Formation et information des agents à la santé et à la sécurité

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1 Centre de Gestion du Haut Rhin Fonction Publique Territoriale 22 rue Wilson COLMAR Cedex Tél. : Fax : Circulaire n 05/2009 Cl. C 44 Colmar, le 21 Janvier 2009 Formation et information des agents à la santé et à la sécurité La présente circulaire se substitue à la circulaire n 24/2001 Cl. C 44 du 1 er juin Références : Décret n du 10 juin 1985 modifié relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la Fonction publique territoriale, articles 6, 7 et 9. Code du travail, articles L à L et R à R Circulaire du 12 octobre 2012 relative à l application des dispositions du décret n du 10 juin 1985 modifié relatif à l hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale. L'autorité territoriale organise et dispense une information aux travailleurs sur les risques pour la santé et la sécurité et les mesures prises pour y remédier. En outre, une formation pratique et appropriée en matière de santé et de sécurité doit être organisée : lors de l entrée en fonction des agents, quels que soient leur statut et leur contrat, lorsque par suite d un changement de fonctions, de techniques, de matériel ou d une transformation des locaux, les agents se trouvent exposés à des risques nouveaux, en cas d'accident de service ou de maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave ou à caractère répété, à la demande du service de médecine préventive au profit des agents qui reprennent leur activité après un arrêt de travail consécutif à un accident de service ou à une maladie professionnelle. 1. Le but de la formation La formation à la sécurité à l accueil a pour objet d instruire l agent des précautions à prendre pour assurer sa propre sécurité, celle de ses collègues de travail et, le cas échéant, celle des usagers du service. 2. Le contenu de la formation et de l information 1) Il faut former l agent en fonction des risques auxquels il est exposé aux conditions de circulation sur les lieux de travail, c est à dire : lui présenter les règles de circulation des véhicules et engins, lui montrer les chemins d accès aux lieux de travail et aux locaux sociaux, le rendre attentif à la topographie de la commune où il exerce ses fonctions, lui préciser les issues et dégagements de secours à utiliser en cas de sinistre dans les locaux de travail, lui donner des instructions d évacuation. Centre de Gestion du Haut Rhin Circulaire n 05/2009 Maj janvier /3

2 2) Il faut former l agent aux conditions d exécution du travail en fonction des risques auxquels il est exposé, c est à dire : lui présenter les comportements à observer aux différents postes de travail, lui enseigner les gestes les plus sûrs (pour l utilisation des matériels, des machines, des substances dangereuses, la manutention manuelle, etc.), lui expliquer les modes opératoires retenus s ils ont une incidence sur sa sécurité ou celle des autres agents, lui montrer le fonctionnement des dispositifs de protection et de secours et lui expliquer les motifs de leur emploi (équipements de protection collective, équipements de protection individuelle, moyens de prévention, etc.). 3) La formation doit également préparer l agent sur la conduite à tenir en cas d accident ou de sinistre, c està dire : lui apprendre les dispositions à prendre concernant les secours (accès, numéros de téléphone ), le rendre attentif à la disposition des moyens d alerte (cabine téléphonique, sirène, ) et des moyens de secours (trousse de secours, extincteur ) lui expliquer la procédure à suivre afin d informer la hiérarchie pour signaler toute anomalie, accident ou sinistre. 4) L'autorité territoriale doit informer l'agent sur : les modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques, les mesures de prévention des risques identifiés dans le document unique d'évaluation des risques, le rôle du service de médecine préventive et, le cas échéant, des représentants du personnel en matière de prévention des risques professionnels, le cas échéant, les dispositions contenues dans le règlement intérieur et les consignes de sécurité et de premiers secours en cas d'incendie. 3. Où et quand faire la formation La formation et l'information doivent être dispensées pendant les heures de service dans les locaux et sur les lieux de travail : lors de la prise de fonction, lors d un changement de poste, de lieu de travail, de technique, chaque fois que nécessaire. 4. Qui anime ces actions Les actions de formation et d'information peuvent être dispensées par : l autorité territoriale, les personnes désignées par l autorité territoriale (ex. : l encadrement, la maîtrise, le référent en charge de l accompagnement du nouvel arrivant, etc.), l assistant ou le conseiller de prévention. Le médecin du service de médecine préventive est associé par l'autorité territoriale à l'élaboration des actions de formation à la sécurité et à la détermination du contenu de l'information susvisée. 5. Actions particulières En fonction des risques constatés et des postes présentant des risques particuliers auxquels sont affectés les agents (tout en considérant l âge et les compétences des agents), des actions particulières de formation à la sécurité doivent être dispensées. Celles ci entrent en compte par exemple pour l utilisation de produits chimiques (ex. : produits phytosanitaires), pour la conduite des appareils de levage, pour l intervention sur le réseau électrique, pour la manutention manuelle de charges (formation «gestes et postures»), etc. Centre de Gestion du Haut Rhin Circulaire n 05/2009 Maj janvier /3

3 6. Procédure d accueil du nouvel arrivant et justification de l exécution de la formation Un réseau d assistants de prévention animé par le Centre de Gestion et soutenu par le Fonds National de Prévention (F.N.P.) placé auprès de la Caisse Nationale de Retraite des Agents des Collectivités Locales (C.N.R.A.C.L.) a travaillé sur l accueil des nouveaux arrivants en matière de santé et de sécurité au travail. L objectif recherché était de mettre à disposition des collectivités territoriales et établissements publics une procédure d accueil commune en matière de santé et de sécurité au travail des nouveaux arrivants et répondant à la réglementation en vigueur. Le groupe a produit deux documents qui ont été validés par le Comité Technique placé auprès du Centre de Gestion à savoir : une procédure d accueil du nouvel arrivant précisant les différentes actions à réaliser en amont du recrutement, lors de l accueil du nouvel arrivant et afin d assurer le suivi de l accueil, une attestation d accueil santé et sécurité d un nouvel arrivant précisant notamment les équipements de protection individuel remis au nouvel arrivant lors de l accueil et les thématiques abordées lors de la formation et l information à la santé et à la sécurité. Concernant les thématiques abordées, il est fait référence aux pages des livrets «accueil sécurité» que le Centre de Gestion diffuse aux collectivités territoriales et établissements publics. N.B. : l établissement d un tel document signé par la personne attestant avoir reçu cette formation et cette information (par ex. : registre formation, fiche formation, etc.) ne dégage pas la responsabilité de l autorité territoriale mais permet de justifier la réalisation de ces actions. Ces documents sont joints en annexe de la présente circulaire. 7. Nos conseils Pour illustrer la formation, n hésitez pas à faire des démonstrations relatives à l exécution du travail. Pour la conduite à tenir en cas d accident, rappelez le déroulement «PAS à PAS» : Protéger, Alerter, Secourir, (pour les agents ayant suivi une formation de secourisme). Pour consolider la formation, vous pouvez remettre une brochure ou des fiches récapitulatives des informations dispensées aux agents ainsi que le règlement intérieur. Le service Prévention des risques professionnels du Centre de Gestion se tient à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. Le Président du Comité technique paritaire Signé Charles BRUN Maire Adjoint de LABAROCHE Centre de Gestion du Haut Rhin Circulaire n 05/2009 Maj janvier /3

4 En-tête collectivité PROCÉDURE D ACCUEIL DU NOUVEL ARRIVANT Agent Nom :... Prénom :... Fonction :... Responsable de service Nom :... Prénom :... Fonction :... Nom :... Prénom :... Fonction :... 1 ÈRE ÉTAPE : PRÉPARATION DE L ACCUEIL QUI? FAIT? Un mois avant la venue de l agent : Rappeler au responsable du service d affectation la date d arrivée du nouvel agent, ainsi que la fonction qu il occupera ; Diffuser cette information aux agents du service + toutes autres informations jugées utiles (ex. : provenance professionnelle de l agent, etc.) ; Désigner un référent 1 (faisant partie du service d affectation) qui se chargera d accompagner l agent tout au long de la procédure d accueil. DGS, RH 15 jours avant la venue de l agent : Préparer le poste de travail en s assurant de la présence : - d un bureau, - du matériel et des équipements nécessaires ; Lister les EPI nécessaires au nouvel agent (vêtements de travail, gants, gilet haute visibilité, chaussures de sécurité, etc.) en s assurant auprès du magasinier (ou éventuellement des fournisseurs) que des EPI soient disponibles et adaptés à la morphologie de l agent ; Attribuer à l agent une armoire / un vestiaire. (en concertation avec le Resp. serv.) 1 Rôle du référent : Préparer l arrivée de l agent et l accueillir Lui indiquer les activités à réaliser au cours des premières semaines et l accompagner au mieux dans cette réalisation Lui présenter les méthodes de travail (ex. : règles de classement), les logiciels et/ou machines utilisés Lui rappeler qu il se tient à sa disposition pour répondre à ses questions, l encourager si nécessaire, faciliter la résolution des problèmes Le référent sera choisi en fonction de plusieurs facteurs : Capacité d écoute Savoir transmettre ses connaissances et savoir-faire Être disponible Avoir un lien avec les missions de l agent Posséder de l expérience et du vécu dans la collectivité et le service de l agent Idéalement, on choisira une autre personne que le responsable de service pour éviter les liens hiérarchiques

5 1 ÈRE ÉTAPE : PRÉPARATION DE L ACCUEIL QUI? FAIT? 10 jours avant la venue de l agent : Prise de RDV auprès du médecin agréé afin de vérifier l aptitude de l agent à l exercice d un emploi public correspondant aux fonctions postulées. Cette visite permettra de constater que l intéressé n est atteint d aucune maladie ou infirmité ou que les maladies ou infirmités constatées et qui doivent être énumérées, ne sont pas incompatibles avec l exercice des fonctions postulées ; 2 possibilités : - prise de rendez-vous directement par le service RH de la collectivité, - choix du médecin agréé par le nouvel arrivant d après une liste fournie par la collectivité ; Rappeler l agent dans les dix jours qui précèdent sa prise de fonction afin de : - valider avec lui les dernières conditions d arrivée (lieu + horaires), - l informer du RDV auprès du médecin agréé, - lui demander les justificatifs de ses qualifications et en conserver une copie dans le dossier de l agent ; Vérifier que les compétences (ex. : permis, CACES, etc.) nécessaires pour le poste soient détenues et valides par rapport à la fiche de poste établie. Le cas échéant, envisager les formations complémentaires nécessaires ; Préparer les documents à remettre : livret accueil sécurité, règlement intérieur hygiène et sécurité, fiche de poste, organigramme / plaquette de présentation des services, attestation d accueil santé et sécurité, fiche de renseignements interne pour le dossier RH, etc. ; Le cas échéant, réserver une salle ou un bureau au calme pour réaliser l accueil de l agent ; Prendre RDV auprès du médecin de prévention pour la visite médicale d embauche. Cette visite a pour objectif de vérifier la compatibilité de l état de santé de l agent avec les conditions de travail liées au poste occupé par l agent. RH / nouvel arrivant RH RH RH RH / A.P. RH 2 ÈME ÉTAPE : ENTRETIEN D ACCUEIL QUI? FAIT? Jour J : Entretien d accueil en présence de l agent, du responsable de service et du référent : - Présentation du référent à l agent en lui précisant son rôle auprès de lui ; Informer l agent des modalités du temps de travail (horaires, congés, ARTT, etc.) ; Dispenser l information et la formation à l accueil : - Présentation de l équipe et des acteurs de la prévention dans la collectivité (autorité territoriale, assistant de prévention, etc.), / A.P. N.B. : présentation de l équipe à l agent puis entretien individuel avec le responsable de service (possibilité de le faire en groupe pour les saisonniers). - Présentation, explications et éventuellement remise des documents nécessaires pour l accueil de l agent,

6 2 ÈME ÉTAPE : ENTRETIEN D ACCUEIL QUI? FAIT? Jour J : - Description des risques professionnels auxquels l agent sera exposé et des moyens de prévention à mettre en œuvre pour les minimiser en s appuyant notamment sur l attestation d accueil santé et sécurité d un nouvel agent. Ne pas oublier de rappeler à l agent les règles de bon sens (ex. : par rapport au risque canicule, par rapport à la circulation, etc.) et insister particulièrement sur les thématiques suivantes : Visite des locaux (entrée/sortie, circulations intérieures et extérieures, stationnement, locaux sociaux, infirmerie, trousse de secours, plan d évacuation, téléphone, moyens de secours), Remise des EPI nécessaires à l agent pour l exercice de ses missions et explications sur leur utilisation (formation théorique et pratique), Tests des compétences de l agent avant utilisation des équipements / machines / véhicules à l aide d un test théorique et pratique puis délivrance des autorisations de conduite / habilitations, Fournir un plan de la collectivité à l agent et effectuer un tour de la ville afin de montrer au nouvel arrivant les points stratégiques où il pourra être amené à intervenir. Cette visite sera l occasion de lui montrer les sites entrant dans le champ de compétences de la collectivité ; Expliquer l organisation du service à l aide d un organigramme, d une plaquette de présentation de la collectivité ; Échanger les numéros de téléphone et enregistrement dans les contacts du portable recommandé (référent, responsable de service et nouvel arrivant) pour pouvoir se contacter en cas de dysfonctionnement ; Remettre à l agent les documents nécessaires pour qu il puisse se rendre au service de santé au travail : Convocation, Adresse du service de santé au travail, Itinéraire pour s y rendre. N.B. : penser à réserver un véhicule de service à l agent. Si l agent utilise son véhicule personnel, veillez à la couverture par son assurance. Vérifier la cohérence entre aptitude médicale et tâches effectuées à l aide du certificat d aptitude médicale délivré par le médecin de prévention et la fiche de poste de l agent ; En cas d accueil de jeunes travailleurs (moins de 18 ans), adapter les tâches aux compétences (ex. : préciser en fonction de l âge les travaux autorisés) ; Clôturer la procédure d accueil en faisant signer l attestation d accueil santé et sécurité d in nouvel arrivant par l agent, le formateur et l autorité territoriale. N.B. : ce document devra être conservé dans le dossier de l agent. / A.P. A.P.

7 Dans les jours qui suivent la prise de fonction : Former les agents aux équipements spécifiques au poste de travail à l aide des modes opératoires, des consignes d utilisation, des règles de l art, etc. ; Former les agents au risque incendie, à la manipulation des extincteurs, aux actions de secourisme ; Selon le métier, former le nouvel agent aux risques et procédures particuliers (ex. : permis de feu, consignation, etc.). formateur formateur formateur 3 ÈME ÉTAPE : SUIVI QUI? FAIT? Dans les jours qui suivent la prise de fonction : Fixer des entretiens réguliers avec l agent et le référent afin : - de réaliser un bilan sur l intégration de l agent et ses éventuelles difficultés, - d identifier des éventuels besoins de formation liés au poste. À la fin (notamment dans le cas d agents saisonniers, de remplacements, de CDD, etc.) : Bilan final avec l agent lors d un entretien oral. Cet entretien fera l objet d un compte-rendu afin de pouvoir tenir compte des retours d expériences pour les années futures ; Récupérer les EPI «non personnels» (ex. : masque à cartouche). Date : Signature de l agent Signature du responsable de service Signature du référent Ce formulaire doit être conservé dans le dossier administratif de l agent

8 En-tête collectivité ATTESTATION D ACCUEIL SANTÉ ET SÉCURITÉ D UN NOUVEL ARRIVANT Madame Monsieur Nom / Prénom :... Date de naissance :... Fonction :... Service :... Grade :... Date de prise de fonction :... Type de contrat :... 1 REMISE DES ÉQUIPEMENTS DE PROTECTION INDIVIDUELLE (À COCHER) Les EPI suivants ont été remis à l agent : TYPE EPI PRÉCISIONS CONCERNÉ NON CONCERNÉ Vêtements de travail Gilet rétro-réfléchissant Pantalon anti-coupure Bottes Chaussures de sécurité Gants Harnais anti-chute Protections auditives (casque ou bouchons d oreilles) Protection des yeux (visière, lunettes, grille ) Protections respiratoires AUTRES ÉQUIPEMENTS : Les EPI sont personnels et ne peuvent en aucun cas être prêtés à une autre personne. L agent s engage : - à porter les EPI mis à disposition pour se protéger, - à signaler tout équipement défectueux ou périmé, - à respecter les conditions d utilisation, de stockage et d entretien. 1

9 2 VISITES MÉDICALES À L'EMBAUCHE a) par le médecin agréé b) par le service de médecine préventive Effectuée le /.../ Non effectuée. Effectuée le /.../ Non effectuée. 3 DOCUMENTS REMIS Livret accueil sécurité «Comment travailler en toute sécurité?» Règlement intérieur Hygiène et Sécurité Organigramme avec coordonnées des contacts Autre(s) document(s) : 4 FORMATIONS ET INFORMATIONS À LA SANTÉ ET À LA SÉCURITÉ L agent certifie avoir bien reçu une formation et information en santé et sécurité le /.../ à dispensée par Les thèmes suivants ont-ils été abordés? (cochez les cases correspondantes) N.B. : la pagination correspond au livret accueil sécurité «Comment travailler en toute sécurité» édité par APH Communication. THÈME : OUI NON OBSERVATIONS L hygiène et la propreté (p. 5) : l accès aux locaux sociaux ; les conditions d utilisation des vestiaires, douches ; les règles d hygiène liées à l activité professionnelle (lavage des mains, entretien des vêtements de travail). Les Équipements de Protection Individuelle (p. 7) : En fonction des EPI remis : les activités nécessitant le port des EPI ; la protection apportée par chaque EPI ; les conditions d utilisation, de stockage, d entretien ; une démonstration au port des EPI particuliers. La conduite à tenir en cas d accident ou de sinistre (p. 9 + p. 11) : les instructions d évacuation ; les issues et dégagements de secours à utiliser en cas de sinistre dans les locaux de travail ; les dispositions à prendre concernant les secours (accès, n de tél ) ; les moyens d alerte (téléphone, sirène ) ; le contenu du message d alerte ; la procédure et les moyens de secours (trousses de secours, extincteurs ) ; les personnes formées aux gestes d urgence ; la procédure à suivre pour informer la hiérarchie. 2

10 THÈME : OUI NON OBSERVATIONS La signalisation sur les lieux de travail (p. 13) : les formes et les couleurs des panneaux ; leur signification (obligation, interdiction, indication, sauvetage/secours). Les chutes de plain-pied (p. 15) : les règles de circulation piétonne ; le rangement et l éclairage des voies de circulation ; le port des chaussures anti-dérapantes ; le maintien de la rampe dans les escaliers. Le bruit (p. 17) : le risque d exposition au bruit (nature et type de lésion) ; les travaux exposant à des nuisances sonores ; les équipements de protection mis à disposition. Les gestes et postures (p. 19) : les gestes et postures à adopter ; les risques de lésion ; les équipements de protection mis à disposition. Le travail en hauteur (p. 21) : les risques du travail en hauteur ; le matériel mis à disposition pour s en protéger ; les pratiques interdites. L électricité (p. 23) : les risques d exposition ; les pratiques interdites ; le personnel formé ; les comportements sécuritaires. Savoir lire l étiquette (p. 25) : les risques chimiques ; la lecture des étiquettes ; les conditions d utilisation et de stockage des produits ; les fiches de données de sécurité ; les équipements de protection mis à disposition. L outillage (p. 27) : les risques généraux liés aux machines (seront traités en détail lors de la formation à chaque machine) ; les comportements sécuritaires ; les pratiques interdites. 3

11 THÈME : OUI NON OBSERVATIONS Les travaux sur la voirie (p. 29) : les conditions d exposition ; les risques de heurt, chute ; la signalisation de chantier ; la signalisation des agents et autres EPI ; les comportements sécuritaires. La conduite de véhicule (p. 31) : les véhicules / engins pouvant être utilisés par l agent ; les véhicules / engins dont l utilisation est interdite à l agent ; les risques généraux de la conduite ; les règles à respecter. Le stress (p. 33) / les risques psychosociaux : le contact avec le public ; les risques d agression. Les conditions de circulation sur les lieux de travail : les chemins d accès aux lieux de travail ; les règles de circulation des véhicules et engins ; la topographie de la collectivité. Les conditions d exécution du travail en fonction des risques : les comportements à observer aux différents postes de travail ; les gestes les plus sûrs (pour l utilisation de matériels, de machines, de substances et mélanges dangereux, la manutention manuelle...) ; les modes opératoires ; le fonctionnement des dispositifs de protection et de secours et les motifs de leur emploi (équipements de protection collective, EPI, moyens de prévention...). Actions particulières : Autres :. INFORMATIONS : OUI NON OBSERVATIONS Modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques professionnels, au registre des dangers graves et imminents, au registre santé et sécurité au travail. Mesures de prévention des risques identifiés dans le document unique d'évaluation des risques professionnels. Rôle du service de médecine préventive et, le cas échéant, des représentants du personnel en matière de prévention des risques professionnels. Le cas échéant, les dispositions contenues dans le règlement intérieur. Fait à, le... L autorité territoriale : L agent formé : Le responsable de l'accueil : 4

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