"Questions & Réponses" pour les actionnaires en Belgique et à l'étranger à l'exception des Pays-Bas

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1 "Questions & Réponses" pour les actionnaires en Belgique et à l'étranger à l'exception des Pays-Bas Formalités à remplir pour participer personnellement à l'assemblée Générale Quelles sont les formalités à remplir pour pouvoir participer à l Assemblée Générale? Tout actionnaire de Fortis a le droit de participer à l Assemblée Générale. Chaque action donne droit à une voix aussi bien à l'assemblée Générale de Fortis SA/NV (Belgique) que celle de Fortis N.V.(Pays-Bas). Pour pouvoir participer valablement à l une et/ou l'autre Assemblée, il suffit de faire procéder au blocage de vos actions avant le 21 avril 2010 pour Fortis SA/NV et le 22 avril 2010 pour Fortis N.V. Ce sont les seules formalités requises. Quelques jours plus tard, vous recevrez à domicile une lettre d'accès avec les modalités concrètes de participation à l'assemblée Générale. Comment faire pour procéder au blocage de mes actions? Si vous êtes actionnaire inscrit dans le registre des actionnaires au siège social de la société, il suffit de prévenir Fortis que vous souhaitez être présent à l Assemblée ; un collaborateur de Fortis Corporate Administration se chargera de bloquer vos actions dans le registre. Utilisez à cette fin le document que Fortis Corporate Administration vous a fait parvenir (Attestation de présence). Ce document doit parvenir au siège de Fortis pour le 21 avril 2010 au plus tard. Si vos actions se trouvent sur un compte titres, vous devez demander à votre banque de bloquer vos actions sur votre compte-titres. Votre banque devra ensuite transmettre l attestation de blocage des actions à Fortis pour le 21 avril 2010 au plus tard. Exigez de votre banquier une copie de l'attestation de blocage qui vous servira éventuellement pour accéder à l'assemblée. Si vous détenez des actions physiques "au porteur", vous devez les déposer auprès de votre banque. En Belgique, ce dépôt entraînera en principe la dématérialisation de ces actions qui ne pourront, dès lors, plus vous être restituées sous forme physique! Votre banque devra ensuite transmettre l attestation de blocage des actions à Fortis pour le 21 avril 2010 au plus tard. Exigez de votre banquier une copie de l'attestation de blocage qui vous servira éventuellement pour accéder à l'assemblée. Jusqu'à quel moment mes actions sont-elles bloquées? Les actions sont bloquées jusques et y compris le jour de l'assemblée Générale à laquelle vous participez ou pour laquelle vous avez donné procuration à une tierce personne. Concrètement, les actions seront bloquées : jusqu'au 28 avril 2010 si vous participez (personnellement ou par procuration) uniquement à l'ag de Bruxelles (Fortis SA/NV); jusqu'au 29 avril 2010 si vous participez (personnellement ou par procuration) aux deux AG ou uniquement à l'ag de Utrecht (Fortis N.V.). J ai fait bloquer mes actions pour l Assemblée Générale d'avril 2009, dois-je refaire la démarche? Vous devez, en effet, à nouveau faire bloquer vos actions avant le 21 avril 2010 pour pouvoir participer à l Assemblée Générale du 28 et/ou 29 avril AG avril Belgique 1

2 Je vais bloquer mes actions sur le compte-titres qui est à mon nom en vue de participer à l'assemblée Générale ; mon conjoint (ou un de mes enfants) peut-il (elle) m'accompagner? Seuls les actionnaires et les mandataires (personnes à qui un actionnaire a donné un mandat pour le représenter à l'assemblée) sont autorisés à participer à l'assemblée Générale des Actionnaires. Si vous souhaitez qu'une tierce personne (par exemple, votre conjoint ou un enfant majeur) non actionnaire vous accompagne à l'assemblée Générale, il est absolument nécessaire que vous lui donniez une procuration pour le nombre d'actions que vous déterminerez vous-même (au minimum 1 action). Il faut suivre à cet effet la procédure relative à la "participation par l'intermédiaire d'un mandataire" (voir plus loin dans le document). Comment puis-je avoir la confirmation que mes actions sont bloquées? Si vos actions se trouvent sur compte titres et que vous avez chargé votre banquier de bloquer vos actions, demandez-lui qu il vous remette l'attestation de blocage (pour rappel, le blocage doit être fait pour le 21 avril 2010 au plus tard). Cette attestation tient lieu de confirmation et de preuve du blocage de vos actions. J'ai des actions inscrites dans le registre des actionnaires et je détiens également des actions Fortis en compte-titres. Que dois-je faire? Dans ce cas, vous devez suivre les deux procédures distinctes prévues pour les deux types d'actions. Cela est valable à la fois pour le blocage des actions que pour la procuration éventuelle (voir ci-dessous). Je suis actionnaire enregistré auprès de la société et je n'ai pas reçu la lettre d'invitation, ni les documents-réponse ("Attestation de présence" et "Procuration"). Que faire? Il vous suffit d'envoyer un (à un fax (au 02/ ) ou un courrier (à Fortis Corporate Administration 1 WA3A, Rue Royale, Bruxelles) avant la date limite (21 avril 2010) en mentionnant que vous souhaitez participer à l'assemblée. Si vous souhaitez donner procuration, vous pouvez utiliser le document de procuration disponible à l'adresse Si vous ne disposez pas d'internet, adressez-vous à votre agence bancaire qui pourra vous l'imprimer. Le document doit parvenir chez Fortis pour le 21 avril 2010 au plus tard. Je détiens des actions Fortis sur un compte-titres bloqué en garantie d'un crédit (compte-titres en nantissement). Peut-on effectuer le blocage des titres? Comme vous êtes bien actionnaire et propriétaire des titres, vous pouvez sans problème bloquer les titres en vue de participer à l'assemblée. AG avril Belgique 2

3 Formalités à remplir pour participer à l'assemblée Générale par l'intermédiaire d'un mandataire Je ne pourrai pas être présent, mais je souhaite tout de même utiliser mon droit de vote. Il faut avant tout faire procéder au blocage de vos actions, avant le 21 avril. Voir les Q&A ci-dessus, notamment "Comment faire pour procéder au blocage de mes actions?". Ensuite, vous devez compléter le document de procuration. Comment donner valablement procuration? Vous pouvez donner procuration : soit à une personne que vous désignez et qui votera en votre nom à l Assemblée Générale : que vous ayez complété ou non vos instructions de vote sur le document de procuration, le mandataire sera tenu de voter effectivement lors de l'assemblée; soit à une association comme Deminor, VEB, Tests-Achats : o si vous souhaitez laisser carte blanche à l'association : il ne faut pas compléter les instructions de vote ; l'association votera alors selon ses propres choix (et ce, de la même manière pour tous les actionnaires qui l'ont mandatée de cette façon). o si vous souhaitez donner des instructions de vote différentes : il faut alors compléter les instructions de vote ; celles-ci seront directement prises en compte lors du vote à l'ag, sans intervention du mandataire. soit sans désigner de mandataire, auquel cas Fortis désignera un mandataire qui sera chargé de vous représenter : o si vous avez exprimé votre vote sur le document de procuration, le mandataire le confirmera simplement lors de l'assemblée; o si vous n'avez pas exprimé de vote, le mandataire votera en faveur des résolutions proposées par le Conseil d'administration de Fortis. Dans tous les cas, les actions devront avoir été bloquées conformément aux règles énoncées ci-dessus et vous devrez renvoyer le formulaire de procuration pour le 21 avril 2010 au plus tard. Ce formulaire est disponible sur internet à l'adresse Je détiens des actions Fortis dans plusieurs banques, mais je ne peux pas assister à l'assemblée Générale. Puis-je envoyer une seule procuration pour le total de mes actions? Vous pouvez bien entendu regrouper toutes vos actions et n'envoyer qu'un seul document de procuration pour le total de vos actions. Veillez cependant : à envoyer un document de procuration spécifique pour chaque Assemblée Générale à laquelle vous souhaitez voter : un pour l'ag de Fortis SA/NV à Bruxelles et un pour l'ag de Fortis N.V. à Utrecht. Ces documents sont disponibles à l'adresse suivante : à bien bloquer vos actions dans toutes les banques auprès desquelles vous en détenez!!!! Pour l'assemblée Générale de Bruxelles, veuillez détailler dans votre document de procuration les différentes banques éventuelles dans lesquelles vous détenez des actions Fortis, avec les nombres d'actions respectifs. AG avril Belgique 3

4 La participation à l'assemblée Générale Vais-je recevoir une confirmation d accès à l Assemblée Générale? Oui! Si vous avez fait le nécessaire pour pouvoir assister personnellement à l Assemblée Générale, Fortis vous enverra à domicile une lettre d'accès vous permettant de vous enregistrer lors de l Assemblée Générale. Toute personne mandatée recevra également une lettre d'accès. Je me suis inscrit pour participer à l'ag, mais je ne pourrai finalement pas y assister. Cependant, je souhaite exercer mon droit de vote... Il suffit d'envoyer une procuration à Fortis. La procuration sera introduite et votre participation effective sera automatiquement annulée. Date limite pour l'envoi de la procuration : le 21 avril 2010 au plus tard. Nous avons un compte-titres commun et avons reçu 2 cartes d'accès pour l'ag alors que seul l'un de nous deux va assister... Si l'on ne fait rien, les droits de vote lors de l'ag seront limités à ceux qui sont détenus par la personne qui sera présente, ce qui ne vous arrange vraisemblablement pas... Comment régler le problème? Il faut que la personne qui n'assiste pas à l'ag fasse une procuration pour la personne qui y assistera, pour le nombre d'actions qui se trouve sur son carton d'accès. Pour rappel, la procuration doit être rentrée chez Fortis pour ce 21 avril. Je n'ai pas reçu la lettre d'accès pour l'assemblée Générale. Que dois-je faire? Vous êtes un actionnaire qui participez personnellement à l'assemblée Si vous avez bien demandé le blocage des actions Fortis pour le 21 avril au plus tard, veuillez vous présenter directement à l'assemblée, muni(e) des documents suivants : l'attestation de blocage remise par votre banquier; un exemplaire vous a normalement été remis lors de la demande de blocage (ou l'"attestation de présence" pour les actionnaires enregistrés auprès de la société); votre carte d'identité. Si vous n'avez pas bloqué les actions pour le 21 avril au plus tard, vous ne pourrez pas participer à l'assemblée!!!! Vous êtes un mandataire qui participez à l'assemblée pour représenter un actionnaire Si l'actionnaire a bien demandé le blocage des actions Fortis pour le 21 avril au plus tard, et s'il a bien complété, signé et envoyé la procuration à Fortis également pour le 21 avril au plus tard, veuillez vous présenter directement à l'assemblée, muni(e) des documents suivants: l'attestation de blocage ; un exemplaire a normalement été remis à l'actionnaire (votre mandant) lors de la demande de blocage (ou l'"attestation de présence" pour les actionnaires nominatifs); une copie de la procuration; votre carte d'identité. Si l'actionnaire n'a pas bloqué les actions et/ou s'il n'a pas envoyé le formulaire de procuration pour le 21 avril au plus tard, le mandataire ne pourra pas participer à l'assemblée!!!! AG avril Belgique 4

5 Vais-je recevoir les documents préparatoires à l'ag? Les actionnaires enregistrés auprès de la société recevront ces documents d'office, qu'ils participent ou non à l'assemblée. Les autres actionnaires ou les mandataires qui participent à l'assemblée recevront également ces documents par courrier. En outre, ces documents seront également disponibles sur place, le jour de l'assemblée Générale. Par contre, les actionnaires qui donnent procuration et ne participent pas à l'assemblée Générale ne recevront pas les documents. Pour ces derniers, les documents seront disponibles, dès que possible avant la date de l'assemblée, à l'adresse suivante : Je suis actionnaire de Fortis, mais en tant que personne à mobilité réduite, je suis obligé(e) de me déplacer accompagné(e) d'une tierce personne qui n'est pas actionnaire de Fortis. Cette personne pourra-t-elle m'accompagner à l'assemblée Générale? Pour que cette personne puisse vous accompagner lors de l'assemblée, vous devez demander une autorisation spéciale auprès de Fortis Corporate Administration ( à fax au 02/ ou courrier à Fortis Corporate Administration 1 WA3A, Rue Royale, Bruxelles) en y reprenant les coordonnées (nom, prénom et adresse) de l'actionnaire et de la personne accompagnante. Cela permettra à votre accompagnant d'accéder à la salle de l'assemblée (sans droit de vote, bien entendu) et d'y rester avec vous. AG avril Belgique 5

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