Professeurs au département de Techniques administratives au cégep de Saint-Félicien.

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2 CONCEPTION ET RÉALISATION Luc Belisle, CGA Marc-André Hubert Johanne Perron Professeurs au département de Techniques administratives au cégep de Saint-Félicien. VALIDATION ET EXPÉRIMENTATION Des élèves et des enseignants en techniques de comptabilité et gestion. NOTE Pour alléger le texte, le masculin est utilisé comme générique. LE GROUPE HOUDES 1682, rue Tessier Téléphone : (418) Saint-Félicien (QUÉBEC) Télécopieur : (418) G8K 1M3 Courriel : Site Web: Tous droits réservés. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite ou transmise à quelque fin ou par quelque moyen que ce soit sans la permission expresse et écrite des auteurs. ISBN Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Québec, 2007 Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Canada, 2007

3 Acomba Projet comptable / Opération Tâche 3.21 Au cours de cette tâche, vous apprendrez comment utiliser le module GESTION DES COMMANDES. Un échantillonnage de transactions courantes, fournies à titre d exemples, permettra de vous familiariser sur l opération de ce module. Vous expérimenterez sur ordinateur les exemples de transactions en utilisant les données du dossier présentement contenu dans votre répertoire de travail. Il est donc très important de vous assurer Le Groupe Houdes 2003 Clients, Gestion des commandes, Inventaire / Page 3.25

4 Projet comptable / Opération Acomba d avoir produit une copie de sauvegarde avant d entreprendre la saisie des transactions présentées à titre d exemples. Une fois l expérimentation terminée, vous devrez récupérer les données de la copie de sauvegarde produite avant l expérimentation afin de poursuivre le travail mentionné dans les tâches subséquentes. Cette dernière remarque justifie pleinement le fait de vous assurer d avoir produit une copie de sauvegarde avant de passer à l expérimentation. Enfin, toutes les pièces justificatives d où sont puisées les données des exemples de transactions sont présentées au cahier Projet comptable. Ainsi, lors de l expérimentation, vous aurez toujours la pièce justificative sous les yeux afin de pouvoir vous y référer. Ces pièces justificatives sont présentées à la suite des directives énoncées ci-dessous. À l'aide : 1) des pages 25.1 à du manuel Cahier de référence, 2) des documents fournis ci-après, on vous demande : 1) de charger Acomba et d ouvrir le dossier AUDIO MARS contenu dans votre répertoire de travail, si ce n est déjà fait; 2) d'expérimenter le traitement des transactions à l'aide des exemples présentés au manuel Cahier de référence. EXEMPLE 3.8 Fournisseur : AUDIOVISION 333, rue Victoria Saint-Lambert QC J4P 1A9 Tél. : (450) Fax : (450) AU BON SON LTÉE 17, rue Victor Boucherville QC J4B 6Z5 Commande N o Date : Requis pour le : Soumission N o : Conditions : Pour : Expédition : mars mars 2004 S. Savoie Article N o Description Qté Prix unitaire Prix total A5108 Minichaîne stéréo Panasonic , ,00 A2605 Système cinéma Samsung 5 500, ,00 Transport POUR USAGE INTERNE Total partiel 3 500,00 TPS 245,00 Commandé par : R. Hamel N o TPS : TVQ 280,88 N o TVQ : TOTAL 4 025,88 Page 3.26 Le Groupe Houdes 2003

5 Acomba Projet comptable / Opération EXEMPLE 3.9 Client : AU BON SON LTÉE 17, rue Victor Boucherville QC J4B 6Z5 Tél. : (450) AUDIOVISION 333, rue Victoria Saint-Lambert QC J4P 1A9 Facture N o : Date : Commande N o : Conditions : Vendeur : Expédition : mars N/30 Article N o Description Qté Prix unitaire Prix total A5108 Minichaîne stéréo Panasonic , ,00 A2605 Système cinéma Samsung 5 500, ,00 Transport POUR USAGE INTERNE Total partiel 3 500,00 TPS 245,00 N o TPS : TVQ 280,88 N o TVQ : TOTAL 4 025,88 EXEMPLE 3.10 Fournisseur : AUDIOVISION 333, rue Victoria Saint-Lambert QC J4P 1A9 Tél. : (450) Fax : (450) AU BON SON LTÉE 17, rue Victor Boucherville QC J4B 6Z5 Crédit Fourn. N o Date : Requis pour le : Soumission N o : Conditions : Pour : Expédition : mars mars 2004 S. Savoie Article N o Description Qté Prix unitaire Prix total A2605 Système cinéma Samsung ,00-500,00 Retour de marchandises Facture N o 3108 du 12 mars Transport POUR USAGE INTERNE Total partiel -500,00 TPS -35,00 Demandé par : R. Hamel N o TPS : TVQ N o TVQ : TOTAL EXEMPLE 3.11 Client : AU BON SON LTÉE 17, rue Victor Boucherville QC J4B 6Z5 Tél. : (450) AUDIOVISION 333, rue Victoria Saint-Lambert QC J4P 1A9 Crédit N o : Date : Facture N o : Conditions : Vendeur : Expédition : mars N/30 Article N o Description Qté Prix unitaire Prix total A2605 Système cinéma Samsung ,00-500,00 Transport POUR USAGE INTERNE Total partiel -500,00 TPS -35,00 N o TPS : TVQ N o TVQ : TOTAL Le Groupe Houdes 2003 Clients, Gestion des commandes, Inventaire / Page 3.27

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7 CONCEPTION ET RÉALISATION Luc Belisle, CGA Marc-André Hubert Johanne Perron Professeurs au département de Techniques administratives au cégep de Saint-Félicien. VALIDATION ET EXPÉRIMENTATION Des élèves et des enseignants en techniques de comptabilité et gestion. NOTE Pour alléger le texte, le masculin est utilisé comme générique. LE GROUPE HOUDES 1682, rue Tessier Téléphone : (418) Saint-Félicien (QUÉBEC) Télécopieur : (418) G8K 1M3 Courriel : Site Web: Tous droits réservés. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite ou transmise à quelque fin ou par quelque moyen que ce soit sans la permission expresse et écrite des auteurs. ISBN Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Québec, 2007 Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Canada, 2007

8 Acomba Cahier de référence / Opération MODULE GESTION DES COMMANDES INSCRIPTION ET IMPRESSION DES SOUMISSIONS, BONS DE COMMANDE ET FACTURES SUIVI DE L'INVENTAIRE L'utilisation de l'outil FACTURATION, de l onglet FACTURATION (module GESTION DES COMMANDES), qui permet de produire et d'imprimer les soumissions, les bons de commande et les factures à l'aide du système comptable exige d'abord que l'utilisateur définisse le format des formulaires. Ces formulaires sont : - le formulaire de soumission, - le bon de commande du client, - le bon de commande ouverte du client, - la facture, - la note de crédit, - le bon de livraison, - le bon de commande d'achat. Lorsque nous avons implanté le système comptable, nous avons déjà défini pour vous le format de tous les formulaires énumérés ci-dessus. Vous êtes donc en mesure d'utiliser l'outil FACTURATION de l onglet FACTURATION pour produire ces documents. L émission d une facture peut être faite en une seule opération. Par contre, il arrive fréquemment que le client demande une soumission et qu il envoie un bon de commande. Dans cette situation, une soumission est inscrite à l aide du système et envoyée au client. Cette soumission peut par la suite être convertie en bon de commande et ensuite en facture ou immédiatement en facture. Le client peut également ne pas demander de soumission mais envoyer uniquement un bon de commande. Alors, le bon de commande est inscrit à l aide du système et converti par la suite en facture. Lorsque les factures sont inscrites et produites par l'entremise de l'outil FACTURATION de l onglet FACTURATION le nombre d'articles vendus est automatiquement soustrait de l'inventaire. Lors de l inscription d une note de crédit à un client à l aide de cet outil, les articles sont ajoutés à l inventaire s il y a lieu. Pour les bons de commande d'achat produits par l outil FACTURATION, la mise à jour de l'inventaire sera simplifiée lors de la réception des marchandises, de la facture et/ou du bon de livraison du fournisseur. Au lieu d'appeler chacune des fiches produits concernées pour y faire un ajustement d'inventaire, cette mise à jour se fera en une seule opération à partir des données du bon de commande d'achat. Il s'agira, lors de la réception de la facture et/ou du bon de livraison du fournisseur, de faire la mise à jour de l'inventaire par l'outil RÉCEPTION de l onglet INVENTAIRE. De plus, la facture du fournisseur pourra être automatiquement inscrite au module FOURNISSEURS à l aide du bon de commande d achat. Quant aux marchandises retournées par l entreprise, celle-ci doit produire un bon de commande d achat négatif (crédit fournisseur) et effectuer une réception négative s il y a lieu. Le crédit du fournisseur pourra être automatiquement inscrit au module FOURNISSEURS à l aide du bon de commande d achat négatif. Le Groupe Houdes 2003 Clients, Gestion des commandes, Inventaire / Page 25.1

9 Cahier de référence / Opération Acomba Les pages qui suivent présentent des exemples afin de vous familiariser avec l'utilisation de l'outil FACTURATION de l onglet FACTURATION. Pour fin d expérimentation, nous présumerons qu en date du 19 mars 2004, vous devez inscrire les transactions du 8 au 19 mars. Que vous entamiez une nouvelle séance de travail ou que vous poursuiviez la même séance de travail, faites en sorte que votre écran affiche la fenêtre qui suit : L inscription et l impression des bons de commandes d'achat, des soumissions, des bons de commandes reçus des clients et des factures de vente sont toutes des opérations accessibles par l onglet FACTURATION de la BARRE D OUTILS APPLICATIONS. APERÇU DES OUTILS UTILISÉS Voici, à titre de rappel, un bref retour sur les outils de la BARRE D OUTILS PERSONNALISÉS du module GESTION DES COMMANDES et du module INVENTAIRE qui seront utilisés pour le traitement des transactions. MODULE GESTION DES COMMANDES (FACTURATION) Permet de compléter, d enregistrer et d imprimer immédiatement ou ultérieurement les factures émises aux clients à l aide du système comptable. Cet outil offre aussi les mêmes possibilités à l égard : - des bons de commande reçus des clients, - des bons de commande ouverte, - des soumissions présentées aux clients - des bons de commande d achat émis aux fournisseurs. Permet de produire les rapports reliés à l outil FACTURATION et d imprimer les documents qui ne l auraient pas été par l entremise de l outil FACTURATION. Cet outil offre aussi la possibilité de réimprimer des factures. Les factures réimprimées portent alors la mention COPIE. MODULE INVENTAIRE Permet de confirmer l exécution d une commande d achat et d inscrire automatiquement la facture d achat provenant du fournisseur. Page 25.2 Le Groupe Houdes 2003

10 Acomba Cahier de référence / Opération Permet, sur réception du bon de livraison de marchandises achetées, de faire la mise à jour de l inventaire à partir des bons de commandes d achat. Lors de l expérimentation que vous allez mener à l aide d exemples de transactions, vous y retrouverez toujours la présentation suivante : 1) le numéro de l exemple, 2) la description de la transaction, 3) la référence s il y a lieu, à la pièce justificative présentée au cahier Projet comptable, 4) la marche à suivre pour l inscription des données, 5) la vérification des données saisies. Voyons maintenant comment inscrire les soumissions, les bons de commande et les bons de commande ouverte reçus des clients, les bons de commande d achat expédiés aux fournisseurs ainsi que les factures de vente à l aide de l outil FACTURATION. INSCRIPTION DES TRANSACTIONS EXEMPLE 3.8 DESCRIPTION DE LA TRANSACTION Émission d'un bon de commande d'achat à l intention d un fournisseur. PIÈCE JUSTIFICATIVE Voir la pièce identifiée EXEMPLE 3.8 présentée au cahier Projet comptable. MARCHE À SUIVRE POUR L'INSCRIPTION DE LA TRANSACTION Si vous le jugez nécessaire, lisez d abord la rubrique de l aide assistée mentionnée ci-dessous. Fermez ensuite l aide assistée et revenez au manuel Cahier de référence. Rubrique à lire : Accès par : Sommaire de l aide : Sélectionner et ouvrir : Sélectionner et afficher : Inscription d un achat Fournisseurs / Le quotidien / Transaction fournisseur Inscription d un achat Cliquez sur l outil de l onglet FACTURATION pour ouvrir la fenêtre qui vous permettra de passer à l inscription et à l émission du bon de commande d achat à l intention du fournisseur. Le Groupe Houdes 2003 Clients, Gestion des commandes, Inventaire / Page 25.3

11 Cahier de référence / Opération Acomba Examinons les huit nouveaux boutons de cette fenêtre qui concernent le module FACTURATION. (Facture) Permet de produire une facture à un client. (Commande) Permet l inscription d un bon de commande reçu d un client. (Commande ouverte) Permet l inscription d un bon de commande ouverte reçu d un client. (Soumission) Permet de produire une soumission à un client. (Achat) Permet de produire un bon de commande à un fournisseur. (Format) Permet de créer une liste de produits (modèle de transaction) qu il est possible d utiliser lors de l inscription de soumissions, d achats, de commandes et de factures. (Ajouter un format) Permet d utiliser un format qui a été créé avec le bouton (Format). Page 25.4 Le Groupe Houdes 2003

12 Acomba Cahier de référence / Opération (Créer les achats pour la commande) Permet de générer une commande d achat à partir d un bon de commande d un client. Cette fonctionnalité est pratique, notamment lorsqu'un client commande un produit qui n'est pas conservé en inventaire. Il est alors possible dès que la commande du client est enregistrée d'effectuer l'achat, ce qui vous évite de faire des oublis. Le document à saisir étant une commande d achat, cliquez sur le bouton fenêtre FACTURATION : ACHAT. (Achat) pour accéder à la DATE, DATE D EXPIRATION Inscrivez les dates selon ce qui apparaît sur la pièce justificative. FOURNISSEUR Sélectionnez le fournisseur selon ce qui apparaît sur la pièce justificative. NUMÉRO Appuyez sur <RETOUR> pour que le système inscrive le prochain numéro de la commande d achat. RÉFÉRENCE, DESCRIPTION Pour la référence, inscrivez le nom de la personne qui a commandé la marchandise. Pour la description, inscrivez une information en fonction de ce qui apparaît sur la pièce justificative. NUMÉRO, LIGNE 1 Utilisez la fonction CONSULTATION pour ouvrir la fenêtre SÉLECTIONNER UN PRODUIT. Le Groupe Houdes 2003 Clients, Gestion des commandes, Inventaire / Page 25.5

13 Cahier de référence / Opération Acomba Afin de faciliter la recherche du produit, cliquez sur le volet PRODUIT FOURNISSEUR et sélectionnez le premier article commandé soit le A5108. Si la fiche produit n existait pas pour l article commandé, il serait possible de la créer en cours de saisie du bon de commande d achat à partir de la fenêtre SÉLECTIONNER UN PRODUIT en cliquant sur le bouton NOUVEAU PRODUIT. NO FOURNISSEUR Le système inscrit le numéro que porte cet article au catalogue du fournisseur. ACHAT Inscrivez la quantité commandée pour cet article selon ce qui apparaît sur la pièce justificative. REÇU Cette colonne affiche les quantités pour lesquelles la réception a été effectuée à l aide de l outil de l onglet FACTURATION. PRIX Le prix coûtant s est aussi automatiquement affiché. Ce prix est le dernier prix coûtant de l article commandé. Il peut être modifié s il est différent pour la commande en cours. Prenez soin de toujours vérifier que le prix affiché correspond au prix coûtant des articles commandés selon ce qui apparaît sur la pièce justificative. B.O. Cochez cette case pour indiquer que l entreprise accepte les livraisons différées. Page 25.6 Le Groupe Houdes 2003

14 Acomba Cahier de référence / Opération GROUPE Le système inscrit le numéro qui indique le groupe de produit (département) auquel cet article appartient. TAXE? En cliquant sur, vous pouvez consulter/modifier les taux de taxes sur achat applicables pour ce produit. Procédez à la consultation et fermez ensuite la fenêtre TAXE en cliquant sur OK. En principe, si les fiches GROUPE DE PRODUITS et les fiches PRODUITS ont été créées correctement, vous n avez pas à vérifier cette information. LIGNE 2 Inscrivez les données du prochain article commandé selon ce qui apparaît sur la pièce justificative et revenez ensuite au manuel Cahier de référence. LIGNE 3 Puisqu il n y a plus d articles à commander, appuyez sur <RETOUR> pour passer au champ suivant. TRANSPORT Permet d inscrire les frais de transport s il y a lieu. VÉRIFICATION Vérifiez les données saisies, corrigez-les s il y a lieu et revenez ensuite au manuel Cahier de référence. Les trois volets situés dans la partie gauche inférieure de la fenêtre fournissent des précisions sur la commande d achat en cours de production. Prenez connaissance du contenu de ces trois volets et faites en sorte que le volet ADRESSE soit à l avant plan puis revenez au manuel Cahier de référence. Dans le champ NOM de l encadré EXPÉDIER À du volet ADRESSE, inscrivez le nom de la personne à qui est expédiée cette commande d achat et revenez au volet TOTAUX. Le Groupe Houdes 2003 Clients, Gestion des commandes, Inventaire / Page 25.7

15 Cahier de référence / Opération Acomba IMPRESSION COPIE Indique le nombre de copies à imprimer lors de l enregistrement du bon de commande d achat. Ce nombre peut être modifié en y inscrivant le nombre de copies désirées. (Configuration de l impression) Puisque tous les paramètres d impression des divers documents que vous aurez à imprimer ont été établis lorsque nous avons implanté le système comptable, vous n aurez pas à utiliser les fonctions de ce bouton. (Visualiser) Avant d imprimer le document, cliquez sur ce bouton et visualisez le document selon la démarche qui vous est déjà familière. Vérifiez si votre document correspond bien à celui présenté ci-dessus. Revenez ensuite à la fenêtre FACTURATION : ACHAT à l aide du bouton corrections s il y a lieu, ou pour passer à l impression. (Revenir à la fenêtre de saisie) pour effectuer les Vous êtes maintenant prêts à passer à l enregistrement et à l impression du bon de commande d achat. Assurez-vous que l'imprimante soit en fonction, qu'elle contienne du papier et que celui-ci est bien placé. Page 25.8 Le Groupe Houdes 2003

16 Acomba Cahier de référence / Opération Ces vérifications étant faites, cliquez sur bon de commande d achat et l imprimer. (Enregistrer...) ou sur ENREGISTRER pour enregistrer le Lorsque la transaction est enregistrée, le système inscrit dans la fiche de chaque produit concernée par le bon de commande d achat, le nombre d articles commandé. Pour fin d expérimentation, consultez la fiche produit du premier item apparaissant sur le bon de commande d achat. Cliquez sur l outil de l onglet INVENTAIRE et sélectionnez le produit MINICHAÎNE STÉRÉO PANASONIC et cliquez sur le volet QUANTITÉS. Le champ EN ACHAT indique le nombre d articles actuellement en commande d achat. Ces articles affecteront les quantités EN INVENTAIRE uniquement lorsque la réception des marchandises sera effectuée. Puisque le prochain exemple porte sur la réception de la marchandise de l exemple précédent ainsi qu à l inscription de la facture d achat, fermez toutes les fenêtres ouvertes à l exception de la FENÊTRE D ACCÈS AUX APPLICATIONS. EXEMPLE 3.9 DESCRIPTION DE LA TRANSACTION Réception des marchandises commandées précédemment et inscription de la facture du fournisseur. PIÈCE JUSTIFICATIVE Voir la pièce identifiée EXEMPLE 3.9 au cahier Projet comptable. MARCHE À SUIVRE POUR L'INSCRIPTION DE LA TRANSACTION Sur réception de la marchandise et de la facture du fournisseur, deux opérations sont requises. La première opération consiste à effectuer la réception de la marchandise au module INVENTAIRE qui permettra ainsi de mettre à jour l'inventaire alors que la deuxième opération consiste à inscrire la facture Le Groupe Houdes 2003 Clients, Gestion des commandes, Inventaire / Page 25.9

17 Cahier de référence / Opération Acomba du fournisseur au module FOURNISSEURS. Aucune de ces deux opérations n'a toutefois préséance sur l'autre. PREMIÈRE OPÉRATION : RÉCEPTION DE LA MARCHANDISE Si vous le jugez nécessaire, lisez d abord la rubrique de l aide assistée mentionnée ci-dessous. Fermez ensuite l aide assistée et revenez au manuel Cahier de référence. Rubrique à lire : Accès par : Sommaire de l aide : Sélectionner et ouvrir : Sélectionner et afficher : Réception de produits Inventaire / Le quotidien / Réception de produits Réception de produits Cliquez sur l onglet INVENTAIRE et sur l outil fenêtre SÉLECTIONNER UN ACHAT. (Réception de produits) pour ouvrir la Les onglets de cette fenêtre permettent différents types d affichage. Expérimentez-les et revenez ensuite au manuel Cahier de référence. Pour l instant, cette liste ne contient qu un seul bon de commande d achat, soit celui que nous avons inscrit au cours de l expérimentation que vous menez présentement. Il n y a donc pas de sélection préalable à faire. Appuyez simplement sur <RETOUR> ou double-cliquez sur cette commande d achat pour ouvrir la fenêtre qui suit. Page Le Groupe Houdes 2003

18 Acomba Cahier de référence / Opération DATE DE RÉCEPTION La date affichée doit être la même que celle apparaissant sur la facture et/ou le bon de livraison provenant du fournisseur. PRODUIT, DESCRIPTION, B.O., SOUF. Les informations apparaissant sous les colonnes PRODUIT, DESCRIPTION, B.O. et SOUF. ne peuvent pas être modifiées, elles correspondent aux éléments du bon de commande d achat. Comparez-les avec ceux de la pièce justificative. Cette case permet de sélectionner la transaction concernée par la réception de marchandises. Cliquez une fois dans cette case ou appuyez une fois sur la barre d espacement pour sélectionner la transaction et faire en sorte que le système vous amène sous la colonne REÇU. REÇU Confirmez le nombre d articles reçus avec celui commandé ou inscrivez le nombre d articles reçus s il diffère de la quantité commandée. PRIX Confirmez le prix affiché ou inscrivez le nouveau prix s il diffère de celui apparaissant sur la pièce justificative. PRIX DE VENTE Ce champ permet de procéder à la modification du prix de vente de l article commandé. Cliquez sur pour ouvrir la fenêtre MODIFICATION DES PRIX DU PRODUIT. Prenez connaissance du contenu des champs des deux volets de cette fenêtre. Fermez ensuite cette fenêtre pour revenir à la fenêtre RÉCEPTION DE L ACHAT. Procédez de la même façon pour le produit apparaissant sur la deuxième ligne. Le Groupe Houdes 2003 Clients, Gestion des commandes, Inventaire / Page 25.11

19 Cahier de référence / Opération Acomba VÉRIFICATION Vérifiez les données saisies, corrigez-les s il y a lieu et enregistrez la réception de l achat en cliquant sur le bouton. Après l enregistrement, le système affiche la fenêtre SÉLECTIONNER UN ACHAT qui vous permettrait de passer au traitement de la réception de produits pour un autre bon de commande d achat. Puisqu il n y a pas d autres réceptions de produits à traiter, fermez la fenêtre SÉLECTIONNER UN ACHAT ainsi que la fenêtre RÉCEPTION DE L ACHAT. Cette fenêtre vous est familière pour y avoir accédé précédemment lors d ajustements d inventaire à l exception qu une nouvelle option est maintenant disponible. Cette option, CLIENTS EN ATTENTE, permet lorsqu elle est sélectionnée de produire un rapport pour les clients qui sont en attente d un produit dont la réception vient d être effectuée. Dans le cadre de ce manuel, cette fonction ne sera toutefois pas utilisée. Modifiez le numéro du rapport pour le numéro 7 et cliquez sur PRODUIRE pour produire le rapport à l écran. Page Le Groupe Houdes 2003

20 Acomba Cahier de référence / Opération Vérifiez les données affichées et fermez ensuite toutes les fenêtres ouvertes à l exception de la FENÊTRE D ACCÈS AUX APPLICATIONS. Lorsque la transaction est enregistrée, le système inscrit dans la fiche de chaque produit concernée par la réception, le nombre d articles reçu. Pour fin d expérimentation, consultez de nouveau la fiche du produit MINICHAÎNE STÉRÉO PANASONIC. Le champ EN ACHAT indique maintenant qu il n y a aucun article en commande d achat alors que le champ EN INVENTAIRE en indique 32 soit les 22 en inventaire avant la transaction plus les 10 qui viennent d être reçus. Fermez cette fenêtre avant de passer à la suite de cet exemple qui portera sur l inscription de la facture du fournisseur. DEUXIÈME OPÉRATION : INSCRIPTION DE LA FACTURE DU FOURNISSEUR L inscription d une facture fournisseur, lorsque qu un bon de commande d achat a été enregistré, s effectue de la même manière que celle déjà expliquée au module FOURNISSEURS à l exception qu il est possible de faire générer l inscription comptable par le système. L inscription d une facture fournisseur vous étant familière, faites en sorte que votre écran affiche la fenêtre INSCRIPTION FACTURE, pour le fournisseur AU BON SON LTÉE et que le pointeur soit placé au champ ACHAT. Le Groupe Houdes 2003 Clients, Gestion des commandes, Inventaire / Page 25.13

21 Cahier de référence / Opération Acomba ACHAT Ce champ permet de sélectionner le numéro du bon de commande d achat inscrit par l entremise du module FACTURATION. La sélection de ce numéro automatise l inscription de la facture. À l aide de la fonction CONSULTATION, sélectionnez le bon de commande d achat VÉRIFICATION Vérifiez les données saisies, corrigez-les s il y a lieu et enregistrez la transaction. Puisque le prochain exemple concerne de la marchandise retournée à un fournisseur, fermez la fenêtre présentement affichée avant de passer à l inscription de la prochaine transaction. Page Le Groupe Houdes 2003

22 Acomba Cahier de référence / Opération EXEMPLE 3.10 DESCRIPTION DE LA TRANSACTION Marchandises retournées au fournisseur. PIÈCE JUSTIFICATIVE Voir la pièce identifiée EXEMPLE 3.10 au cahier Projet comptable. MARCHE À SUIVRE POUR L'INSCRIPTION DE LA TRANSACTION Lorsque de la marchandise est retournée à un fournisseur, deux opérations sont requises. La première opération consiste à produire un bon de commande d achat négatif qui correspond en fait à une demande de crédit fournisseur. La deuxième opération consiste à effectuer une réception négative de la marchandise retournée au fournisseur. PREMIÈRE OPÉRATION : PRODUCTION DU BON DE COMMANDE D ACHAT NÉGATIF Cliquez sur l outil de l onglet FACTURATION pour ouvrir la fenêtre qui vous permettra de passer à l inscription et à l émission du bon de commande d achat négatif à l intention du fournisseur. Assurez-vous que le bouton (Achat) soit activé. DATE, DATE D EXPIRATION, FOURNISSEUR, NUMÉRO, RÉFÉRENCE, DESCRIPTION Complétez ces champs selon ce qui apparaît sur la pièce justificative. NUMÉRO, LIGNE 1 À l aide de la fonction CONSULTATION sélectionnez le produit retourné. ACHAT Inscrivez la quantité retournée selon ce qui apparaît sur la pièce justificative. PRIX, B.O. Vérifiez ces champs pour que l information soit conforme. Le Groupe Houdes 2003 Clients, Gestion des commandes, Inventaire / Page 25.15

23 Cahier de référence / Opération Acomba GROUPE Double-cliquez sur ce champ pour faire afficher la fenêtre SÉLECTIONNER UN GROUPE DE PRODUITS. Puisqu il est d usage d affecter le compte RENDUS ET RABAIS SUR ACHATS lors d un retour de marchandises à un fournisseur, il faut associer le groupe de produits qui permet de faire le lien avec ce compte de GRAND LIVRE GÉNÉRAL. Sélectionnez le groupe 99 RENDUS ET RABAIS. VÉRIFICATION Vérifiez les données saisies, corrigez-les s il y a lieu et cliquez sur le bouton visualiser le document avant son impression. (Visualiser) pour Page Le Groupe Houdes 2003

24 Acomba Cahier de référence / Opération Vérifiez si votre document correspond bien à celui présenté ci-dessus. Revenez ensuite à la fenêtre FACTURATION : ACHAT et passez à l enregistrement et à l impression du bon de commande d achat négatif. Contrairement à l inscription d une commande d achat, lorsque le bon de commande d achat négatif est enregistré, le système n ajuste pas le champ EN ACHAT de la fiche de chaque produit concerné par la demande de crédit. Consultez la fiche du produit SYSTÈME CINÉMA SAMSUNG pour vous en assurer. La raison en est bien simple, c est que le système suppose que ce type de transaction implique nécessairement et immédiatement l envoie de ces marchandises au fournisseur ou du moins le retrait de ces articles de l inventaire de l entreprise. En ce sens, l inventaire est ajusté par la suite de l opération qui consiste à effectuer la réception négative. Puisque la suite de l exemple porte sur la réception négative de la marchandise retournée au fournisseur, fermez toutes les fenêtres ouvertes à l exception de la FENÊTRE D ACCÈS AUX APPLICATIONS. DEUXIÈME OPÉRATION : RÉCEPTION NÉGATIVE DE LA MARCHANDISE RETOURNÉE Cliquez sur l onglet INVENTAIRE et sur l outil (Réception de produits) pour ouvrir la fenêtre SÉLECTIONNER UN ACHAT et sélectionnez le bon de commande d achat négatif correspondant à l exemple. Le Groupe Houdes 2003 Clients, Gestion des commandes, Inventaire / Page 25.17

25 Cahier de référence / Opération Acomba DATE DE RÉCEPTION, REÇU Complétez ces champs selon ce qui apparaît sur la pièce justificative. PRIX, PRIX DE VENTE Vérifiez ces champs pour que l information soit conforme. VÉRIFICATION Vérifiez les données saisies, corrigez-les s il y a lieu et enregistrez la marchandise retournée au fournisseur. Fermez la fenêtre SÉLECTIONNER UN ACHAT ainsi que la fenêtre RÉCEPTION DE L ACHAT. Le système affiche la fenêtre RAPPORT D AJUSTEMENT D INVENTAIRE. Modifiez le numéro du rapport pour le numéro 8 et cliquez sur PRODUIRE pour produire le rapport à l écran. Page Le Groupe Houdes 2003

26 Acomba Cahier de référence / Opération Vérifiez les données affichées et fermez ensuite toutes les fenêtres ouvertes à l exception de la FENÊTRE D ACCÈS AUX APPLICATIONS. Lorsque la transaction est enregistrée, le système ajuste le champ EN INVENTAIRE de la fiche du produit concernée en diminuant la quantité en inventaire par la quantité retournée au fournisseur. Cette quantité est maintenant de 10 soit les 11 en inventaire avant la transaction moins un article qui vient d être retourné au fournisseur. Consultez de nouveau la fiche du produit SYSTÈME CINÉMA SAMSUNG pour vous en assurer. Fermez cette fenêtre avant de passer au prochain exemple qui portera sur l inscription d un crédit fournisseur. EXEMPLE 3.11 DESCRIPTION DE LA TRANSACTION Inscription de la note de crédit du fournisseur. PIÈCE JUSTIFICATIVE Voir la pièce identifiée EXEMPLE 3.11 au cahier Projet comptable. MARCHE À SUIVRE POUR L'INSCRIPTION DE LA TRANSACTION L inscription d une note de crédit d un fournisseur, lorsque qu un bon de commande d achat négatif a été enregistré, s effectue de la même manière que celle déjà expliquée au module FOURNISSEURS à l exception qu il est possible de faire générer l inscription comptable par le système. L inscription d une note de crédit d un fournisseur vous étant familière, faites en sorte que votre écran affiche la fenêtre INSCRIPTION CRÉDIT, pour le fournisseur AU BON SON LTÉE et que le pointeur soit placé au champ ACHAT. ACHAT Sélectionnez le numéro du bon de commande d achat négatif inscrit par l entremise du module FACTURATION. La sélection de ce numéro automatise l inscription de la note de crédit. Le Groupe Houdes 2003 Clients, Gestion des commandes, Inventaire / Page 25.19

27 Cahier de référence / Opération Acomba VÉRIFICATION Vérifiez les données saisies, corrigez-les s il y a lieu et enregistrez la transaction. Puisque le prochain exemple concerne l inscription d une soumission faite à un client, fermez la fenêtre présentement affichée avant de passer à l inscription de la prochaine transaction. Page Le Groupe Houdes 2003

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