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1 spa DrfkOArfi ir*û ri' As^ki'at Eviûfîf 11* lulrcuufc U MU liai CXlcIlcUr REIF : PRQ.ACH.22.V3 D< ate : 22/06/2014 Pijge: 1/11 Rédijgée par Vérifiée par Approuvée par F ««" Nom A :* ^rvice Djrecteur Procurement Directe* \r Général Extérieurs Develc ppement MelleOULD YAOUZeina MrMETREF Slimane MrCHELGHQUM Ali r\gsr. Visa et ^^ date p^ <=^~^- Jb C' jji "fti MX3HOUM /VL^ Diffusion : A l'ensemble des structures, des Pilotes de Processus et par Intranet Documents joints Titre du document Fiche d'imputation Référence IMP.DAFC. 18 Date de mise en application : Date approbation

2 Page : 2/11 Table des matières : I. INTRODUCTION & CONTEXTE.RESPONSABILITE (.DEFINITIONS IV- PRINCIPE - LOGIGRAMME V- COMMENTAIRES DU LOGIGRAMME 5 Mise en œuvre 5.1 Déclenchement d'une Commande Extérieur & Consultation des Fournisseurs 5.2 Etablissement et confirmation de commande 5.3 Prévisions des dépenses 5.4 Ouverture Lettre de crédit 5.5 Taxe de domiciliation bancaire 5.6 Avis d'embarquement 5.7 Pli cartable 5.8 Domiciliation et endossement du connaissement 5.9 Constitution du dossier de dédouanement 5.10 Livraison et Réception sur site 5.11 Règlement des factures VI- EVOLUTION DU DOCUMENT VII- ANNEXE

3 Page : 3/11 I. Introduction & contexte Objet La présente procédure à pour objet de définir les dispositions spécifiques prises en matière «d'achat à l'importation» au sein d'amenhyd Spa. Domaine d'application Cette procédure s'applique aux produits/services importés (Consommables, Fonctionnement, Investissements, Prestations de Services avec des Sociétés Etrangères domiciliées hors du territoire national) et nécessaires aux activités de production-réalisation, ainsi qu'aux équipements spécifiques (pièces spéciales, Pièces de rechanges, Matériel mécaniques et hydromécaniques) exprimés par les structures concernées de l'entreprise AMENHYD Spa. Systèmes, équipements et docs Exigences légales et réglementaires applicables Norme ISO 9001 V 2008 Processus Procurement Acronymes (abréviation & terminologie) SWIFT : Message télex transmis de banque à banque reprenant les termes de la lettre de crédit Pli cartable : Documents d'expédition originaux B/L: Bill of lading (Connaissement ) LTA : Lettre de Transport Aérien LC : Lettre de crédit D10 : Déclaration Douanière NIF : Numéro d'immatriculation Fiscale EUR 1 : Certificat de Circulation des Marchandises ANDI : Agence Nationale de Développement des Investissements EXA : Déclaration d'exportation émise par le fournisseur dans son pays. Comment lire le Logigramme Action Processus prédéfini Evénement Données Document émis 0 Etape expliquée par la suite

4 Page : 4/11 II. Responsabilité ; L'ensemble des Directions Générales et Directions Centrales sont chargées, chacune en ce qui la concerne, de l'application de la présente procédure qui relève des compétences et responsabilités de la Direction Procurement / Service Achats Extérieurs. La Direction Management de la Qualité est chargée de veiller à l'application et à la mise à jour de la présente procédure. III. Définitions : Bon de commande : Document adressé par l'acheteur (AMENHYD SPA) à un fournisseur pour concrétiser une commande. Fournisseur: Organisme ou personne qui procure un produit, un service, ou réalise des travaux en sous traitance. Connaissement : Document de transport international.

5 Page : 5/11 IV-Principe -Logigramme Fonctionnement du processus Acteurs Activités Observations DPT Procu rement DGL Formuler un besoin d'achat à l'importation - Planifier formalisé par une expression de besoin d'achat - Besoin matière.équipement, et pièce de rechange (DGA ) - Besoin matériel et pièces d rechange (DGL) Etablissement du bon de commande et/ou contrat Bon de commande et/ou contrat établis, validé et transmis aux fournisseurs avec des spécification du produit îhargé de suivi importation Ouverture dossier interne commande à l'importation Dossier De commande Constitution du dossier selon le paragraphe 5.1 de la présente procédure lhargé de suivi importatior Domiciliation bancaire/ lettre de crédit Dossier Bancaire Une demande de domiciliation des factures et d'endossement du connaissement qu'il va soumettre au PDG de l'entreprise pour signature avant d'être introduite en banque Chargé de suivi importation Suivi, expédition commande S'informer de la date effective d'expédition et d'archivé de la commande Contrôle avant embarquement au cas par cas, si nécessaire. Chargé de suivi importation Formalités douanières Constitution du dossier de dédouanement selon le chapitre 5.6 de la présente procédure Chargé de suivi importation Livraison ( site et/ou Magasin) Bon de transfert Livrer la marchandise au destinataire final selon le paragraphe Chargé de suivi importation Transmettre le dossier a la DFC Fiche d'imputation Remise du dossier original pour le traitement et préparation de la fiche d'imputation qui sera transmise au Dpt Appro. Chargé de suivi importation Suivi des engagements financièreil f/ta^.- Direction *l Mi. ^N 'Suivant les modalités de.^paiement prévues avec le fournisseurs Ce document est confidentiel, "^jrî -'~ ~\e ^--' I appartient à AMENHYD Spa, Toute reproduction ou ufihsation autres qu'au besoin auquel il est destiné est

6 Page : 6/11 V - COMMENTAIRES du Logigramme 5. Mise en œuvre 5.1. Etablissement et confirmation de la commande : Sur la base de l'expression de besoin et/ou TCO/Proforma d'une structure centrale de l'entreprise, (Procurement, DGL,...) le service Achats Extérieurs confirme la commande au fournisseur. Le bon de commande qui est transmis au fournisseur par fax ou par , comprend : 4 Numéro de la commande 4 Désignation du produit 4 Prix unitaire (en EURO) 4 Quantités et montants 4 Date d'embarquement souhaité par AMENHYD 4 Modalités de paiement 4 Incoterm 4 Port de destination Une copie du bon de commande est transmise à l'émetteur de l'expression de besoin et aux structures concernées. Ensuite le Service Achats Extérieurs procède à l'ouverture du «dossier commande» qui comporte les informations suivantes : 4 Nom du fournisseur 4 Transitaire 4 Désignation du produit/service (importé) 4 Montant de la facture en devise 4 Montant en Da (prévisionnel) 4 Montant des taxes douanières (prévisionnelles) 4 Incoterm 4 Mode de paiement 4 Date d'envoi du chèque de dédouanement 4 Date d'enlèvement (au port de destination) 4 Date de règlement fournisseur Dans ce dossier sera versé : 4 La confirmation de commande par la structure concernée 4 Le bon de commande 4 La facture pro forma 4 Courrier correspondant 4 Facture commerciale 4 Demande de domiciliation 4 Demande d'ouverture Lettre de crédit 4 TCO Le dossier commande est ensuite complété par les documents d'expédition au moment de leur réception.

7 Date: 22/06/2014 Page : 7/ Prévisions des dépenses A la fin de chaque mois, le Chef d'achats Extérieurs établit un état prévisionnel mensuel (mise à jour) des dépenses prévues pour le mois prochain. Cet état est transmis au service des finances afin de planifier ces dépenses Taxe de domiciliation bancaire. Dans le cas où l'achat de produit suivi d'une prestation de service, une taxe de domiciliation bancaire réglementaire (actuellement égale à 3%) est exigé par la banque domiciliataire. Cette taxe est préalablement versée à la recette des impôts avant tout dépôt en banque du dossier de domiciliation. Pour la réalisation de cette opération, le Service Achats Extérieurs procède comme suit : Renseigne l'attestation de la taxe de domiciliation bancaire sur une opération de prestation de service (en trois exemplaires). Etablit une demande de chèque de paiement de ladite taxe auprès du service des Finances. Les documents préétablis seront par la suite vérifiés par le responsable du Service Achats Extérieur. Les 03 exemplaires de «l'attestation de taxe» ainsi que «le chèque de paiement» sont versés par le chargé des relations impôts (Service Comptabilité) à la recette des impôts ; dont le receveur des impôts vise et restitue deux des exemplaires de ladite attestation. Ces dernières sont ensuite jointes au dossier de domiciliation pour être déposées auprès de la banque. L'entreprise ne gardant qu'une photocopie de l'attestation visée, versée au dossier commande, tandis que la quittance de règlement délivrée par la recette des impôts est remise par le Service Achats Extérieur à la comptabilité pour justification des dépenses. Dans le cas où il s'agit d'achat de produits, seul un engagement vérifié par le Chef de Service Achats Extérieurs et visé par le gérant «PDG» de l'entreprise est joint au dossier de domiciliation déposé au niveau de la banque Modalité de paiement : : Lettre de crédit : Selon le fournisseur, Le Chargé de Suivi Importation prépare le dossier d'ouverture de la LC qui sera déposée auprès de la banque et ce, à la confirmation de la commande ou à l'approche de la date d'expédition. Le dossier d'ouverture de LC est composée de : - Une demande d'ouverture de LC. Copie de la facture Proforma. La demande d'engagement de domiciliation. Taxe de domiciliation bancaire (cas achat produit). Engagement de non revente en état (cas achat de produit). Une copie du dossier sera transmise au service de comptabilité.

8 Page : 8/ Réalisation de l'achat : Avis d'embarquement : Après embarquement de la marchandise, le fournisseur envoi par , copie des documents suivants : J» Connaissement ou LTA 4» Facture commerciale La conformité de ces documents est vérifiée avant leur transmission au Transitaire pour le suivi de l'arrivée de la marchandise. AMENHYD Spa, peut effectuer des contrôles de conformité de la marchandise avant son expédition Pli bancaire : A l'arrivée des produits, le Service Achats Extérieur établit une procuration au transitaire afin de retirer le pli bancaire contenant essentiellement les originaux des factures, le connaissement ou LTA ainsi que l'avis d'arrivée établi par la compagnie maritime ou aérienne. Néanmoins les documents originaux peuvent être transmis par courrier spécial (DHL) directement au nom de SPA AMENHYD Report de domiciliation et endossement du connaissement : 1er cas : Lettre de crédit Dans le cas d'une expédition maritime, le chargé de suivi importation établit une demande de domiciliation des factures et d'endossement du connaissement (levée de réserve) qu'il va soumettre au gérant «PDG» de l'entreprise pour signature avant d'être introduite en banque. Dans le cas d'une expédition aérienne, au nom de la banque, un bon de cession bancaire est délivré par la banque. Tous les Extérieurs. documents soumis à la signature sont préalablement vérifiés par le Chef de Service Achats 2eme cas : Remise Documentaire : A la réception du pli bancaire au niveau de la banque, le chargé de suivi importation, prépare le dossier de domiciliation, qui sera déposé auprès de la banque, ce dossier est 4t La Demande d'engagement de domiciliation. 4> Engagement de non revente en état (cas achat produit). Ce document est confidentiel, il appartient à AMENHYD Spa, Toute reproduction ou utilisation autres qu'au besoin auquel il est c

9 Page : 9/11 >ème 3 cas : Transfert Libre : A la réception des documents d'expéditions originaux, le chargé de suivi importation prépare le dossier de domiciliation qui sera déposé auprès de la banque et qui se compose de ce qui suit : 4- Factures originales. 4 Connaissement original ou LTA. 4 Demande d'engagement de domiciliation. 4 Engagement de non revente en état. 4eme cas : Achats sans payement : Les achats sans paiement concernent : 4 Les articles gratuits 4 Les articles sous garantie Le chargé de suivi importation établit une demande d'attestation de non transfert qu'il va soumettre au gérant «PDG» de l'entreprise pour signature après vérification par le Chef de Service Achats Extérieurs. Pour l'obtention de l'attestation de non transfert, le chargé de suivi importation présente à la banque la demande dûment signée accompagnée de: 4 La facture portant mention sans paiement 4 Du titre de voyage (B/L ou LTA) 5.6. Constitution du dossier de dédouanement Après les formalités bancaires le chargé de suivi importation prépare le dossier de dédouanement qui est constitué des pièces suivantes : 4- Facture originale domiciliée. 4 Connaissement original, endossé avec griffe lorsqu'il est libellé au nom de la banque ou LTA, Bon de cession bancaire lorsque la LTA est libellé au nom de la banque 4» Liste de colisage 4 EUR1 4* Certificat d'origine A COPIE EXA 4 Copie Registre commerce + Copie NIF A la réception du montant de dédouanement, le chargé de suivi importation établi et transmet au service des finances une demande de chèque certifié. */^: Û4 jjl sg&lfr f Direction

10 Page: 10/ Cas de dossiers bénéficiant des Avantages Fiscaux (ANDI) Dans le cas d'un dossier importé dans le cadre ANDI, en plus des documents cités ci-dessus le chargé de suivi importation transmet au transitaire: 4> La liste ANDI originale 4> La décision originale de l'andi (en Arabe et en Français). Après récupération du D10 (original), le chargé de suivi importation prépare le dossier à déposer auprès des impôts pour récupérer la franchise, celui ci se compose des pièces suivantes : 4> 01 Demande de franchise 4> 01 Copie registre de commerce et carte fiscale 4* D10 original + 01 copie D10 4> 01 copie facture domiciliée Après la récupération de la Franchise, le chargé de suivi importation remet le dossier suivant au transitaire pour effectuer la déclaration: 4 La franchise originale 4t D10 Original 4f 05 Copies conformes de la liste ANDI ^~~~»- 4» 05 Copies conformes de la décision Arabe et Français (+) l'originale (à restituer) 4 La liste ANDI Originale (à restituer après dédouanement) />&&\y^" 5.7. Livraison et réception sur site : Direction Y" \ *( Management *jj Quai lié j-sjj Livraison sur Site Au jour (J-1) du dédouanement, le Service Achats Extérieurs contacte le Département Approvisionnement plus le Demandeur/ l'utilisateur (Projets, DGL,...) pour s'assurer de la possibilité de livraison et de la disponibilité des moyens nécessaires au déchargement de la commande Réception sur Site 4 Après livraison sur site, le transitaire transmet au Service Achats Extérieurs le dossier du dédouanement. 4> Une copie de ce dossier sera versée dans le dossier de commande, et le dossier original est transmis sous bordereau au service comptabilité. Le Demandeur/Destinataire/ l'utilisateur (Projets ou Magasins, DGL...) a la responsabilité d'effectuer un contrôle qualitatif et quantitatif des produits réceptionnés et de transmettre les résultats à la Direction Procurement. Si un écart (qualitatif ou quantitatif) est détecté, une réclamation client est établie par la Direction Procurement et les dispositions de la procédure de maitrise des PNC s'appliquent.

11 Page: 11/ Règlement des factures Lettre de crédit et Remise Documentaire : Dans le cas d'un payement à vue, à la réception du pli bancaire, la banque programme la date de paiement et le compte d'amenhyd Spa sera débité à cette date. Dans ce cas, la banque effectue le paiement à échéance, le compte d'amenhyd Spa sera débité à bonne date d'échéance Transfert libre : Ce type de paiement concerne les Prestations de service et les avances sur factures : 1er cas : Prestations de Service : Le chargé de suivi importation prépare l'ordre de virement qui est soumis à la signature après vérification par le responsable du Service Achats Extérieurs. L'ordre de virement est déposé auprès de la banque accompagné des documents suivants : S Facture originale du fournisseur S Originale attestation de service fait S Originale Attestation de transfert des fonds Une copie de l'ordre de virement est transmise à la comptabilité. 2eme cas : Avances sur Factures : Le montant de ces avances est limité par la banque d'algérie à 15% du montant de facture qui sera transféré contre caution de restitution d'avance. Le chargé de suivi importation prépare le dossier suivant pour ordonner le paiement auprès de la banque : S Facture originale. S Ordre de virement visé par le PDG de l'entreprise. S Copie de la caution de restitution d'avance. Une copie de ce dossier est transmise à la comptabilité. VI- Evolution du document \n du document Date 29/09/ /08/ /06/2014 Version VI V2 V3 Etat Initiale Modification Modification Commentaire Création Amélioration de la procédure et adaptation à la nouvelle organisation Amélioration de la procédure et adaptation à la nouvelle organisation et aux nouvelles dispositions de la procédure maîtrise des documents et des enregistrements dans sa version en vigueur. VII- annexe - Néant

12 spa DrfkOArfi ir*û ri' As^ki'at Eviûfîf 11* lulrcuufc U MU liai CXlcIlcUr REIF : PRQ.ACH.22.V3 D< ate : 22/06/2014 Pijge: 1/11 Rédijgée par Vérifiée par Approuvée par F ««" Nom A :* ^rvice Djrecteur Procurement Directe* \r Général Extérieurs Develc ppement MelleOULD YAOUZeina MrMETREF Slimane MrCHELGHQUM Ali r\gsr. Visa et ^^ date p^ <=^~^- Jb C' jji "fti MX3HOUM /VL^ Diffusion : A l'ensemble des structures, des Pilotes de Processus et par Intranet Documents joints Titre du document Fiche d'imputation Référence IMP.DAFC. 18 Date de mise en application : Date approbation

13 Page : 2/11 Table des matières : I. INTRODUCTION & CONTEXTE.RESPONSABILITE (.DEFINITIONS IV- PRINCIPE - LOGIGRAMME V- COMMENTAIRES DU LOGIGRAMME 5 Mise en œuvre 5.1 Déclenchement d'une Commande Extérieur & Consultation des Fournisseurs 5.2 Etablissement et confirmation de commande 5.3 Prévisions des dépenses 5.4 Ouverture Lettre de crédit 5.5 Taxe de domiciliation bancaire 5.6 Avis d'embarquement 5.7 Pli cartable 5.8 Domiciliation et endossement du connaissement 5.9 Constitution du dossier de dédouanement 5.10 Livraison et Réception sur site 5.11 Règlement des factures VI- EVOLUTION DU DOCUMENT VII- ANNEXE

14 Page : 3/11 I. Introduction & contexte Objet La présente procédure à pour objet de définir les dispositions spécifiques prises en matière «d'achat à l'importation» au sein d'amenhyd Spa. Domaine d'application Cette procédure s'applique aux produits/services importés (Consommables, Fonctionnement, Investissements, Prestations de Services avec des Sociétés Etrangères domiciliées hors du territoire national) et nécessaires aux activités de production-réalisation, ainsi qu'aux équipements spécifiques (pièces spéciales, Pièces de rechanges, Matériel mécaniques et hydromécaniques) exprimés par les structures concernées de l'entreprise AMENHYD Spa. Systèmes, équipements et docs Exigences légales et réglementaires applicables Norme ISO 9001 V 2008 Processus Procurement Acronymes (abréviation & terminologie) SWIFT : Message télex transmis de banque à banque reprenant les termes de la lettre de crédit Pli cartable : Documents d'expédition originaux B/L: Bill of lading (Connaissement ) LTA : Lettre de Transport Aérien LC : Lettre de crédit D10 : Déclaration Douanière NIF : Numéro d'immatriculation Fiscale EUR 1 : Certificat de Circulation des Marchandises ANDI : Agence Nationale de Développement des Investissements EXA : Déclaration d'exportation émise par le fournisseur dans son pays. Comment lire le Logigramme Action Processus prédéfini Evénement Données Document émis 0 Etape expliquée par la suite

15 Page : 4/11 II. Responsabilité ; L'ensemble des Directions Générales et Directions Centrales sont chargées, chacune en ce qui la concerne, de l'application de la présente procédure qui relève des compétences et responsabilités de la Direction Procurement / Service Achats Extérieurs. La Direction Management de la Qualité est chargée de veiller à l'application et à la mise à jour de la présente procédure. III. Définitions : Bon de commande : Document adressé par l'acheteur (AMENHYD SPA) à un fournisseur pour concrétiser une commande. Fournisseur: Organisme ou personne qui procure un produit, un service, ou réalise des travaux en sous traitance. Connaissement : Document de transport international.

16 Page : 5/11 IV-Principe -Logigramme Fonctionnement du processus Acteurs Activités Observations DPT Procu rement DGL Formuler un besoin d'achat à l'importation - Planifier formalisé par une expression de besoin d'achat - Besoin matière.équipement, et pièce de rechange (DGA ) - Besoin matériel et pièces d rechange (DGL) Etablissement du bon de commande et/ou contrat Bon de commande et/ou contrat établis, validé et transmis aux fournisseurs avec des spécification du produit îhargé de suivi importation Ouverture dossier interne commande à l'importation Dossier De commande Constitution du dossier selon le paragraphe 5.1 de la présente procédure lhargé de suivi importatior Domiciliation bancaire/ lettre de crédit Dossier Bancaire Une demande de domiciliation des factures et d'endossement du connaissement qu'il va soumettre au PDG de l'entreprise pour signature avant d'être introduite en banque Chargé de suivi importation Suivi, expédition commande S'informer de la date effective d'expédition et d'archivé de la commande Contrôle avant embarquement au cas par cas, si nécessaire. Chargé de suivi importation Formalités douanières Constitution du dossier de dédouanement selon le chapitre 5.6 de la présente procédure Chargé de suivi importation Livraison ( site et/ou Magasin) Bon de transfert Livrer la marchandise au destinataire final selon le paragraphe Chargé de suivi importation Transmettre le dossier a la DFC Fiche d'imputation Remise du dossier original pour le traitement et préparation de la fiche d'imputation qui sera transmise au Dpt Appro. Chargé de suivi importation Suivi des engagements financièreil f/ta^.- Direction *l Mi. ^N 'Suivant les modalités de.^paiement prévues avec le fournisseurs Ce document est confidentiel, "^jrî -'~ ~\e ^--' I appartient à AMENHYD Spa, Toute reproduction ou ufihsation autres qu'au besoin auquel il est destiné est

17 Page : 6/11 V - COMMENTAIRES du Logigramme 5. Mise en œuvre 5.1. Etablissement et confirmation de la commande : Sur la base de l'expression de besoin et/ou TCO/Proforma d'une structure centrale de l'entreprise, (Procurement, DGL,...) le service Achats Extérieurs confirme la commande au fournisseur. Le bon de commande qui est transmis au fournisseur par fax ou par , comprend : 4 Numéro de la commande 4 Désignation du produit 4 Prix unitaire (en EURO) 4 Quantités et montants 4 Date d'embarquement souhaité par AMENHYD 4 Modalités de paiement 4 Incoterm 4 Port de destination Une copie du bon de commande est transmise à l'émetteur de l'expression de besoin et aux structures concernées. Ensuite le Service Achats Extérieurs procède à l'ouverture du «dossier commande» qui comporte les informations suivantes : 4 Nom du fournisseur 4 Transitaire 4 Désignation du produit/service (importé) 4 Montant de la facture en devise 4 Montant en Da (prévisionnel) 4 Montant des taxes douanières (prévisionnelles) 4 Incoterm 4 Mode de paiement 4 Date d'envoi du chèque de dédouanement 4 Date d'enlèvement (au port de destination) 4 Date de règlement fournisseur Dans ce dossier sera versé : 4 La confirmation de commande par la structure concernée 4 Le bon de commande 4 La facture pro forma 4 Courrier correspondant 4 Facture commerciale 4 Demande de domiciliation 4 Demande d'ouverture Lettre de crédit 4 TCO Le dossier commande est ensuite complété par les documents d'expédition au moment de leur réception.

18 Date: 22/06/2014 Page : 7/ Prévisions des dépenses A la fin de chaque mois, le Chef d'achats Extérieurs établit un état prévisionnel mensuel (mise à jour) des dépenses prévues pour le mois prochain. Cet état est transmis au service des finances afin de planifier ces dépenses Taxe de domiciliation bancaire. Dans le cas où l'achat de produit suivi d'une prestation de service, une taxe de domiciliation bancaire réglementaire (actuellement égale à 3%) est exigé par la banque domiciliataire. Cette taxe est préalablement versée à la recette des impôts avant tout dépôt en banque du dossier de domiciliation. Pour la réalisation de cette opération, le Service Achats Extérieurs procède comme suit : Renseigne l'attestation de la taxe de domiciliation bancaire sur une opération de prestation de service (en trois exemplaires). Etablit une demande de chèque de paiement de ladite taxe auprès du service des Finances. Les documents préétablis seront par la suite vérifiés par le responsable du Service Achats Extérieur. Les 03 exemplaires de «l'attestation de taxe» ainsi que «le chèque de paiement» sont versés par le chargé des relations impôts (Service Comptabilité) à la recette des impôts ; dont le receveur des impôts vise et restitue deux des exemplaires de ladite attestation. Ces dernières sont ensuite jointes au dossier de domiciliation pour être déposées auprès de la banque. L'entreprise ne gardant qu'une photocopie de l'attestation visée, versée au dossier commande, tandis que la quittance de règlement délivrée par la recette des impôts est remise par le Service Achats Extérieur à la comptabilité pour justification des dépenses. Dans le cas où il s'agit d'achat de produits, seul un engagement vérifié par le Chef de Service Achats Extérieurs et visé par le gérant «PDG» de l'entreprise est joint au dossier de domiciliation déposé au niveau de la banque Modalité de paiement : : Lettre de crédit : Selon le fournisseur, Le Chargé de Suivi Importation prépare le dossier d'ouverture de la LC qui sera déposée auprès de la banque et ce, à la confirmation de la commande ou à l'approche de la date d'expédition. Le dossier d'ouverture de LC est composée de : - Une demande d'ouverture de LC. Copie de la facture Proforma. La demande d'engagement de domiciliation. Taxe de domiciliation bancaire (cas achat produit). Engagement de non revente en état (cas achat de produit). Une copie du dossier sera transmise au service de comptabilité.

19 Page : 8/ Réalisation de l'achat : Avis d'embarquement : Après embarquement de la marchandise, le fournisseur envoi par , copie des documents suivants : J» Connaissement ou LTA 4» Facture commerciale La conformité de ces documents est vérifiée avant leur transmission au Transitaire pour le suivi de l'arrivée de la marchandise. AMENHYD Spa, peut effectuer des contrôles de conformité de la marchandise avant son expédition Pli bancaire : A l'arrivée des produits, le Service Achats Extérieur établit une procuration au transitaire afin de retirer le pli bancaire contenant essentiellement les originaux des factures, le connaissement ou LTA ainsi que l'avis d'arrivée établi par la compagnie maritime ou aérienne. Néanmoins les documents originaux peuvent être transmis par courrier spécial (DHL) directement au nom de SPA AMENHYD Report de domiciliation et endossement du connaissement : 1er cas : Lettre de crédit Dans le cas d'une expédition maritime, le chargé de suivi importation établit une demande de domiciliation des factures et d'endossement du connaissement (levée de réserve) qu'il va soumettre au gérant «PDG» de l'entreprise pour signature avant d'être introduite en banque. Dans le cas d'une expédition aérienne, au nom de la banque, un bon de cession bancaire est délivré par la banque. Tous les Extérieurs. documents soumis à la signature sont préalablement vérifiés par le Chef de Service Achats 2eme cas : Remise Documentaire : A la réception du pli bancaire au niveau de la banque, le chargé de suivi importation, prépare le dossier de domiciliation, qui sera déposé auprès de la banque, ce dossier est 4t La Demande d'engagement de domiciliation. 4> Engagement de non revente en état (cas achat produit). Ce document est confidentiel, il appartient à AMENHYD Spa, Toute reproduction ou utilisation autres qu'au besoin auquel il est c

20 Page : 9/11 >ème 3 cas : Transfert Libre : A la réception des documents d'expéditions originaux, le chargé de suivi importation prépare le dossier de domiciliation qui sera déposé auprès de la banque et qui se compose de ce qui suit : 4- Factures originales. 4 Connaissement original ou LTA. 4 Demande d'engagement de domiciliation. 4 Engagement de non revente en état. 4eme cas : Achats sans payement : Les achats sans paiement concernent : 4 Les articles gratuits 4 Les articles sous garantie Le chargé de suivi importation établit une demande d'attestation de non transfert qu'il va soumettre au gérant «PDG» de l'entreprise pour signature après vérification par le Chef de Service Achats Extérieurs. Pour l'obtention de l'attestation de non transfert, le chargé de suivi importation présente à la banque la demande dûment signée accompagnée de: 4 La facture portant mention sans paiement 4 Du titre de voyage (B/L ou LTA) 5.6. Constitution du dossier de dédouanement Après les formalités bancaires le chargé de suivi importation prépare le dossier de dédouanement qui est constitué des pièces suivantes : 4- Facture originale domiciliée. 4 Connaissement original, endossé avec griffe lorsqu'il est libellé au nom de la banque ou LTA, Bon de cession bancaire lorsque la LTA est libellé au nom de la banque 4» Liste de colisage 4 EUR1 4* Certificat d'origine A COPIE EXA 4 Copie Registre commerce + Copie NIF A la réception du montant de dédouanement, le chargé de suivi importation établi et transmet au service des finances une demande de chèque certifié. */^: Û4 jjl sg&lfr f Direction

21 Page: 10/ Cas de dossiers bénéficiant des Avantages Fiscaux (ANDI) Dans le cas d'un dossier importé dans le cadre ANDI, en plus des documents cités ci-dessus le chargé de suivi importation transmet au transitaire: 4> La liste ANDI originale 4> La décision originale de l'andi (en Arabe et en Français). Après récupération du D10 (original), le chargé de suivi importation prépare le dossier à déposer auprès des impôts pour récupérer la franchise, celui ci se compose des pièces suivantes : 4> 01 Demande de franchise 4> 01 Copie registre de commerce et carte fiscale 4* D10 original + 01 copie D10 4> 01 copie facture domiciliée Après la récupération de la Franchise, le chargé de suivi importation remet le dossier suivant au transitaire pour effectuer la déclaration: 4 La franchise originale 4t D10 Original 4f 05 Copies conformes de la liste ANDI ^~~~»- 4» 05 Copies conformes de la décision Arabe et Français (+) l'originale (à restituer) 4 La liste ANDI Originale (à restituer après dédouanement) />&&\y^" 5.7. Livraison et réception sur site : Direction Y" \ *( Management *jj Quai lié j-sjj Livraison sur Site Au jour (J-1) du dédouanement, le Service Achats Extérieurs contacte le Département Approvisionnement plus le Demandeur/ l'utilisateur (Projets, DGL,...) pour s'assurer de la possibilité de livraison et de la disponibilité des moyens nécessaires au déchargement de la commande Réception sur Site 4 Après livraison sur site, le transitaire transmet au Service Achats Extérieurs le dossier du dédouanement. 4> Une copie de ce dossier sera versée dans le dossier de commande, et le dossier original est transmis sous bordereau au service comptabilité. Le Demandeur/Destinataire/ l'utilisateur (Projets ou Magasins, DGL...) a la responsabilité d'effectuer un contrôle qualitatif et quantitatif des produits réceptionnés et de transmettre les résultats à la Direction Procurement. Si un écart (qualitatif ou quantitatif) est détecté, une réclamation client est établie par la Direction Procurement et les dispositions de la procédure de maitrise des PNC s'appliquent.

22 Page: 11/ Règlement des factures Lettre de crédit et Remise Documentaire : Dans le cas d'un payement à vue, à la réception du pli bancaire, la banque programme la date de paiement et le compte d'amenhyd Spa sera débité à cette date. Dans ce cas, la banque effectue le paiement à échéance, le compte d'amenhyd Spa sera débité à bonne date d'échéance Transfert libre : Ce type de paiement concerne les Prestations de service et les avances sur factures : 1er cas : Prestations de Service : Le chargé de suivi importation prépare l'ordre de virement qui est soumis à la signature après vérification par le responsable du Service Achats Extérieurs. L'ordre de virement est déposé auprès de la banque accompagné des documents suivants : S Facture originale du fournisseur S Originale attestation de service fait S Originale Attestation de transfert des fonds Une copie de l'ordre de virement est transmise à la comptabilité. 2eme cas : Avances sur Factures : Le montant de ces avances est limité par la banque d'algérie à 15% du montant de facture qui sera transféré contre caution de restitution d'avance. Le chargé de suivi importation prépare le dossier suivant pour ordonner le paiement auprès de la banque : S Facture originale. S Ordre de virement visé par le PDG de l'entreprise. S Copie de la caution de restitution d'avance. Une copie de ce dossier est transmise à la comptabilité. VI- Evolution du document \n du document Date 29/09/ /08/ /06/2014 Version VI V2 V3 Etat Initiale Modification Modification Commentaire Création Amélioration de la procédure et adaptation à la nouvelle organisation Amélioration de la procédure et adaptation à la nouvelle organisation et aux nouvelles dispositions de la procédure maîtrise des documents et des enregistrements dans sa version en vigueur. VII- annexe - Néant

23 spa DrfkOArfi ir*û ri' As^ki'at Eviûfîf 11* lulrcuufc U MU liai CXlcIlcUr REIF : PRQ.ACH.22.V3 D< ate : 22/06/2014 Pijge: 1/11 Rédijgée par Vérifiée par Approuvée par F ««" Nom A :* ^rvice Djrecteur Procurement Directe* \r Général Extérieurs Develc ppement MelleOULD YAOUZeina MrMETREF Slimane MrCHELGHQUM Ali r\gsr. Visa et ^^ date p^ <=^~^- Jb C' jji "fti MX3HOUM /VL^ Diffusion : A l'ensemble des structures, des Pilotes de Processus et par Intranet Documents joints Titre du document Fiche d'imputation Référence IMP.DAFC. 18 Date de mise en application : Date approbation

24 Page : 2/11 Table des matières : I. INTRODUCTION & CONTEXTE.RESPONSABILITE (.DEFINITIONS IV- PRINCIPE - LOGIGRAMME V- COMMENTAIRES DU LOGIGRAMME 5 Mise en œuvre 5.1 Déclenchement d'une Commande Extérieur & Consultation des Fournisseurs 5.2 Etablissement et confirmation de commande 5.3 Prévisions des dépenses 5.4 Ouverture Lettre de crédit 5.5 Taxe de domiciliation bancaire 5.6 Avis d'embarquement 5.7 Pli cartable 5.8 Domiciliation et endossement du connaissement 5.9 Constitution du dossier de dédouanement 5.10 Livraison et Réception sur site 5.11 Règlement des factures VI- EVOLUTION DU DOCUMENT VII- ANNEXE

25 Page : 3/11 I. Introduction & contexte Objet La présente procédure à pour objet de définir les dispositions spécifiques prises en matière «d'achat à l'importation» au sein d'amenhyd Spa. Domaine d'application Cette procédure s'applique aux produits/services importés (Consommables, Fonctionnement, Investissements, Prestations de Services avec des Sociétés Etrangères domiciliées hors du territoire national) et nécessaires aux activités de production-réalisation, ainsi qu'aux équipements spécifiques (pièces spéciales, Pièces de rechanges, Matériel mécaniques et hydromécaniques) exprimés par les structures concernées de l'entreprise AMENHYD Spa. Systèmes, équipements et docs Exigences légales et réglementaires applicables Norme ISO 9001 V 2008 Processus Procurement Acronymes (abréviation & terminologie) SWIFT : Message télex transmis de banque à banque reprenant les termes de la lettre de crédit Pli cartable : Documents d'expédition originaux B/L: Bill of lading (Connaissement ) LTA : Lettre de Transport Aérien LC : Lettre de crédit D10 : Déclaration Douanière NIF : Numéro d'immatriculation Fiscale EUR 1 : Certificat de Circulation des Marchandises ANDI : Agence Nationale de Développement des Investissements EXA : Déclaration d'exportation émise par le fournisseur dans son pays. Comment lire le Logigramme Action Processus prédéfini Evénement Données Document émis 0 Etape expliquée par la suite

26 Page : 4/11 II. Responsabilité ; L'ensemble des Directions Générales et Directions Centrales sont chargées, chacune en ce qui la concerne, de l'application de la présente procédure qui relève des compétences et responsabilités de la Direction Procurement / Service Achats Extérieurs. La Direction Management de la Qualité est chargée de veiller à l'application et à la mise à jour de la présente procédure. III. Définitions : Bon de commande : Document adressé par l'acheteur (AMENHYD SPA) à un fournisseur pour concrétiser une commande. Fournisseur: Organisme ou personne qui procure un produit, un service, ou réalise des travaux en sous traitance. Connaissement : Document de transport international.

27 Page : 5/11 IV-Principe -Logigramme Fonctionnement du processus Acteurs Activités Observations DPT Procu rement DGL Formuler un besoin d'achat à l'importation - Planifier formalisé par une expression de besoin d'achat - Besoin matière.équipement, et pièce de rechange (DGA ) - Besoin matériel et pièces d rechange (DGL) Etablissement du bon de commande et/ou contrat Bon de commande et/ou contrat établis, validé et transmis aux fournisseurs avec des spécification du produit îhargé de suivi importation Ouverture dossier interne commande à l'importation Dossier De commande Constitution du dossier selon le paragraphe 5.1 de la présente procédure lhargé de suivi importatior Domiciliation bancaire/ lettre de crédit Dossier Bancaire Une demande de domiciliation des factures et d'endossement du connaissement qu'il va soumettre au PDG de l'entreprise pour signature avant d'être introduite en banque Chargé de suivi importation Suivi, expédition commande S'informer de la date effective d'expédition et d'archivé de la commande Contrôle avant embarquement au cas par cas, si nécessaire. Chargé de suivi importation Formalités douanières Constitution du dossier de dédouanement selon le chapitre 5.6 de la présente procédure Chargé de suivi importation Livraison ( site et/ou Magasin) Bon de transfert Livrer la marchandise au destinataire final selon le paragraphe Chargé de suivi importation Transmettre le dossier a la DFC Fiche d'imputation Remise du dossier original pour le traitement et préparation de la fiche d'imputation qui sera transmise au Dpt Appro. Chargé de suivi importation Suivi des engagements financièreil f/ta^.- Direction *l Mi. ^N 'Suivant les modalités de.^paiement prévues avec le fournisseurs Ce document est confidentiel, "^jrî -'~ ~\e ^--' I appartient à AMENHYD Spa, Toute reproduction ou ufihsation autres qu'au besoin auquel il est destiné est

28 Page : 6/11 V - COMMENTAIRES du Logigramme 5. Mise en œuvre 5.1. Etablissement et confirmation de la commande : Sur la base de l'expression de besoin et/ou TCO/Proforma d'une structure centrale de l'entreprise, (Procurement, DGL,...) le service Achats Extérieurs confirme la commande au fournisseur. Le bon de commande qui est transmis au fournisseur par fax ou par , comprend : 4 Numéro de la commande 4 Désignation du produit 4 Prix unitaire (en EURO) 4 Quantités et montants 4 Date d'embarquement souhaité par AMENHYD 4 Modalités de paiement 4 Incoterm 4 Port de destination Une copie du bon de commande est transmise à l'émetteur de l'expression de besoin et aux structures concernées. Ensuite le Service Achats Extérieurs procède à l'ouverture du «dossier commande» qui comporte les informations suivantes : 4 Nom du fournisseur 4 Transitaire 4 Désignation du produit/service (importé) 4 Montant de la facture en devise 4 Montant en Da (prévisionnel) 4 Montant des taxes douanières (prévisionnelles) 4 Incoterm 4 Mode de paiement 4 Date d'envoi du chèque de dédouanement 4 Date d'enlèvement (au port de destination) 4 Date de règlement fournisseur Dans ce dossier sera versé : 4 La confirmation de commande par la structure concernée 4 Le bon de commande 4 La facture pro forma 4 Courrier correspondant 4 Facture commerciale 4 Demande de domiciliation 4 Demande d'ouverture Lettre de crédit 4 TCO Le dossier commande est ensuite complété par les documents d'expédition au moment de leur réception.

29 Date: 22/06/2014 Page : 7/ Prévisions des dépenses A la fin de chaque mois, le Chef d'achats Extérieurs établit un état prévisionnel mensuel (mise à jour) des dépenses prévues pour le mois prochain. Cet état est transmis au service des finances afin de planifier ces dépenses Taxe de domiciliation bancaire. Dans le cas où l'achat de produit suivi d'une prestation de service, une taxe de domiciliation bancaire réglementaire (actuellement égale à 3%) est exigé par la banque domiciliataire. Cette taxe est préalablement versée à la recette des impôts avant tout dépôt en banque du dossier de domiciliation. Pour la réalisation de cette opération, le Service Achats Extérieurs procède comme suit : Renseigne l'attestation de la taxe de domiciliation bancaire sur une opération de prestation de service (en trois exemplaires). Etablit une demande de chèque de paiement de ladite taxe auprès du service des Finances. Les documents préétablis seront par la suite vérifiés par le responsable du Service Achats Extérieur. Les 03 exemplaires de «l'attestation de taxe» ainsi que «le chèque de paiement» sont versés par le chargé des relations impôts (Service Comptabilité) à la recette des impôts ; dont le receveur des impôts vise et restitue deux des exemplaires de ladite attestation. Ces dernières sont ensuite jointes au dossier de domiciliation pour être déposées auprès de la banque. L'entreprise ne gardant qu'une photocopie de l'attestation visée, versée au dossier commande, tandis que la quittance de règlement délivrée par la recette des impôts est remise par le Service Achats Extérieur à la comptabilité pour justification des dépenses. Dans le cas où il s'agit d'achat de produits, seul un engagement vérifié par le Chef de Service Achats Extérieurs et visé par le gérant «PDG» de l'entreprise est joint au dossier de domiciliation déposé au niveau de la banque Modalité de paiement : : Lettre de crédit : Selon le fournisseur, Le Chargé de Suivi Importation prépare le dossier d'ouverture de la LC qui sera déposée auprès de la banque et ce, à la confirmation de la commande ou à l'approche de la date d'expédition. Le dossier d'ouverture de LC est composée de : - Une demande d'ouverture de LC. Copie de la facture Proforma. La demande d'engagement de domiciliation. Taxe de domiciliation bancaire (cas achat produit). Engagement de non revente en état (cas achat de produit). Une copie du dossier sera transmise au service de comptabilité.

30 Page : 8/ Réalisation de l'achat : Avis d'embarquement : Après embarquement de la marchandise, le fournisseur envoi par , copie des documents suivants : J» Connaissement ou LTA 4» Facture commerciale La conformité de ces documents est vérifiée avant leur transmission au Transitaire pour le suivi de l'arrivée de la marchandise. AMENHYD Spa, peut effectuer des contrôles de conformité de la marchandise avant son expédition Pli bancaire : A l'arrivée des produits, le Service Achats Extérieur établit une procuration au transitaire afin de retirer le pli bancaire contenant essentiellement les originaux des factures, le connaissement ou LTA ainsi que l'avis d'arrivée établi par la compagnie maritime ou aérienne. Néanmoins les documents originaux peuvent être transmis par courrier spécial (DHL) directement au nom de SPA AMENHYD Report de domiciliation et endossement du connaissement : 1er cas : Lettre de crédit Dans le cas d'une expédition maritime, le chargé de suivi importation établit une demande de domiciliation des factures et d'endossement du connaissement (levée de réserve) qu'il va soumettre au gérant «PDG» de l'entreprise pour signature avant d'être introduite en banque. Dans le cas d'une expédition aérienne, au nom de la banque, un bon de cession bancaire est délivré par la banque. Tous les Extérieurs. documents soumis à la signature sont préalablement vérifiés par le Chef de Service Achats 2eme cas : Remise Documentaire : A la réception du pli bancaire au niveau de la banque, le chargé de suivi importation, prépare le dossier de domiciliation, qui sera déposé auprès de la banque, ce dossier est 4t La Demande d'engagement de domiciliation. 4> Engagement de non revente en état (cas achat produit). Ce document est confidentiel, il appartient à AMENHYD Spa, Toute reproduction ou utilisation autres qu'au besoin auquel il est c

31 Page : 9/11 >ème 3 cas : Transfert Libre : A la réception des documents d'expéditions originaux, le chargé de suivi importation prépare le dossier de domiciliation qui sera déposé auprès de la banque et qui se compose de ce qui suit : 4- Factures originales. 4 Connaissement original ou LTA. 4 Demande d'engagement de domiciliation. 4 Engagement de non revente en état. 4eme cas : Achats sans payement : Les achats sans paiement concernent : 4 Les articles gratuits 4 Les articles sous garantie Le chargé de suivi importation établit une demande d'attestation de non transfert qu'il va soumettre au gérant «PDG» de l'entreprise pour signature après vérification par le Chef de Service Achats Extérieurs. Pour l'obtention de l'attestation de non transfert, le chargé de suivi importation présente à la banque la demande dûment signée accompagnée de: 4 La facture portant mention sans paiement 4 Du titre de voyage (B/L ou LTA) 5.6. Constitution du dossier de dédouanement Après les formalités bancaires le chargé de suivi importation prépare le dossier de dédouanement qui est constitué des pièces suivantes : 4- Facture originale domiciliée. 4 Connaissement original, endossé avec griffe lorsqu'il est libellé au nom de la banque ou LTA, Bon de cession bancaire lorsque la LTA est libellé au nom de la banque 4» Liste de colisage 4 EUR1 4* Certificat d'origine A COPIE EXA 4 Copie Registre commerce + Copie NIF A la réception du montant de dédouanement, le chargé de suivi importation établi et transmet au service des finances une demande de chèque certifié. */^: Û4 jjl sg&lfr f Direction

32 Page: 10/ Cas de dossiers bénéficiant des Avantages Fiscaux (ANDI) Dans le cas d'un dossier importé dans le cadre ANDI, en plus des documents cités ci-dessus le chargé de suivi importation transmet au transitaire: 4> La liste ANDI originale 4> La décision originale de l'andi (en Arabe et en Français). Après récupération du D10 (original), le chargé de suivi importation prépare le dossier à déposer auprès des impôts pour récupérer la franchise, celui ci se compose des pièces suivantes : 4> 01 Demande de franchise 4> 01 Copie registre de commerce et carte fiscale 4* D10 original + 01 copie D10 4> 01 copie facture domiciliée Après la récupération de la Franchise, le chargé de suivi importation remet le dossier suivant au transitaire pour effectuer la déclaration: 4 La franchise originale 4t D10 Original 4f 05 Copies conformes de la liste ANDI ^~~~»- 4» 05 Copies conformes de la décision Arabe et Français (+) l'originale (à restituer) 4 La liste ANDI Originale (à restituer après dédouanement) />&&\y^" 5.7. Livraison et réception sur site : Direction Y" \ *( Management *jj Quai lié j-sjj Livraison sur Site Au jour (J-1) du dédouanement, le Service Achats Extérieurs contacte le Département Approvisionnement plus le Demandeur/ l'utilisateur (Projets, DGL,...) pour s'assurer de la possibilité de livraison et de la disponibilité des moyens nécessaires au déchargement de la commande Réception sur Site 4 Après livraison sur site, le transitaire transmet au Service Achats Extérieurs le dossier du dédouanement. 4> Une copie de ce dossier sera versée dans le dossier de commande, et le dossier original est transmis sous bordereau au service comptabilité. Le Demandeur/Destinataire/ l'utilisateur (Projets ou Magasins, DGL...) a la responsabilité d'effectuer un contrôle qualitatif et quantitatif des produits réceptionnés et de transmettre les résultats à la Direction Procurement. Si un écart (qualitatif ou quantitatif) est détecté, une réclamation client est établie par la Direction Procurement et les dispositions de la procédure de maitrise des PNC s'appliquent.

33 Page: 11/ Règlement des factures Lettre de crédit et Remise Documentaire : Dans le cas d'un payement à vue, à la réception du pli bancaire, la banque programme la date de paiement et le compte d'amenhyd Spa sera débité à cette date. Dans ce cas, la banque effectue le paiement à échéance, le compte d'amenhyd Spa sera débité à bonne date d'échéance Transfert libre : Ce type de paiement concerne les Prestations de service et les avances sur factures : 1er cas : Prestations de Service : Le chargé de suivi importation prépare l'ordre de virement qui est soumis à la signature après vérification par le responsable du Service Achats Extérieurs. L'ordre de virement est déposé auprès de la banque accompagné des documents suivants : S Facture originale du fournisseur S Originale attestation de service fait S Originale Attestation de transfert des fonds Une copie de l'ordre de virement est transmise à la comptabilité. 2eme cas : Avances sur Factures : Le montant de ces avances est limité par la banque d'algérie à 15% du montant de facture qui sera transféré contre caution de restitution d'avance. Le chargé de suivi importation prépare le dossier suivant pour ordonner le paiement auprès de la banque : S Facture originale. S Ordre de virement visé par le PDG de l'entreprise. S Copie de la caution de restitution d'avance. Une copie de ce dossier est transmise à la comptabilité. VI- Evolution du document \n du document Date 29/09/ /08/ /06/2014 Version VI V2 V3 Etat Initiale Modification Modification Commentaire Création Amélioration de la procédure et adaptation à la nouvelle organisation Amélioration de la procédure et adaptation à la nouvelle organisation et aux nouvelles dispositions de la procédure maîtrise des documents et des enregistrements dans sa version en vigueur. VII- annexe - Néant