E A C C E CAHIER DES PRESCRIPTIONS TECHNIQUES DE L APPEL D OFFRES N 12/12 OBJET : MISE EN PLACE D UN OUTIL DE VEILLE STRATEGIQUE AU SEIN DE L EACCE

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1 E A C C E CAHIER DES PRESCRIPTIONS TECHNIQUES DE L APPEL D OFFRES N 12/12 OBJET : MISE EN PLACE D UN OUTIL DE VEILLE STRATEGIQUE AU SEIN DE L EACCE 1

2 Lot 1 : Mise en place d un progiciel de veille avec assistance et accompagnement de l EACCE pour une meilleure opérationnalité des utilisateurs Consistance du projet Définition des axes de surveillance et des finalités. Il est du devoir du prestataire d apporter sa propre vision des choses grâce à sa compétence acquise au travers de ses expériences- pour améliorer l existant. Détermination des types d information utiles et identification des sources. Il sera du devoir du prestataire de démontrer sa capacité en termes de connaissance, de collecte d information et d adaptation aux besoins de l EACCE. L information sélectionnée devant être la plus en adéquation possible aves les axes de surveillance de ce dernier. Traitement, analyse synthèse et mise en perspective de l information Le prestataire devra démontrer sa capacité à bien appréhender les axes stratégiques. L information collectée devant permettre de conforter ou d infirmer le choix des axes stratégiques et des actions de l EACCE. Communication des résultats de veille, validation et réajustement Le prestataire devra démontrer sa capacité à savoir bien présenter et communiquer l information pertinente ainsi que son impact. Cet outil devra se greffer sur le processus décisionnel et ainsi permettre notamment à l EACCE de: Avoir une vision permanente des contraintes réglementaires, anticiper les projets de réglementations nationales et surtout internationales et influencer si possible les lois et règlements. Détecter les opportunités à améliorer ses activités. 2

3 Cet outil devra par conséquent englober l ensemble des éléments qui se rapportent à l activité de L EACCE et devra se traduire notamment par : - Une veille réglementaire - Une veille normative - Une veille environnement Ces trois aspects se rapportent à l activité de contrôle technique des exportations agricoles au sein de l EACCE. ORGANISATION DE LA VEILLE L organisation de l activité veille est conditionnée par plusieurs facteurs : - Le nombre de veilleurs - Le type d applications - Le type d exploitation - Le niveau de sécurité Et est articulée autour de 5 types de profils d utilisation : - Administrateur système : Il est en charge de l installation, administration, mise à jour et sécurité de la plate-forme logicielle. S agissant d une exploitation sur site, il conviendra qu au moins un collaborateur soit formé à l exploitation de la plateforme logicielle. - Administrateur fonctionnel : il accède à l ensemble des modules et gère tous les droits d accès et de diffusion. Il a une compétence particulière en matière de sourcing et donc qualifie et développe les panels de sources (sites, bases de données, abonnements payants, etc.) mis à disposition des autres collaborateurs. - Expert : il gère les plans de veille (les sujets devant être suivis) et le plan de classement (comment les documents collectés sont organisés et classés), les règles de validation (s il y en a) et la production des livrables (tableaux de bord, newsletters-, etc.) 3

4 - Veilleur / référant : c est un collaborateur qui est spécialisé sur un ou plusieurs domaines particuliers et qui vont suivre les informations qui sont remontées par le système ; il va donc être capable de porter un jugement sur ces informations et éventuellement les valider ; il décide aussi de leur exploitation ultérieure (par exemple, diffusion, destruction, etc.) - Analyste : Son métier est d analyser les données qui sont collectées et capitalisées selon les axes qui sont définis par le management. En particulier, il produit à intervalle de temps régulier des notes d analyse construites à partir d éléments calculés par le système (graphiques, cartographies, schémas) et leurs propres interprétations et recommandations. Il est donc en charge du volet «prospectives et anticipation». Lecteurs : Le logiciel doit offrir la possibilité de créer des profils lecteurs à la demande. Le lecteur ne peut pas intervenir sur les données ; il se contente d un droit d accès minimum et d une consultation passive ; il ne peut pas intervenir sur le système ni faire de recherche. Il est demandé aux éditeurs de préciser, dans leur documentation technique le nombre maximal de lecteurs que le système peut gérer. N.B : Le profil lecteur ne doit pas faire l objet de licences payantes. Les principaux blocs fonctionnels recherchés sont : Identification des sources Recherche Surveillance Traitement et analyse Capitalisation Diffusion Résultats attendus : Le périmètre du projet couvre les aspects prestations et logiciels : Le diagnostic de l organisation de l activité veille et proposition d éventuels axes d amélioration. 4

5 L analyse de la pertinence des sources d information existantes et proposition d éventuelles sources complémentaires. Diagnostic de sécurité relatif aux pratiques et recherches sur Internet et sur les sources spécialisées. L acquisition d une plate-forme logicielle assumant l ensemble du processus de veille : collecte, recherche, surveillance, analyse, diffusion, capitalisation. Le volet analyse (extraction des entités et les relations qui peuvent y avoir entre elles et autres formes de l information pour dégager les signaux faibles, forts et autres. Les prestations de mise en œuvre de la solution, de transfert d expertise et déroulement de projet (au regard d un plan qualifié). Les prestations d assistance en matière de mise en marche du progiciel installé pendant une durée d un mois. Au cours de cette période, le prestataire doit coacher les équipes de l EACCE à une meilleure utilisation de l outil, ainsi qu à la production et la diffusion des premières publications du système cible. Formation des formateurs internes sur le fonctionnement du logiciel, et ce pour l ensemble des profils : - Utilisateur - Administrateur système - Administrateur fonctionnel - Expert - Analyste - Veilleur Le système de veille projeté répondra aux besoins d information des utilisateurs suivants : Direction générale de l EACCE Autres directions de l EACCE, à savoir : Direction technique Direction laboratoires Direction développement Le soumissionnaire doit préciser à l EACCE s il existe des pré-requis obligatoires pour : 5

6 Plateformes supportées. Pré-requis matériels. Pré-requis logiciels du serveur (serveur web, bases de données, générateurs de pages web). Pré-requis logiciels des postes clients (navigateurs client, export office, fonctions graphiques, etc.). Autres pré-requis à spécifier Caractéristiques fonctionnelles : Le prestataire devra donner une description succincte des caractéristiques de l outil. Il devra insister sur le niveau de valeur ajoutée qu il peut apporter en termes de : - Accès aux sources - Sélection - Qualification de l information - Analyse - Etc. Il est également demandé au prestataire de fournir une présentation détaillée relative à : - L aspect présentation - Fourniture des résultats - Rythme de mise à disposition des données - Réactivité - Etc. CARACTÉRISTIQUES DE BASE : La solution doit être en mode installé centralisé tournant dans un environnement web. La solution doit assurer la réplication. La proposition doit prévoir l'installation d'un serveur back-up ou "serveur miroir" lequel doit assurer le même travail avec les mêmes modes d accès et droits. La solution doit assurer que les connecteurs sont facilement maintenables et paramétrables c'est-à-dire connectés à : la messagerie EACCE, l intranet et extranet EACCE, la base de données DB2 (IBM) et Sql server (Microsoft) et à d autres formats de bases de données. 6

7 La solution doit posséder un processus de validation sous forme de workflow La solution doit avoir un module de gestion de requêtes assistées La solution doit être accessible depuis : Un réseau local L intranet de l EACCE L extranet de l EACCE Terminaux mobiles (Blackberry, Iphone, ) Les inputs et outputs de la solution doivent être sécurisés. La solution doit contenir un module statistique d utilisation et par conséquent doit être capable de fournir : Un historique d utilisation par profil Une exploitation et une analyse des requêtes formulées par les clients Une analyse du nombre d utilisation du logiciel, voir des propositions pour l amélioration des utilisations. La solution doit assurer la recherche en langage naturel et en langage contrôlé. La solution doit assurer le travail en communauté (Groupware), et doit assurer la communication avec les bases de données de l EACCE et l ensemble applicatifs. L accès doit être personnalisé par profil via des mots de passe utilisateurs. La solution doit assurer l identification des chemins développés par des langages de 4 ème génération à savoir asp, javascript et autres langages. La solution doit assurer l indexation des répertoires systèmes. La solution doit assurer l import/export de la connaissance. La solution doit avoir un module mailing list. Le nombre de licences éventuelles pour les postes client doit être spécifié. Le nombre de licences éventuelles, devant tenir compte de 2 administrateurs et de 20 veilleurs. Des login et des mots de passe personnalisés par profil sont demandés. Administrateur système Administrateur fonctionnel Veilleurs Utilisateurs 7

8 Le prestataire devra livrer une prestation organisée autour des six étapes principales du processus de veille : Identification des sources : La plateforme de veille doit être capable de surveiller directement à la source les acteurs clés de son environnement stratégique. Elle doit proposer une couverture immédiate, la plus exhaustive possible des sources pertinentes, faciliter l identification rapide et continue de nouvelles sources, et permettre leur qualification et leur organisation personnalisée. Recherche : - La plateforme de veille doit contenir des fonctionnalités qui permettent : - Un paramétrage amont précis des sources interrogées - Une extraction du corps des informations et documents - Des technologies de text-mining avancées permettant d extraire à la volée, noms de société, noms de personnes, de produits, et d identifier leurs relations. - L exploitation en quelques clics des résultats pour la veille (validation, annotation, partage, capitalisation ) Surveillance : La plateforme de veille doit proposer une couverture exhaustive des types de sources surveillables et permettre d en extraire les nouveautés de manière intelligible et exploitable. Traitement et analyse : La plateforme de veille doit être capable d homogénéiser et de structurer le contenu avant de pouvoir réaliser des analyses pertinentes et exploitables. Elle doit également proposer une représentation, visuelle ou cartographique des informations, utile qui facilite l analyse et la décision. Capitalisation 8

9 La plateforme de veille doit favoriser l accès aux informations pour faciliter les échanges, les analyses croisées et les commentaires de l ensemble des utilisateurs. Diffusion La plateforme de veille, en tenant compte des profils des destinataires et décisions visées, doit pouvoir diffuser l information pertinente par différents canaux, sous différents formats et à des fréquences adaptées. Pour chaque étape, le prestataire devra justifier de l existence des fonctionnalités listées ci-après : Sources et contenu : Base de données d actualités : Base de données constituée de plusieurs centaines de milliers d actualité directement exploitables dans la plate-forme de veille (blogs, institutions, forums, réseaux sociaux, presse et médias en ligne, etc.) Packs de sources sectoriels (l application doit proposer d exploiter des listes de sources spécialisées par secteur d activité) Mise en évidence de sources nouvelles Connecteurs à des bases de données tierces : Connecteurs vers les principaux services et bases d informations professionnelles Connecteurs vers les principales bases de données internes Gestion des favoris : Intégration de favoris dans la solution Favoris partageables Fonction d Import/Export des favoris Formats et protocoles gérés : Gestion de tous les modes de navigation et d affichage des pages Web (frames, liens, javascript, cookies, sessions, protocole https, redirections http ou html, etc.) Gestion des formulaires d authentification 9

10 Indexation des principaux formats de pages et fichiers (HTML, PHP, ASP, XML, RSS, RDF, PDF, DOC, XLS, PPT, PS, etc.) Gestion de toutes les langues Recherche : Recherche dans la base de données d actualités : Recherche full-text simple (mots-clés, expressions, opérateurs booléens) Recherche avancée multicritères (dans un titre, un corps de texte, une URL, dans une langue, un pays, un secteur particulier, dans un format ou un type de sources uniquement, etc.) Filtres avancés de détection d événements, entités et concepts (identifier à la volée les nominations, procès, ou encore toutes les sociétés, personnes liées à la recherche, etc.) Meta-recherche (web invisible) : Interrogation simultanée d un ensemble de moteurs de recherche et bases de données (mots-clés, expressions, opérateurs booléens) Indexation à la volée des documents extraits Gestion des formats bureautiques et multimédia les plus répandues (Html, xml, doc, rtf, xls, ppt, pdf, vidéos, etc.) Application de filtres avancés au contenu en temps réel Recherche dans la base de connaissance (dossiers) : Recherche full-text dans la base de connaissances (mots-clés, expressions, opérateurs booléens). Recherche avancée multicritères (dans un titre, un corps de texte, une pièce joints, à une date, ou sur une période donnée, publiées par tel auteur ou dans telle catégorie, qualifiées comme importantes et/ou fiables, etc.) Navigation par catégories (au sein d un plan de classement ou d une arborescence personnalisable). Recherche multi-dossiers (les informations sont classées dans plusieurs dossiers, permettant ainsi des recherches croisées. Exemple : dossier «concurrent X» + dossier «nouveaux produits»). Navigation par proximité (les informations les plus proches de l information en cours de consultation sont automatiquement proposées à la lecture) 10

11 Exploitation des résultats de recherche : Vue d une version surlignée des documents collectés (avec conversion à la volée des principaux formats bureautiques en HTML puis surlignage des mots-clés de la recherche). Vue simplifiée pour impression Envoi de résultats par Partage de résultats avec d autres utilisateurs Mise en surveillance en 1 clic d une source identifiée dans un résultat Surveillance : Sources d actualités Pages web d actualités datées Fils RSS (ajout via un wizard en quelques clics des URL XML, RSS, RDF) Surveillance des actualités reçues via (ouverture et lecture du mail par un robot, identification des actualités au sein du mail, crawling des liens vers l information en ligne, identification du corps principal de l information en ligne, détection des mots-clés, extraction de l information) Pages web Mise en surveillance des pages web en quelques clics via un Wizard. Mise en surveillance d une zone précise dans une page Détection des changements par rapport à une requête Capacité de surveillance de plus de pages par jour Sites Web (crawling) Mise en surveillance des sites web en quelques clics via un wizard Paramétrage simple du crawling (domaine, répertoire, profondeur, nombre de pages, etc.) Paramétrage avancé du crawling (syntaxe d url, formats de fichiers, motsclés) Crawling de plus de 5000 sites par jour Anonymat des recherches sur le web. Moteur de recherche (web invisible) 11

12 Ajout des moteurs Alertes lorsque de nouveaux résultats apparaissent dans les moteurs de recherche surveillés Capacité de traitement supérieure à requêtes par jour Forums web Sélection en quelques clics de forums web sur lesquels effectuer la recherche Alerte lors de l apparition de mots clés dans les forums Filtres avancés (par auteur, destinataire, titre, contenu, mots clé, etc.) Alerte lors de l apparition de nouvelles discussions pour une requête donnée. Alerte lors de l apparition d une nouvelle réponse Reconstruction des discussions pour partage et archivage dans la plateforme de veille Surveillance des newsgroups au protocole NNTP Alerte lors de l apparition de nouvelles discussions pour une requête donnée. Alerte lors de l apparition d une nouvelle réponse Reconstruction des discussions pour partage et archivage dans la plateforme de veille Mailing-lists Gestion native du protocole P0P3 Possibilité de choisir les mailing lists à mettre en surveillance Vérification de l apparition de mots-clés dans les mailing lists Réseaux sociaux Surveillance des outils du Web 2.0 et des réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Twitter, Myspace, Delicious, FliKR, Youtube, etc.) Structuration automatique de contenu non structuré Possibilité de construire des masques d extraction pour structurer et comparer les données Consolidation des données dans une base de données Traitements et calculs sur mesure sur les données avant restitution sur une page web ou dans un fichier Excel 12

13 Mécanismes de surveillance Filtrage des actualités «en profondeur» au sein du document Découpage du corps principal d une page (élimination des informations inutiles autour de l article) Découverte automatique de nouvelles sources (pour garantir la pérennité du plan de veille) Filtrage des nouveautés avec des opérateurs avancés (opérateurs booléens, recherche floue, recherche par proximité, etc.) Paramétrage de la fréquence de surveillance Surveillance derrière formulaire d authentification ou derrière formulaire de recherche Analyse et text-mining : Fonctionnalités de text-mining Résumé automatique (en fonction de la requête de surveillance) Catégorisation automatique (les informations trouvées lors de la collecte peuvent être automatiquement classées dans un ou plusieurs dossiers du plan de classement en fonction de leur contenu) Clustering des informations (toutes les informations similaires d un point de vue sémantique sont regroupées lors d une recherche) Dédoublonnage des alertes (apparition d un seul article, l outil donne accès aux différentes sources où est apparue l information). Traduction automatique (traduction automatique des informations pour pouvoir surveiller tout type de sources) Analyses graphiques des informations Graphes d analyses visuelles (Évolution temporelle, camemberts, répartition géographique, relations entre entités, treemap, etc.) Calcul des analyses en temps réels Interactivité des analyses graphiques (possibilité de cliquer sur les graphes pour accéder aux informations qui ont généré l analyse. Cartographie des informations (affichage des informations de la base de connaissance sous forme de carte éditable manuellement. Edition de liens de causalité, contradiction, ou similarité entre les informations). 13

14 Partage des analyses pour leur diffusion (validation des analyses pour les capitaliser et export en image pour les partager). Collaboration et capitalisation : Recueil des informations terrain Possibilité pour les utilisateurs d ajouter directement des informations depuis un formulaire dans l application. Possibilité pour les veilleurs d ajouter des informations par (à une adresse robot). Possibilité pour les veilleurs d ajouter directement des informations depuis leur téléphone mobile/pda (Blackberry, i-phone, etc.) Ajout de fichiers bureautiques dans la plateforme de veille (documents, photos, sons, vidéos, etc.) Ajout de commentaire. Partage des informations Gestion libre d un plan de classement (dossiers et sous dossiers ; avec la possibilité de déplacer/copier des dossiers). Classement multiple d une information (dans plusieurs catégories et dans plusieurs projets de veille). Partage d une information entre plusieurs communautés de veilleurs (avec attribution de droit à chaque communauté). Possibilité de gérer un nombre illimité de communautés de veille. Possibilité d attribuer des rôles et des droits différents aux utilisateurs (animateur, lecteur, veilleur, etc.) Possibilité de disposer d un plan de classement propre à chaque communauté de veille. Capitalisation par fiches et profils Création de fiches permettant de capitaliser l information relative à chaque élément de l environnement (sociétés, produits, personnes, etc.) Possibilité de personnaliser le contenu de chaque fiche. Diffusion : Type d outils de diffusion 14

15 Générateur de rapports (formats supportés: Doc, PDF, RTF, HTML, XLS, PPT, etc.) Diffusion des informations par (formats supporté : texte, Lotus Note, HTML.) Diffusion par newsletters (possibilité de gérer un nombre illimité de newsletters avec leurs propres listes de destinataires. Prévisualisation des newsletters avant envoi). Générateur de portails de diffusion/tableaux de bord (le portail de diffusion s adresse plus particulièrement à des communautés de lecteurs. Il est constitué d informations, de graphes, de moteurs de recherche, etc. Il représente une solution clef en main d Intranet de veille). Accès depuis mobile (Blackberry, Iphone, Smartphones. Applications dédiées pour accéder aux fonctions clefs de l application depuis le mobile). Réglage de fréquence de diffusion (envoi quotidien, hebdo, etc.). Personnalisation des modèles (de rapports, newsletters, portails Permet de personnaliser la mise en page des outils de diffusion). Formations attendues du prestataire Module 1 : Enjeux et principes de la veille (2 JH) Ce module de sensibilisation d'une durée de 2 JH doit permettre de familiariser les équipes avec le concept de veille, leur expliquer la différence entre données, information et renseignement, et d'identifier les types d information à même de satisfaire les besoins de l'eacce. En outre, il doit aider à vulgariser la culture de veille au sein de l'établissement, préalable indispensable à la mise en place de la salle de situation opérationnelle. Enfin, les équipes devront apprendre à connaître le contexte dans lequel se développe la veille, ainsi que la relation entre stratégie d entreprise et veille. - Objectif : Aider à la prise de conscience de la valeur de l'information (cycle de l information, approches géoculturelles, etc.) 15

16 - Contenu : o Définition de la veille et des concepts connexes. o Présentation du cycle de l information - Format : apport théorique A propos des résultats attendus: A l'issue de la formation, les équipes devront posséder l'ensemble des savoirs nécessaires à la bonne compréhension des principes, valeurs et enjeux de la veille. Parmi les principaux objectifs, l'on citera: Comprendre l'intérêt à développer une culture de l'information au sein de l'eacce Exposer l'ensemble des activités relevant de l outil de veille au sein de l'établissement Connaître l ensemble des champs d actions utiles à la mise en place d un outil de veille opérationnel au sein de l'établissement, Cerner l apport structurant de la veille dans le processus de prise de décision Connaître les catégories d'acteurs internes impliqués Comprendre l apport du processus de veille dans les manœuvres stratégiques d un organisme public Module 2 : Utilisation des outils de recherche (3 J/H) Ce module à dominante pratique de 3 J/H doit permettre aux équipes d'identifier les différents outils de recherche disponibles, d'acquérir l'ensemble des connaissances nécessaires à leur maîtrise, et de connaître les fondamentaux d'une bonne recherche d'information. - Objectif : Maîtriser les outils de recherche - Contenu : o Analyse des types de recherche o Présentation des outils de recherche (annuaires, moteurs, méta moteurs). 16

17 o Présentation des techniques de recherche avancée (opérateurs booléens). o Techniques de recherche de sources utiles. - Format : 20% apport théorique / 80% exercices pratiques A propos des résultats attendus: A l'issue de cette formation, les membres de l'équipe devront avoir acquis la maîtrise des techniques de recherche d'information, préalable indispensable à l'utilisation des outils de veille et à la construction d'une culture de veille professionnelle, fluide et homogène. Module 3 : Acquisition d une méthode de veille (2 JH) Ce module à dominante théorique d'une durée de 2j/h consiste à permettre aux équipes de connaître les tenants et aboutissants d'un processus de veille et d'acquérir l'ensemble des connaissances nécessaires à une mise en place réussie. - Objectif : Mettre en place un processus de veille - Contenu : o Présentation du processus de veille o Maitrise des étapes, depuis la détection des besoins, jusqu à la diffusion des informations o Focus sur les difficultés de la démarche o Suivi de l'évolution des techniques de veille (sites et sources spécialisées) - Format : 80% apport théorique / 20% exercices pratiques A propos des résultats attendus: A l'issue de cette formation, les équipes devront avoir acquis les savoirs nécessaires à la bonne gestion du processus de veille et pris conscience de la nécessité de rester techniquement à jour. 17

18 Module 4 : Organisation de la veille (4 JH) Ce module à la fois théorique et pratique, d'une durée de 4j/h, consiste à préparer le personnel formé à piloter efficacement les activités de veille. - Objectif : maitriser le pilotage d une dynamique de veille - Contenu : o Analyse du processus de veille. o Maitrise de l évolution des besoins en matière de veille. o Analyse des critères de performance d une activité de veille. o Mesure du retour sur investissement. o Tableau de bord d une cellule de veille o Facteurs clés de succès. o Pièges et problèmes liés à la gestion des informations. - Format : 50% apport théorique / 50% exercices pratiques Module 5 : Gestion au quotidien de la veille (3 JH) Ce module partiellement pratique d'une durée de 4j/h doit permettre aux équipes d acquérir les connaissances leur permettant de mieux organiser leurs activités quotidiennes et de se préparer à gérer un événement inattendu. En outre, il doit notamment aider les membres de l'équipe à mettre en place des systèmes d alerte précoce, c est-à-dire des structures qui permettent d identifier les menaces qui peuvent peser sur les activités de l Etablissement, de même que les opportunités qui se présentent, et de les mettre sous contrôle, de manière à minimiser leur impact ou à prendre des mesures offensives dans l intérêt de l'établissement. - Objectif : apporter un retour d expérience de la veille - Contenu: o Gérer son temps (facteurs clés d une bonne gestion de temps). o Anticiper, planifier, hiérarchiser et gérer les priorités. 18

19 o Mieux s organiser dans le travail (utilisation d outils modernes et appropriés) o Travailler dans l urgence. Gérer une crise. Lancer une alerte. o Maitriser l impact d une mauvaise nouvelle (action et réaction) o Arbitrer sur la diffusion des informations. - Format : 70% apport théorique / 30% exercices pratiques A propos des résultats attendus: A l'issue de ce module, les équipes devront être capables de mieux gérer leur temps, leur stress (conversion du mauvais stress en bon stress) et ainsi, d'améliorer leurs rendements, ainsi que la qualification des informations collectées, et de travailler efficacement même dans l'urgence. Leur travail de veille ainsi amélioré, les équipes devront avoir gagné en réactivité et en anticipation. Module 6 : Identification des différentes sources de veille (5j/h) Ce module à dominante théorique de 5j/h doit permettre aux équipes de connaître les différentes sources d'information utiles, fondement du métier de veilleur. Une partie plus pratique devra permettre au personnel formé d'affiner leur appréciation des sources utilisées, vers une démarche plus qualitative. Après avoir identifié les besoins de l'eacce, lors de la phase de planification et d orientation, le formateur devra faire un tour d'horizon des principales sources d'information, en mettant en lumière les forces et faiblesses de chacune. - Objectif : connaitre les différentes sources utiles - Contenu : o Présentation des enjeux stratégiques, planification et orientation o Les navigateurs o Les agents d'alertes o Les aspirateurs de site o Les outils offlines, les outils push o Les outils de filtrage de flux RSS o Les blogs o Les sites institutionnels, les sites non officiels, et les pages perso. o Les forums, les listes de discussions, la presse en ligne. 19

20 o Les bases de données. o Le Web "invisible" o Social bookmarking o Les réseaux sociaux o Paramétrage, classement, gestion et suivi des sources d information o Typologie des sources accessibles sur le Web ouvert o Typologie des sources offertes par les serveurs d information professionnels - Format : 40% apport théorique / 60% exercices pratiques A propos des résultats attendus: A l'issue de cette formation, les membres de l'équipe devront être capables de distinguer les différentes sources existantes et ainsi de pouvoir mieux valoriser les informations collectées, et reconnaître les signaux faibles. Module 7 : Module Knowledge management (3 JH) Ce module à la fois théorique et pratique de 3 jh, doit permettre aux équipes de maîtriser la dynamique de Knowledge Management, car la gestion des connaissances fait partie intégrante d une bonne dynamique de veille. Les deux sont effet complémentaires: la veille étant plus tournée vers l acquisition des informations, et le KM vers la capitalisation de ces informations. - Objectif : maitriser la dynamique de KM. - Contenu: o Les fondamentaux du KM. o Les facteurs clés de succès d une démarche de KM. o Le pilotage du KM o La mesure du retour sur investissement du KM - Format : 70% apport théorique / 30% exercices pratiques Module 8 : Formation pour les délégués à l étranger (techniques de constitution d un réseau d information et de lobbying) (3 jh) Ce module à la fois théorique et pratique de 3 jh, doit permettre aux délégués à l étranger de construire, maintenir, et renforcer leurs réseaux d information à l étranger. 20

21 Module 9 : Techniques d élaboration de présentations dynamiques et modernes (3 jh) Ce module à la fois théorique et pratique de 3 jh, doit permettre aux équipes de maîtriser les derniers outils technologiques permettant la réalisation de présentations (type PPT, key note - apple) modernes, animés avec des graphiques et matrices 3D - Contenu: o Les outils de cartographie o Visualisation des données o Infographie o Graphiques et animation 3D Module 10 : Formation de formateurs internes (3 jh) Ce module doit permettre la formation de formateurs internes (2 à 3 personnes) qui pourront assurer la sensibilisation et la formation des nouvelles recrues par rapport aux outils de la veille et au fonctionnement du processus au sein de l EACCE. - Contenu: o Planification et Préparation de la formation o Gestion et animation d une formation o Pilotage d une formation o Techniques et outils pédagogiques o Evaluation des formations Résultats attendus A l issue des différentes sessions de formation, les personnels formés devront être capables de : Définir des besoins et des dispositifs - Définition de la problématique avec les destinataires de la veille et traduction en axes et plans de veille, éventuellement réorientés après résultats. - Intégration d outils de veille, de traitement et de publication. Rechercher et qualifier des sources - Identification et sélection de sources de toutes natures, sur tous supports, gratuites ou payantes. - Identification d organismes, d experts, de personnes relais. 21

22 - Veille sur l apparition de nouvelles sources ou de nouveaux modes d accès. - Connaissance des circuits de publication des différents types de documents. Collecter - Collecte régulière et systématique de l information stratégique à partir des sources sélectionnées. - Mise en place de système de collecte automatisée (choix des outils, détermination des critères de collecte : choix des filtres, élaboration des équations de recherche). Analyser - Choix des outils de traitement quantitatif et qualitatif des données (textmining, catégorisation, dédoublonnage, clusterisation, bases de capitalisation, etc.) - Participation au paramétrage de ces outils. - Analyse des données collectées et mise en perspective. - Extraction et restitution commentée des informations pertinentes. Diffuser l information aux responsables opérationnels - Communication des résultats de la veille via des produits ad hoc (bulletin d alerte, rapport d étonnement, lettre de veille, etc.) - Mise en place de flux de diffusion d informations Maitriser les outils - Outils de recherche web (interrogation des moteurs, méta-moteurs, annuaires, etc.). - Bases de données professionnelles, serveurs, agrégateurs de presse - Agents de collecte et de surveillance automatisée - Outils de traitement de l information (text-mining, moteurs de catégorisation automatique, bases de données, outils de cartographie, agents sémantiques, etc.). - Outils de publication sur le web et de gestion de contenus 22

23 Suivre l évolution du métier - Maitrise des plateformes et de leurs évolutions - Identification des sources les plus pertinentes - Le veilleur devra assurer la cohérence et l interopérabilité entre les outils de collecte, de traitement et de publication. 23

24 LOT 2: Acquisition d une base de données L'EACCE projette l'acquisition d une base de données lui permettant d'enrichir considérablement son accès à l'information et ainsi de rester à la pointe de l'actualité. Il devra proposer une solution adaptée et accompagner l EACCE dans l identification des sources utiles, et le développement d une indexation multilingue facilitant le classement des résultats. Pour ce faire: Le prestataire devra mettre à disposition de l EACCE une équipe de consultants spécialisés en gestion de l information. Le prestataire devra accompagner l'établissement dans la sélection des informations pertinentes, l interprétation des résultats, la réalisation d études et de newsletters; et mettre à disposition de l EACCE des experts sectoriels. Le prestataire devra également fournir une gamme complète de logiciels alliant efficacité et sécurité, ainsi que des encyclopédies pratiques et des annuaires indispensables aux domaines d activité de l EACCE. Le prestataire devra permettre à l EACCE d avoir un accès aux sources officielles: législation, textes non codifiés, journal officiel, statistiques officielles et commerciales, jurisprudence, réponses ministérielles, etc. Le prestataire devra par ailleurs, garantir l intégration de ses contenus au cœur du système d information de l EACCE. L intégration devant être simplifiée pour les développeurs et transparente pour l utilisateur final. Le prestataire devra garantir la possibilité de développer un connecteur entre une application interne à l EACCE et le contenu professionnel de la base de données. 24

25 Le prestataire devra respecter les standards technologiques du marché : HTTP, SOAP, WSDL, Visual Studio.NET et Apache Axis pour Java, langages de programmation compatibles XML : Java, C++, C#, et tous les langages de la plate-forme.net). Le prestataire devra garantir l enrichissement, entre autres, des moteurs de recherche fédérés, des applications de veille, des portails documentaires, etc., à travers les sources d information professionnelles proposées. Le prestataire devra garantir aux utilisateurs un accès à toutes les informations utiles dans leur outil de travail quotidien. Objectif du projet (Voir Etat des exigences minimales en matière de la base de données) Compte-tenu du cœur de métier de l EACCE, de ses domaines d activités, et de l environnement dans lequel il évolue, les bases de données devront lui fournir une couverture optimale de ses besoins en information. Résultats attendus La base de données devra permettre à l EACCE de rester à jour sur les évolutions de l environnement, des réglementations et normes. Et devront, entre autres, apporter des réponses, en temps réel, aux questions suivantes: - Évolutions légales, réglementaires et normatives liés à l agroalimentaire et à l accès aux marchés - Dispositions, mesures, orientations, susceptibles d impacter l activité de l EACCE - Mesure et analyse des retombées relatives à l EACCE et de ses domaines d activité 25

26 Lot 3 : Conception et aménagement d une salle de situation adaptée Cette salle de situation informationnelle est le cœur du système implémenté au sein de l'eacce. L'Établissement souhaite se doter d'une telle salle, pour lui permettre d'assurer une gestion optimale de l'information. Pour compléter la démarche de veille, le présent appel d offre vise la création d'une salle de situation. Ce troisième lot vise à soutenir les deux autres, en offrant au système les mécanismes nécessaires au bon fonctionnement de la cellule de veille visant à optimiser le travail de veille dans un espace dédié, la mise en place de la salle de situation devra permettre d'intégrer les acquis de la formation dans les activités quotidiennes et ainsi d'élever le niveau de qualité des travaux effectués. Indispensable, cet accompagnement permettra, à l'aide de mécanismes de création de valeur, d'optimiser la gestion de l'information collectée et, de surcroit, l'aide à la décision Objectifs du projet L'objet de la consultation porte sur l'accompagnement à la conception et à la mise en place d'une salle de situation informationnelle. L EACCE a réservé une salle de 35 m² + un bureau de 20 m² dédié au responsable projet, située au niveau du siège social pour abriter la future salle de situation. NB : Les soumissionnaires effectueront une visite sur place de la salle afin d évaluer la consistance des travaux d aménagement qu ils devront effectuer. 26

27 Concevoir Il s agit de proposer une conception moderne optimisant l espace dédié à la salle de situation permettant à l équipe de veille de travailler dans un cadre ergonomique et moderne favorisant l échange, le partage et la synergie entre les différents acteurs de la salle de situation. Aménager & équiper Il s agit d assurer les travaux d aménagement et d équipement de la salle conformément au plan validé avec le comité de pilotage de l EACCE. NB : l équipement informatique n est pas inclus dans cette rubrique. Il est pris en charge par l EACCE (ordinateurs ) Sensibiliser : Il s agit d'attirer l'attention des équipes-projet sur l'importance d'une veille organisée et collective, et sur la nécessité d'inclure le facteur "risque" dans la démarche de veille, à travers l'organisation de deux (voire plus) réunions d information au profit de l ensemble des responsables et cadres concernés par la mise en œuvre du projet : - La première réunion d information portera notamment sur la définition de l utilité, des finalités et des implications de la veille pour les personnels - La deuxième réunion d information portera sur la définition des crises, des moyens, outils et enjeux de la gestion de crise. Former: Il s agit d'apporter un accompagnement opérationnel qui se veut complémentaire de la formation théorique apportée aux équipes «utilisateurs» afin de garantir la bonne compréhension/assimilation des concepts et techniques théoriques, et leur application dans la pratique à travers un panel de prestations telles que : Mise en place des processus de fonctionnement de la salle Élaboration des produits et mécanismes de fusion de l'information Aide à la détection des signaux faibles issus de l'ouvert Mise place des produits et qualification de ces derniers Aide à l'analyse à forte valeur ajoutée Etc. 27

28 Animer: Spécialiste de la veille, le prestataire doit être un véritable animateur de la salle de situation c'est-à-dire définir un cadre propice au travail individuel et collectif, et qui soit source de motivation. Le prestataire doit ainsi proposer des processus innovants et adaptés à la structure ainsi qu'aux compétences internes afin de développer une meilleure réactivité notamment face à un changement (lié par exemple à la réglementation européenne, à la concurrence étrangère, à la technologie, à un brevet ou encore à la politique commerciale, etc.). La veille ayant vocation à offrir à la direction une information de valeur, l'animation de la salle de situation doit permettre d'organiser la cellule de veille et d'accompagner les équipes dans la quête d'information stratégique, en les aidants à mieux comprendre l'environnement interne et externe de l'eacce. Car une bonne compréhension des enjeux est un vecteur essentiel de motivation et de qualité. Il s'agit en effet d'orienter les équipes vers une recherche anticipative et qualitative de l'information. Le présent lot de mise en place et d accompagnement d une salle de situation sera décliné en quatre étapes : 1- Proposer une conception et aménager la salle de situation : Le prestataire devra proposer un aménagement et une décoration spécifique de la salle de situation. Et devra proposer des packs, incluant support écran LED et mobilier de bureau. Il est également demandé au prestataire de prévoir une configuration adaptée. Le prestataire devra répondre aux exigences suivantes : - Ergonomie et modernité - Facilité d'utilisation - Fiabilité - Rapidité de fonctionnement - Performance - Silence d'utilisation 28

29 - Faciliter la connexion réseau extra et intra avec les solutions adoptées 2- État des lieux/diagnostic : - Capitalisation du retour d expérience - Analyse du dispositif existant Prendre connaissance de la situation et établir un panorama de l EACCE, de son métier, de sa culture, de son organisation, des attentes de ses clients, Définir les enjeux et axes de veille. Les consultants devront prendre connaissance de la stratégie de l EACCE, de ses fondements, ainsi que des enjeux et axes de surveillance (type d information à collecter, sources d information à solliciter, ) ciblés par l'établissement. 3- Conception du dispositif : - Détermination des ressources internes et externes nécessaires - Validation des critères d analyse - Détermination du mode d organisation de la salle de situation (manuelle d organisation). - Détermination des mesures de sécurité de la salle et de l information qu elle contient - Mise en place d un dispositif de prévention et de gestion de crise - Définition des règles de fonctionnement et des interfaces entre les composantes de la salle de situation et les autres entités de l établissement - Évaluation et gestion du dispositif - Mise en place d un tableau de bord de fonctionnement et de suivi des performances de la salle - Tests de fonctionnement 4- Mise en œuvre : - Sessions de sensibilisation à la mise en œuvre de la salle. - Déploiement du mode organisationnel retenu 29

30 PRÉALABLES Le prestataire devra au préalable faire un audit complet de la situation : - Recenser tous les risques - Les classer (sécuritaire, environnemental ), - Les consigner - Faire un retour d expérience de toutes les situations connues - Évaluer les capacités de l EACCE Le prestataire est tenu d élaborer : - Une liste des processus sensibles - Liste des actifs sensibles - Liste des menaces - Liste des impacts et potentialités - Liste des mesures de sécurité Pour chacune de ces étapes, le(s) prestataire(s) devront accompagner l EACCE dans : - Le développement et la mise en place de l organisation adéquate - La préparation des outils et supports nécessaires à son fonctionnement Il est attendu du prestataire d'assurer: - Formalisation du processus de mobilisation - Formalisation de la logistique - Formalisation du fonctionnement de la salle de situation, notamment : Processus de développement des compétences collectives : - Veille collective - Partage de l information - Mutualisation des ressources - Développement d automatismes - Routines - Etc. 30

31 Processus de gestion de crise devront couvrir les aspects suivants : - Anticiper une crise - Réagir face à une crise - Communiquer Résultats attendus La salle de situation ainsi définie doit permettre aux équipes de mieux identifier et partager l'information à forte valeur ajoutée, et ainsi d'optimiser le travail en équipe et l'usage des ressources internes de l'eacce. L'accompagnement à sa bonne mise en place doit permettre aux effectifs d'assurer une meilleure gestion de leur temps de travail et de créer des conditions propices à l'échange et au partage. A terme, il doit permettre à l'eacce d'accroître sa compétitivité grâce au développement d'une culture combinant à la fois réactivité et proactivité, induite par une identification des risques et opportunités plus aisée. De plus, le dispositif doit faciliter la détection de toute situation anormale, de mobiliser et mettre en place l organisation requise et d'accompagner le pilotage et la coordination des plans d action. A noter que le prestataire chargé d accompagner la mise en place de la salle de situation devra aborder les thèmes suivants : o Organisation : Définition de la fonction salle de situation et de ses missions Définition de la méthodologie Définition de l articulation entre les différentes composantes Définition de certains préalables (langage commun, objectifs, risques, etc.). o Démarche et méthodologie : Évaluation de la faisabilité et de la qualité du dispositif Facteurs clés de succès Limites 31

32 Enfin, l'accompagnement à la mise en place de ladite salle de situation devra permettre d'appuyer l'intégration de la notion de sécurité dans la gestion des flux d'information. 32

33 CARACTERISTIQUES DES TRAVAUX D AMENAGEMENT ET D EQUIPEMENT DE LA SALLE DE SITUATION Revêtement du sol : parquet en bois (bonne qualité) Revêtement des murs : peinture moderne (type Stucco) Retapage complet du plafond avec lustres intégrés : type de plafond moderne adapté à une salle e situation Fenêtres aluminium : Double vitrage (vitre fumé) pour garantir une bonne acoustique de la salle, et des stores électriques adaptés pour garantir une luminosité adaptée. Portes adaptées équipées d un système de badgeage (pour contrôler l accès) Equipement en climatiseurs adaptés en fonction du volume de la salle et du bureau du responsable. Salle de situation : Mobilier de bureau en bois : 5 bureaux ( demi-ministre, plateau stratifié, dimension 1,60 x0,80x0,75 environ, 1 caisson avec serrure, 3 tiroirs avec serrure) 5 fauteuils présidents (habillage en tissu noir, dossier haut, pieds 5 branches avec accoudoires), Bureau du responsable : pack complet (bureau : bureau ministre, 3 plans " 1 er plan 1,80*0,80 ; 2 ème plan 0,80*0,80 environ, 3 ème plan de caisson arrondi, 1 caisson fixe à 3 tiroirs avec clè + fauteuil président + fauteuils visiteurs compatibles : + table basse, en harmonie avec le bureau + placard en bois, 2 portes avec serrure, 5 niveaux+ table de réunion : en bois 240*120 environ pour 8 personnes) 2 placards de rangement vitrés, 2 portes avec serrure, 5 niveaux, en bois : pour revues, CD, publications, etc Installation fixe de vidéo- projecteur + écran de projection électrique + tableau blanc + support + brosse, Tableaux et/ou autres accessoires pour décoration de la salle et du bureau du responsable. Installation électrique et réseau castrée (adaptée à la configuration de la salle et du bureau). 4 montres murales adaptées à la configuration (pour afficher l horaire GMT, France, USA, Russie) Extincteurs de feu adaptés Autres équipements : 1 photocopieuse ( numérique, vitesse : 20 copies par min minimum, résolution : 600*600 dpi, copies multiples : jusqu à 99, temps de préchauffage : moins de 15 secondes, mémoire standard :16 MO) 1 scanner ( couleur à plat, résolution optique, format pris en charge, numérisation vers PDF, courrier électronique, télécopie, imprimante et réseau, Cds installation + divers + manuel 1 fax ( 8 MO environ, capacité papier : 250 pages environ, capacité du bac de sortie : 100 pages environ, capacité du chargeur automatique de documents : jusqu à 20 feuilles) 1 imprimante laser couleur ( vitesse minimale : 20 pages par minute, mémoire minimale : 60 MO minimum extensible, résolution : 600*600 dpi, systèmes supportés : OS Windows et Mac, Bac d alimentation : 200 feuilles min, Cds d installation + divers + Manuel)+ Ecran LED (52"). 33

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