ACCESS /5. Ce Mode Opératoire a juste pour objet de vous aider à créer une base de données simple. (tables, relations et formulaires)

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1 Ce Mode Opératoire a juste pour objet de vous aider à créer une base de données simple. (tables, relations et formulaires) De nombreuses fonctionnalités ne seront pas abordées dans ce document. Les possibilités d'access sont nombreuses. Créer une BASE DE DONNEES Au démarrage d' Access, cliquer sur Base de Données vide Indiquer le nom de votre Base de Données et l'emplacement de son enregistrement La fenêtre ci-contre s'affiche. Vous êtes dans le mode ébauche de création de table. Cliquer sur la flèche du bouton Affichage pour vous mettre en mode Création CREATION TABLE saisir les noms des champs indiquer pour chacun le type de données (voir les types de données à la fin du document) Pour chaque champ, dans l'onglet «Général» : indiquer la taille du champ le format le masque de saisie éventuel (uniquement pour les champs date et texte) Vous pouvez insérer des indications supplémentaires comme valeur par défaut (ex. date du jour). 1/5

2 2/5 Pour finir choisir le champ représentant la clé primaire (clic droit, Clé primaire ou cliquer sur le bouton Clé Primaire dans la barre d'outils) Enregistrer votre table LES RELATIONS Cliquer sur l'onglet «Outils de base de données»puis sur l'icône Relations Dans la fenêtre ci-contre, sélectionnez les tables à mettre en relation puis cliquer sur «Ajouter» Les tables s'affichent dans la fenêtre. Pour mettre en place les relations cliquer sur la clé primaire d'une table glisser jusqu'au champ servant de relation La boîte de dialogue qui s'affiche les tables et les champs concernés sont repris. Cliquer «Appliquer l'intégrité référentielle» (ceci permettra dans le cas présent à interdire la saisie d'une commande pour un client non référencé) Mettre à jour et supprimer en cascade permettra dans le cas d'une suppression de client de supprimer tout ce qui correspond à ce client. Si les options ne sont pas cochées, la suppression sera impossible puisque le code client sera utilisé dans d'autres tables. Cliquer sur Créer La relation un à plusieurs est matérialisée

3 3/5 LES FORMULAIRES : Les formulaires sont des écrans de saisie, modification et affichage des enregistrements de votre base de données. Dans l'onglet «Créer», cliquer sur plus de formulaires : choisir l'assistant formulaire choisir la table (ou la requête) concernée sélectionner les champs à afficher dans le formulaire cliquer sur le champ puis sur le bouton transfert ou cliquer sur le double bouton pour sélectionner tous les champs Cliquer sur le bouton «Suivant» Choisir le mode de formulaire - colonne simple (1 enregistrement par formulaire - tabulaire (enregistrements en liste, avec mise en forme modifiable) - feuille de données ( affichage sous forme de table) - justifié (les champs sont répartis dans la fenêtre). Puis cliquer sur «suivant» Choisir le style du formulaire ( cette version est beaucoup plus riche dans le style d'affichage) puis cliquer sur «suivant» Donner un titre à votre formulaire puis cliquer

4 sur terminer Votre formulaire est créé. Vous pouvez commencer la saisie ou le modifier (flèche du bouton affichage, Mode Création) FORMULAIRE AVEC SOUS FORMULAIRE 1 Choisir la 1ère table et les champs voulus 2 Choisir la 2ème table et faire de même 3 Sélectionner l'affichage souhaité (par client ou par commande) 4 Indiquer l'affichage du sous-formulaire 5 Donner un nom au formulaire puis cliquer sur Terminer Votre formulaire avec le sous -formulaire est créé. Vous pouvez commencer la saisie ou les modifier. 4/5

5 Type de données 5/5 Stockage Taille Texte Caractères alphanumériques Utilisés pour le texte ou le texte et les nombres qui ne sont pas utilisés dans des calculs (par exemple, le code d'un produit). Jusqu'à 255 caractères. Mémo Caractères alphanumériques (> 255 caractères) ou texte avec une mise en forme de texte enrichi. Utilisé pour le texte de plus de 255 caractères ou pour le texte qui utilise la mise en forme de texte enrichi. Dans le cas des notes, des descriptions longues et des paragraphes avec une mise en forme gras ou italique, il convient d'utiliser un champ Mémo. 1 giga-octet de caractères ou 2 giga-octets au maximum de stockage (2 octets par caractère) pour lesquels il est possible d'afficher caractères dans un contrôle. Numérique Valeurs numériques (entiers ou valeurs fractionnaires). Permet de stocker des nombres à utiliser dans des calculs, à l'exception des valeurs monétaires (utilisez Devise comme type de données de valeurs monétaires). 1, 2, 4 ou 8 octets, ou 16 octets pour les numéros de réplication. Date/Heure Dates et heures. Permet de stocker des valeurs de type date et heure. 8 octets. Monnaie Valeurs monétaires. Permet de stocker des valeurs monétaires (devises). 8 octets. NuméroAuto Valeur numérique unique qu' Access 2007 insère automatiquement lors de l'ajout d'un enregistrement. Permet de générer des valeurs uniques qui peuvent être utilisées comme clé principale. 4 octets ou 16 octets en cas d'utilisation pour un numéro de réplication. Oui/Non Valeurs booléennes. Utilisées pour les champs Vrai/Faux qui peuvent contenir Oui/Non ou Vrai/Faux par exemple. 1 bit (8 bits = 1 octet). Objet OLE Objets OLE ou autres données binaires. Permet de stocker des objets OLE d'autres applications Microsoft Windows. Jusqu'à 1 giga-octet. Pièce jointe Images, fichiers binaires, fichiers Office. Ce type de données est celui qui convient pour stocker des images numériques et tout type de fichier binaire. Pour les pièces jointes compressées, 2 giga-octets. Pour les pièces jointes non compressées, environ 700 ko selon le degré de compression de la pièce jointe. Lien hypertexte Liens hypertexte. Permet de stocker des liens hypertexte pour fournir un accès par un clic simple à des pages Web via une URL Vous pouvez également établir un lien aux objets Access stockés dans une base de données. 1 giga-octet de caractères ou 2 giga-octets au maximum de stockage (2 octets par caractère) pour lesquels il est possible d'afficher caractères dans un contrôle. Assistant Liste de choix Il ne s'agit en fait pas d'un type de données. Cela permet d'appeler l'assistant Liste de choix. Permet de démarrer l'assistant Liste de choix afin que vous puissiez créer un champ qui utilise une zone de liste déroulante pour rechercher une valeur dans une autre table, une requête ou une liste de valeurs. Basé sur une table ou une requête : taille de la colonne liée. Basée sur une valeur : taille du champ Texte utilisé pour stocker la valeur.