Liste des tâches informatiques utiles au bon fonctionnement du système d information de l École de la paix

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1 Liste des tâches informatiques utiles au bon fonctionnement du système d information de l École de la paix Mayeul Kauffmann version 2 1 er juillet 2008 (numérotation des tâches identique à la version 1) Sommaire Mise à jour du parc matériel et logiciel... 1 Assistance utilisateur... 2 Bureautique... 2 Site internet... 3 Gestion de l information électronique collective... 3 Mise à jour et maintenance du réseau local et du courriel... 4 Autres domaines techniques... 4 Nota : Il s agit d une liste provisoire qui recense un grand nombre de besoins internes sans prétendre être exhaustive. La dernière section ( Autres domaines techniques ) liste des tâches qui ne sont pas toutes liées à l informatique mais qui sont souvent connexes. Mise à jour du parc matériel et logiciel 1. Audit des licences logicielles détenues. 2. Inventaire du matériel existant et création d une base de données de suivi. 3. Définition des besoins matériels et logiciels, budget. 4. Définition d une stratégie et d un calendrier de mise-à-jour. 5. Remplacement du matériel obsolète ou usagé. 6. Sélection des logiciels les plus adaptés aux besoins des utilisateurs. 7. Installation système d exploitation (migration vers e.g. Windows Vista ou GNU/Linux Kubuntu) et logiciels, configuration. 8. Formation des personnels et autres utilisateurs aux nouveaux système d exploitation et logiciels. Tâches informatiques page 1/5

2 9. Transferts de fichiers actuellement sous formats propriétaires vers des fichiers sous formats libres (e.g. Quark XPress vers Scribus, PowerPoint vers Impress, facturation sous MS Excel vers OOo Writer ou OOo Calc...). 10. Suivi des besoins et évolution. Assistance utilisateur 11. Bureautique : - Traitement de texte, tableur ; - Ouverture de fichiers d'image, retouche d'image simple ; - Conversion en pdf (de taille convenable). - PAO (lettre de l École...). 12. Formation relative au réseau local (règles d'utilisation du réseau de fichier, des imprimantes...). 13. Assistance visionnage films (CD, DVD, fichiers ou flux internet...) 14. Assistance gravure ou copie de CD ou DVD ; étiquettes autocollantes sur le disque et couverture de boîte 15. E-groupware : - Formation initiale et continue des salariés, stagiaires longue durée et certains bénévoles ; - Saisie des informations concernant les personnes non formées (certains salariés, bénévoles, stagiaires courte durée) ; - Rédaction des procédures de saisie, contrôle des informations saisies (non-respect des procédures de saisie). 16. Vidéo-projecteur : - Formation à l utilisation ; - Dépannage à distance. 17. Assistance en cas de perte de documents numériques (restauration de sauvegarde ou archéologie ) Bureautique 18. Travaux bureautiques nécessitant l utilisation de fonctionnalités avancées. 19. Finalisation PAO documents externes. 20. Cartes de visite : conception et réalisation physique. 21. Gravure ou copie de CD ou DVD. 22. Transfert cassettes VHS vers DVD. 23. Assistance utilisation scanner. Tâches informatiques page 2/5

3 Site internet 24. Finalisation (technique) du site futur. 25. Migration du site actuel vers le site futur. 26. Référencement : - Référencement du futur site sur les moteurs de recherche. - Incitation à la mise-à-jour des sites externes référençant des pages du site de l École de la paix - Échanges de liens 27. Formation initiale et continue des utilisateurs et des bénévoles. 28. Évolution technique future du site. 29. Mises-à-jour techniques et dépannages - Mises-à-jour régulières SPIP - Dépannages, par exemple patches de compatibilité (PHP, MySQL, librairies). 30. Gestion technique serveur (suivi des logs, évolution de l hébergement...). 31. Analyse de la fréquentation. 32. Gestion de la hiérarchie des rubriques (en collaboration avec un «comité éditorial»). 33. Contrôle et correction techniques des nouveaux articles et rubriques créés par les utilisateurs. 34. Contrôles périodiques (liens cassés, accessibilité...) 35. Sauvegardes. Gestion de l information électronique collective 36. Fichiers adhérents (mise à jour initial sur le contenu et refonte technique). Formation des personnes devant avoir accès à ce fichier. 37. E-groupware : - Mise à jour technique et sauvegarde du système - Évolution des modules en fonction des besoins et du degré d'appropriation par les utilisateurs - Configuration et gestion des différents types d'accès (e.g. accès en lecture seule pour les bénévoles). - Conception de la procédure d'impression périodique des agendas, impression (hebdomadaire?). - Accès par internet (partiel), sécurisé. - Conception des procédures permettant de mettre toutes les données des interventions et locations dans le système. - Intégration du (ou interfaçage avec le) système de facturation (pour répondre à la demande du commissaire au compte). 38. Carnet d'adresse collectif : - Fusion du fichier adhérents sur E-groupware, avec accès restreint ; - Accès par navigateur et par logiciel de messagerie (LDAP, ical...) Tâches informatiques page 3/5

4 39. Envoi en masse de courriels (lettres de l École, informations diverses, adhésion : procédure sélective avec courriels personnalisés) 40. Base documentaire : - Refonte et correction de la base de données (centre de documentation papier, outils pédagogiques et autres, supports audio-visuels... : bibus-biblio?) ; - Accès en local + accès partiel par site internet ; - Intégration avec les systèmes documentaires des centres de prêt de l agglomération ; - Formation du personnel et des bénévoles ; - Système de suivi des prêts. 41. Gestion des stocks des produits à la vente 42. Documents présents sur le réseau : - Référencement (bibus-biblio?) - Procédure de suivi des versions des fichiers - Indexation des fichiers - Tri et archivage 43. Nettoyage des virus, prévention Mise à jour et maintenance du réseau local et du courriel 44. Maintenance et évolution du réseau local (maintenance du serveur, maintenance et évolution des applications et bases de données de l intranet) 45. Configuration et suivi centralisé des postes de travail individuels 46. Routage : Configuration routeur pour accès filtré (par port, par IP...) de l extérieur; Sécurisation du réseau local (ethernet et wifi); Analyse des logs de connection. 47. Connections Wifi des ordinateurs portables (connexion automatique du nouveau portable; autres portables, y compris bénévoles; audit sécurité). 48. Messagerie électronique : - Création des comptes, configuration logiciel de messagerie; - Formation messagerie (logiciel, grosses pièces jointes, signature, multi-comptes...) et webmail. - Dépannages (boîte pleine, messages refusés, messages perdus, boîtes aux lettres détruites...) et assistance. 49. Sauvegardes : fichiers réseaux, locaux (courriels notamment), bases de données Autres domaines techniques 50. Dépannage physique des ordinateurs (diagnostic, composants hors d usage à remplacer...) 51. Maintenance du vidéo-projecteur (remplacement ampoule). Tâches informatiques page 4/5

5 52. Aspects physiques et techniques (non-logiciels) de l impression : - Formations : choix des bacs y compris feuilles à en tête, recharge, déramage ; - Dépannage sur bourrage ; - Gestion de l encre/toner ; - Contacts prestataires extérieurs (maintenance ; devis pour gros tirages...) - Configuration du copieur en tant que scanner - Programmation du copieur - Emplacement du copieur et/ou du photocopieur 53. Commande d une machine à relier ; assistance et formation, reliure. 54. Machine à affranchir : - Formation du personnel et assistance aux différents utilisateurs ; - Fournitures ; - Contrôle (mauvaise flamme sélectionnée par défaut, envoi mensuel des informations de facturation...) 55. Démonstration de l usage des grilles à moteur (rideaux) 56. Éclairage (remplacement des ampoules et néons, fournitures) 57. Téléphonie : - Formation des utilisateurs (notamment des bénévoles répondant au standard) ; - Dépannages (piles des combinés...). 58. Réagencement des rallonges électriques et prises multiples (trop nombreuses) et, si besoin, relations avec un électricien pour la pose de prise. 59. Câblages : - Passage des câbles réseau, téléphone, électricité. - Repositionnement des câbles lors des aménagements de bureau. 60. Fax (dépannage, formations, assistance, encre...) 61. Mise en déchetterie des divers appareils ou don à une association de recyclage Tâches informatiques page 5/5

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