MAINTENANCE ET DEPANNAGE DU MATERIEL DE CUISINE CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES

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1 MAIRIE DE SAINTE-GENEVIEVE-DES-BOIS Place Roger Perriaud SAINTE-GENEVIEVE-DES-BOIS Objet du marché : MAINTENANCE ET DEPANNAGE DU MATERIEL DE CUISINE CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES MARCHE DE SERVICES PASSE APRES PROCEDURE ADAPTEE (Article 28 du code des marchés publics) Personne publique Mairie de Sainte Geneviève des Bois Place Roger Perriaud SAINTE GENEVIEVE DES BOIS Cedex 1/12

2 ARTICLE 1 : PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE Par dérogation à l article 3 du CCAG applicable aux marchés de fournitures courantes et de services, l ordre des pièces constitutives du marché est par ordre décroissant de priorité : Pièces particulières L Acte d Engagement, Le Règlement de Consultation, Le Cahier des Clauses Particulières, Le D.P.G.F. (décomposition du prix global et forfaitaire) en annexe n 1 comprenant la liste du matériel par site Pièces générales Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés de fournitures courantes et de services approuvé par le décret du 27 mai 1977 modifié par l arrêté du 19 janvier L'arrêté du 29 septembre 1997, fixant les conditions d'hygiène applicables dans les établissements de restauration collective. Le code du travail. Le code des marchés publics. ARTICLE 2 : OBJET DU MARCHE Le présent contrat valant cahier des clauses administratives particulières et cahier des clauses techniques particulières, a pour objet la maintenance, l'entretien, le renouvellement du matériel de cuisine collective en cuisson, laverie, froid alimentaire, compresseurs, distribution et électromécanique suivant le DECRET N DU 26 JANVIER 1984 modifié qui fixe le statut de la normalisation et d assurer le bon fonctionnement des matériels et systèmes décrits en annexe. ARTICLE 3 : LIEUX D EXECUTION Le présent marché est passé pour le compte de la Mairie de Sainte-Geneviève-des-Bois. La liste des sites se trouve dans l annexe n 1. ARTICLE 4 : INTERVENANTS Conduite d opération : Hôtel de Ville - Services techniques municipaux / Patrimoine. Place Roger Perriaud SAINTE GENEVIEVE DES BOIS Cedex Tél : Fax : Mail : jf-borie@sgdb91.com Contrôle périodique : NORISKO ZAC du Bois Chaland 10/12 rue du Bois Chaland CE LISSES Tél : Fax : /12

3 ARTICLE 5 : DEFINITION DES PRESTATIONS Prise en main des installations Au démarrage de la prestation le titulaire assurera : La vérification générale de la conformité des matériels de cuisine. L examen de l adéquation du dossier d identité en regard des exigences de sécurité applicable aux bâtiments ou aux l établissements La première visite de maintenance pour l ensemble des matériels L examen des conditions d exploitation Les essais de fonctionnement de l ensemble des matériels A l issus de ces vérifications, le titulaire devra rédiger un rapport exhaustif indiquant le résultat des vérifications réalisées. Celui-ci devra lister les anomalies rencontrées et proposer au responsable du service patrimoine les actions nécessaires pour y remédier ainsi que le délai de réalisation. Prestations générales La maintenance préventive de tout le matériel décrit en annexe, afin de garantir la meilleure disponibilité, Les réglages garantissant les meilleurs rendements de fonctionnement (le titulaire proposera dans ce cadre toutes les modifications qui lui paraîtront souhaitables), L ensemble des dépannages en journée, sur simple appel téléphonique des services techniques de la ville, en cas de panne ou de mauvais fonctionnement d un des équipements figurant en annexe, Toutes les prestations de main d oeuvre nécessaires à la réalisation des prestations, L évacuation sans délai de toutes les matières résiduelles provenant de son activité, au plus tard à la fin de chaque vacation. Si les équipements ou matériels faisant l objet du présent marché cessent d'être conformes à la législation ou réglementation en vigueur, le titulaire, dès qu'il en a connaissance, doit le signaler par écrit aux services techniques de la ville qui accusera réception au titulaire des observations formulées en indiquant le délai envisagé par la ville de Sainte-Geneviève-des-Bois pour effectuer la mise en conformité. ARTICLE 6 : MAINTENANCE PREVENTIVE Le nombre minimum de visites d entretien à effectuer par le titulaire est de deux (2) visites annuelles, soit une visite tous les six (6) mois. Pour la production «froid» les visites seront effectuées bimestriellement (chambres froides, frigos, climatisation). Pour les équipements suivants de la Cuisine Centrale : - Thermoscelleuse POLYTRACK - Thermoscelleuse Autopack + Socamel - Compresseur(s) (froid) - Le groupe électrogène extérieur Leroy Somer Une visite (contrôles, niveaux, etc.) trimestrielle est demandée. Chaque visite annuelle d entretien devra comporter un ensemble de prestations strictement conformes à l offre remise par le titulaire, étant entendu que les prestations ci-après, définissant les prestations minimales à exécuter par le titulaire, devront être systématiquement effectuées : 3/12

4 Rapport d intervention A chaque intervention, les prestations donneront lieu à l établissement d un bon d intervention (dépannages) ou d un rapport (visites périodiques) décrivant les opérations effectuées : Date et heure de début et fin d intervention Nom du technicien Diagnostic de la panne, repérage de l appareil Nature des travaux effectués Pièces remplacées Toutes observations jugées utiles Ce rapport sera remis au responsable technique ou son représentant. Planning de maintenance Lors du démarrage de sa mission, le titulaire adressera au responsable technique le planning prévisionnel des interventions sur les douze mois, correspondant aux prestations prévues du présent marché. Rapport d activité-réunion Deux fois par an le titulaire adressera un rapport d activité faisant apparaître : Les travaux d entretien et de dépannage réalisés, L historique des incidents, pannes, analyse des causes et préconisations pour éviter que ce type d incident ne se renouvelle, Le tableau récapitulatif du respect des périodicités de maintenance, La prévision des travaux à réaliser dans l année qui suit. Une réunion d activité sera programmée tous les semestres. Formation du personnel de l établissement Le titulaire doit assurer la formation et l habilitation du personnel de la ville de Sainte-Geneviève-des- Bois et de la société prestataire chargé de l utilisation du matériel : Le fonctionnement des équipements Le cas échéant, les gammes de recherche de panne Les obligations en matière de nettoyage quotidien Description des existants et inventaire La description des existants figure dans le tableau dans l annexe n 1. Ce tableau permet au titulaire d apprécier le nombre et la capacité des matériels. Ces informations sont données à titre indicatif, il est entendu qu il faut rajouter l ensemble du matériel constituant les installations nécessaire à leur bon fonctionnement, tel que notamment : fixations, bouchons, visseries, huisseries, joints, etc. Il appartient au titulaire de compléter la liste s il le juge utile, en informant les services techniques de la ville et d en tenir compte pour établir sa proposition, car il ne saurait en aucun cas se prévaloir d une quelconque omission. L attention du titulaire est attirée sur l importance de ces matériels et systèmes à maintenir, car ils sont essentiels aux activités de restauration de l établissement, toute défaillance étant de nature à remettre en cause la sécurité et l hygiène des personnes. 4/12

5 ARTICLE 7 : INTERVENTIONS DELAIS 7.1 Demande d intervention Seul les personnels des services techniques de la ville et de la cuisine centrale seront habilités à effectuer une demande d intervention auprès du titulaire. Il appartiendra au titulaire, à chaque demande d intervention, de vérifier l identité et l appartenance du demandeur. Les demandes d intervention se feront par téléphone, et seront confirmées par courriel ou fax. Avant le début d exécution du marché, le titulaire communiquera aux services techniques l adresse électronique, les numéros de téléphone et de fax dédiés aux demandes d intervention. 7.2 Période d intervention Pour les opérations de maintenance préventive, la période d intervention s étend de 07h00 à 17h00, du lundi au vendredi inclus, hors jours fériés ou non ouvrés. Toute intervention pourra, à l initiative du titulaire et en accord avec les services techniques, être commencée et/ou poursuivie en dehors de la période d intervention définie ci-dessus jusqu à la correction ou l élimination du problème. Dans ce cas, aucun supplément de prix ne pourra être facturé par le titulaire. En cas d intervention dans les cuisines durant les heures de service, et notamment pendant les heures de production, les préposés du titulaire devront être équipés d un kit de protection réglementaire. 7.3 Délais d intervention dépannage A compter de la demande d intervention des services de la ville, les interventions pour dépannage devront avoir lieu : dans un délai de 8h Délais d intervention réparation définitive A compter de la demande d intervention et pour toutes réparations définitives nécessitant la fourniture de pièces de rechange ou produits ou matériel, le titulaire devra produire un devis chiffrant la réparation définitive dans un délai de 48h. Après acceptation du devis par les services techniques, le titulaire devra procéder à la réparation définitive dans un délai de 24h. Ces délais seront décomptés au regard de la période d intervention définie ci-dessus. Le titulaire doit tenir informer les services de l évolution du traitement de la panne et éventuellement de la nécessité de remplacer un matériel définitivement inutilisable dans un délai compatible avec la sécurité des biens et des personnes. 5/12

6 ARTICLE 8 : EXECUTION DES INTERVENTIONS 8.1 Conditions d exécution des visites programmables Pour les visites programmables, avertir le chef d établissement : Les Services techniques municipaux se chargeront d informer les chefs d établissement de la date et de l heure des visites en concertation avec le titulaire. Si l une des parties souhaite déplacer la date ou l heure d une visite, elle en informe l autre au moins 1 semaine avant la date prévue A chaque visite, le personnel d intervention : S assure de la présence de l affichage visible des coordonnées du service de dépannage. Appose une vignette sur les installations entretenues. Sur cet affichage figure le nom du titulaire et la date à laquelle l entretien a été effectué. Atteste sur le rapport d entretien et sur le registre de sécurité que les opérations ordinaires ou occasionnelles, prévues dans le présent marché, ont bien été effectuées, en précisant bien le nom de la société intervenante, les équipements entretenus ainsi que les dates, heures de début et de fin de ces interventions, les nom, prénom et visa de l agent chargé de l entretien. Porte à la connaissance du chef d établissement ou de son représentant et des services techniques ses observations (anomalies constatées, usures, risques de détériorations, mise à l arrêt de l installation ) immédiatement après la visite sous la forme d une fiche d intervention manuscrite. L agent chargé de l entretien des installations donne à cette occasion tout conseil utile sur l utilisation des appareils et les améliorations à apporter. L intervenant est tenu de signaler toute non-conformité à la réglementation en vigueur des équipements ou appareils vérifiés. 8.2 Connaissance des installations Le titulaire déclare être parfaitement informé de la consistance des missions demandées, de leur lieu d exécution et des caractéristiques principales des installations à entretenir. A défaut de précision sur ces dernières, charge au titulaire de les relever sur place afin de les faire figurer sur le rapport annuel d activité. Lorsqu ils existent, les documents techniques sont mis à la disposition du titulaire (DOE, DIUO, notices techniques ). 8.3 Sécurité des occupants Le titulaire ne peut pas effectuer de prestations qui seraient de nature à porter atteinte à la sécurité ou à la santé des occupants de l établissement. 8.4 Déroulement des visites Avant de procéder aux prestations, le personnel missionné à cet effet se présente à l accueil de l établissement dès son arrivée dans l établissement muni d un titre établi par l entreprise permettant de l identifier. L intervenant avertit le chef d établissement ou son représentant de la nature et du délai des opérations d entretiens en précisant bien la période d indisponibilité temporaire (des installations techniques ) nécessaire à la visite d entretien. 6/12

7 Dans le cas d une intervention nécessitant une indisponibilité des installations ou des équipements supérieure à 1 heure, le titulaire est tenu de demander l accord du chef d établissement ou de son représentant. En cas de désaccord, l intervention concernée peut être reportée une fois à une date ultérieure, convenue conjointement entre le titulaire, le responsable de l établissement et les services techniques municipaux. Ce report ne donnera lieu à aucune rémunération complémentaire. 8.5 Remise en état des installations après visite Le titulaire s engage à laisser en fin de visite les installations et équipements en état normal d entretien et de fonctionnement. Le titulaire maintient en état de propreté les locaux dans lesquels il est amené à intervenir. 8.6 Opérations de contrôle et vérification Des opérations de vérifications périodiques seront réalisées par un bureau de contrôle agréé conformément aux dispositions réglementaires du code du travail, du règlement sanitaire départemental, du règlement de sécurité du 25 juin 1980, de leurs textes d application. A l issue de ces vérifications, le titulaire devra prendre immédiatement toutes les mesures d entretien spécifiques destinées à supprimer ou à atténuer les défauts présentant un danger pour la sécurité des personnes ou portant atteinte au bon fonctionnement de l appareil. Ces prestations seront dues sans coût supplémentaire pour la Ville, si, il est avéré que le prestataire est responsable des dommages causés par un manquement à l une de ses obligations telles que définies ci-dessus. 8.7 Disponibilité des pièces de rechange En cas de réparation ou de remplacement des pièces défaillantes ou usées, les pièces de rechange peuvent provenir du fabricant d origine comme d un autre fabricant. A cet effet, l adaptation de pièces sur l installation, si elle est nécessaire, relèvera de la responsabilité de l entreprise chargée de l entretien. 8.8 Description de l état intitial de l installation Une notice des instructions nécessaires au maintien en bon état de fonctionnement de l équipement est présente sur chaque site. Cette notice comporte une description des caractéristiques de l installation. A défaut, le titulaire du contrat élaborera le document. En fin de contrat, l ensemble des notices d instructions sera remis aux services techniques municipaux sous la forme d un classeur et d un CDRom. 8.9 Registre de sécurité Chaque chef d établissement recevant du public doit mettre à disposition des services intéressés un registre de sécurité tenu à jour, le titulaire du marché doit prendre contact avec le chef de l établissement pour que ce dernier lui fournisse ce registre de sécurité. Les visites d entretiens périodiques des appareils de cuissons sont consignées par le titulaire sur le registre de sécurité de l établissement. Les références du présent contrat d entretien ainsi que la date d échéance du contrat doivent être inscrites par le titulaire dans tous les registres de sécurité. 7/12

8 ARTICLE 9 - RAPPORT ANNUEL D ACTIVITES A la fin de chaque année et dans un délai d un mois (avant le 31 janvier), la Société devra fournir à la Ville de SAINTE GENEVIEVE DES BOIS un rapport annuel sur la qualité du service d exploitation des matériels cités en objet. Ces documents permettront d optimiser les installations, contribueront à la protection de l environnement et informeront utilement les utilisateurs de la qualité du service rendu. Le rapport comportera : Un inventaire exhaustif des installations avec leurs principales caractéristiques. Un détail des opérations ordinaires et occasionnelles effectuées avec le récapitulatif des anomalies constatées sur l ensemble des installations assorties des mesures effectuées pour y remédier. La liste des mesures environnementales entreprises par le titulaire limitant l impact des activités du service sur le milieu naturel (exemple : état technique et financier de l élimination des pièces usagées). La description des indicateurs de performance (valeurs quantifiées) qui permettront d observer d année en année l évolution de la qualité du service rendu. Des propositions chiffrées d action(s) visant la modernisation ou la mise en conformité des installations. Formalisme du rapport annuel Ce rapport comportera une partie technique et une partie financière : Partie technique : lien contractuel ; présentation de la société ; compétence des personnes chargées de l entretien des installations ; logistique ; présentation des partenaires (sous-traitant, centre de traitement des lampes usagers et des pièces usagers, fournisseurs ) ; inventaire des matériels et installations communales mis à jour le cas échéant ; détail des opérations ordinaires et occasionnelles ; mesures environnementales ; description des indicateurs de performance et leur suivi avec observations et commentaires ; suggestions pour améliorer la qualité du service (information sur la réglementation en vigueur et les adaptations éventuellement nécessaires). Partie financière : Quantification et coût des interventions par installation et par type de panne ; temps passé ; coût d élimination des pièces usagées (acheminement et traitement) ; bilan de l année écoulée pour chaque type d opération, puis l année suivante, comparaison avec le bilan de l année précédente. En cas de non remise de documents mentionnés, la Société encourt une pénalité (Voir article 10 du présent contrat). ARTICLE 10 : MODALITES DE REGLEMENT Les factures et autres demandes de paiement équivalentes devront parvenir à l adresse suivante : HOTEL DE VILLE Services techniques municipaux Place Roger Perriaud SAINTE GENEVIEVE DES BOIS Cedex 8/12

9 10.1 Mode de règlement et échéancier de versement Le montant annuel de la rémunération sera payable trimestriellement à terme échu. La rémunération sera révisable au 1 er avril de chaque année selon la formule de révision fixée à l article Les prestations, objet du présent marché, seront rémunérées dans les conditions fixées par les règles de la comptabilité publique. Le délai global de paiement des factures est de 45 jours. Ce délai court à compter de la réception de la demande de paiement par la personne publique contractante. Par dérogation à l article 8.6 du Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés de fournitures courantes et de services, le taux des intérêts moratoires sera celui de l intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires auront commencé à courir, augmenté de deux points (Taux à 2,95% selon Décret du 19 février 2007). ARTICLE 11 : MODALITES DE DETERMINATION DES PRIX 11.1 Contenu des prix Les prix du marché sont établis hors T.V.A. Il sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement les prestations, y compris les frais généraux, frais d assurances, impôts et taxes, et doivent assurer au titulaire une marge pour risques et bénéfices. Ce forfait est exclusif de tout autre émolument ou remboursement de frais au titre de la même mission. Le titulaire s'engage à ne percevoir aucune autre rémunération d'un tiers dans le cadre de la réalisation de l'opération Caractéristique des prix pratiqués Le prix forfaitaire couvre les prestations effectuées durant l année du contrat. Pour les opérations occasionnelles relatives à la réparation ou au remplacement de pièces importantes, Les prix sont établis sur la base d un tarif avec coefficient / prix fabricants et d un coût de main d œuvre (taux horaire). Ce prix comprend toutes les prestations et interventions nécessaires, la réparation, le remplacement ponctuel des pièces jusqu à l achèvement des prestations Application de la taxe à la valeur ajoutée Les montants des sommes versées au titulaire sont calculés en appliquant les taux de T.V.A. en vigueur lors de l établissement des pièces de mandatement Variation dans les prix Type de variation des prix Les prix sont définitifs et révisables. Mois d établissement des prix du marché Le prix est réputé établi sur la base des conditions économiques en vigueur du mois précédent la date de remise des offres (mois zéro m0). 9/12

10 Choix des indices de référence Ces indices de révision seront précisés de façon claire sur les factures. Indice «équipements aérauliques et frigorifiques industriels» publié par l INSEE. Indice connu avec la référence mp / en décembre 2007 = 104,2. Indice du coût de la main-d œuvre publié par l INSEE. Indice connu avec la référence ICHT TS / en septembre 2007 = 137,5. Modalités de variation des prix La révision est effectuée au 1 er mars de chaque année par application aux prix du marché d un coefficient donné par la formule : P = Po X (0,125+(0,775 X ICHT TS/ ICTH Tso)+(0,10 X M/Mo)). Dans laquelle : P : prix révisé ou nouveau prix. Po : prix initial du marché hors TVA 0,125 : Partie fixe minimale. 0,775 : Coefficient fixe affecté au coût de la main d œuvre. ICHT TS : Indice du coût de la main d œuvre publié par l INSEE. ICHT Tso : Indice du coût de la main d œuvre publié par l INSEE connu à la date anniversaire 12mois. 0,10 : Coefficient fixe affecté aux matériels aérauliques et frigorifiques. M : Indice «équipements aérauliques et frigorifiques industriels» publié par l INSEE. Mo : Indice «équipements aérauliques et frigorifiques industriels» publié par l INSEE connu à la date anniversaire 12mois Répartition des paiements Le présent contrat indique ce qui doit être réglé respectivement : - au prestataire titulaire et à ses sous-traitants, - au prestataire mandataire titulaire, ses co-traitants et leurs sous-traitants Paiement des cotraitants et des sous-traitants La signature du projet de décompte ou de la facture par le mandataire vaut, pour celui-ci (si groupement d entreprises conjointes) ou pour chaque cotraitant solidaire (si groupement d entreprises solidaires), acceptation du montant d acompte ou de solde à lui payer directement, déterminé à partir de la partie du décompte ou de la facture afférente à ce cotraitant. Pour les sous-traitants d un cotraitant, l acceptation de la somme à payer à chacun d entre eux fait l objet d une attestation, jointe en double exemplaire au projet de décompte ou de la facture, signée par l entrepreneur groupé qui a conclu le contrat de sous-traitance et indiquant la somme à régler par le maître d ouvrage au sous-traitant concerné ; cette somme inclut la T.V.A. Si le cotraitant qui a conclu le contrat de sous-traitance n est pas le mandataire, ce dernier doit signer également l attestation. Pour les sous-traitants d un titulaire qui s est présenté seul, ce dernier joint en double exemplaire au projet de décompte ou de la facture une attestation indiquant la somme à régler par le maître d ouvrage à chaque sous-traitant concerné ; cette somme inclut la T.V.A. 10/12

11 ARTICLE 12 : PENALITES Par dérogation à l article 14 du CCAG : En cas de retard du titulaire dans la réalisation de ses prestations, le déclenchement de pénalités pour retard sera effectué sans mise en demeure de réaliser une prestation ou de fournir un document. La pénalité est calculée par application de la formule suivante : P= (V * R) / 100 dans laquelle : P = montant des pénalités ; V = valeur pénalisée ; cette valeur est égale à la valeur des prestations en retard ou, exceptionnellement de l'ensemble des prestations, si le retard de livraison d'une partie rend l'ensemble inutilisable. Cette valeur est celle des prix figurant au marché éventuellement actualisés, mais non révisés. R = nombre de jours calendaires de retard. ARTICLE 13 : ASSURANCES Avant tout commencement d exécution, le titulaire, ou le mandataire et les cotraitants, ainsi que leurs éventuels sous-traitants, devront justifier qu ils sont couverts par un contrat d assurance au titre de la responsabilité civile découlant des articles 1382 à 1384 du Code civil, ainsi qu au titre de leur responsabilité professionnelle, en cas de dommages corporels et/ou matériels causés aux tiers et au propriétaire à l occasion des interventions. Le défaut d assurance entraîne la résiliation du marché au frais et risque du titulaire. ARTICLE 14 : RESILIATION DU MARCHE Par dérogation aux articles 29 à 36 du CCAG applicables aux marchés de fournitures courantes et de services, le contrat pourra être résilier de plein droit : En cas de non-respect de l une des clauses du contrat. En cas de manquements graves du titulaire dans l exécution des prestations prévues au titre du présent contrat. Le cas échéant, une mise en demeure assortie d un délai de huit (8) jours lui sera notifiée par la Ville de Sainte Geneviève des Bois. A charge du titulaire de remédier aux clauses prescrites par cette mise en demeure dans les délais impartis. Le contrat sera résilié à ses torts sans qu il puisse prétendre à une indemnité. ARTICLE 15 : CLAUSE ATTRIBUTIVE DE COMPETENCE En cas de litige soulevé par l exécution des clauses et conditions du présent marché, le tribunal administratif de Versailles sera seul compétent. 11/12

12 ARTICLE 16 : DEROGATION AU CCAG applicable aux marchés de fournitures courantes et services L article 10 du présent contrat déroge à l article 11 du CCAG applicables aux marchés de fournitures courantes et de services. L article 12 du présent contrat déroge aux articles 24 à 32 du CCAG applicables aux marchés de fournitures courantes et de services. Fait à SAINTE GENEVIEVE DES BOIS, le Pour le Prestataire Pour la Ville de SAINTE GENEVIEVE DES BOIS le Maire 12/12