Créer une nouvelle BD. Table sous Access (1) Table sous Access (0) Pour créer une base de données vide : Choisir Tables dans le menu «Objets» :

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1 Créer une nouvelle BD Pour créer une base de données vide : Introduction à Access Licence IDEA 1 ère année Julien Velcin Table sous Access (0) Choisir Tables dans le menu «Objets» : Table sous Access (1) Affichage : mode «Feuille de Données» champs NumPatient Civilité Nom Prénom Code Postal DateNaiss NbEnfants Remarque 1 Monsieur BAZIN Michel /10/ Mademoiselle VERLAT Antoinette /01/ Monsieur GATE Michael /02/ Madame BOUILLUT Françoise /03/ Mademoiselle HABSIM Nora /01/2001 0

2 Table sous Access (2) Table sous Access (3) Affichage : mode «Feuille de Données» Affichage : mode «Création» Nom du champ Type de données NumPatient Civilité Nom Prénom Code Postal DateNaiss NbEnfants Remarque 1 Monsieur BAZIN Michel /10/ Mademoiselle VERLAT Antoinette /01/ Monsieur GATE Michael /02/ Madame BOUILLUT Françoise /03/ Mademoiselle HABSIM Nora /01/ enregistrements champs NumPatient Numérique Numéro du patient Civilité Texte Nom Texte Prénom Texte Code Postal Texte Code postal DateNaiss Date/Heure Date de naissance NbEnfants Numérique Nombre d enfants Remarque Mémo nom des champs Table sous Access (4) Décrire les différents champs : type de données Types de données (1) Texte (type par défaut) Mémo Numérique Date/heure Monétaire Numéroauto Oui/non Objet OLE Lien hypertexte

3 Types de données (2) Type Description Taille Texte Caractères alphanumériques <= 255 caractères Mémo Caractères alphanumériques <= caractères Numérique Nombres avec ou sans décimales 1, 2, 4 ou 8 octets Date/Heure Date et/ou heure 8 octets NuméroAuto Valeurs numérique incrémentée automatiquement 4 octets Monétaire Évite l'arrondissement pendant les calculs. Précision : 15 chiffres + 4 chiffres 8 octets Oui/Non Champs booléens (oui/non, homme/femme ) 1 bit Liste de choix Objet OLE Permet de choisir une valeur dans une autre table ou une liste de valeurs (ex : M., Mme, Melle) Objet provenant d autres applications (images, vidéos ) ~ 4 octets <= 1 Go Lien hypertexte Liens hypertexte : mail, web, ftp <= caractères Créer une table sous Access 1) créer une Base de Données vide, 2) créer une table en «mode création», 3) décrire les différents champs, 4) ne pas oublier de sauvegarder votre travail. Pour modifier une table, il faut la sélectionner, puis cliquer sur l'icône «Modifier». Pour supprimer une table, il faut la sélectionner et utiliser l icône «Supprimer». Tables sous Access (4) Propriétés des champs (1) modifier une table existante supprimer une table existante tables existantes créer une nouvelle table Taille du champs Format Masque de saisie Légende Valeur par défaut Valide si Message si erreur Null interdit Chaîne vide autorisée Indexé Compression unicode Champ «NumPatient» : Champ «Nom» :

4 Propriétés des champs (2) Masque de saisie : oblige à une mise en forme particulière, par exemple pour des téléphones Valeur par défaut : pour remplir automatiquement le champ Valide si : indique des conditions (par exemple pour une note : >0 et <20) Null interdit : peut-on ne rien mettre? Propriétés des champs (3) Taille : longueur pour les textes, longueur et type pour les nombres Octet 0 à 255 Entier à Entier long à Réel simple Réel double -3.4e38 à -1.4e e-45 à 3.4e38-1.7e308 à -4.9e e-324 à 1.7e308 Décimal ( ) à ( ) Format : comme pour Excel (Format des cellules) Les masques de saisie Symbole Signification 0 Chiffre de 0 à 9 obligatoire 9 Chiffre ou espace facultatif # Chiffre ou espace ou + ou - L Lettre de A à Z obligatoire? Lettre de A à Z non obligatoire A Lettre ou chiffre obligatoire a Lettre ou chiffre facultatif & Caractère quelconque obligatoire C Caractère quelconque facultatif < Passe en minuscules > Passe en majuscules! Saisie à partir de la droite Exemples de masques Pour un téléphone : Pour une plaque d immatriculation : 0009 LL? 00 Pour une date : 09/09/0000 ou 09/09/00

5 Insérer des données Ouvrir la table en mode «feuille de données» M Attention M Il ne faut pas confondre : La structure des données Le contenu = les données Nom du champ Type de données Num Numérique Numéro du patient Civilité Nom Texte Texte Num Civilité Nom Prénom Code Postal 1 M El chakik Marouan Gouate Marion Date NbE Rem enregistrements Prénom Texte Code Postal Texte Code postal Date Date/Heure NbE Numérique Nombre d enfants Rem Mémo Remarques Les listes de choix Intérêt : éviter de taper l intégralité du texte lorsque les choix sont limités (ex : civilité). Pour cela, on utilise l option «liste de choix» dans la propriété des champs (soit directement à la main, soit à l aide de l assistant). Les index (1) Croissance exponentielle de la taille des BD (la BD de l INA dépasse le Po en 2005). La recherche d information dans ces BD devient de plus en plus problématique.

6 Les index (2) La notion d index est très ancienne. L utilisation d un ou plusieurs index facilite considérablement la recherche d ouvrages. Les index sont basés sur une recherche de type dichotomique. Les index (3) Avantage des index : accélérer le processus de recherche d information, mis à jour en temps réel, empêche la duplication des données. Mais : créer et maintenir un index demande une surcharge de travail au SGBD, l index occupe une place supplémentaire en mémoire. Il est possible de créer un seul index associé à plusieurs champs. Créer un index associé à un seul champs : Créer un index associé à plusieurs champs : Les index (4) Champ «Nom» : Clef primaire La clef primaire identifie de manière unique chaque enregistrement de la table. Le champ utilisé comme clef primaire acquiert les propriétés suivantes : 1) les doublons sont interdits par le système, 2) la propriété «indexé» passe à «oui sans doublons», 3) le champs doit être renseigné (non null), 4) le champs est automatiquement trié par ordre croissant. Attention : il ne peut y avoir qu une seule clef primaire par table.

7 Exporter une table Item «exporter» dans le menu «Fichier» : Importer une table «Fichier > données externes» puis «importer». Suivre l assistant qui permet de : - choisir le type d importation (Excel, dbase, etc.), - préciser l emplacement des champs, - déterminer la clef primaire, - choisir la table de destination dans Access. Bilan de cette introduction Création d une BD vierge Création, modification et suppression d une table dans cette BD Insertion de données dans cette table Mettre des index Déterminer une clef primaire Importer et exporter une table