CONSEIL D'ADMINISTRATION PROCÈS-VERBAL #26 Mercredi le 23 avril h (heure d Ottawa)

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1 CONSEIL D'ADMINISTRATION PROCÈS-VERBAL #26 Mercredi le 23 avril h (heure d Ottawa) 1. APPEL À L ORDRE Le président Small appelle le début de la réunion à 12 heures. Présents: Cal Small, président, Dave LeBlanc, vice-président, Alex Geddes, secrétaire, Maz Mufti, trésorier, le directeur Murray Milne et Jack Briscoe, directeur exécutif. Par téléphone: Directeur Bob McKee, et l ombudsman national Ron Lewis. Membres de comités: Rick Morris, Commercialisation, Jack O Reilly, Sépultures, George Savage, Recrutement et Ian Atkins, comité de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Président du comité de l AGM 2014: Bill Lenton et Graham Muir de la division d Ottawa, (n ont pas participé à cette réunion). Invitée: Rosie Bowman, présidente de la division de Victoria. Absents: Directeur Al Rivard. Impossible pour lui de participer sur la route du retour vers Ottawa. Tim Hoban, président sortant (maladie), Jim Forsyth (vacances). Des problèmes techniques au QG de la division «L» de la GRC n ont pas permis à Peter Sorensen de se brancher pour cette réunion. 2. COMMENTAIRES D OUVERTURE: - Le président Small souhaite la bienvenue à tous. Bill Lenton, président du comité de l'a.g.m n était pas disponible pour cette rencontre. Toutefois, Alex Geddes a dit que lui et Jack Briscoe ont été en communication régulière et qu ils ont participé à une rencontre récemment avec Bill Lenton et que l horaire des réunions du conseil national du vendredi 6 juin et celui de l'a.g.m. du samedi 7 juin sont maintenant complétés. Geddes dit qu il va publier l ordre du jour de ces rencontres très prochainement. Plus de 200 personnes se sont inscrites pour l'a.g.m. et n importe qui peut en consulter la liste sur le site internet. On rappelle que tous ceux qui ont quelque chose à donner pour l encan silencieux doivent communiquer avec la division d Ottawa. 3. CONFIRMATION DU PROCÈS-VERBAL # 25 (23 janvier 2014). Geddes a proposé d adopter le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration #25 tel que distribué. Appuyé par Dave LeBlanc. Tous en faveur. APPROUVÉ. 4. APPROBATION DE L ORDE DU JOUR: Geddes a ajouté deux nouveaux sujets : Rapport de vérification et Dépenses du conseil d'administration pour l'a.g.m Geddes a proposé d adopter l ordre du jour. Appuyé par Murray Milne. Tous en faveur. APPROUVÉ 5. RAPPORT DU TRÉSORIER: Mufti a informé le conseil d'administration sur les rapports financiers distribués au conseil d'administration. Maz dit qu il a envoyé ses rapports sur le budget 2013 ainsi que les projections pour 2014 et Depuis que ces rapports ont été envoyés, Don Belke a procédé à la vérification le 30 mars et le 1 avril et il a mis à jour un de nouveaux états financiers (Fonds généraux, Financement et Caisse fiduciaire de bienfaisance). Belke avait fait certaines recommandations et ceci fera l objet d une discussion avec Al Rivard au cours d une réunion du comité des finances dès le retour de Rivard de l Arizona. Il y a eu une discussion et LeBlanc a souligné l importance de finaliser ce rapport avant la réunion du conseil d'administration du 14 mai. Geddes ajoute que ce serait préférable de le faire plus tôt afin de le faire parvenir aux divisions. Maz a dit que les montants des soldes sont les mêmes que ceux trouvés par Belke. Une fois que les rapports seront mis à jour, Mufti soumettra les documents finaux au conseil d'administration. Mufti dit qu il ne serait pas encore approprié de présenter une motion pour l adoption de ces documents à la présente réunion et que l on devrait attendre à la réunion du 14 mai pour avoir les rapports financiers annuels à jour. 1

2 6. RAPPORTS DES DIRECTEURS DISTRIBUÉS. (RAPPORTS DEVANT ÊTRE ACCEPTÉS TELS QUE DISTRIBUÉS À MOINS QU UN DIRECTEUR OU UN MEMBRE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION NE VEUILLE SOULEVER UN POINT OU EXIGE UNE CLARIFICATION POUR LE CONSEIL D'ADMINISTRATION SUR UN SUJET QUI N EST PAS AU RAPPORT) (TOUS LES RAPPORTS SONT JOINTS) a. Rapport de la revue the Quarterly / la Trimestrielle: - Rivard (distribué) b. Rapport du secrétaire: - Geddes (distribué) c. Rapport du comité des opérations nationales (C.O.N.): - Rivard (distribué) Modification mineure dans ce Rapport selon l avis fournit par Ian Atkins. d. Rapport du directeur exécutif Jack Briscoe (distribué) e. Rapport sur les effectifs McKee (distribué) f. Rapport sur le recrutement Savage (distribué) g. Rapport de l ombudsman national Lewis (distribué) Rapport sur les activités du Conseil des femmes par Ron Lewis et Tim Hoban. Lewis rappelle à tous que Jane Hall et lui ont participé au Comité sénatorial du Conseil des femmes sur la Colline parlementaire le 27 janvier et plusieurs recommandations ont été présentées et discutées lors de cette rencontre. Tim Hoban a écrit une lettre au Commissaire de la GRC le 7 avril pour lui demander de trouver quelques minutes pour une rencontre avec lui et Ron Lewis lors de l'a.g.m. afin de discuter de l appui de la GRC sur les problèmes soulevés par le Conseil des femmes. S ils obtiennent l appui du commissaire, ils pourraient par la suite demander une rencontre avec le ministre pour discuter de ce sujet. Ron indique qu il attend une réponse du commissaire. h. Rapport du président sortant Hoban (aucun rapport). i. Rapport du comité de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif - LeBlanc/Milne (distribué) j. Rapport du comité des communications Geddes (inclus dans le rapport du secrétaire) k. Rapport de la Caisse fiduciaire de bienfaisance Forsyth (distribué) l. Rapport du comité de commercialisation Morris a dit que les propriétaires de Speedy Glass ont maintenant offert un rabais à nos membres qui ne sont pas assurés pour bris de pare-brise sur leur véhicule. Notre organisation est seulement la deuxième au pays à se voir offrir ce genre de couverture pour pare-brise d auto. L offre est en plus de celle offerte par Apple Auto Glass qui était mentionnée précédemment sur notre site internet. Maintenant, tous les points de service de Speedy Glass, Lebeau Vitres d autos, Apple Auto Glass et Duro vitres d autos nous offre ce rabais. Morris dit qu il travaille aussi à obtenir un rabais chez Midas Mufflers. Il continue de travailler avec Tip Top Tailors pour inclure des rabais chez Mr. Big and Tall ainsi que chez George Richards. m. Rapport du comité des sépultures Jack O Reilly (aucun rapport) n. Comité du vote électronique - Peter Sorensen, Sous-comité, Président du comité de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif - (distribué et mis à jour) o. Rapport sur le forum de l'institut canadien de recherche sur la santé des militaires et des vétérans: Mise à jour verbale. Morris a dit qu il a été invité à participer au forum 2014 par la Dr. Alice Aiken de l Université Queen s qui se tiendra du 24 au 27 novembre à Toronto. Ceci n occasionnera aucun frais à l association. L inscription sera payée par la Dr. Aiken. Cal Small dit que l'institut canadien de recherche sur la santé des militaires et des vétérans a toujours appuyé l association et il est très content de voir l aide offerte à Morris. Le sous-commissaire Dubeau, l officier responsable des ressources humaines de la GRC, a été avisé des travaux et de l appui de l Institut. Small dit qu il attend une rencontre avec Dubeau au début du mois de mai afin de discuter de l Institut et du soutien de la GRC pour ce forum. Le Dr. Aiken a en sa possession les numéros de téléphone de Dubeau et Brad Chugg pour pouvoir communiquer avec eux concernant des sujets pertinents. Motion faite par Murray Milne pour accepter tous les rapports des membres des comités et du conseil d'administration qui ont été distribués et qui ont fait l objet de discussions. Appuyé par Dave LeBlanc. Tous en faveur. APPROUVÉ 2

3 7. AFFAIRES INACHEVÉES a. Présentation à l A.G.M. du comité de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif : Les résolutions sur les articles de prorogation, les statuts avec les annexes A et B ont été distribués au conseil d'administration, aux gouverneurs, aux présidents et aux membres de l association pour pourvoir voter lors de l'a.g.m. Ces mêmes résolutions ont été placées sur le site internet national. LeBlanc et Milne ont dit que tout était prêt pour l'a.g.m. LeBlanc a salué Ian Atkins pour son incroyable dévouement et son leadership au cours de la dernière année et demie. Le conseil d'administration est très reconnaissant pour sa patience tout au long de cette période et pour avoir répondu à de très nombreuses questions. b. Mise à jour sur la couverture d Assurance décès et mutilation accidentels sans frais: - Savage a dit que ce projet est presque complété et qu il est en constante communication avec le représentant de la compagnie AIL qui, à son tour, transige directement avec le premier viceprésident de la compagnie AIL pour compléter le tout. Savage a dit que tous les membres (excepté ceux de la division du Québec) sont couverts par cette assurance depuis l automne dernier. D autres détails à venir. c. Commandite de Belairdirect Un rapport de Rivard à ce sujet sera inclus dans le procès-verbal de la réunion du comité des opérations nationales. Rivard est en chemin vers la maison et Geddes ajoute qu il n y a rien de nouveau de plus que ce qui est mentionné dans le rapport du comité des opérations nationales qui a déjà été distribué. d. Tenues vestimentaires C.O.N. (Comité des opérations nationales) Al Rivard parlera au conseil d'administration du rapport du sous-comité présidé par Graham Muir concernant les tenues vestimentaires, et des recommandations de la part du C.O.N. rédigés lors de la réunion du 27 mars Rapport joint. Étant donné que Rivard est absent, Geddes a présenté une motion afin que le conseil d'administration approuve le rapport sur les tenues vestimentaires que Graham Muir a soumis au C.O.N. et qui a été révisé et approuvé par le C.O.N. Dave LeBlanc a appuyé cette motion et dit que le rapport a été acheminé à Ian Atkins qui est présentement à finaliser le nouveau manuel des procédures de l association. Rick Morris demande si les divisions auront une certaine latitude pour les tenues des personnes qui assistent aux assemblées régulières des membres. C est définitivement le cas étant donné que les tenues vestimentaires ne sont qu un guide et qu il y a de la flexibilité. Le président a répété la motion et a demandé un vote. Tous en faveur, aucune opposition. APPROUVÉ. e. Effectifs / Bannière/affiche de la campagne de recrutement Savage indique que les 25 bannières ont été distribuées. Il ajoute avoir reçu hier un message de Helmer Hermanson, président de la division du Yukon qui lui dit ne pas avoir reçu la bannière et qu il n y a pas d adjudant de la GRC à Whitehorse. Ils vont recevoir une bannière prochainement à partir de Prince George. Savage dit avoir reçu des commentaires très positifs sur la campagne et que des membres actifs de la GRC se sont montrés intéressés et ont joint l association à cause de ces bannières/affiches. Briscoe dit que les affiches donnent également de bons résultats à Ottawa; une est placée dans le hall d entrée de l édifice Leikin du QG et une autre à l entrée des étables du Carrousel musical. Savage dit que l affiche dans le nouveau QG de la GRC à Halifax est directement dans le passage de l entrée et l effet visuel donne de bons résultats. Rick Morris demande combien de bannières ont été distribuées en Ontario. Il dit qu il n a aucune idée où les affiches sont situées. Savage dit que Sef Ginther de la division Golden Horseshoe en a une, mais qu il ne sait pas où elle a été placée. Il ajoute que la division de London en a aussi une, mais il ne sait pas où on l a mise. Il y a trois détachements dans la région de Toronto, il se pourrait que ce soit dans l un d eux. Rick demande combien coûte chaque bannière et s informe de la possibilité 3

4 d en acheter trois autres. Jack Briscoe dit qu il va s informer et en reparler à Morris demain. Cal dit qu il va rencontrer le sous-commissaire Dubeau bientôt et qu il va le remercier pour son appui. f. Rapport annuel de la corporation: Geddes dit qu il a maintenant reçu 29 des 30 rapports annuels. Le secrétaire a été en communication avec la dernière division afin d obtenir ce dernier rapport. Bob McKee apporte son aide à cet égard. g. Le respect en milieu de travail Énoncé de mission, Valeurs de l'association des anciens de la GRC - Après une courte discussion, il a été décidé que l Association ne ferait rien de plus pour cette initiative de la GRC à moins que la GRC ne demande son avis ou son aide. Le secrétaire Geddes a dit qu il avait noté plusieurs références au respect en milieu de travail dans les articles des divisions de l édition du printemps de la revue the Quarterly / la Trimestrielle. 8. AFFAIRES NOUVELLES (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Comité des candidatures: Tim Hoban, président du comité Le secrétaire a dit que tout était en place. Il n y aura pas de vote cette année sur aucune des candidatures, autre que sur celle du président. Le poste de secrétaire deviendra libre et personne ne s est manifesté pour occuper le poste. Résolutions: Deux résolutions du conseil d'administration et une de la division de Kingston qui ont été distribuées le 1 avril 2014 et acheminées à toutes les divisions sont prêtes pour l'a.g.m. Geddes rappelle à tous que les résolutions doivent être présentées comme une motion et doivent recevoir l appui d une personne. LeBlanc a dit que Murray Milne et lui vont présenter les motions du conseil d'administration et qu ils appuieront chacune d elles. Résolution de Kingston - AGM 2014: Les dépenses du conseil d'administration lors des A.G.M. (distribué). Ce sera à Bryan Neville, président de la division de la région de Kingston de présenter leur motion. Comité du vote électronique - Peter Sorensen, du sous-comité, président du comité de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif devait apporter une dernière mise à jour au conseil d'administration. Il a été incapable de se brancher pour la vidéoconférence et sa présentation sera effectuée lors de la prochaine réunion du conseil d'administration le 14 mai Manuel national des procédures administratives. Ian Atkins a dit que le manuel a été complété et distribué au conseil d'administration. Il a apprécié les commentaires de la part de plusieurs membres du conseil d'administration. Il ajoute qu il a changé quelques mots mais qu il ne ferait pas une autre distribution à moins qu il soit nécessaire d apporter des changements importants. Il dit avoir fait parvenir une ébauche du manuel de la division à Bob Wass, président de la division du Manitoba. Encore une fois, Dave LeBlanc a remercié Ian pour son excellent travail sur ces manuels et souligne l impressionnant montant d heures passées à cette tâche cette année. Le président a félicité Ian pour la qualité des résultats. Cal ajoute qu il ne sait pas comment nous aurions pu atteindre nos buts sur la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et les manuels sans l apport bénévole d Ian. Geddes a dit que l endroit approprié pour discuter de ceci serait lors de la réunion d après l'a.g.m. et que le manuel des procédures pourrait être approuvé après l'a.g.m. Rapport du vérificateur (Don Belke, division d Edmonton). Belke a complété et acheminé son rapport de vérification au président Small hier. Belke a passé trois jours sur place, du 30 mars au 1 avril pour vérifier les rapports financiers. Il a rédigé une lettre à l intention de la direction qu il a fait parvenir au président Small le 22 avril. Small a demandé au comité des finances (Rivard et Mufti) de réviser ce rapport le plus rapidement possible et de compléter un rapport financier d ici environ une semaine. Mufti dit qu il va rencontrer Rivard prochainement. Mufti dit qu il est d accord avec le rapport de Belke et croit qu il sera capable de compléter le tout très prochainement. Belke a offert quelques recommandations afin de faciliter la méthode de rapport, mais il ajoute qu il a constaté que les toutes les transactions 4

5 financières étaient adéquates et justifiées. Ceci sera discuté plus en détails lors de la réunion du conseil d'administration le 14 mai (vii) Dépenses du conseil d'administration lors des A.G.M.: Geddes a dit que seuls les membres du conseil d'administration, le directeur exécutif et l ombudsman national pourront obtenir un remboursement de leurs dépenses réelles pour l'a.g.m. de cette année. Ian Atkins précise que le nouveau manuel des procédures indique quelles sont les dépenses auxquelles les membres du conseil d'administration ont droit. Personne d autre travaillant sur les différents comités n aura droit à un remboursement, même si c est pleinement mérité. (viii) Réunion du jeudi soir, 5 juin 2014: Le conseil d'administration a décidé qu il n était pas nécessaire de tenir une réunion avec Bill Lenton et le comité organisateur de l'a.g.m. d Ottawa étant donné que Jack et Alex ont eu des réunions fréquentes avec le comité organisateur. Les ordres du jour ont été finalisés et ils seront acheminés à tous les membres du conseil d'administration pour la réunion du conseil national et l'a.g.m. vendredi et samedi respectivement. Geddes fera parvenir ces ordres du jour très prochainement et les salles de l hôtel Westin ont été identifiées pour tous les événements. Bill Lenton sera avisé. 9. POUR LE BIEN DE L ASSOCIATION - Rien. 10. PROCHAINES RÉUNIONS: La réunion des membres votants du conseil d'administration avec Peter Sorensen est prévue pour le 14 mai à midi. La réunion du conseil national est prévue pour vendredi le 6 juin 2014 lors de l'a.g.m. L assemblée générale annuelle est prévue pour samedi le 7 juin à Ottawa. La réunion d après l'a.g.m. est prévue pour lundi matin le 9 juin 2014 vers 08h00 dans la salle Québec, au niveau 4 de l hôtel Westin. 11. COMMENTAIRES DE FIN DE SESSION - Le président Small remercie chacun des participants pour leur participation et rappelle que tous les membres du conseil d'administration devraient tout faire pour participer à la prochaine réunion du conseil d'administration. Fin de la réunion à 14 h 10 Alex Geddes Secrétaire national Association des anciens de la GRC bjsamgeddes@rogers.com 5