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1 OFFRE DE SERVICE AU SOUTIEN À L ORGANISATION DES SOINS, DES SERVICES ET DU TRAVAIL La Direction des ressources humaines AQESSS Janvier 2010

2 Soucieux de s engager dans un exercice de réorganisation du travail avec succès, les établissements et leurs équipes de projet veulent maximiser temps et efforts pour répondre le plus adéquatement possible aux exigences de leur environnement. Le recours à de bonnes pratiques en organisation des soins, des services et du travail et l utilisation d un bon outil de planification devient un incontournable. Élaborer un dossier ou un manuel d organisation de projet en partenariat avec les acteurs principalement concernés constitue le premier pas vers la réussite. C est dans cet objectif que l AQESSS vous propose deux ateliers en appui à vos projets. Un atelier de deux jours pour soutenir le démarrage de projets d organisation des soins, des services et du travail en établissement à l intention des responsables de projet et des comités de pilotage : «Notre projet d organisation du travail : une réussite»; En nouveauté, un atelier d une journée spécialement conçu à l intention des destinataires du changement (l équipe de travail qui est visée par la réorganisation) : «Notre équipe et le changement». POUR UNE BONNE CONCEPTION ET PLANIFICATION DE PROJET «Notre projet d organisation du travail : une réussite» est une activité qui s adresse aux gestionnaires responsables du démarrage d un projet, aux chargés de projet désignés ainsi qu aux membres des comités de pilotage ou de coordination (employés ou représentants syndicaux) engagés dans la planification et la conception du projet de réorganisation. Cet atelier propose d explorer les deux aspects les plus importants pour la réussite d une intervention en organisation des soins, des services et du travail : La conception et la planification du projet; La démarche de gestion du changement. L objectif principal poursuivi est d outiller les participants aux principes de la gestion de projet pour qu ils puissent mettre en œuvre une démarche structurée de gestion de projet et des stratégies gagnantes de gestion du changement planifié. Au terme de l atelier de formation, les participants se seront familiarisés avec la démarche de gestion de projet et auront développé des habiletés et des capacités pour : Partager un langage commun en matière d organisation des soins des services et du travail, de gestion de projet; Développer une vision et définir les contours du projet; Établir les modalités de fonctionnement et les mécanismes de suivi du projet; Définir un mandat clair pour le chargé de projet et l équipe de projet ainsi que préparer un dossier d organisation de projet; Élaborer les indicateurs de résultats adéquats en relation avec les «solutions» retenues; 2

3 Se familiariser avec les stratégies facilitant la mise en œuvre du projet de changement auprès des récipiendaires du projet en suscitant l adhésion et la mobilisation. POUR FAVORISER LA COMPRÉHENSION ET L ADHÉSION AU PROJET L atelier «Notre équipe et le changement» s adresse spécifiquement aux membres des équipes qui seront les destinataires directs ou indirects des changements initiés par la démarche de réorganisation. Les recherches en matière de gestion planifiée de transformation organisationnelle nous confirment qu il est fort utile d offrir un espace d échanges sur les préoccupations des personnes qui vivront les transformations dès le démarrage des activités afin de favoriser l adhésion au projet. L atelier permettra aux responsables de projet de renforcer leur discours mobilisateur en complétant l information pertinente sur la démarche de projet, de permettre un échange sur les préoccupations de chacun et d enrichir la programmation des activités anticipées pour soutenir les équipes selon les besoins exprimés et ainsi assurer une mise en œuvre réussie des changements. LES MÉTHODES ET LES STRATÉGIES PROPOSÉES LORS DES ATELIERS Les ateliers utilisent le projet de l établissement comme véhicule d apprentissage et permettent aux participants de progresser dans la conception et l appropriation du projet. Plus particulièrement, l atelier «Notre projet d organisation du travail : une réussite» permettra d évaluer la capacité de changer du milieu, d initier leur «dossier» d organisation de projet en les familiarisant avec quelques techniques indispensables à la bonne gestion de projets et d identifier les différentes activités requises pour assurer la gestion du changement, le suivi et l évaluation du projet. Pour sa part, l activité «Notre équipe et le changement» guide les responsables de projet et les membres des équipes qui devront vivre les changements dans une réflexion et des échanges pour favoriser la compréhension commune des objectifs et de la légitimité de la démarche de projet ainsi que sur les impacts anticipés. Chaque participant est invité à partager et à échanger sur ses préoccupations, ses appréhensions et ses espoirs, à formuler ses interrogations et ses suggestions. De même, les équipes sont appelées à réaliser leur capacité à effectuer les changements avec succès. Au cours des activités, de courtes capsules synthèses des concepts les plus importants sont proposées, et les exercices en atelier sont privilégiés. Les échanges en équipe consolident une compréhension commune et la cohésion parmi le personnel concerné. Avant la tenue de chaque atelier, l animateur de l AQESSS tiendra une conférence préparatoire avec le responsable du dossier et le chargé de projet pour mieux camper la dynamique et les enjeux spécifiques du projet en vue de préparer une intervention adaptée au milieu. La visioconférence ou la conférence téléphonique seront les moyens privilégiés pour ce faire. 3

4 LE FORMAT ET LE CONTENU DE L ATELIER «NOTRE PROJET D ORGANISATION DU TRAVAIL : UNE RÉUSSITE» L atelier se déroule sur deux journées consécutives et abordera les thématiques suivantes : L environnement et les enjeux du projet, la capacité de changer et les stratégies utiles à la mise en œuvre du projet; La dynamique de collaboration dans le cadre de partenariat avec tous les acteurs internes et externes (syndicats, médecins, professionnels et non professionnels, RLS); Les phases de la démarche optimale en OSST et le modèle intégrateur en OSST; La structure de projet et le rôle du chargé de projet, des comités de pilotage et de travail et de la direction de l établissement; Les outils pour concevoir et élaborer son projet et préparer un «dossier» d organisation de projet; L approche par le tableau de bord pour «monitorer» les résultats escomptés; L identification des indicateurs et outils de suivi de projet, de coordination des activités de mise en œuvre; Les méthodologies disponibles pour réviser l organisation du travail selon l angle de prise retenu; L approche par les préoccupations des récipiendaires du changement et l importance d un plan de communication ciblé. Un cahier présentant les concepts les plus importants, des grilles de travail, des exemples d outils, des textes ou des extraits de la documentation pertinente ainsi que des références utiles seront remis à chaque participant. Un CD-ROM contenant les outils proposés sera remis au chargé de projet. La formule d atelier permet d accueillir jusqu à dix-huit (18) participants afin de permettre un maximum d interactions. L horaire des activités de formation sera établi avec le chargé de projet ou le gestionnaire responsable. LE COÛT DE L ACTIVITÉ «NOTRE PROJET D ORGANISATION DU TRAVAIL : UNE RÉUSSITE» Le coût de l activité de formation en appui aux projets en organisation du travail est de $ plus les taxes. Ce coût inclut les honoraires professionnels des formateurs, le matériel aux participants et la conférence préparatoire. Les frais de déplacement et de séjour du formateur ainsi que les frais des locaux, de matériel audiovisuel et de rafraîchissements sont à la charge de l établissement. Un accompagnement postformation pour soutenir le démarrage du projet est aussi disponible au tarif horaire de 150 $. 4

5 LE FORMAT ET LE CONTENU DE L ATELIER «NOTRE ÉQUIPE ET LE CHANGEMENT» L atelier d une journée aborde les thèmes suivants : L autodiagnostic individuel sur son style quant au changement; La compréhension commune du projet par l équipe; Les préoccupations individuelles et collectives; La capacité de changer de l équipe; Les gains et les pertes; Les valeurs à se donner en période de changement pour favoriser la réussite du projet; Les constats et les conditions requises pour réaliser les changements projetés. Un cahier contenant les exercices et quelques concepts sur les préoccupations est remis à chaque participant, et les synthèses des discussions sont consignées sur des feuilles mobiles à l intention des responsables de projet. La formule d atelier permet d accueillir jusqu à dix-huit (18) participants. LE COÛT DE L ACTIVITÉ «NOTRE ÉQUIPE ET LE CHANGEMENT» Le coût de l atelier est $ plus les taxes. Ce coût inclut les honoraires professionnels du formateur, le matériel aux participants et la conférence préparatoire. Les frais de déplacement et de séjour du formateur ainsi que les frais des locaux, de matériel audiovisuel et de rafraîchissements sont à la charge de l établissement. Un accompagnement postformation pour soutenir la gestion du changement est aussi disponible au tarif horaire de 150 $. UNE APPROCHE SUR MESURE L AQESSS peut, sur demande, donner une activité se déroulant sur un, deux ou trois jours tout en reprenant selon les besoins de l établissement les différents modules des deux ateliers cidessus présentés. Le coût d une telle activité serait à convenir avec l établissement. 5

6 LA PERSONNE-RESSOURCE M ME Odette Bolduc est associée à la gestion des ressources humaines depuis Elle a œuvré dans différentes organisations publiques et privées. Elle a travaillé à titre de cadre en gestion des ressources humaines à la Cité de la Santé de Laval pendant 13 ans avant de se joindre en 2001 avec l Association des hôpitaux du Québec devenue l AQESSS. Ayant collaboré, comme formatrice depuis 2002, aux programmes de formation en organisation du travail de l AHQ/MSSS, M me Bolduc est toujours associée aux travaux de l AQESSS en matière d organisation du travail. Avocate, détentrice d une formation de base en relations industrielles, elle a également complété une formation de 2 e cycle en administration. Tout en s impliquant dans les divers aspects de la gestion des ressources humaines, elle s intéresse à l approche par projet et elle a joué le rôle de chargée de projet Ressources humaines dans une implantation majeure de systèmes informatisés de gestion des ressources humaines et s est engagée dans le soutien au démarrage de projets en 2008 et Des centaines de gestionnaires ont profité des activités de formation et de soutien pour leurs projets en OSST. 6

7 ATELIER «NOTRE PROJET D ORGANISATION DU TRAVAIL : UNE RÉUSSITE» JOUR 1 LA CONCEPTION ET LA PLANIFICATION DU PROJET 8 h 15 à 8 h 30 Accueil des participants 8 h 30 à 8 h 45 Présentation L activité brise-glace : Les mots pour le dire Les objectifs de l atelier 8 h 45 à 10 h 10 h à 10 h 30 Les conditions de succès d un projet en organisation du travail L enjeu des projets en OSST Légitimité du projet Conditions gagnantes Exercice : Avons-nous la capacité de changer? Le processus de transformation La conception et la planification du projet : Les angles de prise : le modèle intégrateur en OSST 10 h 30 à 10 h 45 Pause-santé 10 h 45 à 12 h La méthodologie de la gestion de projet Les contours du projet en cinq étapes Un «dossier» de projet Le suivi du projet Étape 1 La gestation et le partage de vision La compréhension commune des objectifs et des résultats attendus Exercice : La logique de notre projet Le défi du changement étape 1 Exercice : Notre dossier de projet 12 h à 13 h Déjeuner (sur place) Étape 2 La clarification et la construction d alliances (suite) 13 h à 14 h 15 Les mesures de mitigation Exercice : Quels sont nos principaux influenceurs et les risques auxquels on doit faire face La structure de projets Les rôles et les responsabilités des acteurs Les règles du jeu Les diagnostics et les recherches utiles Le défi du changement étape 2 Exercice : Notre dossier de projet 14 h 15 à 15 h 15 Étape 3 L évaluation des solutions: conception et planification Le découpage du projet : planification détaillée, échéanciers et livrables Les études d impacts et les études de faisabilité Les outils de gestion de projet Exercice : Notre dossier de projet étape 3 Le tableau de bord Le défi du changement étape 3 Exercice : Notre dossier de projet 15 h 15 à 15 h h 30 à 16 h 30 Pause-santé Retour sur l atelier en plénière 7

8 JOUR 2 8 h 15 à 8 h 30 Accueil des participants LA GESTION DU CHANGEMENT 8 h 30 à 8 h 45 Présentation L activité brise-glace : La dictée Les objectifs de la journée 8 h 45 à 9 h 9 h à 10 h h 15 à 10 h 30 Pause-santé 10 h 30 à 11 h 11 h à 12 h Le défi du changement Retour sur le jour 1 Le défi du changement 12 h à 13 h Déjeuner (sur place) 13 h à 13 h h 30 à 15 h 15 h à 15 h 15 Pause-santé 15 h 15 à 16 h 16 h à 16 h 15 Les implications pour les acteurs L approche par les préoccupations Exercice : Qui est préoccupé? Ce que le changement remet en question Exercice : Que pourrions-nous faire? Retour en plénière : Des actions ciblées Étape 4 La production ou réalisation des solutions Les méthodologies de développement de projet Le défi du changement étape 4 Exercice : Notre dossier de projet étape 4 Étape 5 La mise en exploitation et l évaluation L implantation des changements o L habilitation des destinataires du changement o L introduction des changements o Le suivi requis L évaluation des résultats et bilan La pérennité des changements Le défi du changement étape 5 Exercice : Notre dossier de projet étape 5 Le leadership mobilisateur Les principaux leviers et les conditions essentielles Les stratégies de communication Les stratégies et les moyens de communications utiles Le développement d un discours persuasif Exercice : Un discours persuasif Les clientèles cibles Exercice : Un plan de communication efficace Évaluation de la session 8

9 ATELIER «NOTRE ÉQUIPE ET LE CHANGEMENT» 8 h 15 à 8 h 30 Accueil des participants 8 h 30 à 9 h Présentation L activité brise-glace : Qui a piqué mon fromage? Les objectifs de la journée Exercice : Où j en suis? 9 h à 10 h 10 h à 10 h 30 Un projet partagé Atelier : Qu est-ce que je comprends de ce projet? Retour sur les objectifs et les résultats recherchés La capacité de changer Atelier : Notre capacité de changer Retour sur la capacité de notre équipe de changer 10 h 30 à 10 h 45 Pause-santé 10 h 45 à 12 h Les changements organisationnels et moi Les étapes et les impacts d une transformation organisationnelle 12 h à 13 h Déjeuner (sur place) 13 h à 13 h 30 Ce que le changement remet en cause Atelier d équipe : Bilan des gains et pertes 13 h 30 à 14 h 14 h à 15 h Retour en plénière sur l approche par les préoccupations et les résultats de l exercice «Où j en suis» Les changements organisationnels et nos valeurs d équipe Atelier : Moi et les autres dans le changement Retour en plénière pour le portrait 15 h à 15 h 15 Pause-santé 15 h 15 à 16 h Les constats et les actions requises : Quelles stratégies à mettre en œuvre ensemble pour nous aider à réaliser le projet Que puis-je faire personnellement pour favoriser la réussite du projet Atelier d équipe : Constats et actions Retour en plénière 16 h 15 à 16 h 30 Évaluation de la journée 9

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