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1 1 But et responsabilités Ce chapitre décrit les règles qui s appliquent lors de la préparation des demandes budgétaires et du suivi des budgets : a) des projets de réaménagement et de rénovation; b) des dépenses de mobilier et équipement; c) des projets de développement des systèmes d information; d) des projets de construction et de réaménagement majeurs. Le Comité exécutif a pour mandat de : recommander l adoption du budget d investissement au Conseil d administration; d apporter au budget les modifications nécessaires dans les cas où la subvention gouvernementale serait inférieure à celle prévue; gérer le Fonds pour éventualités; approuver la réalisation d un projet non prévu au budget, à même les réserves Réaménagement et rénovation et Mobilier et équipements si le budget nécessaire est supérieur à $ et $ respectivement; autoriser l imputation des excédents de coûts à la réserve du Service des immeubles supérieurs à $ en réaménagement et rénovation; établir les modalités de report des soldes en fin d année financière. Le vice-recteur exécutif a pour mandat de : gérer la réserve pour le développement et la performance. La vice-rectrice à l administration et aux finances a pour mandat de : approuver la réalisation d un projet non prévu au budget, à même les réserves Réaménagement et rénovation et Mobilier et équipements du Comité exécutif si le budget nécessaire est inférieur à $ et $ respectivement. Au-delà de ces sommes, l approbation du Comité exécutif est requise. faire rapport périodiquement au Comité exécutif des crédits accordés; autoriser l imputation des excédents de coûts à la réserve du Service des immeubles supérieurs à $, mais inférieurs à $ en réaménagement et rénovation. Le Service des immeubles a pour mandat de : gérer les projets de réaménagement et de rénovation (amélioration et transformation) approuvés; analyser toute demande de réaménagement ou de rénovation, soit rencontrer si nécessaire les demandeurs afin de connaître les besoins, vérifier la conformité et la faisabilité de chaque demande aux normes d'utilisation, au plan d'aménagement des locaux et aux besoins de l'unité et de l'université dans son ensemble et faire les estimations de coûts; inscrire les montants appropriés aux projets de réaménagement et de rénovation demandés au budget d'investissement; autoriser l imputation des excédents de coûts à la réserve du Service des immeubles inférieurs à $ en réaménagement et rénovation. Le Service des finances a pour mandat de : préparer le budget d investissement en collaboration avec la vice-rectrice à l administration et aux finances et le Service des immeubles; assurer le respect des normes dans le suivi budgétaire; conseiller les usagers; 30

2 présenter les réclamations de dépenses au ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche conformément aux directives reçues. Le sous-comité du budget de réaménagement et de rénovation a pour mandat de : analyser les projets selon une liste de critères établis; prioriser les projets à réaliser en fonction des budgets disponibles. 2 Réaménagement et rénovation 2.1 Application Les règles suivantes s'appliquent à tout projet de réaménagement et de rénovation qui est couvert par le budget d'investissement pour tout espace appartenant à l'université Laval ou étant utilisé par elle. 2.2 Définition Cette catégorie comprend les dépenses destinées à l ensemble des activités ponctuelles qui ont pour objectif de rétablir, de conserver ou d augmenter la valeur d usage existante des bâtiments en propriété, des terrains et des infrastructures. 2.3 Règles budgétaires Le budget accordé au volet Réaménagement et rénovation vise toutes dépenses faites pour rénover un immeuble ou pour le réaménager en vue d améliorer le fonctionnement des unités qui l occupent. La gestion et le contrôle budgétaire des projets de réaménagement et de rénovation sont confiés au Service des immeubles. Les sommes prévues au budget d'investissement ne peuvent être allouées qu'à la réalisation des projets inscrits au budget. Toute substitution de ces projets doit être approuvée par le Comité exécutif. Ces sommes doivent inclure toutes les taxes applicables, douanes, taux de change ainsi que les frais ou honoraires liés à la livraison, à l installation et à la mise en service. Le solde budgétaire au terme de la réalisation d'un projet est viré dans une réserve du Service des immeubles et/ou la réserve du Comité exécutif Réaménagement et rénovation selon l ampleur du montant. Le budget prévu pour un projet non réalisé est retourné à la réserve Réaménagement et rénovation du Comité exécutif. L excédent des coûts par rapport à ceux prévus pour la réalisation d un projet est autorisé et financé par la réserve prévue du Service des immeubles, si la réserve a la capacité de l absorber, sinon il sera financé à même la réserve du Comité exécutif Réaménagement et rénovation et est autorisé : par le directeur du Service des immeubles et/ou par un des directeurs adjoints du Service des immeubles, si le virement requis est inférieur à $; par la vice-rectrice à l administration et aux finances, si le virement requis est inférieur à $; par le Comité exécutif si le virement requis est de $ ou plus. La réalisation d'un projet non prévu au budget, à même la réserve Réaménagement et rénovation, est autorisée par la vice-rectrice à l'administration et aux finances, si le budget est inférieur à $. Au-delà de cette somme, l'approbation du Comité exécutif est requise. Les soldes non utilisés sont reportés en fin d exercice. Les gestionnaires des facultés et des services peuvent affecter à la réalisation de projets de réaménagement et de rénovation une somme ne dépassant pas 10 % du budget de base de mobilier et équipement. Les virements budgétaires entre les différentes enveloppes du budget d investissement sont interdits. 31

3 2.4 Déroulement Toute demande de projet de réaménagement et de rénovation doit être préparée par les unités administratives lors de l élaboration du budget et doit être soumise au Service des finances. Le formulaire à utiliser est la Fiche de demande Infrastructures immobilières qui est disponible sur le site du Service des immeubles : L analyse des dossiers est effectuée par le Service des immeubles. Le sous-comité du budget de réaménagement et rénovation priorisera les dossiers qui seront acceptés. Le Service des immeubles peut, à l'occasion s'il le juge nécessaire, après la date limite, faire l'étude des nouveaux projets et des demandes de modification aux projets déjà approuvés. En cours d année, toute nouvelle demande de projet de réaménagement et de rénovation devra être adressée au Service des immeubles. Pour les projets de réaménagement et de rénovation qui sont financés par d autres sources que le budget d investissement enveloppe Réaménagement et rénovation, on doit procéder par écriture de journal ou de virement de budget selon la provenance du financement. Si le financement provient du fonds de fonctionnement (Fonds 1) : Fournir l'information financière (source de fonds) au Service des immeubles qui se chargera de la transmettre au Service des finances. Par la suite, le Service des finances procèdera par écriture de journal en débitant le compte Réaménagement/rénovation pour le fonds 1 et en créditant le R09041 Revenus internes RR Fonctionnement ou R09044 Revenus internes RR Autofinancement du projet de réaménagement et rénovation correspondant. Si le financement provient du fonds avec restriction (Fonds 2) : Fournir l'information financière (source de fonds) au Service des immeubles qui se chargera de la transmettre au Service des finances. Par la suite, le Service des finances procédera par écriture de journal en débitant le compte Réaménagement/rénovation pour le fonds 2 et en créditant le R09042 Revenus internes RR Fonds avec restrictions FCI ou R09043 Revenus internes RR Fonds avec restrictions Autres du projet de réaménagement et rénovation correspondant. Si le financement provient du fonds d investissement (Fonds 3) : Une demande doit être faite auprès de la directrice adjointe au budget qui requerra l'approbation de la vice-rectrice à l'administration et aux finances. Dans l'affirmative, le Service des finances procédera par virement de budget. Le Service des finances diminuera l'enveloppe de mobilier et équipements de l'unité et versera un budget équivalent dans le projet de réaménagement et rénovation correspondant. Dans tous les cas, le financement doit être autorisé par le Service des finances avant sa réalisation. À la fin du projet, les soldes inutilisés sont retournés à la source originale de financement. Cependant, si la source originale de financement est le budget de fonctionnement, le solde sera retourné uniquement s il apparaît dans la même année financière que la contribution sinon le solde sera perdu comme c est le cas pour le nonreport du budget de fonctionnement. 32

4 3 Mobilier et équipements (Budgets spéciaux) 3.1 Application Les règles suivantes s'appliquent à toute demande budgétaire pour du mobilier et de l équipement scientifique, informatique ou autre dans le cadre du budget annuel d'investissement. 3.2 Définition Cette catégorie comprend les biens meubles qui sont destinés à l usage et à l aménagement des locaux et qui ne sont pas intégrés à un bâtiment, le matériel roulant et l équipement (matériel audiovisuel, outils et appareils divers). 3.3 Règles budgétaires Le budget accordé au volet mobilier et équipements vise l achat de mobilier et l achat d appareils, d outillage et d équipement. Le vice-recteur exécutif gère la réserve pour développement et performance. Les réserves confiées à la gestion du Comité exécutif sont ajustées à la hausse si la subvention gouvernementale dépasse celle prévue. Le Comité exécutif peut établir, à même ces réserves, une ou plusieurs enveloppes et en confier la gestion à un administrateur. La réalisation d un projet non prévu au budget à même la réserve Mobilier et équipements du Comité exécutif est autorisée par la vice-rectrice à l administration et aux finances si le budget nécessaire est inférieur à $ Au-delà de cette somme, l approbation du Comité exécutif est requise. La vice-rectrice à l administration et aux finances fait périodiquement rapport au Comité exécutif des crédits accordés. Les gestionnaires des facultés et des services peuvent affecter à la réalisation de projets de réaménagement et rénovation une somme ne dépassant pas 10 % du budget de base de mobilier et d équipements. Les budgets spéciaux du volet «Mobilier et équipements» sont confiés à la gestion des unités concernées et sont soumis aux dispositions suivantes : les sommes prévues ne peuvent être allouées qu à la réalisation des projets inscrits au budget. Ces sommes doivent inclure toutes les taxes applicables, douanes, taux de change ainsi que les frais ou honoraires liés à la livraison, à l installation et à la mise en service. le solde budgétaire au terme de la réalisation d un projet n est pas reporté; l excédent des coûts par rapport à ceux prévus pour la réalisation d un projet peut être autorisé par la vice-rectrice à l administration et aux finances s il est inférieur à 10 % du coût jusqu à un maximum de $ ou par le Comité exécutif s il est supérieur à ces critères. Si l excédent des coûts n est pas couvert en entier par ces instances, il devra être financé par le budget de l unité concernée. Ces budgets spéciaux sont inscrits au budget de fonctionnement. Les soldes des budgets réguliers sont reportés en fin d exercice. Le report des soldes des projets spéciaux est établi par le Comité exécutif. 3.4 Déroulement Toute demande de mobilier et d équipements doit être préparée par les unités administratives lors de l élaboration du budget et doit être soumise au Service des finances. Le formulaire à utiliser est la Fiche de demande Mobilier et équipements qui devra être transmise avant une date déterminée chaque année. L analyse des dossiers est effectuée par le sous-comité du budget de mobilier et équipements. 33

5 4 Développement des systèmes d information 4.1 Application Les règles suivantes s appliquent aux dépenses relatives au développement des systèmes d information dans le cadre du budget annuel d investissement. 4.2 Définition Cette catégorie comprend les coûts liés à la mise au point et à l amélioration des logiciels et de l équipement informatique nécessaire au soutien des activités. 4.3 Règles budgétaires Le budget accordé au volet développement des systèmes d information assure le financement des améliorations aux systèmes administratifs centraux, soit principalement : gestion des études, gestion financière et gestion des ressources humaines. La gestion et le contrôle budgétaire des projets de développement des systèmes d information sont confiés au Vice-rectorat exécutif et au développement. Les sommes prévues au budget pour des besoins spécifiques doivent être utilisées à cette fin. Ces sommes doivent inclure toutes les taxes applicables, douanes, taux de change ainsi que les frais ou honoraires liés à la livraison, à l installation et à la mise en service Les virements budgétaires entre les différentes enveloppes du budget d investissement sont interdits. 4.4 Déroulement Toute demande relative au développement des systèmes d information doit être préparée par les unités administratives et doit être soumise au Vice-rectorat exécutif et au développement. 5 Projet de construction et de réaménagement majeur 5.1 Application Les règles suivantes s appliquent à toute demande budgétaire pour des projets de construction ou de réaménagement majeur. 5.2 Définition Cette catégorie comprend toutes les nouvelles constructions ou la rénovation d un édifice ou d une partie importante d un édifice. Par rénovation et réaménagement majeurs, on entend tous travaux permanents changeant de façon majeure, la vocation originale de l édifice ou d une partie importante de l édifice et qui ainsi constituent une alternative à une construction ou à un agrandissement. 5.3 Règles budgétaires La gestion et le contrôle budgétaire des projets de construction sont confiés au Vice-rectorat à l administration et aux finances et/ou au Service des immeubles. Les sommes prévues au budget d un projet doivent être utilisées à cette fin. Tout dépassement majeur des coûts au programme de construction, rénovation et réaménagement doit préalablement être approuvé par le Comité exécutif. Les sommes prévues au budget d un projet proviennent fréquemment de multiples sources de fonds telles que les gouvernements provincial (MEESR, MRST) et fédéral (FCI), entreprises privées, organismes subventionnaires, fonds institutionnels de l Université, Fondation de l Université. 34

6 5.4 Procédure et juridiction des activités Rôle du Vice-rectorat à l administration et aux finances Direction des affaires immobilières et administratives La réalisation des projets majeurs d investissement sur le campus de l Université Laval est sous la juridiction de la vice-rectrice à l administration et aux finances, dont le mandat est de : préparer et actualiser le plan d ensemble du campus; diriger, en collaboration avec le Service des immeubles et les services de l enseignement et de l administration concernés, la définition des besoins fonctionnels et techniques des usagers; coordonner l engagement des professionnels externes; coordonner et diriger la préparation des plans et devis; planifier, coordonner et diriger les travaux de construction incluant la réalisation d œuvres d art; assurer la conciliation budgétaire périodique entre les données comptables du projet tenues par la vice-rectrice à l administration et aux finances et les données comptables institutionnelles; produire tous les documents ou éléments requis pour obtenir les approbations du ministère de l Éducation, du Conseil d administration et du Comité exécutif de l Université quant à la programmation, aux esquisses, aux plans et devis, aux choix techniques, au contenu des phases de la construction et tout changement majeur concernant le contenu de la programmation des budgets et des échéanciers; proposer au Conseil d administration et au Comité exécutif des plans d action et des modes de financement pour la réalisation de projets non financés par le ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche; négocier et conclure des ententes avec les organismes externes (services publics, ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche, Ville de Québec, ministère de la Culture et des Communications, organismes subventionnaires, etc.); assurer la liaison avec les autres services de l Université (Service des immeubles, Vicerectorat à la recherche, Bureau du secrétaire général, Service des communications et autres services d enseignement et d administration, etc.). L adjoint à la vice-rectrice à l administration et aux finances (directeur des affaires immobilières et administratives) doit répondre de la bonne exécution des projets auprès de la vice-rectrice Rôle du ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche approuver de façon générale les principaux paramètres du projet en ce qui regarde la programmation, les budgets, les échéanciers et le financement concernant ledit ministère Rôle du Conseil d administration approuver les projets d intérêt majeur pour le développement de l Université incluant la programmation, les budgets, les échéanciers et le financement Rôle du Comité exécutif assurer le suivi et le contrôle des projets majeurs en référence aux paramètres sanctionnés par le Conseil d administration (programmation, budgets, échéanciers et financement); approuver la programmation finale, les esquisses architecturales, les plans et devis préliminaires et définitifs; entériner tout changement majeur quant au contenu de la programmation déjà approuvée aux budgets, aux échéanciers et à la structure de financement; octroyer les contrats aux professionnels externes et aux entrepreneurs. 35

7 5.4.5 Comité de construction assurer le suivi de la réalisation des projets (programmation, budgets, échéanciers) d une part et, d autre part, faire des recommandations au Comité exécutif conformément au mandat reçu. L adjoint de la vice-rectrice à l administration et aux finances assure la présidence du comité Comité spécial du budget d investissement réaménagement et rénovation référer certains projets au Comité exécutif et au Conseil d administration qui seront préalablement discutés et traités au Comité spécial du budget d investissement réaménagement et rénovation. Ledit comité est formé de la vice-rectrice à l administration et aux finances, de son adjoint à la Direction des affaires immobilières et administratives, du directeur du Service des immeubles et du chef de la division des aménagements et des locaux du Service des immeubles Comité consultatif architectural fournir des avis et des conseils se rapportant à l aménagement harmonieux et fonctionnel du campus couvrant ainsi les domaines de l urbanisme, de l architecture, de l architecture paysagiste, du génie et des arts visuels. Lesdits avis et conseils s effectuent sous forme de recommandations à la vice-rectrice à l administration et aux finances et le Comité est sous la présidence de l adjoint à la vice-rectrice à l administration et aux finances à la Direction des affaires immobilières et administratives Rôle du Service des immeubles compte tenu des interrelations très étroites entre la Direction des affaires immobilières et administratives, le Vice-rectorat à l administration et aux finances et le Service des immeubles, des rencontres de coordination fréquentes sont planifiées. Les intervenants qui y participent sont généralement le directeur du Service des immeubles, le chef de la division des aménagements et des locaux et le chargé de projet interne dudit service Rôle du Service des finances procéder aux déclarations de dépenses auprès du ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche et assurer les entrées de fonds en provenance des subventions gouvernementales et autres, s il y a lieu; agir comme conseiller auprès du Vice-rectorat à l administration et aux finances pour toute question touchant la gestion comptable, la gestion financière, le contrôle budgétaire et les analyses financières Rôle du secrétaire général affaires juridiques veiller à la protection des intérêts de l Université dans tout contrat ou dossier relatif à la construction (conformité d appel d offres, soumissions, contrats de construction, contrats d assurance, cautionnement, contrats de services professionnels); fournir des avis à l adjoint de la vice-rectrice à l administration et aux finances, au Conseil d administration et au Conseil exécutif de l Université sur toute matière de nature juridique, litigieuse ou non litigieuse, et défendre les intérêts de l institution, s il y a lieu; valider tout document ayant des incidences de nature légale; préparer ou viser tous les documents notariés et les ententes légales d utilisation des sols Rôle du Vice-rectorat à la recherche et à la création coordonner le suivi auprès des organismes subventionnaires en ce qui a trait aux modalités de financement des projets majeurs concernant la recherche; participer à la planification desdits projets. 36

8 Rôle de la Direction des technologies de l information agir à titre d expert en télécommunications et assurer l interrelation entre la planification des travaux et les orientations institutionnelles en matière de télécommunications Autres services spécialisés 6 Disposition et ventes de biens 6.1 Application d autres représentants institutionnels pourront fournir au Vice-rectorat à l administration et aux finances des avis en ce qui a trait aux stationnements, services alimentaires, salles d enseignement spécialisées, locaux de recherche, études de faisabilité financière et de marché. Les règles qui suivent s appliquent à toute disposition et vente de biens tant à l intérieur qu à l extérieur de l Université. 6.2 Modalités particulières liées à la disposition d un bien déclaré excédentaire Lorsqu un bien n est plus jugé utile par une unité, cette dernière doit le déclarer au Service des immeubles qui selon le cas peut décider : de l offrir aux autres unités de l Université; d en disposer à l extérieur si aucune unité de l Université n a manifesté d intérêt pour ce bien et s il ne répond à aucun besoin prévisible à moyen terme; de le mettre au rebut s il est sans valeur résiduelle pour l Université ou si la valeur de revente est inférieure aux frais qu entraînerait sa mise en vente. Pour de plus amples informations sur la gestion des biens excédentaires, consulter le site internet du Service des immeubles: La valeur résiduelle du bien est fixée par le Service des immeubles en collaboration avec le Service des finances et ne peut excéder la valeur marchande qui pourrait être obtenue par sa vente à l'extérieur de l'université. Le montant ainsi fixé est porté au crédit du budget d'investissement de l'unité qui a déclaré le bien excédentaire et au débit du budget d'investissement de l'unité qui en fait l'acquisition. Le Service des immeubles est responsable de trouver la meilleure façon d écouler le bien à l extérieur de l Université. Le produit de la vente sera encaissé par l Université au Service des finances. L unité administrative qui dispose du bien devra fournir au Service des finances certaines informations relatives à l acquisition du bien dont elle désire se départir, soit l année d acquisition et le prix d achat. Une somme équivalente au produit de la vente sera versée au budget d investissement, volet mobilier et équipement, de l unité administrative qui a disposé du bien, déduction faite des frais relatifs à la vente du bien. Lorsque la valeur résiduelle d un bien est nulle, l unité doit communiquer avec le Service des immeubles afin que celui-ci en assure la collecte et la mise aux rebuts de façon responsable et sécuritaire Lors du départ à la retraite ou de la démission d un professeur, d un chargé de cours ou d un responsable de formation pratique, celui-ci a la possibilité de racheter l ordinateur, l écran, l imprimante et le scanneur qu il a acquis à l aide de son fonds de soutien. Cependant, pour qu il puisse en faire l acquisition, les biens en question devront avoir été achetés au moins six (6) mois avant le départ à la retraite ou la démission. 37

9 Le Service des finances est responsable du calcul de la juste valeur marchande des biens disposés. Cette juste valeur sera déterminée de la façon suivante : Coût total de l achat ou des achats (incluant la portion des taxes non remboursables) dépréciés à un taux linéaire de 2,78 % par mois, soit l équivalent de 33,33 % par année, afin de tenir compte de la désuétude technologique. Le professeur, le chargé de cours ou le responsable de formation pratique devra, par l entremise du responsable administratif de son unité, faire part de sa volonté d acquérir le ou les biens en question. Le responsable administratif verra à transmettre au Service des finances, à l attention de M me Josée Martin, les informations nécessaires à la détermination de ladite juste valeur marchande, soit : l identification du ou des biens la date d acquisition du ou des biens le numéro des pièces justificatives correspondantes. Par la suite, le Service des finances informera le responsable administratif de l unité des combinaisons comptables à utiliser et du montant de la vente afin que ce dernier puisse procéder à l émission de la facture. Il est à noter que cette vente sera complètement exempte de taxes. Le paiement de la facture devra être fait par chèque accompagné du formulaire de transmission de dépôt avant la prise de possession du ou des biens. Le produit de la vente deviendra alors la propriété de l unité de rattachement de la personne qui quitte. 38

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