Réussir sa migration SEPA

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2 Introduction Travaux préalables Opérations SEPA Planifiez votre migration Intégration dans nos outils Sommaire 1

3 Introduction Introduction La date butoir 01/02/2014 Le 1 er février 2014 est la date butoir fixée par les instances européennes à partir de laquelle les virements et prélèvements nationaux ne pourront plus être émis. Seul le format SEPA sera autorisé. (Single Euro Payments Area ou Espace unique de paiement en euros) Le virement devient SCT SEPA Credit Transfer Le prélèvement devient SDD SEPA Direct Debit Introduction 2

4 Travaux préalables Travaux préalables Circularisation Conversion des RIB Circularisation des clients Dans le cadre des réformes fiscales engagées et de la généralisation de la procédure EDI à toutes les sociétés en octobre 2014, vous pouvez en profiter pour circulariser vos clients afin d obtenir leurs mandats, leurs coordonnées bancaires au format IBAN, Nos gammes de logiciels vous permettent de produire des courriers personnalisés au travers de leur module GedExpert. Les modèles SEPA sont disponibles depuis la mise à jour annuelle de sept. 2013, en téléchargement sous forme de pack Sql dans votre espace Client. Conversion des RIB au format BIC-IBAN Contrairement au marché, ACD Groupe a souhaité intégrer gratuitement la conversion des RIB au format BIC-IBAN. Nos gammes de logiciels intègrent cette conversion depuis le 2ème semestre Travaux préalables 3

5 Opérations SEPA Opérations SEPA Les virements Les prélèvements Les virements SEPA Tous les virements ordinaires en euros (règlements fournisseurs, virements de salaires, cotisations sociales) à destination d un compte domicilié dans l un des 32 pays de la zone SEPA, seront obligatoirement émis sous forme de virement SEPA à partir du 1 er février Les autres types de virements (virement de trésorerie, virement urgent, virement en devise, virement hors zone SEPA) peuvent être émis au nouveau format ISO 20022XML. Nos gammes de logiciels intègrent les virements SEPA depuis le 2ème semestre Virements SEPA 4

6 Opérations SEPA Opérations SEPA Les virements Les prélèvements Les prélèvements SEPA En passant au prélèvement SEPA, vous pourrez prélever vos clients au-delà du territoire national, dans tous les pays de la zone SEPA. Le prélèvement SEPA met en rapport un créancier et un débiteur. Le fournisseur transmet l ordre de paiement à sa banque pour encaisser la somme due par le client. Prélèvements SEPA 5

7 Opérations SEPA Les prélèvements SEPA Ce qui change avec l arrivée de SEPA Identifiant créancier RUM Mandat Pré-notification Convention Identifiant Créancier SEPA -> ICS La Référence Unique de Mandat -> RUM Le mandat de prélèvement La pré-notification de prélèvement La convention d émission de prélèvement SEPA Ce qui change avec SEPA 6

8 Opérations SEPA Les prélèvements SEPA Identifiant créancier RUM Mandat Identifiant Créancier SEPA -> ICS En France, cet identifiant est attribué par la Banque de France, il se présente sous la forme suivante : Pré-notification Convention Si vous possédez déjà un numéro national d émetteur celui-ci sera repris dans votre ICS. Si vous en possédez plusieurs, vous devrez choisir celui à reprendre dans votre ICS. La structure avec le code activité (ZZZ) permet à l entreprise de décliner son ICS par activité. Exemple : FR12 TOU pour le site de TOURS FR12 AIX pour le site de AIX Il est conseillé de ne pas tarder à demander à votre banque votre identifiant ICS (6 à 8 semaines de délai). Identifiant créancier SEPA 7

9 Opérations SEPA Les prélèvements SEPA Identifiant créancier RUM Mandat Pré-notification Convention La Référence Unique de Mandat -> RUM L identification du mandat est assurée par la RUM, une référence qui est librement choisie par l émetteur des prélèvements et qui comporte 35 caractères non accentués au maximum. Elle est unique, par mandat (couple ICS/RUM unique). La RUM doit être notifiée au client avant émission du premier prélèvement. Nos gammes de logiciels intègrent gracieusement, depuis la mise à jour annuelle de sept.2013, un outil d affectation dynamique* de ces RUM. * Voir la documentation associée sur chacun de nos produits, également disponible dans votre espace Client, pour le mode opératoire détaillé. Référence Unique de Mandat 8

10 Opérations SEPA Les prélèvements SEPA Identifiant créancier RUM Mandat Pré-notification Convention Le mandat de prélèvement L autorisation de prélever peut être : Ponctuel, ce prélèvement est unique, appelé ONE OFF (Code OOFF). Il éteint automatiquement le mandat à son exécution. Il est communément exécuté directement depuis l interface bancaire. Permanent ou récurrent (pour une série de prélèvements) 1. Le premier prélèvement est appelé FIRST (Code FRST) Présentation 5 jours ouvrés avant l échéance 2. Les suivants sont appelés RECURRENT (Code RCUR) Présentation 2 jours ouvrés avant l échéance 3. Eventuellement le dernier appelé FINAL (Code FNAL) Il est conseillé de privilégier le mandat récurrent qui reste valable 36 mois après la dernière échéance utilisée. Nos gammes de logiciels traitent aujourd hui les prélèvements de types permanents ou récurrents. Mandat de prélèvement 9

11 Opérations SEPA Les prélèvements SEPA Identifiant créancier RUM Mandat Pré-notification Convention Le mandat de prélèvement Délais de présentation auprès de votre banque 10

12 Opérations SEPA Les prélèvements SEPA Identifiant créancier RUM Mandat Pré-notification Convention Le mandat de prélèvement Nouveaux clients en prélèvements Vous devez faire signer à vos nouveaux clients un mandat rédigé dans la langue du pays de résidence du client, ou à défaut en anglais. Clients déjà en prélèvements La notion de migration du prélèvement national préexistant évite de leur présenter un nouveau mandat (continuité des mandats). Vous devez par contre les informer de votre intention de migrer au format SEPA par tout moyen à votre convenance, au moins 14 jours avant le premier débit. Contestation Les délais de contestation après l opération concernée sont de : > 8 semaines s il existe un mandat, > 13 mois s il n existe ni mandat ni autorisation de prélèvement. Conservation Il vous appartient de conserver ces mandats (contrairement à l autorisation de prélèvement actuelle qui est conservée par la banque). En cas de contestation, le mandat pourra vous être réclamé pendant une période de 14 mois suivant l opération. GedExpert permet la production des mandats, leur numérisation une fois signés par le client, et leur archivage. Utilisation des mandats 11

13 Opérations SEPA Les prélèvements SEPA Identifiant créancier RUM Mandat Pré-notification Convention La pré-notification de prélèvement Vous devez adresser à votre client une pré-notification au moins 14 jours calendaires avant la date du prélèvement SEPA ou du premier prélèvement d une série. Cette pré-notification peut se faire : - sur un contrat, - sur la facture, - sur l échéancier des règlements, - via un simple avis. Elle doit comporter : - L ICS au titre duquel le prélèvement sera effectué - La RUM affectée à la créance - Le montant et la date d échéance du prélèvement SEPA - La notion de migration de prélèvement national - Les coordonnées pour d éventuelles réclamations Pré-notification de prélèvement 12

14 Opérations SEPA Les prélèvements SEPA Identifiant créancier RUM Mandat Pré-notification Convention La convention d émission de prélèvement SEPA Adressez-vous à votre chargé d affaires auprès de la banque pour la convention d émission de prélèvement SEPA, nécessaire avant toute émission. Profitez-en pour lui demander d obtenir votre Identifiant ICS auprès de la banque de France. Un K-Bis de moins de 3 mois sera nécessaire. Convention d émission de prélèvement 13

15 Planifiez votre migration Planification Septembre 2013 Octobre 2013 Novembre 2013 Décembre 2013 Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Diagnostic Informatique. Mesure des impacts sur votre organisation interne et sur vos clients. Planification du projet. Réalisation des étapes préalables pour émettre des prélèvements SEPA : demande d ICS, gestion des RUM, Tests techniques Information de vos clients Emission des premiers prélèvements SEPA en petite quantité Migration de tous les prélèvements au format SEPA Date butoir 1 er février 2014 Planifier votre migration 14

16 Intégration dans nos outils Intégration Quelle procédure suivre? Gestion Interne Comptabilité Gestion PME vous utilisez DiaClient SQL NON Mettre à jour les banques dans la production comptable, selon la documentation fournie. Paie OUI vous gérez les prélèvements dans DiaClient OUI Mettre à jour les banques dans DiaClient, selon la documentation fournie. NON vous gérez les banques dans DiaClient NON OUI Mettre à jour les banques dans la production comptable, selon la documentation fournie. 1. Mettre à jour les banques dans DiaClient, selon la documentation fournie. 2. Mettre à jour les banques des tiers dans le dossier comptable du cabinet, depuis DiaClient, via sa fonction de transfert en comptabilité option «Tiers seulement». Prélèvements 15

17 Intégration dans nos outils Intégration Gestion Interne Comptabilité Gestion PME Paie DiaClientSQL Si les prélèvements ou les banques sont gérés dans DiaClient plutôt que dans la comptabilité, renseignez les banques du cabinet et celles de chacune des fiches clients concernés. Sur la banque de l entité cabinet : menu Généralités Cabinets onglet Banque Voir le mode opératoire détaillé, disponible au menu du logiciel, en téléchargement dans votre Espace Client ou en cliquant ci-dessous. < Indiquez sur chacune des banques concernées si les prélèvements doivent être réalisés au format SEPA. L Identifiant de Créancier SEPA est à renseigner directement sur la fiche du cabinet. 16

18 Intégration dans nos outils Intégration Gestion Interne Comptabilité Gestion PME Paie DiaClientSQL Sur la ou les banques de chacune des fiches clients : onglet Facturation Voir le mode opératoire détaillé, disponible au menu du logiciel, en téléchargement dans votre Espace Client ou en cliquant ci-dessous. < Indiquez sur chacune des banques concernées la RUM et la date de signature du mandat ou de l autorisation de prélèvement antérieure. Prélèvements avec DiaClientSQL (suite) 17

19 Intégration dans nos outils Intégration Gestion Interne Comptabilité GedExpert Gestion des mandats ou des informations de passage à SEPA : Gestion PME Paie Utilisez les nouveaux modèles fournis avec la version annuelle, ou composez vos propres modèles pour : - générer ponctuellement un nouveau mandat sur la fiche du client (fusion des données) - opérer un publipostage d information de passage à SEPA sur les clients concernés, avec classement automatique des courriers ou mails ainsi adressés. - numériser les mandats retournés signés par les clients (ou déposés dans I-Dépôt) pour les archiver sur chacune de leurs fiches (obligation de les conserver). Gestion des mandats avec GedExpert 18

20 Intégration dans nos outils Intégration Gestion Interne Comptabilité Gestion PME Paie ComptabilitéExpert & DiaCompta Si les prélèvements ET les banques sont gérés dans la comptabilité, renseignez les banques du dossier comptable du cabinet et celles des tiers concernés. Sur la banque du dossier comptable du cabinet : Fiche dossier onglet Banque Voir le mode opératoire détaillé, disponible au menu du logiciel, en téléchargement dans votre Espace Client ou en cliquant ci-dessous. < < Indiquez sur chacune des banques concernées si les prélèvements doivent être émis au format SEPA. Vous trouvez ces mêmes renseignements sur chacune des banques du dossier comptable au menu Fichier Banques de DiaCompta. L Identifiant de Créancier SEPA est à renseigner directement sur la fiche du dossier. Prélèvements avec ComptabilitéExpert & DiaCompta 19

21 Intégration dans nos outils Intégration Gestion Interne Comptabilité Gestion PME Paie ComptabilitéExpert & DiaCompta Renseignement des tiers Si vous utilisez les dossiers comptables de production pour les relances et les prélèvements : Voir le mode opératoire détaillé, disponible au menu du logiciel, en téléchargement dans votre Espace Client ou en cliquant ci-dessous. < < Paramètres onglet Général du dossier comptable du cabinet. Renseignez les informations du mandat sur chacune des banques concernées de chacun des dossiers comptables clients. Sinon, renseignez ces informations de mandat sur chacune des banques concernées de chaque fiche tiers du dossier comptable du cabinet. Vous trouvez ces mêmes renseignements sur la banque de chaque fiche tiers du dossier comptable au menu Fichier Tiers Gestion des tiers onglet Banque de DiaCompta. Renseignement des tiers avec ComptabilitéExpert & DiaCompta 20

22 Intégration dans nos outils Intégration Gestion Interne Comptabilité Paie Gestion PME DiaPaie & SalaireExpert Seuls les virements salaires, acomptes intéressent la paie. Les virements SEPA sont opérationnels dans nos logiciels de paie depuis le 2 ème semestre Au menu Fichiers Comptes Bancaires de DiaPaie Sur la fiche Dossier Onglet Banque de SalaireExpert Virements avec DiaPaie & SalaireExpert 21

23 Intégration dans nos outils Intégration Gestion Interne Comptabilité Paie Gestion PME DiaFact L Identifiant de Créancier SEPA est à renseigner directement sur la fiche de la société onglet Complément Voir le mode opératoire détaillé, disponible au menu du logiciel, en téléchargement dans votre Espace Client ou en cliquant ci-dessous. Sur les banques concernées de la société onglet Opérations bancaires < Indiquez sur chaque banque si les prélèvements doivent être émis au format SEPA. Identifiant créancier SEPA avec DiaFact 22

24 Intégration dans nos outils Intégration Gestion Interne Comptabilité Paie Gestion PME DiaFact Renseignement des tiers onglet Règlement Voir le mode opératoire détaillé, disponible au menu du logiciel, en téléchargement dans votre Espace Client ou en cliquant ci-dessous. < Renseignez les informations de mandat sur chaque fiche tiers Renseignement des tiers avec DiaFact 23

25 Fin 24

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