Logiciel NOVAXEL Client/Serveur Version Support de Cours

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1 Principe de Novaxel Novaxel est un logiciel de classement. Tous les éléments qui constituent le dossier papier peuvent être fédérés dans une seule et même base de données. Qu ils soient d origine bureautique, papier, qu ils viennent d Internet ou qu ils soient générés à partir d une base de données de production. Vos dossiers papiers sont constitués dans la majorité des cas de la manière suivante : - Ce qui rentre dans l entreprise : courriers, fax, s. - Ce que produit l entreprise : documents de gestion (BL, factures), documents bureautiques (courriers, tableaux), documents techniques (plans, dessins), fax, e- mails. s Documents bureautiques Documents papiers Applications de production NOVAXEL 1 rue de la République LYON 1

2 Tout est intégré pour mieux être consulté et exporté vers : Une imprimante Une messagerie Internet Un module de fax. Internet Un cd rom Un portable 2 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

3 Chapitre 1 Utilisation... 4 I Ouvrir Novaxel...5 II Création de l arborescence Création Manuelle Attribution d un modèle de classement...7 III Les Barres d Outils La barre d outils : Principale La barre d outils : Informations La barre d outils : documents...12 IV Les options de la liste des pages...14 Chapitre 2 Alimenter NOVAXEL...16 I La Numérisation La numérisation directement dans le dossier La Numérisation sur le réseau Les traitements d image Les Paramètres de numérisation...21 II Importer des documents de l arborescence Windows Intégrer des documents existants Créer des documents OLE ou non OLE Travailler les documents...26 III LA CAPTURE D IMPRESSION Capture dans un dossier Novaxel...28 Chapitre 3 La Messagerie...30 I ENVOYER UN MESSAGE Via Novamail Via une panière (envoyer des documents d un dossier)...34 II CLASSER UN MESSAGE RECU Via Novamail Via la capture d impression Via la Panière Mails (pour les Pièces Jointes)...38 Chapitre 4 La Recherche La recherche sur les dossiers et les pages L onglet Recherche...40 Chapitre 5 Présentation de l écran principal...43 I L écran principal...44 II Les Barres de Menu La barre Principale La barre d outils : Informations Les Barres de Menu...46 Chapitre 6 L Import - Export...49 L export :...50 L import :...50 La prise de dossiers client sur portable :...50 NOVAXEL 1 rue de la République LYON 3

4 Chapitre 1 Utilisation 4 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

5 I Ouvrir Novaxel Les bibliothèques NOVAXEL sont accessibles : depuis le bureau Windows. Double cliquez sur l icône pour lancer la mire d accueil suivante : Sélectionner la bibliothèque Novaxel que vous souhaitez ouvrir grâce à la flèche déroulante, saisir le nom d utilisateur ainsi que le mot de passe si il y a lieu, puis cliquer sur le bouton. Attention l utilisateur et le mot de passe sont sensible aux majuscules/minuscules. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 5

6 II Création de l arborescence 1 Création Manuelle Par défaut la bibliothèque NOVAXEL est organisée sur 4 niveaux. Chaque index doit être renseigné avant de pouvoir ouvrir l écran dossier. Chaque index doit être rattaché à un parent existant. Sur la colonne de votre choix, cliquez avec le bouton droit de la souris, L ajout peut être soit tapé au clavier directement, soit l utilisateur peut faire appel au dictionnaire de tout ce qui existe déjà dans novaxel comme référence. Vous pouvez - cliquer sur le bouton OK pour valider, -Cliquer sur le 2 ème bouton pour valider et ajouter dans le dictionnaire -Ou annuler pour ne pas valider votre saisie. La flèche à droite permet d afficher le dictionnaire ou de le refermer suivant les cas. (nb : la remise à jour du dictionnaire de manière globale, c est à dire en reprenant in extenso toutes les rubriques, s effectue par le module d administration de novaxel) Dans chaque colonne, les index se classent par ordre alphabétique. Si vous souhaitez les classer dans un ordre défini, il suffit de leur attribuer des numéros (ex : 01 xxxx). 6 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

7 2 - Attribution d un modèle de classement 1 - Il faut d abord créer l index auquel vous souhaitez attribuer le modèle de classement. 2 Refaire un clic droit sur l index créé choisir, la fenêtre liste s ouvre automatiquement. Cliquez sur ce bouton 3 fonction de capture,avec option cascade cochée (par défaut), récupère toute l arborescence, y compris la colonne en cours. 4 il faut ensuite enregistrer la liste en cliquant sur l icône correspondante(disquette). Cette liste est par défaut enregistrée en local. Il appartient à l utilisateur de la mettre sur un espace partagé si nécessaire. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 7

8 5 - Pour l affectation de la liste à un élément de l arborescence, il faut appeler la même fonction en cochant la rubrique écriture, et en laissant cascade coché. Cliquez sur ce bouton Une fois tous les index renseignés sur l écran principal, vous allez pouvoir accéder à l écran dossier dans lequel vous pourrez : ranger les documents, les consulter, les travailler, les imprimer, les rechercher.. 8 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

9 L écran dossier Barre d outil du document Barres d outil Liste des documents Aperçu du document Bureau Novaxel Informations sur : - Type du document - Taille du document - N de volume ou est stocké le document NOVAXEL 1 rue de la République LYON 9

10 III Les Barres d Outils 1. La barre d outils : Principale : Permet de retourner sur l écran principal. A exactement la même fonction que la située en haut à droite de l écran dossier. : Active la liste des documents dans les dossiers, si celle-ci n est pas activée, la partie blanche du dossier disparaît, ainsi que les informations concernant les n de pages et leurs titres. Pour se déplacer dans le dossier, sans la liste des pages, on doit faire défiler les documents à l aide des flèches de direction. : Permet d afficher le bureau Novaxel en bas de la liste des documents (pour modification des documents Word, Excel, PowerPoint). : Donne le classement du dossier, les propriétés de date & de taille ainsi que la note pouvant se trouver dessus. : Permet de se déplacer dans le dossier en utilisant les boutons : première page, page précédente, page suivante et dernière page. Au milieu est indiqué le n de la page sur laquelle on est positionné sur le nombre de pages totales du dossier. 10 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

11 : Permet de réimprimer le ou les documents du dossier. Remarque : par défaut l étendue d impression est positionnée sur sélection, c est à dire la page dont le titre est surligné dans le dossier Par contre, NOVAXEL ne peut imprimer de multi copies des documents PDF et OLE, ni découper l impression de ces documents. A ce moment là, il suffit de passer par l imprimante de chaque document. : Post-it que l on peut coller sur un document : - Il est indépendant du document (il ne s imprime pas avec celui-ci). - On peut effectuer des recherches sur les mots contenus dans les notes. Pour que cette recherche soit optimum, on a la possibilité de mettre en place une liste de mots clés, accessible par un double clic de la souris dans le post-it. : Enregistre les modifications. Remarque : en changeant de page ou en ressortant du dossier, les modifications sur les images sont automatiquement enregistrées. : Permet d annuler les modifications non enregistrées sur le document image.en effet ici on annule toutes les modifications qui n ont pas été sauvegardées.. : Numérisation, en cliquant directement sur l icône du scan ou en utilisant le touche F7 du clavier. L ascenseur à gauche permet d accéder aux fonctions de paramétrages décrites au chapitre numérisation. Remarque : seulement valable pour un scanner connecté directement au poste ou au travers de l option scan tse : La panière est un élément permettant de pointer sur un répertoire et d en visualiser le contenu. On peut alors obtenir l aperçu d un répertoire contenant différents documents types, des documents numérisés en réseau ainsi que des fax en réception. (cf fiche technique novapanière) NOVAXEL 1 rue de la République LYON 11

12 : Capture l impression de documents issus de tout logiciel Windows dans lequel on peut utiliser l imprimante NOVAXEL PDF (comptabilité, gestion.). Remarque : certains logiciels de gestion ont leur propre imprimante PDF, à ce moment il suffit de les imprimer via le logiciel de Gestion et de les enregistrer sur le local ou sur le réseau, et de les récupérer soit dans une panière soit via l explorateur Windows. : On peut composer directement un message à partir de NOVAXEL et y joindre des documents contenus dans la bibliothèque. : Permet d accéder à votre boîte de réception et de classer les messages ainsi que les pièces jointes dans un dossier. 2 La barre d outils : Informations : 3 La barre d outils : documents Cette barre d outils concerne les documents images. : Zoom progressif. Se positionne sur le centre de l écran (au moment du zoom) et zoome la partie correspondante. : Zoom dégressif. 12 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

13 : Zoome une sélection de l image. Il suffit de cliquer sur l icône et d ensuite se placer sur le document en faisant une sélection à l aide du bouton droit de la souris. Quand on lâche le clic droit, le zoom se fait automatiquement. sélectionné : Taille réelle Ajuster en largeur et aperçu concerne l affichage du document : anti aleasing activé : Permet de pivoter les documents images de 90 à gauche ou à droite. Remarque : Ce que vous voyez à l écran sera le reflet exact de vos documents lors de l impression. Si vous avez basculé des documents en paysage pour qu ils soient lisibles dans NOVAXEL, il ne faut pas oublier de les re-basculer et de les imprimer en format paysage, sinon ils s imprimeront en format portrait et ne seront pas forcément lisibles. : loupe permanente sur les documents images : Permet de sélectionner une partie d image pour :, la passer en inverse vidéo, la copier dans un autre document.il est souhaitable d avoir un plein aperçu du document, ensuite cliquez sur l icône et sélectionner la partie de l image qui vous intéresse avec le clic droit de la souris. Une fois que vous lâchez le bouton droit de la souris, la sélection est faite. : Permet d accéder aux options d affichage ou l on pourra par exemple recadrer le document, le passer en inverse vidéo..(cf traitement d image page 18) : impression du document, surtout intéressante pour imprimer une partie d un documentmulti-page. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 13

14 IV Les options de la liste des pages Un simple clic droit sur le titre d un document vous permet d afficher le menu "liste des pages". : Supprime la page ou les pages sélectionnées. Celles-ci vont dans une corbeille ou chaque utilisateur, pour ses documents propres et l administrateur pour tous les documents pourront récupérer les documents. (voir les fonctions de recherche) : Pour modifier le titre des documents. 14 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

15 dans le dossier NOVAXEL en cours. : permet d ajouter de façon chronologique un document document. On peut ajouter ou insérer : NOVAXEL. : permet d insérer à l endroit où on le souhaite un : document image vierge : document texte, directement modifiable dans dossier. ou une autre bibliothèque. : renumérote les pages dans l ordre chronologique du : copier un ou plusieurs documents vers un autre dossier, : couper un ou plusieurs documents vers un autre dossier : coller ce que l on vient de copier ou couper. Vous pouvez coller des informations qui ont été copier de l explorateur windows, ou d une panière. Remarque : quand vous copiez/coupez un lot de documents celui-ci ne pourra être copier/couper que dans un dossier. Quand on copie un ou des documents d une bibliothèque à une autre, il faut les laisser ouvertes pendant l opération. Car si on ferme la bibliothèque d origine, le copier se désactive. : sélectionne l intégralité des documents. Pour une sélection sur certains documents vous pouvez utiliser les touches et. : envoie le ou les documents sélectionnés en pièces jointes dans un message . Vous pouvez envoyer soit le document par mail, soit un lien vers ce document. Cette dernière option n est exploitable si et seulement si vous vous adressez à un interlocuteur interne ayant accès à la base novaxel. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 15

16 Chapitre 2 Alimenter NOVAXEL 16 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

17 Chapitre 2 Alimenter I La Numérisation On numérisera : - Les archives. - Les documents physiques venant de l extérieur (courriers, fax papiers). - Les documents internes devant être archivés avec une signature. Par défaut les documents sont numérisés sous le format TIF Group 4 mais dans certains cas on peut aussi les numériser en format PDF (selon le scanner). La numérisation peut se passer de deux manières : - Directement dans le dossier. - Sur le réseau (scanner réseau). 1. La numérisation directement dans le dossier 1 - Rentrer dans le dossier ou vous souhaiter intégrer les pages. 2 - Cliquez sur ou sur F7. Quelques paramètres peuvent être réglés avant la numérisation grâce à la de l icône scanner vous pouvez : située à côté - : lance la numérisation des pages. - : permet d utiliser ou non l interface Twain du scanner si l option est cochée. - : si plusieurs scanners sont installés sur le poste. Il faut choisir le driver du scanner que l on souhaite utiliser. - : 3 Les pages viennent s agrafer directement dans le dossier. Remarque : les documents numérisés en format image, seront identifiés dans NOVAXEL par l icône :. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 17

18 2. La Numérisation sur le réseau 1 Sur le scanner réseau (plate-forme numérique), choisissez le bon de numérisation dans lequel le ou les documents vont être stockés. 2 Dans Novaxel, sur l écran principal, cliquez sur l icône et choisir la panière contenant les documents numérisés. 3 Ensuite ouvrir le premier dossier NOVAXEL, où vous souhaitez ranger vos documents - Sélectionner le ou les documents à classer dans le dossier en cours. - Vous pouvez renommer les documents directement dans la panière, clic droit de la souris sur le titre, option "renommer". - Cliquez sur l icône "Classer". - Les documents viennent s agrafer directement dans la liste des pages - Si vous n avez pas coché l option déplacer, Une fois les documents classés, il ne faut pas oublier de venir les supprimer, en faisant un clic droit de la souris sur leur titre, option "supprimer". 18 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

19 Chapitre 2 Alimenter Les documents numérisés qu ils aient un format TIF ou PDF ne peuvent pas être modifiés dans NOVAXEL. Si vous souhaitez les transformer en document WORD, il faut le faire avant de les ranger dans NOVAXEL. Lors de la numérisation il est conseillé de numériser en mode trait (option texte noir et blanc) avec une résolution ne dépassant pas 300 Dpi. De plus si vous souhaitez intégrer des documents en couleur, il est préconisé de les numériser à l extérieur de NOVAXEL, de les enregistrer en format JPEG et de les importer via l explorateur Windows en surveillant préalablement la taille des fichiers. 3. Les traitements d image Même si on ne peut pas passer en OCR les documents image, certaines modifications peuvent être apportées aux documents. L Onglet Règlage Réglage de l affichage Recadrage automatique NOVAXEL 1 rue de la République LYON 19

20 L onglet traitement Pivotement manuel en degré Enlève les bordures Redresse le document Inverse vidéo Miroitage Pivoter Onglet format d image Permet de convertir un format d image dans un autre et de permettre le stockage de.jpg avec un coefficient de dégradation pour alléger le poids du fichier. 20 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

21 Chapitre 2 Alimenter 4. Les Paramètres de numérisation A gauche de l icône de numérisation, l ascenseur, option paramètres Sélection d un paramètre ou bouton droit pour la création/modification/suppression Réservé pour l option scan tse Paramètres «conseillés» nb/200dpi C est ce paramètre qui détermine la création de tiff multi-pages ou simple page dans novaxel. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 21

22 II Importer des documents de l arborescence Windows On est capable d intégrer dans NOVAXEL, les documents suivants qui ne sont pas modifiables : - Les images : TIF, JPG, GIF, BMP, PCX, IMG, PCT, PNG, DCX et XIF. - Les documents acrobat :PDF. - Les fcihiers html mht djvu etc Les documents suivants quant à eux peuvent être modifiés via NOVAXEL : - Les documents bureautiques (documents OLE) : DOC, DOT, XLS, XLW, WPS, PPT. (sous réserve d avoir le produit d origine sur le poste) - Les documents textes : RTF, TXT, ASC, CFG, LST, PHP. Remarque : on a un aperçu de ces documents dans le dossier NOVAXEL. 1. Intégrer des documents existants Ouvrez l explorateur windows et positionnez vous sur le document qui vous intéresse 1 Ouvrir le dossier dans lequel vous souhaitez classer votre ou vos documents. 2 Cliquez sur le(s) fichiers(s) à intégrer. 22 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

23 Chapitre 2 Alimenter Il suffit de rechercher le ou les documents à intégrer, le ou les sélectionner. Ensuite maintenez le clic gauche de la souris, et glisser déplacer les documents vers la liste des pages du dossier NOVAXEL. Les documents sont alors copiés dans NOVAXEL. Les fonctions copier coller entre l explorateur windows et Novaxel sont possibles. On ne peut pas importer un répertoire directement, en effet il faut impérativement l ouvrir et sélectionner les documents. Si on sélectionne plusieurs documents ils iront obligatoirement dans un seul dossier NOVAXEL. En outre, les documents importés dans NOVAXEL, ne sont que des copies, en effet l original demeure dans l arborescence Windows. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 23

24 2. Créer des documents OLE ou non OLE a) Si vous stockez vos matrices dans une panière 1 Cliquez sur et choisir la panière contenant vos matrices. 2 Ouvrir le dossier dans lequel vous souhaitez créer votre document L option «déplacer» supprime le fichier du répertoire source. Bouton qui fige la fenêtre au dessus des autres Sélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser, cliquer sur "Classer" et le document s agrafe automatiquement dans le dossier ouvert. 24 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

25 Chapitre 2 Alimenter b) Si vous stockez vos matrices sur un répertoire du disque (local ou réseau) 1 Ouvrir le dossier Novaxel. 2 Cliquez sur et ouvrez le répertoire contenant la matrice que vous souhaitez utiliser. 3 Glissez déplacez la matrice dans la liste des pages du dossier Novaxel. Ou effectuez un copier coller. c) Si vous ré-utilisez des documents existants Vous avez également les fonctions de copier-coller dans les bibliothèques NOVAXEL à l intérieur d un même dissier ou entre dossiers différents. Il suffit de sélectionner le document que vous souhaitez ré-utiliser, faire un clic droit sur son titre, et choisir "COPIER". Ensuite un simple clic droit dans la liste des pages d un dossier option "COLLER". NOVAXEL 1 rue de la République LYON 25

26 3. Travailler les documents a) Les documents de type OLE 1. Directement dans NOVAXEL (documents OLE uniquement) 1 Se positionner sur l aperçu du document. 2 Double clic ou Clic droit option " MODIFIER" ou "OUVRIR". Pour les documents PowerPoint utiliser "MODIFIER" ("OUVRIR" lance le diaporama) 3 Effectuer les modifications, enregistrer et fermer le document Remarque : l enregistrement du document se fait à la sortie de celui-ci et une confirmation est demandée. 4- le document est mis en attente dans le bureau novaxel, il faut le réintégrer en cliquant sur la flèche verte ou le bouton droit de la souris, réintégrer. 26 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

27 Chapitre 2 Alimenter remarque : Une fois les documents dans le bureau vous pouvez : ouvrir en même temps). - Ouvrir les documents (s il y en a plusieurs, vous pouvez les - Modifier les documents en toute sécurité. A la sortie du ou des documents, une confirmation d enregistrement vous est demandée. - Réintégrer dans NOVAXEL, clic droit sur le document, et choisir. (chaque document doit être réintégré individuellement). Nb : La gestion du bureau novaxel est techniquement la suivante : lorsque l utilisateur double clique sur le document, ce dernier est copié dans le répertoire C:\Documents and Settings\Nom de l utilisateur\novaxel\bureaunovaxel\{c8a2d573-2b c6-81b48b661f19} ce dernier numéro étant l identifiant unique de la bibliothèque. b) Les documents de type non OLE Pour la modification, ces documents s éditent automatiquement dans le bureau. L utilisation du bureau est exactement la même qu avec des documents OLE. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 27

28 III LA CAPTURE D IMPRESSION La capture d impression permet d imprimer des documents directement dans un dossier Novaxel. On peut imprimer soit directement dans le dossier ou soit dans une panière. L impression dans un dossier permet de classer au coup par coup les documents. L impression via une panière permet de mettre en attente les documents, le classement n étant pas immédiat. De plus cela permet de regrouper plusieurs documents à l intérieur d un seul fichier Acrobat. 1. Capture dans un dossier Novaxel 1 Ouvrir le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez capturer votre document. 2 Cliquez sur l imprimante. La capture devient active ( la disquette devient rouge). Après avoir activé la capture d impression, ouvrir le logiciel, puis le document à imprimer. Sélectionner l imprimante NOVAXEL, et imprimer. Le fichier acrobat vient s agrafer automatiquement dans la liste des pages. Une fois l impression terminée, recliquez sur pour la désactiver (en fermant le dossier elle se désactive automatiquement). 28 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

29 Chapitre 2 Alimenter 2. Capture dans la panière pdf. 1 Cliquer sur, et choisir la panière où vous souhaitez classer les impressions - Cliquez sur - Ouvir le logiciel, ainsi que le document à imprimer La située à côté de la capture d impression, permet d accéder aux paramètres - La résolution : 300 DPI conseillé. - Le type de papier :A4, A3. - Impression dans un seul fichier : permet de regrouper plusieurs documents dans un seul fichier acrobat. - Inclure les font true type : impression des polices "True type" qui sont des polices gérées par les imprimantes directement. - Compression : compresser les fichiers pdf ou non. - Imprimer le document via imprimante novapanière - Pour le classer dans novaxel, il suffit d ouvrir le dossier, sélectionner le document et cliquez sur Classer. - Le fichier se classe automatiquement dans le dossier. - Supprimer le fichier de la panière (clic droit sur son titre et supprimer). Ou cochez la case «déplacer Pour pouvoir consulter les documents Acrobat, il faut qu Acrobat Reader soit installé (minimum version 4). Ou que outils/options/ utiliser le viewer interne soit coché. Les documents acrobat ont leur propre barre d icônes dans novaxel. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 29

30 Chapitre 3 La Messagerie 30 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

31 Chapitre 2 Alimenter A partir de NOVAXEL vous pouvez envoyer directement les messages s ou classer ceux que vous recevez. La fonction Novamail relie la ou les bibliothèques vers votre messagerie mail, si celle ci est : - Outlook express - Oulook Pour les autres messageries on utilisera une panière pour l envoi et la réception des messages. I ENVOYER UN MESSAGE 1. Via Novamail a) Envoyer des documents d un dossier Vous avez deux façon d accéder à la boite d envoi novaxel, et d y joindre les documents : - Cliquez sur. Ensuite soit un glissé-déplacé du document vers le message ou soit un clic droit sur son titre, option. - Clic droit sur le ou les titres des documents à mettre en pièces jointes et choisir (vous ouvre la boîte d envoi en y joignant les documents automatiquement). vous avez la possibilité d envoyer soit le document dans son format d origine non compressé, soit d envoyer un raccourci sur le document contenu dans la base novaxel. Cette option n étant utilisable que lors d une utilisation sur une base accessible par le destinataire du message. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 31

32 Le message se présente sous la forme suivante : Les permettent d afficher le carnet d adresse de votre messagerie (si celui-ci est renseigné). Il suffit de saisir l adresse, l objet, le message texte,et d y joindre les documents. Cocher, si vous souhaitez conserver dans novaxel le message envoyé. Lors de l envoi un document RTF(copie de votre message mail) sera créé dans le dossier novaxel. Une fois le message rempli il suffit de cliquer sur, et le message est directement dispatché vers votre messagerie qui gère son envoi. Si vous souhaitez envoyer des documents qui ne sont pas stockés dans le même dossier il suffit de ne pas fermer le message, et de naviguer d un dossier à l autre. Si des post-its sont positionnés sur des documents, ceux-ci ne s enverront pas avec les pages. 32 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

33 Chapitre 2 Alimenter b) Envoyer un dossier complet Sur le dossier que vous souhaiter envoyer, il suffit de faire un clic droit et choisir. Le message est automatiquement créé, avec en pièce joint le dossier novaxel (icône ). Il suffit de saisir le destinataire, l objet et le message. Si vous souhaitez classer le message envoyé, cocher message. avant d envoyer votre Ensuite cliquez sur pour dispatcher le message vers votre messagerie. L envoi d un message avec des documents sous un format dossier NOVAXEL nécessite pour le destinataire d avoir soit le logiciel NOVAXEL ou soit le viewer NOVAXEL. Celui-ci est distribué gratuitement. Il suffit que le destinataire se connecte sur le site aille sur l onglet visualisateur, le télécharge et l exécute sur son poste pour l installer. Il est intéressant d envoyer les documents sous un format dossier car cela permet de compresser la taille de ceux-ci, le seul problème étant que si des posts-its sont présents sur les documents, ceux-ci sont envoyés avec les documents. Le dossier.nov étant une copie conforme du dossier d origine. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 33

34 2. Via une panière (envoyer des documents d un dossier) - Cliquez sur (sur l écran principal), et sélectionner la panière de votre choix - Rentrer dans le dossier novaxel contenant les documents à envoyer via mail. - Réactiver la panière et cliquer sur (cela permet que la fenêtre panière reste au premier plan). - Sélectionner le ou les documents en cliquant sur leur(s) titre(s) et en appuyant sur la touche CTRL du clavier. - Cliquez-glissez les documents vers la panière. - Désactivez et femez la panière. Une fois vos documents copiés dans la panière mails. Il suffit d ouvrir votre messagerie, de préparer vos messages et d attacher le ou les documents contenus dans le répertoire C:\Mes documents\mails. Ne pas oublier de venir supprimer les documents (une fois envoyés) dans le répertoire Windows. 34 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

35 Chapitre 2 Alimenter 3. Envoyer un dossier Pour envoyer un dossier novaxel, il suffit de se positionner dessus, faire un clic droit et choisir (enregistrer le dans un répertoire facile à retrouver, par exemple : C:\mes documents\mails). Une fois votre dossier enregistré dans votre répertoire MAILS, il suffit d ouvrir votre messagerie, de préparer vos messages et d attacher le ou les dossiers contenu(s) dans le répertoire C:\Mes documents\mails. Ne pas oublier de venir supprimer les dossiers (une fois envoyés) dans l arborescence Windows NOVAXEL 1 rue de la République LYON 35

36 II CLASSER UN MESSAGE RECU 1. Via Novamail La boîte de réception novamail va vous permettre de classer vos messages (en format RTF), les pièces jointes (si leur format est reconnu par NOVAXEL). Vous avez deux manières d accéder à la boîte de réception novaxel. - Via le bouton situé sur le 1 er écran (si le bouton a été créé). - Via le bouton situé sur l écran dossier. Pour classer les mails, vous pouvez - Soit rester sur l écran d indéxation et sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez classer votre mail. - Soit rentrer dans le dossier où vous souhaitez classer votre mail. 36 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

37 Chapitre 2 Alimenter Une fois le dossier novaxel sélectionné, il suffit de cocher : - : pour classer le message. - : pour classer les pièces jointes. 1. Si ces pièces jointes sont des fichiers dont le format n est pas reconnu par NOVAXEL, on ne peut pas les intégrer directement, il faut passer par une capture d impression. Il suffit d ouvrir la ou les pièces jointes, cliquez sur et imprimer les documents via l imprimante : NOVAXEL. 2. Si vous ne souhaitez pas intégrer des documents modifiables directement dans NOVAXEL, il faudra aussi passer par la capture. - : si vous souhaitez insérer à un endroit précis le message et ses pièces jointes. Une fois classés dans NOVAXEL, les messages restent dans la boîte de réception. Leur classement dans NOVAXEL est indiqué par un 1 dans la colonne. Pour voir où le message est archivé, il suffit de l ouvrir et de cliquer sur informations de classement s ouvre alors., une fenêtre sur les Si vous supprimez les messages directement de la boîte de réception NOVAXEL, ceux-ci sont envoyés dans la corbeille de votre messagerie. Hors si vous souhaitez les reclasser dans une arborescence définie dans votre messagerie, l opération doit se faire directement à partir de celle-ci. De plus, il ne faut pas oublier de faire le ménage dans votre boîte de réception, car chaque fois que vous cliquez sur boîte de réception., NOVAXEL recharge tous les messages contenus dans la NOVAXEL 1 rue de la République LYON 37

38 2. Via la capture d impression Si votre messagerie n est pas prise en compte par novamail, vous serez obligé de récupérer les messages via la capture d impression. Quant aux pièces jointes tout dépendra de leur format 1. Si celui-ci n est pas pris en charge par NOVAXEL, vous utiliserez aussi la capture d impression 2. Si vous souhaitez figer les documents OLE, vous les imprimerez via l imprimante NOVAXEL. 3. Via la Panière Mails (pour les Pièces Jointes) Si vous souhaitez intégrer les pièces jointes de vos messages en format natif, il suffira de les enregistrer dans votre panière mails (C:\Mes documents\mails). - Cliquez sur (sur l écran principal), et sélectionner la panière MAILS - Rentrez dans le dossier NOVAXEL où vous souhaitez classer les documents. - Pour le ou les classer dans NOVAXEL, il suffit d ouvrir le dossier, sélectionner le document et cliquez sur. - Le fichier se classe automatiquement dans le dossier. - Supprimer le fichier de la panière (clic droit sur son titre et supprimer). 38 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

39 Chapitre 5 Ecran Chapitre 4 La Recherche NOVAXEL 1 rue de la République LYON 39

40 I LA RECHERCHE Dans NOVAXEL il est possible de rechercher rapidement un document à travers une bibliothèque en fonction de différents critères. La recherche sur les dossiers et les pages Elle s effectue à partir de l écran principal. Cliquez sur dans la barre des tâches 1. L onglet Recherche Titre de l index a rechercher Affichage des pages supprimées Ajoute la condition Lance la recherche Ne cherche que dans la colonne en cours Permet de cumuler les conditions et/ou Recherche sur l une des colonnes ou sur toutes. Eventuellement sur un type de document Tient compte de la casse Résultat de la recherche, un simple clic sur un résultat de recherche, vous positionne sur le dossier concerné, un double clic vous ouvre le dossier. 40 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

41 Chapitre 5 Ecran Il est possible en faisant «fichier, enregistrer», d enregistrer la méthode et les critères de recherche. (fichiers système avec l extension.vrs) Ultérieurement, l option «fichier, charger depuis» permettra de rappeler les critères de recherche prédéfinis. Pour saisir manuellement une valeur il faut appuyer sur la touche F2. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 41

42 2. L onglet Conditions La recherche via l onglet conditions peut être orientée de 2 manières : - Sur un titre (index, titre de page ) - Sur un mémo (ou post-it) Pour une recherche portant sur un index : Saisir manuellement le mot recherché. Pour une recherche sur un mémo : soit saisir manuellement le mot clé ou le sélectionner dans la liste de mots clés, bouton. Choisir entre puis valider la ligne avec le bouton. Une fois la recherche prête lancer la recherche en cliquant sur. 42 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

43 Chapitre 5 Ecran Chapitre 5 Présentation de l écran principal NOVAXEL 1 rue de la République LYON 43

44 I L écran principal L écran principal se définit sur 2, 3, 4 ou 5 colonnes. Chaque sous - niveau est rattaché à un seul niveau supérieur. Sur chaque critère il est possible, en cliquant avec le bouton gauche de la souris, de faire apparaître le menu contextuel de création /modification. 44 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

45 Chapitre 5 Ecran II Les Barres de Menu 1. La barre Principale : permet de fermer la bibliothèque NOVAXEL. A exactement la même fonction que la située en haut à droite de l écran principal. : Permet de rechercher des armoires, des rayons des classeurs selon leurs titres ou des dossiers selon leurs titres, leurs post-its et leurs dates et taille de création. : ouvre le dossier sélectionné. : ouvre le menu panières (ou F11) 2 La barre d outils : Informations : NovaxelSQL Version : Serveur :WI-T Firebird 1.5 Release Candidate 7 Base :novaxel.fdb Chemin :serveur2:c:\bases\novaxel\ Version : GUID :{ B8B-4AD5-9A77-82F22DF1F2EF} Créée le :08/03/ :30:00 Identifiant Client : Nombre d'utilisateurs connecté(s) : 7 Il s agit d informations techniques relatives au nombre d utilisateurs connectés, A la version du programme client, à celle du serveur, ainsi que celle de la base de donnée. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 45

46 3. Les Barres de Menu a) Le Menu Fichier Importer des Dossiers Novaxel : Permet de réimporter des dossiers en format.nov dans une bibliothèque novaxel. Importer des critères : Permet d importer un fichier texte contenant une arborescence. Quitter : Permet de quitter l application. b) Le menu Outils Chercher : Ouvre la fenêtre recherche (voir recherche) Chercher Documents : Ouvre la fenêtre rechercher paramétrée pour une recherche sur les documents (voir recherche). Nouvelle recherche de dossiers : Ouvre la fenêtre recherche paramétrée pour une nouvelle recherche de dossiers (voir recherche). Nouvelle recherche de documents : Ouvre la fenêtre recherche paramétrée pour une nouvelle recherche de documents (voi recherche). Dossier : Permet d ouvrir le dossier sélectionné. Envoyer le dossier : Permet de mettre en pièces jointes le dossier sélectionné pour l envoyer via mail uniquement dans le cas de la messagerie Outlook Express & Outlook). 46 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

47 Chapitre 5 Ecran Ouvrir vue : Permet d ouvrir en format visualisateur le dossier sélectionné. Nouvelle fenêtre dossier : Permet d ouvrir un autre dossier Liaison : Fonctionne quand un logiciel externe pilote NOVAXEL. Cette fonction après lecture du paramètre défini dans le fichier novaxel.cfg, permet la création automatique et/ou le positionnement sur le dossier correspondant dans le logiciel situé en amont de NOVAXEL. Panière : Appelle la fenêtre panière. Maintenance : Paramètres Novaxel : accès à la fonction administrateur (cette fonction peut être soumise à mot de passe) Statistiques : Permet de vérifier la taille et le type d images, le nombre de dossiers. Question : Permet d effectuer des recherches SQL. c) Le menu Affichage Actualiser (F5) : Permet d actualiser les informations à l écran Barre d outils : Permet de choisir les barres d outil à afficher sur le 1 er écran (barre d outils Principale, Informations, Applications, Recherches) Options : Sur le Premier écran : NOVAXEL 1 rue de la République LYON 47

48 Sauver les positions : quand coché, permet d enregistrer lorsque l on change la taille des colonnes Panneau dossier en bas : quand coché, permet de mettre la colonne dossier en bas de l écran (utile en configuration 5 colonnes) Grandes Icônes : quand coché, met les icônes en grande configuration Titre sur les boutons : quand coché, permet d afficher le titre des icônes Asynchrone : quand coché, permet d afficher seulement la première colonne (pour éviter des temps de chargement trop importants. Un simple clic dans les colonnes suivantes permet l affichage de l arborescence. Filtrer la saisie : quand coché, permet d afficher dans la colonne sélectionnée que les noms commençant par une lettre ou une chaîne de caractères. Recherche inclut dans : Quand coché, permet de rechercher toute chaîne de caractère contenue dans un index de classement. Dans le visualisateur de dossier : Charger premier document : quand coché, permet de charger la visualisation du premier document du dossier. Entrée pour charger les documents : quand coché, il suffit de faire entrée au clavier pour charger la visualisation des documents dans le dossier. 48 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

49 Chapitre 5 Ecran Chapitre 6 L Import - Export NOVAXEL 1 rue de la République LYON 49

50 L export : Principe : Cette option a pour but de permettre l export des dossiers autonomes novaxel dans différents formats notamment pour permettre le gravage ou la consultation autonome de données.(avec le viewer novaxel). Novaxel light peut également être utilisé pour prendre un dossier client sur un portable, permettre la modification et l ajout de documents en local et mettre à jour la base centrale au retour. (voir fiche technique Novaxel light II) Utilisation : Sur l élément de votre choix, cliquer sur le bouton droit de la souris, propriété, Envoyer. Format Novaxel Light : Format permettant d exporter tout ou partie de l arborescence, le tout étant lisible par le visualisateur Novaxel. (destiné essentiellement au gravage de cd rom.) Rien de coché : une arborescence de répertoires windows est créée reprenant l arborescence novaxel avec les documents stockés dans des.nov Tout : l ensemble de la base est exportée. Un répertoire par armoire : créé un répertoire par armoire (client par exemple) avec derrière, l'arborescence ou non et les.nov. (en principe un cd rom par client) Un seul répertoire : les fichiers.nov sont stockés dans un seul répertoire. (le but est généralement de réaliser un import export d une bibliothèque à une autre) L import : Il suffit de faire fichier, importer des dossiers, de sélectionner le répertoire dans lequel les fichiers.nov ont été exportés. La prise de dossiers client sur portable : Principe : Pouvoir prendre n importe quel niveau de l arborescence en consultation voire en production sur un portable. Seul le visualisateur Novaxel est nécessaire ensuite sur le poste. Utilisation : Se positionner sur l élément de votre choix dans l arborescence. 50 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

51 Chapitre 5 Ecran Ensuite utiliser la procédure décrite dans la fiche Novaxel light I ou cliquez sur le bouton emporter une bibliothèque. Le résultat de votre export est de la forme xxxx.bib xxxx.dbt xxxx.mdx où xxxx est le titre de l armoire du rayon ou du classeur sélectionné. En double-cliquant sur le fichier.bib, sous réserve d avoir un fichier dossier.pr permettant les modifications dans un dossier, vous obtenez Vous pouvez vous déplacer dans l arborescence constituée. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer des documents, mais sans toucher l arborescence de classement qui,elle,est maintenue par la base centrale. Lorsque vous modifiez un document, une question concernant l enregistrement du dossier vous est posée. Si votre réponse est positive, une marque rouge est apposée sur le titre du dossier concerné. Lors du retour, vous cliquez sur l icône Réintégre une bib autonome. NOVAXEL 1 rue de la République LYON 51

52 Le répertoire source est affiché, ainsi que les.bib récupérables. Si vous faites ok, vous allez récupérer les infos suivant les paramètres définis. Vous pouvez définir une comparaison sur les dates de modification. Vous ne mettrez à jour que les documents plus récents sur votre poste qu ceux du réseau. Ces processus de prise de dossier sur le portable ne bloquent plus les dossiers en production pour tout le monde. La mise à jour est beaucoup plus fine car elle se fait maintenant au document. 52 NOVAXEL 1 rue de la République LYON

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