Retour d expérience : La mise en place d un cadre de flux aux urgences

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1 Retour d expérience : La mise en place d un cadre de flux aux urgences Groupe Hospitalier du Havre Mme Laurence JACQUET, cadre de santé, GH du Havre Dr Francis LE SIRE, chef de pôle et chef de service des urgences adulte, GH du Havre Mme Christelle VAUTHIER, cadre supérieur de pôle, GH du Havre

2 CONTEXTE DE L ÉTABLISSEMENT Type d établissement : public Eléments d activité Nb de lits MCO : lits et places Nb de passages aux urgences : Taux d hospitalisation à partir des urgences : 25 % Nb passages de patients âgés de 75 ans et plus sur nb total de passages : 8234 pour Nb de patients sur lits brancard (moyenne par jour) : 54 % Taux de sortie en UHCD le matin : 70 % Existence d un circuit court 2

3 PROBLÉMATIQUE Mis en place depuis 6 ans Qu est ce qui vous a motivé à mettre en place ce dispositif? Ne pas surajouter des activités hors soins aux soignants, fluidifier le parcours patient au sein du service et son admission dans l'établissement avant : les IDE et les médecins ont cherché les lits à l étage - allongement du temps d attente, patients sur le couloir (à l étage, autre site du GH entrées directes en SSR, HAD) Sur quel périmètre? Sur le MC y compris vers SSR et HAD Quels ont été les critères de choix du périmètre? Sur l'hospitalisation aiguë hors pédiatrie et obstétrique (existence d'un POSU pédiatrique et d'une service d'urgence gynécologique et obstétrique. Pourquoi le cadre aux urgences? Il n y avait pas d autres dispositifs, réponse rapide. Privilégier la relation cadre-cadre, cadre-infirmière 3

4 MISSIONS Quelles Missions? planifier les activités et les moyens de façon à limiter les temps d attente : Mise en adéquation des ressources par rapport à la charge de travail des secteurs, lien avec les équipes mobiles de psychiatrie, de gériatrie, addictologie, assistante sociale être en capacité d'anticiper les événements à venir pour chaque patient de déclencher chaque étape au meilleur moment pour optimiser la prise en charge du malade - de réduire l attente d une orientation adaptée aussi bien à l intérieur des Urgences que pour l admission dans un service. participer au staff du matin et s occuper en priorité de gérer le flux de patient sur l UHCD le matin en favorisant les sorties vers le domicile ou vers les services de soins coordonner l activité des différents secteurs des Urgences avec l ensemble des soignants du service (Médecins et paramédicaux), en faisant le lien entre la zone d accueil et les différents secteurs de soins des Urgences collaboration directe avec le MAO voir une visibilité constante et exhaustive sur la position géographique des patients présents et du stade du processus de prise en charge 4

5 MISSIONS Quelles Missions? Organiser le chemin critique du patient. (contractualisation avec les services) S assurer que les besoins des patients sont rapidement identifiés afin d avertir les personnes ressources nécessaires (assistante sociale, avis spécialisé, équipes mobiles, brancardage, transport, imagerie, labo ) le plus en amont possible pour éviter toute perte de temps. Veiller à la venue du spécialiste demandé dans un délai compatible avec le fonctionnement de l Unité. Dans le cadre de la contractualisation Mettre en adéquation la charge de travail et les effectifs par secteur. Contrôler le travail des agents dans chaque secteur des Urgences (prise en charge patient, dossier patient, savoir être des soignants, tâches hors soins ) Permettre aux infirmières des différents secteurs d être plus disponibles pour la prise en charge des patients, en étant déchargées de certaines tâches : réponse au téléphone pour renseignements, recherche de lit, etc... Coordination et suivi de la prise en charge en lien avec les cadres des services receveurs Mener des actions pédagogiques auprès des équipes pour les sensibiliser à l importance de la gestion des flux. En cas de manque prévisible de lits disponibles, alerter le cadre supérieur de Pôle dès que la situation devient critique de façon à informer l ensemble des cadres supérieur de Monod et anticiper les solutions d aval. Contrôle et suivi de la qualité et de la sécurité des soins et des activités paramédicales 5

6 FONCTIONNEMENT (1) Quel profil? Cadre de santé Quel savoir faire/être? Très bonne connaissance de l'établissement et des services MCO. Très bonne connaissance du fonctionnement des urgences Bon niveau de management, de pédagogie Capacité d organisation de travail, d anticipation Savoir être : modération, diplomatie, autorité, négociation, autonomie Capacité à travailler en collaboration étroite avec les médecins Quelle amplitude Horaire? 08H30 19h00 du lundi au samedi (Organisation coupée en deux : 8H 30-13h30, 13h30-18h, sauf le samedi 8h30-19h), la nuit : le relais est pris par les cadres de garde de l établissement hors urgences Quelle formation? Cadre de santé, expérience existante, pas de formation nécessaire Quelles relations avec les services d hospitalisation/urgences? Décrit plus haut Participation au staff des urgences? Oui du lundi au samedi de 08h30 à 09h00 Quel rattachement hiérarchique/fonctionnel? Hiérarchique avec le cadre supérieur de pôle et fonctionnel avec le chef de service des urgences adulte 6

7 FONCTIONNEMENT (2) En cas de Dysfonctionnement : dialogues entre cadres ou entre professionnels Visualisation des lits aux étages : oui, vérification de la disponibilité par un appel téléphonique (outil Sillage dynamique), réservation par téléphone Règles d'hébergement si pas de lits disponibles dans le service Contrat établis entre spécialités et urgences Dans délai court : patient reste en UHCD Responsabilité médicale : service souhaité la porte Les patients voient l emplacement des patients Les cadres préviennent le médecin 7

8 FREINS RENCONTRES Difficultés d'acceptation du dispositif avec l administration : augmentation de l'effectif de cadre Passage en 4 ETP par étape Exigence de l efficacité du dispositif 8

9 IMPACTS DU DISPOSITIF SUR LES URGENCES Point de vue des urgentistes Qu est ce que la mise en place de ce dispositif a changé pour le SAU? Libération du temps dédié à la négociation et à la recherche de lits Partenariat dans l'organisation des soignants au sein du service Rappel temporel sur le parcours des patients au sein des urgences Quels bénéfices pour les professionnels? Retour vers le soin Référent cadre présent au quotidien au sein de l'activité, qui participe aux soins Mis en avant dans la certification Quels bénéfices pour les patients? Parcours plus rapide et une meilleure coordination des soins (réduction des temps d attente) 9

10 IMPACTS DU DISPOSITIF SUR LES URGENCES Point de vue des services d hospitalisation Qu est ce que la mise en place de ce dispositif a changé pour la structure? une meilleure orientation des patients dans les services de spécialités limitant les inadéquations 10

11 PERSPECTIVES Ouverture vers d autres services? Quelles autres spécialités ciblées? Pour l établissent tous les services sont concernés Quels sont les prérequis ou critères pour mettre en place ce type de dispositif / poste? Obtenir la création de postes de cadre de santé Perspectives régionales? / Intégration de la logique du GHT? pivot des filières d'urgences de recours du GHT au sein de l'établissement support Réflexion en cours 11

12 CONSEILS Quels conseils donneriez-vous pour mettre en place ce type de démarche dans un établissement? Instaurer une dynamique volontariste au sein du service, Favoriser la communication entre médecins, cadres et soignants, Favoriser les échanges inter-service et la prise en compte des organisations respectives, Replacer le service d urgence dans les filières de prises en charges de l'établissement Quelles possibilités d amélioration pourriez-vous identifier? Assurer la continuité la semaine (couvrir le weekend, JF, nuit) Allouer un budget financier 12