Logo et hyperlien sur le site web. Liste des participants avant et après le congrès

Transcription

1 L Association des archivistes du Québec (AAQ) vous invite à participer au Salon des exposants de son 42 e congrès annuel qui se tiendra au Château Montebello les 5 et 6 juin 2013 sous le thème Célébrons notre diversité! Cet événement constitue une occasion privilégiée pour y promouvoir vos produits et services qui sont étroitement liés aux fonctions qu exercent les participants. PLATINE $ Mention partenaire majeur (valeur $) Signature corporative programme / web Trois publicités en couleur (1 page et/ou selon le format) (Programme préliminaire, officiel et synthèse) Reconnaissance de partenariat durant les activités Atelier exclusif Présentation de l atelier dans le programme préliminaire et officiel Dessert au Salon des Exposants Séance de présentation des projets scientifiques sous format affiche Deux inscriptions gratuites au congrès Or 5 000$ (valeur 5 500$) Signature corporative programme / web Signature corporative sur écran à la conférence d ouverture Mention dans le programme synthèse les activités promotionnelles et de presse (Bulletin La Chronique) Deux publicités en couleur (Programme préliminaire et officiel) Reconnaissance de partenariat durant les activités Atelier exclusif Présentation de l atelier dans le programme préliminaire et officiel

2 ARGENT 2900$ (valeur 3 195) BRONZE 2 600$ (valeur 2 945$) Atelier technique Publicité en couleur (1 page) programme officiel Présentation de l atelier dans le programme préliminaire et officiel Publicité en couleur (1 page) programme préliminaire et officiel ECO RESPONSABLE 3 000$ (valeur 3 395$) Publicité exclusive sur le sac des participants Publicité sur écran géant VOYAGEUR 3 000$ (valeur 3 395$) Publicité dans la navette Publicité (1 page) dans le programme préliminaire et officiel

3 STAND : 895$ (supplément de 300$ si partagé avec une autre entreprise) La location de chaque stand comprend : Un emplacement de 8 x 8 Un décor de fond avec tentures ignifugées Une table (6 x 30 ) nappée, 2 chaises Une enseigne (7 x 36 ) au nom de l exposant au besoin Une prise électrique La présentation de l exposant dans le Programme officiel La liste des participants (avant le congrès) Liste des participants (avant et après le congrès) Un buffet gratuit pour un (1) représentant ATELIER TECHNIQUE : 695$ ATELIER EXCLUSIF * : 995$ L atelier exclusif d une durée de 45 minutes est présenté sans concurrence. Les exposants ont la priorité pour le choix des ateliers techniques. Les ateliers techniques font partie intégrante du programme. Le titre, le nom du conférencier et le résumé de l atelier sont annoncés dans le Programme préliminaire et officiel. Le titre et le nom du conférencier paraîtront dans le Programme synthèse. Mercredi 5 juin : 16h00 à 17h00 Hitachi Data Systems HDS jeudi 6 juin : 14h00 à 15h00 GCI 16h00 à 17h00 Grics 15h45 à 16h45 Polygon 17h15 à 18h15 DocuLibre Cocktail & grignotines 15h45 à 16h45 Irosoft 17h15 à 18h15 Corium Cocktail & grignotines 17h30 à 18h30 Notarius jeudi 6 juin 08h00 à 9h00 BAnQ vous informe 09h00 à 10h00 PG Solutions vendredi 7 juin 09h00 à 10h00 Candam 10h45 à 11h45 Integrim 10h30 à 11h30 Mondo In 13h15 à 14h00 Irosoft L horaire des ateliers techniques sera confirmé avec la programmation des conférences NON- INCLUS : - Rétroprojecteur (canon), portable et écran de projection Lien Internet avec fil sur demande *Si disponible et conditionnel à la vente de tous les kiosques Les stands privilèges disponibles sont identifiés par les numéros :

4 HORAIRE DU SALON DES EXPOSANTS ET PLAN DES LIEUX Salon des exposants : 5 juin h00 à 17h00 Installation des stands 18h00 à 22h00 Cocktail au Salon des exposants 6 juin h00 à 16h00 Visite du Salon des exposants 10h00 à 10h45 Pause-santé au Salon des exposants 12h00 à 13h00 Dîner et dessert au Salon des exposants 15h00 à 15h45 Pause-santé au Salon des exposants 16h00 Démontage du Salon des exposants 19h00 à 22h00 Cocktail et Banquet (facultatif: aux frais de l exposant)

5 Programme préliminaire et officiel seront distribués via les envois électroniques, sur le site de l AAQ, à ses membres et à des listes d adresses (diffusion électronique 2000) 2 e page couleur 1 page couleur ½ page couleur NOUVEAUTÉ Programme de poche (grille horaire) sera distribué aux participants du congrès (tirage 275) Activités sociales Buffet ou Banquet Logo du commanditaire affiché à l entrée du salon des exposants, dans le programme préliminaire et officiel, une page de publicité dans le programme officiel et une insertion. Cocktail dînatoire ou avant Banquet Logo du commanditaire affiché à l entrée du salon des exposants, dans le programme préliminaire et officiel, une page de publicité dans le programme officiel et une insertion. Pause-santé ou Dessert au salon des exposants Logo du commanditaire affiché à l entrée du salon des exposants, dans le programme préliminaire et officiel, une page de publicité dans le programme officiel. Petit déjeuner continental avec atelier technique Mention avec logo à la page de l événement dans le programme préliminaire et officiel et affiche mentionnant le financement Insignes d identification (lanières) ou logo imprimé sur le porte-documents Une insertion publicitaire gratuite dans le porte-documents. Signature corporative sur écran Une insertion publicitaire gratuite dans le porte-documents. 700$ 500$ 300$ 700$ 2500$ 1000$ 800$ 2500$ 700$ 300$/journée Insertions publicitaires Dans un courriel ou dans le porte-documents Tablettes, stylos (275) 350$ 350$/chacun Les taxes en vigueur s ajoutent aux tarifs indiqués

6 OBJECTIFS Offrir à tous les professionnels en archivistique un lieu de rencontre à son salon des exposants; Permettre d échanger avec des fournisseurs de qualité sur vos produits et services; Poursuivre l évolution des nouvelles technologies dans le domaine; Réfléchir sur le phénomène du changement et la capacité d adaptation. ÉCHÉANCIER PROGRAMME PRÉLIMINAIRE Les ateliers techniques, les publicités et logos (description maximum de 150 mots) Les titres, le descriptif de l atelier technique et le nom du conférencier, et/ou le logo et la publicité doivent nous parvenir au plus tard le 31 janvier 2013 afin de garantir la publication dans le programme préliminaire et de conserver votre priorité. Publicité : PDF, EPS, JPEG Résolution : 300 dpi Logos : JPEG, EPS ou.ai Ces informations doivent être envoyées par courriel à : infoaaq@archivistes.qc.ca PROGRAMME OFFICIEL Les publicités et logos reçus pour le 31 janvier 2013 Publicité : PDF, EPS, JPEG Résolution : 300 dpi Logos : JPEG, EPS ou.ai Ces informations doivent être envoyées par courriel à : infoaaq@archivistes.qc.ca Pour les insertions, les documents doivent nous parvenir au plus tard le 15 mai 2013 Adresse de livraison : À VENIR Nous vous invitons à réserver votre chambre au plus tard le 3 mai 2013 Fairmont Le Château Montebello 392, rue Notre-Dame Montebello (Québec) J0V 1L0 Téléphone : ou (sans frais) Modalités de paiement et conditions de contrat Le contrat dûment signé accompagné du paiement complet dès la signature pour un paiement par carte de crédit ou une demande de facturation. Tout solde non acquitté dans les 30 jours ouvrables portera un intérêt mensuel de 2%. Frais à la charge de l exposant pour le stand ou pour l atelier technique : Les coûts de location de mobilier ou d équipement (y compris le canon et l écran de projection) non fourni vous serons facturés. Publicité Outre les pages de couverture, l Association des archivistes du Québec se réserve le doit d insérer.l annonce à l endroit de son choix. L acheteur dégage l Association des archivistes du Québec de toutes responsabilités concernant le contenu de l annonce publicitaire achetée par le présent contrat.

7 Association des archivistes du Québec 5 et 6 juin 2013 Fairmont Le Château Montebello Raison sociale : (Nom utilisé dans la publicité) Nom du responsable : Adresse : Ville Code postal Téléphone : Courriel : Partenaire : Platine Or Argent Bronze Eco responsable Voyageur STAND : no : mobilier : (table et 2 chaises) oui non ATELIER TECHNIQUE le juin 2013 h à h ATELIER EXCLUSIF le juin 2013 h à h PUBLICITÉ Programme préliminaire Programme officiel Programme synthèse 2 e page 1 page 1/2 page INSERTIONS DE MATÉRIEL PUBLICITAIRE Porte documents (275) Stylos (275) Tablettes (275) ACTIVITÉS SOCIALES ET FINANCEMENT Cocktail d ouverture Cocktail avant Banquet Dessert au salon des exposants Buffet Petit déjeuner avec atelier technique Pause-santé : am pm Vin ou apéro : Signature corporative / Écran plénière Logo imprimé sur le porte-documents Insignes d identification (lanières) Buffet 30$ à partir 2 e représentant : Banquet 80$/personne Paiement au montant ajouter + TPS 5% et TVQ 9,975% ou Facturation (Libellé au nom de Congrès Association des archivistes du Québec) Carte de crédit : Visa Mastercard / TPS : R TVQ : Date d expiration Code sécurité Signature du responsable Association des archivistes du Québec Date : Toute documentation accompagnant le contrat est partie intégrante du contrat SVP compléter et retourner le contrat accompagné du paiement au complet à :