Accompagnement individuel

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1 Référence : accompagnement individuel CAHIER DES CHARGES APPEL A PRESTATAIRES POUR UN ACCOMPAGNEMENT INDIVIDUEL Accompagnement individuel Accompagnement proposé et financé par le DLA 90 Les propositions de réponse à cet appel d'offres devront être adressées par voie postale ou électronique à l attention de la chargée de mission DLA au plus tard le lundi 10 octobre 2016 à 18h00. Le choix du prestataire retenu se fera dans les 20 jours maximum à compter de la date de fin de l appel d offre. Merci de nous faire savoir si vous souhaitez répondre à ce cahier des charges, afin que nous puissions envoyer les mêmes informations à tous les prestataires. MIFE 90 Céline Loueslati - Responsable DLA BP Place de l Europe BELFORT CEDEX celine.loueslati@mife90.org Complément d informations disponible par téléphone au et par mail. Avec le soutien financier de :

2 1. Contexte Dans le cadre du soutien aux activités d utilité sociale créatrices d emplois sur le Territoire de Belfort, le Dispositif local d accompagnement, porté par la Maison de l Information sur la Formation et l Emploi, a reçu pour mission de favoriser la consolidation économique des structures du territoire développant des activités d utilité sociale et créatrices d emplois. A cette fin, le DLA souhaite apporter un soutien technique additionnel à ces structures en leur proposant un accompagnement sur-mesure, pragmatique et opérationnel, impliquant la mobilisation des responsables autour de la consolidation de leurs activités et de la diversification de leurs ressources, en les conseillant et en les dotant d outils pertinents et adaptés à leur situation spécifique. 2. Destinataire de l accompagnement L association a pour but de formaliser et de mettre en œuvre les mesures permettant de développer l activité touristique de la ville de Belfort et du département du Territoire de Belfort en prenant appui sur les politiques du tourisme de ces deux acteurs. Il y a 30 membres du Conseil d administration et 12 salariés permanents. 3. Présentation des missions Afin de consolider économiquement et financièrement l association, le DLA 90 propose une articulation de l accompagnement en trois missions : - Une thématique stratégique opérationnelle Permettant d élaborer une analyse de l existant ainsi qu un plan de développement à moyen terme. - Une thématique comptable et financière Permettant d élaborer une stratégie financière de pilotage de la structure. - Une thématique organisationnelle et RH Permettant d adapter l organisation interne et la gestion des ressources humaines. La mission s attachera à proposer des outils concrets, directement utilisables et s inscrivant dans le cadre d une stratégie globale avec les structures partenaires. Elle permettra notamment d élaborer : - Une analyse de l existant - Des préconisations pour améliorer et faciliter l existant - Des propositions concrètes pour bâtir une stratégie de développement à moyen terme.

3 Précisions sur le cadrage des trois missions d accompagnement réalisées par un ou plusieurs consultants : Nature de l appui Appui à la mise en place d un plan de développement Accompagner l association dans la définition d une nouvelle stratégie d action, et dans ce cadre, l aider à : Mission 1 - clarifier et évaluer de façon précise son fonctionnement, sa situation économique, ses prestations actuelles, ses objectifs, afin de - mieux envisager les pistes de développement possibles, faire des choix stratégiques, mettre en place les solutions appropriées en tenant compte de leur faisabilité et de leur intérêt pour la structure en respect de sa vocation et des souhaits de ses responsables. pour au final - les aider à élaborer une stratégie d actions permettant de consolider de façon durable l action de leur association. 4-5 jours d accompagnement individuel Période Octobre 2016 janvier Résultat attendu Durée indicative prévue prévue 2017

4 Précisions sur le cadrage de la mission d accompagnement (éléments à intégrer au cahier des charges du prestataire) Analyse des activités, services fonctionnement et préconisations Cette phase préalable à la structuration du plan de développement stratégique comportera l analyse avec préconisations : - des différentes activités et des services actuellement fournis par l association, de leur besoin d évolution, de leur incidence au niveau du fonctionnement en général (mobilisation en charges, temps, personnel, énergie ), L analyse cherchera également à mettre en valeur la pertinence de ces activités, leur cohérence entre elles mais aussi par rapport à l image et aux valeurs de l association, leur niveau de priorité les unes par rapport aux autres, leur inscription dans le développement local, leur complémentarité avec les autres acteurs, les conséquences pour l association et le public si certaines d entre elles s arrêtaient, etc. L analyse portera aussi sur l estimation de la justification économique directe de la prestation fournie mais aussi indirecte au fonctionnement et à la situation de la structure, telles que les retombées sur sa mission de base, l enrichissement de son image, son rayonnement local, sa communication. - du contenu et de la faisabilité des nouveaux projets envisagés par la Direction, des difficultés rencontrées, des espoirs à y placer, des solutions à mettre en œuvre en vue de leur intégration éventuelle dans le plan de développement stratégique sur 3 ans. - des nouveaux projets qui pourraient être envisagés et retenus pour être inscrits et structurés dans le plan précité. - du public actuel et du public qu il est possible d intéresser suivant les secteurs d activités. - de la «concurrence actuelle». - du partenariat actuel et potentiel avec les financeurs institutionnels (collectivités locales, services décentralisés de l état, etc.) et des financeurs privés (fondations, mécènes, entreprises) soit dans un objectif d obtention d un simple soutien soit en vue d un soutien sur projets. - du partenariat «opérationnel» et du potentiel de travail en transversal avec d autres associations sur l Aire Urbaine. - du rayonnement de l activité à l extérieur et notamment de sa répercussion sur l image de la commune, du département, de l intérêt qu elle revêt aux yeux des autres financeurs, de l image que l on peut percevoir d elle en général en terme d utilité sociale. - de la communication menée jusqu à ce jour en particulier vers ses différents publics et les financeurs, de la façon de l optimiser - du fonctionnement interne et notamment en ce qui concerne les ressources humaines des missions dévolues actuellement à chaque membre en vue de leur adaptation éventuelle au contenu du futur plan stratégique

5 Structuration du projet de plan de développement stratégique Les éléments retenus à partir des analyses précédentes, seront repris dans un projet structuré sous forme d un plan d actions stratégique s étalant sur 3 ans. Ce document, véritable instrument de pilotage pour l association et outil de communication envers les institutionnels et les financeurs, a notamment pour finalité, de valider définitivement au point de vue technique et économique, la stratégie arrêtée. Nature de l appui Appui à la gestion financière et aux perspectives de développement Mission 2 Résultat attendu - Rédaction d un plan de consolidation - Structuration du chiffre d affaires - Comptes de résultats prévisionnels à 3 ou 5 ans - Plan de trésorerie 2016 et Analyse du seuil de rentabilité - Dossiers de demande de subvention Durée indicative prévue 4 jours d accompagnement individuel Période prévue Octobre décembre 2016

6 Précisions sur le cadrage de la mission d accompagnement (éléments à intégrer au cahier des charges du prestataire) > Analyser dans le détail la situation financière par activité : charges et produits - Identification des coûts fixes et des coûts variables - Modalité de calcul des tarifications - Identification des activités qui génèrent des profits, et celles qui génèrent des pertes > Pointer l ensemble des outils et tableaux de bord mis en place, vérifier leur performance et leur utilité - Amélioration des outils et des tableaux de bord développés par la structure - Conception des argumentaires pour valoriser les actions de l association / réalisation d un système d évaluation > Approche d'une comptabilité analytique plus fine qui aura pour but de déterminer un outil simple mais efficace de répartition des charges par type de prestation permettant le calcul des coûts unitaires des prestations proposées ou à venir - Déploiement des outils et accompagnement de leur appropriation par les bénévoles et les salariés - recherche de diversification des ressources financières > Présentation de manière synthétique, à l attention des divers partenaires de l association, de la situation économique actuelle, des perspectives sur 3 ans. Poser les scénarii budgétaires qui mettent en évidence les choix à réaliser, les besoins de financements, les économies à envisager, l équilibre financier des activités (évaluer les investissements nécessaires, établir un plan de financement et un compte de résultat prévisionnel à 3 ans, réaliser un plan de trésorerie).

7 4. Modalités d intervention Durées indicatives des interventions : Mission 1 durée indicative prévue : 4-5 jours répartis d octobre 2016 à janvier Mission 2 durée indicative prévue : 4 jours répartis d octobre 2016 à décembre L accompagnement aura lieu en semaine. Les frais de mission et de déplacement seront inclus ou une indication de forfaits pour les frais de mission sera présentée. Les comptes rendus seront régulièrement envoyés à la structure accompagnée, ainsi qu en copie à la chargée de mission DLA. Le prestataire prévoira une restitution de l accompagnement. La mission sera évaluée au moyen d indicateurs tels que le temps passé (fiches de présence), les types de contacts rencontrés, les difficultés rencontrées et les résultats. Les informations sur le déroulement de la mission, le calendrier mis en œuvre, les modalités de l intervention, les résultats ou avancées ayant pu être réalisés, les points de blocage ou les difficultés ayant pu être rencontrés devront figurer dans le rapport final ou le reporting final. Les logos concernant le DLA seront inclus dans tous les documents utilisés lors de la mission. 5. Modalités de remise de la proposition Les propositions devront donc comporter : Une note méthodologique répondant aux différents points du cahier des charges, ainsi qu une reformulation de(s) problématique(s) Les attentes concernant la structure bénéficiaire (interlocuteurs, documents de travail, ), les réseaux La mise en évidence des éléments de sortie (livrables) Un calendrier prévisionnel de réalisation de l intervention (grandes étapes avec détail des journées et coûts afférents, durée) Les compétences mises à disposition pour le déroulement de la mission, avec présentation de chacun des intervenants auprès de la structure Les éléments d identification de l entreprise de conseil (identité, statuts, coordonnées, organigramme et CV des consultants intervenants ; précision quant à une éventuelle sous-traitance, sa nature et les garanties qui y sont attachées ; qualification, habilitation AMI, labellisation, certification, agréments, etc. ; références et réalisation de prestations similaires, conditions de propriété intellectuelle des éléments liés à la mission) Le détail du nombre de journées et les coûts afférents pour chaque étape de l accompagnement, les frais de mission et de déplacement sont inclus. Les tarifs seront présentés TTC, ou nets de taxe

8 Elles seront examinées par la chargée de mission DLA dans un délai de 20 jours suivant la date de fin de dépôt des propositions. Les propositions incomplètes ou non conformes ne seront pas examinées. 6. Annexes sur demande par mail auprès de la chargée de mission - diagnostic complet de la structure associative à celine.loueslati@mife90.org