DOSSIER DE CRÉANCE MODE D EMPLOI. DOCTORAT Entreprise International Spin Out Entreprise Docteur Entreprise International

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1 DOSSIER DE CRÉANCE MODE D EMPLOI Conventions : FIRST ENTREPRISE DOCTORAT Entreprise International Spin Out Entreprise Docteur Entreprise International DIRECTION GÉNÉRALE OPÉRATIONNELLE DE L ÉCONOMIE, DE L EMPLOI ET DE LA RECHERCHE DGO6 Direction de la Gestion Financière Janvier 2010

2 1) Le Département de la Gestion financière au sein de la DGO6 Le dossier de créance que le bénéficiaire de la subvention fournit à la DGO6, et qui permet de liquider l aide, est vérifié par un agent du Département de la Gestion financière, après examen par le gestionnaire technique. L'objectif de ce département est de veiller à la justification comptable correcte des subsides alloués, en application des décrets et des directives émis par les pouvoirs publics. En partenariat avec le bénéficiaire de l aide, le Département de la Gestion financière veille à ce que les dossiers de créance soient suffisamment documentés. Le Département de la Gestion financière et les Départements «techniques» sont indépendants au sein de la DGO6 mais agissent en étroite collaboration. 2) Qui contacter au Département de la Gestion financière? Toute information relative à la présentation ou au contenu d un dossier de créance, à la mise en liquidation et aux délais de paiement, vous sera fournie par le gestionnaire comptable de votre dossier, ou un responsable : Monsieur P. BARBIER Directeur Tél. secrétariat : 081/ Tél. : 081/ Fax général : 081/ Courriel : 3) Le fonds de roulement Le premier versement (fonds de roulement) se fait automatiquement après la signature de la convention et de l arrêté ministériel, et après l engagement budgétaire. Son montant est défini dans la convention et il ne nécessite pas l envoi à la DGO6 d un dossier de créance. Le bénéficiaire veillera par contre et le plus rapidement possible, à fournir au Département de la Gestion financière une copie du contrat de travail, le curriculum vitae et l accord de confidentialité du chercheur subventionné. Version 10/12/09 2

3 4. Que faut-il fournir à la DGO6? En plus de ces documents qui permettent l'entrée en vigueur de la convention, le bénéficiaire de l aide doit communiquer les documents suivants à la fin de chaque semestre : - le rapport scientifique (exposé des tâches réalisées et évaluation des prestations du chercheur) - le dossier de créance de la période (semestre). La rentrée des rapports semestriels (scientifique et financier), qui couvrent la même période, doit se faire dans les trente jours ouvrables qui suivent cette période. 5. Présentation du dossier de créance La présentation standardisée que nous recommandons poursuit deux objectifs : - Permettre au bénéficiaire de la subvention et à l administration de suivre la consommation des crédits inscrits au budget de la convention. - Faciliter (et accélérer) le traitement des dépenses présentées. Le dossier de créance, à communiquer après chaque semestre d activité, comprend trois parties : - la déclaration de créance (4 exemplaires dont 1 exemplaire original) - le relevé des dépenses et le tableau récapitulatif (1 exemplaire) ; - les pièces justificatives (copies, 1 exemplaire) a) la déclaration de créance La déclaration de créance est le document à établir afin d introduire une demande de paiement. Elle est fournie à la Région en quatre exemplaires dont au moins un original (pas de signature informatique). Vous trouverez en annexe un modèle de déclaration de créance. Vous pouvez utiliser votre propre modèle, à condition que toutes les mentions y figurent. Version 10/12/09 3

4 b) les relevés de dépenses Le relevé des dépenses est un détail de toutes les dépenses encourues lors de la période (semestre). Pour l établir, il est nécessaire de consulter la convention à l article «Budget». Dans cet article sont présentées les dépenses admises et le budget prévisionnel de la recherche. Deux principes doivent être respectés : 1) Seules les dépenses ayant un lien direct avec les rubriques et sous-rubriques du tableau seront prises en charge par la Région. 2) Les dépenses admissibles sont des charges réellement supportées par le bénéficiaire de l aide. Les frais de personnel comprennent : - la rémunération brute indexée, plafonnée selon le barème en vigueur dans l'entreprise ; - un pourcentage fixé dans la convention, couvrant les charges sociales patronales, les assurances légales, ainsi que les indemnités et allocations dues en vertu des dispositions légales et réglementaires et des conventions collectives de travail. Les frais de fonctionnement comprennent : 1. First Entreprise : montant forfaitaire de 5.000,00 par semestre, soit ,00 pour toute la durée de la convention. 2. First Doctorat Entreprise International : montant forfaitaire de 5.000,00 par semestre, soit ,00 pour toute la durée de la convention. 3. First Spin Out : montant forfaitaire de ,00 par semestre, soit ,00 pour toute la durée de la convention. 4. First Entreprise Docteur : pas de frais de fonctionnement. 5. First Entreprise International : forfait de 5.000,00 par semestre, soit ,00 pour toute la durée de la convention, auquel s ajoutent deux budgets particuliers : les frais de voyage et les frais de séjour, lesquels doivent être justifiés par des factures et leurs preuves de paiement. Version 10/12/09 4

5 c) les pièces justificatives Le bénéficiaire doit fournir : - une copie des fiches de paie du chercheur ; - une copie de la preuve de paiement du forfait à l'organisme associé (5.000,00 euros par semestre, ou ,00 euros, selon les cas) ; - pour les First Entreprise International, les factures et preuves de paiement des frais de voyage et de séjour. 6. Budget Pour les conventions FIRST, le budget se présente simplement : FRAIS DE PERSONNEL X. XX,XX DÉPENSES COURANTES Dépenses courantes de l'organisme associé , TOTAL XXX,XX Version 10/12/09 5

6 7. Prolongation clôture de la convention a) Prolongation Toute demande en ce sens doit être introduite au début du dernier semestre, et impérativement 3 mois avant la fin de la convention. La décision de prolonger ou non la recherche dépend des raisons techniques invoquées et revient au gestionnaire technique. La prolongation doit être actée par un avenant et la durée totale ne pourra excéder 4 années. b) Clôture de la convention A la fin de la convention, le gestionnaire comptable établit un décompte final et propose le désengagement (c est à dire l annulation) de l éventuel budget non consommé. Le bénéficiaire de la subvention est toujours averti de cette opération, et doit réagir dans les plus brefs délais si une modification doit être apportée au décompte final. A cet égard, le Département de la Gestion financière propose une date de désengagement, au-delà de laquelle plus aucune modification financière ne pourra être apportée. 8. Circuit du dossier de créance Voici à titre indicatif le délai moyen, exprimé en semaines, entre la lettre de confirmation de mise en paiement adressée au bénéficiaire et le versement effectif des fonds. DGO6 Comptabilité générale du SPW Cour des Comptes Trésorerie du SPW DEXIA Temps en semaines Mise en liquidation Ordonnancement Visa Mise en paiement Paiement Réception du paiement par le bénéficiaire de l aide Le délai décrit ci-dessus est prolongé en cas de mise en gage de la déclaration de créance ou de litige. Le dossier passe alors par le comptable du contentieux avant d'être mis en liquidation. Version 10/12/09 6

7 ANNEXES - Modèle de déclaration de créance - Frais de missions en Belgique : Liste de l indemnité kilométrique et de l indemnité forfaitaire journalière L indemnité journalière est un montant maximum alloué par jour de mission. Elle est due pour autant qu elle soit effectivement versée aux chercheurs pris en charge par la convention. - Frais de missions à l étranger : Liste de l indemnité journalière par pays (per diem) L indemnité journalière est un montant maximum alloué par jour de mission. Elle est due pour autant qu elle soit effectivement versée aux chercheurs pris en charge par la convention. L indemnité journalière couvre tous les frais, sauf les frais de transport, d hôtel et d inscription aux séminaires. Ces derniers frais doivent être justifiés par des factures. Les jours de départ et de retour sont comptés au tarif plein. Version 10/12/09 7

8 DÉCLARATION DE CRÉANCE N.(1) Je soussigné. (2) représentant... (3) déclare qu il est dû par la Région wallonne, la somme de..(4) EUR. Cette somme correspond à la part régionale dans les dépenses soumises pour la période du../../.. au../../..tel que prévu par la convention du (5) conclue entre la Région et... (3) pour... (6). Le montant de cette déclaration de créance est à payer au compte n.. (7) ouvert au nom de.. (8) La présente créance a / n a pas (9) été mise en gage à concurrence de... EUR auprès de..... (10) en vertu d une convention d affectation en gage dont copie en annexe. J affirme sur l honneur que la présente déclaration est sincère et complète. Fait en quatre exemplaires, le. Pour (3) (1) Numéro de pièce comptable. Celui-ci sera mentionné sur l ordre de paiement. (2) Nom, prénom et fonction de la personne représentant l entreprise, l université, le centre de recherche,... (3) Dénomination de l organisme bénéficiaire. (4) Montant réclamé (5) Date de la signature de la convention. (6) Objet de la convention. (7) Numéro du compte à créditer. (8) Dénomination du compte à créditer. (9) Biffez le paragraphe s il n y a pas d affectation en gage. (10) Dénomination et adresse de l organisme bancaire. (11) Signature. (11) Version 10/12/09 8

9 LISTE DES INDEMNITES POUR LES MISSIONS EN BELGIQUE Applicable à partir du Index Indemnité kilométrique (euros) Indemnité forfaitaire journalière (euros) 01/09/00 1,2434 0, , /07/01 1,2682 0, , /03/02 1,2936 0, , /07/03 1,3195 0, , /11/04 1,3495 0, , /09/05 1,3728 0, , /01/06 1,3728 0, , /07/06 1,3728 0, , /07/07 1,4002 0, , /07/08 1,4568 0, , /07/09 0, ,0506 Version 10/12/09 9

10 LISTE DES INDEMNITES JOURNALIERES POUR LES MISSIONS A L'ETRANGER (mise à jour le 05/10/2006) Euros Euros Afghanistan 78,00 Emirats Arabes Unis (E.A.U.) 95,00 Afrique du Sud 123,00 Egypte 74,00 Albanie 89,00 Equateur 64,00 Algérie 88,00 Erythrée 72,00 Allemagne 98,00 Espagne 140,00 Andorre 74,00 Estonie 75,00 Angola 111,00 Ethiopie 70,00 Anguilla 104,00 Etats Unis d'amérique 86,00 Antigua-et-Barburda 141,00 Fidji 90,00 Antilles Néerl. et Angl. 100,00 Finlande 69,00 Arabie Saoudite 88,00 France 114,00 Argentine 87,00 Gabon 95,00 Arménie 44,00 Gambie 84,00 Aruba 101,00 Géorgie 77,00 Australie 81,00 Ghana 74,00 Autriche 149,00 Gibraltar 59,00 Azerbaïdjan 99,00 Grande-Bretagne 127,00 Bahamas 70,00 Grèce 89,00 Bahreïn 101,00 Grenade 112,00 Bangladesh 77,00 Groenland 72,00 Barbade 150,00 Guadeloupe 89,00 Belize 59,00 Guam 66,00 Bénin 80,00 Guatemala 84,00 Bermudes 77,00 Guinée Bissau 46,00 Bhutan 35,00 Guinée 55,00 Biélorussie 66,00 Guinée équatoriale 83,00 Bolivie 35,00 Guyane 49,00 Bosnie Herzégovine 84,00 Guyane Française 83,00 Botswana 58,00 Haïti 101,00 Brésil 65,00 Honduras 47,00 Brunei 88,00 Hong Kong 124,00 Bulgarie 69,00 Hongrie 74,00 Burkina Faso 86,00 Iles Caïman 71,00 Burundi 73,00 Iles Canaries 81,00 Cambodge 60,00 Iles Cook 47,00 Cameroun 74,00 Iles Marshall 118,00 Canada 97,00 Iles Vierges anglaises 118,00 Cap Vert (Iles du) 100,00 Iles Vierges US 127,00 Centrafricaine (République) 53,00 Inde 62,00 Chili 68,00 Indonésie 62,00 Chine 93,00 Irak 50,00 Chypre 98,00 Iran 45,00 Colombie 49,00 Irlande 114,00 Comores (République) 66,00 Islande 104,00 Congo 126,00 Israël 106,00 Congo (Rép. Démocratique) 107,00 Italie 112,00 Corée du Nord 50,00 Jamaïque 70,00 Corée du Sud 159,00 Japon 113,00 Version 10/12/09 10

11 Costa Rica 56,00 Jordanie 93,00 Côte d'ivoire 108,00 Kazakhstan 91,00 Croatie 158,00 Kenya 63,00 Cuba 86,00 Kirghizistan 126,00 Danemark 110,00 Kiribati 90,00 Djibouti 82,00 Koweït 107,00 Dominicaine (République) 71,00 Laos 52,00 Dominique 90,00 Lesotho 58,00 Lettonie 62,00 Saint Vincent 83,00 Liban 57,00 Salomon (Iles) 63,00 Libéria 118,00 Salvador 53,00 Libye 102,00 Samoa 27,00 Lichtenstein 116,00 São Tomé et Principe 72,00 Lituanie 82,00 Sénégal 78,00 Luxembourg 90,00 Serbie-et-Monténégro 90,00 Macao 73,00 Seychelles 75,00 Macédoine 60,00 Sierra Léone 69,00 Madagascar 83,00 Singapour 97,00 Malaisie 54,00 Slovaquie 73,00 Malawi 56,00 Slovénie 56,00 Maldives 46,00 Somalie (Rép. démocratique) 29,00 Mali 135,00 Soudan 82,00 Malte 105,00 Sri Lanka 45,00 Maroc 75,00 Suède 69,00 Mariannes du Nord 65,00 Suisse 116,00 Martinique 94,00 Suriname 46,00 Maurice 85,00 Swaziland 115,00 Mauritanie 74,00 Syrie 75,00 Mexique 98,00 Tadjikistan 43,00 Micronésie 106,00 Tahiti 73,00 Moldavie 72,00 Taiwan 97,00 Monaco 82,00 Tanzanie 68,00 Mongolie 31,00 Tchad 100,00 Montserrat 71,00 Tchèque (République) 46,00 Mozambique 84,00 Territoires autonomes / Bande de 56,00 Gaza Myanmar (Birmanie) 61,00 Thaïlande 50,00 Namibie 51,00 Timor 56,00 Nauru 64,00 Togo 65,00 Népal 46,00 Tokelau 6,00 Nicaragua 57,00 Tonga 79,00 Niger 75,00 Trinidad et Tobago 114,00 Nigéria 119,00 Tunisie 76,00 Niue 47,00 Turkménistan 48,00 Norvège 85,00 Turks & Caicos Islands 84,00 Nouvelle Calédonie 81,00 Turquie 56,00 Nouvelle Zélande 87,00 Tuvalu 31,00 Oman 75,00 Ukraine 134,00 Ouganda 68,00 Uruguay 44,00 Ouzbékistan 89,00 Vanuatu 206,00 Pakistan 68,00 Venezuela 75,00 Version 10/12/09 11

12 Palau 88,00 Vietnam 39,00 Panama 75,00 Wallis et Futuna 72,00 Papouasie Nouv. Guinée 68,00 Yémen (République du Yémen) 71,00 Paraguay 34,00 Zambie 72,00 Pays-Bas 130,00 Zimbabwe 64,00 Pérou 79,00 Phillipines 57,00 Pologne 98,00 Polynésie 73,00 Porto Rico 68,00 Portugal 128,00 Qatar 65,00 Réunion 82,00 Roumanie 122,00 Russie 117,00 Rwanda 113,00 Saint Kitts / Nevis 104,00 Sainte Lucie 81,00 Saint Marin 112,00 Version 10/12/09 12

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