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1 Directives financières relatives à la convention de coopération communale au développement Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking (VAIS) (Agence flamande de coopération internationale) Bâtiment Baudouin Boulevard Baudouin 30 boîte 82, 1000 BRUXELLES Tél Fax A quoi sert ce document? Ce document donne un aperçu des directives financières auxquelles doit se conformer toute commune qui a une convention de coopération communale au développement. La VAIS applique ces directives lors du contrôle du décompte annuel. Ces directives entrent en vigueur le 1 er juillet I. Principes généraux de gestion financière Système d enveloppes Des montants maximum sont en vigueur pour chaque enveloppe thématique (voir arrêté d exécution, art. 2 et convention, art. 5). A côté de cela, des montants forfaitaires peuvent être attribués pour : - les frais de personnel (voir arrêté d exécution, art. 5) - la coopération directe avec une administration locale située dans la zone prioritaire de la coopération flamande au développement (voir arrêté d exécution, art. 4) Répartition des enveloppes sur 3 ans : Lors de la demande de convention, la commune fait une proposition de répartition des montants sur les 3 ans. On peut opter pour une répartition proportionnelle ou pour des accents posés dans une année donnée. Expiration des périodes Si une activité n a pas lieu, les soldes créditeurs ne pourront pas être transférés à l année suivante. Compte Les subventions sont versées sur le compte communal, et elles y sont gérées conformément à la législation en vigueur relative aux finances publiques (par ex. munir d un code spécifique). Les données de base de ce compte seront communiquées préalablement (voir le formulaire de demande). II. Comptabilité Le rapport financier comporte : o L aperçu des frais par rubrique (enveloppe). Un formulaire Excel est à disposition sur le site Internet de la VAIS. Vous êtes tenu de travailler avec ce formulaire. o Les justificatifs (numérotés tels qu indiqué dans le formulaire Excel). 1

2 o L état des revenus et des dépenses, signé par le secrétaire communal (formulaire repris dans le formulaire Excel). S il n y a pas de revenus, il convient de mentionner nuls. Seuls les justificatifs de frais adressés aux bénéficiaires agréés dans le cadre du projet et aux partenaires du projet de subvention sont acceptés. Seuls les frais réalisés dans la période fixée dans la convention sont acceptés. Le critère concerne la période de la prestation, et non la date du justificatif de frais. Si des justificatifs de frais sont remis dans une devise étrangère, il convient d indiquer le cours du change utilisé (indication du cours et de la date du calcul dans le formulaire Excel). III. Frais autorisés Principes Une dépense est uniquement acceptable si : o elle est étayée par un justificatif o elle est identifiable et contrôlable o elle a réellement été effectuée pendant la période prévue par l arrêté de subvention o le justificatif de la dépense satisfait aux exigences réglementaires minimales en ce qui concerne la forme o les travaux, services et/ou produits pour lesquels on remet un justificatif sont clairement liés à une tâche/partie du projet - Si le lien entre le projet et les marchandises/services/travaux achetés ne ressort pas clairement de la facture, le réalisateur du projet commente ce lien dans une note explicative. - Si la facture n est pas exclusivement liée au projet, le réalisateur du projet doit convertir la facture afin de déterminer le montant pouvant être lié au projet. Le réalisateur du projet justifie la conversion au moyen d une note explicative. Explications enveloppes de frais : o Sensibilisation : Frais qui sont effectués en Flandre dans le cadre de l information, du transfert de connaissances, de la sensibilisation et de l incitation à l action du personnel communal/des mandataires/du conseil communal pour la coopération au développement (interne) et de la population (externe). o Renforcement des capacités : Frais qui sont effectués en Flandre ou au Sud. Le renforcement des capacités concerne le processus selon lequel des individus, des groupes, des organisations et la société dans sa totalité (cadre légal, politique, économique et administratif) sont mieux en mesure de placer leurs besoins en matière de développement dans un contexte plus large et de les utiliser de façon durable. Par là, nous entendons entre autres ce qui suit dans le cadre de la convention : (i) le renforcement des connaissances et des compétences relatives au thème Nord-Sud des membres du personnel, des mandataires, du conseil communal pour la coopération au développement; (ii) le développement de la vision Nord-Sud; (iii) l intégration du thème Nord-Sud dans d autres domaines politiques; (iv) l attention portée au contrôle et à l évaluation. o Formation : Frais qui sont effectués en Flandre dans le cadre de formations qui sont mises sur pied pour le personnel communal, les mandataires et les membres du conseil communal pour la coopération au développement. o Encadrement : Frais qui sont effectués en Flandre ou au Sud pour faire appel à une expertise externe (conseil) afin d améliorer la qualité de l exécution de la convention. o Frais de voyage et de séjour : voir ci-dessous, sous types de frais. 2

3 Transferts Entre les enveloppes : Ne sont pas autorisés. Entre les différents objectifs d un plan opérationnel annuel, mais au sein de la même enveloppe : Sont autorisé, mais doivent être mentionnés dans le rapport d avancement (avec le décompte). Le montant fixé de la subvention et les dispositions de l arrêté de subvention concerné ne peuvent toutefois pas être modifiés (voir l art. 5 de la convention). Types de frais Frais de voyage et de séjour Nous entendons par là les frais relatifs à : - La visite de travail flamande au Sud - La délégation du Sud en visite de travail en Flandre Frais acceptés : - Les billets d avion en classe économique (voir convention, art. 9). - Les frais d hôtel, en tenant compte des montants maximum par personne et par nuit (voir la liste Indemnités de voyage et de séjour sur le site Internet de la VAIS, qui est régulièrement adaptée). Seules les nuitées et les taxes sont acceptées (pas les frais de téléphone, de repas, de blanchisserie, etc.). - Les frais médicaux, notamment les vaccinations et la médication. - L assurance voyage. - Le passeport international et le visa. - Les frais de déplacement : tarifs avantageux tant pour les transports publics (classe économique) que pour la location de véhicules. Frais de taxi : de et vers l aéroport. A côté de cela, uniquement à titre exceptionnel. - Excursion : dans la mesure où il y a un lien avec les objectifs du projet et seuls les frais des membres de la délégation peuvent être introduits. - Communications téléphoniques locales : si le justificatif concerne une carte prépayée (les abonnements et similaires ne sont pas acceptés). Frais non acceptés : - Les repas (voir convention, art. 9), ainsi que les réunions avec lunch. Exception : Si une délégation du Sud est en visite de travail en Flandre, les frais pour les repas des membres de la délégation peuvent être introduits. Des montants maximum sont en vigueur. Les frais par jour ne doivent notamment pas dépasser l indemnité journalière maximale pour la Belgique (voir la liste Indemnités de voyage et de séjour sur le site Internet de la VAIS, qui est régulièrement adaptée). - Les indemnités journalières (voir convention, art. 9). - L utilisation d Internet. - Les frais liés à une représentation (e.a. les cadeaux). - Les pourboires. Justificatifs Pour les voyages en avion : copie du reçu Frais de personnel Par frais de personnel pouvant être introduits comme propre contribution, nous entendons le salaire du fonctionnaire chargé de la coopération au développement, tel qu indiqué sur la fiche de paie. 3

4 En cas de contrat ACS, le montant forfaitaire de participation aux frais de personnel est réduit de 50% (voir arrêté d exécution, art. 5). La même disposition est en vigueur pour les autres mesures salariales sociales (e.a. Maribel social). Dans le cadre du jumelage, les charges salariales suivantes peuvent aussi être introduites dans l enveloppe du renforcement des capacités. La somme de ces charges salariales ne doit pas s élever à plus de 50% de cette enveloppe annuelle : 1. Seules les heures de travail d autres fonctionnaires que le fonctionnaire chargé de la coopération au développement, prestées dans le cadre du jumelage, sont acceptées (voir convention, art. 6). 2. Les personnes dans la commune jumelée qui remplissent une tâche claire, liée à un ou plusieurs domaines d action. 3. Stagiaire ou bénévole : - Uniquement si ces personnes sont engagées au Sud. - Il convient de se conformer à la législation relative au bénévolat. Justificatifs Fonctionnaire chargé de la coopération au développement : Déclaration sur l honneur qu il ne reçoit pas d autre rétribution pour la durée prestée. Fiche de paie du fonctionnaire chargé de la coopération au développement. Autres fonctionnaires que le fonctionnaire chargé de la coopération au développement : Déclaration sur l honneur, avec l indication du nombre d heures effectivement prestées par cette personne dans le cadre du jumelage. Bénévole : Contrat de bénévole Personnes dans la commune jumelée : Certificat de la commune partenaire déclarant que cette personne est habilitée dans le cadre du jumelage. Frais généraux ou frais administratifs Les frais généraux sont des frais qui sont effectués indépendamment du fait que des subventions sont reçues ou non. Ces frais ne sont pas directement liés à l exécution du projet. Il s agit ici e.a. du chauffage, de l éclairage, du gaz, de l eau, de l électricité, du téléphone, d Internet et des assurances. Ces frais ne sont pas autorisés. Achat de biens durables (> 3 ans) L acquisition de biens durables avec une durée de vie de plus de 3 ans (mobiliers et immobiliers) est uniquement acceptée si ces biens sont explicitement indispensables pour la réalisation des objectifs du projet. Dans le cadre du jumelage : L acquisition de biens durables au Sud peut uniquement être autorisée à condition qu ils cadrent avec le renforcement des capacités de la commune partenaire au Sud. Par ex. l acquisition de registres de l état civil pour la commune partenaire s il y a une coopération relative à l état civil; l aménagement de terrains de jeux ou de sport dans la commune partenaire en guise de soutien de la politique relative à la jeunesse et au sport. 4

5 - Les investissements en infrastructure ne seront acceptés qu à titre exceptionnel. A cet effet, il convient de demander au préalable une autorisation écrite à la VAIS. A partir de 1.000, les conditions suivantes doivent être remplies : - La nécessité est motivée dans une note. - A partir de (hors TVA), 3 offres sont demandées. - L amortissement est un moyen comptable pour répartir la charge de certaines dépenses lourdes sur plusieurs années. Seuls les frais d amortissement des investissements peuvent être introduits comme frais d investissement du projet. Les investissements doivent être amortis en fonction de la durée de vie économique de l investissement et non en fonction de la durée du projet. Justificatifs - Preuve d achat, si nécessaire accompagnée de 3 offres. - Plan d amortissement. Le plan d amortissement est un document qui stipule de quelle manière les frais d investissement sont amortis de façon conséquente sur plusieurs années. Subvention d initiatives locales La subvention ne peut pas être utilisée pour des subventions qui sont octroyées par l administration locale (voir convention, art. 5). Autres Nourriture et boisson Les frais excessifs pour des boissons (alcoolisées) et des repas qui ne sont pas en rapport avec le résultat visé ou qui n y contribuent d aucune façon, ne sont pas acceptés. Si des indemnités sont demandées pour les boissons ou les repas (par ex. à la fête du monde), elles doivent être prises en compte. Frais non acceptés : - amendes, frais liés à des procédures judiciaires - frais financiers (intérêts, ). Les frais liés à des virements à l étranger sont bel et bien acceptés. - jetons de présence - indemnités forfaitaires. Ne sont pas acceptées, sauf si elles font l objet d une réglementation légale (par ex. indemnité de bénévolat, disposition pour les prestations occasionnelles). - frais de représentation - frais pour la collecte de fonds - investissements (mobilier ou immobiliers) qui ont uniquement pour objectif d agrandir le patrimoine de la commune ou du partenaire au Sud et qui ne servent pas directement à exécuter le projet - achat de boissons alcoolisées, de tabac et de produits dérivés - frais qui n ont aucun rapport avec la coopération au développement IV. Propre contribution La subvention des autorités flamandes s élève à 70% maximum des frais subventionnables. Nous prévoyons donc un apport propre de 30%. 5

6 Le cofinancement communal peut se faire en espèces ou en nature (voir arrêté d exécution, art. 3). Ce cofinancement peut se faire avec des ressources propres ou d autres sources de financement. Les frais qui sont déjà financés par d autres sources ne peuvent pas être financés par la subvention. Les ressources obtenues de la part d autres autorités flamandes (par ex. jeunesse) ne peuvent pas être introduites comme propre contribution. V. Paiement de la subvention La Communauté flamande ne paie la subvention qu après l évaluation du rapport d avancement. Ce rapport est composé : - de la partie portant sur le contenu - de la partie financière : formulaire Excel avec 2 onglets et tous les justificatifs numérotés Les deux rapports sont comparés au dossier de demande initial, et aux objectifs, aux résultats et au budget qui y étaient indiqués. Le paiement se fait en 3 tranches, notamment 1 tranche par an. Ce document contient des directives. La VAIS se réserve le droit de ne pas accepter certains frais excessifs portés en compte. 6

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