Circulaire sur les subventions aux organisations de l aide privée aux personnes handicapées

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1 Office fédéral des assurances sociales Circulaire sur les subventions aux organisations de l aide privée aux personnes handicapées Applicable aux subventions pour les exercices 2004 à 2006 OFCL, Diffusion publications, CH-3003 Berne f

2 Table des matières 1 Droit aux subventions 1.1 Définition de l organisation 1.2 Définition d «exploitation selon l art. 74 LAI» 1.3 Définition des prestations et des catégories de prestations 1.4 Définition de la prestation spécifique 1.5 Définition de l échelon national et de la région linguistique 1.6 Définition de la personne handicapée 1.7 Définition de la large mesure 1.8 Définition des tiers 2 Prestations 2.1 Conseil et aide aux handicapés ou à leurs proches 2.2 Cours Cours pour handicapés et/ou leurs proches Cours destinés à la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat des organisations de l aide privée aux handicapés 2.3 Prestations ayant pour objet de soutenir et promouvoir la réadaptation des personnes handicapées (PROSPREH) 3 Conditions 3.1 Informations de base concernant chaque organisation 3.2 Preuve du besoin Définition des prestations spécifiques fournies jusqu ici Définition des prestations spécifiques élargies Définition des nouvelles prestations spécifiques 3.3 Accord avec d autres organisations 3.4 Enregistrement des prestations Définition de l activité bénévole Conseil et aide Cours

3 3.4.4 Prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation des personnes handicapées (PROSPREH) 3.5 Comptabilité Exigences en matière de comptabilité financière Exigences en matière de comptabilité analytique 3.6 Qualité de l offre de prestations 4 Contrat de prestations 4.1 Types de contrats Contrat de prestations avec une organisation Contrat de prestations avec un groupement (société simple) Contrat-cadre de prestations 4.2 Durée 4.3 Voies de droit 4.4 Rapport de droit 5 Montant de la subvention AI/AVS 5.1 Prestations supplémentaires 6 Procédure 6.1 Présentation de la preuve du besoin pour la période contractuelle 2004 à Negotiations contractuelles 6.3 Annonce de modifications 6.4 Données annuelles du controlling 6.5 Délais 6.6 Versement de la subvention AI/AVS 6.7 Procédure en cas de non-respect du contrat par le mandataire Non-respect des objectifs quantitatifs convenus Non-respect des objectifs qualitatifs convenus 7 Dispositions transitoires 8 Entrée en vigueur

4 9 Annexe 9.1 Définition des informations de base relatives aux organisations (selon le chapitre 3003) 9.2 Explications relatives aux informations de base pour les organisations parties à plus d un contrat de prestations selon l art. 74 LAI 9.3 Tableaux pour l enregistrement des prestations concernant le conseil, l aide et les cours 9.4 Programme d activité/enregistrement des prestations PROSPREH 9.5 Définitions relatives à la comptabilité financière 9.6 Explications relatives à la comptabilité analytique Comptabilité analytique par organisation liée par un contrat de prestations (mandataire et soustraitants) Comptabilité analytique consolidée au niveau du contrat de prestations Considérations générales Exigences minimales en matière de comptabilité analytique (postes de frais/unités d imputation) 9.7 Ordonnance sur les exigences professionnelles posées aux réviseurs spécialement qualifiés 9.8 Conditions de qualité 9.9 Extrait de la Loi sur l AI (LAI) 9.10 Extrait du Règlement sur l AI (RAI)

5 1 Droit aux subventions Pour pouvoir bénéficier de subventions conformément à l art. 74 LAI, une organisation doit remplir toutes les conditions énoncées aux chapitres 1.1 à 1.8 et 3.4 à Définition de l organisation 1001 L organisation (fondation ou association) doit être une institution de droit privé, reconnue d utilité publique, et avoir son siège en Suisse. Le but de l organisation, défini par les statuts, doit être d intérêt public et œuvrer pour le bien de tiers. L organisation ne poursuit pas un but lucratif. Ses ressources doivent être utilisées rationnellement; en particulier, nul ne saurait en tirer un avantage excessif au détriment des intérêts de l organisation. En sa qualité d organisation de l aide privée aux personnes handicapées, elle fournit des prestations énoncées dans la présente circulaire. On différencie l organisation de l aide spécialisé et l organisation d entraide. Définition d «organisation d entraide»: Toutes les conditions énumérées ci-dessous doivent être remplies: L organisation est organisée de manière associative; Les intéressés ou leurs proches sont majoritaires au sein de l organe directeur de l organisation; L entraide apparaît nettement dans la définition des objectifs (statuts, lignes directrices, objectifs stratégiques). L organe directeur de l organisation (comité directeur, conseil de fondation) travaille à titre honorifique, le versement d indemnités dépassant le remboursement des frais effectifs ou une indemnisation adéquate pour l exécution de tâches particulières étant exclu. Dans le souci d être suffisamment représenté et pour être en mesure de remplir en permanence les tâches lui incombant, l organe directeur se compose de 5 personnes au moins, 2 d entre elles au plus pouvant être unies par des liens familiaux (personnes mariées, parentes ou lien par alliance).

6 Dans ce cas, l organe directeur est formé de 7 membres au moins. Le/la président/e (et son remplaçant) et le/la directeur/trice de l organisation (et son remplaçant) ne peuvent pas avoir de liens de parenté, sauf s ils exercent leur activité à titre honorifique. Le/la directeur/trice de l organisation (et son remplaçant) n a pas le droit de vote au sein de l organe directeur. La direction exceptée, au maximum un/une collaborateur/ trice rémunéré/e peut faire partie, avec droit de vote, de l organe directeur. Les comptes annuels de l organisation (bilan et compte de résultats, éventuels comptes annexes) sont vérifiés tous les ans par deux personnes compétentes, habilitées à cet effet et indépendantes de l organe directeur et de la direction de l organisation. L OFAS recommande de confier cette tâche à un organe de révision professionnel. A partir d une subvention AVS/AI de francs, la révision doit impérativement être effectuée conformément à l ordonnance sur les exigences professionnelles posées aux réviseurs spécialement qualifiés (voir annexe 9.7). Le bilan et le compte des résultats doivent être rendus publics sous la forme d un rapport et complétés par un rapport d activité. Un éventuel bénéfice au terme de l exercice comptable ne peut être ni distribué ni détourné de sa destination première; il doit être répercuté sur l exercice suivant pour la réalisation des objectifs fixés. En cas de dissolution de l organisation, les obligations en cours sont honorées et un éventuel actif est remis à une organisation privée reconnue d utilité publique qui poursuit des objectifs identiques ou similaires. 1.2 Définition d «exploitation selon l art. 74 LAI» 1002 On entend par exploitation toutes les activités en lien avec la fourniture de prestations selon l art. 74 LAI et les flux financiers associés.

7 1.3 Définition des prestations et des catégories de prestations 1003 Dans le domaine d application de la présente circulaire, les prestations et les catégories de prestations reconnues ont été subdivisées de la manière suivante: Prestations Conseil et aide aux handicapés ou à leurs proches Cours pour handicapés et/ou leurs proches Catégories de prestations Brefs conseils Conseil social et aide aux handicapés (individuellement ou en groupe) Conseil social et aide aux proches et aux personnes de référence (individuellement ou en groupe) Aide aux handicapés dans des lieux d accueil (en groupe ou, exceptionnellement, de manière individuelle) Conseil en matière de construction aux handicapés Conseil juridique aux handicapés Cours d un jour Cours en bloc Cours annuels et semestriels subdivisés selon les types de cours suivants: Cours de réadaptation Cours de formation continue Cours de loisirs et sport

8 Prestations Cours destinés à la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat des organisations de l aide privée aux handicapés Prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation de personnes handicapées (LUFEB/PROS- PREH/PSPIA) Catégories de prestations Cours d un jour Cours en bloc Cours annuels et semestriels Information et relations publiques Prestations ayant pour objet des thèmes spécifiques Travail de fond/participation à des projets ayant pour objet un thème spécifique Prestations de base pour l encouragement de l entraide/ conseil aux organisations et groupes d entraide ainsi qu aux particuliers 1.4 Définition de la prestation spécifique 1004 Est considérée comme une prestation spécifique, une prestation faisant partie d une certaine catégorie de prestations et destinée à un (des) groupe(s) cible(s) défini(s). 1.5 Définition de l échelon national et de la région linguistique Les partenaires d un contrat de prestations avec l OFAS doivent proposer leurs prestations spécifiques (voir chapitre 2) dans toute la Suisse ou dans une région linguistique Pour un rayon d action à l échelon national, l offre de prestations spécifiques doit satisfaire aux conditions suivantes:

9 Les prestations spécifiques sont fournies durablement et systématiquement dans au moins deux des trois langues officielles (allemand/français/italien). Les prestations spécifiques sont fournies de manière décentralisée dans deux (ou trois) régions linguistiques; c està-dire, en cas de: conseils et renseignements par téléphone: les appels téléphoniques proviennent de plusieurs cantons, sans concentration géographique particulière; consultations: les éventuels centres locaux de consultation sont répartis dans les deux (trois) régions linguistiques concernées. Pendant toute la durée contractuelle, les consultations sont proposées à une clientèle provenant à raison de 80% au moins des cantons des deux (trois) régions linguistiques, sans concentration particulière. Dans des cas dûment justifiés, l OFAS peut autoriser des exceptions; cours: pendant toute la durée contractuelle, les participants proviennent à 80% au moins des cantons des deux (trois) régions linguistiques, sans concentration particulière. Dans des cas dûment justifiés, l OFAS peut autoriser des exceptions; prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation de personnes handicapées (PROSPREH): les prestations offertes doivent présenter un intérêt national. Le matériel d information est distribué dans au moins 80% des cantons des deux (trois) régions linguistiques et est imprimé dans la langue de la région concernée Pour un rayon d action à l échelle d une région linguistique, l offre des prestations spécifiques doit satisfaire aux exigences suivantes: Les prestations spécifiques sont fournies durablement et systématiquement dans toute la région linguistique (Suisse allemande, Suisse romande ou Suisse italienne). Les prestations spécifiques sont fournies sur l ensemble de la région linguistique, sans concentration géographique particulière; c est-à-dire, en cas de:

10 conseils et renseignements par téléphone: les appels téléphoniques proviennent de toute la région linguistique, sans concentration géographique particulière; consultations: les éventuels centres locaux de consultation sont répartis sur toute la région linguistique concernée. Pendant la durée contractuelle, les consultations sont offertes à une clientèle provenant à raison de 80% au moins des cantons de la région linguistique, sans concentration particulière. Dans des cas dûment justifiés, l OFAS peut autoriser des exceptions; cours: pendant toute la durée contractuelle, les participants proviennent à raison de 80% au moins des cantons de la région linguistique concernée, sans concentration particulière. Dans des cas dûment justifiés, l OFAS peut autoriser des exceptions; prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation de personnes handicapées (PROSPREH): les prestations offertes doivent revêtir un intérêt pour la région linguistique. Le matériel d information est distribué dans au moins 80% des cantons de la région linguistique et est imprimé dans la langue de la région concernée. 1.6 Définition de la personne handicapée 1007 La définition de la personne handicapée se base sur l art. 8 de la Loi fédérale sur la partie générale du droit des assurances sociales (LPGA). Dans ce sens, sont reconnues comme personnes handicapées: les bénéficiaires d une prestation de l AI (prestations individuelles de l AI telles que mesures médicales, mesures de réadaptation professionnelle, rentes, allocations pour impotents, moyens auxiliaires, etc.) les personnes ayant une décision de l AI attestant une incapacité de gain d au moins 10% Toute organisation doit être en mesure d apporter la preuve qu elle s occupe de personnes handicapées. L OFAS règle la procédure.

11 1009 Les personnes handicapées qui atteignent l âge ouvrant le droit à la rente de vieillesse de l AVS continuent à être assimilées à des handicapés au sens de la présente circulaire Les personnes dont l invalidité ne se manifeste qu après l ouverture du droit à une rente de vieillesse AVS ne sont pas considérées comme handicapées au sens de la présente circulaire (voir à cet effet la Circulaire sur les subventions aux organisations de l aide privée à la vieillesse, n de commande: f). 1.7 Définition de la large mesure 1011 Un mandataire doit consacrer ses activités entièrement ou dans une large mesure à l aide aux handicapés. Cette orientation doit pouvoir être perçue dans ses statuts, dans ses objectifs stratégiques ainsi que dans les données sur les prestations offertes, recueillies de façon continue et systématique (voir chapitre 3.4). Si un mandataire ne consacre pas la totalité mais seulement la majeure partie de ses activités à l aide aux handicapés, il peut bénéficier de subventions à la condition qu au moins la moitié des heures de travail fournies soit consacrée à des prestations au sens de la présente circulaire en faveur des personnes handicapées ou qu au moins la moitié de sa clientèle soit composée de personnes handicapées. 1.8 Définition des tiers 1012 Les mandataires actifs à l échelle nationale ou dans une région linguistique ne sont pas tenus de fournir seuls toutes les prestations spécifiques convenues par contrat. Ils peuvent faire appel à des tiers (sous-traitants) (voir chapitre 3.3) Les tiers sont en premier lieu des organisations de l aide privée aux handicapés reconnues d utilité publique, qui consacrent leurs activités entièrement ou dans une large mesure

12 aux intérêts des handicapés, à l échelon national, dans une région linguistique, au niveau régional, cantonal ou local D autres institutions reconnues d utilité publique peuvent également être associées, à la condition qu aucune organisation appropriée d aide aux handicapés reconnue d utilité publique ne soit en mesure de fournir des prestations conformes aux besoins. Les justificatifs correspondants doivent être présentés à l OFAS Dans des cas exceptionnels, des organisations non reconnues d utilité publique peuvent aussi intervenir en qualité de tiers. L organisation doit alors préalablement prouver à l OFAS qu il ne lui est pas possible pour des raisons économiques et techniques de fournir elle-même ou avec des organisations tierces reconnues d utilité publique des prestations conformes aux besoins.

13 2 Prestations 2001 Des subventions de l AI/AVS sont accordées pour des prestations adéquates et économiques perçues et fournies en Suisse Ne peuvent pas être prises en compte: l activité des organes d associations/fondations; les assemblées d associations et les assemblées de délégués; les tâches de représentation incombant aux organes d une association; les campagnes de récolte de fonds. 2.1 Conseil et aide aux handicapés ou à leurs proches 2003 Par conseil et aide, on comprend les activités fournies par du personnel spécialement qualifié pour le conseil en faveur de personnes handicapées, de leurs proches et des personnes de référence et centrées sur les problèmes desdites personnes. Sont considérées comme des personnes de référence les personnes qui sont directement en contact avec la personne handicapée, par exemple son partenaire Les catégories de prestations sont définies comme suit: Brefs conseils: contact personnel ou téléphonique unique, par lequel le personnel spécialisé communique des informations ou effectue un tri envers d autres services, jusqu à 1 heure au plus. Conseil social et aide aux handicapés: conseil et aide qualifiés, traitant en premier lieu des problèmes rencontrés par les handicapés, avec tenue d un dossier. On fait une distinction entre conseil individuel et conseil en groupe. Conseil social et aide aux proches et aux personnes de référence: conseil qualifié traitant en premier lieu des problèmes ren-

14 contrés par les proches et les personnes de référence, avec tenue d un dossier. On fait une distinction entre conseil individuel et conseil en groupe. Aide aux handicapés dans des lieux d accueil: aide dans des lieux d accueil, avec horaire d ouverture régulier et défini, dans l optique de favoriser les contacts et les activités en société, en groupe ou, exceptionnellement, de manière individuelle. Conseil en matière de construction: conseil concernant des problèmes personnels de logement et de construction fourni par des spécialistes formés en matière de construction. Conseil juridique: conseil personnel sur des questions de droit, fourni par une personne ayant suivi une formation juridique Ne sont assimilées ni au conseil ni à l aide notamment les activités suivantes: Les prestations ménagères, les soins, les mesures thérapeutiques ou médicales; Les mesures de prévention ou celles destinées à la réhabilitation médicale; Les tâches relevant de l activité d écoles spécialisées, d établissements de réadaptation professionnelle, des offices AI, d ateliers, de homes et de centres de jour; Les tâches en rapport avec la fabrication, la distribution, la remise en état de moyens auxiliaires et avec le conseil technique en la matière; Les travaux manuels et techniques en rapport avec la fabrication d imprimés; L entretien et le nettoyage de machines et d équipements; Les procédures en cas de litiges juridiques; Les révisions comptables; Les tâches administratives en rapport avec les collectes, la récolte de fonds et les campagnes publicitaires.

15 2.2 Cours 2006 Il convient de distinguer entre les offres suivantes (catégories de prestations): Cours en bloc Cours de plusieurs jours, généralement avec logement hors du domicile Cours d un jour cours d une demi-journée ou d une journée entière Cours semestriels et annuels Cours consacrés à des thèmes spécifiques, avec un horaire hebdomadaire fixe ou selon un programme annuel fixe. A l intérieur de chaque catégorie de prestations, on fait la distinction entre les types de cours suivants: réadaptation: cours permettant de recouvrer des aptitudes et des connaissances; formation continue: cours servant à acquérir des capacités et des connaissances supplémentaires; loisirs et sport: cours destinés à entretenir les contacts sociaux, à organiser les loisirs au quotidien et pendant les vacances et à pratiquer des activités sportives. La méthode, la didactique et la forme de réalisation se réfèrent à l objectif, au contenu, aux thèmes et au cercle des participants concernés Le programme des cours et les horaires doivent être définis à l avance Les cours doivent se dérouler en Suisse et être fréquentés par cinq personnes au moins Cours pour handicapés et/ou leurs proches 2009 Sont considérées comme des cours pour les handicapés et leurs proches les manifestations qui servent à améliorer la situation des personnes concernées par rapport au handicap et à surmonter les problèmes étroitement liés à celui-ci.

16 Les cours à l attention des handicapés visent à améliorer la situation spécifique d une personne résultant de son atteinte à la santé, à rendre cette personne apte à défendre ses intérêts et à gérer autant que possible son existence de manière autonome. Les cours à l attention des proches visent à maîtriser les problèmes psychologiques, sociaux et pratiques étroitement liés au handicap. Le contenu et le thème des cours doivent correspondre aux objectifs énoncés ci-dessus L offre de cours est nécessaire du fait qu une fréquentation spontanée de l offre existante n est pas possible ou difficilement exigible. C est le cas lorsque: L objectif et le contenu d un cours nécessitent une orientation spécifique en raison du handicap; La didactique, la méthode et la forme de réalisation doivent être adaptés à un handicap; L offre existante ne peut pas être utilisée en raison d obstacles architectoniques, de problèmes de transport ou de tout autre motif lié au handicap Ne sont pas assimilées à des cours: Les visites d exposition, exhibition et autres (dans la mesure où celles-ci ne font pas partie intégrante d un cours); Les manifestations faisant partie du programme courant d un établissement au sens de l art. 73 LAI (écoles spécialisées, centres de réadaptation, ateliers, homes, centres de jour); L application de mesures de réadaptation de l AI; L application de mesures médicales ou thérapeutiques et les soins dans le cadre d un traitement; Les compétitions par groupe ou individuelles (championnats); Les manifestations religieuses ou culturelles (dans la mesure où celles-ci ne font pas partie intégrante d un cours); Les rencontres prévues par les statuts d une organisation (notamment assemblée générale, assemblée des délégués, séances de comité, de commissions et autres).

17 2.2.2 Cours destinés à la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat des organisations de l aide privée aux handicapés 2012 Sont considérées comme des cours destinés à la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat (y compris les bénévoles et les personnes occupées à titre honorifique) les manifestations qui permettent au personnel des organisations de l aide privée aux handicapés d acquérir les connaissances et les capacités spécifiques dont ils ont besoin en matière de handicap pour l accomplissement de leurs tâches. 2.3 Prestations ayant pour objet de soutenir et promouvoir la réadaptation des personnes handicapées (PROSPREH) 2013 Ces prestations ne s adressent pas exclusivement à une personne handicapée ou à des groupes de handicapés mais aussi à d autres personnes ou groupes. Elles comprennent: Information et relations publiques information auprès des médias et du public médias et publications propres à l organisation, accessibles au public centre d information et de documentation Prestations ayant pour objet des thèmes spécifiques développement, élaboration et diffusion de matériel d information et de supports médiatiques à l attention des handicapés sensoriels ou ayant des difficultés d apprentissage mise en relation avec des services d aide mise en relation avec des services d interprètes Travail de fond/participation à des projets ayant pour objet un thème spécifique Prestations de base pour favoriser l entraide Conseil et aide à des organisations et groupes d entraide et à des personnes individuelles

18 Le mandataire présentera à l OFAS un programme d activité pour la durée du contrat. Ce programme indiquera pour chaque prestation les points suivants: La description qualitative de la prestation; Les données de la planification (quantités et fréquences); L objectif de la prestation et, si possible, le groupe cible; Les différentes mesures; Les mesures de référence utilisées pour contrôler si l objectif est atteint. Les indications fournies seront aussi détaillées que celles utilisées par le mandataire pour son propre controlling interne. L annexe 9.4 contient une énumération des prestations ainsi que des indications concernant l enregistrement des prestations Les frais de toute participation au travail de groupements communaux, cantonaux ou fédéraux nécessaire pour soutenir et promouvoir la réadaptation des personnes handicapées de même que ceux de l exercice d une tâche dans des commissions ou des groupes de travail et de coordination seront imputés à la catégorie de prestations donnant droit à une subvention Les prestations qui n ont pas pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation des handicapés sont énumérées dans l annexe 9.4.

19 3 Conditions 3001 Les conditions formelles suivantes doivent être remplies cumulativement. 3.1 Informations de base concernant chaque organisation 3002 Chaque organisation liée par un contrat de prestations (mandataires et sous-traitants) met à la disposition de l OFAS les informations de base suivantes, celles-ci ne leur étant demandées qu une seule fois: statuts, actes de fondation, but visé, etc. structure de l organisation, organigramme brève description du champ d activité, objectifs stratégiques, schéma directeur L organisation qui modifie l un ou l autre de ces documents est tenue d adresser la nouvelle version à l OFAS Les mandataires présenteront chaque année à l OFAS sur papier, avec les données consolidées du controlling, les informations de base suivantes de chaque organisation partie au contrat de prestations (mandataires et sous-traitants): le rapport annuel (y compris les comptes de l exercice); le rapport de l organe de révision la comptabilité analytique (CA) dûment remplie, selon l annexe 9.6.1; les données de l organisation relatives au dernier exercice bouclé, notamment (pour les définitions voir l annexe 9.1 de la présente circulaire): a) Nombre de collaborateurs (postes à plein temps) x dont nombre de collaborateurs handicapés (postes x à plein temps) b) Volume du travail bénévole (postes à plein temps) (estimation) dont nombre de bénévoles handicapés (postes à plein temps) (estimation) x x

20 c) Volume du travail honorifique (postes à plein temps) (estimation) dont nombre de handicapés assumant une fonction honorifique (postes à plein temps) (estimation) d) Coûts de personnel, charges sociales comprises (v. cellule W7 de la CA) e) Coûts globaux après la répartition des coûts indirects/généraux (v. cellule W16 de la CA) f) Total des produits (v. cellule W23 de la CA) x g) Subventions AI/AVS (art. 74 LAI/art. 101 bis LAVS) (v. cellule W18 de la CA, après déduction du bonus handicapés) h) Bonus handicapés reçu x Ces informations de base doivent être fournies sous l angle de l exploitation visée par l art. 74 LAI, soit pour toutes les prestations régies par cet article, qu elles soient cofinancées ou non par l AI. Les organisations parties à plus d un contrat de prestations selon l art. 74 LAI trouveront une indication concernant la répartition des informations de base dans l annexe 9.2 «Explications relatives aux informations de base» En présentant les rapports de révision, le mandataire signale à l OFAS toute réserve émise à son égard ou à l égard de l un de ses sous-traitants dans l un de ces rapports. x x x x x 3.2 Preuve du besoin 3005 La preuve du besoin doit être apportée pour les prestations spécifiques nouvelles et/ou élargies selon le chapitre 2. Le besoin supplémentaire de prestations spécifiques doit être plausible et démontrable. La preuve du besoin doit être fournie au moyen des formulaires établis par l OFAS et comprend les parties suivantes: données des organisations

21 indications qualitatives concernant les prestations + estimation des coûts/financement indications quantitatives concernant les prestations Définition des prestations spécifiques fournies jusqu ici 3006 Pour déterminer les prestations fournies jusqu ici, on se base sur les prestations contractuelles fournies jusqu ici ainsi que sur les prestations nouvelles/élargies pour la période 2001 à 2003; pour vérifier la plausibilité des données et pour l extrapolation, on tient compte également des indications de la statistique des prestations 2001 et 2002 du mandataire Définition des prestations spécifiques élargies 3007 Les prestations élargies pour la période 2004 à 2006 sont des prestations spécifiques que le mandataire a déjà fournies quant à leur contenu durant la période 2001 à 2003 et pour lesquelles il a reçu une subvention de l AI/AVS; en revanche la quantité ou la qualité de ces prestations élargies est supérieure à celle des prestations convenues pour la période 2001 à 2003, et la preuve peut en être apportée, ce qui amène le mandataire à demander une subvention plus élevée Une demande d élargissement de prestations spécifiques exige une coordination de l élargissement entre toutes les organisations fournissant des prestations spécifiques semblables et la preuve de cette coordination doit être apportée. Il y a lieu également d exploiter les éventuelles ressources libérées par les synergies Définition des nouvelles prestations spécifiques 3009 Une prestation spécifique est réputée nouvelle lorsque la catégorie de prestations et/ou le groupe cible sont nouveaux,

22 que l AI n a pas encore versé de subventions pour la prestation en question et que celle-ci n a pas encore été proposée à l échelle nationale ou dans une région linguistique. 3.3 Accord avec d autres organisations 3010 Les organisations qui fournissent des prestations spécifiques semblables à l échelon national ou dans une région linguistique sont tenues de se concerter et de coordonner leurs offres L accord liant les organisations est fixé par écrit et a force obligatoire. Cette manière de procéder permet de définir concrètement les termes de la collaboration, de tirer profit des synergies et d éviter d éventuels doublons Sont aussi considérées comme des prestations spécifiques semblables celles qui se distinguent uniquement par des caractéristiques non spécifiques au handicap (p. ex. nationalité, religion, âge des personnes handicapées) Le cas échéant, le mandataire est tenu de prouver à l OFAS qu il a fait ce qui était en son pouvoir en vue de concrétiser les accords existants. 3.4 Enregistrement des prestations 3014 Les organisations sont tenues de saisir en permanence et systématiquement les prestations fournies et les bénéficiaires des prestations sur les tableaux statistiques de l OFAS. Le mandataire établit chaque année, à l intention de l OFAS, les tableaux statistiques consolidés des prestations (voir annexe 9.3) de toutes les organisations liées par le contrat de prestations. Les tableaux pour la statistique des prestations peuvent être téléchargés sous

23 3015 La statistique des prestations indiquera toutes les prestations, donc également celles couvertes par un financement externe (par des dons, etc.), pour autant qu elles relèvent de l art. 74 LAI, à l exception de l activité bénévole. Le mandataire est libre d établir une statistique séparée des prestations bénévoles Définition de l activité bénévole 3016 On entend par activité bénévole les prestations fournies selon le chapitre 2 de la présente circulaire si leur rémunération ne va pas au-delà de la couverture des frais de repas, de voyage et de matériel Conseil et aide 3017 Le temps consacré à l activité de conseil est saisi en unités de 30 minutes au maximum. Les prestations plus brèves sont additionnées pour former des unités entières. Les appels téléphoniques, les contacts uniques, principalement la remise d informations, le tri, etc. par un personnel spécialisé, jusqu à concurrence d une heure au maximum sont considérés comme de «brefs conseils». Le type du handicap n est pas enregistré dans le cas d un bref conseil Il y a lieu d enregistrer le temps de travail que les conseillers formés à cet effet consacrent spécifiquement aux clients. Le temps de travail spécifiquement consacré aux clients comprend le contact direct (personnel ou téléphonique), l établissement des faits avec le client et la recherche d informations, la préparation des entretiens, la correspondance, la rédaction de demandes, les contacts avec les personnes de référence, la négociation du partage du travail avec d autres services, la discussion des cas et l évaluation de la prestation de conseil. Les temps de déplacement et les attentes qui n ont pas pu être mises à profit pour effectuer une autre tâche font partie des contacts.

24 3019 Ne sont pas considérées comme du temps de travail spécifiquement consacré aux clients: Les séances d équipe (à l exception de la discussion d un cas), les entretiens avec les supérieurs, la supervision de l équipe, la collaboration au sein de groupes de travail et de commissions, les contacts et la liaison avec d autres organisations, les relations publiques, l administration générale, l aide aux personnes qui suivent une formation initiale, une formation continue ou un perfectionnement, la lecture de revues et d ouvrages spécialisés, la préparation de mémentos; Les absences payées (maladie, vacances, visites chez le médecin et autres affaires personnelles urgentes) ainsi que les pauses durant le travail Pour les prestations de conseil social et d aide aux handicapés ainsi qu aux proches et aux personnes de référence, il faut distinguer entre conseils individuels une seule personne handicapée ou une seule personne de référence et conseils en groupe plusieurs personnes handicapées ou plusieurs personnes de référence. Dans les deux cas, il faut enregistrer la totalité du temps de travail du conseiller Une personne recevant des conseils, avec tenue d un dossier, n est comptée qu une fois par année, même si le dossier a été clôturé puis rouvert durant cette même période Doivent être enregistrées les personnes handicapées qui sollicitent des prestations de conseil et d aide. Les accompagnants ne doivent pas être considérés comme des personnes ayant bénéficié d un conseil Les proches et les personnes de référence ne sont enregistrés que si les conseils se réfèrent spécifiquement aux problèmes et aux besoins que ces personnes rencontrent face au handicap Pour les lieux d accueil il y a lieu d enregistrer le nombre de heures d encadrement et le nombre de visites (présences).

25 3025 Le classement selon le groupe cible, le droit à la subvention et le canton de domicile dans les tableaux de la statistique des prestations se réfèrent toujours à la personne handicapée. Il en va de même lorsque le conseil s adresse aux proches ou aux personnes de référence, c est-à-dire lorsque ce sont surtout les proches ou les personnes de référence qui se trouvent confrontés à des problèmes En cas de handicap multiple, il y a lieu d indiquer le handicap principal et d inscrire les informations voulues sous la rubrique «handicapés multiple» Cours 3027 Les données relatives aux cours doivent toujours être indiquées dans l optique de l organisation qui les propose Pour les cours en bloc et les cours d un jour, l unité de prestation, par jour et par participant, est la journée de cours. Si un cours ne débute que l après-midi ou prend fin à midi, on ne comptera qu une demi-journée Pour les cours semestriels ou annuels, l unité de prestation, par participant et par heure de cours, est l heure de cours. Le nombre d heures de cours est enregistré par unité de 1 heure Il y a lieu d enregistrer le nombre de cours dispensés, le nombre de participants (sans responsables de cours et auxiliaires) et la fréquentation. La fréquentation résulte du rapport entre le nombre de journées ou d heures de cours effectivement suivies et le nombre de journées ou d heures de cours théoriquement proposées. Nombre de participants: Le nombre de participants représente le nombre de personnes qui ont effectivement suivi (un jour au moins) le cours. Nombre effectif de journées/d heures de cours: Somme de toutes les personnes présentes durant les journées/ heures de cours proposées.

26 Nombre potentiel de journées/d heures de cours: Somme de toutes les personnes inscrites pour toutes les journées/heures de cours proposées S agissant des cours destinés aux handicapés et à leurs proches, il y a lieu de distinguer les prestations selon le droit des participants à percevoir des subventions (AVS, AI, pas de droit à des subventions) Les «cours pour les handicapés et leurs proches» donnent lieu à une statistique des clients. Les informations fournies se réfèrent toujours à la personne handicapée. Il en va de même lorsqu un cours est suivi par des proches ou des personnes de référence Pour ce qui est des cours destinés à la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat, le nombre de journées/d heures de participants travaillant dans l aide aux handicapés doit être inscrit dans la colonne «Droit à une subvention, art. 74 LAI/art. 101 bis LAVS», celui des autres participants dans la colonne «Sans droit à une subvention» Prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation des personnes handicapées (PROSPREH) 3034 Le mandataire enregistre les prestations fournies et leur volume et justifie l offre réalisée à la lumière des données prévisionnelles selon la grille en annexe Comptabilité 3035 L OFAS n impose pas un plan comptable uniforme Les exigences minimales suivantes doivent toutefois être remplies en ce qui concerne la comptabilité financière et la comptabilité analytique.

27 3.5.1 Exigences en matière de comptabilité financière 3037 Le principe de comptabilité brute est systématiquement appliqué; les produits et les frais font donc l objet d une comptabilisation séparée et ne sont pas compensés entre eux. En cas de diminution patente des frais, il est possible de s écarter de ce principe (voir annexe 9.5) La comptabilité financière doit être subdivisée conformément à la structure prescrite (voir annexe 9.5) Les activités qui peuvent être comptabilisées comme des exploitations annexes et celles devant faire l objet de comptes séparés seront définies d entente avec l OFAS Exigences en matière de comptabilité analytique 3040 Le compte des coûts doit être présenté à l OFAS et respecter les directives fixées (voir annexe 9.6) Le compte des coûts indique les coûts liés à la fourniture d une prestation. Il ne prend donc pas en considération les frais et les produits externes à l exploitation ou qui relèvent d autres exercices. Ces frais et ces produits doivent être sortis de la comptabilité financière Pour déterminer les coûts par catégorie de prestations, il y a lieu de tenir une comptabilité analytique avec répartition des frais par centre de coûts et par unité d imputation (voir annexe 9.6) Toute organisation liée par un contrat de prestations (mandataire et sous-traitants) tient une comptabilité analytique. Celle-ci est remise à l OFAS avec les autres informations de base (voir chapitre 3.1) par l intermédiaire du mandataire. Les organisations dont l activité se concentre sur un seul poste de frais ou sur quelques postes seulement peuvent exploiter une

28 forme simplifiée du compte des coûts. Les mandataires établissent, à l attention de l OFAS, une comptabilité analytique consolidée de toutes les organisations liées par un contrat de prestations. 3.6 Qualité de l offre de prestations 3044 L organisation est tenue de satisfaire aux conditions de qualité posées par l OFAS (voir annexe 9.8) Le mandataire est responsable du respect des conditions de qualité (respect des délais inclus) en son nom et au nom des tiers participant au contrat de prestations (voir annexe 9.8). A l égard des tiers, il fixe toutefois librement les critères de contrôle. Si un mandataire n est pas en mesure de satisfaire à une condition de qualité, il est tenu de l annoncer sans délai à l OFAS. 4 Contrat de prestations 4001 Les organisations peuvent conclure un contrat de prestations avec l OFAS pour les prestations spécifiques qu elles fournissent à l échelle d une région linguistique ou au plan national. 4.1 Types de contrats Contrat de prestations avec une organisation 4002 Les conditions suivantes doivent être remplies: L organisation consacre son activité entièrement ou principalement aux intérêts des handicapés et fournit la prestation spécifique au plan national ou à l échelle d une région linguistique. Aucune autre organisation ne fournit des prestations spécifiques semblables au niveau national ou dans la même région linguistique. Dans les domaines de l information et

29 des relations publiques, l OFAS peut admettre des exceptions. L organisation fournit la prestation spécifique seule ou en association avec des tiers. Toute collaboration avec des tiers est réglementée par un sous-contrat de prestations. Le cas échéant, l OFAS peut se faire remettre une copie dudit contrat Contrat de prestations avec un groupement (société simple) 4003 Les conditions suivantes doivent être remplies: Les organisations consacrent leur activité entièrement ou principalement aux intérêts des handicapés et fournissent une prestation spécifique semblable pour le même groupe cible au plan national ou à l échelle d une région linguistique. Ensemble, ces organisations forment un groupement (société simple). La collaboration interne, les droits et les obligations réciproques ainsi que le choix de l organisation interlocutrice de l OFAS sont fixés par contrat. Une copie du contrat est remise à l OFAS. Le groupement d organisations soumet son offre de prestations à l OFAS sous forme coordonnée et consolidée. Chaque organisation rattachée au groupement fournit sa prestation spécifique seule ou en collaboration avec des tiers. Ce type de collaboration est réglementé par un souscontrat de prestations. Le cas échéant, l OFAS peut se faire remettre une copie dudit contrat Contrat-cadre de prestations 4004 Les conditions suivantes doivent être remplies: Les organisations fournissent une prestation spécifique semblable pour différents groupes cibles, un groupe cible au moins en recoupant un autre. Les organisations participant au contrat-cadre fournissent leur prestation spécifique à l échelle nationale ou au niveau

30 d une région linguistique et consacrent leurs activités entièrement ou principalement aux intérêts des handicapés. Le contrat-cadre détermine pour toutes les organisations concernées l objectif des prestations spécifiques, la description de ces prestations, les exigences de qualité applicables aux prestations, le controlling ainsi que l organisation interlocutrice de l OFAS. Le contrat-cadre est signé par toutes les organisations participantes et par l OFAS. Chaque organisation conclut avec l OFAS un avenant au contrat-cadre dans lequel sont précisés les bases de l organisation, les groupes cibles et la subvention de l AI. Chaque organisation rattachée au contrat-cadre fournit la prestation spécifique seule ou en collaboration avec des tiers. Un sous-contrat de prestation réglemente cette collaboration. Le cas échéant, l OFAS peut se faire remettre une copie dudit contrat. 4.2 Durée 4005 Le contrat prend force le 1 er janvier La durée d un contrat de prestations est en règle générale de trois ans au maximum Une durée plus courte est envisageable dans des situations exceptionnelles dûment justifiées. C est le cas notamment lorsqu il est établi que la fourniture de prestations spécifiques était imprévisible et qu elle répond à un besoin urgent et important. Il en va de même quand des prestations spécifiques conformes aux besoins et annoncées dans les délais ne peuvent vraisemblablement pas être fournies sur toute la durée du contrat. 4.3 Voies de droit 4008 Si l organisation et l OFAS ne parviennent pas à un accord, l organisation a la possibilité de demander une décision.

31 Celle-ci peut être attaquée par voie de recours auprès de la Commission fédérale de recours en matière de prestations collectives de l assurance-vieillesse et invalidité. 4.4 Rapport de droit 4009 Le contrat de prestations avec l OFAS règle uniquement le rapport de droit entre l OFAS et le mandataire. Lorsque les prestations à fournir sont confiées en partie à des tiers, les droits et les obligations réciproques ainsi que la procédure de conciliation doivent être réglés dans des sous-contrats de prestations. Ces règles relèvent de la seule compétence du mandataire du contrat et des mandataires des sous-contrats. Demeurent réservées les dispositions du chapitre 1.8 de la présente circulaire. 5 Montant de la subvention AI/AVS 5001 La présente circulaire régit exclusivement le montant de la subvention AI/AVS pour les années 2004 à On ne saurait en déduire un droit à une subvention fixe pour les années suivantes Les subventions AI/AVS sont versées aux mandataires, ceux-ci étant chargés de les transmettre à qui de droit conformément aux contrats passés avec d autres organisations La subvention annuelle de l AI/AVS est calculée de la manière suivante: Montant de base pour les prestations fournies jusqu ici (sous réserve de réduction) + majoration au titre du renchérissement + le cas échéant: montant au titre des prestations spécifiques nouvelles/élargies + le cas échéant: montant au titre d une adaptation des salaires réels

32 5004 Montant de base pour les prestations fournies jusqu ici: La subvention destinée à une partie au contrat pour un exercice correspond en règle générale à la subvention AI/AVS versée pour l exercice précédent, à la condition toutefois que le mandataire ait satisfait aux conditions du contrat de prestations et aux exigences selon l art. 108 ter, al. 2, RAI Majoration au titre du renchérissement: Au montant de base s ajoute le renchérissement moyen de l année précédente selon l indice suisse des prix à la consommation de l Office fédéral de la statistique Montant pour les prestations spécifiques élargies/nouvelles: L OFAS dispose d une somme fixe (B) pour financer les prestations spécifiques élargies/nouvelles par rapport à la période 2001 à 2003 (y compris une éventuelle adaptation des salaires réels). Cette somme est exclusivement utilisée pour des prestations qui s adressent de manière univoque à des personnes handicapées selon le chiffre 1007 et qui remplissent au moins un des critères suivants: prestations en faveur de groupes cibles/régions sousapprovisionnés; prestations en faveur de personnes gravement ou très gravement handicapées; prestations ayant un caractère d entraide La somme (B) est utilisée pour les prestations nouvelles/ élargies considérées comme prioritaires par l AI, pour autant que la preuve du besoin soit fournie de manière plausible. Si la somme mise à disposition s avère insuffisante pour couvrir les besoins dans ce domaine, l OFAS sélectionne un certain nombre de prestations à financer Montant pour l augmentation des salaires réels Si l évolution moyenne des salaires réels durant les trois ans précédant l année de négociation est positive, le pourcentage correspondant de la subvention globale de l AI/AVSde la dernière année de la période contractuelle précédente, mais au plus 33,3% du montant (B) visé au chiffre 5006, est réparti entre tous les mandataires pour l augmentation des salaires

33 réels, et cela proportionnellement à la subvention AI/AVS de la dernière année de la période contractuelle précédente Supplément pour l engagement de personnes handicapées: La subvention AI/AVS peut être majorée en raison de l engagement de personnes handicapées. Ce supplément s applique si les salaires des handicapés, consolidés au niveau du contrat de prestations (y compris les charges sociales des salariés et de l employeur), atteint 5% au moins de l ensemble de la masse salariale consolidée imputable (y compris les charges sociales des salariés et de l employeur). Le supplément dépend de la part de handicapés engagés et du nombre de demandes présentées par l ensemble des mandataires. Il ne doit pas dépasser la plus petite des deux valeurs suivantes: 5% de la subvention de base de la dernière année de la période contractuelle précédente ou 5% de la masse salariale consolidée imputable (y compris les charges sociales des salariés et de l employeur). Si les suppléments dus au titre de l engagement de personnes handicapées dépassent la somme disponible, les suppléments individuels sont réduits proportionnellement. Sont considérées comme des collaborateurs handicapés les personnes qui, en raison d une infirmité congénitale, d un accident ou d une maladie, sont notablement désavantagées dans la recherche d un travail ou sérieusement limitées dans leur performance. Le cas échéant, l OFAS peut demander la présentation d un certificat médical. Le supplément pour l engagement de personnes handicapées est versé annuellement. Il est calculé sur la base de la comptabilité des salaires de l année précédant celle de son versement. Le mandataire joindra les documents suivants à sa demande de versement d un supplément: La masse salariale consolidée (y compris les charges sociales des salariés et de l employeur) des handicapés engagés dans le domaine de l art. 74 LAI; La masse salariale consolidée imputable (y compris les charges sociales des salariés et de l employeur) de tous les collaborateurs dans le domaine de l art. 74 LAI;

34 Une copie du décompte AVS avec la caisse de compensation pour tous les handicapés à prendre en compte. Les données intervenant dans ce calcul doivent être remises chaque année avec les données de controlling. 5.1 Prestations supplémentaires 5010 Les prestations supplémentaires sont des prestations spécifiques qui dépassent le cadre des prestations spécifiques convenues par contrat Les prestations supplémentaires ne donnent pas droit à une subvention AI/AVS supérieure à ce qui a été convenu par contrat Si un besoin urgent et important de prestations supplémentaires, impossibles à prévoir au moment de la conclusion du contrat, apparaît, l OFAS peut, exceptionnellement, donner suite à la requête d une organisation en vue d obtenir une renégociation des dispositions contractuelles Si les parties ne parviennent pas à un accord, l OFAS rend une décision, celle-ci pouvant faire l objet d un recours (voir chapitre 4.3). 6 Procédure 6.1 Présentation de la preuve du besoin pour la période contractuelle 2004 à La preuve du besoin concernant les prestations nouvelles et/ou élargies pour les années 2004 à 2006 doit être transmise à l OFAS au plus tard le 30 avril 2003, le cachet de la poste faisant foi La preuve du besoin parvenant à l OFAS après le 30 avril 2003 (cachet de la poste) ne donnera plus droit à une subvention pour les prestations nouvelles et/ou élargies.