Orcadia CS Version 3. Quotient Familial Région Ile de France

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1 Orcadia CS Version 3 Quotient Familial Région Ile de France Définition des tranches et des tarifs de repas : Les tranches de quotient ainsi que la valeur du repas sont affichés dans une fenêtre spécifique. Ces informations ne peuvent pas être modifiées par l utilisateur. Les différentes tranches de quotient familial ainsi que les montants de repas seront initialisés par défaut à l installation de la version et seront mises à jour avec un module spécifique selon les évolutions.

2 Définition des régimes : Régime au forfait : Pour un régime au forfait, le montant sera défini selon le nombre de jours. Deux types de facturation existent pour le forfait lors d un fonctionnement avec le quotient familial : soit avec la valeur du forfait, soit avec le nombre de jours. Le fait d activer l option Quotient familial (située en bas à droite de la fenêtre) permet de travailler en nombre de jours. Ainsi, selon la tranche, l élève aura un montant forfaitaire qui sera le produit du nombre de jours défini sur le régime et du montant du repas saisi pour sa tranche. Ce double fonctionnement permettra de définir pour les internes un montant forfaitaire pour le repas du matin et un montant calculé en fonction de la tranche et d un nombre de jours pour les repas du midi et du soir. Selon la tranche définie, le montant du forfait variera selon le montant du repas associé à chaque tranche. Le type de régime affiché en haut à droite doit être défini. Cette information est nécessaire dans le transfert des données sur le serveur de la Région. Dérouler la liste pour choisir le type de régime à associer.

3 Régime au ticket : Pour les régimes au ticket, le montant défini sur le régime correspondra au montant de base du repas, à savoir 3,80. Le repas sera décompté sur la base du tarif à 3,80 (sauf pour la tranche J qui est à 4,00 ). C est ensuite lors des consommations que l aide sera incrémentée sur la fiche. Le type de régime affiché en haut à droite doit être défini. Cette information est nécessaire dans le transfert des données sur le serveur de la Région. Dérouler la liste pour choisir le type de régime à associer.

4 Fiche individuelle : Elève au forfait : Lors de la création de la fiche, la tranche J est initialisée par défaut. Cliquer sur le bouton pour entrer les informations liées au quotient familial et ainsi déterminer la tranche et le tarif de l élève. La fenêtre de saisie s ouvre. Entrer les informations dans l année courante. Par défaut, la fiche est Sans justificatif et en tranche J. Le type de justificatif doit être choisi dans la liste déroulante. Selon le choix, entrer les informations nécessaires. La valeur saisie pour le quotient va déterminer la tranche et par conséquent le tarif de repas.

5 Après les informations saisies, la tranche est calculée et s affiche. Valider la saisie du quotient familial pour affecter ces informations à la fiche. Sur la fiche individuelle, la tranche calculée est reportée. Le montant du repas est affiché. Dans le cas présent, la tranche E correspond à un montant de 2,00 par repas. Le trimestre comporte 59 jours. Le montant du forfait est donc de 206,50 (3,50 x 59). Le repas est à 2,00, ce qui signifie qu il y a une aide d un montant de 1,50 par repas. L aide accordée est donc de 88,50 (1,50 x 59). Le montant restant à la charge de la famille est bien de 2,00 par repas, soit 118,00 pour le trimestre (2,00 x 59 jours).

6 Le détail des aides peut être visualisé en cliquant sur le bouton Aides situé juste à droite de la division. La désignation de l aide et son montant apparaissent. Cette aide est calculée de manière automatique en fonction du nombre de jours du trimestre et du montant d aide par repas. Dans le cas affiché, l aide est de 1,50 par repas. Le trimestre est de 59 jours. Le montant de l aide est donc de 88,50 (1,50 x 59 jours). Changement de tranche de quotient familial en cours de trimestre : Lorsque les informations relatives au quotient familial sont modifiées au cours d un trimestre, un message lors de la validation apparaît pour que l utilisateur choisisse si cette modification s applique pour le trimestre en cours ou pour le prochain trimestre. Lorsque l application de cette modification doit se faire pour le trimestre en cours, le montant du repas est donc réajusté en fonction de la nouvelle tranche et par conséquent, l aide accordée est également revalorisée selon la nouvelle tranche.

7 Elève au ticket : Le montant initial du repas est à 3,80. Lorsque les informations du quotient familial ne sont pas définies, la fiche est par défaut en tranche J. Dans ce cas, le montant du repas est à 4,00. Cliquer sur le bouton pour entrer les informations liées au quotient familial et ainsi déterminer la tranche et le tarif de l élève. Entrer les informations dans l année courante. Par défaut, la fiche est Sans justificatif et en tranche J. Choisir le type de justificatif dans la liste déroulante. Entrer la valeur du quotient. Cette dernière va déterminer la tranche et par conséquent le tarif de repas. Valider pour affecter ces informations à la fiche.

8 Lorsque les paramètres liés au quotient familial sont entrés et validés, la tranche apparaît sur la fiche avec le montant du repas. Dans le montant du repas, c est le montant de base qui reste affiché, soit 3,80 pour une fiche au ticket. Ce repas sera affiché à 4,00 pour les fiches en tranche J. Chaque consommation débitera la fiche d un montant de 3,80 et la créditera simultanément du montant de l aide selon la tranche définie. Dans l exemple ci-dessus, l élève a consommé 10 repas. Le montant de base pour le repas au ticket est de 3,80, soit un total consommé à 38,00. Cet élève est en tranche E, soit un repas facturé à l unité à 2,30. L aide par repas sera donc de 1,50. Ainsi, pour 10 repas consommés, l aide est de 15,00. Le montant de l aide apparaît dans la rubrique Aides déduites. Le crédit repas tient compte du montant du repas aide déduite. Dans l exemple ci-dessus, le solde est de 23,00, ce qui correspond à 10 repas à 2,30.

9 Le détail des aides peut être visualisé en cliquant sur le bouton Aides situé juste à droite de la division. La désignation de l aide et son montant apparaissent dans cette fenêtre. Changement de tranche de quotient familial en cours de trimestre : Lorsque les informations relatives au quotient familial sont modifiées au cours d un trimestre, un message lors de la validation avertit l utilisateur du changement effectué. Il convient de choisir à partir de quelle date la modification de tranche doit entrer en vigueur. L aide sur les repas concernés sera recalculée avec la nouvelle tranche à compter de la date sélectionnée.

10 Saisie des fiches pour l année scolaire suivante : Lors de la saisie d une nouvelle fiche pour l année scolaire suivante, il convient de cocher le paramètre Année scolaire suivante qui apparaît sur la page principale de la fiche individuelle. Ce paramètre apparaît à compter du 1 er avril de l année scolaire courante. Lorsque le paramètre Année scolaire suivante est activé, la fiche ne sera pas prise en compte dans les états financiers de la période courante. Cela permet de définir les informations relatives au quotient familial pour l année scolaire suivante.

11 Cliquer sur le bouton pour entrer les informations liées au quotient familial et ainsi déterminer la tranche et le tarif de l élève. Entrer les paramètres liés à l année scolaire suivante. Pour renseigner les paramètres du quotient familial pour l année suivante sur une fiche déjà existante, il ne faut pas cocher le paramètre Année scolaire suivante sur la page principale de la fiche. Il convient d aller sur la page du quotient familial et d entrer les informations dans la partie consacrée à l année suivante. Lors de la clôture annuelle, toutes les informations liées au quotient familial de l année qui s achève sont remises à zéro. Les informations déjà renseignées pour l année suivante sont reprises et mises dans l année courante.

12 Avis aux familles : Des rubriques spécifiques à la gestion du quotient familial ont été ajoutées dans les lettres personnalisées. Sélectionner et insérer dans le texte du courrier les rubriques relatives au quotient familial. Ces rubriques sont distinctes pour le forfait et pour le ticket. Elles permettent de mentionner les différentes informations liées au quotient familial : - le prix du repas - le montant d aide par repas - le prix total par repas - la tranche - la valeur du quotient - le type de justificatif Le montant de l aide affectée pour le quotient familial s affiche au moyen de la rubriques Aides. Le détail des aides s affiche avec la rubrique Détail des aides. Chaque aide sera mentionnée avec le montant et l affectation concernée. L aide du Conseil Régional apparaîtra avec la mention : AIDE REGION ILE DE FRANCE

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