MÉCANISME D ATTRIBUTION DES CONTRATS PAR APPELS D OFFRES PUBLICS DE LA COMMISSION SCOLAIRE DE MONTRÉAL

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1 MÉCANISME D ATTRIBUTION DES CONTRATS PAR APPELS D OFFRES PUBLICS DE LA COMMISSION SCOLAIRE DE MONTRÉAL Mars 2010 ii

2 Rédactin Directin générale adjinte aux ressurces financières et matérielles Renée Girard, directrice générale adjinte Brigitte Furnier, cnseillère Cllabratin Service des ressurces financières Rger Lalnde, crdnnateur Service des ressurces matérielles Pascal Rivard, crdnnateur des Grands chantiers Vérificatin interne Sylvain Racine, directeur iii

3 TABLE DES MATIÈRES I La mise en cntexte 1 II Les principes de saine gestin 1 a) La transparence 2 b) L équité 2 c) L accessibilité 3 d) Le dévelppement durable et envirnnemental 4 e) La mise en œuvre de systèmes d assurance de qualité 4 f) La redditin de cmptes fndée sur l imputabilité des dirigeants 4 III Les étapes d attributin des cntrats 5 a) L expressin des besins 5 b) Le mandat cnfié à une firme de prfessinnels externes 5 c) L enregistrement d une requête dans GENI 6 d) La préparatin et le dérulement de l appel d ffres public 7 e) L adptin par le cmité exécutif de l attributin de cntrat 8 IV Les différents mdes d adjudicatin 9 a) Le prix seulement 9 b) La qualité seulement 9 c) La qualité et prix 10 d) Le rapprt qualité-prix 10 V L exécutin des travaux 10 VI La cnclusin 11 iv

4 I. La mise en cntexte À l autmne 2010, les allégatins de crruptin et de cllusin, qui tuchent particulièrement l industrie de la cnstructin tant sur les scènes municipales que sur la scène prvinciale, nt sulevé l indignatin et incitent tus les administrateurs publics à une vigilance accrue. En raisn de ce qui précède, le cmité exécutif exprimait, le 27 ctbre 2009, le suhait de réexaminer le mécanisme d attributin des cntrats par appels d ffres publics de la Cmmissin sclaire de Mntréal (CSDM). Le mécanisme dnt il est questin dans le présent dcument prte uniquement sur des cntrats dnt la dépense excède $ avant taxes. Ce type de cntrats tuche, dans une très frte prprtin, des travaux de réfectin u d améliratin des bâtiments. Les pages suivantes illustrent, entre autres, des principes de saine gestin ainsi que les diverses étapes du mécanisme d attributin des cntrats par appels d ffres publics. II. Les principes de saine gestin D'entrée de jeu, il imprte de mentinner que la CSDM, de par sn mde rganisatinnel, vise la transparence et l équité. En ce qui cncerne les appels d ffres des cntrats de réfectin u d améliratin des bâtiments, le Bureau des apprvisinnements (BDA) et le Service des ressurces matérielles (SRM) nt des tâches cmplémentaires. Il y a une dizaine d années, le BDA relevait du SRM. Drénavant, la respnsabilité du prcessus d appel d ffres public appartient au BDA qui relève du Service des ressurces financières. La séparatin des respnsabilités assure ainsi à la CSDM une grande prbité. La CSDM suscrit aux lis et aux règlements relatifs aux appels d ffres publics et les applique avec rigueur. Le 20 ctbre 2009, le guvernement vtait la Plitique de gestin cntractuelle cncernant le resserrement de certaines mesures dans les prcessus d appel d ffres des cntrats des rganismes publics. Afin de tenir cmpte des lignes de cnduite qui figurent à cette plitique, le BDA a, dès lrs, ajuté à l annexe 3 des dcuments d appel d ffres l Attestatin relative à l absence de cllusin dans l établissement d une sumissin et à l absence de cndamnatin en vertu de la Li fédérale sur la cncurrence. Aussi, la CSDM a implanté des changements dans les instructins dnnées aux sumissinnaires, ntamment au pint 2.17 prtant sur le cnflit d intérêts; aux pints et 3.1.5, pur amélirer les instructins aux sumissinnaires visant à lutter cntre le truquage des ffres et prévir que, advenant qu une entreprise cntrevienne à l une u l autre des lis applicables, le cntrat purra être nn cnclu u résilié, seln le cas; au pint pur prévenir tute situatin susceptible de cmprmettre l impartialité et l bjectivité du prcessus d appel d ffres, ainsi que les situatins de cnflits d intérêts, les gestes d intimidatin, de trafic d influence u de crruptin; et, finalement, au pint 4.2 pur préciser aux sumissinnaires que la CSDM se réserve le drit de refuser tutes les sumissins reçues, ntamment lrsqu elle juge que les prix snt trp élevés u disprprtinnés u encre ne reflètent pas un juste prix. 1

5 De plus, la CSDM applique scrupuleusement les principes de saine gestin édictés dans la récente Li sur les cntrats des rganismes publics. Ces principes, qui guident les décisins des gestinnaires de la CSDM, snt : a) la transparence; b) l équité; c) l accessibilité; d) le dévelppement durable et envirnnemental; e) la mise en œuvre de systèmes d assurance de qualité; f) la redditin de cmptes fndée sur l imputabilité des dirigeants. a) La transparence Le Système électrnique d appel d ffres (SEAO) permet la publicatin des appels d ffres publics sur le babillard électrnique fficiel du guvernement du Québec. La CSDM publie les renseignements relatifs aux cntrats cnclus dès que la dépense est supérieure à $, aux cnditins et seln les mdalités déterminées par règlement par le guvernement. Tus les nms des sumissinnaires et les prix sumis snt publiés sur le site SEAO. De plus, la transparence dans les prcessus cntractuels est aussi assurée par une surveillance cntinue à l aide de cmités et d instances administrative et plitique. b) L équité La CSDM assure un traitement intègre et équitable des cncurrents. Cnfrmément aux articles 19 et 20 de la Li sur les cntrats des rganismes publics, la prcédure d appel d ffres public peut cmprter différentes étapes établies seln la cmplexité du prjet et le nmbre de cncurrents ptentiellement intéressés. Les étapes de cette prcédure divent être précisées dans les dcuments des appels d ffres et prévir, entre autres, ce qui suit : Les critères et les mdalités seln lesquels l rganisme public prcédera à l évaluatin des cncurrents et de leur prpsitin; Les dispsitins permettant à l rganisme public de s assurer, en tut temps, du respect des règles qui lui snt applicables, ntamment en matière d accès aux dcuments des rganismes publics et de prtectin des renseignements persnnels, et de satisfaire aux exigences de redditin de cmptes; Des règles prtant sur les situatins de cnflit d intérêts. 2

6 Afin d éviter les cnflits d intérêts, la CSDM a, au curs des derniers mis, mis en place des mesures particulières, par exemple : Le nm du chargé de prjet du SRM ainsi que ceux des membres du cmité de sélectin ne figurent plus sur les dcuments d appel d ffres; Les cncurrents snt invités à adresser leurs questins écrites, qu elles sient d rdre administratif u technique, à l analyste du BDA, respnsable de l appel d ffres, et nn plus au chargé de prjet, respnsable de la réalisatin de ce dernier, au SRM; les cncurrents divent remplir une attestatin relative à l absence de cllusin dans l établissement d une sumissin et à l absence de cndamnatin en vertu de la Li fédérale sur la cncurrence; Les Cnditins d admissibilité des appels d ffres précisent que le sumissinnaire ne peut tenter de savir qui snt les membres du cmité de sélectin, le cas échéant, ni tenter de cmmuniquer avec eux; Les membres du cmité de sélectin divent signer un frmulaire de dénnciatin d intérêt avant de cmmencer l étude des sumissins; Les nms des preneurs de dcuments ne snt plus, depuis nvembre 2009, publiés sur le site Internet du SEAO. c) L accessibilité Tut appel d ffres public appruvé par le crdnnateur du BDA est diffusé au myen du SEAO. Les addenda snt transmis et publiés de la même façn. La CSDM a une liste de firmes de prfessinnels externes qui peuvent recevir des mandats, entre autres, de prgrammatin, de gestin de prjets, d élabratin de plans et de devis et de surveillance de travaux. La liste a été cnstituée à l aide de deux appels d ffres. Elle cmprend trente-cinq firmes hmlguées, dnt vingtquatre spécialisées en architecture et nze, en ingénierie. La durée de l hmlgatin de ces firmes est de quatre ans. Le nuvel appel d ffres pur déterminer les firmes à inscrire sur la liste est prévu pur le printemps Le SRM s assure que ces firmes reçivent des prjets dnt le cût estimé de réalisatin est de $ et mins, avant taxes. Au-delà de cette smme, un appel d ffres public est requis. Précisns que le SRM prend un engagement avec l une de ces firmes à tur de rôle, en fnctin de la nature des travaux (ingénierie u architecture) et de leur capacité (dispnibilité des ressurces, expertise liée aux travaux, etc.) à réaliser le prjet. 3

7 d) Le dévelppement durable et envirnnemental Lrsque la règle d adjudicatin cmprend des critères de qualité, des pints snt, dans la mesure du pssible, accrdés aux cncurrents qui nt, ntamment, des attitudes et des cmprtements visant à respecter et à prtéger l envirnnement. e) La mise en œuvre de systèmes d assurance de qualité Il est fréquent que les sumissinnaires aient à dnner des références, la liste des prjets réalisés u encre des attestatins certifiant qu ils respectent des nrmes d assurance qualité, par exemple, ISO. f) La redditin de cmptes fndée sur l imputabilité des dirigeants La CSDM effectue une supervisin cntinue, qu il s agisse de la surveillance des risques et des prcessus, du respect des lis, des règlements et des plitiques, ainsi que des budgets. Elle a recurs, lrsque cela est jugé à prps, à sn unité de vérificatin interne pur s assurer, entre autres, de l applicatin rigureuse des prcessus. Elle a aussi créé un cmité des cntrats qui a pur tâche d examiner les rapprts d attributin de cntrat, et ce, préalablement à la présentatin de ceux-ci au cmité exécutif. Le rôle du cmité est de demander des clarificatins, juridiques u autres, s il y a lieu, afin d être en mesure de répndre aux questins du caucus le mment venu. D ailleurs, la présence de deux cmmissaires à ce cmité facilite les échanges et la prise de décisin ultérieure du cmité exécutif. Outre au cmité des cntrats, si un pint demeure incertain au mment de nmmer l adjudicataire, le cmité exécutif peut avir recurs à la Vérificatin interne. Il s agit d une entité puvant furnir une évaluatin indépendante des prcessus. Par ailleurs, dans le cntexte de la nuvelle guvernance, un cmité de vérificatin assiste maintenant les cmmissaires pur veiller à la mise en place de mécanismes de cntrôle interne (Li de l instructin publique, art ). À la CSDM, ce cmité est frmé de deux cmmissaires, de deux membres de la Directin générale et de tris membres externes. En ce qui a trait aux appels d ffres, le BDA présente trimestriellement à la directin du Service des ressurces financières une redditin de cmptes prtant sur le respect des règles de délégatin de puvirs et sur le respect de la Plitique d acquisitin de biens et de services (P2006-1). Par la suite, cette redditin de cmptes est cnslidée avec l ensemble des redditins de cmptes des gestinnaires et dépsée au Cnseil des cmmissaires une fis l an. 4

8 III. Les étapes d attributin des cntrats Les étapes présentées ici se rapprtent à l attributin de cntrats en lien avec la réfectin u l améliratin des bâtiments. Les cinq étapes à franchir snt : a) l expressin des besins; b) l attributin du mandat à une firme de prfessinnels externes; c) l enregistrement d une requête dans GENI; d) la préparatin et le dérulement de l appel d ffres public; e) l adptin par le cmité exécutif de l attributin du cntrat. Il faut suivre tutes ces étapes seln les règles de l art afin de garantir l intégrité du prcessus. Les paragraphes suivants expliquent les pératins à mener pur chacune d elles : a) L expressin des besins La prgrammatin des travaux peut être cnfiée à une u à plusieurs firmes de prfessinnels externes (elle peut aussi être réalisée par des prfessinnels de la CSDM). C est à partir des besins d ensemble enregistrés dans le système de Gestin et d entretien des immeubles (GENI) que le chargé de prjet du SRM infrme les firmes mandatées. Les requêtes initiales viennent ntamment des directins d établissement, des prfessinnels respnsables de la mise à jur du lgiciel Système infrmatisé pur le maintien des actifs immbiliers des cmmissins sclaires (SIMACS) u des régisseurs du SRM. L étape initiale cnsiste, pur les firmes de prfessinnels externes (u les prfessinnels de la CSDM), à faire la prgrammatin de l ensemble des travaux. Elles évaluent, entre autres, la prtée des travaux et leurs cûts. La prgrammatin ainsi préparée par les firmes est vérifiée par les prfessinnels du SRM. Puis, une fis par année, en juin, au mment de l adptin du budget d investissement, elle est présentée au Cnseil des cmmissaires. Après sn adptin, la prgrammatin devient le plan directeur. Celui-ci est présenté seln les types de financement accrdés par le MELS (Améliratin et transfrmatin des bâtiments [AMT], Maintien des bâtiments et Résrptin du déficit d entretien) et est ensuite bligatirement acheminé au MELS pur apprbatin. b) Le mandat cnfié à une firme de prfessinnels externes Une fis le plan directeur adpté, le SRM mandate, pur chaque prjet u pur un lt de prjets, un chargé de prjet à l interne ainsi qu une firme de prfessinnels externes 5

9 parmi la liste en vigueur, ceci, seln les mdalités prtant sur les principes de saine gestin spécifiés dans la sectin Accessibilité à la page 3. À cette étape, la firme de prfessinnels externes mandatée rédige les plans et devis, réévalue la prtée des travaux de la prgrammatin initiale, prévit un échéancier et évalue à nuveau les cûts. Il est imprtant de prendre nte que, entre la prgrammatin initiale et la préparatin des plans et devis, beaucup de temps peut s éculer influant assurément sur l estimatin initiale des cûts de réalisatin du prjet. Après l attributin du cntrat à un entrepreneur, la firme vit également à la surveillance des travaux afin que ceux-ci sient cnfrmes aux plans et devis qu elle a préparés. S il y a lieu, la même firme est mandatée pur négcier les demandes de suppléments de l entrepreneur pendant l exécutin des travaux. Le cas échéant, la firme recmmande les avenants au SRM. Ce service les vérifie et peut les appruver u les présenter au cmité exécutif, seln le cas (vir page 8). Ainsi, le SRM détient le rôle de demandeur-expert. Le chargé de prjet du SRM furnit, entre autres, à la firme retenue les renseignements relatifs aux besins et aux prescriptins techniques (incluant la remise aux nrmes, s il y a lieu). Puis, il analyse, en tant qu expert, les plans et devis, l évaluatin des cûts, ainsi que l échéancier et tut autre dcument préparé par la firme. Tut au lng du prcessus, le chargé de prjet à l interne est le gardien des intérêts de la CSDM. De plus, il est le lien entre les différents intervenants, tant à l interne qu à l externe. C est, bien entendu, au chargé de prjet à l interne que les directeurs d établissement s adressent lrsqu un prblème survient en curs de réalisatin des travaux. c) L enregistrement d une requête dans GENI Dès que les plans et devis préparés par la firme snt acceptés, le chargé de prjets interne prcède à l enregistrement d une requête dans GENI, dans la sectin SOUMISSION. Les requêtes divent inclure : Les crdnnées du demandeur (le chargé de prjet du SRM) La descriptin smmaire des travaux L évaluatin du cût des travaux (avant taxes) La date de remise des plans et devis La durée de l appel d ffres public La date de visite du chantier (si applicable) La durée prévue des travaux La pénalité de retard (lrsque cela est prévu au dcument d appel d ffres) 6

10 Le BDA prend cnnaissance de la requête à l aide de l interface GENI TERRA (Traitement électrnique des recherches en apprvisinnement et des requêtes d acquisitin). d) La préparatin et le dérulement de l appel d ffres public À la lumière de ce qui précède, à la réceptin des plans et devis, le BDA détermine le mde d adjudicatin (page 8) apprprié en fnctin des dispsitins de la Plitique d acquisitin des biens et de services (P2006-1). Il prépare et rédige l appel d ffres et ses annexes et il établit un échéancier d appel d ffres public. Les dcuments qui cnstituent l appel d ffres snt transmis au SEAO cmme il est indiqué précédemment. Ces dcuments cmprennent les plans et devis, les instructins aux sumissinnaires, la liste des dcuments cnstituant l appel d ffres, l invitatin relative à l uverture des sumissins, le nm du représentant du BDA avec qui les sumissinnaires snt autrisés à cmmuniquer au besin, la nature des travaux et d autres renseignements pertinents. Ils cmprennent également des annexes qui devrnt être dûment remplies par le sumissinnaire et returnées au BDA. Il s agit, entre autres, d une Frmule de sumissin par laquelle le sumissinnaire prend des engagements frmels vis-à-vis la CSDM, ainsi qu une Attestatin relative à l absence de cllusin dans l établissement d une sumissin et à l absence de cndamnatin en vertu de la Li fédérale sur la cncurrence. Cette attestatin, dûment signée par le sumissinnaire, est nécessaire pur l admissibilité de la sumissin. Une clause prévient le sumissinnaire que le cntrat peut être résilié si, malgré sa signature, la CSDM décuvre sa mauvaise fi. Les cncurrents dépsent au BDA leurs envelppes de sumissin qui snt hrdatées dès la réceptin. Les envelppes reçues après l'heure déterminée pur l'uverture des sumissins snt returnées à l'expéditeur, sans être uvertes 1. Lrsque le mde d adjudicatin cmprte des critères de qualité, le BDA frme un cmité de sélectin. Ce cmité est généralement cmpsé de tris membres et d un analyste du BDA qui agit à titre de secrétaire. Les membres snt des utilisateurs du service requis (par exemple, des directins d établissement sclaire) et des experts de la CSDM (par exemple, un directeur de service u un prfessinnel du SRM). Nrmalement, les membres nt préalablement été cnsultés sur la grille d évaluatin et snt au fait des besins de l institutin. Les membres du cmité évaluent l admissibilité des sumissinnaires seln les critères de l article 6 du Règlement sur les cntrats de travaux de cnstructin des rganismes publics. Une fis cette première pératin terminée, le cmité évalue les sumissins 1 Le prcessus d uverture est détaillé au pint 4.4. de la Plitique d acquisitin des biens et de services. 7

11 admissibles au regard des critères de qualité. Les sumissinnaires qui répndent aux exigences déterminées dans l appel d ffres public snt retenus. Lrsque le mde d adjudicatin cmprend le prix, le BDA envie au SRM un tableau cmparatif des tris plus basses sumissins cnfrmes. Le prcessus cmplet d appel d ffres pur les travaux de cnstructin ne peut prendre plus de 45 jurs cnsécutifs, après la publicatin de l appel d ffres. À la suite de l attributin du cntrat par le cmité exécutif, le BDA publie le nm de l adjudicataire et le mntant du cntrat dans le SEAO. e) L adptin par le cmité exécutif de l attributin de cntrat Au mment de l adptin du rapprt par le cmité exécutif, celui-ci prend, entre autres, cnnaissance de l estimatin des cûts des travaux et du cût de la plus basse sumissin reçue. Une justificatin figure au rapprt quand l écart est de 15 % et plus, que l estimatin sit supérieure u inférieure à la sumissin retenue. Cette justificatin peut également cncerner une firme externe qui btient, à répétitin, des écarts assez imprtants (sans tutefis que ces écarts sient de 15 %). Ce snt les firmes externes cncernées qui furnissent les explicatins au SRM. Ce service vérifie l infrmatin reçue de la firme et la transmet au BDA à l aide du «frmulaire de cnsultatin», dnt il a été questin précédemment. Une fis l adjudicatin faite, le BDA cnvque l entrepreneur pur la signature du cntrat et lui remet le bn de cmmande. Des cpies de ce bn de cmmande snt transmises au Secrétariat général, au SRM et au Service des cmmunicatins. Ce service cllabre avec le SRM pur infrmer les directins d établissement cncernées par un prjet, et, aussi, les utiller au besin pur que le message au persnnel, aux élèves, à leurs parents ainsi qu à la cmmunauté sit clair et bien cmpris. De plus, des cpies des plans et devis snt transmises à la Cmmissin de la cnstructin du Québec, à la demande de celle-ci, et ce, pur l aider à lutter cntre le travail au nir et à cntrer l'évasin fiscale. De plus, pendant les travaux, une réslutin du cmité exécutif est également nécessaire pur autriser les cûts supplémentaires dépassant 10 % de la valeur du cntrat. Tutefis, c est le directeur du SRM qui autrise l avenant quand le purcentage de supplément est inférieur à 10 %, sur recmmandatin des prfessinnels externes, des chargés de prjet et des crdnnateurs cncernés. 8

12 IV. Les différents mdes d adjudicatin La Li sur les cntrats des rganismes publics prévit quatre mdes d adjudicatin dans le cadre d un appel d ffres public, sit : a) Prix seulement b) Qualité seulement c) Qualité et prix d) Rapprt qualité-prix Dans la quasi-ttalité des appels d ffres publics de plus de $ qui tuchent le dmaine de la cnstructin, les mdes d adjudicatin snt : prix seulement (dans envirn 98 % des cas), qualité seulement u une cmbinaisn de ces deux mdes. Au bénéfice du lecteur, les quatre mdes d adjudicatin snt brièvement décrits dans les lignes qui suivent : a) Mde d adjudicatin : Prix seulement Le cmité d uverture (persnnel du BDA et un emplyé du SRF) uvre les envelppes de sumissins devant les sumissinnaires présents et il annnce les nms des sumissinnaires et les prix sumis. Par la suite, le BDA fait l analyse d admissibilité des sumissins reçues. Puis, le BDA prépare un «frmulaire de cnsultatin» à l intentin du SRM pur lui faire part des tris plus bas sumissinnaires cnfrmes, le cas échéant. Le SRM prend cnnaissance du Frmulaire de cnsultatin et, à l aide de ce même frmulaire, il returne sa recmmandatin au BDA qui préparera le rapprt d attributin de cntrat à l intentin du cmité exécutif. Le SRM a quatre ptins pur sa recmmandatin : Le cntrat est attribué au plus bas sumissinnaire; Le cntrat n est pas dnné à cause, par exemple, d un manque de budget u de l annulatin du prjet; Le cntrat est dnné au plus bas sumissinnaire, mais en partie seulement, parce que des prix séparés inclus à l appel d ffres nt été demandés; Le SRM négcie avec l entrepreneur avant de recmmander l attributin du cntrat. Cependant, la prtée des travaux ne dit pas être mdifiée. Une telle démarche n est effectuée que lrsque le prix est la variable décisinnelle. Dans ce dernier cas, le SRM recmmande l attributin du cntrat au plus bas sumissinnaire cnfrme, au prix négcié et nn pas au prix sumis. Si le SRM n arrive pas à négcier un prix qu il juge satisfaisant, il recmmande de ne pas 9

13 attribuer le cntrat. La Li sur les cntrats des rganismes publics (LCOP) prévit cette pssibilité de négcier dans une telle situatin. b) La qualité seulement Le BDA utilise le mde qualité seulement quand la CSDM désire spécifier des exigences particulières au regard de la qualité du service. C est d ailleurs le cas des firmes de prfessinnels externes. Elles snt évaluées seln des critères de qualité puisque les mdes de rémunératin snt décrétés par le guvernement. À la CSDM, en respect du décret, les firmes reçivent un purcentage du cût de l évaluatin des travaux pur la préparatin des plans et devis, ainsi qu un purcentage du cût réel des travaux pur la surveillance (le décret prévit aussi d autres mdes de rémunératin). Le prcessus du mde d adjudicatin qualité seulement peut parfis cmprter une deuxième sélectin seln le prix seulement. Dans ce dernier cas, une présélectin d entrepreneurs a lieu au regard de la qualité seulement. Par exemple, n s attend pur la réfectin d un bâtiment patrimnial que l entrepreneur cnnaisse les caractéristiques de la cnservatin et de la mise en valeur des biens patrimniaux. Par la suite, seuls les cncurrents retenus snt invités à présenter le prix de leur sumissin et un laps de temps suffisant leur sera accrdé. Le cntrat est dnné au plus bas sumissinnaire (vir la démarche du mde prix seulement). c) La qualité et le prix Ce mde d adjudicatin est utilisé dans la plupart des chix de biens et de services. À l instar du mde d adjudicatin qualité seulement, il y a un cmité de sélectin et la démarche est identique. Les envelppes de prix des cncurrents retenus sernt uvertes par le BDA. Cependant, deux envelppes snt transmises simultanément par le sumissinnaire, cntrairement au mde mixte décrit précédemment. d) Le rapprt qualité-prix Ce mde est pssible dans le cas d un cntrat mixte de services prfessinnels et de travaux de cnstructin, quand les paramètres autres que les prix snt particulièrement imprtants, par exemple, pur des cntrats de service d installatin, de service après-vente u à cause de la cmplexité des prduits. V. L exécutin des travaux Pendant l exécutin des travaux, l entrepreneur est le maître d œuvre de sn chantier, mais la firme de prfessinnels externes crdnne les réunins de chantier et vit à la surveillance des travaux afin qu ils sient cnfrmes aux plans et devis. 10

14 Advenant un vice de cnstructin, l entrepreneur et la firme purraient être tenus cnjintement u séparément respnsables par la CSDM. Le chargé de prjet du SRM assiste aux réunins de chantier et cmme il a été précisé à la page 6, celui-ci est le gardien des intérêts de la CSDM. De plus, il est le lien entre les différents intervenants, tant à l interne qu à l externe. C est, bien entendu, au chargé de prjet à l interne que les directeurs d établissement s adressent lrsqu un prblème survient en curs de réalisatin des travaux. VI. La cnclusin Les gestinnaires et le persnnel engagés dans le prcessus d appel d ffres s assurent de l intégrité de celui-ci en bservant scrupuleusement des principes de saine gestin. La préparatin et le suivi des appels d ffres snt le fruit d une cllabratin entre le BDA et le SRM. La participatin de ces deux entités différentes assure une garantie dans l applicatin des principes de saine gestin. À la CSDM, les règlements déculant de la LCOP snt appliqués avec rigueur. Il s agit du Règlement sur les cntrats de travaux de cnstructin des rganismes publics, du Règlement sur les cntrats de service des rganismes publics, ainsi que du Règlement sur les cntrats d apprvisinnement des rganismes publics. De plus, la CSDM est practive en ce qui a trait aux mises à jur de ses dcuments d appel d ffres public. La preuve en est que la CSDM a déjà implanté les changements nécessaires pur suivre les lignes de cnduite de la Plitique de gestin cntractuelle cncernant le resserrement de certaines mesures dans le prcessus d appel d ffres des cntrats des rganismes (Cnseil du trésr), bien que celle-ci ne s applique pas encre frmellement aux cmmissins sclaires. L ajut de l annexe 3 : Attestatin relative à l absence de cllusin, ainsi que les mdificatins apprtées par la CSDM au dcument Instructins aux sumissinnaires, dnt il a été questin précédemment, en snt de parfaits exemples. Dans cet rdre d idées, il imprte de rappeler que la Plitique d acquisitin de biens et de services (P2006-1) est également en révisin, et ce, afin de tenir cmpte, ntamment, de la nuvelle LCOP. À la lumière de ce qui précède, les gestinnaires du SRM et du BDA snt à l affût des mdificatins apprtées aux lis et aux règlements et vient à ce que la mise à jur des cnnaissances de leur persnnel sit faite régulièrement. Les administrateurs snt d avis que le respect des lis et des règlements est primrdial, d autant plus que dans le cadre des Grands chantiers le nmbre de cntrats attribués est très imprtant et crissant. 11

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