T E T R A H A N D 2010

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1 1 T E T R A H A N D septembre 2010 MUSEE DES INVALIDES PARIS DOSSIER EXPOSITION TECHNIQUE

2 S O M M A I R E I. Participation Page 1 II. Informations générales Page 2 III. Tableau de tarification Page 3 IV. Réservation du stand Page 4 V. Réservation de publicité Page 6 VI. Conditions d'installation et d'aménagements Page 7 Plan de l'exposition Page 11

3 P A R T I C I P A T I O N La participation de votre Société au congrès «TETRA HAND 2010» qui se tiendra au Musée des Invalides, peut notamment se concrétiser comme suit : - Le statut de partenaire principal (contacter Richard CULIOLI ) - Location d'une surface d'exposition (module de 4m²) - Souscription d'espace publicitaire dans le programme et/ou le livre des résumés remis aux congressistes - Insertion d'un encart publicitaire dans la sacoche des participants Les formulaires de réservation prévus à cet effet se trouvent dans ce dossier. Par ailleurs, nous restons à votre disposition pour étudier avec vous toute autre forme de participation à cette manifestation. Le comité d'organisation de ce congrès a confié l'organisation logistique de cette réunion à : ISTRIA Congrès B.P Neuilly sur seine cedex Tel : Fax : Port. : qui le représente donc dans toutes les opérations relatives à ce congrès, et qui se tient à votre disposition pour vous donner de plus amples renseignements sur l'organisation de l'exposition.

4 2 I N F O R M A T I O N S G E N E R A L E S A - Calendrier Dates Horaires Aménagements des Stands Mardi 21 septembre h00-10h00 Horaires d'ouverture de l'exposition Démontage des Stands Du Mardi 21 septembre 2010 au Mercredi 22 septembre 2010 Mercredi 22 septembre h00-18h00 17h00-20h00 B - Situation des Stands Les stands de l'exposition du congrès seront installés dans une aile du Musée des Invalides, au 1 er étage. C - Lieu du congrès Musée des Invalides 129, rue de Grenelle PARIS

5 3 T A B L E A U D E T A R I F I C A T I O N A - Surface d'exposition Prix du m² : H.T. Incluant le nettoyage quotidien des stands et le gardiennage de nuit de l'exposition. B - Publicité Imprimée - Dans le programme remis aux congressistes et/ou dans le cahier des résumés des communications - Page intérieure (une couleur) H.T. - 3ème de couverture quadrichromie H.T. - 4ème de couverture quadrichromie H.T. - Dans la sacoche des congressistes Encart publicitaire recto verso, format A4, déplié fourni pas les soins de l'annonceur H.T. - Les annonceurs sont invités à vérifier que leurs publicités sont conformes à la législation française en vigueur en matière de publicité de produits pharmaceutiques - Les films pour l'édition devront être transmis au Secrétariat du Symposium par courrier recommandé.

6 4 DEMANDE DE RESERVATION DE STAND Société : Adresse : Responsable : Téléphone : Matériel exposé : Réserve un stand de... M2 (Module Minimum de 4m²) 1er choix Stand n : [ ] 2ème choix Stand n : [ ] 3ème choix Stand n : [ ] Prix du mètre carré : 450 Hors Taxes. Soit un total de : H.T. :... TVA (19,6%) :... TTC :... Ce bon de commande doit être retourné à : ISTRIA Congrès B.P Neuilly-sur-Seine cedex Fax : Accompagné d'un chèque bancaire de... euros, libellé à l'ordre de : ISTRIA Congrès, représentant 100% de la somme T.T.C. due. A DEFAUT DE REGLEMENT, LA RESERVATION NE SERA PAS PRISE EN COMPTE. L'exposant déclare avoir pris connaissance des conditions de règlement relatives à l'installation et à l'aménagement des stands pour l'exposition, des clauses d'assurance et d'annulation, qu'il accepte sans restriction. Date : Signature et Cachet

7 6 DEMANDE DE RESERVATION POUR LA PUBLICITE IMPRIMEE Société : Adresse : Responsable : Téléphone : Matériel exposé : - Dans le programme remis aux congressistes et/ou dans le cahier des résumés des communications - Page intérieure (une couleur) H.T. - 3ème de couverture quadrichromie H.T. - 4ème de couverture quadrichromie H.T. - Dans la sacoche des congressistes Encart publicitaire recto verso, format A4, déplié fourni pas les soins de l'annonceur... Soit un total de : 750 H.T. H.T. :... TVA (19,6%) :... TTC :... Ce bon de commande doit être retourné à : ISTRIA Congrès B.P Neuilly-sur-Seine cedex Fax : Accompagné d'un chèque bancaire de... euros, libellé à l'ordre de : ISTRIA Congrès, représentant 100% de la somme T.T.C. due. A DEFAUT DE REGLEMENT, LA RESERVATION NE SERA PAS PRISE EN COMPTE. Date : Signature et Cachet

8 7 CONDITIONS D'INSTALLATION ET D'AMENAGEMENT DES STANDS POUR LES EXPOSANTS RESERVATION ET LOCATION DE SURFACE D'EXPOSITION L'organisateur établit un plan de la manifestation et effectue la répartition des emplacements en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par les exposants. Il se réserve cependant le droit de modifier le plan de l'exposition, de déplacer ou modifier un emplacement ou une réservation sous des circonstances particulières, sans que l'exposant puisse prétendre à des dommages et intérêts. Sans accord écrit de l'organisateur, les exposants ne sont pas autorisés à sous-louer, partager ou transférer leur stand. Le non-règlement aux échéances prévues du montant de la participation entraîne l'annulation du droit à disposer de l'emplacement attribué. L'organisation se réserve le droit de ne pas louer de surface d'exposition à toute firme, société, ou organisation dont les activités ne seraient pas directement en rapport avec le thème général de la manifestation, ou ne répondraient pas aux normes de rigueur souhaitées par le comité d'organisation. HORAIRES Une journée d'ouverture d'exposition est de 10 heures (comprises entre 7h et 20h). Tout dépassement horaire entraîne un supplément de facturation égal au 1/10ème du prix de la journée. Pendant les périodes de montage et de démontage, l'horaire de base est étendu à 12h (comprises entre 7h et 20h). Les journées mixtes (exposition et montage ou démontage) sont d'une durée de location de 11h (comprises entre 7h et 20h). Tout dépassement est facturé sur les mêmes bases que pour les jours d'ouverture de l'exposition. Les exposants devront laisser les emplacements occupés par eux, et notamment les cloisons et moquettes de stand, dans l'état où ils les auront trouver. I M P O R T A N T Il est absolument interdit de procéder : - A tous les travaux touchant les conduits de fumée, les conduits d'eau, d'air comprimé, les circuits électriques, téléphoniques, canalisations d'eau ou de vidange, monte-charge, ascenseurs et tranchées pour canalisations. - A tout percement de trous pour accrochage ou scellements. - A la dépose des portes, des fixations d'antennes, etc...

9 Les réparations des dommages consécutifs à l'inobservation des clauses cidessus, seront intégralement à la charge de l'exposant. RESISTANCE AU SOL - PROTECTION DES MOQUETTES ET DES SOLS La résistance au sol est de : Kg au m². Il faut tenir compte de ces résistances non seulement pour l'installation du matériel exposé, mais également pour les manutentions. Sur toutes les surfaces moquettées, l'exposant doit poser un revêtement de protection. Pendant les périodes de montage et de démontage, les moquettes des galeries de circulation doivent être protégées par des éléments résistants (type isorel dur) pour éviter le poinçonnage. Dans tout Le Musée, les chariots et autres appareils de manutention doivent être équipés de roues à bandage caoutchouté. Il est en particulier rappelé que les installations :. Ne doivent en aucune façon entraver le bon fonctionnement des appareils de Sécurité (commandes de désenfumage, extincteurs, pompes à incendie, sprinklers, signalisation de secours, portes coupe-feu, etc..) ;. Doivent laisser le libre accès aux ascenseurs et issues de secours (tant dans les halls que dans les salles). Le respect de ces consignes de sécurité est sous l'entière responsabilité de l'exposant. HYGIENE ET SECURITE L'exposant devra respecter toutes les mesures imposées par les pouvoirs publics et notamment en ce qui concerne la sécurité, les règlements et consignes concernant les expositions, foires et salons, édictés par la Direction de l'hygiène et de la Sécurité Publique de la Préfecture de Police (Ordonnance N en date du ). Le contrôle de l'exécution des dispositions du présent article incombe aussi bien au chef de service de Sécurité de la SIPAC (propriétaire des locaux) qu'au représentant du Musée. Ils ont chacun compétence pour leur interprétation et l'appréciation de leur bonne application. En cas d'infraction grave, ils pourront ordonner toute mesure corrective pouvant aller jusqu'à l'enlèvement des structures et du matériel proposés, ou à l'interruption de la manifestation, sans que l'exposant puisse réclamer aucune indemnité ni que ses obligations de règlement de location disparaissent. Il est fait obligation à l'exposant en particulier de veiller à garantir en toutes occasions le libre accès des portes de sortie, issues de secours, dispositifs pour l'évacuation des fumées (tirez-lâchez et RIA). L'ignifugation des installations doit être réalisée par une entreprise qualifiée, délivrant le label de garantie d'un organisme agréé (arrêté du titre IV - chapitre 9 - Ministère de l'intérieur). Chaque responsable de stand doit tenir à la disposition de la Commission de Sécurité le certificat de réaction au feu des matériaux utilisés pour l'aménagement ou la décoration.

10 Les certificats d'origine étrangère ne peuvent être pris en considération. Aussi les exposants étrangers, utilisant des matériaux importés de leur propre pays n'ayant pas été contrôlés en France, doivent transmettre, au plus tard 2 mois avant la manifestation, des échantillons de ces matériaux auprès des laboratoires agréés qui établiront des certificats de conformité par rapport aux normes prévues par la réglementation française en vigueur. L'organisateur se réserve le droit de faire enlever tout matériel dangereux, insalubre ou dégageant des odeurs désagréables, nuisibles ou gênantes, ainsi que toutes les installations susceptibles de nuire à l'aspect général. Tout aménagement non conforme aux dispositions du Règlement de Sécurité ou toute dérogation à celui-ci, nécessité par des circonstances particulières doit faire l'objet d'une demande d'autorisation adressée à la Préfecture de Police - Direction de la Prévention et de la Protection Civile - 8e Bureau - 12, 14 Quai de Gresves PARIS, 1 mois au moins avant l'ouverture de la manifestation (article T88). Le Service de Sécurité et la Régie Congrès Exposition du Musée sont à votre disposition pour tous renseignements complémentaires. MANUTENTION ET LEVAGE Les produits et les matériaux nécessaires pour l'installation des stands de l'exposition transitent par la Gare de Marchandises et les deux monte-charges du Musée. Dimensions utiles des deux monte-charges : - Longueur : 7,70 m, - Largeur : 2,80 m, - Hauteur : 2,20 m, - Charge admissible : niveau 3 : 1 tonne. L'utilisation des escaliers, escaliers mécaniques, ascenseurs, pour les besoins de manutention lors des montages ou des démontages des expositions ou pour la manutention du matériel pendant l'exposition, est strictement interdite. PRESTATIONS Le Musée est seul habilité à fournir sur les stands et dans les zones louées : * le téléphone, * les lignes spécialisées, * l'électricité, * l'air comprimé, * l'eau, * le nettoyage, * les vestiaires. STOCKAGE DES EMBALLAGES Pour des raisons impératives de sécurité, il n'existe pas dans Le Musée, de local réservé au stockage des emballages. Les exposants devront obligatoirement prévoir leur enlèvement avant l'ouverture de la manifestation. GARDIENNAGE Un gardiennage de nuit est prévu pour toute la durée de la manifestation.

11 ASSURANCES L'exposant, les personnes morales et physiques qu'il représente doivent assurer obligatoirement : a) "Tous risques, y compris les vols", tous les biens sont apportés au Musée, pour la manifestation, dès leur entrée jusqu'à leur sortie. Cette assurance doit également les couvrir lorsqu'ils sont transportés, manipulés, montés et démontés par le personnel du Musée ou à l'aide de matériel et moyens appartenant au Musée. Quelle que soit la cause ou la nature des dommages éventuels de ces biens, l'exposant, les personnes morales et physiques qu'il représente, déclarent avoir renoncé à tout recours, non seulement contre l'organisateur et Le Musée, mais également contre la SIPAC, propriétaire des locaux, la CIPCOM locataire de certains de ses locaux, leurs personnels, leurs préposés ou toute personne sous leur grade. Les polices d'assurances souscrites par l'exposant, les personnes morales ou physiques qu'il représente doivent comporter la mention de cette renonciation à recours. b) "En responsabilité Civile" pour les dommages causés aux tiers, et ce, durant toute la durée de leur présence dans les locaux du Musée. ANNULATION Avant le 1 er juillet 2010 : remboursement de 50% de la somme versée. Après le 1 er juillet 2010 : aucun remboursement. L'annulation doit être adressée au secrétariat de d'istria Congrès, uniquement par courrier. Tous les remboursements seront effectués après l'exposition.

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