Directives d'utilisation PERSUISSESE

Transcription

1 SE Accès à PERSUISSE 2 PERSUISSE - Page d'accueil 2 Accéder au système 2 Oublié le mot de passe 3 Modifier le mot de passe 3 Ordres de la barre de menus 3 Le menu Données salariales 4 Afficher des données salariales 4 Traiter des données salariales 4 Exporter des données salariales 5 Le menu Personnel 5 Afficher des données personnelles 5 Saisir des données personnelles 6 Editer et effacer des données personnelles 6 Le menu Documents 6 Afficher des documents 7 Chercher des documents 7 Publier des documents 8 Effacer des documents 8 Le menu Liens 8 Afficher des liens 9 Saisir un nouveau lien 9 Editer des liens 9 Effacer des liens 10 Le menu Mailings 10 Envoi de messages 11 Attacher des documents au message 11 Le menu Administration 11 Quitter PERSUISSE 12 Troubleshooting 12

2 1. Accès à PERSUISSE démarrer Internetexplorer saisir comme adresse URL appuyer sur <Enter> 1.1. PERSUISSE Page d'accueil La page d'accueil de PERSUISSE est publiquement accessible. choisir sa langue (allemand / français) 1.2. Accéder au système cliquer sur bouton <Login/Logout> entrer comme nom d'utilisateur l'adresse personnelle saisir le mot de passe cliquer sur bouton <Login> La demande de connexion correcte est confirmée par le système (voir point 1.5).

3 1.2. Oublié mot de passe cliquer sur hyperlien Oublié mot de passe Une nouvelle fenêtre s'ouvre saisir l'adresse personnelle cliquer sur bouton <envoi mot de passe> Le mot de passe vous est transmis par standard Modifier le mot de passe accéder au système (selon point 1.2) sur hyperlien cliquer Modifier mot de passe saisir le nouveau mot de passe et confirmer cliquer sur bouton <Modifier mot de passe> 1.5. Ordres de la barre de menus Si la demande de connexion s'est déroulée avec succès, le Desktop personnel s'affiche. Les ordres disponibles de la barre de menus apparaissent spontanément en bordure supérieure de la fenêtre, c'est à dire; Desktop Données salariales Personnel Documents Liens Messages Administration

4 2. Le menu Données salariales Choisir menu Données salariales Possibilité de faire afficher toutes les données salariales saisies sur les Institutions membres cliquer sur hyperlien Afficher toutes les données salariales ou saisir respectivement éditer les données salariales des institutions propres cliquer sur hyperlien Editer propres données salariales ou exporter des données salariales pour d'autres usages (statistiques etc.) cliquer sur Exporter données salariales 2.1. Afficher des données salariales cliquer sur hyperlien Afficher toutes les données salariales (voir point 2) choix sur le statut des données qui doit être affiché. Toutes les données salariales saisies sur toutes les institutions membres sont affichées. Les divers statuts apparaissent en différents grisés Traiter des données salariales cliquer sur hyperlien Editer propres données salariales (voir point 2) choisir le statut souhaité cliquer sur bouton <Edit> correspondant remplir les données salariales (selon directives) effacer les données traitées (Cancel) ou sauvegarder (Update)

5 2.3. Exporter les données salariales cliquer sur hyperlien Exporter données salariales (voir point 2) cliquer sur bouton <Go> Toutes les données de l'année sélectionnée sont ainsi exportées sur format CSV. confirmer sur votre clavier PC par la touche F12 (ou <Fichier> <sauvegarder sous...>) Ainsi le fichier exporté peut être sauvegardé sur le système personnel. Lors de la sauvegarde choisir le type de dossier XLS. 3. Le menu Personnel Choisir menu Personnel Possibilité de se laisser afficher comme utilisateur avec droit d'accès. cliquer sur hyperlien Afficher ttes les personnes ou de saisir d'autres utilisateurs (au maximum 2 personnes par Institution) cliquer sur hyperlien Saisir d'autres personnes ou d'éditer/effacer des personnes enregistrées cliquer sur hyperlien Éditer/effacer des personnes 3.1. Afficher des données personnelles cliquer sur hyperlien Afficher ttes les personnes (voir point 3) Tous les utilisateurs du système de toutes les institutions membres sont affichés, ainsi que leur fonction dans PERSUISSE (administrateur, membre de la conférence, aucune fonction spécifique). Avec un clique de souris sur l'adresse correspondante un message peut être adressé à la personne choisie.

6 3.2. Saisir des données personnelles cliquer sur hyperlien Saisir d'autres personnes (voir point 3) remplir formulaire sauvegarder les données avec bouton <Insert> Des utilisateurs du système peuvent saisir de nouveaux utilisateurs de leur propre Institution. Au maximum 2 personnes par Institution peuvent être saisies dans le système Éditer/effacer des données personnelles cliquer sur hyperlien Éditer/effacer données personnelles (voir point 3) éditer/effacer la personne choisie Attention: Lors de l'élimination d'une personne ne survient aucune interrogation de sécurité, c'est-à-dire qu'après activation du bouton <Delete> toutes les données sont irrémédiablement effacées de la base de données. 4. Le menu Documents Choisir menu Documents Possibilité de se faire afficher tous les documents disponibles par catégorie cliquer sur hyperlien Afficher tous les documents ou recherche ciblée par documents cliquer sur hyperlien Recherche documents ou intégrer nouveaux documents dans PERSUISSE cliquer sur hyperlien Télécharger document ou éliminer de propres documents du système cliquer sur hyperlien Effacer documents

7 4.1. Afficher des documents cliquer sur hyperlien Afficher tous les documents (voir point 4) limitation du choix par la sélection de la catégorie souhaitée Les documents de la catégorie choisie sont listés. clique de souris sur titres en colonne Les documents seront triés selon les critères figurant dans cette colonne. affichage des pages suivantes de la liste choisir le document et ouvrir (clique de souris sur un document de la première colonne) 4.2. Chercher des documents cliquer sur hyperlien Chercher documents (voir point 4) introduire critère/s de recherche cliquer sur bouton <recherche> Attention: La recherche s'effectue, selon les critères de recherches, sur le contenu global des documents. Plusieurs critères de recherche peuvent être introduits. Tous les mots: De cette façon, seuls les documents contenant tous les critères de recherche introduits seront affichés. N'importe quels mots: De cette façon, tous les documents seront affichés dans lesquels au moins un des critères de recherche y figure.

8 4.3. Publier des documents choisir la catégorie de documents introduire la désignation du document cliquer sur bouton Rechercher choisir le fichier désiré et le prendre en charge à l'aide d'un double clique de souris cliquer sur hyperlien Télécharger document Catégorie de documents: Il est important que le document soit attribué à la bonne catégorie (voir convention séparée). Désignation des documents: La désignation des documents n'est pas identique au nom du fichier. Elle doit fournir à l'utilisateur une indication claire sur le contenu du document Effacer des documents cliquer sur hyperlien Effacer documents (voir point 4) cliquer sur le bouton <Delete> correspondant pour effacer le fichier désiré Attention: Lors de l'élimination d'un fichier ne survient aucune interrogation de sécurité, c'est-à-dire qu'après activation du bouton <Delete> toutes les données sont irrémédiablement effacées de la base de données. Uniquement des fichiers de la propre institution peuvent être effacés. 5. Le menu Liens Choisir le menu Liens Possibilité de se faire afficher tous les liens disponibles cliquer sur hyperlien Afficher tous les Liens ou de saisir de nouveaux liens cliquer sur hyperlien Saisir nouveaux Liens ou d'éditer/effacer des liens existants cliquer sur hyperlien Editer/effacer Liens

9 5.1. Afficher les liens cliquer sur hyperlien Afficher tous les liens (voir point 5) limitation du choix par sélection de la catégorie souhaitée Les documents de la catégorie souhaitée sont listés. Choisir et ouvrir document (clique de souris) La liste des documents peut comporter plusieurs pages. Choisir la page correspondante au moyen d'un clique de souris Saisir un nouveau lien cliquer sur hyperlien Saisir nouveau lien (voir point 5) description en termes prégnants du contenu du lien introduire l'url ( ) attribuer à la catégorie de lien correspondante cliquer sur bouton <Insert> 5.3. Editer des liens cliquer sur hyperlien Editer/effacer liens (voir point 5) cliquer sur bouton <Edit> pour le contenu à modifier procéder aux modifications souhaitées cliquer sur bouton <Update> et archiver lien Avant l'archivage le traitement en cours peut être désactivé au moyen du bouton <Cancel>.

10 5.4. Effacer des liens cliquer sur hyperlien Editer/effacer liens (voir point 5) cliquer sur le bouton correspondant <Delete> afin d'effacer le lien prévu Attention: Lors de l'élimination d'un lien ne survient aucune interrogation de sécurité, c'est-à-dire qu'après activation du bouton <Delete> le lien est irrémédiablement effacé de la base de données. 6. Le menu Mailings Choisir le menu Mailings Les destinataires peuvent être saisis selon les critères suivants dans le carnet d'adresses: cliquer sur bouton <Ajouter les membres> (tous les membres de la conférence) ou ou ou cliquer sur bouton <Ajouter cantons membres> (membres de la conférence de tous les cantons) cliquer sur bouton <Ajouter villes membres> (membres de la conférence de toutes les villes) ajouter adresses spécifiques avec Add En complément d'un texte de message standard, au maximum 3 annexes peuvent encore être attachées à un cliquer sur bouton <Rechercher> choisir le fichier désiré et le récupérer à l'aide d'un double-clique de souris Remarque Les destinataires obtiennent le message dans leur Boîte standard (Outlook etc.)

11 6.1. Envoi de messages choisir menu Mailings ajouter destinataires compléter la rubrique <Objet> saisir le texte du message éventuellement attacher des documents cliquer sur bouton <Envoyer> 6.2. Attacher documents au message choisir menu Mailings cliquer sur bouton <Rechercher> choisir le fichier désiré et le récupérer à l'aide d'un double-clique de souris Remarque: Au maximum 3 fichiers peuvent être attachés au message. 7. Le menu Administration Seuls les administrateurs sont habilités à accéder au menu <Administration>. Les fonctionnalités disponibles correspondent au menu courant. Les administrateurs ont toutefois la compétence de saisir et/ou de muter des données de toutes les institutions.

12 8. Quitter PERSUISSE Choisir le menu Login/Logout cliquer sur le bouton <Logout> La déconnexion correcte est confirmée par le système (identique à la connexion correcte) Troubleshooting Adresses des Administrateurs En cas de problème il y a lieu tout d'abord de cerner celui-ci à l'aide de la liste des mesures et du graphique. Département des finances Argovie Service du personnel et de l'organisation Monsieur Peter Kyburz Téléphone Lors du contact avec un administrateur e<mail: peter.kyburz@ag.ch PERSUISSE, il est souhaitable de se référer au numéro dans lequel survient le problème.

13 Points de contrôle Faute No Mesures Internet / Accès 100 vérifier la saisie correcte de l'url vérifier avec un autre site, par exemple si Internet est généralement accessible contacter le responsable-système de votre propre Institution 101 saisir correctement le nom utilisateur (propre adresse ) saisir correctement le mot de passe oublié le mot de passe solliciter nouveau mot de passe Données salariales 200 après nouvel accès refaire un essai 201 choix correct des données souhaitées (budget, décision Conseil d'etat, décision Grand Conseil) 202 choix correct des données souhaitées (budget, décision Conseil d'etat, décision Grand Conseil) actionner le bouton <Edit> avec le bouton <Cancel> effacer les données non mémorisées après la mise en forme, actionner le bouton <Update> Personnel 300 après nouvel accès refaire un essai 301 après nouvel accès refaire un essai 302 placer le curseur sur le champ correspondant (le curseur est visible et clignote) observer message éventuel d'erreur 303 actionner le bouton <Edit> puis éditer sauvegarder les données éditées avec le bouton <Update> le bouton <Cancel> fonctionne seulement lors de données pas encore sauvegardées

14 ERSUISSE Points de contrôle Faute No Mesures Documents 400 après nouvel accès refaire un essai 401 choisir autre catégorie (éventuellement pas de documents disponibles dans la catégorie choisie) 402 choisir option Tous les mots saisir autre définition de recherche (respecter orthographe!) 403 cliquer sur bouton <Rechercher>, sélectionner le fichier et le reprendre au moyen d'un double-clique de souris observer message éventuel d'erreur 404 cliquer sur bouton <Rechercher>, sélectionner le fichier et le reprendre au moyen d'un double-clique de souris observer message éventuel d'erreur Liens 500 après nouvel accès refaire un essai 501 choisir autre catégorie (éventuellement pas de liens disponibles dans la catégorie choisie) 502 vérifier le format de l'adresse URL observer message éventuel d'erreur cliquer su bouton <Insert> 503 cliquer sur bouton <Edit> placer le curseur-souris dans le champ à éditer avec le bouton <Cancel> effacer les données pas encore enregistrées après la mise en forme actionner le bouton <Update> 504 cliquer sur bouton <Delete>

15 ERSUISSE Points de contrôle Faute No Mesures Mailings 600 après nouvel accès refaire un essai 601 Nouvel essai avec d'autres destinataires 602 cliquer sur bouton <Rechercher>, sélectionner le fichier et le reprendre au moyen d'un double-clique de souris observer message éventuel d'erreur 603 observer message d'erreur