RETOUR D EXPÉRIENCE SUR LA COMPTA ANALYTIQUE PAR UN DIRECTEUR D OT NON COMPTABLE. PAR BRUNO ALLEIN, DIRECTEUR DE L OFFICE DE TOURISME DE CAUTERETS

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1 RETOUR D EXPÉRIENCE SUR LA COMPTA ANALYTIQUE PAR UN DIRECTEUR D OT NON COMPTABLE. PAR BRUNO ALLEIN, DIRECTEUR DE L OFFICE DE TOURISME DE CAUTERETS 1

2 «D OÙ JE PARLE» PETIT PRÉAMBULE EN VUE DE LIMITER LE PROPOS À UN RETOUR D EXPÉRIENCE D UN DIRECTEUR D OFFICE SUR LES PROBLÉMATIQUES DE LA COMPTA ANALYTIQUE. Ceci n est pas une présentation comptable mais une approche des problématiques et des enjeux liés à une analyse du fonctionnement de l Office de Tourisme. C est un point de vue qui ne tient pas compte des différents outils utilisés pour faire la compta (Progema / Hélios / Quadratus / ) mais uniquement des missions de l Office de Tourisme. Nota : en compta publique M4, le budget de l OT doit être voté soit par chapitre soit par article. En association, les modalités du vote dépendent du choix des administrateurs ( article par article / au chapitre / par mission..) Les modalités du vote du budget est un élément déterminant quant à la question de la présentation de ce même budget. Le recours a une présentation du budget par mission a des vertus de simplicité. Les questions à se poser : Comment est voté le budget? L Office a t-il beaucoup de mission? Le vote du BP estil sujet à débat sur la forme? Le Compte de Résultat/Compte Administratif l est-il également? 2

3 «PARTIR DE SA SITUATION, DE SES BESOINS» 1 ier constat : laisser vos tabous au vestiaire et devenez «comptable» en un seul mot!! Pour quoi faire? Pour mieux expliquer qui fait quoi / pour rendre plus lisible les Quel intérêt? missions de l OT / pour valoriser les missions de «développement» / pour renforcer et favoriser la polyvalence / pour mobiliser l équipe, 2 ième constat : c est surtout autour de la masse salariale que les questions se posent!! Qui fait l analyse? Quels freins? Quel bénéfices? Faire l analyse des charges (et à quelles missions elles sont affectées?) nécessite d associer l ensemble de l équipe à ce travail. Cela prend du temps / possiblement les membres de l équipe, «The» comptable / nécessite de préciser les règles de ventilation des charges / Transition entre 2 modes de présentation / changement d habitude. Permet de sortir du débat sur le coût de la masse salariale indépendamment des actions mais peut focaliser l attention sur la mission d accueil. 3

4 «LES MOTIVATIONS» AU DÉPART, ON LE FAIT POUR DE «BONNES» RAISONS & ON DÉCOUVRE D AUTRES BIENFAITS «SECONDAIRES» AU FUR ET À MESURE. Pour rendre plus visible les missions de l Office de Tourisme : Accueil / Informations / Promotioncommunication / Coordination des acteurs / Animations / Production-commercialisation / Billetterie-boutique / Assistance / Gestion d équipement. / Administration de l OT (secrétariat-comptabilité). Pour changer la perception des élus sur les missions et le travail réel des équipes : concilier la polyvalence souvent nécessaire du personnel d accueil avec le travail de «développement» en back-office (gestion des bases de données, de l information, de la démarche qualité, des éditions, de la production, de l observation, Pour connaitre le travail de chacun afin d optimiser l organisation et la gestion du personnel de l OT : impact sur les fiches de poste et les changements de missions / sur la formation / sur la démarche Qualité / 4

5 «LA MISE EN ŒUVRE» LA COMPTA ANALYTIQUE : CONCRÈTEMENT JE COMMENCE PAR QUOI? Analyse du temps de travail de chacun pour chaque salarié, déterminer le temps passé sur chaque type de mission / tâches. A ce niveau, le mieux est l ennemi du bien : la finesse est évidement souhaitable mais l excès ne donne pas de résultat pertinent tout du moins quand l objectif est de répartir les charges selon des missions identifiables par le personnel et les élus. Mon conseil : rester sur les missions de base. Le découpage de la mission d Accueil en de nombreuses tâches (demandes front-office / standard / réassortiment des présentoirs / suivi des outils web et/ou des bases / ) permet de mieux manager la mission mais pas de faire une compta analytique vraiment plus précise. C est l organisation de chaque OT qui prévaut pour déterminer les colonnes du tableau ci-dessous. L unité de temps peut-être le jour/l heure. Accueil Animation Promotion Coordination des acteurs Mickael 80% 20% Sabine 60% 10% 30% Léa 70% 30% Commercialisation 5

6 «LA MISE EN ŒUVRE» LA COMPTA ANALYTIQUE : JE CONTINUE PAR.! L Analyse du coût du travail de travail par mission Sur la base du coût individuel de chaque salarié et de la ventilation de son temps de travail sur les différentes missions => vous disposez du coût par mission pour les articles comptable de la masse salariale. Salaire Brut Nb de jours/heures Mickael j 112,80 /j Sabine j 125 /j Coût / j Ventilation Coût salarié 80% Accueil 20% promotion 60% accueil 10% promotion 30% commerc. 156j x 112,8 120j x j x j x 125 Il peut y avoir quelques questions à trancher : par exemple où affecter le salaire du Directeur / quid de la formation /.. Souvent le calcul de la durée de travail des différents salariés fait apparaitre des différences. Comment les prendre en compte simplement? 6

7 «LA MISE EN ŒUVRE» LA COMPTA ANALYTIQUE : JE VENTILE, JE PULVÉRISE, JE DYNAMITE FAÇON PUZZLE!!! L affectation des charges Pour chaque ligne du budget, je détermine à quoi est affecté la charge Plusieurs cas de figure pour ventiler les charges : 1. Certaines charges sont ventilées sur la base du temps passé : 606 ACHATS NON STOCKES DE MATÉRIEL ET FOURNITURES Accueil Animations Promotion Coordinat 6061 ÉNERGIE/ÉLECTRICITÉ 50% 20% 20% 10% 6064 FOURNITURES ADMINISTRATIVES 30% 30% 30% 10% 6068 AUTRES MATIÈRES ET FOURNITURES 30% 30% 30% 10% 2. Certaines charges sont affectées directement à une mission. C est souvent le cas pour toutes les prestations externes liées aux actions : communication / commercialisation / ACHATS MARCHANDISES Accueil Animations Promotion Coordinat Billetterie spectacle 80% 20% 611 SOUS TRAITANCE GÉNÉRALE 6112 METEO France 100% 7

8 «LE RÉSULTAT & QUELQUES REMARQUES» LA COMPTA ANALYTIQUE VERSION DIRECTEUR COMPTABLE : C EST FOOORMIDABLE!!! 1. La présentation des charges par mission facilite la lecture du budget : Accueil Animations Promotion Total 60 Achats Charges de Personnel Total des Charges Une nouvelle question se pose : comment je ventile les produits? Globalement c est plus facile mais cela soulève néanmoins d autres questions de principe ou d affichage. Le fonctionnement de l OT est un tout : Si chaque mission est distincte l une de l autre, elles ne peuvent néanmoins pas s envisager de manière séparées car il arrive souvent que les salariés interviennent sur plusieurs missions. La recherche d un équilibre financier par mission est tentant mais il (l équilibre) se révèle souvent fictif, illusoire et/ou impossible. Par ailleurs, il est clivant entre les salariés ce qui nuit à la polyvalence. 8

9 «FIN DE COMPTA....» A vous de jouer !! Merci de votre attention. 9