AIDE AUX VACANCES FAMILIALES (AVF) 2012 GUIDE DES PROCEDURES

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1 AIDE AUX VACANCES FAMILIALES (AVF) 2012 GUIDE DES PROCEDURES Adresse du site Internet : Ligne téléphonique partenaires : Adresse courriel réservée aux partenaires : CONNECTION AU SITE VACAF 2012 : Saisir ici l'adresse du site Internet : Page 1/11

2 IDENTIFICATION : Saisir votre identifiant et mot de passe confidentiel INFORMATIONS GENERALES : Les familles bénéficiaires de l AVF ne doivent payer que le solde restant à leur charge après calcul du montant de l aide. Le montant de l aide est payé par VACAF en tiers payant après le séjour au centre de vacances partenaires, sur présentation à VACAF du double de la facture client acquittée de sa participation. Dès lors qu une famille manifeste son intention de réserver un séjour et que vous lui envoyez un dossier, l'inscrire obligatoirement sur le site Internet de VACAF; au retour du dossier accepté par l allocataire et/ou de l acompte, vous devez confirmer la réservation sur le site Internet en notant la date de confirmation sur cette fiche de réservation. Familles comportant un ou plusieurs enfants en âge scolaire : Il est rappelé que les enfants entre 6 et 16 ans sont soumis à l obligation de scolarité. Sauf exception notifiée sur le site, VACAF refusera la prise en charge de la totalité du séjour dans le cas d une réservation hors période de vacances par une famille comprenant un enfant en âge scolaire. Attention : dans le cas d une famille composée de plusieurs enfants dont un seul est en obligation de scolarité, la même règle de refus s'applique. Exception : certaines CAF acceptent une dérogation dans le cas où une famille souhaiterait débuter son séjour le ou les jour(s) précédant le début officiel des vacances (exemple en 2012 : début des vacances le 6 juillet, possibilité de démarrer le séjour le 30 juin). Dans ce cas, cette information doit être précisée sur le site. Page 2/11

3 Exemple avec la CAF ANNECY : Début du séjour possible à partir du 26 juin 2012 Attention : Dans le cadre de l AVF, lorsqu un séjour a été inscrit et confirmé sur le site Internet mais n a pas été effectué par la famille, il n y aura aucune prise en charge par VACAF. En cas d annulation du séjour vous devez vous retourner vers la famille. CONSULTATION : Si vous souhaitez consulter les droits AVF d'une famille et/ou enregistrer une réservation, cliquez sur «AVF» puis, cliquez sur «Allocataires», l'écran suivant apparaît : Saisir le numéro de matricule de la famille Page 3/11

4 Saisir le numéro de matricule de la famille (plus éventuellement la CAF d'appartenance pour affiner la recherche) et cliquez sur «Rechercher» Attention : pour le numéro allocataire, ne pas mettre les lettres et le zéro qui figurent éventuellement à gauche, ni les lettres qui pourraient apparaître à droite. Une fois la recherche effectuée, l écran suivant apparaît : Pour ouvrir la fiche de droit, faites un double clic sur la ligne de la famille souhaitée : Page 4/11

5 La fiche vous informe des droits à l'aide AVF de l allocataire. La partie «Les réservations»vous informe des demandes déjà réalisées par l allocataire et l étape de traitement. POSER UNE RESERVATION : En cliquant sur «Poser une réservation» vous accédez à la fiche de réservation : Vous devez compléter toutes les cases surlignées en rouge dans la partie «Informations sur le séjour». Centre : pour sélectionner votre centre : cliquez sur la flèche à droite de la fenêtre, faites dérouler la liste et cliquez sur le centre recherché. Date d arrivée : correspond au premier jour du séjour. Durée du séjour : indiquez le nombre de jours disponibles en fonction des droits. Cliquez sur l onglet à droite de la fenêtre et déroulez pour obtenir la durée souhaitée. Attention : Si la durée minimum proposée est supérieure à la durée réelle du séjour, la prise en charge AVF sera refusée. Nombre d adultes et d enfants : saisissez dans la case de gauche le nombre réel de participants incluant le nombre d'ayant droit dans le déroulant à droite. La présence d au moins 1 adulte et 1 enfant ayant droit est obligatoire pour pouvoir utiliser l aide AVF. Page 5/11

6 Type de séjour : cliquez sur le déroulant à droite de la fenêtre et choisissez parmi les 3 propositions. Montant PROFORMA : ce montant correspond au montant T.T.C. facturé. Montant PROFORMA AVF : ce montant correspond à la base de calcul sur laquelle le site Internet VACAF va définir le montant théorique de l'aide AVF : il peut être égal ou inférieur au montant de la facture finale. Vous trouverez ci-dessous les éléments nécessaires à son calcul. COMMENT CALCULER LE MONTANT PROFORMA AVF QUI DETERMINERA LE MONTANT DE L AIDE : L'aide AVF prend en charge : - le coût de l hébergement - les taxes de séjours ainsi que les taxes régionales pour le nombre de personnes indiquées - l'assurance responsabilité civile - les frais de dossiers ou frais d adhésion S' ils ne sont pas intégrés dans le tarif de base, les suppléments ci-dessous sont pris en charge : - eau, gaz, électricité - parking pour véhicule supplémentaire au-dessus de 5 personnes présentes ayants droit - bracelet de reconnaissance ou carte activités obligatoires - location d équipement de couchage (draps, oreillers ) - location de matériel pour bébé (lit, chaise haute, baignoire ) - location d appareils électroménagers (réfrigérateur, four, barbecue, climatiseur ) Sont exclus du calcul du montant de l aide les frais ci-après : - repas pris exceptionnellement (hors demi-pension et pension complète) - location de téléviseur - assurance annulation - activités diverses - animaux domestiques - prestation ménage fin de séjour Durée du séjour : Si le séjour de l allocataire est plus long que le nombre de jours de droits disponibles, vous devrez calculer un prorata pour le montant proforma avf. Exemple : le séjour est de 14 jours ; l allocataire a droit à 7 jours de prise en charge, Vous facturerez 2 semaines à 550 soit pour le montant total (proforma), le montant proforma AVF sera d une semaine, soit 550. Dans le cas où les semaines ne sont pas aux mêmes tarifs, nous prenons en charge la semaine la plus chère. Page 6/11

7 Participants : En règle générale, ne sont pris en charge que les ayants droit (nombre précisé en rouge sur le site Internet). Cas des personnes supplémentaires n apparaissant pas sur le fichier : - en cas de location : dans le cas où la facture ne fait pas apparaître de tarif pour personnes supplémentaires, les personnes non ayants droit présentes au cours du séjour peuvent également être prises en charge (taxe de séjour incluse) - personnes supplémentaires en camping (y compris mobile-home, chalet, etc ) : pas de proratisation lorsque des personnes supplémentaires se joignent aux familles bénéficiaires de l AVF. Si la proratisation a déjà été effectuée par le centre de vacances en accord avec la famille, le coût du séjour et le montant d aide négociés entre les deux parties sont pris en compte par VACAF. En cas de pension complète ou demi-pension ne sont prises en compte que les personnes ayants droit inscrites sur la fiche Internet. En cas de désaccord entre le montant porté sur le site par la structure et celui obtenu lors du contrôle des factures par nos services, un courrier explicatif vous sera transmis par courriel. Lorsque vous avez complété toutes les informations sur le séjour, vous devez «valider» la fiche (en bas à droite sur la bande bleue). Après avoir validé la fiche de réservation, le site Internet a calculé la prise en charge AVF théorique ainsi que le solde à la charge de la famille. Page 7/11

8 Il conviendra de renseigner une date de confirmation à réception des arrhes, ou une date d'annulation si la famille ne souhaite pas réaliser le séjour. Saisir selon le cas, une date de confirmation ou d'annulation Puis, valider la fiche PARTIE FACTURATION A EFFECTUER SUR LE SITE INTERNET : Attention : l accès à la «facturation» sur le site Internet est accessible que pour les fiches de réservations qui sont confirmées. Lorsque le séjour est échu et avant l'envoi de votre copie de facture au service VACAF il convient de compléter la partie «facturation» sur la fiche de réservation VACAF. Date de la facture finale : date apparaissant sur la facture remise à votre client. Montant de la facture finale : montant total T.T.C de la facture. Base de calcul AVF : Montant uniquement des personnes et prestations prisent en charge : les règles de calcul sont identiques à celles données pour le calcul du montant proforma AVF. Les montants peuvent éventuellement varier entre les montants proforma et la facturation, en cas de hausse importante, un justificatif vous sera demandé. Page 8/11

9 ENVOI DE LA FACTURE AU SERVICE VACAF : Pour permettre une meilleure répartition de la charge de travail et donc un paiement plus rapide, nous vous invitons à envoyer vos factures par semaine ou par quinzaine à SERVICE VACAF CAF DE L'HERAULT 139 AVENUE DE LODEVE MONTPELLIER CEDEX 9 Ou par courriel, impérativement en pièce jointe à l'adresse : Afin de pouvoir traiter votre dossier dans les meilleurs délais, nous vous demandons de respecter les recommandations suivantes : Les factures remises aux familles (dont les copies seront adressées à VACAF) doivent obligatoirement porter les mentions suivantes : - vos coordonnées : Nom du centre de vacances, votre adresse, votre numéro SIRET - la mention «facture» avec un numéro de facture et une date de facturation - nom et coordonnées de l allocataire, numéro de matricule - les dates du séjour - type de séjour (pension complète, séjour en camping...) - le montant total du séjour - le montant de l aide AVF demandé - le montant du solde à la charge de la famille et mode de versement (chèque, carte bancaire ) Pour les séjours avec prestations en pension complète ou demi-pension : - le détail des participants au séjour (nom, prénom, âge ou date de naissance) Lors du premier envoi ou en cas de modification, veuillez nous fournir votre relevé d'identité bancaire (RIB). Attention : les factures ne doivent comporter ni ratures ni zones couvertes par du produit correcteur. Important :Toute annotation manuelle doit être certifiée par une signature et l apposition du tampon de la structure. Obligatoire : Si, en bas de votre facture,un montant apparaît entre parenthèse dans le libellé des règlements, il convient de justifier ce paiement par une facture complémentaire. Page 9/11

10 SUIVI DU TRAITEMENT DES FACTURES SUR LE SITE INTERNET VACAF : Vous pouvez consulter sur le site Internet l état de traitement des factures que vous avez adressés à Vacaf : Sur le site Internet VACAF, ouvrez l onglet «AVF-bordereaux de paiement» : Onglet : AVF- Bordereaux de paiement Le tableau suivant apparaît : Page 10/11

11 Dans ce tableau, vont apparaître au fur et à mesure, vos bordereaux de paiements avec leurs statuts de traitements. Pour consulter le détail du bordereau, faites un double-clic sur la ligne souhaitée. La mention «Mis en paiement le...» indique que le bordereau est vérifié par le service VACAF et à été transmis au service de comptabilité pour en demander le virement. Sur votre relevé bancaire, le libellé d'un paiement par le service VACAF vous indiquera le numéro du bordereau correspondant (exemple : «AVF 12 BORDEREAU...») Page 11/11

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