Dispositif de suivi évaluation de la Fédération Faranfasi so IRAM

Transcription

1 Assemblée Permanente des Chambres d Agriculture du Mali (APCAM) Financement : Agence Française de Développement Document de travail PRESENTATION DE L EXPERIENCE au PASE Dispositif de suivi évaluation de la Fédération Faranfasi so IRAM Pascal BABIN, Iram Mars 2004

2 Iram Paris (siège social) 49, rue de la Glacière Paris France Tél. : 33 (0) Fax : 33 (0) iram@iram-fr.org Iram Montpellier Parc scientifique Agropolis Bâtiment Montferrier le Lez France Tél. : 33 (0) Fax : 33 (0) iram34@iram-fr.org

3 3 Sommaire DOCUMENT DE PRESENTATION 5 1. CONTEXTE 5 2. METHODE DE TRAVAIL ET PRECAUTIONS Capitalisation Développement d une démarche adaptée Diagnostic initial Effort de normalisation, qui associe tous les intéressés Mise en place d une base de donnée Une mise en place appuyée par une formation élargie LE DISPOSITIF DE SUIVI EVALUATION EN PLACE Dispositif de suivi évaluation institutionnel Dispositif de suivi évaluation paysan Dispositif de suivi évaluation expert 12 ANNEXES RESTITUTIONS DE LA BASE : ETATS Indicateurs annuels d une OP Indicateurs pluriannuels Parcours de l OP Listing de membres RESTITUTIONS DE LA BASE : DONNEES TRAITEES SOUS FORME DE GRAPHIQUES EXEMPLES D OUTILS Typologie des trois classes d adhérents Typologie des adhérents de la classe Codes de couleur Imbrication des appuis d un centre aux adhérents de classe Codification des appuis aux adhérents de classe 1 20

4 4 Glossaire AG1 Première assemblée générale ordinaire annuelle AG2 Deuxième assemblée générale ordinaire annuelle APCAM Assemblée Permanente des Chambres d Agriculture du Mali BCIS Bureau Ségovien d Ingénieur Conseil BP Budget-Programme CEF Conseil de gestion aux Exploitations Familiales CF Centre Faranfasi so CPS Centre de Prestation de services CRA Chambre Régionale d Agriculture FCF Fédération des Centres Faranfasi so GF Groupement de Femmes GRET Groupe de Recherche et d Echanges Technologiques IRAM Institut de Recherche et Application de Méthodes du développement ODJ Ordre Du Jour OP Organisation Paysanne PCPS Projet Centres de Prestations de Services RA Rapport Annuel RIC Réunion Inter-Centres RM Rapport Mensuel RPT Rapport RT Rapport Trimestriel S/E Suivi Evaluation URDOC Unité de Recherche Développement Observatoire du Changement

5 5 Document de présentation 1. Contexte Depuis 1999, les Centres de Services (CS) proposent à leurs adhérents, des OP de la zone ON, des services d appuis à la gestion. Ces services se déclinent - selon les besoins - en conseil de gestion proprement dit, en conseil juridique mais aussi en renforcement des compétences par l alphabétisation. Depuis 2001, une diversification des activités les amène à toucher également des groupements de femmes (conseil aux groupements féminins) et des groupes CEF (conseil de gestion à l exploitation familiale). L adhésion d une OP à un Centre de Service signifie, outre la possibilité d accéder aux appuis des conseillers spécialisés rémunérés par le Centre, une représentation dans les organes décisionnels du Centre (conseil d administration). Un Centre est donc avant tout cette association d OPs qui s organisent pour se constituer un dispositif d appui/service. En 2002, les cinq centres de Niono, Molodo, N Débougou, Kouroumari et Macina ont décidé de s organiser pour constituer début 2003 une Fédération des Centres Faranfasi so 1. Cette fédération des CS s est dotée en premier lieu des organes institutionnels nécessaires au pilotage de ses activités. Un coordinateur salarié a été recruté début 2003 pour renforcer le travail des responsables paysans. Cette jeune structure, dont l émergence met fin à une logique projet, a souhaité investir dans la mise en place d un dispositif de suivi évaluation simple permettant aux responsables paysans de piloter leur plan d action à cinq ans. Ce dispositif de suivi évaluation doit en premier lieu être un outil efficient de pilotage des Centres et de la Fédération. Il doit lui permettre de relever progressivement le défi de la maîtrise de gestion des fonctions de conseil, de l adaptation des conseils aux besoins de ses membres et de l atteinte d un équilibre financier 2. Ce système devra également contribuer à renforcer la transparence de l utilisation des fonds qui lui seront confiés. L Iram, opérateur du PCPS 3 a donc lancé sur ce thème un travail de conception et de production d outils pour compléter le dispositif déjà en place. 1 Faranfasi so : Appellation bamanan choisie par les OP pour désigner les Centres de Service et qui signifie «La Maison qui éclaire» 2 Avec, probablement, l intégration dans son budget de subventions extérieures dont le montant reste à définir ; 3 Projet Centres de Prestation de Services, qui se termine en 2003.

6 6 2. Méthode de travail et précautions Capitalisation Le travail de conception du dispositif de suivi évaluation s est déroulé parallèlement à un travail de capitalisation. De nombreux entretiens et ateliers réalisés en cours de mission ont permis de nourrir le travail de traitement, compréhension et interprétation des données. Une mission spécifique a été réalisée pour compléter les séries de données pour les principaux indicateurs, de manière à travailler sur la base de séries de données retraçant le parcours des OP et des centres. Un important travail d agrégation, compilation, comparaisons, restitutions et nouvelles corrections des données, selon une démarche itérative, a permis de constituer et consolider progressivement la base de donnée de la fédération. L ensemble s est également appuyé sur M. Diarra qui avait réalisé, en tant que consultant externe, des missions de suivi évaluation du projet et avait participé à la conception des premiers indicateurs déjà utilisés par le PCPS depuis Il s est aussi appuyé sur les personnes qui avaient été directement impliquées dans l histoire du PCPS et étaient en mesure d apporter une critique constructive du travail en cours, notamment : Jean- Bernard Spinat l ancien chef de projet du PCPS ; Bakary Traoré l actuel chef de projet du PCPS ; Amadou Waïgalo coordinateur de la fédération et Modibo Dembélé, président de Delta Conseil. Les outils du dispositif de suivi évaluation de la fédération faranfasi so ne sont donc pas avant tout le travail d un consultant, mais bien, avant tout, un effort de capitalisation d expériences, de métiers, d outils de suivi, progressivement constitués par une équipe depuis environ huit ans. Une éventuelle adaptation de ces outils à des situations comparables ne peut se faire sans un travail préalable de capitalisation des expériences d appuis et suivi des OP et de comparaison avec le contexte de mise au point des outils utilisés par la Fédération faranfasi so 2.2. Développement d une démarche adaptée Diagnostic initial Le diagnostic des outils de suivi évaluation déjà en place, ou dont la mise en place était envisagée, a permis de distinguer les éléments de trois sous systèmes d un dispositif complet : Un système institutionnel de suivi évaluation du budget programme des centres et de la Fédération. Ce système s appuie sur l élaboration de budgets programmes des centres et de la fédération (budget programme consolidé). Il est proposé lors d une première assemblée générale ordinaire des centres, puis amendé et approuvé lors d une «réunion inter centres» qui réunit les centres et la fédération. Enfin, il est évalué en fin de campagne par une nouvelle assemblée générale du centre. A ces étapes très formelles, s ajoute un travail de préparation et de suivi tout au long de l année, dont la préparation des rapports trimestriels des centres et de la fédération constitue des temps

7 7 forts. Il se caractérise donc par un rythme annuel (en fait 2 fois par an), par la mobilisation des assemblées générales des centres et de la fédération et par le sujet traité : le budget programme annuel Un système paysan de suivi évaluation de l activité courante des centres et de la fonction conseil des centres. Mensuellement, les responsables paysans des centres se réunissent et font le point des activités. Cette réunion est formellement la réunion du Conseil d Administration du Centre à laquelle sont conviés d autres responsables paysans, non membres du CA mais qui occupent des fonctions particulières, comme les conseils de surveillance. Les conseillers qui assurent l essentiel de la fonction conseil du centre sont bien sûr présents. Cette réunion permet notamment d échanger, entre responsables paysans et conseillers prestataires les points de vue sur les adhérents et sur les appuis conseils apportés à ces adhérents en cours de mois. Les conseillers rendent compte, aux responsables paysans qui les paient, de leurs activités du mois ainsi que des difficultés particulières à chacune des OP. Les responsables paysans de leur côté, s appuient sur les comptes rendu des chargés de suivi 4 et leurs tournées de sensibilisation pour construire leur propre opinion et in fine leurs décisions sur le cours des activités Un système expert de suivi évaluation des appuis apportés et des résultats des OP (solidité de l organisation, cohésion sociale, situation économique). Le PCPS, dans le cadre de son suivi évaluation projet, a mis en place des indicateurs de résultat des OP appuyées, qui se basent sur les activités courantes de conseil et notamment sur le conseil de gestion aux OP. Ces indicateurs peuvent être, selon le cycle de l activité économique des OP, produits mensuellement ou trimestriellement. Cependant, la délégation des fonctions de suivi évaluation, pendant l existence du projet, à des interventions ponctuelles d un consultant externe, a conduit à une discontinuité des séries de données collectées Effort de normalisation, qui associe tous les intéressés. Au-delà de ce diagnostic général, il est apparu nécessaire de formaliser la description des OP et des appuis/conseils afin de pourvoir normaliser et traiter les informations collectées. Dans un premier temps, une typologie des OP appuyées par les Centres a été réalisée à partir d échanges avec les responsables paysans et les conseillers. Elle distingue des classes (et sous classes) d OP qui décrivent essentiellement des différences de nature dans l organisation ou l activité des OP. Un travail de classification des OP en types, au sein de chaque classe, permet d identifier un itinéraire de progression pour les OP d une même classe. Il situe les appuis nécessaires à l OP pour lui permettre de progresser le long de cet itinéraire en tenant compte de sa situation initiale. Par ailleurs, après plusieurs années de pratiques, il devient possible d aider les conseillers, chacun dans son métier, à classifier les appuis apportés aux OP. On peut alors hiérarchiser ces appuis selon une logique de progression pédagogique et repérer les articulations entre les appuis des différents métiers de conseil (alphabétisation, conseil juridique, conseil de gestion, ). Il est important de préciser ici, qu en l absence d une participation forte des conseillers à ce travail, il n est pas possible d aboutir. De même, lorsque l expérience des conseillers dans leurs métiers, exercé dans leur contexte d intervention particulier est moindre (cas des conseillers aux groupements féminins ou des conseillers de gestion aux exploitations familiales), il est plus difficile d aboutir dans cet effort de normalisation. 4 Plusieurs jours par mois, les paysans chargés de suivi accompagnent les conseillers dans leurs activités de conseils aux OP, ce qui leur permet de recueillir les besoins et critiques exprimés par les membres et de situer les responsabilités en cas de conflit.

8 8 Autrement dit, l intérêt de cet effort de normalisation réside en ce qu il valide la pratique d un métier déjà bien codifié (même de manière informelle, par des pratiques homogènes) par les conseillers eux-mêmes en les associant Mise en place d une base de donnée. Le travail ci-dessus décrit, de classification des OP et de normalisation de la description des appuis apportés aux OP, permet de traiter dans une même base de données des informations sur les appuis apportés et sur les résultats obtenus par les OP. Ce travail ouvre la voie à des restitutions et traitements variés, dont toutes les possibilités n ont pas encore été explorées. Les traitements déjà disponibles ont été sélectionnés selon les priorités et les usages définis par les responsables paysans eux-mêmes Une mise en place appuyée par une formation élargie. Avec ce rapport, la conception du système complet s achève. En particulier l effort d articulation entre les différents sous-systèmes de suivi évaluation (institutionnel, paysan et expert) qui permet de confier le pilotage du dispositif complet à la fédération des centres. Un travail de formation des responsables paysans des centres et de la fédération, des salariés de la fédération concernés (coordinateur, agent de saisie et informaticien) et des conseillers prestataires a été réalisé en mars Il devrait permettre d en assurer une appropriation optimale. Cependant on ne pourra véritablement juger de l ensemble de l expérience qu avec un recul supplémentaire d une année, car le niveau d appropriation des outils est encore variable : - le suivi évaluation institutionnel, qui cadre le suivi des budgets-programmes a été trouvé en place avant la mission et il a déjà fait preuve de son bon fonctionnement et de son efficacité en 2003 ; - Le suivi évaluation paysan, a également été trouvé en place. Dans les grandes lignes, il fonctionne bien et surtout correspond à une pratique bien réelle. Il restera à s assure que les nouveaux outils s insèrent bien dans ce dispositif et permettent une amélioration de la pratique de suivi réalisée par les chargés de suivi paysans ; - Le suivi évaluation conseil-expert : o En ce qui concerne le suivi des résultats des OP, calés sur un rythme trimestriel et basés sur d anciens indicateurs, il est déjà fonctionnel. Il restera à s assurer que les nouveaux outils permettent une prise en charge totalement autonome par la fédération elle-même o En ce qui concerne le suivi des appuis faits par les conseillers aux OP, calés sur un rythme mensuel, il s agit d un kit d outils entièrement nouveaux, même s il s appuie sur des tentatives plus ancienne. Il faudra s assurer que la rigueur et la régularité nécessaire à son fonctionnement sont respectées ; o En ce qui concerne la base de données, en place et fonctionnelle, il faudra s assurer que la Fédération sait se donner les moyens de la faire évoluer : nouveau ratio, mise en relation des appuis et des résultats et restitutions suffisamment nombreuses.

9 9 3. Le dispositif de suivi évaluation en place Cette partie présente les caractéristiques et les articulations entres les trois sous systèmes du dispositif de suivi évaluation : institutionnel ; paysan ; et conseil/expert tels que révélés par le diagnostic. Les outils entièrement nouveaux seront quant à eux présentés dans le chapitre suivant Dispositif de suivi évaluation institutionnel Cycle annuel de Suivi/évaluation des budgets programmes BP approuvé par la Fédération Préparation des BP AG1 Centres Fédération Examen des BP Centres et Fédération R I C Activités Evaluation du BP AG2 du Centre Evaluation du Programme annuel de la Fédération AG2 AG1 : Première assemblée générale ordinaire annuelle ; AG2 : Deuxième assemblée générale ordinaire annuelle RIC : Réunion Intercentre, correspond à un AG restreinte

10 10 Schéma du suivi évaluation - Institutionnel Niveau Centre Niveau Fédération Mensuel Réunion mensuelle Réunion mensuelle Trimestriel Annuel Assemblées Générales CR de l AG Rapport Budget Programme Annuel Réunion Intercentres CR de la R.I.C. Rapport Budget-Prg. Annuel

11 Dispositif de suivi évaluation paysan Schéma du suivi évaluation - Paysans Niveau Centre Autres CR et RPT du bureau CR des Comités de surveillance CR des chargés de suivi Niveau Fédération Autres CR et RPT du bureau CR des Comités de surveillance CR du coordonnateur ODJ Réunion mensuelle Réunion mensuelle Mensuel Restitutions des résultats trimestriels au Centre (Résultats OP et Suivi appuis) Trimestriel Assemblées générales trimestrielles des OP Restitutions des résultats annuels (OP, Appuis et budgets Centre) au niveau Centre et OP (AG des OP) Annuel

12 Dispositif de suivi évaluation expert Schéma du suivi évaluation conseil/expert Niveau Centre Niveau Fédération Réunion mensuelle RPT mensuel des conseillers Autres CR et RPT des conseillers Suivi mensuel des appuis aux OP Indicateurs Spécifiques du trimestre Indicateurs des appuis aux OP et des résultats partiels annuels des OP Restitutions Centres Saisie et traitement trimestriel Trimestriel Mensuel Indicateurs de résultats annuels des OP Restitutions Centres et OP Saisie et traitement annuel Annuel

13 13 Schéma du système de suivi évaluation Complet Niveau Centre Niveau Fédération Autres CR et RPT du bureau Autres CR et RPT du bureau CR des Comités de surveillance CR des Comités de surveillance Mensuel ODJ CR des chargés de suivi Réunion mensuelle CR de RM ODJ CR du coordonnateur Réunion mensuelle RPT mensuel des conseillers Autres CR et RPT des conseillers CR de RM Indicateurs de suivi des appuis aux OP Trimestriel Indicateurs Spécifiques du trimestre RPT trimestriel du Centre RPT trimestriel Fédération Indicateurs des appuis aux OP et des résultats partiels annuels des OP Restitutions Centres Saisie et traitement trimestriel Annuel Assemblées Générales CR de l AG Rapport Budget Programme Annuel Réunion Intercentres CR de la R.I.C. Rapport Budget-Prg. Annuel Consolidé Indicateurs de résultats annuels des OP Restitutions Centres et OP Saisie et traitement annuel

14 14 Annexes

15 15 1. Restitutions de la base : Etats 1.1. Indicateurs annuels d une OP

16 Indicateurs pluriannuels Parcours de l OP

17 Listing de membres

18 18 2. Restitutions de la base : données traitées sous forme de graphiques Graphique 1a

19 19 Graphique 2a

20 20 3. Exemples d outils 3.1. Typologie des trois classes d adhérents 3.2. Typologie des adhérents de la classe Codes de couleur 3.4. Imbrication des appuis d un centre aux adhérents de classe Codification des appuis aux adhérents de classe 1

21 Typologie des trois classes d adhérents Adhérents de Classe 1 Adhérents de Classe 2 : Groupements de Classe 3 AV, Ton, Groupements, qui ont pour objet la gestion et la mise en œuvre d activités productrices de revenus communs à l ensemble de leurs membres, principalement via l exploitation d immobilisation ou de capitaux gérés en communs (magasins, matériels et équipements) Nous distinguons aujourd hui, mais celle liste n est pas limitative, au sein de cette classe, 6 sous classes : - 11 Association villageoise - 12 Ton villageois - 13 Groupement - 14 Coopérative de commercialisation - 15 Groupement de pisciculteur - 16 Faîtière d OP Groupement (généralement féminin) qui ont pour objet la gestion et la mise en œuvre d activités productrices communes à l ensemble de leurs membres via l organisation de travaux en communs, mobilisant tous ses membres. Leur fonctionnement se rapproche de celui de groupements d autopromotion. Dans la phase actuelle, il n y a pas d exploitation d investissements communs, générant des revenus gérés et partagés. Cependant, rien n empêche que des adhérents de classe 2, évoluent à terme vers des activités de nature semblable aux adhérents de classe 1, même si leurs membres sont des femmes. Groupe d exploitations familiales qui ont pour objet de permettre à chacune de leurs membres d avoir accès à des services de conseils adaptés aux besoins de chaque membres

22 Description des OP par Type Objectifs par OP Type 1 Type 2 Type 3 Type 4 OP en grande difficulté Impossibilité de tenir des réunions du bureau et des AG Dialogue villageois rompu Crise sociale arrêt de toute activité économique collective Production faible Endettement important, non clarifié Interventions impromptues des huissiers et saisies S appuyer sur le CPS pour reconstruire l OP et son activité, remettre l OP en marche. Résoudre les conflits qui paralysent l OP, en particulier ceux liés à l opacité des situations d endettement. OP en difficulté Pas d accès au crédit, en particulier au crédit intrant En cours de redressement par un travail sur : Rééchelonnement des dettes Réorganisation interne Formation des responsables Mise en place d une gestion de la trésorerie Accéder au crédit, et en particulier au crédit de campagne pour tous les membres OP en redressement Existence d une activité économique collective ; Accès au crédit, notamment au crédit intrant ; Gestion de l approvisionnement en intrant ; Gestion du battage. Mais, volume d activité peu important et/ou activités peu diversifiées Maîtriser les fonctions économiques de l OP, améliorer la rentabilité des activités de base. Transparence de gestion et information régulière des membres OP performante Bon fonctionnement des activités économiques collectives, accès au crédit, bonne gestion d ensemble de l OP Souhaits de se développer : réaliser de nouveaux investissement productifs (batteuse, décortiqueuse, magasin, ) investissements sociaux (puits, école, médersa,) diversification des activités (commercialisation de la production des membres) maîtrise des outils de gestion économique renforcement de la position de l OP vis-à-vis des partenaires renforcement l information et la formation, Développement de nouvelles activités Réalisation de nouveaux investissements économiques ou sociaux. Autofinancement de la campagne agricole Accès à de nouvelles fonctions : commercialisation groupée, achats groupés d intrants. Indicateurs de passage d un type à un autre Contrat de Prestation Tableau d endettement externe Rapport de diagnostic Registre des membres (situation de l endettement de l OP par institution) Liste des débiteurs individuels Reconnaissances de dettes Autres indicateurs permanents caractérisation des responsables indice de cohésion sociale OP réorganisée (RI, Statut) OP fonctionnelle (Réunion, AG se tiennent régulièrement) Les responsables ont bénéficié des formations de base Plan de rééchelonnement de dettes ou impayés nuls Le cahier de caisse et le cahier de banque sont tenus Les fonctions économiques collectives principales sont maîtrisées : Crédit intrant octroi : B2, situation des crédits obtenus Crédit intrant, suivi et recouvrement : LDI, liste des contrats de crédit, F2, Situation du recouvrement des impayés Battage : F4, F5, F6, comptes de battage Magasin :C3 (cahier de suivi des stocks) AG de restitution des comptes Capacité d autofinancement Investissement réalisés et raisonnement de ces investissements Maîtrise des centralisateurs comptables de gestion : journal, comptes de résultat par activité, compte d exploitation général, bilan Diversification des activités économiques

23 Codes couleurs Type 4 Type 3 Type 2 Type 1 Appuis du conseiller de gestion Appuis du conseiller juridique Appuis du formateur en alphabétisation Alphabétisation du conseil de gestion aux exploitations familiales Appui du conseiller au groupements féminins

24 Présentation SSE au PASE Imbrication des appuis d un Centre à une OP de classe 1 BILAN Type 4 Compte d exploitation générale Compte de résultat Type 3 Journal comptable Autres investissements non productifs Autres investissements productifs R h h d fi Magasin Battage Rembourse ment Crédit Convention de financement Protocole de battage Contrat de commercialisation Octroi crédit et approvisionnement Gestion de la trésorerie Vente des produits de l OP Vente des produits des membres Recouvrement des créances et contentieux Informations sur l environnement (économique, social, juridique Type 2 Mise en place/renforcement du comité villageois d alphabétisation Alphabétisation fonctionnelle/formation aux outils de gestion Alphabétisation fonctionnelle/formation aux rôles et responsabilité Alphabétisation de base Type 1 Règlement intérieur et statut de l OP Clarification de la situation des dettes internes Clarification de la situation des dettes externes Mise en place du registre des membres et de suivi des appuis Diagnostic initial

25 Présentation SSE au PASE Catégorie d'appui Conseiller de Gestion Conseiller Juridique Conseiller Assistant de Gestion Alphabétisation Code Appui Type 0 1 Appui/formation aux autres conseillers Appui/formation aux autres conseillers Type 1 11 Diagnostic Diagnostic M. en place registres des membres et suivi 12 appuis 13 Clarification des dettes externes Clarification juridique des dettes externes Clarification des dettes externes 14 Clarification des dettes internes Clarification juridique des dettes internes Clarification des dettes internes Type 2 20 Formation générale du comptable Formation de l'animateur villageois 21 Mise en place règlement intérieur et statuts 22 Alphabétisation de base 23 Formations des organes de l'op F responsables à leurs rôles et responsabilités 24 Mise en place des outils de gestion Mise en place des outils de gestion F responsables à la tenue des outils de gestion 25 Mise en place du comité villageois d'alphabétisat 26 Contrôle du travail de l'acg en appui trésorie Suivi utilis outils de gest (trésorerie) 27 Recouvrement des créances et contentieux 28 Inf sur l'environnement (éco., social, juridique) 29 Suivi des comités d'alphabétisation S/E membres des bureaux (maitrise outils de Type 3 30 gest ) 31 Appui à la recherche crédit intrant et équipement Suivi utilis outils de gest (crédit) 32 Production états intermédiaires (endettement, ) 33 Situation finale crédit détaillée OP/OP 24 Contrat de commercialisat (produits OP et mb) Suivi utilis outils de gest (Com pdts) 35 Production des comptes battage Protocole de battage Suivi utilis outils de gest (battage) 26 Convention de financement Suivi utilis outils de gest (magasin) 37 Appui à la recherche financement (Projets de l'op) 38 Appui au montage de dossier (autre invt productif) Type 4 41 Prod Etats financiers (Comptes d'e.g.) Recueil d'information (C.E.Gal,bilan) 42 Prod Etats financiers (Bilans) 43 Restitution aux AG Restitution aux AG

26 Présentation SSE au PASE