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2 Hybrid

3 Our broad and deep array of solutions enables you to use the cloud in your own way, at your own pace.

4 Latest productivity services running in Microsoft s cloud

5 The New Office 365 Released Rights Management Services Scheduling Lync meetings from OWA Lync Online Integrated Reporting SkyDrive Pro app for Windows 8 Exchange hybrid PDFs in Word Web Apps configuration wizard Updated Lync mobile clients ios, WP8, Android Lync Q&A manager Skydrive Pro Increased to 25 Gb Power BI Preview Support for.exes and.dlls in Sharepoint Exchange Online Mailboxes increased to 50 Gb DirSync for Multi forest AD Improved Document Sharing Improved Office Web Apps capabilities SkyDrive Pro Sync for Windows Skydrive Pro app for ios Lync Meetings - IM mute Shared Lync 2010 with for Me in Skydrive ipad 1.5Pro Document Versioning on by default Feb July 2013 Oct Lync Lync Mobile mobile clients clients Go Daddy Integration Exchange Online Archiving add-on Office 365 SSO with SAML 2.0 Identity Providers 64 Encrypted bit DirSync Data Tool Excel Web App update Exchange Online Address Book Policies Yammer Basic Integration DirSync Password Replication Project codename GeoFlow preview for Excel Directory Sync Max Objects Auto Increase Embedded Images OWA for iphone Increase Recycle Bin to 90 Increase file upload limit days SharePoint to 2 Gb OWA for ipad Newsfeed App for Powershell in Lync Online Windows 8 OneNote for ipad Co-authoring in Office Web Apps Office Mobile for iphone OneNote for iphone and Android phones Increased Site Collections to 10K per tenant Office Mobile for Android Improved Lync Online Reporting Office Web Apps support for Android tablets Updated Skydrive Pro App for ipad

6 Office Pro Plus Click-to-Run Price (Fac/Stu)

7 Price Plan Faculty Students Exchange Online Plan 2 $2 $1 Includes Existing SKU/Feature New SKUs/Features Unlimited storage, voic , advanced archiving, data loss prevention, encryption, site mailboxes Exchange Exchange Online Archiving* $1 $1 Legal hold and compliance Exchange Online Plan 1 for Alumni free free 25 GB , calendar, personal archive, ediscovery, AV/AS Exchange Online Protection* free free Protection from spam, viruses, phishing and policy violations SharePoint & Office Web Apps SharePoint Online Storage $0.2/GB $0.2/GB Additional 1GB of storage Office Web Apps with SharePoint Online Plan 2 $2 $1 Web creation, viewing and editing of Word, PowerPoint, Excel and One Note files. Forms, Data visualization, Access/Excel/Visio Services, ediscovery, Compliance, PowerView, fast search, drag and drop, site mailboxes Lync Lync Online Plan 3 $2 $1 PC-to-phone communication. PSTN access Office Office 365 Pro Plus $2 $1.5 Office subscription for PC/Mac, roaming, mobile rights Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Access, InfoPath, SharePoint, Workspace and Lync. 5 devices per user *EOA and EOP standalones to be released in Spring Specific dates to be announced soon.

8 Introducing The New Student Advantage Benefit Office 365 ProPlus for Students at no additional cost for institutions licensing Office Professional Plus or Office 365 ProPlus organization-wide for all Faculty & Staff Available to EES and OVS-ES customers via an Office 365 ProPlus for Students SKU at $0 Student Option remains for institutions not covering Staff & Faculty 100% on Office or not ready to move to the cloud Starting December 1 st.

9 Each user gets 5 copies of Office for Windows or Mac, and 5 copies of Office Mobile (ios or Android).

10 Transform ideas into professional-looking documents Achieve valuable insights with powerful analysis tools Turn your ideas into impactful presentations Collect your information in one easy-to-find place Manager your schedule and tasks with colleagues Communicate and collaborate easily with colleagues in different locations Create professionalquality publications and marketing materials Track and report important information

11 Log in to Office 365 from a browser to update your user profile and install the latest version of the Office apps Select your language to start installing the new Office apps The new Office apps are instantly streamed to your PC

12 Sign-in to Office Recently used document list roams with you Office is always logged-in Knows your settings and where you left off Saves to cloud by default with SkyDrive & SkyDrive Pro Get back to where you left Save to cloud with SkyDrive & SkyDrive Pro

13 Good fit for BYOD and student-owned devices. Approach with caution (if at all): Board-owned devices. Multi-user devices.

14 The Path to Student Advantage Customer must have an EES or OVS-ES VL subscription Institutions license Office Professional Plus or Office 365 ProPlus to 100% of Faculty and Staff Orders new Office 365 ProPlus for Students SKU at $0 Office 365 ProPlus requires an Office 365 tenant, then student directory is uploaded After Office 365 ProPlus order is processed, IT staff assigns Office 365 ProPlus licenses to students IT staff can eliminate physical media delivery and inventory management Reduce support costs by standardizing on productivity software Customer may extend power of the cloud with free Office 365 A2 Download Office 365 ProPlus via Click-to-Run on up to 5 different devices, even mobile Office is locally installed, available offline Students Office 365 ProPlus will always be up-to-date Documents and settings roam with each user

15 ca/academic/compare-office-365-education-plans- FX aspx

16

17 Office 365 CSDM Prise 2 Présentation à la GRICS RN 2013 Jean Ouimet Directeur, Service des TI, CSDM Daniel Martin Coordonnateur, Bureau des infrastructures et de l optimisation du soutien, STI, CSDM Service des technologie de l information version du 12 novembre 2013

18 Contenu de présentation o Rappel du point de départ o Retour sur les aspects légaux o Architecture segment pédagogique o Création de comptes élèves o Caractéristiques des comptes enseignants o Architecture segment administratif o Gestion de la transition o Autres éléments o Jugement sur l expérience o À propos de l accompagnement

19 Architecture initiale o Courriel et stockage hébergés localement o Environnement administratif MS Exchange 2003 o Environ utilisateurs (entre 100 Mo et 200 Mo) o Incluant des utilisateurs génériques et des dossiers partagés o Environnement pédagogique hybride o MS Exchange pour le personnel enseignant o PostFix (courriel du portail ÉduGroupe) pour les élèves comptes o Stockage local limité Service Stockage de fichiers Stockage de courriels Niveau de l offre Sans restriction, sauf l espace global disponible. L espace moyen par utilisateur est de 1 Go pour l administration. Les utilisateurs du segment pédagogique sont astreints à un quota individuel de 500 Mo Entre 150 et 200 Mo, selon le profil d emploi et 15 Mo pour les élèves

20 Retour sur l aspect légal Lumière jaune Réflexion globale sur la sécurité Que font les TI pour assurer la confidentialité des données critiques de l organisation? Quel est le maillon le plus faible de la stratégie de sécurité mise en place? Révision du code d éthique Vers un code de déontologie et d éthique à la CSDM

21 Instance Office 365 distincte Requis à cause de notre mode de fonctionnement Architecture - Pedag Demande une modification des adresses courriel pour tous les élèves Serveur DirSync pour les utilisateurs du segment pédagogique Permet une synchronisation à sens unique entre notre AD local et le AD sous Windows Azure associé à Office 365 Gestion des modifs au mot de passe requiert un lien efficace entre les deux AD Difficultés vécues à ce niveau (délais importants)

22 Création de comptes élèves Actuellement, les comptes sont générés dans AD par scripts dans MIIS récupérant les comptes créés dans GPI Première phase (plan GRICS) Maintien de la procédure actuelle Script dans DirSync pour associer les licences Office 365 aux adresses créées La preuve de concept est faite mais reste à voir si ça marche dans un environnement de production Prochaines étapes: Décommissionner PostFix Créer des liens dans le portail pour utiliser OWA Défis lenteur et création d un Skydrive sans passer par un premier login

23 Comptes enseignants Identité primaire de l enseignant est admin On conserve les serveurs de fichiers CSDM pour la gestion quotidienne des travaux à remettre La disponibilité des listes courriel d élèves dépend de la création d une communauté sur le portail aspect à travailler éventuellement 0 gain, 0 perte On conserve une segmentation complète des annuaires d entreprise entre les enseignants et les élèves ce sont des domaines différents

24 Administration Architecture plus élaborée Dix serveurs ADFS server ADFS proxy Serveurs Exchange locaux pour la gestion des LD / calendriers partagés / adaptations Pare feu qui digère mal les NLB

25 Gestion de la transition Transfert des archives Actuellement: deux modèles Archives sur serveur de fichiers Archives sur le poste Procédure d importation Procédure problématique: en transférant un PST en archives, ils se fusionnent Problème: transfert de l annuaire d entreprise vers Office 365 Demande de remplir tous les champs UPN (Universal Principal Name) problématique spécifique des utilisateurs admin qui utilisent un code U

26 Autres éléments Dossiers publics Travail de préparation à faire - élimination vs autre voie compte de ressources, compte d équipement, calendrier partagé Période de non disponibilité de services en phase de transition Planif de transition: Respecter les dépendances Transition d offres Actuellement: 25 Go / 7 Go Les transferts de programmes sont automatiques, mais quand MS le décide

27 Jugement sur l expérience Office 365 : les «+» Espace disponible 25 Go bientôt 50 Go la CSDM ne pourrait jamais offrir ceci à ses utilisateurs Archives «en ligne»: on peut ainsi se débarrasser des pst et les archives demeurent accessibles, incluant dans OWA Calendrier pour réservation de salles fonctionne très bien et même sous OWA peut dans certains cas, avantageusement remplacer nos dossiers publics Web Apps pourraient facilement remplacer le client lourd Outils d administration

28 Jugement sur l expérience Office 365 : les Délai pour l entrée en vigueur d une modification On ne peut constamment forcer la synchro il faudra apprendre à patienter Options intéressantes sous OWA mais non fonctionnelles Exemple: modification des données d annuaire Impossible à griser Obligation de suivre la vague Dès avril 2014, ie8 et Windows XP ne seront plus supportés

29 Sur l accompagnement Très difficile de définir adéquatement le besoin préalablement à l attribution d un contrat Pour la CSDM, la taille et les particularités de l environnement se prêtent mal à un mandat conduit exclusivement à distance Il faut absolument définir l opération comme une migration en bonne et due forme

30 Échanges Vers une communauté de pratiques Office 365?

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