Formation Gestion du Temps

Transcription

1 Formation Gestion du Temps

2 Objectif de la formation Être capable d analyser son organisation personnelle pour optimiser la gestion de son temps.

3 Plan La définition du temps La description de son temps sur 24 heures Le repérage des voleurs de temps L analyse de sa propre gestion du temps La mise en place d un plan d action pour améliorer sa gestion du temps Synthèse

4 Typologie Personne qui fait une seule chose à la fois Personne qui fait plusieurs choses à la fois Personne qui fait les choses à contre temps Monochrone Polychrone Asynchrone

5 Les 7 lois générales du temps Loi de Douglas Dossiers et documents s entassent jusqu à remplir l espace disponible pour leur rangement Loi de Pareto L essentiel prend 20% du temps, l accessoire 80% Loi de Murphy Rien n est aussi simple qu il n y paraît. Chaque chose prend plus de temps qu il n y paraît.

6 Loi de Illich Au delà d un seuil de travail horaire, le temps passé n est plus efficace Loi de Carlson Faire un travail en continu prend moins de temps qu en plusieurs fois Loi de l Ecclésiaste Il y a un temps pour tout, et un temps pour chaque chose Loi de Parkinson Le travail se dilate jusqu à remplir la durée disponible pour son accomplissement

7 Les 12 symptômes d une mauvaise gestion du temps 1. Horaires continuellement surchargés, obligation fréquente de travailler le soir, ne jamais ou presque prendre de vacances. 2. Délais non respectés ; retards constants ; sentiment de toujours devoir faire du rattrapage 3. Manque de profondeur dans le traitement des problèmes. 4. Décisions hâtives, malgré le risque qu elles comportent

8 5. Crainte de déléguer ou refus d accepter les initiatives des autres 6. Continuellement privilégier le court terme au dépens du moyen ou du long terme; éteindre constamment des «feux»; vivre des crises quotidiennes 7. Impossibilité de refuser toutes nouvelles tâches qui se présentent 8. Sentiment de ne pas contrôler la situation, de perdre de vue ses objectifs et ses priorités

9 9. Pas de disponibilité pour un rendez-vous avant 2 mois (même 1 mois est excessif) 10. Perfectionnisme 11. Stress et surmenage 12.Peu ou pas de temps pour la vie privée, sociale ou pour les loisirs

10 Analyse sur 24 heures ACTIVITES - TACHES DUREE REMARQUES 6h 7h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 0h 1h 2h 3h 4h 5h

11 Analyse sur 24 heures Regrouper les activités ou tâches ACTIVITES DUREE TOTALE EN % Déplacements Travail Famille Loisirs Sommeil TOTAL = 24 Heures = 100%

12 Les Voleurs de temps 1 Les réunions trop fréquentes, trop longues, mal préparées 2 Les démarches administratives personnelles ou familiales 3 Le manque d ordre 4 L absence d objectifs et de priorités claires 5 Les interruptions de collègues ou collaborateurs 6 La tendance au perfectionnisme 7 Les appels téléphoniques imprévus ou inutilement longs 8 L indécision ou les décisions trop rapides 9 Le patron, la hiérarchie 10 La tendance à ne pas assez déléguer 11 Les déjeuners d affaires 12 Le personnel insuffisamment formé ou incompétent 13 La tendance à la dispersion 14 L inaptitude à dire non

13 GROUPE U.S.A. FRANCE 1 Les réunions trop fréquentes, trop longues, mal préparées Les démarches administratives personnelles ou familiales 1 3 Le manque d ordre 5 4 L absence d objectifs et de priorités claires Les interruptions de collègues ou collaborateurs La tendance au perfectionnisme 1 7 Les appels téléphoniques imprévus ou inutilement longs L indécision ou les décisions trop rapides 4 9 Le patron, la hiérarchie La tendance à ne pas assez déléguer Les déjeuners d affaires Le personnel insuffisamment formé ou incompétent 3 13 La tendance à la dispersion L inaptitude à dire non

14 Pistes de solutions Planifier et déléguer : reconnaître que planifier, c est perdre du temps aujourd hui pour en gagner demain. Mettre l accent sur les résultats et non sur l activité. Prioriser : réfléchir à ses objectifs et définir des priorités. Dites NON : Avoir toujours son agenda sur soi. Apprendre à dire non. Travailler en continu et se donner le temps : Mieux estimer le temps. Se donner le temps de bien faire pour ne pas refaire. Simplifier l accès et la transmission des informations. Urgent / Important : organiser et catégoriser vos taches et actions. Apprendre à lire en diagonale. Appliquer la règle de Pareto. Questions sans importance : les déléguer. Rester centré sur ses objectifs.

15 Pistes de solutions Visiteurs : Recevoir uniquement sur rendez-vous. Etre avare de son temps. Mettre en place des filtres (secrétaire ) Téléphone : Filtrer et regrouper les appels. Etre bref. Rester centré sur l essentiel. Réunions : Courtes avec des objectifs et des horaires. Faire des compte-rendus les plus concis possibles avec seulement les décisions et actions à mettre en place. Indécision : Se souvenir que la rationalité absolue n existe pas. Accepter les risques. Déléguer le droit à l erreur et l accepter pour soi. Devenir plus méthodique (faits-objectifs-alternatives-choix)

16 A vous de jouer soyez SMART Objectifs Spécifiques Mesurables Atteignables Réalisables Temporels