MESURE 3.1 AIDE AUX ESPACES PUBLICS NUMERIQUES

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1 OBJET MESURE 3.1 AIDE AUX ESPACES PUBLICS NUMERIQUES Le Conseil Général des Yvelines a élaboré un programme de développement des Nouvelles Technologies de I'Information et de la Communication (NTIC) sur son territoire. Le Département finance divers types d espaces publics numériques afin d aider les communes ou groupements de communes à offrir aux différents acteurs de la vie économique l accès à des équipements informatiques et de télécommunication, au réseau Internet, aux outils multimédia permettant l appropriation des nouvelles technologies, le développement de nouveaux usages numériques (téléconférence, téléformation, télétravail et télé-administration) et la mobilisation sur les enjeux de développement durable. CRITERES D ELIGIBILITE Bénéficiaires Communes ou groupements de communes souhaitant créer ou étendre un espace public numérique. Conditions d attribution La commune ou le groupement de communes ne doit pas avoir déjà bénéficié de cette aide pour le même type d opération dans les trois ans qui précédent sa demande, la référence étant la date de notification de la décision. Seules les dépenses non-engagées par la commune ou le groupement de communes avant la notification de la décision du Conseil général pourront être subventionnées. DEPENSES ELIGIBLES Le Conseil général finance trois types d opérations : 1 Cyber-espaces ou télécentres Un cyber-espace ou un télécentre peut être réparti sur plusieurs lieux d accueil différents. Sont subventionnés : - les équipements et outils TIC (y compris leur maintenance) : les postes informatiques (logiciels et matériels, y compris les périphériques), destinés au public ou aux animateurs, les équipements de télécommunications nécessaires à une connexion Internet sécurisée, En complément, peuvent être également subventionnés : - l aménagement intérieur : les travaux spécifiques : câblage, cloisons, faux planchers et faux plafonds, le mobilier dédié, - les prestations : les études stratégiques amont, l Assistance à Maîtrise d Ouvrage (AMO).

2 2 Bornes interactives Bornes interactives de type visio-guichet public qui permettent d accéder à des services publics à distance. Sont subventionnés : - les équipements et outils TIC (y compris leur maintenance) : les postes informatiques (logiciels et matériels, y compris les périphériques), les équipements de télécommunications nécessaires à une connexion Internet sécurisée, - En complément, le mobilier dédié. 3 Espaces de visioconférence Création ou aménagement d espaces dédiés à la délivrance de services de visioconférence ou de télé présence. Sont subventionnés : - les équipements et outils TIC (y compris leur maintenance) dédiés à la visioconférence, - l aménagement intérieur : les travaux spécifiques : câblage, cloisons, faux planchers et faux plafonds, le mobilier dédié, - Les prestations : les études stratégiques amont, l Assistance à Maîtrise d Ouvrage (AMO). Ne sont pas éligibles les coûts de fonctionnement induits par ces équipements, qui restent à la charge de la commune ou du groupement de communes, hormis les coûts de maintenance. Ces derniers ne devront pas dépasser 20 % des dépenses totales du projet. Taux et plafonds de l aide 1 Taux d intervention Le taux d intervention du Département est fixé à 50% du montant des dépenses éligibles. 2 Plafonds pour les cyber-espaces ou télécentres 2.1 Plafond pour les équipements et outils TIC L intervention du Département est plafonnée à euros Hors Taxes (H.T.) par poste, dans la limite de 20 postes et sous réserve de l application des bonus. 2.2 Plafond pour l aménagement intérieur L intervention du Département est plafonnée à euros H.T. par poste, dans la limite de 20 postes et hors application des bonus. 2.3 Plafond pour les prestations L intervention du Département est plafonnée à euros H.T. par poste, dans la limite de 20 postes et sous réserve de l application des bonus. 3 Plafonds pour les bornes interactives L intervention du Département est plafonnée à euros H.T. par borne, pour les bornes interactives de type visio guichet public sous réserve d un nombre maximum de bornes s élevant à 5. 4 Plafonds pour les espaces de visioconférence En matière de visioconférence ou télé-présence, l intervention du département est plafonnée à euros H.T. pour l aménagement et l équipement d un espace dédié, dans la limite d un tel espace par commune ou groupement de communes.

3 5 Les bonus pour les cyber-espaces ou télécentres Un bonus maximum de 15% du montant des dépenses éligibles pourra être ajouté aux taux d intervention et plafonds fixés aux articles 4.1 et 4.2, selon la qualité et les types de services. Le Département prendra en compte notamment : - les horaires d ouverture ; - les services, prestations, animations ou formations proposées ; - l espace réservé à certains postes de travail (avec un minimum de six mètres carrés) ; - le type de public reçu ; - les services à destination des entreprises : TPE, micro-entreprises ou créateurs/repreneurs d activités, ; - les outils et ressources documentaires proposés ; - les formations suivies par les animateurs. Demande d aide La commune ou le groupement de communes doit adresser une demande écrite au Président du Conseil Général assortie d'un dossier comportant les pièces suivantes : - une note descriptive du projet comprenant : la définition des caractéristiques de la commune ou du groupement de communes, la présentation des objectifs recherchés et des services proposés, - une délibération : sollicitant une subvention Espace Public Numérique auprès du Conseil Général, engageant la commune ou le groupement de communes sur : le projet définitif et son estimation financière, le financement de la part non subventionnée et le non-engagement des dépenses avant l accord du département, la réalisation de l équipement selon l échéancier prévu, la prise en charge des coûts de fonctionnement dont une estimation sera jointe, le maintien de la destination des équipements subventionnés pendant une durée de trois années à compter de la notification de subvention, le respect de la législation en vigueur concernant le média Internet, l annonce de la participation du Conseil général au financement de l opération, a minima par la présence du logo du Département dans l espace public numérique subventionné, la fourniture annuelle au Département d un rapport d activé ainsi que d une synthèse des actions menées. - les devis descriptifs et estimatifs relatifs aux investissements nécessaires, - un plan des locaux, un schéma d implantation précis des équipements ainsi que le projet de règlement intérieur s appliquant aux usagers. Durée - Délais La commune ou le groupement de communes doit réaliser son investissement dans un délai maximum d un an à compter de la date de notification de la décision de la Commission Permanente. Passé ce délai, la subvention départementale est caduque sans préavis, sauf dans le cas où un délai supplémentaire a été sollicité par courrier et accepté par le Département avant la fin de ce délai.

4 Versement de la subvention Le paiement de la subvention est effectué à réception du dossier de demande de versement de subvention dûment complété et accompagné des justificatifs des dépenses réalisées. Un premier acompte peut être versé à hauteur de 50% de la subvention après réalisation de 50% du projet. Le solde du montant de la subvention est payé à réception de l ensemble des factures acquittées ainsi que du certificat d'achèvement des travaux. La somme versée ne peut en aucun cas dépasser le montant de subvention attribuée. En cas de dépenses réelles inférieures aux dépenses budgétées, le montant de la subvention effectivement versée sera recalculé sur la base des dépenses réelles précitées. Modalités de contrôle Le contrôle des travaux et dépenses est effectué, sur pièces et sur place, par le Département ou par toute personne au choix du Département. La commune ou le groupement de communes s engage à : - faciliter le contrôle, dans ses locaux, par le Département ou par toute personne habilitée à cet effet, de l emploi de la subvention, notamment par l accès aux documents administratifs et comptables, ainsi qu à toutes pièces justificatives, - conserver l ensemble des pièces justificatives pendant la durée légale de conservation. Modifications 1 Du projet d investissement Les modifications éventuelles doivent être signalées par courrier avec accusé de réception de la commune ou du groupement de communes au Département et doivent être préalablement acceptées par le Département. 2 Du groupement de communes Le groupement de communes s engage, pendant la durée de l application du présent règlement, à notifier préalablement par courrier recommandé avec accusé de réception, au Département toute modification de ses statuts. Annulation et restitution de la subvention La renonciation à une opération par la commune ou le groupement de communes, la substitution d une opération à une autre, le non respect des délais prévus, ou la non présentation du solde d une opération dans un délai de trois ans, ainsi que l absence d inscription des crédits de fonctionnement correspondants, entraîneront l annulation des subventions relatives à l opération concernée, sans transfert possible sur une opération extérieure, et, le cas échéant, le remboursement des sommes déjà versées. Responsabilité L aide financière accordée ne peut entraîner la responsabilité du Département à aucun titre que ce soit, pour un quelconque fait ou risque, préjudiciable à la commune ou au groupement de communes voire à un tiers, pouvant subvenir en cours d exécution. CONTACT : DIRECTION DU DEVELOPPEMENT Pôle Economique Monique TRUCHY Tél. : Mél. : mtruchy@yvelines.fr

5 MESURE 3.3 COLLECTIVITÉS NUMÉRIQUES SERVICES WEB INTERACTIFS OBJET Aide aux collectivités pour la mise en place de sites ou services web interactifs. BÉNÉFICIAIRES Collectivités territoriales (communes, groupements de communes) OPÉRATIONS SUBVENTIONNABLES La création ou la refonte, complète ou partielle, du site web officiel de la collectivité et les services associés. MODALITÉS D'ATTRIBUTION A Dispositions particulières Le soutien du Département portera sur la création ou la refonte, complète ou partielle, du site officiel de la collectivité. La collectivité devra respecter les critères suivants : - Le site devra être exempt de toutes publicités commerciales sous quelque forme que ce soit. - Le site ne devra pas être hébergé sous un autre nom de domaine que celui que la collectivité aura déposé en son nom propre. - Le site doit offrir la possibilité d'écrire à la mairie par courrier électronique. - Le site doit proposer a minima une fonctionnalité interactive à destination de l usager (de type demande d informations, inscription, abonnement, réservation ou paiement en ligne). - La création du site devra être accompagnée d'une prestation d'assistance à la mise en œuvre, en mairie, pour un minimum de 2 jours. Dans le cas de l acquisition ou de l'utilisation à distance (mode ASP) d un logiciel de création et de gestion de contenu de site web, devront être proposées, les fonctionnalités suivantes : - autonomie complète de mise à jour du contenu et des rubriques par la collectivité : mise en ligne de comptesrendus, délibérations..., - gestion dynamique sur l ensemble du site, - indexation automatique du contenu, - mise en ligne de formulaires, - mises à jour correctives et évolutives, - liens systématiques avec des sites de services publics, - possibilité d une personnalisation du site selon une charte graphique propre à la collectivité. B Montant de l aide Plafond de la dépense subventionnable en HT Taux applicables aux dépenses réelles en HT Communes % Intercommunalités %

6 L aide porte à la fois sur les dépenses d investissement et de fonctionnement. Ces dernières ne peuvent représenter plus de 20 % des dépenses totales du projet. C Conditions d attribution Cette aide ne sera pas attribuée aux collectivités ayant déjà bénéficié de l aide Collectivités numériques dans les 3 ans à compter de la date de versement de la dernière subvention. Le logo du Conseil Général devra apparaître sur le site de la collectivité, précédé de la mention «Site subventionné par le Conseil Général des Yvelines». PROCÉDURE D INSTRUCTION Le dossier de demande comprend : un courrier officialisant la demande de subvention, le cahier des charges de création ou refonte du site internet (objectifs du projet, spécifications fonctionnelles et techniques, tableau financier), des devis descriptifs et estimatifs ainsi qu une délibération sollicitant l intervention du Département. Le Maître d'ouvrage ne peut engager les dépenses qu après délibération de l Assemblée Départementale ou de la Commission Permanente. L aide est versée en une seule fois sur présentation des factures justificatives acquittées et après validation de la conformité du projet. Les factures, présentées en une seule fois, ne peuvent concerner que : - l assistance à maîtrise d ouvrage, les études préalables, les prestations de développement et de graphisme, la formation liée à la prise en main de l outil (au minimum 2 jours), l assistance téléphonique, - les outils de génération automatique, - les services associés : hébergement, maintenance, achat du nom de domaine, référencement, outils de signature électronique, - les services interactifs ou téléprocédures via des abonnements à des plate-formes externes (FAST, HELIOS, Achat Public ). Elles peuvent être multi-fournisseurs. L aide est caduque dans les 6 mois suivants la date de délibération, si l opération n est pas réalisée. CONTACT : DIRECTION DU DEVELOPPEMENT Pôle Economique Mission Numérique Monique TRUCHY Tél. : Mél : mtruchy@yvelines.fr