AFFELNET 6ème. Livret du directeur d école publique

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1 AFFELNET 6ème Livret du directeur d école publique

2 Table des matières Ergonomie générale...3 Page d accueil...4 Listes résultat...5 Le point d interrogation...5 Le dossier élève...6 Avancement de la saisie...7 Edition du volet 1 de la fiche de liaison...8 Saisie des langues étudiées à l école...9 Saisie du collège de secteur...10 Edition du volet 2 de la fiche liaison...12 Saisie des vœux...13 Saisie de masse des vœux des élèves...13 Saisie individuelle des vœux d un élève...14 Saisie des décisions de passage...18 Validation de la saisie...18 Affectation des élèves...20 Liste récapitulative des demandes...20 Résultats...21 Bilan de l entrée en 6ème...21 AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 2 sur 21

3 Ergonomie générale Menu et sous menu : l accès aux différents sous menus se fait par simple clic sur leur intitulé Informations bandeau haut : -logo du ministère et nom de l application -statut de la personne connectée -établissement -étape du menu Tri possible des colonnes : flèche ascendante et descendante située près des en-têtes de colonne de la liste Liens présents sur le bandeau inférieur: -Accueil : Retour sur la page d accueil -Aide : affiche l aide relative à la page en cours -Documentation: documentation générale -Fil conducteur du directeur : le présent document -Quoi de neuf : affiche des informations diverses -Contacts (à partir de la version 11.2) Quitter : quitte l application Ouvrir ou enregistrer la liste entière au format : Tableur ou PDF Message d erreur: affiché en cas de champ(s) non saisi(s) ou incorrectement saisi(s) Principe de cases à cocher: -individuellement : cliquez sur la ou les cases à cocher en face du nom de l élève pour sélectionner un élève - la liste en totalité : cliquez sur la case à cocher dans le bandeau contenant les en-têtes de colonne Version de l application AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 3 sur 21

4 Page d accueil Recherche d élèves Mécanisme de la recherche : - Choisir un ou plusieurs critères (variables selon le menu) - Lancer la recherche en cliquant sur «Chercher», la liste répondra aux critères sélectionnés - Cliquer sur «Annuler» pour réinitialiser la recherche ATTENTION : les filtres de recherche peuvent persister au niveau de l application et produire par exemple des listes vides d élèves. Ne pas hésiter à réinitialiser la recherche en cliquant sur «Annuler». AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 4 sur 21

5 Liste résultat Le résultat d une recherche s affiche toujours sous forme de liste. Dans certains cas il est possible de restreindre la population en sélectionnant des éléments de la liste. Pour sélectionner tous les élèves de la liste, cliquer sur la case située dans le bandeau contenant les entêtes de colonnes. Pour ne sélectionner que certains élèves, cliquer sur les cases situées à gauche des élèves concernés. Si le nom de l élève apparaît en bleu et souligné, en cliquant sur le nom de l élève, on accède à son dossier. Le point d interrogation Certaines informations, par exemple le collège de secteur ou la langue, sont codées dans l application. Un clic sur le point d interrogation se situant à droite du champ à saisir permet d afficher les choix possibles et de cliquer sur la valeur souhaitée. AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 5 sur 21

6 Le dossier élève Affichage du dossier d un élève On accède à un dossier à partir de n importe quel menu comportant une liste d élèves en cliquant simplement sur le nom de l élève. Selon l étape à laquelle on se trouve, il sera possible ou non de modifier son dossier. Les dossiers ne peuvent être modifiés que si l édition du volet 1 de la fiche de liaison a été effectuée. Exemple de dossier modifiable : Les mises à jour peuvent concerner soit les informations de l élève, soit les responsables légaux. L exemple ci-dessus représente l onglet «Informations élève». Le bouton «Données 1 er degré» permet à tout moment de consulter les données de l élève de la base BE1D, c'est-à-dire avant modification du dossier. Ces données sont affichées dans une nouvelle fenêtre, elles ne sont pas modifiables. AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 6 sur 21

7 Mise à jour d un dossier élève Lorsqu il est modifiable, un dossier peut être mis à jour individuellement ou collectivement. La mise à jour individuelle concernera ses données personnelles et une demande spécifique d affectation (vœu). Exemple de modification collective : Pour qu un élève puisse participer à l affectation, son dossier doit obligatoirement être mis à jour afin de préciser (sans être exhaustif) : - le collège de secteur qui dépend de son adresse à la rentrée - un ou plusieurs vœux d affectation portant : o soit sur le collège de secteur, o soit sur une demande SEGPA, o soit sur une demande de dérogation précisant dans ce cas la formation demandée et le collège correspondant. Avancement de la saisie Cet écran, accessible à tout moment, affiche les compteurs qui informent le directeur de l état de la saisie des dossiers des élèves de son école: Le nombre total d élèves indique le nombre d élèves concernés par l affectation en 6 ème (ceux importés de l application BE1D et ceux créés par l inspection académique). AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 7 sur 21

8 Edition du volet 1 de la fiche de liaison La fiche de liaison est un document imprimé à l aide de l application pour chaque élève et qui doit être renseigné par son responsable. Elle est constituée de deux volets. Le premier volet permet d imprimer des informations connues, issues de la base de données BE1D, en vue de les faire compléter ou corriger par le responsable de l élève. Le second volet est destiné à recueillir les vœux de l élève pour son entrée en 6 ème. Le volet 1 de la fiche contient notamment l adresse effective de l élève à la prochaine rentrée. Cette information est nécessaire car elle permet de déterminer le collège de secteur de l élève. L édition de cette fiche est un préalable obligatoire à la poursuite des opérations. Mode opératoire : A partir de la liste des élèves de son école, ou d une liste restreinte résultat de sa sélection, le directeur coche ceux dont il éditera les volets 1 de la fiche de liaison. Le bouton «Editer les fiches» génère un fichier PDF contenant les fiches des élèves sélectionnés. Une fenêtre de téléchargement permet de l ouvrir, de l enregistrer et de l imprimer. AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 8 sur 21

9 Le bouton «Editer une fiche vierge» permet de générer une fiche vierge pour un cas particulier. Saisie des langues étudiées à l école Cet écran permet la saisie de la langue étudiée à l école pour chaque élève. - Sélectionner une langue. - Cocher un ou plusieurs élèves. - Cliquer sur «Saisir pour la sélection». AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 9 sur 21

10 Saisie du collège de secteur Après retour des «volet 1» des fiches de liaison, le directeur doit saisir le collège de secteur de ses élèves (en fonction de leur adresse à la rentrée 2011). Saisir un collège de secteur pour un ou plusieurs élèves : Ce collège dépend de l adresse de l élève à la rentrée (renseignée par les responsables sur le volet 1). 1. Sélectionner un collège grâce à l aide à la saisie assistée via le «?». 2. Cocher un ou plusieurs élèves. 3. Cliquer sur «Saisir pour la sélection» lors de la validation, le message suivant apparaît : AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 10 sur 21

11 Saisie individuelle de la langue et du collège de secteur Il est possible de renseigner la langue étudiée à l école et le collège de secteur à partir de la fiche élève (accessible par le clic sur le nom d un élève, dès lors que le volet 1 de la fiche de liaison est édité). Mode opératoire : - Cliquer sur l onglet «Informations élève». - Saisir la langue vivante ou utiliser l aide à la saisie proposée par l application en cliquant sur «?». - Saisir le collège de secteur ou utiliser l aide à la saisie proposée par l application en cliquant sur «?». - Enregistrer les informations en cliquant sur le bouton «Valider» Ou - Retourner à la liste des élèves sans enregistrer en cliquant sur le bouton «Retour». AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 11 sur 21

12 Edition du volet 2 de la fiche liaison Cet écran permet d éditer les volets 2 de la fiche de liaison et d accéder aux dossiers élèves. Le volet 2 des fiches de liaison est adressé aux responsables pour renseigner les vœux d affectation. Le directeur coche les élèves pour lesquels il éditera les volets 2 de la fiche de liaison (comme pour le volet 1, à partir de la liste des élèves de son école, ou d une liste restreinte résultant de sa sélection). Recherche d élèves : plusieurs critères sont disponibles : le nom, le prénom et le volet 2 édité ou non (ce dernier critère permet de vérifier que l on a bien édité les fiches élèves). saisir un ou plusieurs critères et cliquer sur «Chercher», la liste répondra aux critères sélectionnés. cliquer sur «Annuler» pour réinitialiser la recherche. Éditer les fiches : cette action génère un fichier PDF contenant les fiches des élèves sélectionnés : individuellement : cliquer sur la ou les cases à cocher en face du nom de l élève pour sélectionner un élève puis sur «Editer les fiches». en totalité : cliquer sur la case à cocher dans le bandeau contenant les en-têtes de colonne puis sur «Editer les fiches». Possibilité d éditer une fiche vierge pour un cas particulier. Une fenêtre de téléchargement permet d ouvrir le fichier généré, de l enregistrer et de l imprimer. AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 12 sur 21

13 Saisie des vœux L école reçoit les volets 2 des fiches de liaison renseignés par les responsables avec les vœux et la langue vivante 1 choisie au collège. La saisie des vœux peut se faire individuellement sur chaque dossier, à l aide de la saisie de masse ou de la saisie par lot. Saisie de masse des vœux des élèves Pour saisir les demandes de collège de secteur, il est conseillé d utiliser une «saisie de masse». 1. Sélectionner les élèves qui ont choisi leur collège de secteur et la même langue vivante, en cochant les cases correspondantes. 2. Choisir la langue vivante 1 souhaitée pour le collège. 3. Cliquer sur «Saisir l offre de secteur pour la sélection». AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 13 sur 21

14 2 3 1 Après validation, la demande de secteur sera enregistrée pour ces élèves. Saisie individuelle des vœux d un élève Les demandes peuvent être : o soit le collège de secteur, o soit une demande de SEGPA, o soit une demande de dérogation précisant dans ce cas, la formation demandée, le collège correspondant et le motif de dérogation. AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 14 sur 21

15 Le directeur d école : clique sur «Saisie des vœux» dans le menu de gauche, clique sur un lien «élève» afin de saisir ses vœux, répond à la question «Affectation demandée dans un collège public du département» : Oui ou Non. valide éventuellement sa réponse (bouton «Valider»). Le choix est Non : le collège demandé n est pas un collège public du département. La saisie est terminée. L élève ne participera pas à l affectation pour ce département. Le choix est Oui : le collège demandé est un collège public du département. La saisie se poursuit. AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 15 sur 21

16 Le directeur d école : - saisit les langues vivantes (1 et 2), - répond à la demande : «formation 6 ème dans le collège de secteur» ou «autre», - valide sa réponse (bouton «Valider»). Le choix est «formation 6 ème dans le collège de secteur» : la saisie se termine. Un écran de confirmation s affiche. Le choix est «autre» (que «formation 6 ème dans le collège de secteur») : la saisie se poursuit. La demande peut porter sur une 6 ème SEGPA ou une dérogation. Selon le département, la famille peut formuler de 1 à 3 demandes de dérogation. Le directeur d école saisit la formation (6EME, 6EME 2LV1, ) : une seule formation pour toutes les demandes de dérogation. Puis pour chaque demande de dérogation : - il saisit le collège demandé, - il saisit un ou plusieurs motifs de dérogation pour cette demande. Exemple 1. Saisie de la formation : 1 AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 16 sur 21

17 2. Saisie du collège et du motif pour chaque demande de dérogation : 2 ATTENTION : Si plusieurs motifs sont saisis, l application ne prendra en compte que le plus prioritaire selon les critères définis par l IA. Enregistrer la saisie en cliquant sur «Valider». Remarques : La langue choisie pour le collège n est pas un critère pour l affectation. Les collèges hors départements ne sont pas pris en compte par l application. Les demandes en "6EME SEGPA" ne sont pas des demandes de dérogation. Dans ce cas, le collège est facultatif et le motif de dérogation sans objet : la liste des motifs n'apparait pas si la formation "6EME SEGPA" est sélectionnée. Si le collège n est pas précisé, il sera déterminé en commission. AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 17 sur 21

18 Saisie des décisions de passage Cet écran permet de saisir les décisions de passage des élèves susceptibles d entrer au collège Mode opératoire : 1. Sélectionner la «Décision de passage» dans la liste déroulante : Appel / Maintien dans le cycle / Décision de passage. 2. Sélectionner le ou les élèves bénéficiant de cette décision. 3. Cliquer sur «Saisir pour la sélection». ATTENTION: Si le directeur choisit pour un élève «maintien dans le cycle», les demandes d affectation seront supprimées, avec un message d avertissement. Validation de la saisie Cet écran permet au directeur d école de valider la saisie des dossiers. Tant qu il reste des élèves en anomalie, le bouton «Valider» n apparaît pas et la validation est impossible. Un élève est en anomalie si, dans son dossier, il manque les informations permettant de l affecter dans un collège. Les types d anomalie et les élèves concernés sont affichés dans l écran de validation. AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 18 sur 21

19 Exemples : 1. Elèves sans nom, prénom ou demande : le bouton «Valider» n est pas visible. 2. Aucune anomalie détectée : le bouton «Valider» est visible, il permet d effectuer la validation. AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 19 sur 21

20 Affectation des élèves Liste récapitulative des demandes Cette liste permet au directeur d école de visualiser le récapitulatif des demandes des responsables des élèves : nom, prénom, collège de secteur, collège(s) demandé(s), formation(s) demandée(s) et langue. AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 20 sur 21

21 Résultats Bilan de l entrée en 6 ème Cette liste permet au directeur d école de visualiser le résultat de l affectation de tous ses élèves : nom, prénom, établissement d accueil, formation et information sur la présence ou non d une demande de dérogation. AFFELNET 6 _manuel _directeur_école_2012 Page 21 sur 21