Compte rendu de l Assemblée Générale Arc En Ciel du 20 janvier 2004

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1 Compte rendu de l Assemblée Générale Arc En Ciel du 20 janvier Bilan moral 9 personnes ont été élues au conseil d administration en janvier. La première réunion du CA a donné lieu à l élection du bureau : Président : Yves Minet Vice-Président : Nicole Girardot Trésorier : Bruno Piguet Trésorier adjoint : Marie-Thérèse Bessière Secrétaire : Corine Bellini Secrétaire adjoint : Bruno Mornet Autres membres : Hubert Mallo, Frédéric Marin, Pierre Molinié, Françoise Tukalo Le CA s est réunit 16 fois depuis la dernière assemblée générale. Situation des personnels L année a été très animée côté gestion de personnel. Lors de la dernière assemblée générale, nous avions construit un budget prévisionnel prévoyant le retour de congé parental d Isabelle Lescude au 1 er mars. Avec ce retour, 3 personnes étaient sous contrat à durée indéterminée: Isabelle Lescude, Pascal Porté et Pascaline Phelippeau pour un temps de travail total équivalent à 1,9 plein temps. Le CDD de Karine Livre prenant fin au retour d Isabelle. Quelques jours après cette A.G., et contrairement à ce qu elle nous avait annoncé, Isabelle demandait une prolongation de son congé parental pour 6 mois. Les contrats en cours (Pascal, Pascaline et Karine) étaient à un niveau équivalent de 2,6 personnes plein temps, ce qui était trop vu l activité de l association et les limites budgétaires. Il a été proposé aux personnels en activité une modification de leurs contrats pour faire baisser les temps de travail. Ces modifications ont été refusées. Le C.A. s est donc résolu à lancer une procédure de licenciement économique qui a touché Pascaline. La procédure étant longue, le départ de Pascaline ne s est fait qu en juin. Ensuite, Isabelle a demandé une nouvelle prolongation de son congé parental jusqu aux 3 ans de son dernier enfant. Dans la mesure où nous n étions pas obligés de lui accorder cette prolongation, il lui a été demandé de reprendre le travail début septembre, ce qui a fait cesser le CDD de Karine. Ensuite, le C.A. a étudié favorablement la demande de congé sans solde pour un an déposée par Isabelle. Le seul contrat «actif» depuis septembre est donc celui de Pascal, à 80%. Il va sans dire qu il ne peut réaliser l ensemble des tâches qui étaient assurées par lui-même, Pascaline et Karine et c est le bureau de l association qui a du reprendre une bonne part des tâches administratives après une formation accélérée avant le départ de Pascaline. Comme le montrera notre trésorier, cette situation permet d assainir les finances de l association, mais ne peut être une situation sur le long terme : un directeur et un directeur adjoint se répartissant le travail de direction, le

2 travail administratif étant réparti entre ces 2 personnes et le bureau. Cela permettra d avoir constamment un responsable. Le C.A. prévoit d embaucher un directeur adjoint pour la période de juin à août Le licenciement de Pascaline, le non-renouvellement du contrat de Karine auront été humainement des actions lourdes pour les membres du C.A.. Actions menées en La reprise des tâches assurées entre autres par Pascaline s est fait en essayant de développer de nouveaux outils pour simplifier le travail administratif : nouvelles factures, outils de statistiques, Hors période scolaire, Pascal travaille les mardis, mercredis et jeudis. Il assure une permanence le mardi et le jeudi matin. Une autre permanence est assurée par les membres du bureau le lundi midi de 12h30 à 13h30. Le site Web est dorénavant hébergé par Météo-France, ce qui évite les publicités indésirables. Ce site a été simplifié au maximum pour en faciliter la mise à jour. Les inscriptions se font maintenant dans le hall du restaurant, ce qui permet d être mieux vu. Les «campagnes de pub» ont été multipliées : plaquette, affiches systématiquement, présence au STNA, messages via le CLAS. AEC n était pas connu de tous les utilisateurs potentiels STNA et MTO. Nous avons participé à différentes réunions concernant le projet de pôle social. Le projet s est débloqué et semble soutenu par l administration suite à la reformulation des besoins des associations de personnels : l idée d un gymnase est abandonné ce qui limite les coûts de construction et d entretien du bâtiment. L administration serait prête à prendre en charge une grande partie des coûts de fonctionnement. Nous avons rencontré les responsables du centre aéré ERENAC. Ce centre a connu comme nous une forte baisse de fréquentation en Nous avons étudié les actions communes que nous pourrions mener, autant pour faire créer de nouvelles animations que pour faire des économies budgétaires. Le plus simple est le partage des frais de transport : une sortie à Carcassonne a été organisée en mai et le transport du camp ski 2004 en Espagne sera partagé avec eux. La convention liant AEC et MF nous impose de répercuter aux extérieurs le coût des frais d entretiens et de charges locatives que MF assume pour AEC (téléphone, eau, chauffage, électricité, entretien général). L année dernière, seuls les coûts de téléphone nous avaient été transmis dans les temps par l administration et avaient été intégrés, ce qui avait donné un surcoût de 0.27 euros. Cette année, l ensemble de ces coûts devaient être intégrés, ce qui donne une augmentation d environ 3 euros pour les journées des extérieurs. Inquiets de l impact de cette mesure sur la fréquentation des extérieurs nous avons pris contact avec les services de la mairie de Toulouse pour leur faire part de nos difficultés et étudier un subventionnement du centre par la municipalité. Quelques points à retenir de cette rencontre : CLSH sur Toulouse - projet de Contrat Educatif Local : étude de l existant en cours pour propositions vers les élus fin. pas de subventionnement avant. - les CLSH communaux ont les mêmes difficultés qu AEC : saturation en période de vacances, faible fréquentation les mercredis. - Si subvention il y a, ce serait à destination des familles habitant ou travaillant à Toulouse, ce qui, a priori couvre l ensemble des familles fréquentant le centre. Contact doit être repris avec la mairie en ce début d année. En attendant, et afin de limiter l augmentation des coûts pour les extérieurs, nous avons demandé à MF une application progressive de l intégration des charges locatives, en limitant celle-ci à 1,5 euros cette année. La réponse est positive, et l augmentation sera donc limitée cette année. A nous de trouver un accord avec la municipalité Toulousaine en Lors de la visite de la PMI, des remarques concernant les oreillers ont été formulées: il faudrait les nettoyer chaque semaine. Le CA s est prononcé pour la suppression des oreillers : les enfants désirant un oreiller devront l amener. Nous sommes en attente d un avis concernant un projet d inversion cuisine-ludothèque. L équipe d animation doit disposer des informations sur la santé de vos enfants le plus à jour possible. Pour cela, les fiches sanitaires fournies par les parents seront systématiquement détruites à la fin de chaque été. Il vous sera

3 demandé d en fournir de nouvelles lors de la première inscription d une année scolaire. Il semble difficile de rendre systématiquement les fiches sanitaires aux familles pour qu elles n aient qu à les compléter. Dans le même ordre d idées, des extraits des fiches familles et enfants ont été envoyées avec les convocations pour cette AG. Merci de vérifier si les informations qu elles contiennent sont bien à jour et de penser à nous informer en cours d année de vos changements d adresse postale ou mail par exemple. Fréquentation Nombre de journées-enfants (Hors BIL) journées centre (3088 en 2002) 316 journées camps BIL (236 en BIL) -8% par rapport à 2002 (BIL compris). Activités du centre en baisse de 13 % Fréquentation par origine des familles en journées (Hors BIL) 0 1er trim 2ème trim 3ème trim 4ème trim Année % Fréquentation par origine des familles en % (Hors BIL) % % 40% MTO AC EXT 0 MTO AC EXT?? Tot al 20% 0% MTO 79,0% 73,0% 64,5% 62,8% 57,4% 56,1% AC 4,1% 10,4% 10,6% 11,9% 12,4% 17,7% EXT 16,4% 16,7% 24,7% 25,2% 30,2% 26,3% En nombre de journées: augmentation des familles AC et baisse des extérieurs. Forte baisse des mercredis : problèmes pour l équipe d animation qui a des difficultés à organiser des animations pour quelques enfants d ages totalement différents. Les activités sportives proposées sont appréciées des quelques enfants qui les suivent. Ne représentent plus que 12.7 % de l activité du centre (16.5% en 2002, 20.5% en 2001). Le centre a été saturé une bonne partie de juillet. Le suivi des désistements a semble-t-il été meilleur que les années précédentes. Les journées facturées pour absence non excusées sont maintenant explicitement indiquées sur les factures ce qui devrait attirer l attention de certaines familles.

4 Des problèmes de bonne prise en compte d inscriptions ont été observés. L envoi de mails de confirmation après saisie dans la base de données du centre est en cours de test. Une proposition est faite en AG de mettre la liste des inscrits à disposition (ce qui permettrait à certains enfants de savoir si leurs amis seront présents). Cette solution qui sera étudiée par le C.A. ne pourrait se faire qu avec un espace «privé» réservé aux adhérents. Succès du camp paléontologie. Par contre, les camps sportifs sont peu demandés. Il est demandé en AG que l annonce des camps soit effectuée plus tôt, même si les tarifs ne sont pas connus. Une mauvaise information est signalée lors de l annulation de 2 camps. Les familles doivent être prévenues au plus tôt, et directement. De même, la confirmation de la bonne organisation d un camp doit être effectuée au plus tôt. Un camp BIL a été organisé pour le ski en Espagne. En 2004, vu les dates de vacances et les délais administratifs pour la mise en place de tels projets le camp ski n a pas été organisé sous forme de BIL. On ne sait pas si d autres BILs seront organisés en Vote sur le bilan moral : Pour 27 - Contre 0 Absentions 0 2 Bilan financier et prévision Résultat d exploitation Résultat financier et except Résultat Retour à l équilibre financier avec un quasi équilibre en. Apparaît en exceptionnel 2002 la remise gracieuse de 9197 euros accordée par MF (1ere année d application de la convention). évolution S Transport Salaires + charges du centre Part Parent centre Subv Meteo Subv CLAS

5 La Base financière est saine, même avec une rigueur accrue des subventionneurs. Les frais salariaux ont été proportionnels à la fréquentation en. L impact de la rigueur a été important sur les activités : sorties «peu chères», une annulée. Pour 2004, le budget prévisionnel a été monté en ayant comme objectif d assurer un fonctionnement serein du centre.et comme contrainte l augmentation de la cote-part parents extérieurs (prise en compte coûts «cachés»). Le CA propose de revenir aux montants antérieurs pour les sorties, le matériel, la formation et de provisionner le risque «Subv. CAF» (en cas de départ massif des extérieurs, cette subvention peut disparaître). Les objectifs de fréquentation 2004 sont quasi-stationnaires, la baisse des extérieurs étant compensée par une hausse des AC. Pas d augmentation proposée des cotisations et coûts de journées (sauf extérieurs, imposé par convention). Dépenses Recettes Camps total Pers. centre+charges parents centre Camps total Transports (hors camps) Sorties Cotisations Parents camps Alimentation Subv. météo Petit mat. Activ Subv. CLAS Assurance Gestion, entretien Dotation amortissement Expert-comptable Autres Subv Autres produits Total ~ Total ~ Vote bilan financier : Pour 23 Contre 0 Absentions 0 Vote budget prévisionnel 2004: Pour 23 Contre 0 Absentions 0 3 Présentation du projet pédagogique 2004 L un des objectifs du projet pédagogique était la mise en place de mercredis sportifs. Le bilan semble satisfaisant au vu des retours, même si la fréquentation est faible (5 enfants). Les parents sont intéressés par le côté multi-sports. Pour 2004, il n y a pas de gros projets pour les mercredis, car même si un suivi est mis en place, une adaptation des activités se fait en fonction des enfants. Projets de camps pour cet été (pas de camps à Pâques, mais un stage thématique) : sur les 3 premières semaines de juillet et la dernière semaine d août : - ferme pédagogique pour les petits - astronomie-aéronautique pour les 7-12 ans - escalade et accro-branches

6 - poney - paléontologie Pascal Porté va lancer une enquête sur ces thèmes de camps et sur les activités des mercredis pour l année scolaire suivante (continuité sur les sports, des stages «culturels»?) 4 Modification du règlement intérieur Il est proposé à l assemblée générale d ajouter au 5 ème paragraphe la possibilité d envoyer par courrier électronique certaines informations : «Une lettre mentionnant le lieu et la date des inscriptions sera affichée dans chaque service et adressée aux parents extérieurs par courrier postal ou électronique.» Vote : Pour 16 Contre 0 - Absentions 1 L idée d utiliser les petites annonces du site intramet est lancée et sera exploitée. 5 Election au conseil d administration Sont candidats : Marie-Thérèse Bessière Corine Bellini Laurent Dorel Nicole Girardot Cécile Loo Hubert Mallo Yves Minet Bruno Mornet Pierre Molinié Bruno Piguet Françoise Tukalo Ces 11 personnes sont élues à l unanimité des présents (17) 6 Questions diversesqualité des repas à la sodexo La qualité des repas est mise en cause par plusieurs personnes. Les enfants se retrouvant avec des plats difficiles ou mal préparés alors que des plats adaptés sont disponibles au self. P. Porté fait état d un changement de méthode de mise au point des menus : avec l ancienne équipe de la sodexo, le directeur AEC sélectionnait les mets dans une liste proposée par la Sodexo. Depuis l année dernière, le directeur n a pas connaissance des menus à l avance et il a observé soit des menus déséquilibrés (pâtes en entrée puis en plat principal) soit mal préparés. Le C.A. rédigera un courrier à la direction de la Sodexo. L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée. Le conseil d administration est convoqué ce jeudi 22 janvier à 12h45 au centre de loisirs. A l ordre du jour, l élection du nouveau bureau et le suivi des dossiers de subvention.