GUIDE DE DÉMARRAGE RAPIDE

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1 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Bureau des préposées à la protection des données et à la transparence REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Protection des données et transparence Rue David-Dufour 5 Case postale Genève 8 Application CATFICH Catalogue des fichiers GUIDE DE DÉMARRAGE RAPIDE Version n décembre 2011 Protection des données et transparence Boulevard Helvétique Genève Tél. +41 (22) Fax +41 (22) Accès bus : Tram 12, 16, 17 arrêt Rive, Bus 9, 27 arrêt pl. des Eaux-Vives, 6, 8 arrêt Rive

2 Page : 2/2 Table des matières 1) Contexte général : a) Présentation de ce guide b) Pourquoi déclarer des fichiers c) Quels fichiers déclarer 2) L accès informatique au CatFich : a) Le compte AeL (Administration en Ligne) b) Transmission des informations au bureau des préposées 3) La déclaration : a) Préparation de la déclaration b) Déclaration dans le CatFich 4) Références : a) L adresse de connexion au CatFich b) Le manuel d utilisation du CatFich c) Le bureau des préposées d) L administration en ligne e) Tableau des catégories et sous-catégories CatFich

3 Page : 3/3 1) Contexte général : a) Présentation de ce guide Ce guide a été conçu pour simplifier la tâche des responsables LIPAD qui doivent déclarer des fichiers. Il fait suite à de nombreuses questions et remarques reçues au secrétariat du bureau des préposées à la protection des données et à la transparence depuis le 1 er juin Il décrit de manière simple et directe la marche à suivre pour déclarer les fichiers de l institution dans le catalogue des fichiers (ci-après CatFich). Il ne supplante toutefois pas le manuel d utilisation du CatFich, plus complet, auquel ce guide se réfère tout au long du processus. Si vous ne trouvez pas d explication à une question dans ce guide, merci de vous référer au manuel. Par «fichier», on entend un ensemble structuré, informatique ou physique, de données personnelles. Pour plus d information sur la définition du fichier et des données personnelles : veuillez vous reporter au chapitre 2.4 du manuel d utilisation b) Pourquoi déclarer des fichiers Vous êtes le ou la responsable LIPAD de votre institution. Cette nomination a fait suite à la recherche et aux éventuels entretiens que vous avez eus avec le bureau des préposées au sujet de la soumission de votre institution à la LIPAD. Pour mémoire, la LIPAD (Loi sur l information du public, l accès aux documents et la protection des données personnelles), dans sa nouvelle teneur au 1 er janvier 2010, règle la question de la protection des données et de la transparence des institutions publiques et parapubliques dans le canton de Genève. Dès lors, la question que beaucoup de responsables LIPAD se posent est : pourquoi dois-je déclarer des fichiers? Selon l art. 43 LIPAD, toutes les institutions soumises à la LIPAD doivent déclarer leurs fichiers (voir le point c pour le type de fichiers) dans le catalogue prévu à cet effet, mis à disposition des institutions par le préposé cantonal. Ce catalogue est public et accessible aux citoyens et aux autres institutions pour consultation. Selon l art. 68 al 5 LIPAD, les institutions soumises à la LIPAD sont censées déclarer leurs fichiers avant le 31 décembre 2011.

4 Page : 4/4 c) Quels fichiers déclarer Les fichiers de votre institution que vous devez déclarer sont ceux qui comportent des données personnelles ou, s il s agit de fichiers éphémères, ceux qui comprennent des données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité.. Voici quelques exemples de fichiers pouvant faire cas de figure : - fichier du personnel - fichier des membres - fichier des clients - fichier des patients - fichier des contacts Pour plus d information sur la définition des données personnelles sensibles : veuillez vous reporter au chapitre 2.4 du manuel d utilisation

5 Page : 5/5 2) L accès informatique au CatFich : Ce chapitre ne concerne que les institutions publiques qui ne font pas partie de l État de Genève (petit État). Si vous êtes un service de l État, votre accès est déjà créé. Veuillez passer directement à l étape 3. a) Le compte AeL (Administration en Ligne) Afin de pouvoir vous connecter au catalogue des fichiers (adresse de connexion : il est impératif que votre entité possède un compte «Entreprise» à l Administration en Ligne (ci-après AeL). Si tel est déjà le cas, vous pouvez sauter cette étape et passer directement à la suivante (b). Sinon, il vous faut aller à l adresse suivante : et demander la création d un compte AeL «Entreprise». Pour ce faire, suivez les instructions de ce site étape par étape (Attention, si votre entité n a pas de personnalité juridique propre, ou si elle est supervisée par une entité supérieure, merci de bien vouloir nous en informer avant de demander la création d un compte). En cas de problèmes ou de difficultés dans la création de votre compte Ael Entreprise, veuillez vous adresser au support AeL : Pour plus d information sur la création d un compte AeL : veuillez vous reporter au chapitre 11 du manuel d utilisation b) Transmission des informations au bureau des préposées Une fois votre compte AeL créé, vous devez communiquer au bureau des préposées, à l adresse les éléments suivants : - n identifiant AeL de l institution - nom exact sous lequel l institution est inscrite à l AeL Avec ces éléments, le bureau des préposés créera votre accès au CatFich. Dès lors, un courriel de confirmation et d explication vous sera envoyé. Suivez-en les instructions.

6 Page : 6/6 3) La déclaration : a) Préparation de la déclaration Avant de procéder à la déclaration proprement dite de vos fichiers, il est nécessaire de bien la préparer. Une déclaration bien préparée ne prendra que quelques minutes pour être intégrée au CatFich. Pour plus d information sur la préparation des déclarations de données : veuillez vous reporter au chapitre du manuel d utilisation Vous devrez déclarer les catégories de données de vos fichiers, en cochant les catégories et sous-catégories proposées dans CatFich, dont vous trouverez la liste en annexe à ce guide (réf 4e). Ce travail peut déjà être préparé même si l accès informatique au CatFich n a pas encore été donné. Par ailleurs, vous aurez la possibilité de préciser vos catégories de données ou d en entrer une qui n est pas dans la liste proposée. Pour ce faire, CatFich vous proposera deux manières de saisir les catégories de données de vos fichiers : - à la main - en important un fichier CSV (séparateur : point-virgule) Cette deuxième option vous permet d importer directement un document Excel (ou équivalent), sous la forme d un fichier CSV (séparateur : point-virgule), afin de vous éviter de tout saisir à la main dans le catalogue. Cette option peut être intéressante si vous possédez déjà vos fichiers sous ce format ou si vous souhaitez créer un tel fichier. De plus, lorsque vous devrez mettre à jour vos fichiers dans CatFich, ce sera un avantage et un gain de temps certain de déjà les avoir sous un tel format. Seule une importation sera ensuite nécessaire. Dans le deuxième cas, les données devront être préparées par ligne, tel l exemple cidessous :

7 Page : 7/7 Figure 1 : fichier Excel préparé pour importation, sans indentation Comme vous pouvez le constater, il ne s agit pas de déclarer les données ellesmêmes, mais uniquement les catégories de données de votre fichier. Pour plus d information sur les catégories de données : veuillez vous reporter au chapitre du manuel d utilisation La première colonne (A) contient les catégories de données. La deuxième colonne (B) indique si la ligne sera indentée dans le CatFich, c est-à-dire si elle est une sousrubrique de la ligne supérieure. La troisième colonne (C) indique si la donnée est sensible («OUI») ou non («NON»). Voici maintenant le même exemple avec des lignes qui seront indentées : Figure 2 : fichier Excel préparé pour importation, avec indentation

8 Page : 8/8 Grâce à l indentation, nous comprenons que les rubriques «adresse postale», «adresse postale 2», «adresse courriel» et «adresse de facturation» sont des sous-rubriques faisant toutes partie de la rubrique «Adresse». Idem pour les numéros de téléphone. Les sous-rubriques peuvent elles aussi être indentées, si nécessaire. Pour plus d information sur la préparation sous Excel des déclarations de données : veuillez vous reporter au chapitre du manuel d utilisation

9 Page : 9/9 b) Déclaration dans le CatFich Une fois votre travail de préparation effectué, il s agit de procéder à la «déclaration de fichier» proprement dite dans le CatFich. Pour ce faire, ouvrez votre navigateur et tapez l adresse Internet suivante : Attention : n oubliez pas le «s» dans «https»! Rentrez ensuite votre nom d utilisateur défini dans votre compte AeL ainsi que le mot de passe associé. Pour consulter et modifier les comptes utilisateurs ayant accès au CatFich : veuillez vous connecter à votre compte AeL Vous allez ensuite recevoir sur le téléphone portable enregistré lors de la création du compte AeL un code à saisir dans le champ prévu à cet effet. Vous voici connecté! Vous arrivez sur l écran d accueil du CatFich, qui ressemble à ceci : Figure 3 : écran d accueil du CatFich Sélectionnez ensuite votre institution sous «Service». En principe, vous ne devriez trouver que votre institution, à moins que vous ne soyez le ou la responsable LIPAD de plusieurs institutions.

10 Page : 10/10 Vous arrivez ensuite à la liste de vos déclarations : Figure 4 : liste des déclarations déjà effectuées Cliquez ensuite sur «Nouvelle demande de création», dans le menu de gauche, si vous déclarez un fichier en main de votre institution. Si, en revanche, vous déclarez une consultation ou une transmission d un fichier en main d une autre institution, cliquez sur l option correspondante. Pour plus d information sur les trois types de déclarations : veuillez vous reporter au chapitre du manuel d utilisation

11 Page : 11/11 Vous vous trouvez maintenant devant l écran de déclaration : Figure 5 : écran de déclaration Remplissez ensuite de façon complète et précise tous les champs de la partie supérieure.

12 Page : 12/12 Dans la partie inférieure, ce sont surtout les quatre premiers onglets qui vont vous occuper, à savoir «Généralités», «Données», «Bases légales» et «Remarques» : Dans l ordre : Figure 6 : onglets de la partie inférieure à remplir 1.- Généralités : cochez ici les catégories et sous-catégories de données de votre fichier. Plusieurs catégories et sous-catégories peuvent être cochées à la fois pour un seul et même fichier. Saisissez également une description complète de votre fichier, y compris de ses fréquences de mises à jour et d épurations. 2.- Données : entrez ici, si nécessaire, les données de votre fichier, soit en les tapant à la main, soit en important le fichier que vous aurez préparé (Option «Importer fichier données»). Vous avez également la possibilité de ne saisir qu une seule donnée, par exemple «annuaire», si vous avez coché les catégories et sous-catégories (onglet «Généralités») avec assez de précision. Pour plus d information sur la déclaration avec une seule donnée : veuillez vous reporter au chapitre du manuel d utilisation 3.- Bases légales : si l exploitation du fichier déclaré fait l objet de dispositions légales ou règlementaires plus ou moins précises, sélectionnez-les en cliquant sur «Chercher dans le RSG». Des restrictions légales peuvent être entrées à la main dans la rubrique «Restrictions». 4.- Remarques : entrez ici des remarques que vous souhaitez faire au sujet de votre fichier. Vous pouvez consulter les autres onglets, mais ceux-ci, à cette étape, ne vous donneront pas d information utile. Lorsque vous avez terminé de compléter la partie supérieure ainsi que les quatre premiers onglets de la partie inférieure, cliquez sur «Enregistrer». Lors du premier enregistrement de la déclaration, un courriel d avertissement est immédiatement envoyé aux superviseurs et au responsable LIPAD de votre institution. Cela signifie que ces derniers gardent la maîtrise des déclarations de leur institution même si ces déclarations sont effectuées par des collaborateurs, et peuvent ainsi les valider en interne avant leur soumission. Pour plus d information sur la validation en interne avant soumission : veuillez vous reporter au chapitre du manuel d utilisation Par la suite, et de façon générale, il est conseillé d enregistrer régulièrement sa déclaration en cours de route, même si cette dernière est encore inachevée.

13 Page : 13/13 Une fois la validation interne ainsi que les dernières vérifications effectuées, cliquez sur le bouton «Soumettre». Votre déclaration est alors soumise au bureau des préposées pour validation. Pour plus d information sur la déclaration de fichiers dans CatFich : veuillez vous reporter au chapitre 4.2 du manuel d utilisation Une fois validée, votre déclaration sera publiée et accessible en ligne par les citoyens et les autres institutions.

14 Page : 14/14 4) Références : a) L adresse de connexion au CatFich b) Le manuel d utilisation du CatFich c) Le bureau des préposées Protection des données et transparence 5 rue David-Dufour Case postale Genève 8 Tél : Fax : Courriel : Site Internet : Heures d ouverture : du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00 Le bureau des préposées est à votre entière disposition pour toute question ou remarque que vous pourriez avoir. d) L administration en ligne e) Tableau des catégories et sous-catégories CatFich Voir en annexe.

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