Liste de contrôle Avant de vous connecter à Quantum View Inbound

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1 Liste de contrôle Avant de vous connecter à Quantum View Inbound Lors de la procédure d'abonnement, le système vous invite à entrer des informations détaillées que vous ne possédez peut-être pas. Avant de vous connecter, prenez connaissance de la liste ci-dessous et assurezvous que vous possédez toutes les informations demandées. Facturer le service sur ce compte UPS : Code postal associé à ce numéro de compte : Existe-il un administrateur pour ce compte? Inscrivez-vous à l'option de service sélectionnée (cochez l'une d'entre elles) : Notification concernant les envois vers le client Notification concernant les envois vers le client et la livraison Informations sur l'id d'adresse Adresse du site de réception Fournisseurs dont vous souhaitez suivre les colis Nom : Numéro du compte UPS : Code postal associé à ce numéro de compte : Nom : Numéro du compte UPS : Code postal associé à ce numéro de compte : Format des fichiers à télécharger (cochez l'un d'entre eux) : Fichier à plat Fichier CSV XML Avant de vous connecter à Quantum View Inbound 1 / 5

2 Avant de vous connecter à Quantum View Inbound - Informations complémentaires Quantum View Inbound vous permet de suivre avec précisions les colis que vous devez recevoir. La procédure de connexion sera plus rapide et plus simple si vous connaissez son mode de fonctionnement et que vous disposez des informations demandées avant de créer votre abonnement. Le présent document contient les sections suivantes : Establish or Identify the Corporate Administrator Get Ready for the Subscription Process How to Sign Up for Quantum View Inbound Send Your Location IDs to Your Vendors/Suppliers Définition ou identification de l'administrateur L'abonnement à Quantum View Inbound doit être facturé sur un compte UPS. Pour garantir la sécurité de vos données, vous devez définir un administrateur chargé de déterminer les utilisateurs autorisés à facturer les frais sur ce compte. L'administrateur est défini à l'aide du service Administration UPS. Ce service est disponible à partir de la page d'accueil de MON UPS.COM. Pour déterminer si un administrateur a été défini avec ce compte, vous pouvez : Demander à devenir administrateur à l'aide du service Administration UPS. Si un administrateur a déjà été défini, le système vous en informe lors de l'étape Informations sur l'abonnement dans la procédure Administration UPS. Poursuivre la procédure d'abonnement à Quantum View Inbound. Le système vous indiquera si un administrateur a été défini lorsque vous entrerez le numéro de compte de facturation. Tant qu'un administrateur n'est pas défini, vous n'êtes pas abonné à Quantum View Inbound. La définition d'un administrateur requiert l'exécution de processus en ligne et hors ligne qui peuvent prendre 10 jours ouvrables. Si vous souhaitez devenir l'administrateur du compte UPS, vous pouvez demander les droits administratifs correspondants à l'aide du service Administration UPS. Préparation à la procédure d'abonnement Lors de la procédure d'abonnement, le système vous invite à entrer des informations détaillées que vous ne possédez peut-être pas. Avant de vous connecter, prenez connaissance de la liste cidessous et assurez-vous que vous possédez toutes les informations demandées. Un compte UPS utilisé pour facturer ce service Procurez-vous le numéro de compte UPS qui doit être utilisé pour facturer le service Quantum View, ainsi que le code postal associé à l'adresse d'enlèvement de ce numéro de compte. Options de service Avant de vous connecter à Quantum View Inbound 2 / 5

3 Sélectionnez l'option de service Quantum View Inbound à laquelle vous souhaitez vous abonner. Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez utiliser ces informations. Par exemple, voulez-vous savoir quand les colis vont vous parvenir ou juste identifier les colis en cours d'expédition? Notification concernant les envois vers le client Fournit la date d'expédition, l'adresse de départ et d'arrivée, l'id d'adresse et les dates de livraison prévues pour les colis, notamment le jour de livraison programmé, ainsi que les situations particulières qui pourraient entraîner la modification de ces dates de livraison. Dans le cas d'événements particuliers, le système recalcule la nouvelle date de livraison. Notification concernant les envois vers le client et la livraison Comprend toutes les données proposées dans la notification des envois vers le client, ainsi que des informations de livraison sur les colis qui ont été reçus. Les informations de livraison comprennent la date de livraison, le nom de la personne qui a signé le document pour obtenir le colis, le montant reçu en contre-remboursement et l'adresse de livraison complète. Informations sur l'id d'adresse Quantum View Inbound assure le suivi des expéditions à l'aide d'un ID d'adresse unique (LID) que vous créez et gérez pour votre entreprise. Il permet de garantir la transmission d'informations d'expédition exactes et complètes pour les colis que vous devez recevoir. Pour consulter les informations de suivi relatives aux colis envoyés par vos fournisseurs, vous devez disposer des informations suivantes : Adresse du site de réception Numéro de compte UPS et code postal associé à l'adresse d'enlèvement de ce compte pour chaque fournisseur. Ces données permettront d'associer votre ID d'adresse à chaque fournisseur afin de recevoir des informations sur les colis que ces fournisseurs envoient à votre d'adresse de réception. Sélection d'un format de fichier Vous pouvez recevoir les informations Quantum View au format CSV, texte ou XML. Sélectionnez un format de fichier en prenant en considération les connaissances techniques requises pour importer les informations dans une application bureautique, ou importez et intégrez les informations directement dans vos systèmes internes. CSV - Les fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules) contiennent des données regroupées sous forme de lignes au format texte, les valeurs de chaque ligne étant séparées par une virgule et chaque rangée représentant une nouvelle ligne. Vous pouvez facilement importer un fichier CSV dans Microsoft Access et Excel.Les assistants d'importation de nombreuses applications bureautiques (Excel, par exemple) traitent ce format sans difficulté. Fichiers à plat : Les fichiers à plat sont des fichiers au format texte dont tous les caractères de traitement, de structure et de marquage ont été supprimés. En règle générale, ils requièrent moins d'espace que les fichiers formatés et peuvent être utilisés dans les bases de données Oracle, SQL, Lotus ou dans autres logiciels de base de Avant de vous connecter à Quantum View Inbound 3 / 5

4 données. Pour plus d'informations sur l'utilisation des fichiers à plat, téléchargez le document Flat File Guide. Chaque enregistrement stocké dans le fichier dispose d'un certain nombre d'espaces. Chaque espace est destiné à un élément de données particulier. Par exemple, si les caractères 1-6 représentent le numéro de l'expéditeur (123456) et que le code 7-8 désigne l'état (NC), la valeur apparaît sous la forme NC dans le fichier. Les champs qui ne sont pas complétés dans un enregistrement doivent toujours être conservés et disposer du nombre de caractères qui leur a été affecté dans le fichier à plat. XML XML (Extensible Markup Language) est un langage souple pour formater des données et les partager sur le Web ou les réseaux intranet. Le format XML permet de créer des règles standard pour décrire le contenu. Les informations sont ainsi partagées de manière cohérente. XML utilise des balises uniquement pour délimiter les blocs de données et laisse l'interprétation des informations à l'application qui les lit. Le format XML est particulièrement intéressant pour les utilisateurs qui souhaitent télécharger des fichiers sur leurs ordinateurs de bureau ou sur un réseau local et les ouvrir dans Microsoft Excel, dans les bases de données Access, Oracle, SQL, Lotus et dans d'autres logiciels de base de données, ainsi que sur des systèmes d'entreprise. Vous pouvez automatiser la procédure d'extraction des fichiers XML en utilisant l'outil de téléchargement des fichiers UPS OnLine pour Quantum View TM. Cet outil XML permet d'extraire les informations Quantum View et de les importer directement dans vos systèmes centraux. Notifications Définissez les notifications que vous souhaitez recevoir par courrier électronique. Quantum View Inbound propose deux types de notifications extrêmement utiles. Notification approuvée/refusée : Vous souhaitez recevoir des notifications par courrier électronique lorsque les demandes que vous avez soumises pour l'abonnement Quantum View Inbound sont approuvées ou refusées. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner cette option dans votre profil MON UPS.COM ou au cours de la procédure d'abonnement. Notification lorsque les fichiers sont prêts à être téléchargés: Vous souhaitez recevoir une notification par courrier électronique lorsque de nouveaux fichiers Quantum View Inbound sont disponibles sur le site de téléchargement. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner cette option dans la section Préférences de fichiers lors de la procédure d'inscription ou ajouter cette option ultérieurement dans la section Informations sur l'abonnement du récapitulatif Quantum View. Remarque : Si vous recevez beaucoup de colis, cette option peut générer jusqu'à 24 messages électroniques par jour (un toutes les heures). Comment vous connecter à Quantum View Inbound Une fois que vous avez défini l'administrateur requis, collecté les informations demandées et pris les décisions nécessaires, vous êtes prêt à vous abonner à Quantum View Inbound. La présente section décrit brièvement les étapes de la procédure. Cette procédure suppose que vous avez déjà défini un administrateur pour le compte UPS comme indiqué plus haut. Avant de vous connecter à Quantum View Inbound 4 / 5

5 1. Connectez-vous à MON UPS.COM et sélectionnez Quantum View Inbound dans les services externes UPS. 2. Cliquez sur Connexion. 3. Consultez les informations de votre profil et modifiez-les, si nécessaire. Si vous souhaitez recevoir des notifications par courrier électronique lorsque les demandes que vous avez soumises pour l'abonnement sont approuvées ou refusées, vous pouvez modifier votre profil lors de cette étape et sélectionner cette option. 4. Entrez les informations relatives à votre abonnement. Indiquez un nom pour votre abonnement, sélectionnez une option de service et définissez un compte de facturation. Remarque : vous pouvez indiquer n'importe quel nom d'abonnement dans la mesure où il vous permet de les différencier. Si vous entrez un numéro de compte de facturation (au lieu de le sélectionner dans la liste déroulante), vous devez également indiquer le code postal associé à l'adresse d'enlèvement de ce compte. 5. Créez ou sélectionnez des ID d'adresses. 6. Sélectionnez les préférences de fichiers. Déterminez le format de fichier à utiliser pour le téléchargement. 7. Confirmez et transmettez les informations d'abonnement. 8. Une fois l'abonnement souscrit, vous devez attendre que l'administrateur du compte et/ou de l'id d'adresse approuve vos demandes, s'il y a lieu. Si vous avez sélectionné l'option de notification par courrier électronique, vous recevrez un message pour vous informer si cette demande est approuvée ou refusée. Sinon, vous pouvez vérifier l'état de votre demande dans le récapitulatif Quantum View. Notez que l'administrateur dispose d'un laps de temps illimité pour répondre à vos demandes. Notez le nom de l'administrateur sélectionné afin de pouvoir le relancer si sa réponse tarde à arriver. 9. Une fois les approbations reçues, vous pouvez revenir au récapitulatif Quantum View et activer le nouvel abonnement. Remarque : Si l'utilisateur qui s'inscrit est l'administrateur du compte et des ID d'adresses entrés, il peut activer l'abonnement immédiatement après avoir effectué la procédure de connexion Quantum View Inbound. Transmettez votre ID d'adresse à vos fournisseurs. Quantum View Inbound assure le suivi des expéditions à l'aide d'un ID d'adresse unique (LID) que vous créez et gérez pour votre entreprise. Il permet de garantir la transmission d'informations d'expédition exactes et complètes pour les colis que vous devez recevoir. Pour recevoir automatiquement les informations relatives à vos colis UPS, envoyez les ID d'adresses à vos fournisseurs et demandez-leur de les ajouter dans le système d'expédition. Bien que chaque système d'expédition soit différent, la sauvegarde de l'id d'adresse est une procédure à effectuer une seule, qui consiste simplement à demander à vos fournisseurs d'ajouter l'id d'adresse à vos informations. Un modèle de lettre destiné à vos fournisseurs est disponible dans la section Téléchargements. Avant de vous connecter à Quantum View Inbound 5 / 5

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