING vers un grand nombre d adresses FAX. FAX en réception La solution devra permettre aux utilisateurs habilités de pouvoir recevoir tout type de FAX directement sur son adresse client messagerie. Une pièce jointe ou un lien vers un document devra permettre de pouvoir visualiser le FAX en question en intégralité. Ledit document devra être sous format PDF de manière à en garantir l exactitude et la non modification, comme pour un fax classique imprimé. Page 24 sur 29 Cahier des charges - 24

25 FAX depuis le MFP Envoyer un FAX en mode «scan to mail» La solution devra également permettre de faxer tout type de document de nature papier depuis n importe quel MFP connecté en réseau sans avoir besoin d une carte fax. De plus, le MFP devra éditer, pour chaque envoi de FAX effectué, un rapport d émission ou accusé de réception. Il pourra également recevoir les FAX directement imprimé. Le MFP devra donc être reconnu par le service dématérialisé de FAX comme étant un «utilisateur» authentifié du réseau FAX de l entité. On pourra donc différencier certains MFP qui pourront faire cette action des autres qui en seront privés. Par défaut, tout copieur disposant des fonctionnalités ci-dessous peut envoyer des Fax : La fonction «scan to mail» Un clavier alphanumérique permettant de saisir une syntaxe telle que @chambredesmétiers.com ou encore PK.HENRY- Patrick @chambredesmétiers.com L envoi d un FAX depuis le MFP se fera donc sur le même type qu un scan to mail. L utilisateur pourra choisir une adresse de destination qui correspondra au numéro de FAX du destinataire. Soit de manière libre en tapant sur le clavier numérique, soit en choisissant le numéro dans un annuaire déjà renseigné. Portabilité Le prestataire devra proposer une solution dématérialisée pouvant porter les numéros de lignes fax existantes. Le numéro de chaque ligne sera donc respecté, dans le but de garantir au destinataire de l envoi la même origine d émission. La Chambre Régionale des Métiers et de l Artisanat souhaite garder le même fonctionnement par rapport à l envoi fax pour ses adhérents. Ce recours à une solution dématérialisée devra être, au pire des cas, complètement transparente à leurs yeux. Dans le meilleur des cas, il devra leur apporter un service innovant ou différenciant selon le contenu ou la présentation du fax. Gestion des droits La solution proposée devra proposée une gestion précise des droits utilisateurs. Un login et mot de passe sera attribué à chaque utilisateur dans le but d en segmenter les accès. Des règles de distribution pourront également être mises en place dans le but de router automatiquement des fax entrants d un même numéro dans la bannette d un interlocuteur ou plusieurs en particulier. Cela pourra aussi s appliquer sur plusieurs numéros pour un ou plusieurs destinataires fixés en l avance. Page 25 sur 29 Cahier des charges - 25

26 4 - Modalités d exécution 4.1 Livraison des photocopieurs Les photocopieurs devront être livrés à partir du 1 er juillet 2013 et au plus tard le 31 juillet Le prestataire devra assurer leur acheminement jusqu à la Chambre Régionale de Métiers et de l Artisanat d Auvergne, les Chambres de Métiers départementales et leurs antennes. 4.2 Retard de livraison En cas de retard de livraison imputable au prestataire, la date prévisionnelle de mise à disposition pourra être prorogée de 5 jours ouvrés. Passé ce délai et après mise en demeure de livrer les photocopieurs, la Chambre Régionale de pourra renoncer sans indemnité à sa demande de location. 4.3 Vérification et admission des photocopieurs La Chambre Régionale de vérifiera, au moment de la livraison, la conformité des photocopieurs avec la commande, ainsi que leur bon état de fonctionnement et de présentation. Un procès-verbal de livraison sera établi pour chaque photocopieur. Si une non-conformité d un ou de plusieurs photocopieurs ou des défectuosités importantes sont constatées, la Chambre Régionale de sera autorisée à ne pas prendre livraison du ou des photocopieurs concernés. 4.4 Paiement des prestations Les coûts liés à la location des photocopieurs et imprimantes seront dus à partir de la date d acceptation de la livraison. Le mode de règlement choisi par la Chambre Régionale de est le prélèvement bancaire 30 jours date de réception de facture. Page 26 sur 29 Cahier des charges - 26

27 4.5 Sous-traitance Le prestataire retenu pourra sous-traiter l exécution de certaines parties du marché, sous réserve de l acceptation préalable du sous-traitant par la Chambre Régionale de Métiers et de l Artisanat d Auvergne. Toutefois, cette sous-traitance ne signifie en aucune manière une atténuation de sa responsabilité. Le titulaire du marché reste personnellement responsable de l exécution de la totalité des prestations. 5. Confidentialité Le prestataire retenu s engage à veiller à la confidentialité de toute information autre que celles figurant sur le présent cahier des charges et en particulier celles intéressant le fonctionnement interne de la Chambre Régionale de. Les informations ou documents concernant le présent marché ne doivent pas être communiqués à d autres personnes que celles qui ont qualité pour en connaitre. En cas de violation de l obligation de confidentialité, et indépendamment des sanctions pénales encourues, le marché pourra être résilié aux torts du titulaire. 6. Résiliation Le marché pourra être résilié dans les conditions prévues par les articles 29 à 36 du CCAG-FCS. En cas de non respect, par l une des parties, de ses obligations, l autre partie pourra, après simple mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet dans le mois suivant présentation, résilier de plein droit le présent marché, sans autres formalités et sans préjudice de tous dommages et intérêts complémentaires. Conformément à l'article 33 du CCAG-FCS, la Chambre Régionale de Métiers et de l Artisanat d Auvergne pourra résilier le marché pour motif d'intérêt général. Au cas où l'entrée en vigueur de nouvelles modalités de fonctionnement des Chambres de Métiers et de l'artisanat dans le cadre de la révision générale des politiques publiques rendrait impérative la résiliation anticipée des contrats, celle-ci interviendrait sans qu'aucune indemnité ou autre pénalité ne soit due. Page 27 sur 29 Cahier des charges - 27

28 7. Litiges La loi française est seule applicable au présent marché. En cas de contestation relative à l exécution du présent marché, le Tribunal Administratif de Clermont-Ferrand sera seul compétent pour connaître l objet du litige conformément à la législation en vigueur. 8. Contractualisation Le présent cahier des charges ne constitue pas l engagement contractuel définitif. Le marché fera l objet d une contractualisation ultérieure avec le candidat retenu. Les pièces constitutives du marché sont les suivantes : cahier des charges, courrier de commande adressé au candidat retenu et contrats de location. La Chambre Régionale de se réserve le droit d insérer au contrat des dispositions d ordre technique qui ne figurent pas au présent cahier des charges sans que ces dispositions changent l économie générale du présent marché. 9. Pièces à joindre au dossier - Extrait K Bis, - DC 1 et DC2, - Références de clients similaires, - Un descriptif des activités du prestataire, - Une note détaillée sur la méthodologie liée à la maintenance prévue que doit fournir le prestataire, - Acte d engagement rempli et signé (DC 3), - NOTI2 ou attestation sociale et fiscale. (Les formulaires administratifs peuvent être obtenus sur le site Page 28 sur 29 Cahier des charges - 28

29 10. Contacts Adresse auprès de laquelle des informations complémentaires peuvent être obtenues : Chambre Régionale de 1 avenue des Cottages BP CLERMONT FERRAND CEDEX - Renseignements techniques : Raymond NOVIETO Tél Fax mail : raymond.novieto@crma-auvergne.fr - Renseignements d ordre administratif : Nicolas THERIAS Tél Fax mail : nicolas.therias@crma-auvergne.fr 11. Date limite de remise de l offre Les offres en 4 exemplaires seront adressées par courrier recommandé avec accusé de réception ou remises contre récépissé à la Chambre Régionale de avant le 12 avril h. Chambre Régionale de 1 avenue des Cottages BP CLERMONT FERRAND CEDEX Heures d ouverture du lundi au jeudi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 et le vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 16h30. Attention, les plis cachetés doivent impérativement comporter la mention : «MARCHE DE LOCATION DE PHOTOCOPIEURS POUR LA CHAMBRE REGIONALE DE METIERS ET DE L ARTISANAT D AUVERGNE» Les offres peuvent également être déposées via la plateforme de dématérialisation des achats de l Etat : Toute offre reçue postérieurement à la date limite de réception sera rejetée. Page 29 sur 29 Cahier des charges - 29