BASE DE DONNEES SOUS ACCESS «Gestion de contacts commerciaux»

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1 BASE DE DONNEES SOUS ACCESS «Gestion de contacts commerciaux» Contenu 1 - Description de la base de données Interface d Access : Création des tables (structure) Relations entre les tables : Création de formulaires Création de requêtes : Les états Description de la base de données 4 tables : Table Nature du contact Type prospect Table Prospect Table Contact Code Intitulé Code Intitulé Code Nom Prénom Adresse1 Adresse2 Ville Cp Tél Code Type prospect Photo Code Code prospect Date Heure Contenu Date prochain contact Code nature du contact Table Nature du contact : Nom du champ Type de données Taille Code Numérique Entier Intitulé Texte 50 Table Type prospect : Nom du champ Type de données Taille Code Numérique Entier Intitulé Texte 50 Informatique JL AUFFRET 1/37

2 Table Prospect : Nom du champ Type de données Taille Code NuméroAuto Entier long Nom Texte 30 Prénom Texte 30 Adresse1 Texte 50 Adresse2 Texte 50 Ville Texte 50 Cp Texte 5 Tél Texte 20 Code Type prospect Numérique Entier Photo Objet OLE - Table Contact : Nom du champ Type de données Taille Code NuméroAuto Entier long Code prospect Numérique Entier long Date Date/Heure - Heure Date/Heure Format 00 :00 Contenu Mémo - Date prochain contact Date/Heure - Code nature du contact Numérique Entier Rmq : Taille d un champ numérique Octet : (1 octet = 2 8 ) / Entier : (2 octets = 2 16 ) Entier long : 0.. > 4,2 milliards (4 octets = 2 32 ) Rmq : En gras la clé primaire, voir explication plus bas Informatique JL AUFFRET 2/37

3 2 - Interface d Access : Base de données vide Nom du fichier : contacts.accdb Indiquer l emplacement Créer Informatique JL AUFFRET 3/37

4 On arrive sur cet écran : Fermer Table1 : Informatique JL AUFFRET 4/37

5 3 Création des tables (structure) Création de la table Nature du contact : Informatique JL AUFFRET 5/37

6 Entrer les 2 champs Code et Intitulé : Attention : Spécifier bien que le champ Code est de type Numérique de taille Entier, que le champ Intitulé est de type texte de 50 (comme précisé dans la description de la base de données). Informatique JL AUFFRET 6/37

7 Ne reste plus qu à indiquer que le code est la clé primaire : Bouton droit de la souris sur le Code. Sélectionner clé primaire (ou bouton Clé primaire), ce qui donne : Access n étant pas «intelligent» il ne sait pas que le champ Code est un code, et que donc chaque Nature du contact devra avoir un code différent (code unique), c est l objet de la clé primaire que de le lui indiquer. Fermer la fenêtre de création de la table et l enregistrer : Informatique JL AUFFRET 7/37

8 Une première table est créée : Créer les 3 autres de la même manière. Précisions pour le champ Heure de la table contact : Précisions : - Afin de modifier la structure de la table : Bouton droit de la souris, Mode création. - Afin de visualiser son contenu (vide actuellement = la table nature du contact ne contient aucun enregistrement, double cliquer sur la table. IMPORTANT : Toujours fermer la fenêtre après chaque étape de création ou modification (a pour effet de les enregistrer). Créer les autres tables de la même manière. Informatique JL AUFFRET 8/37

9 4 - Relations entre les tables : Ajouter la table Contact : Informatique JL AUFFRET 9/37

10 Ajouter les 3 autres tables et fermer : Afin de faciliter la lisibilité, déplacer et agrandir les fenêtres associées à chaque table comme suit : Rmq : la clé primaire est placée sur la gauche des codes Informatique JL AUFFRET 10/37

11 Relation entre 2 tables : Ex : Contact <-> Nature du contact Faire glisser le champ Code nature du contact (de la table contact) sur le champ Code (de la table Nature du contact) Appliquer l intégralité référentielle (Voir Powerpoint explicatif) Informatique JL AUFFRET 11/37

12 A un contact correspond une et une seule nature du contact A une nature du contact correspond un ou plusieurs contacts Traiter les autres relations (en appliquant l intégrité référentielle) : Fermer et enregistrer les relations. Informatique JL AUFFRET 12/37

13 Rmq : Les champs en relation doivent être du même type et avoir la même taille, si tel n est pas le cas : Explication et solution : Fermer la fenêtre des relations. Dans l exemple on voit que les 2 champs n ont pas la même taille : Il n est donc pas possible de les mettre en relation, d où le message d erreur. Il suffit de modifier le champ Code de la table Nature du contact, qui doit être de taille Octet et non Entier long (tel que précisé dans la description de la table ) Informatique JL AUFFRET 13/37

14 5 - Création de formulaires Plus de formulaires -> Assistant formulaire : Objectif 1 : Créer un formulaire pour mettre à jour les natures du contact Créer un formulaire à l aide l assistant : Formulaire pour nature du contact : Sélectionner la table Nature du contact Sélectionner les champs qui seront mis à jour sur le formulaire, ici les deux champs de la table : Code et Intitulé Informatique JL AUFFRET 14/37

15 Sur les écrans suivants de l assistant, sélection des éléments de mise en forme : Informatique JL AUFFRET 15/37

16 En final, le formulaire est généré et prêt à l emploi : Informatique JL AUFFRET 16/37

17 Créer 3 natures du contact : Rmq : afin de visualiser le contenu d une table, sélectionner l objet Table, puis double-cliquer sur la table. Objectif 2 : Créer de la même manière un formulaire pour mettre à jour les types de prospect : En créant 2 types de prospect : Informatique JL AUFFRET 17/37

18 Objectif 3 : Formulaire de mise à jour des prospects Créer le formulaire, l on obtient : Ajouter le prospect Dupont Marc. Inconvénient sur le formulaire généré : Il est nécessaire de connaître les codes des Type prospect, et une fois saisi, l intitulé du Type prospect correspondant ne s affiche pas (Dans l exemple il faut savoir que le code type prospect 1 correspond au type prospect Particulier) Informatique JL AUFFRET 18/37

19 Objectif : A la place de la zone de texte, il est préférable de ré agencer le formulaire et de placer une liste déroulante pour la sélection du type prospect : Donc il s agit de remplacer : Par : Voir page suivante Informatique JL AUFFRET 19/37

20 Pour atteindre cet objectif : Afficher le formulaire en mode création : Pour chaque élément de formulaire, il y a : - une étiquette (Ex : Code type prospect) - l élément (Ex : zone de texte Code type prospect) Supprimer le champ Code Type Prospect avec son étiquette (Qui est donc actuellement une zone de texte) Informatique JL AUFFRET 20/37

21 Sélectionner l outil Zone de liste déroulante (Contrôle de formulaire) Cliquer à l emplacement où la zone de liste déroulante va être placée et faire glisser la souris afin de définir sa taille (cf. cadre orange) Informatique JL AUFFRET 21/37

22 Informatique JL AUFFRET 22/37

23 Informatique JL AUFFRET 23/37

24 Informatique JL AUFFRET 24/37

25 On arrive à cet écran : Informatique JL AUFFRET 25/37

26 Déplacer des champs afin d obtenir : Créer quelques prospects : Informatique JL AUFFRET 26/37

27 Objectif 4 : Mise à jour des contacts commerciaux Informatique JL AUFFRET 27/37

28 Etape 1 : Créer un formulaire : Sous-formulaire contact : Ne pas sélectionner les champs Code et Code prospect : Sélectionner une disposition Tabulaire : Informatique JL AUFFRET 28/37

29 Le nommer Sous-formulaire Contact : Informatique JL AUFFRET 29/37

30 Etape 2 : intégrer le sous-formulaire au formulaire prospect : Revenir en modification du formulaire Prospect : Etendre le pied de formulaire : Informatique JL AUFFRET 30/37

31 Insérer un sous-formulaire : Outil Sous-formulaire/Sous-état : Cliquer sur l outil afin de le sélectionner. Faire glisser la souris sur la zone où l on souhaite positionner le sous-formulaire : Informatique JL AUFFRET 31/37

32 Utiliser un formulaire existant : Sous-formulaire Contact : Informatique JL AUFFRET 32/37

33 Informatique JL AUFFRET 33/37

34 Modifier le sous formulaire Contact : présentation et zone de liste déroulante pour la nature du contact : Informatique JL AUFFRET 34/37

35 6 - Création de requêtes : Une requête sert à extraire des données issues d une ou plusieurs tables Exemple : Prospects par type Informatique JL AUFFRET 35/37

36 Exécution de la requête (Résultat de la requête) Informatique JL AUFFRET 36/37

37 7 - Les états Informatique JL AUFFRET 37/37

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