Etabli le : Par : Monsieur Jacques Péter-Contesse Remplace la version du :

Transcription

1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Monsieur Jacques Péter-Contesse Remplace la version du : Motif d actualisation : Remplacement d'une secrétaire transférée dans un autre établissement scolaire. 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE ET CULTURE Service : Entité (division, secteur, établissement, office ) : Etablissement scolaire de Lutry N de poste : Intitulé du poste dans l entité : Secrétaire d'une unité décentralisée N emploi-type : Libellé : Secrétaire d'une unité décentralisée Chaîne : 345 Niveau : 6 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Participer à la gestion courante du secrétariat 2. (Suite :Participer à la gestion courante du secrétariat) 3. Appuyer le directeur et les doyens dans le domaine administratif 4. Assurer la gestion administrative dans le domaine comptable Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : La/les collègue/s du secrétariat Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 6. Missions et responsabilités 1. Participer à la gestion courante du secrétariat 50% Préparer les informations écrites aux enseignants, parents, collaborateurs internes et partenaires et instances diverses : courriers, convocations, rappels, notices, listes, etc. Organiser et superviser le classement et l'archivage des documents produits par le secrétariat. Assurer la planification et la réalisation des activités de l échéancier qui lui sont confiées. Tenir à jour les bases de données nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement, en collaboration avec ses collègues. Prendre les notes et établir les PV des séances des conférences des maîtres. 2. (Suite :Participer à la gestion courante du secrétariat) % Etablir les décomptes et les rapports concernant les activités para-scolaires de l'établissement (sous convention). Recenser et traiter les notes de frais des maîtres itinérants et des maîtres en formation, préparer les documents comptables pour visa. Informer les divers personnels touchés par des réorganisations ou modifications d'horaire : maîtres absents et non remplacés, interventions externes - dentiste, visite médicale, éducation routière ou sexuelle, camps de ski,classes absentes, lieu d'enseignement ou d'activité modifié, transports, restaurants scolaires, accidents d'élèves et d'enseignants, etc. 3. Appuyer le directeur et les doyens dans le domaine administratif 30% Gérer les activités d accueil et d information qui concerne les adultes et assurer le suivi nécessaire : recevoir les parents néo-arrivants lors de l'inscription des futurs élèves des degrés 7-11H à l'école, présenter l'établissement, fournir et recenser tous renseignements/documents utiles et nécessaires aux parents et à l'enregistrement de l'élève. Participer aux opérations administratives d envergure impliquant le secrétariat : rentrée scolaire, évaluation des élèves, camps de ski, manifestations scolaires mobilisant de nombreux participants, etc. Créer et tenir à jour les tableaux d indicateurs nécessaires à l'établissement ainsi que ceux demandés par la DGEO : produire les informations sous forme de listes ou graphiques, finaliser les différentes statistiques sur la base des indications de la direction. Au sein de la cellule de crise, mettre en œuvre les décisions du groupe de pilotage, assurer la saisie et la transmission des informations, ainsi que la coordination des actions de soutien. Participer de manière significative à la formation des apprenti-e-s. 4. Assurer la gestion administrative dans le domaine comptable 20% Communiquer les sommes relatives aux diverses enveloppes financières gérées par les enseignants et contrôler les dépenses et pièces comptables. Contrôler les décomptes : courses d'écoles et autres sorties, manifestations, etc. / participations des élèves, subsides aux maîtres de classe, arrhes. Assurer la diffusion des informations concernant les procédures financières auprès des enseignants. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 5. %

4 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire Responsabilité de la gestion administrative des élèves des degrés 7-11H. 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC d employé-e de commerce ou titre jugé équivalent 8.2. Formation complémentaire Titre 8.3. Expérience professionnelle Pratique professionnelle depuis l'obtention du CFC. Domaine Nbre d années 6 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Discrétion et diplomatie avérées, intégrité, résistance au stress. Disponibilité et souplesse dans les horaires. Capacités rédactionnelles élevées, excellente orthographe. Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, mise en page, tableur, base de données, internet, messagerie) Connaissance et respect des normes et procédures liées au domaine d'activité. 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Horaire variable 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : BOUQUET Alain Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les élémentsclés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier