Fichier Partagé de la Demande Locative sociale. Conseil d Administrationd 15 avril 2011

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1 Fichier Partagé de la Demande Locative sociale Conseil d Administrationd 15 avril 2011

2 Ordre du jour 1/ Avancée de la mise en œuvre de l outil 2/ Bilan des formations 3/ Retour sur les statuts de l Association: validation des modifications 4/ Financement de l Association ATLAS 5/ Questions diverses

3 1/ Avancée de la mise en œuvre de l outil a) Présentation de la phase finale

4 2/ Les formations Imhoweb en quelques chiffres - Entamées le 28 février les formations s achèvent le 28 avril utilisateurs formés à la gestion de la demande utilisateurs formés à la gestion des Commission d Attribution de Logements - 41 utilisateurs formés à l utilisation des Éditions et des Statistiques. - Coût de la formation pour les 7 partenaires (11 sessions) : financés par le Groupement Départemental 31 - Coût de la formation pour les organismes (34 sessions) : financés par les organismes.

5 Suivi des formations Formation des Partenaires Nombre d'utilisateurs Demande Editions Statistiques Communauté Urbaine du Grand Toulouse Communauté d'agglomération du SICOVAL Conseil Général Mairie de Cugnaux 1 1 Mairie de Seysse 1 1 Mairie de Toulouse 5 5 Mairie de Tournefeuille Total

6 Suivi des formations Formations des organismes HLM Nombre d'utilisateurs Demande Gestion des CAL Editions Statistiques entre le 4 et le 28 avril HABITAT TOULOUSE OPH SA DES CHALETS LA CITE JARDINS PATRIMOINE SA PROMOLOGIS COLOMIERS HABITAT NOUVEAU LOGIS MERIDIONAL ICF ATLANTIQUE SFHE ARCADE IMMOBILIERE 3F SNI ERILIA Total

7 3 / Retour sur les statuts de l Association: validation des modifications: - suite au courrier du Conseil Général en date du 28 mars Suite à la délibération de la Communauté Urbaine du Grand Toulouse - Suite aux remarques d Action Logement

8 3 / Retour sur les statuts de l Association: validation des modifications Statuts actuels Article 7 : Le Conseil d Administration statue à la majorité des deux tiers sur toute demande d admission comme membre de l association. Ses décisions ne sont pas motivées. Les candidatures sont écrites et signées par le représentant légal de la personne moral candidate. Le président de l association peut demander à la candidate de compléter sa demande par des renseignements ou justifications nécessaires pour l examen de la candidature par le Conseil d Administration. Propositions de modifications Il n est pas précisé pour quelle catégorie de membre le Conseil d Administration doit se prononcer. Il conviendrait donc de préciser cette disposition en ce sens. Quelles propositions rédactionnelles, le Conseil Général pourrait faire sur ce point?

9 3 / Retour sur les statuts de l Association: validation des modifications Statuts actuels Article 9 : La cotisation des membres de droit peut être différente de celle des membres actifs, voire nulle. La cotisation des membres actifs peut être fonction du service rendu et du service reçu. Propositions de modifications ou commentaires Préciser cette dernière phrase. Préciser les modalités de calcul de la cotisation de chaque membre. De plus, il faut opérer la distinction entre le prix des prestations que l association peut réaliser au profit de ses membres de la cotisation en elle-même qui correspond à la quote part des frais de fonctionnement du groupement incombant à chaque adhérent Ces réponses ont déjà été apportées lors de l Assemblée Générale Constitutive

10 3 / Retour sur les statuts de l Association: validation des modifications Statuts actuels Article 14 Les convocations sont effectuées par tous moyens de communication permettant de vérifier sa réception. La présence à la réunion prouve cette réception. Propositions de modifications ou commentaires Le Conseil d Administration La présidence : Il conviendrait de prévoir les modalités de la représentation du président en son absence. Le Conseil d Administration est composé des administrateurs ainsi que des suppléants qu ils ont désignés. En cas d absence de membres du Conseil d Administration ces derniers sont remplacés par leur suppléant. Le secrétaire de la séance : Le projet de statuts ne précise pas les modalités de désignation du secrétaire de séance La tenue des réunions : la phrase : «les convocations cette réception» parait contradictoire. En effet, la présence à la réunion du CA peut résulter d une simple information d un administrateur, qui n aura peut être pas eu connaissance de la convocation et surtout de l ordre du jour. Il conviendrait donc de supprimer cette deuxième phrase.

11 3 / Retour sur les statuts de l Association: validation des modifications Article 15 Les attributions du président Statuts actuels Propositions de modifications ou commentaires Proposition de délégation de signature: Suite à l élection du nouveau Président de l Association ATLAS et de la désignation du nouveau Bureau, le Conseil d Administration du 15 avril 2011 délègue à Maryse PRAT, Présidente d ATLAS, à Philippe PACHEU, son Trésorier et à Sabine VENIEL-LE NAVENNEC, Directrice du Groupement Départemental 31 avec faculté d agir ensemble ou séparément, tous pouvoirs à l effet de, au nom et pour le compte de l Association : Les comptes : Faire ouvrir tous comptes dans les banques ou caisse d épargne, faire fonctionner et arrêter ces comptes, ainsi que ceux déjà existants. A cet effet, verser toutes sommes au crédit desdits comptes, retirer toutes sommes portées à ces crédits, partiellement ou totalement, soit par retrait effectif, soit par virement à tous autres comptes, émettre, signer et encaisser tous chèques, signer tous mandats, reçus ou ordres de virement, se faire délivrer tous carnets de chèques, donner toutes quittances. Sont titulaires de la signature sur les comptes bancaires : le Président, Maryse PRAT, le Trésorier, Philippe PACHEU et Sabine VENIEL-LE NAVENNEC Directrice du Groupement Départemental 31

12 3 / Retour sur les statuts de l Association: validation des modifications Article 15 Les attributions du président Statuts actuels Propositions de modifications ou commentaires Les Conventions: Passer et signer tous actes ou documents, convention de partenariat, élire domicile, et plus généralement faire le nécessaire. Il a également confirmé la signature de la Directrice du Groupement Départemental 31 l Association sur tous les actes de gestion (courante ou de personnel, facturation, convention de partenariat), hormis les cessions d actifs qui relèvent d une décision de Conseil d Administration.

13 3 / Retour sur les statuts de l Association: validation des modifications Statuts actuels Article 15 Les attributions du Conseil d Administration : «Le Conseil d Administration peut établir un règlement intérieur qu il fera ratifier par la prochaine assemblée générale» A l ensemble de ces remarques, quelles préconisations le Conseil Général pourrait proposer? Propositions de modifications ou commentaires Les attributions du Conseil d Administration Il est prévu que «le CA peut établir un règlement intérieur qu il fera ratifier par la prochaine assemblée générale» Pour garantir une plus sécurité juridique, il conviendrait de définir qu il s agit du règlement intérieur du conseil d administration, et qu il règle son fonctionnement lorsqu il n est défini par les présents statuts. La répartition des compétences entre le conseil d administration et l assemblée générale pourrait également être déterminée sur ce point particulier, en prévoyant par exemple que c est le conseil d administration, organe restreint, qui est habilité à adopter un règlement intérieur, et est également compétent pour procéder à sa modification et que l assemblée générale en prend connaissance à chacune de ses réunions. Un tel règlement intérieur devrait également s articuler avec celui adopté par le bureau. En opportunité, il peut paraître plus simple d établir un document unique qui réglerait les fonctionnements des deux instances (CA et Bureau). Dans un soucis de transparence et comme évoqué précédemment, il pourrait être envisagé d imposer la rédaction et la diffusion systématique des procès verbaux des réunions du CA, par ce dernier, à l AG.

14 3 / Retour sur les statuts de l Association: validation des modifications Statuts actuels Article 16 «La convocation doit être envoyée au moins 15 jours avant la réunion ordre du jour» «Confère au CA ou à certains membres du bureau toutes autorisations pour les opérations rentrant dans l objet de l association pour lesquelles les pouvoirs statutaires des administrateurs sont insuffisants» «L assemblée Générale statutaire annuelle est réunie dans les 6 mois suivant la clôture de l exercice annuel et elle entend et délibère sur : le rapport d activité du président le rapport financier du président les comptes du dernier exercice annuel clos le quitus aux administrateurs pour l exercice clos. L AG statutaire annuelle, en confirmant ou modifiant sa précédente décision pour ce qui est de l exercice en cours : fixe pour l exercice en cours et l exercice suivant le budget prévisionnel et le plan de trésorerie pour la bonne application de l article 11 Propositions de modifications ou commentaires Le délai de convocation de l assemblée générale devrait préciser s il s agit de jours ouvrés ou de jour ouvrables Préciser le caractère écrit des pouvoirs des membres. Sur ce point quelle serait la proposition de rédaction du Conseil Général? Il est recommandé d imposer la rédaction et la diffusion systématique des PV des décisions adoptées par l assemblée générale. Alinéas 7 et 8 pourraient être utilement soumis à la DCE pour avis.

15 3 / Retour sur les statuts de l Association: validation des modifications Article 16 Statuts actuels Propositions de modifications ou commentaires fixe pour l exercice en cours et l exercice suivant les règles de calcul des cotisations prévues à l art 9 et des appels de fonds de l art11 décide pour l exercice en cours et l exercice suivant le maintien et la variation du fond de réserve prévu à l article 11 fixe les montants TTC d emprunts et de dépenses au dessus desquels le président doit être autorisé par CA comme prévu par l art15 L assemblée Générale ordinaire : ( ) Confère au CA ou à certains membres du Bureau toutes autorisations pour les opérations rentrant dans l objet de l association pour lesquelles les pouvoirs statutaires des administrateurs sont insuffisants. Toutes les délibérations de l AG ordinaire sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés par les membres présents et représentés. Une telle disposition paraît conférer tout pouvoir à certains membres du bureau. Il conviendrait de demander la suppression de la mention «certains membres du bureau» pour le remplacer par le Bureau ou le président. D accord sur ce point là Pour des raisons pratiques, il devrait être prévu que si le quorum n est pas atteint, la deuxième réunion de l assemblée générale extraordinaire se tient sans condition de quorum. D accord sur ce point également Afin que tous les membres du CA puissent être représenté lors des Assemblées Générales, ces derniers doivent pouvoir disposer d au moins un suppléants.

16 3 / Retour sur les statuts de l Association: validation des modifications Statuts actuels Article 17 «Si le quorum n a pas été atteint lors d une première réunion, une deuxième AG extraordinaire est convoquée avec le même Ordre du jour et les décisions peuvent y être prises valablement à la majorité des 2/3 des membres présents et représentés. Dans ce cas, un membre de l AG extraordinaire ne peut pas être porteur de plus de deux pouvoirs. Propositions de modifications ou commentaires Si l article 17 précise qu en cas de réunion suivant celle n ayant pas eu le quorum, les membres ont 2 pouvoirs maximum, il ne précise en revanche rien sur le nombre de pouvoirs dont disposent les membres de l AGE se tenant conformément aux conditions de quorum. Ce point devra être précisé. Quelles propositions rédactionnelles, le Conseil Général pourrait faire sur ce point?

17 4 / Financement du coût de fonctionnement de l association ATLAS Le montant prévisionnel total du coût de fonctionnement de l association ATLAS pour l année 2011 s élève à La participation des partenaires HLM au coût de fonctionnement s élève à Les partenaires suivants: -Conseil Général -Communauté Urbaine du Grand Toulouse -Communauté d Agglomération du SICOVAL -Communauté de Communes du Muretain -La Mairie de Tournefeuille -La Mairie de Cugnaux -La Mairie de Seysses -Action Logement ont également fait l objet d une sollicitation par courrier à contribuer aux coûts de fonctionnement

18 5 / Questions diverses

19 GD31 Groupement Départemental 31 Point d avancement au 15 avril 18/04/2011 René Duhamel Sigma Informatique

20 Planning GD31 Démarrage du fichier : le 4 avril Une implication forte de organismes mais une période de tests insuffisamment mise à profit planning non respecté indisponibilité des connecteurs éditeurs manque de disponibilité Sigma effort concentré exclusivement sur la reprise des demandes Le démarrage n est pas considéré comme terminé 18/04/2011 René Duhamel - Sigma Informatique

21 Planning GD31 Compte rendu d intégration des demandes 18/04/2011 René Duhamel - Sigma Informatique

22 Planning GD31 Ce qui reste à faire Mise en place des dernières interfaces d échange de données - biens - passages en CAL - propositions refus - attributions Ressaisie des demandes en erreur Suppression des derniers doublons (erreurs NUD) 18/04/2011 René Duhamel - Sigma Informatique

23 Planning GD31 Ce qui reste à faire Prise en compte des derniers dysfonctionnements de l application - bugs - paramétrage Etude des demandes d évolution Intégration des demandes DALO Interfaces SRCP CSE 18/04/2011 Interfaces ETAT René Duhamel - Sigma Informatique