UPU UNION POSTALE UNIVERSELLE. CEP C Doc 15.Rev 1. Original: anglais CONSEIL D EXPLOITATION POSTALE. Commission 3 (Services physiques)

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1 UPU UNION POSTALE UNIVERSELLE CEP C Doc 15.Rev 1 Original: anglais CONSEIL D EXPLOITATION POSTALE Commission 3 (Services physiques) Rapport du groupe de travail intérimaire chargé des colis (Point 15 de l ordre du jour) 1. Objet Rapport du groupe de travail intérimaire chargé des colis et résumé des recommandations. Références/paragraphes 1 à Décision attendue Il est demandé à la Commission 3: de prendre note du rapport du groupe de travail intérimaire chargé des colis; de prendre note des coûts de maintenance estimés pour le système de réclamations par Internet pour 2013; de prendre note des travaux entrepris par d autres groupes pour le développement d un système de réclamations par Internet amélioré et de demander au Groupe «Evaluation et amélioration de la qualité du service des colis postaux» d examiner ce développement pour l adapter au service des colis; d examiner et d approuver les procédures de recours révisées concernant les quotes-parts territoriales d arrivée; d examiner et d adopter le projet de résolution concernant les exigences minimales pour les quotes-parts territoriales d arrivée pour 2014; de prendre note du rapport d avancement des travaux sur la validation des normes de distribution et des étapes proposées; d approuver le transfert du projet concernant la validation des normes de distribution au Groupe «Evaluation et amélioration de la qualité du service des colis postaux» de la Commission 3 en vue de la poursuite de son développement et de sa mise en œuvre et 6 7 à 9 10 et annexe 1 11 et annexe 2 12 et annexe 3 I. Introduction et objectif général 1. Le groupe de travail intérimaire chargé des colis a été créé pour poursuivre les travaux associés à la mise en œuvre des quotes-parts territoriales d'arrivée pour les colis, au développement des services de retour des marchandises et aux spécifications minimales relatives aux colis jusqu à la première session du Conseil d exploitation postale (CEP) après le Congrès (résolution CEP 3/2012). DOT.PCL

2 2 2. Après avoir considéré la diversité et la complexité des sujets appelant des recommandations, le groupe de travail intérimaire a travaillé avec des sous-groupes spéciaux pour traiter des sujets principaux. Par conséquent, le rapport a été divisé en trois additifs pour permettre à chaque sous-groupe de présenter son sujet et ses recommandations individuellement. Les additifs sont les suivants: Examen des quotes-parts territoriales d'arrivée: Add 1. Service de retour des marchandises: Add 2. Spécifications minimales concernant les colis: Add L objectif général du présent document est de soumettre les recommandations du groupe de travail intérimaire à la Commission 3 sur les questions autres que celles traitées par les trois additifs. 4. Le groupe de travail intérimaire comprend les représentants des pays suivants: Allemagne, Amérique (Etats-Unis), Argentine, Australie, Belgique, Canada, Chine (Rép. pop.), Danemark, Espagne, Finlande, France, Grande-Bretagne, Grèce, Indonésie, Israël, Malaisie, Nigéria, Norvège, Pays-Bas, Portugal, Russie (Fédération de), Singapour et Suisse. En sus des réunions physiques de juillet 2012 à Berne et d octobre 2012 à Doha (Qatar), les membres du groupe ont tenu plusieurs téléconférences pour avancer dans leurs travaux. II. Système de réclamations par Internet Coûts de maintenance estimés pour Le 16 octobre 2006, le CEP est convenu du partage des frais d exploitation du système de réclamations par Internet entre les opérateurs désignés utilisant le système. La part de chaque opérateur désigné pour la couverture de ces frais est proportionnelle à la classe de contribution de l UPU. Cette façon d attribuer les coûts du système a été reconfirmée les années suivantes et a fait ses preuves auprès de tous les utilisateurs dudit système. Les opérateurs désignés versant moins de trois unités de contribution continueront à avoir accès au système gratuitement. 6. Etant donné que la variation du nombre d unités de contribution payées annoncée par certains pays en 2012 n a été appliquée qu après le Congrès, les coûts estimés pour 2013 sont les mêmes qu en 2012, soit 165 EUR par unité de contribution ainsi qu une majoration de 4,5% pour couvrir les frais administratifs pour les pays non membres d International Post Corporation (IPC), le fournisseur de service chargé du système de réclamations par Internet. III. Système de réclamations par Internet amélioré Développement et mise en œuvre 7. Le Congrès de Doha a approuvé l amélioration du service à la clientèle par le biais de procédures de bout en bout plus rapides et cohérentes pour le traitement des réclamations électroniques (v. CONGRÈS Doc 21). 8. Un projet a été réalisé pour le développement par le fournisseur du système (IPC) d un système de réclamations amélioré. Le système devrait être opérationnel en juillet 2013, et les membres de la Coopérative EMS prévoient de commencer à l utiliser au début de La valeur du nouveau système amélioré a été reconnue par plusieurs groupes de produit. Ce système pourrait également être mis en œuvre pour les colis. La Commission 3 est invitée à adopter le projet d amélioration du système de réclamations par Internet, et notamment l adaptation possible par le Groupe «Evaluation et amélioration de la qualité du service des colis postaux» pour répondre aux exigences du service des colis. IV. Procédure de recours concernant les quotes-parts territoriales d'arrivée / 10. En 2009, l ancienne Commission 2 du CEP a approuvé la procédure de recours à l usage des opérateurs désignés souhaitant exprimer leur désaccord à l égard d une décision relative à l évaluation des quotesparts territoriales d arrivée par le Bureau international (CEP C Doc 8.Annexe 2). Le groupe de travail intérimaire a examiné le document concernant les procédures de recours pour l adapter à la nouvelle structure du CEP. La procédure recommandée figure en annexe 1. Elle prévoit la création d un groupe ad hoc d experts dépendant du Groupe «Rémunération Colis postaux» de la Commission 3 chargé d étudier tout recours concernant les quotes-parts territoriales d arrivée et de faire des recommandations.

3 V. Exigences de performance minimales pour les quotes-parts territoriales d arrivée pour / 11. Dans sa résolution CEP 3/2012, le CEP a chargé le groupe de travail intérimaire de préparer un projet de résolution sur les exigences de performance minimales pour les quotes-parts territoriales d arrivée pour 2014 sur la base du système de détermination des quotes-parts territoriales d arrivée en place en Le groupe de travail recommande de maintenir pour 2014 les exigences minimales appliquées aux quotes-parts territoriales d'arrivée de Le projet de résolution figure en annexe 2. VI. Rapport d avancement des travaux sur la validation des normes de distribution / 12. Le projet concernant la validation des normes de distribution fait partie du plan d'activités proposé pour les colis depuis le 24 e Congrès. Il s inscrit sur le long terme et exige d importantes ressources. Au cours du cycle précédent, le Groupe «Amélioration de la qualité» de la Commission 2 du CEP était chargé de faire avancer le projet. Dans le cadre de ses travaux, le groupe a suggéré que le Business Process Management System (système de gestion des processus métier), d abord développé par Asia Pacific Post, pouvait être considéré comme une plate-forme appropriée pour la mise en œuvre des normes de distribution validées. L annexe 3 fournit un résumé des progrès accomplis à l heure actuelle et des étapes proposées pour la suite des travaux. VII. Décision attendue 13. Il est demandé à la Commission 3: de prendre note du rapport du groupe de travail intérimaire chargé des colis; de prendre note des coûts de maintenance estimés pour le système de réclamations par Internet pour 2013; de prendre note des travaux entrepris par d autres groupes pour le développement d un système de réclamations par Internet amélioré et de demander au Groupe «Evaluation et amélioration de la qualité du service des colis postaux» d examiner ce développement pour l adapter au service des colis; d examiner et d approuver les procédures de recours révisées concernant les quotes-parts territoriales d arrivée; d examiner et d adopter le projet de résolution concernant les exigences minimales pour les quotesparts territoriales d arrivée pour 2014; de prendre note du rapport d avancement des travaux sur la validation des normes de distribution et des étapes proposées; d approuver le transfert du projet sur la validation des normes de distribution au Groupe «Evaluation et amélioration de la qualité du service des colis postaux» de la Commission 3 en vue de la poursuite de son développement et de sa mise en œuvre. Wellington, le 4 avril 2013 Mark Lawley Président du groupe de travail intérimaire chargé des colis

4 UPU UNION POSTALE UNIVERSELLE CEP C Doc 15.Rev 1.Annexe 1 Procédure de recours concernant les quotes-parts territoriales d'arrivée Examen initial par le Bureau international 1. La procédure de traitement des réclamations concernant les quotes-parts territoriales d arrivée veut que le Bureau international commence par examiner les cas concernés et fournisse une explication écrite du résultat final de cet examen, dans les sept jours à compter de la date de réception de la réclamation. 2. Si la réclamation porte sur une erreur de calcul, le secrétariat du Bureau international la rectifiera et publiera une circulaire du Bureau international. La procédure sera alors close. Si un opérateur désigné conteste le contenu des rapports, on demandera au Centre de technologies postales d apporter son concours sous la forme de rapports et de preuves supplémentaires. Il est également demandé à l opérateur désigné présentant une réclamation de fournir au Bureau international une explication claire des motifs de celle-ci avec des preuves à l appui. 3. Si un opérateur désigné n est pas satisfait de la réponse du Bureau international ni de l examen des preuves par ce dernier, un recours dûment motivé doit être envoyé au secrétariat du Groupe «Rémunération Colis postaux» de la Commission 3 (Services physiques) du Conseil d exploitation postale (CEP), par lettre recommandée, par télécopie ou par courrier électronique, de préférence dans un délai de quarante-cinq jours à compter de la date de réponse initiale du Bureau international. Le recours doit comporter les conclusions de l opérateur désigné, les motifs et les preuves à l appui. Rôle du groupe ad hoc du Groupe «Rémunération Colis postaux» de la Commission 3 (Services physiques) du Conseil d exploitation postale dans les recours concernant les quotes-parts territoriales d'arrivée 4. Le Groupe «Rémunération Colis postaux» de la Commission 3 (Services physiques) du CEP désigne cinq pays y compris son Président en qualité d experts pour examiner les recours reçus par le secrétariat et fournir des recommandations à la Commission Après examen du dossier préparé par l opérateur désigné concerné et par le Bureau international, le groupe ad hoc sur les recours concernant les quotes-parts territoriales d arrivée statue sur la recommandation concernant le recours. Le Bureau international communique la recommandation du groupe ad hoc à l opérateur concerné dans les sept jours ouvrables suivant la communication de la recommandation. 6. Si l opérateur accepte la recommandation du groupe ad hoc par écrit dans les trente jours suivant la transmission de cette recommandation, la procédure sera close. Rôle de la Commission 3 7. Si un opérateur désigné n est pas satisfait de la recommandation du groupe ad hoc, son recours et la réponse du groupe sont automatiquement transmis à la Commission 3 pour décision, dans un délai permettant de traduire et d examiner dûment les documents considérés lors du prochain CEP. 8. À partir du moment de la notification de la décision de la Commission 3, un opérateur désigné qui n est pas satisfait de cette décision peut faire appel au CEP pendant la même session du Conseil, en application de l article 22 du Règlement intérieur du CEP. Si l opérateur désigné concerné n est pas représenté durant cette session, il peut prier un membre du CEP de le représenter, lors de la même session du CEP. 9. Le dépôt d un recours n a pas d effet suspensif sur l application des quotes-parts territoriales d'arrivée pour la période faisant l objet de la réclamation. Les éventuels ajustements sont effectués après qu une décision définitive a été prise.

5 UPU UNION POSTALE UNIVERSELLE CEP C Doc 15.Rev 1.Annexe 2 Résolution CEP XX/ Exigences minimales graduelles en matière de performance pour l'octroi de primes au titre des quotes-parts territoriales d'arrivée 2014 Le Conseil d exploitation postale, rappelant que l annexe à la résolution CEP 9/ et la résolution CEP 5/ détaillaient les exigences minimales graduelles en matière de performance pour l'octroi de primes au titre des quotes-parts territoriales d'arrivée à partir de 2012, reconnaissant que certains opérateurs désignés s efforcent toujours d atteindre tous les objectifs indicatifs en matière d échange électronique de données concernant les informations sur les colis prévus aux articles RC 164 et RC 165 du Règlement concernant les colis postaux, reconnaissant également que des objectifs minimaux de performance ont été établis de manière à inciter les opérateurs désignés à améliorer et à relever continuellement la qualité du service des colis postaux, reconnaissant en outre que l amélioration de la qualité de service exige des améliorations de l infrastructure et que les opérateurs désignés doivent être encouragés dans ces efforts par un système de primes au titre des quotes-parts territoriales d arrivée, reconnaissant enfin que le système de quotes-parts territoriales d'arrivée fait actuellement l'objet d'un examen approfondi, décide que, pour les quotes-parts territoriales d arrivée applicables en 2014: les objectifs de performance minimaux en matière de transmission des événements EMC et EMD tels qu indiqués dans la résolution CEP 5/ soient maintenus; les autres objectifs de performance minimaux indiqués en annexe à la résolution CEP 9/ pour les quotes-parts territoriales d arrivée applicables en 2013 soient maintenus, charge le Bureau international d appliquer cette décision au calcul des quotes-parts territoriales d arrivée 2014, qui entreront en vigueur au 1 er janvier 2014, invite les opérateurs désignés à prendre note de la présente décision afin d avoir connaissance de cette nouvelle structure d'octroi des primes pour 2014.

6 UPU UNION POSTALE UNIVERSELLE CEP C Doc 15.Rev 1.Annexe 3 Business Process Management System (système de gestion des processus métier) et projet concernant la validation des normes de distribution I. Introduction 1. A l origine, le projet concernant la validation des normes de distribution était inclus au CONGRÈS Doc 24, qui a été présenté au 24 e Congrès. Ce projet s inscrit sur le long terme et exige d importantes ressources. Dans le CONGRÈSDoc 21, relatif aux stratégies concernant les colis postaux et approuvé par le Congrès de Doha, l élaboration d objectifs de performance minimaux en matière de délais de distribution pour les colis a également été identifiée comme prioritaire pour le cycle de Doha. 2. Dans le contexte de cette stratégie, lors de la réunion tenue le 27 octobre 2011 par le Groupe «Amélioration de la qualité» de la Commission 2, le Bureau international a été prié d identifier les systèmes/platesformes existants qui pourraient être utilisés pour faciliter le processus de validation des normes de distribution pour les colis. Le Groupe «Amélioration de la qualité» a également suggéré que la plate-forme du Business Process Management System (système de gestion des processus métier BPMS), initialement développée par Asia Pacific Post, pourrait constituer un modèle fort utile pour un programme pilote sur la validation des normes de distribution et la production des rapports de performance concernés. 3. La plate-forme du BPMS a fait l objet d un examen plus approfondi en tant qu outil potentiel de validation des normes de distribution des opérateurs désignés et a été adaptée par le Centre de technologies postales (CTP) pour répondre aux besoins propres aux colis. Un projet pilote a été lancé pour approfondir l évaluation de la capacité du système actuel et déterminer si des développements supplémentaires seraient nécessaires. Le BPMS a été intégré au système de contrôle de la qualité pour la réalisation de tests pilotes. Le but premier du BPMS est d aider les opérateurs à comparer leur performance en matière de distribution dans les délais avec les normes de distribution qu ils publient dans le Recueil des colis postaux en ligne. Selon les résultats de cette comparaison, les opérateurs désignés décident soit d ajuster leurs normes pour les aligner sur leur performance, soit d identifier les problèmes affectant leurs opérations et nécessitant une amélioration générale de leur performance en matière de distribution. Les informations concernant la performance peuvent être extraites pour chaque colis. II. Premières mesures prises par le Bureau international 4. Le Bureau international a démarré un projet pilote visant à alimenter le BPMS avec les normes de distribution des colis, travailler sur la validation des normes de distribution et contrôler l amélioration de la performance par rapport aux normes validées. Le Bureau international a invité 11 opérateurs désignés de diverses régions géographiques à participer à ce projet. Les travaux accomplis à ce jour sont décrits dans le tableau ci-dessous. Activité 1. Lancement du processus de validation du projet lors d une réunion avec le CTP et l Unité EMS convoquée pour examiner les détails techniques du processus, les besoins techniques et ce que le BPMS du CTP pouvait apporter. Calendrier Juin Examen du BPMS avec le CTP sous l angle des questions relatives aux colis. Juin/juillet Prise de contact avec 11 opérateurs désignés pour leur demander de participer au projet. Juillet Envoi d une invitation officielle aux 11 opérateurs participant au projet. Juillet 2012 DOT.PCL

7 2 5. Participation au projet pilote confirmée par 10 opérateurs désignés: Brésil, Jamaïque, Kenya, Maurice, Malaisie, Portugal, Serbie, Espagne, Russie (Fédération de) et Singapour. 6. Collaboration avec les opérateurs participant au projet afin d obtenir les informations utiles concernant leurs normes de distribution publiées et les codes de leurs bureaux de distribution. 7. Saisie des normes de distribution publiées et des codes des bureaux de distribution des opérateurs concernés dans le BPMS. 8. Elaboration d un guide de l utilisateur du BPMS pour les opérateurs concernés. Envoi du guide en question aux opérateurs concernés. Juillet 2012 Août/septembre 2012 Août/septembre 2012 Octobre 2012 III. Difficultés rencontrées durant la phase de validation du projet pilote 6. Le Bureau international a recensé un certain nombre d améliorations à apporter au BPMS actuel pour pouvoir poursuivre le projet. Malheureusement, le coût de réalisation des modifications nécessaires n a pas pu être imputé au budget 2012 du programme «Colis»; néanmoins, il pourrait être imputé au budget Le coût estimé des améliorations à apporter s élève à CHF. IV. Prochaines étapes 7. Les prochaines étapes du projet sont les suivantes: Soumettre un rapport sur l état d avancement du projet au CEP 2013 pour approbation (avril 2013) et transférer les travaux au Groupe «Evaluation et amélioration de la qualité du service des colis postaux». Finaliser le développement du BPMS devant servir d outil de validation et de communication (de mars à mai 2013). Modifier le Recueil des colis postaux en ligne, afin d y inclure des codes des bureaux de distribution reliés à chaque zone de distribution (de mars à mai 2013). Analyser les données d évaluation concernant les opérateurs participant au projet pilote, obtenues dans le cadre du BPMS et redéfinir, le cas échéant, les normes de distribution en collaboration avec les opérateurs concernés (de juillet à août 2013). Elaborer un questionnaire sur le processus de validation à envoyer aux opérateurs participant au projet pilote (mai 2013). Analyser les informations reçues en retour de la part des opérateurs désignés participant au projet pilote (août 2013). Préparer un résumé du processus de validation des normes en vue de sa présentation lors de la prochaine réunion du Groupe «Evaluation et amélioration de la qualité du service des colis postaux» et recommander un calendrier pour la mise en œuvre (de septembre à octobre 2013).

8 UPU UNION POSTALE UNIVERSELLE CEP C Doc 15.Add 1 Original: anglais CONSEIL D EXPLOITATION POSTALE Commission 3 (Services physiques) Examen des quotes-parts territoriales d'arrivée Présentation de la Nouvelle-Zélande (Point 15 de l ordre du jour) 1. Objet apport du groupe de travail intérimaire chargé des colis sur l avancement des travaux concernant l examen des quotes-parts territoriales d arrivée et récapitulation des recommandations. Références/paragraphes 1 à 21 et annexes 1 et 2 2. Décision attendue Il est demandé à la Commission 3: de prendre note du rapport du groupe de travail; de prendre note des domaines sur lesquels le groupe de travail a concentré son attention et du fait que, vu l étendue de certains aspects du travail, l ampleur des changements de fonds pouvant être recommandés est limitée; d'examiner et d avaliser les recommandations du groupe de travail sur la suite de l étude des quotes-parts territoriales d arrivée; de demander au Groupe «Rémunération Colis postaux» de faire avancer ses travaux, sur la base des recommandations du groupe de travail. 22 I. Introduction et objectif général 1. Le groupe de travail a été créé à la suite de la décision du Conseil d exploitation postale (CEP) 2012 selon laquelle un groupe intérimaire devait faire avancer les travaux comprenant la préparation des propositions sur les quotes-parts territoriales d'arrivée de 2014, sur la base du système des quotes-parts territoriales d'arrivée en place en 2012, pour approbation par le CEP Il s agissait également d élaborer des projets de propositions et de faire des constats concernant le travail sur les quotes-parts territoriales d'arrivée pour examen par le groupe approprié du CEP lors du nouveau cycle. 2. Ce document a donc pour objet de fournir au CEP 2013 des recommandations concernant le mandat du groupe de travail quant aux prochaines étapes proposées pour l'ajustement des quotes-parts territoriales d'arrivée. Voici les principaux thèmes exposés dans le présent rapport: Ratio entre le taux de base et le système des primes. Ajustement des quotes-parts territoriales d'arrivée au titre de l'inflation. Ajustement du taux plancher pour les quotes-parts territoriales d'arrivée. DOT.PCL

9 Introduction de plafonds pour les quotes-parts territoriales d'arrivée. 2 Composant «prime» de la quote-part territoriale d'arrivée basé sur les spécifications minimales pour les colis. Respect des exigences en matière de service par les pays expéditeurs en ce qui concerne le courrier partant. 3. Le groupe de travail comprenait les représentants des pays suivants: Allemagne, Amérique (Etats- Unis), Argentine, Belgique, Canada, Chine (Rép. pop.), Danemark, Espagne, France, Grande-Bretagne, Grèce, Indonésie, Israël, Malaisie, Nigéria, Norvège, Pays-Bas, Portugal, Russie (Fédération de), Singapour et Suisse. Ce groupe s est réuni en juillet 2012 à Berne et en octobre 2012 à Doha (Qatar). II. Ajustement du ratio existant entre le taux de base et le système des primes des quotes-parts territoriales d'arrivée 4. Le système des primes a pour but de générer des améliorations qualitatives dans le réseau de distribution des colis, en récompensant la réalisation des objectifs en matière de performance. Le système actuel des quotes-parts territoriales d'arrivée fonctionne sur la base d'un dispositif combinant le taux de base avec des primes. L exemple ci-après montre comment les quotes-parts territoriales d'arrivée fixées par un pays se traduisent dans la structure du taux de base et de la prime: Quote-part territoriale d arrivée totale: 5 DTS par envoi et 0,50 DTS par kilogramme. Le taux de base (payé au pays de distribution automatiquement) est de 71,4% de la quote-part territoriale d'arrivée totale. En d autres termes, le pays de distribution devrait recevoir: 3,570 DTS par colis; 0,428 DTS par kilogramme. La prime peut aller jusqu'à 40% du taux de base et est composée d'un certain nombre de sous-éléments particuliers. Avant de détailler ces sous-éléments, on analysera la relation entre le taux de base de 71,4% de la quote-part territoriale d'arrivée totale et la prime de 40% du taux de base comme suit: Le taux de base correspondant à 71,4% de la quote-part territoriale d'arrivée totale fournit la rémunération de ce niveau au pays de distribution, à savoir 71,4% du taux total fixé pour la distribution d un colis arrivant. La prime allant jusqu'à 40% du taux de base est calculée comme suit: 40% de 71,4% = 28,56% (28,56% étant le pourcentage de la quote-part territoriale d'arrivée totale représenté par l élément «prime»). La quote-part territoriale d'arrivée totale (à savoir 100% de la quote-part territoriale d'arrivée) est atteignable par l opérateur de distribution si les exigences correspondant aux sous-éléments de l élément «prime» sont remplies. Le 100% peut alors être validé en additionnant 71,4% à 28,56% (arrondi à 28,6%). 5. Les composants de l élément «prime» sont les suivants: Elément de service 1 Suivi et localisation (25%). Elément de service 2 Livraison à domicile (5%). Elément de service 3 Normes de distribution (5%). Elément de service 4 Système de réclamations par Internet (5%). Total des quatre composants = 40% / 6. Le groupe de travail a examiné la structure actuelle (soit le taux de base correspondant à 71,4% de la quote-part territoriale d'arrivée totale et l'élément «prime» allant jusqu'à 40% du taux de base), conformément au mandat lui ayant été assigné par le CEP Il est parvenu aux conclusions suivantes: En principe, il devrait y avoir un ajustement du ratio actuel pour donner plus de poids à la réalisation des objectifs liés à la prime, de manière à inciter à l'amélioration des performances. Il est proposé que le montant de la prime corresponde à une valeur allant de 50 à 100% du taux de base (avec, par conséquent, une modification de ce taux qui représenterait 66,7 ou 50% de la quotepart territoriale d'arrivée totale voir mode de calcul distinct en annexe 1 pour comprendre comment ces pourcentages sont liés entre eux).

10 3 Toutefois, un changement du ratio actuel ne peut être envisagé qu après une analyse d impact complète permettant de s'assurer que les implications pour les opérateurs désignés ont été bien comprises et que tout changement de ce type puisse raisonnablement conduire à une large amélioration des performances. 7. Le groupe de travail est partagé sur les aspects liés à l adoption d un changement du principe d'ajustement du ratio et recommande la prudence. Les points essentiels de la discussion ont été les suivants: L impact financier sur les opérateurs désignés: plus l ajustement du ratio sera important, plus les conséquences financières pourraient être lourdes. Une démarche prudente, graduelle et bien expliquée est impérative, en particulier pour ce qui concerne la pondération des divers éléments de la prime et la proportion des opérateurs désignés capables d'atteindre de plus hauts niveaux de performance. Dans ce contexte, l impact financier négatif serait atténué. Tout ajustement du ratio relatif à la prime doit également tenir compte des exigences et des implications technologiques, surtout en ce qui concerne la mesurabilité des performances. Il devrait être dûment pris note de la valeur plancher (ou minimale) de la quote-part territoriale d'arrivée. En effet, un ajustement à la baisse du taux de base pourrait avoir de lourdes conséquences dans le contexte du taux plancher de la quote-part territoriale d'arrivée (fixé actuellement à 2,85 DTS par envoi et à 0,28 DTS par kg). Il doit être tenu compte des considérations suivantes: Pour les opérateurs désignés étant actuellement au niveau du taux plancher, il ne devrait pas y avoir de changement. L article RC 192.1bis.2 du Règlement concernant les colis postaux spécifie les taux minimaux à percevoir. Pour les opérateurs désignés avec des quotes-parts territoriales d'arrivée proches du taux plancher, un ajustement à la baisse du taux de base aura lieu automatiquement. Ce n'est pas un problème en soi si les pays en question ont des performances leur permettant de profiter pleinement de l'élément «prime». En revanche, si tel n'est pas le cas, et si ces pays n'atteignent pas les objectifs fixés par le CEP pour pouvoir bénéficier des primes, alors leur rémunération globale sera réduite. D'autres évaluations sont nécessaires pour cerner correctement le profil des pays dont les opérateurs désignés sont au niveau du taux plancher ou s'en approchent (p. ex. 20% au-dessus de ce taux). Lors de l examen de la méthodologie appliquée aux quotes-parts territoriales d'arrivée, il faut aussi tenir compte de la résolution C 32/2012 du Congrès, relative à l harmonisation des services des petits paquets et de paquets légers, ainsi que des travaux potentiels sur l intégration menés sous la responsabilité du Groupe «Stratégie et intégration des produits» de la Commission Le CEP est également prié de prendre note des préoccupations du groupe de travail concernant les taux de base utilisés pour le calcul des quotes-parts territoriales d'arrivée. Il faut notamment savoir que ces taux sont basés sur les taux fixés par les pays eux-mêmes en 2004 et qu'ils sont décrits en tant que tels dans le Règlement concernant les colis postaux (l art. RC 192.1bis.1 indique que le taux de base correspond à un taux par colis et à un taux par kilogramme propres à chaque pays et que ces taux sont fixés à 71,4% des quotes-parts territoriales d'arrivée établies par chaque opérateur désigné pour 2004, plus tout ajustement annuel pour inflation fondé sur l art. RC 193.1). La référence à 2004 n est plus tout à fait appropriée. Le groupe de travail est convenu que le CEP devrait envisager la suppression de cette référence pour le calcul des quotes-parts territoriales d'arrivée de base et faire référence au «taux des quotes-parts territoriales d'arrivée actuel» aux fins du calcul des quotes-parts territoriales d'arrivée de l année suivante. (Des pays pourraient demander des ajustements pour inflation rétroactivement jusqu à C est une question distincte traitée dans le chapitre III du présent document.) 9. En substance, le groupe de travail a recommandé que le CEP agisse comme indiqué ci-dessous concernant le taux de base des quotes-parts territoriales d'arrivée: Revoir le ratio actuel entre le taux de base et les primes et envisager une nouvelle pondération (taux de base par rapport aux primes) pour encourager l'amélioration des performances. Les modifications suggérées concernent l élément «prime», qui pourrait être fixé à un niveau allant de 50 à 100% du taux de base (avec, en conséquence, un ajustement du taux de base, qui passerait à un niveau se situant entre 66,7 et 50% de la quote-part territoriale d'arrivée totale). Les détails de ce calcul sont présentés en annexe 1.

11 4 Faire, avant de formuler des recommandations définitives sur tout changement du ratio entre le taux de base et la prime, une analyse d impact, notamment en ce qui concerne les incidences des modifications connexes du taux plancher universel des quotes-parts territoriales d'arrivée et des taux des quotes-parts territoriales d'arrivée des pays avec un écart pouvant aller jusqu'à 20% par rapport au taux plancher actuel (à noter que le Bureau international a mené une analyse initiale présentée en annexe 1). Envisager une démarche graduelle pour la mise en œuvre de tout changement à apporter au ratio concernant la prime. Revoir le libellé du Règlement concernant la référence à 2004 pour le calcul du taux de base. III. Ajustement des quotes-parts territoriales d'arrivée au titre de l inflation 10. En ce qui concerne les demandes de majoration des quotes-parts territoriales d'arrivée au titre de l inflation formulées par les opérateurs désignés, le groupe de travail a noté que des modifications du libellé de l article RC 193 sont nécessaires pour s assurer que: les majorations fondées sur l'inflation ne puissent être appliquées qu'aux quotes-parts territoriales d'arrivée de l'année suivante après la notification faite le 31 août au plus tard (v. article RC 193); la possibilité de demander un ajustement au titre de l'inflation ne concerne qu'une seule année; des majorations pour inflation ne puissent pas être demandées rétroactivement (par rapport à l année suivante) pour plus d'une année. 11. A cet égard, le groupe de travail a estimé que réclamer un ajustement pour inflation couvrant un certain nombre d'années ne reflète pas une bonne pratique. Dans cette situation, une pratique exemplaire serait de faire en sorte qu'il y ait une certitude quant à des fluctuations de coûts raisonnables à l'échelle annuelle et sur une période d ajustement correspondant à la période en cours. Le groupe de travail a conclu que demander rétroactivement des majorations annuelles sur une période couvrant plus d'un an n'est pas conforme aux principes d entreprise habituels. / 12. Le groupe de travail recommande que la Commission 3 du CEP revoie la formulation et la procédure de demande ainsi que la mise en œuvre des majorations des quotes-parts territoriales d'arrivée au titre de l inflation. Un projet de proposition à ce sujet est présenté en annexe 2 pour examen. IV. Ajustement du plancher du taux de base minimal universel de la quote-part territoriale d'arrivée 13. Le taux de base minimal universel, tel que défini à l'article RC 192.1bis.2, doit garantir que les opérateurs désignés soient équitablement rémunérés pour la distribution des colis postaux. Ce taux a été fixé en 2004 à 2,85 DTS par colis et à 0,28 DTS par kilogramme et correspond à 4,25 DTS pour un colis de 5 kilogrammes. Toute recommandation visant à ajuster le ratio entre le taux de base et la prime pourrait déboucher sur une réduction du taux de base minimal universel et, par voie de conséquence, des revenus correspondants (même si l'art. RC bis.2 fournit une certaine protection). Le groupe de travail a noté que, pour protéger les intérêts des opérateurs désignés ayant des quotes-parts territoriales d'arrivée correspondant au taux de base ou proches de celui-ci et des opérateurs désignés qui pourraient essuyer des pertes de revenus, il faudrait s assurer que l examen du taux plancher fasse partie intégrante du travail sur l ajustement du ratio. 14. Le groupe de travail a noté que seulement neuf pays sont actuellement au niveau du taux plancher (2,85 DTS par envoi et 0,28 DTS par kg), parmi lesquels il y a ceux dont les opérateurs désignés sont nouveaux dans le réseau des colis postaux et qui bénéficient automatiquement du taux plancher au démarrage de la prestation du service, à moins qu'il n'existe déjà sur le territoire du pays un autre opérateur désigné. Dans ce dernier cas de figure, le nouvel opérateur désigné bénéficie du même taux de base de la quote-part territoriale d'arrivée que l'opérateur déjà existant. 15. Il est recommandé que le CEP envisage: l'introduction d un mécanisme pour calculer le taux de base de la quote-part territoriale d'arrivée pour les nouveaux opérateurs désignés; le réexamen du taux plancher des quotes-parts territoriales d'arrivée en lien avec tout changement qu'il serait proposé d'apporter au ratio entre le taux de base et la prime.

12 V. Introduction d un plafond pour les quotes-parts territoriales d'arrivée Le groupe de travail a également étudié les possibilités d'introduction d'un plafond pour le système des quotes-parts territoriales d'arrivée afin de gérer les coûts de distribution. 17. Un certain nombre d arguments ont été avancés par les représentants du groupe de travail pour et contre l introduction d un plafond: Un plafond pourrait servir à réduire les coûts. Il pourrait contribuer à rendre le service plus accessible financièrement aux clients. Des plafonds pourraient réduire les quotes-parts territoriales d'arrivée pour certains pays sans pour autant augmenter les volumes d affaires globaux du secteur des colis ou rendre ce secteur de l UPU plus compétitif dans son ensemble. Il existe une volonté clairement affichée d'améliorer les niveaux de performance par des moyens tels que l'augmentation de l importance du composant «prime» dans le cadre de la quote-part territoriale d'arrivée. Les coûts additionnels liés aux investissements indispensables pour maintenir de hauts niveaux de performance pourraient être restreints si les paiements potentiels devaient être limités. 18. Le groupe de travail a conclu que les recommandations ci-dessous devraient être faites au CEP: Un groupe de travail devrait être constitué pour examiner le bien-fondé de l introduction d un plafond. Les arguments pour et contre l introduction d'un plafond devraient être examinés de façon exhaustive. Il faudrait réaliser une analyse d impact complète pour comprendre toutes les implications de l'introduction d'un plafond, avant que des recommandations définitives ne soient formulées. VI. Composant «prime» de la quote-part territoriale d'arrivée basé sur les spécifications minimales pour les colis 19. Le principe sur lequel repose la prime sur les quotes-parts territoriales d'arrivée est de récompenser les performances en matière de service et le respect des exigences futures. Le groupe de travail a réaffirmé ce principe sur la base des spécifications minimales pour les colis approuvées par le CEP et a recommandé que ce principe soit appliqué pour tout développement ultérieur des primes sur les quotes-parts territoriales d'arrivée. VII. Respect des exigences en matière de service par les pays expéditeurs en ce qui concerne le courrier partant 20. La question du respect des exigences concernant les activités relatives au courrier partant a été examinée en relation avec la prime sur les quotes-parts territoriales d'arrivée et avec les performances des opérateurs désignés de destination. Le groupe de travail a estimé que c'est là une question séparée et qu'elle ne devrait pas être examinée dans le cadre des activités relatives à la prime sur les quotes-parts territoriales d'arrivée. Toutefois, le groupe de travail a recommandé au CEP qu'un groupe de travail soit établi pour déterminer les critère appropriés pour reconnaître le respect des exigences en matière de service du courrier partant. Le groupe de travail intérimaire a ensuite recommandé que le CEP prenne note des besoins plus larges concernant des domaines tels que la douane et la sécurité, pour ce qui est par exemple du respect des exigences s'attachant aux messages ITMATT. Il a aussi recommandé qu'il soit tenu compte de ces aspects lors de tout examen des activités relatives au courrier partant. VIII. Recommandations finales du groupe de travail intérimaire chargé des colis 21. Les recommandations finales du groupe de travail à la Commission 3 sont les suivantes: 1 o Effectuer une modification du ratio entre le taux de base et l'élément «prime» correspondant pour mettre davantage l accent sur la réalisation des objectifs liés à la prime de manière à encourager l'amélioration des performances. 2 o Fixer le montant de la prime de sorte à ce qu il corresponde à une valeur allant de 50 à 100% du taux de base (avec, pour conséquence, une modification du taux de base, qui passerait à 66,7% de la quote-part territoriale d'arrivée totale ou à 50% de la quote-part territoriale d'arrivée totale).

13 6 3 o Réaliser, avant l ajustement du ratio entre le taux de base et l élément «prime», une analyse d impact complète pour s assurer que les implications pour les opérateurs désignés sont parfaitement comprises et que toute modification du ratio considéré puisse raisonnablement déboucher sur une amélioration des performances. Cette analyse doit aussi dûment tenir compte de la situation particulière des pays étant au niveau plancher ou s approchant de ce niveau avec une marge d écart de 20%. 4 o Modifier le Règlement concernant les colis postaux de manière qu'il fasse référence au taux de quotepart territoriale d arrivée actuel et non pas au taux de quote-part territoriale d arrivée de o Limiter l ajustement des quotes-parts territoriales d'arrivée pour l inflation à une période unique d une année (par opposition aux dispositions actuelles, qui permettent un ajustement rétroactif jusqu'à 2004) et faire entrer en vigueur ce changement au plus tôt le 1 er janvier 2015 pour permettre aux pays de tirer avantage des dispositions actuelles avant qu'elles ne soient remplacées. 6 o Revoir le taux de base minimal (2,85 DTS par envoi et 0,28 DTS par kg) pour donner aux nouveaux opérateurs désignés un point de départ plus approprié pour les quotes-parts territoriales d'arrivée. 7 o Prendre note du fait que le débat n a pas abouti en ce qui concerne l'introduction d'un plafond pour les quotes-parts territoriales d'arrivée et établir un groupe de travail pour réexaminer la question et mener une analyse d'impact complète de manière à bien comprendre toutes les implications de la mise en place d'un plafond. 8 o Prendre note du principe selon lequel l octroi d une prime sur les quotes-parts territoriales d'arrivée sert toujours à récompenser les performances en matière de service et le respect des exigences futures liées aux spécifications minimales. 9 o Prendre note du fait qu'on a étudié l'idée de prévoir dans la quote-part territoriale d'arrivée une prime relative au courrier partant, mais que le groupe de travail intérimaire a conclu qu'il s'agit d'une question séparée ne devant pas être examinée en lien avec les activités concernant l'élément «prime» de la quote-part territoriale d'arrivée. Néanmoins, le groupe de travail intérimaire recommande qu un groupe de travail soit créé pour déterminer les critères appropriés pour reconnaître le respect des exigences s'attachant au courrier partant. Il recommande aussi que le CEP prenne en considération des intérêts plus larges concernant des domaines tels que la douane et la sécurité, pour ce qui est par exemple du respect des exigences liées aux messages ITMATT. IX. Décision attendue 22. La Commission 3 est priée: de prendre note du rapport du groupe de travail intérimaire; de prendre note des domaines sur lesquels le groupe de travail intérimaire a concentré son attention et du fait que, vu l étendue de certains aspects du travail, l ampleur des changements de fonds pouvant être recommandés est limitée; d'examiner et d avaliser les recommandations du groupe de travail intérimaire sur la suite de l étude des quotes-parts territoriales d'arrivée; de demander au groupe de travail intérimaire chargé des colis de faire avancer ses travaux, sur la base des recommandations du groupe de travail intérimaire. Auckland, le 20 mars 2013 Mark Lawley Président du groupe de travail intérimaire chargé des colis

14 UPU UNION POSTALE UNIVERSELLE CEP C Doc 15.Add 1.Annexe 1 Exemples de calculs pour chaque possibilité de modification du ratio entre le taux de base et l'élément «prime» Proposition 1: taux de base correspondant à 66,7% de la quote-part territoriale d'arrivée totale, impliquant un élément «prime» correspondant à 50% du taux de base. Calcul Le taux de base correspondant à 66,7% de la quote-part territoriale d'arrivée totale fournit la rémunération de ce niveau au pays de distribution, à savoir 66,7% du taux total fixé pour la distribution d un colis arrivant. La prime allant jusqu'à 50% du taux de base est calculée comme suit: 50% de 66,7% = 33,3% (33,3% étant le pourcentage de la quote-part territoriale d'arrivée totale représenté par l élément «prime»). La quote-part territoriale d'arrivée totale (à savoir 100% de la quote-part territoriale d'arrivée) est atteignable par l opérateur désigné de distribution si les exigences correspondant aux sous-éléments de l élément «prime» sont remplies et que le 100% peut être validé en additionnant 66,7% à 33,3%. Proposition 2: taux de base correspondant à 50% de la quote-part territoriale d'arrivée totale, impliquant un élément «prime» correspondant à 100% du taux de base. Calcul Le taux de base correspondant à 50% de la quote-part territoriale d'arrivée totale fournit la rémunération de ce niveau au pays de distribution, à savoir 50% du taux total fixé pour la distribution d un colis arrivant. La prime allant jusqu'à 100% du taux de base est calculée comme suit: 100% de 50% = 50% (50% étant le pourcentage de la quote-part territoriale d'arrivée totale représenté par l élément «prime»). La quote-part territoriale d'arrivée totale (à savoir 100% de la quote-part territoriale d'arrivée) est atteignable par l opérateur désigné de distribution si les exigences correspondant aux sous-éléments de l élément «prime» sont remplies et que le 100% peut être validé en additionnant 50% à 50%. Observations importantes en ce qui concerne une éventuelle modification du ratio entre le taux de base et l'élément «prime» Un ajustement à la baisse du taux de base associé à une augmentation de l'élément «prime» pourrait avoir des répercussions négatives directes sur les opérateurs désignés et réduire les revenus qu'ils perçoivent pour la distribution des colis. Ainsi, avec le système actuel (71,4% de la quote-part territoriale d'arrivée totale correspondant au taux de base et 40% du taux de base pour l'élément «prime»), un pays dont la quote-part territoriale d'arrivée est fixée à 6 DTS par envoi et 1 DTS par kilogramme recevrait, pour l'élément correspondant au taux de base, 4,28 DTS par envoi et 0,741 DTS par kilogramme. Les éléments «prime» pourraient aller jusqu à 1,712 DTS par envoi et 0,286 DTS par kilogramme. Si le ratio passait de 71,4% de la quote-part territoriale d'arrivée totale pour l'élément correspondant au taux de base et de 40% du taux de base pour l élément «prime»: à 66% de la quote-part territoriale d'arrivée totale pour l élément correspondant au taux de base et à 50% du taux de base pour l élément «prime», alors le revenu correspondant au taux de base chuterait à 4 DTS par envoi et à 0,667 DTS par kilogramme. Les éléments «prime» augmenteraient et passeraient à 2 DTS par envoi et à 0,333 DTS par kilogramme.

15 2 à 50% de la quote-part territoriale d'arrivée totale pour l élément correspondant au taux de base et à 100% du taux de base pour l élément «prime», alors le revenu correspondant au taux de base chuterait à 3 DTS par envoi et à 0,5 DTS par kilogramme. Les éléments «prime» augmenteraient et passeraient à 3 DTS par envoi et à 0,5 DTS par kilogramme. Le groupe de travail intérimaire chargé des colis, tenant compte des conséquences qu aurait un changement au niveau du revenu correspondant au taux de base, estime qu il serait approprié que le prochain Conseil d exploitation postale adopte une approche prudente et mesurée.

16 UPU UNION POSTALE UNIVERSELLE CEP C Doc 15.Add 1.Annexe 2 Colis, Règlement Proposition Article RC 193 Modifications des quotes-parts territoriales d arrivée Modifier le 1 comme suit: 1. Tout opérateur désigné souhaitant revoir à la hausse son taux de base pour tenir compte de l inflation notifie par écrit (par courrier recommandé, télécopie ou message électronique) au Bureau international, au plus tard le 31 août de l année antérieure, une demande d ajustement à l inflation. La demande indique la source officielle et le nom de l organisation à l origine de l indice général officiel des prix à la consommation de son pays, ainsi que la période considérée, et est accompagnée des pièces justificatives. 1.1 La majoration des quotes-parts territoriales d arrivée fondée sur l inflation ne peut en aucun cas être supérieure à 5% pour chaque année pour laquelle le taux d inflation est calculé et peut uniquement être liée à l inflation enregistrée sur une période de douze mois ne débutant pas avant le 1 er janvier de l année précédant celle au cours de laquelle l ajustement est demandé et ne terminant pas après le 30 juin de l année au cours de laquelle la demande est effectuée. Un ajustement pour inflation ne peut se baser sur aucune période déjà prise en considération pour une demande précédente. 1.2 La majoration des quotes-parts territoriales d arrivée de base résultant d un ajustement pour inflation ne peut entrer en vigueur que le 1 er janvier. Faute de respect du délai mentionné sous 1, l ajustement est reporté au 1 er janvier de l année suivante. 1.2bis La mise en œuvre du facteur d ajustement lié à l inflation enregistrée sur une seule année ne prendra pas effet avant le 1 er janvier Motifs. D après les dispositions actuelles, les ajustements pour inflation peuvent être demandés pour les années remontant jusqu'à 2004 (sur présentation des pièces justificatives requises). Cette pratique n'est pas considérée comme une pratique exemplaire, dans la mesure où elle permet un processus dans lequel un pays pourrait déposer en 2012 une demande de majoration de 35% des quotes-parts territoriales d'arrivée sur la base d'une inflation annuelle couvrant les années civiles comprises entre 2005 et Par ailleurs, cela pourrait être perçu comme une incitation à des pratiques commerciales laxistes, alors que la gestion commerciale des affaires consiste plutôt à faire des ajustements en temps réel. La modification proposée permet une certaine latitude sur une période de douze mois, mais elle permet également d'éviter que différentes demandes ne soient déposées sur la base de périodes se chevauchant ( 1.1). Afin de permettre aux pays de tirer profit de l arrangement actuel rétroactif couvrant plus d une année avant que la modification proposée ne prenne effet, le 1.2bis permet de maintenir les dispositions actuelles en vigueur pendant 2013 (cela concerne les ajustements liés à la période allant jusqu'au 31 août à appliquer à partir du 1 er janvier 2014).

17 UPU UNION POSTALE UNIVERSELLE CEP C Doc 15.Add 2 Original: anglais CONSEIL D EXPLOITATION POSTALE Commission 3 (Services physiques) Service de retour des marchandises Présentation des Pays-Bas (Point 15 de l ordre du jour) 1. Objet Rapport d avancement du groupe de travail intérimaire chargé des colis sur le développement du service de retour des marchandises. Références/paragraphes 1 à 10 et annexes 1 à 4 2. Décision attendue La Commission 3 est priée: de prendre note de l avancement des travaux concernant le développement d un service de retour pour les marchandises; de noter que les propositions découlant de l approbation par le Congrès de l introduction d un service de retour des marchandises dans la Convention ont été affinées davantage par le groupe de travail; d examiner et d approuver les modifications finales à apporter aux propositions relatives au Règlement concernant les colis postaux afin de continuer à développer un service de retour des marchandises en tant que service supplémentaire; d approuver la recommandation selon laquelle ce travail devrait être poursuivi dans le cadre des tâches attribuées aux groupes intersectoriels de la Commission 3; de prendre note du fait que ces propositions constituent des conditions sine qua non pour les groupes intersectoriels de la Commission 3 afin de développer davantage ce service supplémentaire, mais souhaitable d un point de vue commercial, en 2013, en vue de son introduction en Annexes 1 à 4 I. Contexte 1. Le Conseil d exploitation postale (CEP) 2011 a approuvé le plan de travail proposé pour le développement des services de retour des colis ainsi que la création d un groupe ad hoc sur les services de retour dans le cadre de la Commission 2 (Colis). Par ailleurs, le document décrivant les travaux et le calendrier y relatifs a été transmis à la Commission 1 (Poste aux lettres) du CEP et à la Coopérative EMS pour examen et contribution. DOT.PCL

18 2 2. Le groupe ad hoc a avancé sur le développement du service en organisant un certain nombre de réunions pour des plus petits groupes avec des animateurs spécifiques dans chaque domaine: information relative au marché, élaboration d une proposition du Congrès, questions opérationnelles, responsabilité, questions douanières et rémunération. 3. Un questionnaire a été distribué à tous les Pays-membres de l UPU pour demander leur avis sur toutes les questions complexes portant sur le développement d un service de retour des colis efficace afin de répondre aux besoins du marché du commerce électronique. Le Bureau international a reçu 106 réponses au questionnaire, ce qui démontre un grand intérêt pour le développement d un tel service dans le cadre de l UPU. II. Progrès accomplis à ce jour 4. Pendant la session 2012 du CEP, un document détaillé a été présenté et approuvé moyennant un minimum de changements (CEP C Doc 5). En résumé, le CEP: a examiné et a approuvé les propositions de modification de la Convention visant à introduire à l article 13 un service de retour des marchandises en tant que service supplémentaire; a noté que les propositions de conséquence visant à modifier le Règlement concernant les colis postaux devront être encore affinées avant d être présentées au premier CEP après le Congrès, en 2013; a pris note de la proposition visant à créer une formule douanière spécifique pour le service de retour des marchandises; a approuvé la recommandation selon laquelle ces travaux doivent être poursuivis après le CEP 2012 dans le cadre des tâches assignées au groupe de travail en vue de veiller à ce que la date de mise en œuvre fixée à 2014 puisse être tenue. 5. Le groupe de travail est composé des pays suivants: Allemagne, Amérique (Etats-Unis), Argentine, Australie, Belgique, Canada, Chine (Rép. pop.), Finlande, France, Grande-Bretagne, Indonésie, Israël, Italie, Malaisie, Norvège, Nouvelle-Zélande, Pays-Bas, Portugal et Russie (Fédération de). 6. Le groupe de travail a commencé son travail, prévu jusqu au Congrès de Doha 2012 et au CEP Les activités réalisées pour veiller à ce que les propositions nécessaires puissent être présentées au CEP 2013 peuvent être résumées dans le tableau ci-dessous: Date Activités Participants Résultats 14 mars 2012 Conférence téléphonique pour convenir du plan de travail 4 avril 2012 Conférence téléphonique 10 mai 2012 Conférence téléphonique Mai 2012 Avancement des travaux par les groupes concernés identifiés Nouvelle-Zélande, Pays- Bas et Bureau international Allemagne, Amérique (Etats-Unis), Canada, Finlande, France, Grande-Bretagne, Italie, Nouvelle-Zélande, Pays- Bas, Suisse et Bureau international Projet de plan de travail 2012 Examen des documents du CEP Plan de travail 2012 pour les services de retour Tous Attribution des activités aux participants susmentionnés et répartition de ces derniers dans les différents groupes Tous Discussion et décisions concernant les travaux à répartir et à réaliser Définition des dates et des lieux des réunions physiques Elaboration des propositions visant à modifier la Convention et le Règlement concernant les colis postaux, redéfinition du service et clarification des termes

19 3 Date Activités Participants Résultats Du 4 au 6 juillet 2012 Congrès de Doha Réunion physique à Berne (avec le sous-groupe chargé des quotes-parts territoriales d arrivée) Propositions concernant la Convention Propositions relatives au Règlement concernant les colis postaux 7 et 8 octobre 2012: réunions physiques pendant le Congrès de Doha Tous Retour sur les résultats obtenus Présentation au Congrès par les Pays-Bas Examen et harmonisation des documents et des propositions Rédaction de projets de nouvelles propositions relatives au Règlement concernant les colis postaux et à la Convention Décisions sur les propositions à élaborer en tant que propositions de pays (approuvée par consensus) (approuvée par la majorité après vote) (approuvée par la majorité après vote) Tous Discussion sur les prochaines activités et le plan de travail pour la période suivant le Congrès de Doha Examen des quatre propositions relatives au Règlement concernant les colis postaux 7. Le Congrès de Doha a approuvé les trois propositions de base visant à modifier la Convention, fournissant ainsi les éléments requis pour développer davantage le service jusqu au CEP Les activités résumées ci-après ont été réalisées afin d améliorer encore le travail et les propositions. Date Activités Participants Résultats Du 18 février au 10 mars 2013 Echange continu de courriers électroniques pour examiner les quatre propositions visant à modifier le Règlement concernant les colis postaux et préparées par les Pays-Bas Allemagne, Amérique (Etats-Unis) Belgique, Canada, France, Norvège, Nouvelle- Zélande, Pays-Bas, Suisse Diffusion au groupe élargi de la révision des propositions améliorées 11 mars 2013 Conférence téléphonique pour affiner les propositions révisées et obtenir l approbation générale du groupe Allemagne, Amérique (Etats-Unis), Belgique, Canada, France, Grande- Bretagne, Norvège, Pays- Bas Approbation des modifications proposées pour les propositions suivantes: / Du 14 au 22 mars 2013 Echange de courriers électroniques pour finaliser les propositions en vue de leur soumission au CEP 2013 Tous Présentation des propositions modifiées (v. annexes 1 à 4) au CEP 2013 en tant que résultats des travaux du groupe

20 4 III. Prochaines étapes 8. Tel qu indiqué dans le tableau ci-dessus, toutes les propositions ont été débattues en profondeur par les membres du groupe de travail. Bien que les propositions présentées en annexes 1 à 4 ont été soumises par les Pays-Bas et sont appuyées par la Finlande et la Nouvelle-Zélande, elles représentent l avis de la majorité des membres du groupe de travail. 9. Cependant, le Canada préconise que la proposition devrait également contenir un paragraphe sur les frais de transport aérien autodéclarés, qui, à l origine, avaient été proposés dans le document CEP C Doc 5.Annexe 2 en tant qu option pouvant être choisie par les opérateurs désignés afin de définir leurs frais de transport (étape 2). L avantage de cela serait de pouvoir avoir des frais multilatéraux publiés, transparents et accessibles à tous. L opérateur désigné optant pour les frais autodéclarés devra les présenter sous forme de tableau au Bureau international en vue de leur publication. Le paragraphe supplémentaire à l article RC 203bis du Règlement concernant les colis postaux serait libellé comme suit: «1bis. Un opérateur désigné pourrait également opter pour des frais de transport aérien autodéclarés. Afin d être appliqués, ces frais sont transmis au Bureau international une fois par an en vue de leur publication dans le Recueil des colis postaux en ligne. Les frais autodéclarés comprennent les frais pour le transport aérien vers tous les opérateurs désignés ayant choisi d offrir le service de retour des marchandises. En cas de manquement à l obligation de transmission annuelle, valable pour chaque pays, attesté par le Bureau international, les frais décrits sous 1 s appliquent.» 10. Le groupe de travail intérimaire chargé des colis a maintenant complété sa mission en tant que groupe intérimaire et soumet au CEP, pour approbation, quatre propositions qui offriront le cadre nécessaire au développement final du service. C est un franc succès, compte tenu du fait qu il s agit d un nouveau service dans le cadre de l UPU. Toutefois, le travail est encore loin d être achevé, et le nouveau CEP, en particulier, devra développer davantage le guide de l utilisateur, auquel il est fait référence dans la proposition , et le système de rémunération en s appuyant sur les travaux réalisés par le groupe de travail (trois propositions relatives à la Convention et quatre relatives au Règlement concernant les colis postaux). IV. Décisions attendues 11. La Commission 3 du CEP est priée: de prendre note de l avancement des travaux concernant le développement d un service de retour pour les marchandises; de noter que les propositions découlant de l approbation par le Congrès de l introduction d un service de retour des marchandises dans la Convention ont été affinées davantage par le groupe de travail; d examiner et d approuver les modifications finales à apporter aux propositions relatives au Règlement concernant les colis postaux afin de continuer à développer un service de retour des marchandises en tant que service supplémentaire; d approuver la recommandation selon laquelle ce travail devrait être poursuivi dans le cadre des tâches attribuées aux groupes intersectoriels de la Commission 3; de prendre note du fait que ces quatre propositions constituent des conditions sine qua non pour les groupes intersectoriels de la Commission 3 afin de développer davantage ce service supplémentaire, mais souhaitable d un point de vue commercial, en 2013, en vue de son introduction en 2014.