Appel d offres «ASSURANCES», en vue de la couverture des risques liés à l organisation du 25 ème Championnat du Monde de Handball Masculin

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1 COMITE D ORGANISATION DU CHAMPIONNAT DU MONDE DE HANDBALL 2017, 134 rue du Point du Jour Boulogne-Billancourt Appel d offres «ASSURANCES», en vue de la couverture des risques liés à l organisation du 25 ème Championnat du Monde de Handball Masculin CAHIER DES CHARGES 1

2 PREAMBULE Le Comité d Organisation du Championnat du Monde de Handball 2017 (CO FRANCE HANDBALL 2017) Association Loi 1901 immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) : dont le siège social est situé 62, rue Gabriel Péri Gentilly Cedex, représenté par Mr Joël Delplanque, Président du Comité d Organisation du Mondial 2017, est propriétaire de la marque Championnat du Monde de Handball France 2017 et organisateur de la compétition du même nom. Le 15 décembre 2011, la Fédération Internationale de Handball (IHF) a désigné la France comme pays hôte du Championnat du Monde de Handball Masculin en La Fédération Française de Handball (FFHB) s est vu confier par contrat conclu le 1er février 2015, la responsabilité exclusive de l organisation du Championnat du Monde de Handball Masculin IHF qui se déroulera en France du 11 au 29 janvier Pour assurer la réussite de l événement et mobiliser l ensemble des parties prenantes, la FFHB a créé le Comité d Organisation FRANCE 2017 (CO FRANCE 2017), association Loi 1901, chargée de l organisation du Championnat du Monde de Handball Masculin IHF. L Assemblée Générale constitutive du CO France 2017 s est tenue le 30 novembre Le Championnat du Monde de Handball Masculin IHF se déroulera du 11 au 29 janvier A ce jour, 8 sites ont été retenus pour accueillir la compétition : - 4 sites accueilleront les matchs de phase préliminaire (phase de poules) : Nantes ; Rouen ; Metz ; Paris - 4 sites accueilleront les matchs de phase éliminatoire (1/8e et ¼ de finale) : Montpellier ; Albertville ; Lille ; Paris. - Paris accueillera les matchs de phase finale (1/2 finale ; finales) - Brest accueillera la «Coupe du Président» (matchs de classement concernant les équipes non qualifiées à l issue de la phase préliminaire). Le CO FRANCE HANDBALL 2017 entend souscrire à : - Une assurance annulation qui devra couvrir tous les frais engendrés et non récupérables - Une assistance pour les participants, y compris joueurs et staffs et une assurance dommages aux biens et bris de machine - Une assurance Spectateurs Définitions - La Manifestation : le 25 ème Championnat du Monde de Handball Masculin - Les Equipes : les 24 délégations participant à la Manifestation comprenant les joueurs, le staff et les dirigeants des Fédérations accompagnant - Le Participant : membre joueur, staff ou dirigeant d une Equipe, arbitre ou officiel IHF, salarié ou bénévole du CO France IHF : Fédération Internationale de Handball - CO France 2017 : Comité d Organisation du Championnat du Monde de Handball Masculin

3 - Spectateur : Personne physique munie d un billet payant ou d une invitation qui assiste à un ou plusieurs matchs de la Manifestation dans une des salles où la compétition est organisée Les enjeux de la couverture assurance mise en place par le CO France 2017 Le CO France 2017, dans le cadre de l organisation de la Manifestation, accueille des populations très différentes : - Joueurs et Staff des 24 équipes participantes (environ 750 personnes) - Représentants officiels de l IHF (Fédération Internationale de Handball) (environ 100 personnes) : o Dirigeants o Arbitres o Délégués sportifs o Opérationnels salariés - Bénévoles intervenants sur les différents sites (environ personnes) - Salariés du CO France 2017 (environ 50 personnes) - Prestataires du CO France Spectateurs ( billets de jauge maximale, i.e. billets vendus et/ou invitations) Le CO France 2017 souhaite couvrir l ensemble de ces populations contre les risques décrits ci-après. De plus, dans le cadre de l organisation de la Manifestation et des accords-cadres signés avec les opérateurs des salles, les collectivités, les groupes hôteliers, les compagnies de transport, le CO France 2017 souhaite couvrir l ensemble du matériel mis à disposition, loué ou acheté, contre les risques tels que décrits ci-après Enfin, le CO France 2017 souhaite couvrir ses recettes de billetterie et les frais déjà engagés contre les risques d annulation partielle ou totale de l événement I. Calendrier de la consultation Calendrier de la consultation (à titre indicatif) - 22 janvier 2016 : Envoi du dossier constitutif aux candidats - 22 février 2016 à 16h00 : Limite de remise des offres au CO France février au 04 mars 2016 : Etude des dossiers par le CO France au 10 mars 2016 : o Oral éventuel pour les candidats, o Remise d une proposition de contrat par les candidats - 11 mars 2016 : Décision de la Commission d Appel d Offres du CO France Avant fin mars 2016 : Signature du contrat et début de la prestation. 3

4 II. Déroulement de la consultation Remise aux candidats Le présent document sera transmis aux principaux courtiers et compagnies d assurance retenus par la CO France 2017, et ce à compter du vendredi 22 janvier Le présent document sera également publié sur le site officiel de la Manifestation : Il convient de préciser que les courtiers ne peuvent pas présenter dans leurs offres des prestations fournies par des compagnies d assurances qui auront présenté une offre en direct. Présentation et réception des propositions Sur la base des éléments ci-dessous, chaque candidat élaborera un projet de contrat et les propositions financières associées (incluant les exclusions) qui devront être déposés contre récépissé au CO France rue du Point du Jour, Boulogne Billancourt, avant le lundi 22 février 2016, 16h, délai de rigueur. La présentation de l offre (en triple exemplaire) devra comporter trois dossiers distincts, chaque dossier correspondant à la réponse à un lot décrit ci-après. Le CO France 2017 ne retiendra qu un prestataire pour l ensemble des lots décrits ci-dessous. Le Dossier n 1 comprendra les propositions concernant le lot n 1, à savoir : - Contrat d assurance annulation totale de la Manifestation - Contrat d assurance annulation partielle de la Manifestation - Contrat d assurance annulation totale ou partielle de la Manifestation, cas spécifique du site de Lille Le dossier n 2 comprendra les propositions concernant le lot n 2, à savoir : - Contrat d assistance médicale et rapatriement des joueurs, staffs et officiels IHF - Contrat d assurance dommages aux biens - Contrat d assurance dommages aux véhicules Le Dossier n 3 comprendra les propositions concernant le lot N 3, à savoir : - Contrat d assurance et assistance aux Spectateurs Réponses partielles Les candidats ne sont pas autorisés à répondre partiellement à la présente consultation en ne proposant leur service que pour une partie des éléments présentés dans ce document. Le CO France 2017 se réserve toutefois le droit de ne pas attribuer le lot n 3 dans le cadre de la présente consultation. 4

5 Questions Les questions sur la consultation peuvent être adressées par au Directeur Administratif et Financier du CO France 2017 à l adresse suivante : jeanromain.sintes@francehandball2017.org Les réponses seront adressées à tous les candidats qui auront manifesté leur intérêt, sans que soit mentionnée l identité du candidat ayant posé la question. Les réponses aux questions seront traitées au fil de l eau. Aucune question ne sera acceptée après le 12 février 2016 à 17H00. Toutes les réponses aux questions parviendront aux candidats le 17 février au plus tard. III. Critères de choix - Contenu technique de l offre - Prix - Interlocuteur unique pour l ensemble des contrats IV. Règlement de la consultation A. LOT N 1 : Assurance Annulation Le CO France 2017 souhaite se garantir contre les risques d annulation totale ou partielle de la Manifestation. A cette fin, la couverture assurance devra couvrir les pertes pécuniaires résultant : - Des événements d ordre technique ou accidentel : rupture d alimentation électrique, effondrement/destruction d immeuble ou de structure, panne d éléments électroniques, incendie, explosion, indisponibilité des participants, etc. - L indisponibilité des locaux et/ou du matériel indispensables à l événement, suite à la destruction accidentelle ou à l impossibilité d acheminement du matériel jusqu au lieu de la manifestation. - Indisponibilité des personnes clés : équipes, arbitres, officiels - Epidémies virales (type H1N1) (option) La couverture devra également prendre en charge les pertes pécuniaires liées à des éléments extérieurs rendant impossible la tenue de l événement : - Retrait d autorisation administrative - Emeutes, mouvements populaires, grèves, actes et menaces terroristes, réquisition de site - Evénements naturels ; catastrophe naturelle, intempéries (conditions atmosphériques qui rendent impossible l organisation de la manifestation : inondation, tempête, glissement de terrain ) 5

6 Le contrat devra comporter une abrogation à la règle proportionnelle. L offre devra traiter les différents cas ci-dessous : Annulation : La manifestation est considérée comme annulée s il n est pas possible d en poursuivre le déroulement avant même qu elle ait commencé. Abandon : La manifestation est considérée comme abandonnée s il n est pas possible d en terminer le déroulement après qu elle ait commencé. Déplacement : La manifestation est considérée comme déplacée si elle doit inévitablement être transférée sur un ou plusieurs autres sites que celui prévu à l origine. Lorsque cela s avère possible, le déplacement géographique d une épreuve peut permettre d en éviter son annulation. Il s agit ici principalement de considérer le montant des frais supplémentaires engagés pour délocaliser l épreuve (location d un nouveau stade, aménagement, logistique supplémentaire ) ainsi que l impact éventuel sur le montant de la billetterie dans l hypothèse où le nouveau site d accueil n a pas la même capacité. Ecourtement : La manifestation est considérée comme écourtée lorsque la durée de la manifestation est réduite par rapport à la durée prévue à l origine. Interruption : La manifestation est considérée comme interrompue si le CO France 2017, après ouverture de la manifestation, est dans l incapacité de la maintenir ouverte, en tout ou partie, mais qu il y a réouverture par la suite. Report : La manifestation est considérée comme reportée lorsque celle-ci doit inévitablement être renvoyée, en tout ou partie, à une date ultérieure. Il s agit ici de reporter dans le temps la manifestation (ou une épreuve/ match), entrainant principalement des frais supplémentaires pour maintenir en action le dispositif d organisation. Indisponibilité des personnes clés : Les personnes clés sont définies comme celles qui ont un impact direct sur le devenir de la manifestation. Elles sont identifiées parmi les Participants. Les risques assurés devront couvrir les événements accidentels : accident de la route, accident de navigation aérienne, intoxication alimentaire, etc. Afin de permettre au candidat d apporter les réponses les plus précises possibles, les documents ci-dessous sont présentés en annexe : - Calendrier de la Manifestation : Annexe 1 - Budget prévisionnel mensualisé : Annexe 2 - Budget prévisionnel par site : Annexe 3 Cas particulier des matchs prévus à Lille au Stade Pierre Mauroy Dans le cadre du contrat qui lie le CO France 2017 au stade Pierre Mauroy, le concessionnaire du stade garantit au CO France 2017 l obtention d une température opérative minimale sur le Terrain et en Tribune Basse, sous réserve de conditions météorologiques non extrêmes. 6

7 Les matchs organisés au Stade Pierre Mauroy pourraient être déplacés ou annulés si les conditions météorologiques ne permettaient pas d obtenir une température minimale à l intérieur de la salle. Le CO France 2017 souhaite se prémunir contre ce risque et couvrir les pertes pécuniaires liées à ces conditions météorologiques qui sont explicitement décrites dans le contrat liant le Stade Pierre Mauroy au CO France Afin de permettre aux assureurs de proposer la meilleure solution, le contrat entre le CO France 2017 et le stade Pierre Mauroy pourra leur être remis sur demande et notamment l étude météorologique réalisée par le stade Pierre Mauroy concernant les températures au mois de janvier à Lille et les probabilités que le stade Pierre Mauroy ne puisse garantir au CO France 2017 une température minimale à l intérieur de la salle. B. Lot n 2 a) Assurance «Dommages corporels par suite d accident» Dans le cadre de l organisation de la Manifestation, le CO France 2017 souhaite souscrire pour les Participants une assurance «Dommages corporels par suite d accident» : Décès : cette garantie couvre le versement, aux ayants droit, d un capital en cas de décès immédiat ou survenu dans un délai de 2 ans à compter du jour de l accident. Invalidité permanente : en cas d invalidité permanente immédiate ou survenue dans un délai de 2 ans à compter du jour de l accident, l assureur verse au licencié assuré le capital fixé en cas d invalidité permanente totale, ou une fraction du capital proportionnelle au taux d invalidité retenu. Le barème d invalidité retenu est le barème «concours médical». Pour les invalidités inférieures à 66%, l indemnité est fonction du taux d invalidité. Toutefois, si le taux d invalidité atteint 66%, le capital de base est versé en totalité. Il est fait application d une franchise relative atteinte de 4%. Toutes les invalidités dont le taux est égal ou inférieur à 4% ne donnent lieu à aucune indemnité. Au-delà de 4%, il n est pas fait application de franchise. Remboursement de soins : l assureur effectue le remboursement sur la base du tarif conventionnel de la sécurité sociale affecté du pourcentage de garantie fixé, sous condition des prestations servies par le régime. Du remboursement ainsi obtenu pour chaque acte médical, plafonné au montant des frais réels, est déduite la prestation de prévoyance et de toute assurance complémentaire de l assuré victime de l accident. Frais de transport : la garantie de base couvre les frais de transport engagés à l occasion des consultations, examens radiologiques et traitements spéciaux, électrothérapie, traitements par rayons ultraviolets, lumineux ou infrarouges. Sont remboursés, les frais de premier transport effectué d urgence ou sur ordre du médecin traitant, notamment ceux relatifs au transport (aller et retour) le jour même de l accident du lieu de l accident jusqu au centre de soins le plus proche, puis du centre de soins jusqu au lieu de 7

8 résidence du Participant (ou dans un centre de soins proche du lieu de résidence), s il n a pas pu rentrer par les moyens initialement prévus. Concernant la reconversion professionnelle, la garantie couvre, à concurrence du montant fixé, le remboursement à l assuré des frais de reconversion professionnelle engagés sous les conditions suivantes :. l accident doit avoir entrainé un taux d invalidité définitif supérieur à 25%. les conséquences de l accident interdisent à l assuré d exercer son activité professionnelle habituelle et le contraignent à changer d emploi. la formation professionnelle qui conditionne cette reconversion doit avoir été dispensée par un organisme officiel Frais de recherches et de secours : cette assurance garantit, à concurrence du montant fixé, le paiement des frais nécessaires à la recherche et au sauvetage de l assuré à la suite d un accident ou de tout autre évènement mettant sa vie en danger et survenant au cours des activités assurées. Frais de rapatriement (sans franchise kilométrique) : cette assurance garantit à concurrence du montant fixé, le remboursement des frais de rapatriement d un Participant, du lieu du sinistre à celui de l établissement hospitalier le plus proche de résidence du Participant ou au domicile de l assuré, d une part, en cas de décès, et d autre part, en cas d accident ou de maladie nécessitant, en raison, soit de son état, soit de l urgence et suivant prescription d une autorité médicale, son rapatriement par un moyen de transport autre que celui utilisé pour le déplacement. Les montants des garanties par sinistre sont indiqués dans le tableau ci-dessous : NATURE DES GARANTIES MONTANT DE LA GARANTIE EN EURO ( ) FRANCHISE EN EURO ( ) 1) décès < ou = à 16 ans décès > à 16 ans 2) invalidité permanente (1) Le montant maximum de la garantie sera limité à en cas de sinistre collectif. (2) L assureur verse la totalité du capital lorsque le taux d invalidité permanente est supérieur à 65 %. (3) Seuil d intervention (1) (1) (1) (2) Franchise relative 4% 3) Remboursement de soins (à concurrence des frais réels) 200 % du tarif conventionnel de la sécurité 8

9 sociale sous déduction des prestations éventuelles d un régime de prévoyance. - prothèse dentaire :. par dent (maxi 5) forfait de. appareil d orthodontie (bris et perte) - bris de lunette (forfait) - prothèse auditive, par appareil (forfait) - frais hospitaliers - Chambre particulière - frais non remboursables prescrits médicalement 4) Frais de transport - garantie de base - frais de premier transport - frais supplémentaires de transport 5) Indemnité journalière 6) Frais de rattrapage scolaire - redoublement de l année d études - reconversion professionnelle 7) Frais de recherches et de secours et frais de transport 8) Frais de rapatriement Selon montant légal 30 /jour, maxi 30 j 200 FRAIS REELS /jour versement 5J/7 pendant 3 mois maximum NEANT 30 /jour maxi 365j Néant 5 jours b) Assurance dommages aux biens Dans le cadre de l organisation de la Manifestation, le CO France 2017 souhaite souscrire à une assurance «dommages aux biens» afin de garantir les biens mobiliers et immobiliers et/ou leur responsabilité locative. Les biens garantis concernent d une part, le mobilier, le matériel et les marchandises situées dans les locaux du CO France 2017 ainsi que dans toutes les salles où la Manifestation a lieu (responsabilités locatives). Quand le bail prévoit une exonération des risques locatifs avec renonciation à recours du propriétaire et ses assureurs, il n y a pas lieu de retenir l assurance des risques locatifs. Les évènements à assurer dans la proposition : 9

10 - Incendie et risques associés - Dégât des eaux - Vol par effraction - Bris de machines - Acte de vandalisme - Catastrophe naturelle - Dommages électriques - Bris de glace Le montant des biens (matériel informatique, équipements temporaires, machines, biens mobiliers ) à couvrir se décompose ainsi : - Site de Paris : de matériel - Site de Lille : de matériel - Autres sites (Metz, Nantes, Rouen, Albertville, Montpellier, Bret) : de matériel par site, soit au total de matériel c) Assurance dommages aux véhicules Cette garantie a pour objet de prendre en charge l Assurance Automobile des véhicules utilisés par les Participants en mission pour le compte du CO France 2017 L assurance s applique à l occasion d une mission confiée par le CO France 2017, mission exercée dans le strict cadre des besoins du souscripteur. Les véhicules acceptés en garantie concernent tout véhicule terrestre à moteur, conduit par le bénéficiaire en mission ; ce véhicule peut-être sa propriété ou loué ou emprunté par celui-ci, ainsi que les véhicules loués ou mis à disposition du CO France 2017 et confiés au conducteur. Le nombre de kilomètres parcourus par les bénéficiaires de cette garantie est de dans le cadre de la Manifestation Les montants des garanties par sinistre sont indiqués dans le tableau ci-après : Garanties Souscription Montant de garantie Franchises RC du Commettant Illimité Néant Assurance des véhicules personnels des préposés en mission : - RC auto - Dommages par accident - Vol - Incendie Illimité Valeur à dire d expert dans la limite de Néant Défense pénale et recours suite à accident Seuil d intervention 200 /sinistre 10

11 - Assistance aux personnes et au véhicule Frais réels Néant - Bris de glaces - Bagages et objets personnels Valeur de remplacement Garantie du conducteur. avance des frais médicaux : incapacité temporaires : - Si taux IPP < 10% Versement pendant 365j - Si taux IPP > 10% Selon appréciation de l expert. autres dommages corporels : Néant 10 jours Néant IPP < 10% Tous dommages confondus : Maxi En complément des garanties décrites ci-dessus, et dans le cadre de l organisation de la Manifestation, le CO France 2017 disposera d environ 160 véhicules en contrat de location ou d échange marchandise qui devront être garantis tous risques pour un kilométrage maximum de km par véhicule. C. LOT N 3 : Contrat d assistance Spectateurs Dans le cadre de l organisation de la Manifestation, le CO France 2017 souhaite couvrir les Spectateurs contre les «Dommages corporels par suite d accident», dans la mesure où l accident a lieu à l intérieur d une des salles de la Manifestation ou dans la file d attente à l extérieur de la salle, notamment lorsque l accident a lieu dans la queue qui précède les fouilles de sécurité obligatoires. Sont exclus de cette garantie les accidents ayant lieu sur le trajet du Spectateur jusqu à la salle. La garantie s applique lors d un accident y compris d origine vasculaire. Décès : Cette garantie couvre le versement, aux ayants droit, d un capital en cas de décès immédiat ou survenu dans un délai de 2 ans à compter du jour de l accident. Invalidité permanente : En cas d invalidité permanente immédiate ou survenue dans un délai de 2 ans à compter du jour de l accident, l assureur verse au licencié assuré le capital fixé en 11

12 cas d invalidité permanente totale, ou une fraction du capital proportionnelle au taux d invalidité retenu. Le barème d invalidité retenu est le barème «concours médical». Pour les invalidités inférieures à 66%, l indemnité est fonction du taux d invalidité. Toutefois, si le taux d invalidité atteint 66%, le capital de base est versé en totalité. Il est fait application d une franchise relative de 4%. Toutes les invalidités dont le taux est égal ou inférieur à 4% ne donnent lieu à aucune indemnité. Au-delà de 4%, il n est pas fait application de franchise. Remboursement de soins : L assureur effectue le remboursement sur la base du tarif conventionnel de la sécurité sociale affecté du pourcentage de garantie fixé, sous condition des prestations servies par le régime de prévoyance et de toute assurance complémentaire de l assuré victime de l accident. Frais de transport : Sont remboursés, les frais de premier transport effectué d urgence ou sur ordre du médecin traitant, notamment ceux relatifs au transport (aller et retour) le jour même de l accident Frais de recherches et de secours : Cette assurance garantit, à concurrence du montant fixé, le paiement des frais nécessaires à la recherche et au sauvetage de l assuré à la suite d un accident ou de tout autre évènement mettant sa vie en danger et survenant au cours des activités assurées. Frais de rapatriement (sans franchise kilométrique) : Cette assurance garantit à concurrence du montant fixé, le remboursement des frais de rapatriement d un licencié assuré, du lieu du sinistre à celui de l établissement hospitalier le plus proche du domicile de l assuré ou au domicile de l assuré, d une part, en cas de décès, et d autre part, en cas d accident ou de maladie nécessitant, en raison, soit de son état, soit de l urgence et suivant prescription d une autorité médicale, son rapatriement par un moyen de transport autre que celui utilisé pour le déplacement. Les montants garantis par sinistre sont indiqués dans le tableau ci-dessous : NATURE DES GARANTIES ASSURANCE DES DOMMAGES CORPORELS RESULTANT D ACCIDENT 1) décès < ou = à 16 ans décès > à 16 ans 2) invalidité permanente : (1) Le montant maximum de la garantie sera limité à en cas de sinistre collectif. (2) L assureur verse la totalité du capital lorsque le taux d invalidité permanente est supérieur à 65 %. (3) Seuil d intervention. MONTANT DE LA GARANTIE EN EURO ( ) (1) (1) (1) (2) FRANCHISE EN EURO ( ) Franchise relative 4% 12

13 3) Remboursement de soins (à concurrence des frais réels) - prothèse dentaire :. par dent (maxi 5) forfait de. appareil d orthodontie (bris et perte) - bris de lunette (forfait) - prothèse auditive, par appareil (forfait) - frais hospitaliers - chambre particulière - frais non remboursables prescrits médicalement 4) Frais de transport - garantie de base - frais de premier transport - frais supplémentaires de transport 5) Frais de recherches et de secours et frais de transport 6) Frais de rapatriement 200 % du tarif conventionnel de la sécurité sociale sous déduction des prestations éventuelles d un régime de prévoyance Selon montant légal 30 / jour, maxi 30 j 200 FRAIS REELS /jour versement 5J/7 pendant 3 mois maximum Néant 13

14 ANNEXE 1 : CALENDRIER DE LA COMPETITION 14

15 ANNEXE 2 : BUDGET PREVISIONNEL MENSUALISE Disponible sur demande à l adresse suivante : jeanromain.sintes@francehandball2017.org 15

16 ANNEXE 3 : BUDGET PREVISIONNEL PAR SITE Disponible sur demande à l adresse suivante : jeanromain.sintes@francehandball2017.org 16

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