Procès verbal de la réunion de l équipe élargie PBF (Extended Team Approach)

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1 Procès verbal de la réunion de l équipe élargie PBF (Extended Team Approach) Date : le 27 novembre 2008 Emplacement : CAAC Office Heure de début : 9h15 Heure de fin : 12h30 Objectifs 1. Faire l état de lieux des sous commissions de travail sur la mise à jour des outils d évaluation PBF. 2. Présenter les résultats de l étude sur les aspects financiers PBF et le développement du PBF communautaire. Points à l ordre du jour 1. Rapports de progrès de différentes sous commissions de travail sur la mise à jour des outils d évaluation PBF. 2. Prochaines étapes après la formation en Excel tableaux croisés. 3. Résultats de l étude sur les aspects financiers PBF 4. Etat de lieux sur le PBF communautaire 5. Divers I. Procès verbal de la réunion précédente du 30 octobre 2008 et suivi des recommandations : Par Rigobert M. Apres lecture du procès verbal de la précédente réunion, celui-ci a été amendé par les membres à la réunion. Le suivi des recommandations a été analysé au 2eme point de l ordre du jour.

2 II. Rapports de progrès de différentes sous commissions de travail sur la mise à jour des outils d évaluation PBF : Par chefs des commissions a) Dossier médical des hôpitaux de district : Le 1 er draft a été présenté au task force soins de sante pour avis, et quelques commentaires ont été apportés. De suggestions présentées par certains membres de l Extended team ont été apportées. L étape à suivre va consister à envoyer le draft auprès des hôpitaux de district pour commentaires. Plusieurs commentaires et questions ont été posés à ce sujet : A la question de savoir si les fiches ou dossiers produits seront utilisés pour les hôpitaux de district et CHU, la réponse a été que l outil élaboré est destiné aux hôpitaux de district. Il a été appelé a toute l équipe de l équipe élargie d apporter les commentaires sur les points suivants : Si le patient doit avoir un seul dossier médical pour tous les épisodes de maladies ou proposition d avoir de fiches par service et créer ainsi un dossier pouvant contenir plusieurs fiches par épisode de maladie. La nécessité d avoir les examens fait par un infirmier alors qu on veut dans l évaluation PBF que le patient soit immédiatement vu par le médecin. A la question de savoir si le dossier médical allait comprendre tous les outils de collecte (ex fiche de consultation), la proposition est de pouvoir consulter le service SIS sur ce point. Proposition de consulter l équipe de la gestion des hôpitaux de la task force soins de sante, qui observe aussi la problématique des outils utilisés actuellement au niveau des hôpitaux. La date effective d avoir l outil final a été fixée au 15 décembre. b) Mise à jour de la Grille trimestrielle des hôpitaux de district : Volet encadrement des centres sante :

3 o Le travail a consiste en grande partie a la clarification des indicateurs posant encore des problèmes des compréhensions auprès des pairs évaluateurs ; o Un seul indicateur a été proposé comme ajoute au volet, il s agit de l indicateur sur le suivi des plans de business des centres de sante par l hôpital de district; La suggestion a été celle de distribuer l outil sous forme électronique à tous les membres de l Extended team. Volet fonctionnement, clinique et VIH: aucun développement n a encore été fait par les sous commissions concernées jusque la. c) Elaboration du modèle et des indicateurs pour le PBF des mutuelles et CDLS Le premier travail réalisé en sous commission a concerné spécifiquement le passage en revue des acteurs intervenant dans les mutuelles de sante au niveau centre de sante et au niveau district et puis l identification des indicateurs pour chaque cible et a chaque niveau. Ainsi les indicateurs de performance jusque la élaborés sont ceux des gestionnaires des mutuelles au niveau des sections des mutuelles de centres de sante. La recommandation émise par les participants à la réunion est de consulter le cadre organique des mutuelles qui décrit clairement les postes pour chaque niveau. Une réunion technique de travail des mutuelles est prévue pour le mardi 2 décembre, une invitation aux membres de cette sous commission a la dite réunion sera envoyée pour avoir les inputs du groupe de travail technique. L élaboration des indicateurs pour les CDLS n a pas encore débuté. A la question de savoir la source de financement pour ces 2 groupes (mutuelles et CDLS), la réponse a été que le financement proviendra du budget ordinaire. d) Mise à jour des outils d évaluation CS et élaboration des indicateurs PBF pour les dispensaires des prisons

4 Le travail de la commission est finalisé et a été présenté au cours de cette réunion. La proposition émise est celle de ne pas rémunérer les hors zone dans les dispensaires des prisons ceci suite aux problèmes de sante spécifiques que ces dispensaires sont appelés a résoudre et qui diffèrent des problèmes de la population ordinaire. L élaboration des indicateurs VIH spécifiques aux dispensaires des prisons a été laissée à la sous commission qui travaille sur les indicateurs VIH des CS et hôpitaux. Points d action pour toutes les commissions : Consulter les acteurs de terrain en vue d acquérir leurs inputs sur les outils qui sont en train d être mis à jour. Partager les resultats sous forme électronique avec tous les membres de l équipe élargie ; Programmation d une réunion spéciale d amendement des outils mis à jour ou nouvellement élaborés en date du 22/12/08. Inviter la sous commission travaillant sur le modèle PBF des mutuelles a la réunion du groupe de travail technique mutuelles. III. Formation continue sur les tableaux croisés : Par Rigobert M. Il a été rappelé a ce point de continuer avec le renforcement des connaissances acquises a Gisenyi lors de la formation sur les tableaux croisés avec toute l équipe de l Extended team. Ainsi à la CAAC une demi-journée a été consacrée à cet exercice chaque matinée de mercredi avec tout son staff en vue de passer en revue l analyse des données PBF présentes dans la base de données. Chaque agence peut penser aussi à toute autre méthodologie à mener pour renforcer et maintenir ces connaissances acquises.

5 IV. Resultats de l étude sur la contribution Financière de l approche contractuelle dans les centres de santé: Par Charlotte Mali Cette étude a été réalisée dans les centres de sante des 4 districts appuyés par la CTB et consistait à analyser les aspects financiers à savoir la contribution des fonds de l approche contractuelle, et comment ces fonds sont utilises et relever les problèmes éventuels. 25% des CS de ces districts d intervention de la CTB ont été choisis dans l échantillonnage. Les recommandations de cette étude ont été partagées avec les FOSA concernés. Problèmes principaux identifiés : Communication insuffisante entre le niveau central et les CS : ceci s observe par la problématique d identification des fonds PBF à travers les mouvements bancaires effectués. Ainsi les informations fournies par la plupart de banques ne sont pas claires, ni spécifiques sur la période concernée par le fonds PBF ou la spécification du fonds de rémunération VIH ou PMA. Le feed back sur la facture trimestrielle consolidée n est pas donné auprès des FOSA pour servir de vérification de fonds. Retard de versement : ceci s observe dans l analyse de la période passée entre la tenue de la réunion du comite de pilotage et la date de l Ordre de paiement. Le retard est noté aussi auprès de plusieurs banques dans lesquelles on observe la lenteur dans la transmission de fonds aux comptes des CS. Problème dans les rapports SIS qui ne fournissent pas une fiabilité des données SIS pouvant permettre d analyser la contribution PBF par rapport à d autres subventions PBF. Le rapport de l étude sera transmis à toute l équipe pour plus d informations. IV. Etat de lieux sur l implémentation du PBF communautaire : Par Cédric N.

6 Le modèle PBF vient d être finalisé et a été déjà présenté aux différents acteurs pour sa validation. Les outils viennent aussi d être finalisés à savoir les contrats et les indicateurs et leurs sources de collecte d information. Pour son implémentation, une série de formations est programmée pour cela. Un atelier d élaboration du curricula de formation est prévu du 1 er au 3 décembre 2008 et puis suivra une réunion d orientation aux formateurs nationaux PBF sur le nouveau curricula PBF du 04 au 05 décembre. Va suivre par après la formation des formateurs de 120 personnes de districts des le 8 décembre Le desk communautaire compte ainsi sur les membres de l équipe élargie dans le développement de toutes ces activités PBF communautaire. Dans les discussions, l inquiétude a été émise par les membres de l Extended team par rapport au calendrier présenté qui vient d être communiqué tardivement et ceci risque de créer les interférences avec les activités déjà planifiées. A la question de coopératives des agents de sante communautaires qui ne sont pas nombreuses au niveau des districts, la réponse a été que l effort devra être mené dans leur institutionnalisation comme soulevée dans la retrait du ministère de la sante. IV. Divers : 1. Financement PBF pour les sites Global Found (par Dr Kitoko M.) : Global found va appuyer le PBF des services VIH (auprès des sites GF). Cet appui se fera à travers la CAAC (appui au niveau CS, hôpitaux, prisons) et il est prévu aussi une intervention dans le PBF communautaire. La suggestion émise dans les discussions est que les sites concernés soient convoqués par la CAAC pour être informés de cette intervention. Ces sites sont autour de 200. Q1 : Dans le mapping effectué il existe des sites traditionnellement global found mais pour lesquels d autres partenaires (ex USG) paient pour le PBF pour des raisons que ces sites ont bénéficiés par exemple d un appui supplémentaire ARV. Mais le problème reste posé pour les sites sans bayeur PBF, y a-t-il lieu de les prendre en charge avec le financement GF?

7 R1 : Pour GF, le PBF devrait venir renforcer les activités déjà présentes et appuyées par GF au départ, d où logiquement la difficulté d appui avec le fonds PBF dans les sites non appuyés par GF. Mais une discussion entre la CAAC, les partenaires USG et GF mérite d être planifié. Q2 : le payement PBF va débuter avec quelle période? R2 : le payement sera retro actif depuis juillet La problématique des évaluations PBF dans le district de Nyagatare (par Eugene I.) : Les évaluations PBF dans Nyagatare sont réalisées par des personnes non formées et ceci suite aux conflits internes notés dans l hôpital et dont la raison principale est le payement des frais de mission qui revient en grande partie a la catégorie de personnes réalisant l activité PBF. Ceci a poussé à programmer la majorité du staff de l hôpital à l évaluation PBF sans même bénéficier d une formation de base. La suggestion donnée est d étudier cette question le vendredi 5 décembre entre CAAC, MSH et IHI/HCSP. 3. Hôpital de la police Kacyiru : selon la communication donnée lors de la retraite du Ministère de la sante, il existe un hôpital a Kacyiru et les évaluations PBF prendront en consideration le statut de cet hôpital. Date de la prochaine rencontre de l équipe élargie a été fixée au Mercredi 24 décembre 2008 a la CAAC. Rapporteur de la réunion Cédric NDIZEYE (a) Annexe 1 : Liste de présence.

8 Annexe 1 Liste de présence N Nom et Prénom Organisation Contact 1 Kitoko MBUGUJE UGP/GF kitmbuguje@gmail.com 2 Jacques MUHIGIRWA MSH jmuhigirwa@mhs.org 3 M.Laetitia KAKANA MSH lkakana@msh.org 4 Joy ATWINE MSH jatwine@msh.org 5 Chantal MUTESI CAAC mutesififi@yahoo.fr 6 Emmanuel KAMANA CAAC/CTB kamanaem@yahoo.fr 7 Christine MSH cmukantwali@msh.org MUKANTWALI 8 Rigobert CAAC Mperigo3@gmail.com MPENDWANZI 9 Joséphine MUKAMUGANGA CRS 10 Cédric NDIZEYE MSH cndizeye@msh.org 11 Apolline UWAYITU MSH auwayitu@msh.org 12 Charlotte MALI CTB Charlotte.mali@btcctb.org 13 Octavien CAAC ondakengerwa@msh.org NDAKENGERWA 14 Moses MSH mmunyamahoro@msh.org MUNYAMAHORO 15 Mathias MUREKEZI FHI mathiasm@fhirw.org 16 J.Baptiste HDP jbhirwa@hotmail.com HABAGUHIRWA 17 Anja FISCHER GTZ Anja.fischer@gtz.de 18 Eugene INGABIRE MSH eingabire@msh.org 19 Michel MATUNGWA CAAC Mat_mic2001@yahoo.fr 20 Thomas BUDUREGE CAAC buduthom@yahoo.fr 21 Joseph CAAC ntibijos@yahoo.fr NTIBIRINGIRWA 22 Njeri MICHEU ICAP Nm2313@columbia.edu