Comptabilité générale

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2 Table des matières Comptabilité générale... 2 Facturation et gestion de stock... 3 Backup Exchange... 4 WinAuditorLink... 5 Hébergement ASP... 6 Gestion commerciale... 7 Réseau... 8 Sécurités... 8 CODA... 9 Options fiduciaires Gestion des investissements Solution «PaperLess», aller simple vers le futur Méthode de stockage dans WinAuditor Sécurité et confidentialité du stockage Backup Classeurs d annexes Factures d entrée Factures de sortie Extraits de banque Justificatifs manquants Opérations diverses de salaires Paiements libres Import-Export Eléments disponibles pour l import-export Exemples d applications et d utilisations Comptabilité analytique Intrastat Récapitulatif des options et des modules

3 Comptabilité générale WinAuditor simplifie la tenue de la comptabilité, ce logiciel a été développé en association avec des comptables et experts-comptables. Cette synergie entre une société de développement à la pointe du progrès et des professionnels du chiffre nous permet de proposer un logiciel abouti dans lequel les moindres détails ont été peaufinés. Les principales caractéristiques de WinAuditor sont : Conforme à la législation Belge. Editions très claires et personnalisables. Rapidité d encodage, il n est pas indispensable d utiliser la souris. Le «zoom», consultation des comptes et documents pour «surfer» dans la comptabilité. Balances comparatives et interactives Nombreux exports MS-Excel Plan comptable jusqu à 10 chiffres et possibilité de trois classifications supplémentaires. Pas de limitation dans les reports de soldes d exercice. Comptabilité par véhicule et par unité physique. WinAuditor sprl travaille activement avec de nombreux partenaires dans le double but de participer aux décisions qui débouchent sur l établissement des futurs standards et d être parmi les premiers à pouvoir les proposer lorsqu ils seront disponibles. WinAuditor sprl est membre des Belgian Business Software Providers WinAuditor sprl soutient le standard de facturation électronique e-fff ainsi que le standard d échange d opérations diverses de salaires avec les secrétariats sociaux (e-fff social). 2

4 Facturation et gestion de stock Nous avons toujours voulu proposer un logiciel complet, prêt à l emploi pour une PME ou un indépendant, il apparaît normal dans ce cas d inclure une facturation et une gestion de stock à notre produit. Layout de factures et de notes d envoi personnalisables. Gestion multi-langue, le client reçoit ses factures, notes d envoi et rappels dans sa langue. Facture d abonnement. Commentaires standards, éventuellement liés à un article. Gestion des prix de vente TVAC, HTVA, par client, par tarif, escompte, certification. Statistiques de vente. Gestion de stock multi-magasin, inventaire, historique. Facturation et entrées en stock via code-barres. Gestion des prix multi-unité ou conditionnement (prix / kilo, prix / mètre, prix à la pièce ou par boîte) 3

5 Backup Exchange Un système pratique et sécurisé d envoi et de réception de dossier comptable. Envois et réceptions cryptés. Seuls les destinataires accrédités peuvent être sélectionnés pour un envoi. Pas de limite de taille de dossier. Système de notification, l expéditeur est prévenu de la bonne réception. La notification de mise à disposition d un dossier est complètement séparée de l action de récupération. 4

6 WinAuditorLink Exploiter les données comptables dans un classeur MS-Excel permet d établir facilement des tableaux de gestion, prévisionnels et d analyse. Nombreuses formules WinAuditor disponibles dans MS-Excel Toute la puissance de MS-Excel pour traiter directement vos données comptables Accès simultané aux données de plusieurs exercices. Accès simultané aux données de plusieurs dossiers comptables permettant de simuler une consolidation ou de comparer les résultats de différentes filiales. Interrogation d une série de compte dans une seule formule en utilisant une arithmétique de compte, par exemple « », la classe de compte 61 sans les 613 mais à l exception du Utilisation de jokers dans les appels de compte, par exemple «24 24??9?», la classe 24 sans les comptes de la même classe dont l avant dernier chiffre est un 9. Les mêmes possibilités de jokers et d arithmétique sont disponibles sur chacun des 4 axes analytiques en combinaison avec les appels de compte. Recalcule ultra rapide, jusqu à formules recalculées par secondes! 5

7 Hébergement ASP Nous proposons d héberger vos dossiers comptables dans notre «cloud». Garantie d un environnement propre, pas de virus, trojan, Accessible que par les personnes autorisées. Disponible 24/24 et 7/7 avec un support actif. Environnement maintenu à jour. Backups quotidiens Compatible PC et MAC. Partage possible avec le client <=> comptable Votre environnement reste disponible tel quel, même lors d un changement de PC/MAC. 6

8 Gestion commerciale Cette gestion commerciale complète la facturation et la gestion de stock qui sont disponibles dans la version de base en y ajoutant les fonctionnalités suivantes : Gestion des prospects. Gestion des offres. Gestion des commandes clients. Gestion des commandes fournisseurs. Analyse des ruptures de stock. Back-order clients. Analyse des délais de livraison. Création d un document commercial à partir d un autre (par ex : création d une offre à partir d une facture) Le paramétrage de la gestion commerciale permet de l adapter à toutes les situations. 7

9 Réseau L option réseau permet de travailler à plusieurs dans le même dossier. Facturation en «front office» et comptabilité en «back office». Travail simultané dans la gestion des stocks, en comptabilité et préparation des livraisons. Facturation à plusieurs personnes. Sécurités Dans certaines situations il est utile de pouvoir limiter l accès aux données et aux fonctionnalités de WinAuditor. Accès au dossier par login + mot de passe Gestion des utilisateurs du dossier. Gestion des permissions d accès par utilisateur. 8

10 CODA La manière la plus évidente de gagner beaucoup de temps d encodage et de fiabilité. Le temps d encodage est divisé par 4! Economie de papier et d'argent, la réception et le classement des extraits bancaires deviennent superflus. Les factures sont automatiquement apurées sur base de la communication structurée ou du n de compte bancaire (IBAN) et du montant. Rapidité de consultation, les extraits bancaires sont consultables en ligne directement dans WinAuditor, vous pouvez même ajouter vos propres commentaires. Une puissante fonction de recherche permet de retrouver les extraits contenant telle information ou tel montant. Il n'est donc plus nécessaire de feuilleter des classeurs d'extraits papier pour retrouver un paiement. Dès l'encodage, un lien permanent est établi entre l'opération de l'extrait et la comptabilité. Le zoom, sur un document bancaire, permet alors de voir l'opération et les commentaires figurant sur l'extrait. Réciproquement, la consultation de l'extrait bancaire permet de voir la manière dont une opération a été comptabilisée. 9

11 Options fiduciaires Elite WinAuditor Elite est un logiciel complémentaire à WinAuditor qui est destiné aux professionnels du chiffre, il permet d éditer des bilans personnalisés et des traitements CODA. Bilan détaillé et personnaliséelite Comparaison sur deux exercices Nombreux choix d apparence. Détail par compte général CODAElite Import via Isabel Go de tous les CODA de tous les dossiers en un seul clic. Pour CodaBox, une fonction permet de générer un fichier Excel contenant tous les IBAN de tous les dossiers comptables gérés par la fiduciaire. Les CODA reçus peuvent être automatiquement dispatchés dans les dossiers comptables concernés. Fiche Génération du fichier XML pour l envoi des fiches Fid-Manager Fid-Manager est une solution logicielle spécifiquement conçue pour le bureau comptable Belge. Dossier permanent et lois anti-blanchiment. TimeSheet et facturation simple et intuitive. Toutes les échéances de la fiduciaire en un coup d œil. Reconnaissance automatique des fichiers XML, Biztax, XBRL, XLS, VAT, Suivi client irréprochable Portail WEB 10

12 Gestion des investissements Fiche détaillée des investissements, groupement d investissements par catégorie, projet, etc... Gestion des opérations sur investissement : cession, mise au rebus, plus-value de réévaluation, transfert de compte, reprise d amortissements, modification de méthode et/ou de durée, amortissements exceptionnels. Calcul automatique des dotations aux amortissements, par mois, trimestre, quadrimestre ou exercice comptable. Ecriture automatique des opérations diverses liées à ces opérations. Gestion des annuités complètes, du prorata temporis. Gestion des subsides Reprise des investissements très simple via l import d un classeur MS-Excel Contrôle de l intégrité entre la comptabilité et la gestion des investissements Nombreux listings, simulation future des amortissements, cessions et mise au rebus, subsides. 11

13 Solution «PaperLess», aller simple vers le futur. Plus de classeurs, plus de papier, c est possible et légal depuis 2013! Méthode de stockage dans WinAuditor Dans le logiciel WinAuditor, tous les documents et justificatifs électroniques sont stockés dans le «cloud». Cette méthode présente les avantages suivants : La taille du dossier comptable WinAuditor ne change pas, les backups de dossiers ne sont donc pas plus volumineux qu auparavant. Le transfert du dossier à son comptable ne nécessite pas le transfert des documents et justificatifs électroniques, ils sont disponibles pour tous les intervenants. Le changement d ordinateur, ne nécessite pas de précautions supplémentaires. Sécurité et confidentialité du stockage Sans rentrer dans tous les détails pour de raisons évidentes de sécurité, voici les points importants concernant nos mesures de sécurité et de confidentialité : Le stockage des documents est réalisé dans un data center respectant les normes ISO et ISO Les échanges de données entre le data center et le dossier WinAuditor est crypté par le protocole HTTPS et préalablement crypté par une méthode propre à WinAuditor. Seuls les possesseurs du dossier comptable sont donc en mesure de récupérer un document. Les données envoyées vers le data center sont automatiquement répliquées au minimum sur un autre site géographique de même niveau de sécurité. Backup En plus des normes de sécurité décrites ci-dessus, nous nous chargeons également du transfert journalier de l ensemble des données cryptées vers notre propre système de backup. 12

14 Classeurs d annexes Vous pouvez créer tous les classeurs électroniques nécessaires à la gestion de l entreprise. Ces classeurs permettent le stockage de documents en attendant leur affectation définitive. Exemple de classeurs : Justificatifs bancaires Documents d OD de salaire Contrats signés avec les clients Documentation relative à certains articles Bon de commandes acceptés et signés Factures d entrée Réception des factures d entrée au format PDF ou e-fff. Encodage facilité OCR Deux modes d encodage : o le mode fiduciaire en une étape o le mode PME en deux étapes permettant l approbation et le paiement avant comptabilisation. Paiement automatisé des factures, liaison avec le logiciel bancaire. 13

15 Factures de sortie Envoi des factures au format e-fff et/ou PDF. Gestion des adresses s clients (à, cc, cci) Gestion de la boîte d envoi, possibilité de renvoi. Envoi via Outlook, Gmail, IMAP, ou sur mesure. 14

16 Extraits de banque Encodage bancaire à partir des extraits CODA Possibilité de lier des justificatifs (PDF) aux extraits. Justificatifs manquants Gestion des justificatifs manquants, un mentionnant les dépenses non justifiées est envoyé aux personnes concernées. Gestion des destinataires des demandes Demande de justificatif à l encodage des documents Envoi d aux intéressés 15

17 Opérations diverses de salaires Import sur base du format e-fff social ou du format SODA Paramétrage de la concordance avec votre plan comptable Prévisualisation de l opération diverse. 16

18 Paiements libres Génération de virements collectifs permettant d exécuter facilement vos paiements : Salaires Taxes diverses Remboursements clients Remboursements de frais Acomptes Les destinataires des paiements sont identifiés sur base de leur IBAN/BIC et sont liés automatiquement à un compte général, client ou fournisseur. Des pièces justificatives (PDF) peuvent être annexées à l opération diverse générée par le paiement. 17

19 Import-Export Ce module ouvre de nombreuses possibilités de liaisons entre WinAuditor et d autres applications. Importations à partir de fichiers Excel ou via driver ODBC Structures de fichiers à importer simple. Un bouton d'import inclus dans votre logiciel, il ne reste plus qu'à sélectionner le fichier à importer. Import, export de données automatisé entre un logiciel et Winauditor. Eléments disponibles pour l import-export Signalétique et prix articles Clients, prospects et fournisseurs Plan comptable Documents de vente Documents de caisse Opérations diverses Exemples d applications et d utilisations. Mise à jour des prix article (achat ou vente). Ajout d un code barre ou d une dénomination dans une autre langue. Ajout et modification de fiches signalétiques, uniformisation de la façon de renseigner l adresse, etc. Import de clients / prospects/ fournisseurs lorsque la gestion de ces fiches est réalisée dans une autre application. Mise à jour du plan comptable, Implémentation de la comptabilité analytique. Import de facture de vente à partir d une application externe. Import de la caisse. Import de réouverture. Import de régularisation. Reclassement analytique. 18

20 Comptabilité analytique La comptabilité analytique permet de définir des axes analytiques suivant l organisation de votre entreprise et selon vos besoins d analyses. Vous obtenez ainsi une image économique représentative de l activité de l entreprise. Comptabilité analytique entièrement paramétrable. Jusqu à quatre axes analytiques avec un nombre illimité de centre de frais par axe analytique. Nombre illimité d imputations analytiques par imputation comptable. Hiérarchie et paramétrage de combinaison d axe analytique. Définition de clés de répartitions pour simplifier l encodage. 19

21 Encodage analytique paramétrable au niveau du compte général. Encodage analytique à la suite de l encodage comptable ou à postériori en revenant sur le document comptable. Import d opérations diverses analytiques à partir d un classeur Excel. Rattrapage analytique. Une comptabilité commencée sans analytique peut être complétée, à posteriori, avec les données analytiques. Journaux périodiques avec ou sans détail analytique. Détail de compte et balance analytique avec la possibilité de choisir la séquence d impression parmi les axes analytiques utilisés. Lien avec votre tableur, WinAuditorLink permet l exploitation des données comptables et/ou analytiques dans votre tableur. 20

22 Intrastat Le module INTRASTAT est destiné aux entreprises dont le chiffre d'affaire à l'exportation ou à l'importation vers des pays membres de l'union européenne atteint /an à l'importation et/ou /an à l'exportation. Permet la réalisation des déclarations intrastat mensuelles. Prévu pour le flux d arrivées et pour le flux d expéditions. Les déclarations sont produites au format XML agrée par la banque nationale de Belgique (Onegate) L encodage des informations intrastat à lieu au moment de la saisie des pièces comptables concernées ou à postériori. 21

23 Récapitulatif des options et des modules Enterprise Fiduciaire Comptabilité générale Facturation gestion de stock Backup exchange WinAuditorLink données accessible en Excel 1 dossier 1 exercice 1 dossier 1 exercice Possibilité d hébergement Sécurités accès des utilisateurs Non disponible Gestion commerciale, offres et commandes Non disponible Réseau Option CODA Extraits bancaires électroniques Elite Options Fiduciaires Option Non disponible Non disponible Non disponible Non disponible Option Investissements Option Option Option Module «PaperLess» Option Option Option Import-Export Option Option Comptabilité analytique Option Option Intrastat Option Option 22

24 SPRL Avenue des Gerfauts 10 bte Bruxelles TVA: BE RPM: Bruxelles +32 (0)